8. Установите связь по составному ключу НГ+НС между таблицами СТУДЕНТУСПЕВАЕМОСТЬ. Для этого в главной таблице СТУДЕНТ выделите оба этих поля, удерживая клавишу Ctrl, и перетащите оба поля на поле НГ в подчиненной таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.

В режиме формы (рабочем режиме)

В режиме таблицы

Переключение между режимами осуществляется с помощью команды Вид.

1. В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите объект Формы и нажмите кнопку Создать.

2. В окне новая форма выберите в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания - Автоформа: в столбец. Обратите внимание, что подписи полей в форме соответствуют заданным их свойствам при определении структуры таблицы.

3. При сохранении формы Access спросит об имени формы. Можно оставить по умолчанию ПРЕДМЕТ, который соответствует имени таблицы- источника.

Конструирование формы

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. Форма в этом режиме имеет 3 области:

· Область данных

· Заголовок формы

· Примечание формы,

которые могут быть образованы по команде Вид/Заголовок/Примечание формы.

Редактирование формы в Режиме конструктора

Рассмотрите технику редактирования на примере ранее созданной формы

1. Откройте форму ПРЕДМЕТ

2. Перейдите в Режим конструктора

3. Для ввода текста заголовка расширьте область заголовка формы.

4. Создайте графический элемент Надпись, перетащив кнопку Надпись с панели элементов на поле заголовок форм, если их нет на экране, то включите через меню Вид

5. Введем в рамку созданного элемента текст заголовка ПРОГРАММА КУРСА.

6. При выделенном элементе откройте диалоговое окно свойств из контекстного меню и выберите вкладку Макет и установите шрифт ArialCyr 12, выравнивание по центру, курсивом. Оформление - приподнятое.

7. Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.

8. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.

9. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить

10. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода>*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ

11. Завершите создание элемента нажатием Enter или щелчком вне рамки.

12. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.

13. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить

14. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода>*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ

Многотабличные формы

Многотабличная форма создается для работы с данными нескольких взаимосвязанных таблиц. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма обычно строится на базе подчиненной таблицы относительно таблицы-источника записей основной части формы. Кроме того, такая форма позволяет выполнить одновременное редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.

В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью главной таблицы.

1. В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите Формы / Создать

2. Далее выберите режим Мастер форм и таблицу ГРУППА

3. Выберите для таблицы ГРУППА в списке Доступные поля - все поля - >>

4. Выберите далее из списка Таблицы/Запросы таблицу СТУДЕНТ и в списке Доступные поля этой таблицы - тоже все поля. Эта таблица будет источником записей подчиненной формы.

5. В окне Создание форм схематично отобразится макет формы с перечнем полей в основной части формы и в подчиненной форме, если в рамке Выберите тип представления данных выделена таблица-источник записей основной части формы (ГРУППА).

6. Далее выберите Подчиненные формы

7. Внешний вид - ленточный

8. Стиль - Обычный

9. В последнем окне Создание форм озаглавьте главную форму - СПИСОК ГРУППЫ и подчиненную форму - СПИСОК СТУДЕНТОВ. Выберите Открытие формы для просмотра и ввода данных и нажмите Готово.

10. Для редактирования созданной формы перейдите в Режим конструктора. Это можно выполнить и в последнем сеансе окна Создание форм, выбрав дальнейшие действия мастера - Изменить макет форм.

11. Введите в область заголовка полное название формы СПИСОК СТУДЕНТОВ ГРУППЫ №, используя кнопку Надпись и перетащив со списка полей НГ. (Если окно со списком полей отсутствует, то - Вид|Список полей.) Появившуюся надпись Ном группы выделите и нажмите Del. Отформатируйте заголовок по своему усмотрению.

12. Для встраивания кнопки в нужном месте (рис. на стр. 12) нажмите на панели элементов Кнопка. После переноса кнопки запустится мастер кнопок Создание кнопок.

13. В окне мастера кнопок выберите действие, которое необходимо выполнить при нажатии кнопки. В области Категории выберите Переходы по записям, в области Действия - Предыдущая запись.

14. В следующем сеансе отметьте Рисунок и показать все рисунки. Можете выбрать Стрелка вверх (синяя) и Готово.

15. Аналогичные действия производятся для встраивания кнопки перехода к последующей записи таблицы. В области Действия - соответственно пункт Следующая запись и рисунок Стрелка вниз (синяя)

16. Добавьте рядом с кнопками поясняющий текст: Предыдущая и Следующая, с помощью кнопок Надписи на панели элементов.

17. Для создания кнопки закрытия формы в области Категории выберите Работа с формой, а в области Действия - Закрыть Форму.

