Разработка подсистемы электронного документооборота для филиала ОАО "Сбербанка России" Северо-Кавказского банка

По гипертексту

Текстовая база данных

Таблицы и представления

По атрибутам и тексту

Универсальная база данных

Таблицы и представления

По атрибутам и бинарным объектам

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows NT реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными файлами. Навигация упрощается с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки. Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 - Классификация методов информационного поиска.

При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания. Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации.

Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому файла и, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Результаты выборки при этом наилучшим образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов располагаются в символьных полях переменной длины, а расширенные средства SQL-поиска формируют смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web-сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью различных методов доступа:

- сетевой доступ к файлам и базе данных;

- локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и диcкуссии);

- терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

- просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

В процессе коллективной работы важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

- поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

- четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку.

Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов" (рисунок 3.3), где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным файлом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому.

Рисунок 3.3 - Векторный способ описания документооборота в Staffware.

При этом на сотрудника, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") (рисунок 3.4).

Рисунок 3.4 - Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.

В этом случае наименьшим элементом схемы является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия двух произвольных субъектов. Система сама отслеживает замкнутость и корректность этого процесса.

Регламентация взаимоотношений субъектов информационного обмена дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

- редактирование текста;

- электронные таблицы;

- деловая и презентационная графика;

- планирование работ и совещаний;

- генерация отчетов из базы данных;

- мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов. Вывод информации осуществляют путем печати документов, публикация их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

3.2.2 Общая характеристика системы управления документами

Проблемы внедрения системы управления электронными документами.

Здесь мы остановимся на ряде побочных, но достаточно важных моментах, которые наиболее существенны при внедрении системы управления электронными документами (СУД). К ним относятся:

- соотношение бумажного и электронного документов;

- интеграция СУД и офисных приложений;

- составной и виртуальный документы (версионность);

- автоматическая кластеризация и виртуальная классификация;

- аннотирование;

- встроенные функции workflow и groupware.

Рассмотрим эти моменты более подробно.

Соотношение бумажного и электронного документов.

Собственно различие между бумажным и электронным документами состоит в типе носителя, на котором они расположены (аналоговый вид на бумаге, или цифровой на магнитном или оптическом носителе). Однако существенно то, что возможности по работе с бумажным и электронным документом значительно различаются как функционально, так и по времени[11].

Одновременное сосуществование диктуется логикой сегодняшнего дня, обширной практикой работы и нормотворческой основой. Уже существуют инструкции по безбумажному делопроизводству в учреждениях и электронному способу создания документов, и это наравне с работой во многих случаях с бумажным видом документа. Бумага всегда имеет ценность как итог действий, универсально воспринимаемый и переносимый, и имеет огромное значение при распространении информации.

Невыгодное положение бумаги обнаруживается в тех случаях, когда требуется поддерживать целостность информации, содержащейся в документах, при сохранении версионности и многопользовательского режима работы, а также включающих процедуру восстановления в течение короткого времени. Жизненный цикл документа существенно видоизменяется при переходе к его электронному виду.

Новая электронная технология управления документами может решить отмеченные проблемы бумажного документа за счет современных подходов к хранению и восстановлению документов, а главное - содержащейся в них информации. Эту технологию можно выразить, перефразируя известную восточную мудрость: "Истина на сервере". Общая информация компактно собрана вместе, пользователи обеспечены восстанавливающими инструментами, которые позволяют в прямом смысле "вытягивать" именно необходимую информацию за время, определяемое только индивидуальными рабочими задачами.

В то же время существование одной смысловой информации в двух видах (бумажном и электронном) вносит существенные противоречия в жизненный цикл документа.

Интеграция СУД и офисных приложений.

Как было отмечено ранее, СУД не решает всех задач учреждения. Однако, при ее создании необходимо учитывать аспект интеграции с приложениями, создающими документ. Если бы в учреждении строго придерживались использования стандартов и известных приложений (текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД), то такую интеграцию можно организовать на уровне операций с файлами, например, путем осуществления импорта документов в формате приложения во внутренний формат СУД. Такие операции нужно производить с каждым из приложений, что иногда представляет из себя проблему (например, интеграция с системами электронной почты и факс - системами).

