Назначение, структура и основные функции электронных таблиц

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

"Пермский государственный аграрно-технологический университет имени академика Д.Н. Прянишникова"

Контрольная работа

по дисциплине "Информатика"

Выполнил: студент 1 курса

факультета заочного обучения направления подготовки

35.03.04 "Агрономия"

Ворончихин Павел Александрович

Аб-2017, Шифр: Аб-2017-12

Пермь, 2018

Содержание

• Введение
• 1. Назначение, структура и основные функции электронных таблиц, способы ввода данных, способы ввода формул и их последующего редактирования, типы данных в ячейках, типы ссылок на ячейки и диапазоны, особенности работы со ссылками
• Список литературы


Введение

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) - прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.



1. Назначение, структура и основные функции электронных таблиц, способы ввода данных, способы ввода формул и их последующего редактирования, типы данных в ячейках, типы ссылок на ячейки и диапазоны, особенности работы со ссылками

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, - выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация - AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк - с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

Следующий объект в таблице - диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне - ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший - ячейка. Примеры диапазонов - A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логические, содержащие условие).

В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации - абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем - фиксирована строка, столбец может изменяться). Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд.

Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

· формирование электронной таблицы;

· управление вычислениями;

· режим отображения формул;

· графический режим;

· работа электронной таблицы как базы данных.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, - выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

Ш столбцы списков становятся полями базы данных;

Ш заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

Ш каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Ввод и редактирование данных. Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Общие правила ввода данных

1. Выделите ячейку.

2. Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.

3. Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы - 8192 символа.

Типы данных. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных:

Ш Текст,

Ш Число,

Ш Формула.

Текстовые данные представляют собой строку символов произвольной длины. Все, что не может интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки. Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней ячейке, если она пуста. Иначе текст "обрезается", - в этом случае можно увеличить ширину столбца.

Расположить текст несколькими строками в одной ячейке можно двумя способами:

1. Нажать левый <Alt> + <Enter>. Вкладка Главная группа Формат кнопка Перенос текста

2. Вкладка Главная группа Формат кнопка и в диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить предварительно или после ввода текста.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т.п.).

Числовые данные - это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num Lock) - точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате.

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999*10³⁰⁷. Точность представления чисел - 15 разрядов (значащих цифр).

Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная



Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.

Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время.

Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата - 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

Ш 12.8.1918 или

Ш 12-8-1918 или

Ш 12/8/1918.

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

Ш 12.4.61 или

Ш 12-4-61 или

Ш 12/4/61.

Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате.

При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

Ш 2.11 или

Ш 2-11 или

Ш 2/11.

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате

Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.

Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ. Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.

Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

Формат числовых данных можно установить:

· Вкладка Главная группа Число кнопка вкладка Число

· используя кнопки на вкладке Главная группа Число, которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).

Формулы. Ввод формулы всегда должен начинаться с символа "=" (знак равенства). Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:

Ш Возведение в степень и выражения в скобках;

Ш Умножение и деление;

Ш Сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий.

Редактирование данных изменение содержимого ячейки (способы):

Ш Активизировать ячейку, ввести новое значение;

Ш Активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки формул, внести изменения;

Ш Дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор), внести изменения.

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул. таблица excel формула ячейка

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора - клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Начнем с того, что хорошо всем известно. При написании формул в Excel принято использовать ссылки на ячейки, в которых находятся интересующие нас данные.

Ссылка Excel - это адрес ячейки в формуле, которые нужно посчитать. Принято выделять три их группы:

Относительные - это тип ссылок, который используется в электронных таблицах по умолчанию. Это обычные ссылки в виде буква столбца-номер строки (А1, С5, т.е. "морской бой"), встречающиеся в большинстве файлов Excel. Их особенность в том, что они смещаются при копировании формул. Т.е. C5, например, превращается в С6, С7 и т.д. при копировании вниз или в D5, E5 и т.д. при копировании вправо и т.д.

Абсолютные - это тип ссылок, который используется в случае, когда формула требует, чтобы адрес ячейки оставался неизменным при копировании, (формат записи $А$1). Например, когда формула вычисляет доли от общей суммы, ссылка на ячейку, содержащую общую сумму, не должна изменяться при копировании.