18. Для ввода данных в таблицы ГРУППА и СТУДЕНТ можно открыть в режиме формы СПИСОК ГРУППЫ, которая обеспечит одновременную работу с данными двух таблиц.

19. Для перехода к последней записи можно использовать кнопку Следующая.

20. Введите дополнительно группу 106, количество студентов - 2, средний балл - 4 и любые две фамилии с соответствующими данными

21. Закрыть форму

22. Данные проверьте в таблицах ГРУППА и СТУДЕНТ

Проектирование запросов

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Запрос- это объект базы данных, допускающий многократное использование. Результат запроса - набор записей представленных в табличном виде, который можно изменять, добавлять и удалять. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые и изменяемые в исходных таблицах. Сами запросы могут служить, наряду с таблицами, источниками записей для всех объектов базы данных.

Microsoft Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

1. QBE- запросы (Query By Example -Запросы по образцу)

Запрос на выборку;

Перекрестный запрос;

Запрос на создание таблицы;

Запрос на обновление;

Запрос на добавление записей;

Запрос на удаление записей;

Параметрический запрос.

2. Запросы на языке SQL ( Structured Query Language - Структурированный язык запросов). SQL - стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных базы данных, представляющая собой последовательность инструкции. При выполнении QBE - запросов они транслируются в соответствующие SQL -запросы.

В учебных целях запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Он открывает бланк запроса по образцу, состоящий из двух областей. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы - по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

Создайте запрос, который проверит правильность задания общих часов в таблице ПРЕДМЕТ. По запросу должны отбираться только те записи, в которых значение в поле ЧАСЫ не равно значению, получаемому при сложении значений полей ПР и ЛЕК.

1. Выберите объект Запрос /Создать

2. В окне Новый запрос выберите Конструктор. В появившемся окне Добавление таблицы выберите таблицу ПРЕДМЕТ и нажмите кнопку Добавить. Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса.

3. В окне Конструктора перетащите (или дважды щелкните ) из списка полей таблицы ПРЕДМЕТ поля НП, ЧАСЫ, ЛЕК и ПР в столбцы бланка запроса в строку Поле

4. Если вы по ошибке перетащили ненужное поле, то выделите столбец и нажмите Del или выполните команду Правка|Удалить столбец

5. В строке Вывод на экран отметьте поля, иначе они не будут включены в запрос

6. В строке Условие отбора для столбца ЧАСЫ запишите условие <>[ЛЕК]+[ПР]

7. Выполните запрос, нажав на панели конструктора запросов кнопку Запуск или или: Запрос/Запуск. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ПРЕДМЕТ, отвечающими заданным условиям отбора.

8. Сохраните запрос, нажав кнопку Сохранить и задав ему имя ПРИМЕР2

9. Закройте текущий запрос

10. Выполните сохраненный запрос, нажав кнопку Открыть

Определите фактическое число студентов и подсчитайте средний проходной балл в группе.

1. Создайте в Режиме конструктора запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ

2. Из списка полей таблицы перетащите в бланк запроса НГ, НС и ПБАЛЛ

3. Нажмите кнопку Групповые операции (Вид/Групповые операции)

4. Замените слово Группировка в столбце НС на Count, в ПБАЛЛ - на Avg

5. Замените подпись поля НС на Фактическое число студентов, а ПБАЛЛ - на Средний проходной балл группы. Для этого из контекстного меню выберите Свойства. В окне Свойства поля наберите в строке Подпись соответствующие названия.

6. Для ограничения точности результата двумя знаками выберите в окне Свойства поля для поля ПБАЛЛ в строке Формат поля - Фиксированный

7. Сохраните этот запрос под именем ЧИСЛО СТУДЕНТОВ И СРЕДНИЙ БАЛЛ ГРУППЫ

Рассмотрите технологию конструирования многотабличного запроса.

Пусть необходимо получить информацию об оценках, полученных студентами по всем предметам.

1. В режиме Конструктор создайте новый запрос.

2. В окне Добавление таблицы выберите СТУДЕНТ, УСПЕВАЕМОСТЬ, ПРЕДМЕТ.

3. Если хотите видеть в бланке запроса наряду с именем поля еще и имя таблицы, выполните команду Вид/Имена таблиц

4. Перетащите в строку бланка запроса Поле поля:

ФИО - из таблицы СТУДЕНТ

НП - из таблицы ПРЕДМЕТ

ОЦЕНКА - из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

5. Если необходимо получить информацию об успеваемости конкретных студентов, например, Шакиртовой и Бидаралова, введите эти значения в строку Условие отбора записей. Запишите в поле ФИО фамилии студентов в разных строках бланка запроса, т.к. необходимо выбрать записи по логике «или». Поскольку инициалы студентов не известны, фамилии задайте с использованием шаблона *. Заметьте, что система сама вставляет оператор Like, определяющий поиск по образцу.