В последнее время появляется все больше офисных приложений, которые поддерживают стандарт Open Document Management API (ODMA), что исключает необходимость программирования, - интегрирование осуществляется путем настройки конфигурационных файлов. В ряде случаев для интеграции требуется дополнительное программирование с использованием различных средств разработчика, поддерживающих имеющиеся промышленные стандарты.

Здесь и далее мы постараемся не затрагивать элементов проектирования СУД, а только рассмотрим наиболее существенные требования и свойства, которые несомненно должны лечь в основу технического задания при проектировании любой конкретной СУД.

Составной и виртуальный документ. Версионность.

Объекты базы документальных данных (база документов) являются блоками для построения простых, составных и виртуальных документов. Простой документ - это документ одного типа данных, например графический образ. Составной же документ включает в себя отдельные фрагменты текстов различных типов данных (например, текст, видео, таблица, графика). При этом собственно документ и его хранимый образ - это полный составной документ.

Виртуальный документ - это совокупность информационных объектов (таких как текст, графика, видео, приложения), которая компонуется в единый документ по запросу пользователя динамически.

Главное отличие виртуального документа от составного состоит в динамической компоновке документа в реальном масштабе времени работы с документом.

Виртуальные документы в сравнении с составными документами имеют ряд преимуществ:

- информация более точна для потребителя, поскольку при каждом обращении к ней содержание виртуального документа вычисляется заново;

- поставщику виртуальных документов легче обновлять информацию. Обновление одного из фрагментов автоматически приводит к обновлению всех виртуальных документов, в которых есть указатель на этот фрагмент;

- информация, составляющая виртуальный документ, может быть распределенной, то есть храниться в разных местах.

- реализуется главный принцип объектно-ориентированного подхода - однократное хранение, многократное использование. А раз так, экономятся дорогостоящие ресурсы, необходимые для хранения документов;

- отличная возможность коллективной работы, поскольку каждый участник может работать над своим отдельным фрагментом одного и того же документа;

- потребитель информации может дать запрос на создание нового, отвечающего его критериям, документа. В случае статических документов потребитель информации может получить лишь уже существующий документ;

Следует также упомянуть и некоторые недостатки, присущие виртуальным документам.

1. Более сложная по сравнению со статическими документами реализация программного обеспечения. Так, для Всемирной паутины, одной из наиболее передовых на сегодняшний день технологий, обеспечивающих работу с виртуальными документами, необходима полнофункциональная реализация протокола HTTP, а также CGI.

2. Необходимость построения модели, в соответствии с которой создаются виртуальные документы (а также запросы к ним). Конкретная модель может оказаться слишком сложной и, как результат, нецелесообразной.

Классификация и кластеризация документов

Достаточно очевидным является факт, что при поиске в больших информационных массивах можно существенно повысить эффективность поиска путем разбиения всего массива на части, руководствуясь каким-либо критерием разбиения, связанным с поиском, и проводя сначала выбор подходящего класса, а затем уже поиск интересующего нас документа. Классификация документов позволяет сузить область поиска и таким образом не только повысить скорость, но и существенно увеличить точность получения результата. Поэтому технологии классификации документов всегда отводилась важная роль в системах управления документами.

В теории информационных систем различают два типа классификации. Первый тип является чисто абстрактным, в котором документы как некое формальное множество подразделяется на классы, следуя аксиоматически введенным критериям разбиения. Классификация второго типа построена на эмпирическом анализе конкретной совокупности документов с целью достижения заранее заданной цели.

Первый тип классификации хорошо подходит для библиотечных систем, где документы (книги) классифицируются по тематическим рубрикам, которые, как правило, уже достаточно устойчиво сформировались в процессе длительного исторического развития.

Для учрежденческих документов конечно же такой подход не годится. Здесь большинство документов изначально классифицируется недостаточно корректно, поисковые запросы формулируются неточно. Для описания адекватных моделей классификации не имеется четких критериев. Поэтому при внедрении СУД следует обратить особое внимание на создание подходящих для конкретного учреждения эмпирических классификаций документов.

Классики таксономии рекомендуют следующие критерии оценки качества эмпирической классификации:

- классификация должна быть корректно определенной так, чтобы для любого множества объектов получался однозначный результат;

- результаты классификации не должны зависеть от порядка обработки (некий аналог коммутативности);

- классификация должна быть устойчивой (робастной): малые изменения данных не должны сильно влиять на результат классификации;

- классификация не должна зависеть от объема выборки (масштабная независимость);

- классификация должна быть кластеризующей: объекты, обладающие большим сходством, не должны попадать в разные классы.