Смешанные - это промежуточный тип, при котором осуществляется абсолютное закрепление одной из частей имени ячейки (или адрес столбца, или адрес строки). Например, $A1 (абсолютная ссылка на столбец "А" и относительная ссылка на строку "1") или A$1 (относительная ссылка на столбец и абсолютная ссылка на строку).

И теперь к этому списку следует добавить еще один тип ссылок, именуемый структурированными.

Структурированные ссылки позволяют более простым и интуитивно понятным способом работать с данными таблиц при использовании формул, ссылающихся на таблицы, части таблиц или таблицы целиком. Данный тип ссылок полезно использовать в случаях частой смены диапазонов данных таблиц. При этом важно, чтобы ссылки на ячейки изменялись автоматически. Это уменьшает потребность в переписывании формул, так как строки и столбцы добавляются и удаляются в таблице или при обновлении внешних данных.

О структурированных ссылках всерьёз стали говорить только относительно недавно - с появлением понятия форматированных таблиц, хотя, строго говоря, их зачатки в том понимании, которое вкладывает в этот термин справочная система Office, существовали давно.

Например, при написании формулы, которая использует ссылки на ячейки, расположенные на другом листе.

1=Лист 2!A1

Скажем, в формуле мы имеем дело со своего рода структурной ссылкой, в которой присутствует имя листа и имя ячейки на данном листе. (Восклицательный знак выполняет роль разделителя между элементами ссылки).

Другим примером следует считать ссылку на ячейку, которая находится совсем в другой книге. К примеру, в формуле типа:

1='[Географія відпочиваючих 2016.xlsx]Лист 3'!$C$30

где:

· [Географія відпочиваючих 2016.xlsx] - имя книги (обязательно берется в квадратные скобки)

· Лист 3 - имя листа в этой книге;

· $C$30 - абсолютная ссылка на ячейку с интересующими данными;

При этом первые два элемента еще ограничиваются одинарными кавычками. Интересно так же отметить, что при закрытии книги-источника (в приведенном выше примере - это файл "Географія відпочиваючих 2016.xlsx") ссылка автоматически изменится, приобретя совсем уж нечитабельный вид, будучи дополнена адресом, указывающим на расположение файла-источника на жестком диске компьютера:



='C:\Users\Юрій\Documents\В работе\Documents\Списки дітей\[Географія відпочиваючих 20161 ='C:\Users\Юрій\Documents\В работе\Documents\Списки дітей\[Географія відпочиваючих 2016.xlsx]Лист 3'!$C$30.xlsx]Лист 3'!$C$30

С появлением форматированных таблиц мы начинаем оперировать не только отдельными ячейками с интересующими данными, но с целыми областями данных, которые во многом схожи с поименованными диапазонами.

Ячейки или диапазон, на который есть ссылка, выделяются цветом. Каждая дополнительная ячейка или диапазон выделены своим цветом, соответствующим цвету ссылки на диапазон в строке формул. Это позволяет легко изменить формулу. Если перетащить выделенные цветом ячейки на новое место - и ссылки в формуле изменятся.



Список литературы

1. Гейн А.Г., Сенокосов А.И., Шолохович В.Ф. Информатика: 7-9 кл. Учеб. для общеобразоват. учеб. заведений - М.: Дрофа, 1998

2. Каймин В.А., Щеголев А.Г., Ерохина Е.А., Федюшин Д.П. Основы информатики и вычислительной техники: Проб. учеб. для 10-11 классов средн. школы. - М.: Просвещение, 1989.

3. Кушниренко А.Г., Лебедев Г.В., Сворень Р.А. Основы информатики и вычислительной техники: Учеб. для средн. учеб. заведений. - М.: Просвещение, 1993.

4. Семакин И., Залогова Л., Русаков С., Шестакова Л. Информатика: уч. по базовому курсу. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1998.

5. Угринович Н. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие для общеобразовательных учреждений. - М.: БИНОМ, 2001.

6. Информатика. 7-8 класс /Под ред. Н.В. Макаровой. - СПб: Питер Ком, 1999.

7. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 1998.

Размещено на Allbest.ru