6. Выполните запрос и сохраните под именем ОЦЕНКИ ПО ПРЕДМЕТАМ

Чтобы избежать необходимости каждый раз корректировать бланк запроса, целесообразно использовать параметры в запросе, который перед выполнением запроса через диалоговое окно будет запрашивать у пользователя конкретные значения параметра и использовать их в качестве условий отбора.

1. Откройте запрос ОЦЕНКИ ПО ПРЕДМЕТАМ в Режиме конструктора.

2. В строке Условие отбора поля ФИО введите обращение к пользователю в квадратных скобках, например, [Фамилия и инициалы студента]

3. Для поля НП - второй параметр запроса [Введите наименование предмета]

4. Выполните запрос, задав любую фамилию из таблицы СТУДЕНТ и любой предмет из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ

Построение запроса на основе других запросов

Некоторые задачи иногда требуют последовательного выполнения нескольких запросов. Например, для определения средней нагрузки преподавателей кафедры необходимо посчитать число преподавателей кафедры, затем общее количество часов занятий, проводимых кафедрой и завершить решение задачи расчетом средней нагрузки преподавателя.

1. Создайте запрос на выборку, в котором по таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ с помощью функции Count подсчитывается число преподавателей на каждой кафедре. Сохраните запрос под именем ЧИСЛО ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ КАФЕДРЫ.

2. Для подсчета общего числа часов занятий, проводимых каждой кафедрой, создайте запрос на базе таблиц ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и ИЗУЧЕНИЕ.

3. Сохраните запрос под именем ЧАСЫ КАФЕДРЫ и выполните.

4. Для окончательного решения задачи необходимо на базе двух предыдущих запросов подготовить третий запрос с вычисляемым полем.

5. Создайте запрос в Режиме конструктора. В окне Добавление таблицы откройте вкладку Таблицы и запросы и выберите таблицу КАФЕДРА и два предыдущих запроса

6. В строку Поле из таблицы КАФЕДРА перенесите поля ККАФ и НКАФ, а из запросов - соответственно Count_ ТАБН и Sum_ЧАСЫ. Таблица КАФЕДРА включена в запрос для дополнения кода кафедры ее наименованием.

7. Для создания вычисляемого поля, рассчитывающего среднюю нагрузку преподавателя, введите выражение [Sum_ЧАСЫ]/[ Count_ ТАБН]. Для этого в строке Поле пустого столбца с помощью контекстно-зависимого меню вызовите Построитель выражения, выбрав меню Построить. В левой части окна Построителя выражения в папке Запросы выберите соответствующие запросы. Справа отобразится список полей. Последовательно выбирая нужные поля, нажимая кнопку Вставить и вставляя знаки операции, сформируйте необходимое выражение в верхней части окна, Ok.

8. Для изменения в таблице результата подписи Выражение1, формируемый по умолчанию, выделите столбец этого поля в бланке запроса и вызовите через контекстное меню Свойства

9. Задайте в Подпись поля значение Средняя нагрузка преподавателя, в Формат поля - Фиксированный и в Число десятичных знаков - 0

10. Сохраните запрос под именем НАГРУЗКА ПО КАФЕДРАМ

Запрос на создание таблицы

На основе результирующего набора записей запроса можно построить новую таблицу. Такие запросы обычно применяют для архивирования старых записей или для сохранения резервных копий таблиц.

Сконструируйте запрос на создание таблицы на запросе ЧИСЛО СТУДЕНТОВ и СРЕДНИЙ БАЛЛ ГРУППЫ.

1. В окне базы данных выделите названный запрос и откройте его в режиме Конструктора

2. Выберите в меню Запрос|Создание таблицы

3. В окне Создание таблиц введите имя ЧИСЛО СТУДЕНТОВ и отметьте В текущей базе данных

4. Выполните запрос. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей добавляется в новую таблицу и потребует подтвердить. Теперь эту таблицу можно видеть в списке таблиц окна базы данных.

Запрос на обновление

Используя запрос на обновление, пользователь может изменить группу записей, отобранную на основе определенных критериев.

Рассмотрите технологию формирования на примере обновления поля КОЛ (количество студентов группы в таблице ГРУППА).

1. Для формирования запроса на обновление сначала создайте Запрос на выборку на основе двух таблиц: обновляемой таблицы ГРУППА и таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ, содержащей данные для обновления. В подсхеме данных запроса автоматически установится связь этих таблиц по полю НГ

2. Преобразуйте запрос на выборку в Запрос на обновление, выбрав из меню Запрос|Обновление

3. Заполните бланк запроса. Перетащите обновляемое поле КОЛ в строку Поле. В строку Обновление введите имя поля Count_НС, заключенное в квадратные скобки

4. Просмотрите содержимое поля КОЛ перед обновлением в режиме Таблица

5. Сохраните запрос под именем ОБНОВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ГРУППА.