Одним из наиболее теоретически обоснованных и проверенных на практике методов классификации является метод факторного анализа, который построен на поиске максимальной вариации данных посредством поворота осей в пространстве параметров (в математической статистике этот метод часто называют методом главных осей). В этом методе классификация построена на векторах, максимально удаленных друг от друга, а классификационные признаки отбираются такими, чтобы их средние значения проявляли наибольшие вариации. Конечно, этот метод всем хорош, кроме простоты, и годится больше для научных исследований, чем для практических применений.

С практической точки зрения наиболее подходящим методом классификации является метод группировки и поиска ближайшего соседа. Этот метод основан на описании класса как списка входящих в него элементов. Классы формируются при вычислении расстояния между парами объектов и объединения ближайших соседей в кластеры. Конечно же, этот метод нагляден и прост до тривиальности, а результаты дает очень хорошие. В последнее время в связи с прогрессом в развитии инструментальных средств человеко-машинного интерфейса наиболее популярными считаются интерактивные кластерные методы, когда пользователь может в процессе работы за компьютером получать результаты кластеризации, исследуя структуру кластеров визуально на экране дисплея.

Современные СУД должны поддерживать различные механизмы классификации и кластеризации. Как правило, наиболее простая (первичная) классификация документов происходит во время регистрации. Далее документы могут быть разбиты на другие (отличные от исходных) классы в соответствии с некоторым критерием. Часто классы документов формируются по запросу с помощью поисковых машин, обрабатывающих запросы пользователей. Такая классификация часто называется виртуальной.

Виртуальная классификация позволяет строить динамические (вычисляемые) классы, зависящие как от запроса пользователя, так и от состояния хранилища документов и их фрагментов (например, для виртуальных документов).

Передовые СУД производят классификацию, формируя кластеры автоматически в момент появления документа в системе независимо от пользователя. Такая автоматическая классификация обычно бывает достаточно размытой, - один документ может сразу попасть в разные классы в соответствии с различными основаниями классификации. Более строгая и точная классификация, конечно же, осуществляется по запросу пользователя, выполняющего какой-либо содержательный анализ совокупности документов.

Обычно в жизненном цикле документа происходит полное и/или частичное изменение значений его атрибутов. Именно значения атрибутов часто влияют на формирование классов и миграцию документов между классами. Изменение значений атрибутов изменяет статус документа, его точку на жизненном цикле (координату в жизненном пространстве).

Аннотирование документов.

Система должна обеспечивать аннотирование документов, то есть наложение или "приклеивание" к документу своих комментариев (примечаний), выполняющих критические или разъясняющие функции. В аннотации должно быть указано: месторасположение комментируемого объекта, автор примечания, дата примечания.

К документу может быть приложено несколько аннотаций. Текст комментария можно редактировать и к нему можно применять элементы форматирования, такие же как для самого документа.

Очевидно, что для обеспечения этой функции СУД должна уметь работать с гипертекстовыми структурами (в общем случае - гипермедиа).

Встроенные функции workflow и groupware.

Серьезной проблемой повышения эффективности работы учреждения является коллективное (кооперативное) создание документов. Поэтому важной функцией СУД является поддержка кооперативной работы.

Всякое учреждение как большая система включает в себя функциональные (технологические), управляющие и информационные подсистемы. Внедрение workflow приводит к тому, что информационная подсистема учреждения оказывает влияние на функциональную и управляющую подсистемы. В этом влиянии и заложена основная тенденция повышения эффективности работы учреждения от применения средств автоматизации (workflow).

Технология workflow является фундаментальным элементом, который поддерживает метафору нового офиса вместе с электронными документами. С одной стороны, технология workflow базируется на системе управления документами. С другой стороны, передовые СУД включают в себя workflow, которая позволяет маршрутизировать конкретные документы, руководствуясь внутренними или внешними критериями. То есть, системы управления документами и технология workflow являются взаимопроникающими.

В современном понимании бизнес-процесса документ может быть встроен в сам процесс как динамичный объект. Информационный агент, анализатор текста, объект workflow - все они имеют способность не только усиливать процесс, но и полностью переопределить его. Это качество электронных документов является очень существенным при построении систем типа adhoc.

При автоматизации документооборота помимо встроенных функций workflow используются также технологии groupware - открытые системы обмена информацией между участниками процесса, обеспечивающие свободный (не жестко запрограммированный) обмен документами при их коллективной обработке.

В технологии groupware инициатива всегда за пользователем. Система не заставляет пользователя выполнять жесткий порядок ходов при решении какой-либо коллективной задачи по подготовке документа, она лишь облегчает ее выполнение. Это, как правило, системы со свободным движением документов, хотя в них могут быть включены функции контроля доставки и прочтения. Использование технологий workflow и groupware требует зачастую критического переосмысления всех аспектов документооборота учреждения к условиям автоматизации. Это совершенно необходимо делать из-за несомненных преимуществ, которые дает внедрение этих технологий.

Наиболее типичными примерами кооперативной работы с документами являются процедуры согласования и аннотирования документов.

Технологическая характеристика СУД

Парадигма современных СУД строится на следующих основных элементах:

- технология клиент/сервер в сетевом окружении (Internet/intranet);

- кладовые данных (Data Warehouse);

- настольная обработка информации (клиент-браузер, desktop application).

Ближайшая перспектива - объединенные (federated) СУД. Для их реализации необходимы прогрессивные технологические приемы: архитектурные решения, инструменты и стандарты, обеспечивающие интероперабельность.

Заказчики, как правило, не ищут технологии - они ищут решения. Заказчики абсолютно не желают, чтобы поставщики диктовали им инфраструктуру документов или стандарты.

Поэтому агитировать заказчика ориентироваться на ту или иную технологию построения СУД задача явно неблагодарная. Тем не менее, имеется ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые являются несомненно полезными и олицетворяющими самые передовые достижения информационных технологий. К таковым прежде всего относятся:

- объектно-ориентированный подход;

- интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс;

- масштабируемость; открытость;

- модульность и гибкость.

Перечисленные технологические приемы могут оказать существенную помощь в создании, сопровождении и модификации произвольных сложных программ и особенно таких как СУД.

Основная идея их применения может быть сформулирована следующим образом: использование прогрессивных информационных технологий позволяет малому числу квалифицированных специалистов создавать большие и надежные программно-аппаратные комплексы.

Объектно-ориентированный подход.

Основную роль в появлении объектно-ориентированного программирования (ООП) сыграли два фактора. Во-первых, возросло понимание того, что данные есть не просто нагромождение битов и чисел, а сложные информационные объекты. Эти объекты могут иметь сложную структуру, тем не менее, с ними нужно обращаться как с объектами. Во-вторых, было замечено, что над объектами можно выполнять только определенные операции. Признано разумным разрешить доступ к объектам только этим операциям и скрыть их от остальных.

На основе этого были разработаны принципы работы с информацией, имеющей сложную структуру. Следование этим принципам в рамках языка программирования получило название объектно-ориентированного программирования. Были созданы и соответствующие языки программирования: Smalltalk, Objective-C, C++, Flavors и др.

ООП значительно увеличивает надежность программ, облегчает отладку и модификацию программ, существенно ускоряет программирование.

К недостаткам ООП следует отнести повышенное потребление ресурсов. Однако и здесь для больших проектов можно получить выигрыш за счет большей ясности.

ООП позволяет небольшому числу профессиональных программистов создавать библиотеки объектов и операций над ними, из которых пользователь мог бы сам, как из детского конструктора, собирать свои программы. ООП может применяться практически для любых задач и находит широкое применение в СУД. На основе объектно-ориентированного подхода строятся почти все современные СУД. Объектно-ориентированный подход связан прежде всего с языками программирования и другими средствами разработки приложений в современной архитектуре "клиент-сервер". Объектная технология позволяет избежать сложного кодирования и позволяет быстро создавать приложения, не имея специальных знаний. Это происходит потому, что разработчик имеет дело не с переменными языка программирования, а с классами объектов, что значительно проще, нагляднее. Для этого используются такие ключевые возможности объектно-ориентированного программирования, как многоуровневое наследование, инкапсуляция данных и логики обработки, полиморфизм, механизм событий.

Объектно-ориентированный подход позволяет избежать избыточного программирования за счет использования библиотек повторно используемых объектов или разработанных различными фирмами библиотек классов.