6. Выполните запрос

7. Обратите внимание на измененные значения содержимого поля КОЛ в таблице ГРУППА

Перекрестный запрос

Перекрестные запросы позволяют компактно отображать отобранные данные и объединять однородную информацию. В такой таблице левый столбец образует заголовки строк из значений одного поля, верхняя строка образует заголовки столбцов из значений другого поля, а на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения, вычисленные по значениям третьего поля. Для получения итоговых значений записи группируются по полям, используемым в качестве заголовков строк и столбцов, и для значений третьего поля в полученных группах записей применяется одна из выбранных статистических функций.

Пусть необходимо для каждого преподавателя определить число студентов, знания которых он оценил. Фамилии преподавателей можно получить из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, которая находится в отношениях один-ко-многим с таблицей УСПЕВАЕМОСТЬ. Поскольку с помощью мастера невозможно построить перекрестный запрос из нескольких таблиц, то необходимо сначала создать запрос на выборку для таблиц УСПЕВАЕМОСТЬ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

1. Создайте с помощью мастера простой запрос. В этом запросе выберите из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ поле ФИО, а из таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ - поля ВИДЗ и НС. Сохраните запрос с именем ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - ЗАПРОС

2. Для создания следующего запроса нажмите кнопку Создать| Перекрестный запрос

3. В окне мастера выберите запрос ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - ЗАПРОС

4. В следующем окне мастера выберите для заголовков строк поле ФИО. Для выбора используйте кнопку >.

5. Для заголовков столбцов установлено поле ВИДЗ

6. Для вычисления значений ячеек выберите поле НС и функцию Число(Count)

В отличие от мастера Конструктор позволяет создать многотабличный перекрестный запрос. Рассмотрите создание перекрестного запроса, в котором заголовками строк будут фамилии преподавателей, заголовками столбцов - наименование предметов, а на пересечении строк и столбцов - сумма часов.

1. Начните, как обычно, создание запроса в режиме Конструктора

2. В окне Добавление таблицы включите в схему данных таблицы ПРЕДМЕТ, ИЗУЧЕНИЕ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

3. В бланк запроса перетащите поля ФИО из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, НП - из таблицы ПРЕДМЕТ, ЧАСЫ - из таблицы ИЗУЧЕНИЕ

4. Выполните команду меню Запрос/Перекрестный. В бланке запроса появятся две дополнительные строки Групповая операция и Перекрестная таблица

5. В строке Перекрестная таблица для поля ФИО выберите из списка значение Заголовки строк, для НП - Заголовки столбцов, для поля ЧАСЫ - Значение

6. В строке Групповая операция для поля ЧАСЫ выберите Sum, оставив для всех остальных полей - Группировка

Отчеты

Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. Его можно создавать с помощью мастера или в Режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером, можно доработать в Режиме конструктора.

Рассмотрите создание отчета на примере получения списков студентов по группам.

Определите требования к макету отчета:

§ Списки студентов каждой группы в отчете должны выводиться последовательно вместе с заголовками

§ Необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы

§ Записи должны выводиться в алфавитном порядке фамилий

Начните создание отчета с помощью Мастера, а затем откорректируйте в режиме Конструктора.

2. На вкладке Отчет нажмите на кнопку Создать

3. В окне Новый отчет откройте список таблиц и выберите СТУДЕНТ, затем - Мастер отчетов

4. Выберите поля НГ, НС, ФИО, ГОДР, ПБАЛЛ

5. Данные в отчете должны быть сгруппированы по полю НГ

6. В следующем окне мастера определите способ сортировки (в нашем случае по ФИО). Нажмите кнопку Итоги и выберите для поля ПБАЛЛ функцию Avg

7. Следующие окна предназначены для оформления стиля и дизайна отчета, которые предлагаем выбрать самостоятельно

8. По умолчанию отчет примет имя СТУДЕНТ

Для редактирования отчета перейдите в Режим конструктора.

1. В разделе Заголовок отчета из пункта контекстного меню Свойства в строке Подпись поменяйте заголовок на Списки студентов, здесь же выберите размер шрифта, начертание

2. Из раздела Верхний колонтитул удалите поле НГ, чтобы оно не повторялось. Для этого выделите его и Del. Выбрав из панели элементов Надпись, введите подпись поля: Список студентов группы. Установите нужный шрифт в элементах.

3. Аналогично замените Подпись поля в разделе Примечание группы НГ на Средний проходной балл. В свойствах элемента функции =Avg(ПБАЛЛ) на вкладке Макет в строке Формат поля выберите Фиксированный, а число десятичных знаков - 2.