Все это обеспечивает целостность разрабатываемого приложения, повышает производительность труда разработчиков и снижает затраты на сопровождение.

Интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Можно классифицировать существующие инструментарии по следующей схеме:

- текстовые экранные системы;

- графические экранные системы;

- многооконные системы (WMS - Windows Management Systems);

- UIMS (User Interface Management System) управления пользовательского интерфейса.

Множество требований, предъявляемых к UIMS, и критериев их оценки строится исходя из основной эталонной модели UIMS (рисунок 3.5). Эта модель представляет систему в виде двух компонентов: инструментария, используемого на стадии разработки диалога - (язык спецификации диалога, готовые библиотечные модули, реализующие стандартные функции (widgets), компилятор с языка спецификации и средства разработки диалога); и части, относящейся ко времени исполнения (run-time portion) - (интерфейс с прикладной программой, средства управления диалогом и графические модули). UIMS обычно предоставляет способ управления последовательностью действий пользователя.

Рисунок 3.5 - Эталонная модель UIMS

При разработке пользовательского интерфейса можно выделить следующие три объекта, для каждого из которых ставятся различные цели.

1. Интерфейс с пользователем: согласованность; поддержка пользователя разного уровня; обеспечение обработки ошибок и восстановления.

2. Разработчик программного обеспечения: предоставление абстрактного языка для конструирования интерфейса пользователя; предоставление согласованных интерфейсов для связанных прикладных задач; обеспечение простоты изменения интерфейса на стадии его проектирования (быстрое создание прототипа); упрощение разработки повторным использованием программных компонентов; обеспечение простоты изучения и использования прикладных программ.

3. Конечный пользователь: согласованность интерфейса по прикладным программам; многоуровневая поддержка сопровождения или функций помощи; поддержка процесса обучения; поддержка расширяемости прикладных программ.

Здесь также возможны разные формы реализации:

- размещение на экране интерактивных средств (меню, кнопки и т.п.) и их привязка к фрагментам, написанным разработчиком интерфейса;

- сеть статичных страниц (кадров), содержащих тексты, графики, интерактивные средства;

- спецификация по демонстрации.

Еще один подход связан с принципом, называемом прямым манипулированием - "Direct Manipulation". В примитивной реализации он называется drag-and-drop ("протащи-и-брось"). Основное свойство этого подхода состоит в том, что пользователь взаимодействует с индивидуальными объектами, а не со всей системой как единым целым.

Наиболее мощным инструментарием для разработки пользовательского интерфейса является OSF/Motif, который представляет собой пакет, включающий менеджер окон, набор утилит для выполнения различных вспомогательных операций, а также библиотеку объектов. Motif поддерживает достаточно большой набор классов, позволяющих создавать меню, полосы прокрутки (scrollbar), нажимаемые кнопки, редактирующие элементы.

Каждый класс объектов Motif имеет достаточно широкий выбор как наследуемых, так и дополнительных, специфичных для него ресурсов. Они позволяют управлять такими важными характеристиками объектов, как цвет фона, местоположение на экране, шрифт выводимого текста. Некоторые из классов Motif не используются для создания экземпляров объектов (такие классы в терминологии ООП называются абстрактными). Они содержат в себе самые общие атрибуты и методы, необходимые для функционирования различных типов объектов.

Motif имеет два основных подкласса объектов: класс примитивов и класс менеджеров. Оба этих класса являются абстрактными. Первый из них используется как базовый для классов объектов, не владеющих другими объектами. Примерами являются нажимаемые кнопки, списки и т.д. Второй класс применяется для создания объектов, которые могут иметь и управлять дочерними объектами.

Набор объектов в "конструкторе" Motif широк и разнообразен: простой и составной текст, графика, графические примитивы, группы кнопок с различными взаимозависимостями (радиокнопки), поля для ввода различного вида информации (текст, числа), диалоговые меню (прокручиваемые, выпадающие, pop-up), различные сложные формы с изменяемой общей и внутренней геометриями, и многое другое. Все свойства элементарных и составных объектов Motif изменяемы, допускается как задание их начальных значений, так и их изменение в процессе работы приложения.

Следует отметить, что имеется несколько открытых проблем в разработке UIMS, которые можно определить как: эргономика взаимодействия; управление диалогом; отделение интерфейса пользователя; сопровождение, мобильность и эффективность.

Пока не существует единственной стратегии конструирования пользовательского интерфейса. Нужны эксперименты и опыт. Это сфера быстро развивающаяся и сулящая многочисленные выгоды. Появившиеся стандарты (пока де-факто), по крайней мере на нижних уровнях систем (Х-Window и в какой-то степени OSF/Motif) и активность разработчиков многих фирм, дают надежду, что ситуация в ближайшее время может измениться к лучшему, что обеспечит успешное решение поставленных перед пользователем задач СУД.

Масштабируемость СУД.

Для защиты инвестиций заказчика, вложенных в систему, она должна удовлетворять требованиям масштабируемости. Это означает, что вне зависимости от повышения количественных требований к системе, она продолжает функционировать по-прежнему, не требуя существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования.

Наращивание мощности системы должно происходить за счет увеличения вычислительных ресурсов и новых информационных хранилищ документов. Причем эта возможность должна быть предусмотрена заранее. Поэтому СУД должна поддерживаться как можно большим числом операционных систем.

С ростом числа подключенных к СУД пользователей (или с увеличением нагрузки) необходимо иметь возможность перехода на более мощную аппаратную платформу сервера.

Модульность и гибкость СУД

Такая сложная система, как СУД крупного учреждения, не может быть реализована одномоментно и сразу во всех подразделениях. Это может быть обусловлено несколькими причинами. Во-первых, внедрение системы не должно приводить к сбою привычного ритма работы персонала. Как правило, система устанавливается в одном или нескольких подразделениях, а затем после проведения необходимых мероприятий по проверке работоспособности и соответствию предъявляемым требованиям она может быть распространена и на другие подразделения. Немаловажную роль играет и недостаточность финансирования всего проекта, тогда как его поэтапная реализация вполне реальна.

Поэтому система должна строиться по модульному принципу, и каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию документооборота. Важно и то, что состав этих модулей может меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при сохранении глубокой интеграции между ними.

Система должна обеспечивать выполнение минимальных усилий и затрат для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы (еще на этапе ее проектирования) нужно предусмотреть как можно больше возможностей для последующего внедрения и развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при поэтапном ее расширении.

Реализация системы электронного документооборота

Среди множества важных подходов к реализации проекта создания системы электронного документооборота (СЭД) выделим основные:

- максимальное использование имеющихся в учреждении и пригодных для построения системы программно-технических средств и персонала, имеется в виду вычислительная техника, ПО, в том числе СУБД, персонал администрирования фрагментов офисных систем подразделений, где они имеются;

- привлечение для разработки СЭД надежных фирм, длительное время работающих на рынке компьютерных технологий, имеющих значительное число внедрений систем документооборота и устойчивое финансовое положение, поддерживаемых основными фирмами-разработчиками базового ПО;

- максимальное использование готовых решений и фрагментов технологий, использование гибких, настраиваемых, совместимых с системами поставщиков информации (открытых) и допускающих поэтапное внедрение без замены программно-технических средств (масштабируемых СЭД, встраиваемых в остальные компоненты электронных офисов;

- использование для сопровождения, администрирования и развития СЭД только персонала учреждения, для чего провести обучение и сертификацию специалистов.

Необходимо решить следующие задачи внедрения в учреждение первой очереди электронного документооборота:

- провести подробный анализ и определить исходные данные для создания СУД учреждения, главной составляющей частью здесь может стать инструкция по документообороту;

- выяснить, какие из имеющихся программно-технических и материальных ресурсов могут быть выделены и какие необходимо приобрести дополнительно;

- в соответствии с предоставляемыми ресурсами разработать стратегии создания электронных офисов, особенно выделив разработку первой очереди СЭД;

- найти надежного и перспективного партнера для быстрой реализации первой очереди системы;

- подготовить персонал сопровождения и администрирования.

Специфицирование документооборота в учреждении.

Анализ и выработка исходных данных для создания СУД проводятся на этапе обследования объекта автоматизации. Существует множество методов, моделей и автоматизированных инструментальных средств поддержки этого этапа (например, IDEF технология). Любые CASE (Computer Aided System Engeeniring) системы являются только помощниками в проведении обследования, скорее целенаправленными на создание формальной спецификации, нежели для адекватного отображения реальности. В большинстве случаев в итоге мы получаем некое абстрактное описание действительности со стороны лица, проводящего анализ. Дальнейшая автоматизация субъективного взгляда может непредсказуемо изменить объект автоматизации, что не обязательно приведет к успеху всей компании.

Каковы могут быть рекомендации? На наш взгляд их две:

- технология развития СУД в учреждении должна строиться на подходе незавершаемой разработки, то есть технологии постоянного прототипирования;

- процесс обследования в первую очередь должен учитывать психологический фактор, то есть ориентироваться на психологию лиц, ответственных за выполнение деловых операции и принимающих решения в объекте автоматизации.

Технология постоянного прототипирования ориентирует как пользователя, так и разработчика СУД на длительный процесс взаимодействия с частыми модификациями и их быстрыми реализациями. Для крупномасштабных учреждений, в которых большие потоки документов, объемная обработка данных, гибкая технологическая линия проведения бизнеса, изменения в самом учреждении довольно частая ситуация. Подыскать для автоматизации универсальное на все случаи жизни решение не представляется возможным.

3.3 Схема работы подсистемы документооборота

Основное рассматриваемое понятие, несомненно, документ. Этот термин появился в России в XVI веке и произошел от латинского слова "documentum", означающего "способ доказательства"[12].

Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 "Об информации, информатизации и о защите информации" определяет понятие "документ", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, образует систему документации. На промышленных и производственных предприятиях существуют системы взаимоувязки таких документов, как планы, графики, чертежи. В банках - системы взаимоувязки платежных документов. Но независимо от таких специальных систем документации на всех российских предприятиях и организациях существует система организационно-распорядительной документации (СОРД).

СОРД используется для решения организационно-распорядительных задач управления предприятием или организацией и включает следующие документы:

- организационные (устав, должностная инструкция, положение)

- распорядительные (постановление, распоряжение, приказ);

- справочно-информационные (акт, анкета, заявление, справка).

Все они относятся к официальным документам, то есть созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Делопроизводство в современном виде (так называемое исполнительно делопроизводство) возникло в России в 1811 г., было и до сих пор остается настолько самобытным, что позволяет говорить о его национальных особенностях.

Очень часто понятия "делопроизводство", "документооборот", "электронный архив", "деловые процедуры" используются в разговорной речи как синонимы.

Попытаемся классифицировать основные понятия, встречающиеся в делопроизводстве и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Данные определения являются составляющими документоведения, науки о делопроизводстве.

Отличие делопроизводства от документооборота.

Для многих эти понятия синонимичны. И все же их нужно различать. В ГОСТе зафиксированы следующие определения:

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Одним из основных показателей движения документов является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Документирование представляет собой создание документов, то есть их составление, оформление, согласование и изготовление.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

Для того чтобы определить типовых процессы делопроизводства в рамках учреждения, необходимо обозначить их основных участников:

- руководители - лица, осуществляющие руководство организацией и ее структурными подразделениями;

- секретари и делопроизводители - помощники руководителей; методологи, определяющие типовые процессы и процедуры движения документов; сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, обеспечивающие работу всей организации с документами на этапах их получения, создания, маршрутизации, отправки, хранения, контроля исполнения поручений; сотрудники, обеспечивающие защиту информации, и пр.;

- исполнители - все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.

Как правило, секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.

Основные понятия.

Перед обсуждением типовых процессов делопроизводства рассмотрим еще несколько понятий. Разделяют централизованный, децентрализованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. За обеспечение централизованного документооборота отвечает, как правило, специальное подразделение, а все структурные единицы работают по единым утвержденным правилам.

При децентрализованном документообороте правила и методики, сформулированные в центральном аппарате, в самостоятельных структурных единицах могут быть изменены в соответствии с характером деятельности или сложившимися традициями.

Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения, и ответственность за организацию работы с такими документами несет секретарь структурного подразделения.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

- входящие документы, поступившие из внешних организаций;

- исходящие документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;

- внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы.

Количество видов документов не ограничено и зависит от специфики организации, а также правил сортировки для удобства работы, поиска и хранения. Так, к видам документов может быть отнесена финансовая, конструкторская маркетинговая документация.

Подробнее остановимся на основных типах документов и процедурах их обработки.

Входящие документы подвергаются следующим операциям (рисунок 3-6):

- экспедиционной обработке;

- регистрации;

- рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

- ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

- контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

- отслеживанию хода исполнения;

- составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

- снятию исполненных документов с контроля.

Рисунок 3.6 - Маршрут входящего документа

Основные процедуры обработки исходящих документов (рисунок 3.7):

- разработка проекта документа в структурном подразделении;

- согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

- утверждение документа руководством;

- регистрация документа;

- экспедиционная обработка документа.

Рисунок 3.7 - Маршрут исходящего документа

Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях).

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции (рисунок 3.8):

- подготовка проекта внутреннего документа;

- обеспечение согласования документа;

- утверждение;

- регистрация;

- рассылка по подразделениям;

- контроль исполнения документа.

Рисунок 3.8 - Маршрут внутреннего документа

Проекты внутренних документов могут подготавливаться структурными подразделениями или секретарями руководителя. Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным ранее основным процедурам обработки входящих документов: регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за исполнением.

На этом мы завершим рассмотрение маршрутов трех основных типов документов. Теперь необходимо разобраться, кто же отвечает за правильное определение этих путей.

В крупных организациях создается специальное подразделение ответственное за прием корреспонденции на бумажных носителях, ее первичную сортировку и регистрацию адресатов в установленном реестре Документов, а также за доставку внутренним адресатам организации. Такое подразделение называется экспедицией. Экспедиция обеспечивает рассылку исполнителям внутренних документов организации и отправку исходящих документов.

При регистрации входящих документов делается запись в журнале или заводится регистрационная карточка. Документу присваивается регистрационный номер, проставляется штамп, на котором указывается дата получение документа, часы приема, входящий номер и индекс (условный номер) структурного подразделения организации. Предусматривается регистрация нескольких документов в связке (сопроводительные, повторные, ответные…).

Как отмечалось ранее, в крупных организациях реализуется централизованный (специальное подразделение) и децентрализованный документооборот (непосредственно в структурных подразделениях). При дополнительной регистрации в структурных подразделениях присваивается новый регистрационный номер, который может включать индекс подразделения, текущий год, номенклатуру дел, любые разделители. Такая регистрация не регламентируется ГОСТом, порядок регистрации прописывается во внутренних нормативных документах организации (инструкциях по делопроизводству).

В крупных организациях существует структурное подразделение, в котором составляется проект резолюции руководителя с фамилиями ответственных исполнителей, кратким текстом задания по исполнению документа и указанием срока исполнения. Сложные резолюции состоят из нескольких пунктов, которые адресованы разным исполнителям и имеют различные контрольные сроки. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству.

Руководитель расписывает документ на исполнение или ознакомление. После рассмотрения руководством ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Документ копируется и передается под расписку на исполнение в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику - непосредственному исполнителю. В этом случае в регистрационную карточку заносится переметка.

Исполнение документа, как правило, это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Типовой срок исполнения - неделя, если руководитель не определяет конкретный срок исполнения.

Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому был адресован входящий документ.

Исполнительская дисциплина включает строгий контроль за соблюдением сроков исполнения документов.

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении,

В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслеживание хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для руководства, снятие исполненных документов с контроля. Для оперативного контроля за исполнением документов делопроизводителя ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие три рабочих дня.

Информация рассылается руководителям, а также исполнителям в качестве напоминания.

Специальное контрольное подразделение или ответственный за делопроизводство сотрудник ежеквартально, нарастающим итогом, готовит и представляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции. Проекты документов должны быть составлены в соответствии с действующим законодательством, согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями, завизированы их руководителями. В конце документа должны быть приложены материалы, послужившие основанием для составления проектов этих документов.

В соответствии со служебной иерархией руководители подписывают документы разных категорий согласно действующему порядку подписания документов в той или иной организации (зафиксированному в инструкции по делопроизводству).

Составленный надлежащим образом и подписанный руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации с присвоением отправляемому документу регистрационного номера.

Отправка исходящих документов производится только экспедицией, так как регистрацию почты необходимо осуществлять в единой системе. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, проверку правильности оформления документов, наличия указанных приложений, адресацию, упаковку в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости пересылки, составление описи на заказную почту и сдачу в отделение связи. Типичные способы доставки корреспонденции - почтовые пересылки (заказные и ценные письма, телеграммы, телетайпограммы), отправка с курьером, фельдсвязь. Ежедневные объемы проходящих через экспедицию крупной организации документов могут исчисляться сотнями, а порой и тысячами единиц.