Разработка проекта автоматизированного рабочего места

Размещено на http://www.allbest.ru/

Филиал государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«МОСКОВСКИЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

(технический университет)»

в г. Смоленске

Кафедра вычислительной техники

Направление 230102 «Автоматизированные системы обработки и управления информации»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Проектирование АСОИУ»

на тему

«разработка проекта автоматизированного рабочего места»

Студент группы АС-06

Горянинов М.Г.

Научный руководитель

ст. пр. к.т.н. Зернов М.М.

Смоленск 2010 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Назначение системы

1.2 Характеристика объектов автоматизации

1.3 Критерии успешности проекта

2. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Перечень бизнес-процессов системы

2.2 Описание бизнес-процессов системы

2.2.1 Проведение маркетинговых исследований

2.2.2 Обработка заявки клиента

2.2.3 Составление договора купли-продажи

2.2.4 Отгрузка и доставка товара

3. КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТИРУЕМОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Описание информационных объектов

3.2 Описание бизнес-процессов проектируемой системы

3.2.1 Проведение маркетинговых исследований

3.2.2 Обработка заявки клиента

3.2.3 Составление договора купли-продажи

3.2.4 Отгрузка и доставка товара

3.3 Перечень автоматизируемых бизнес-процессов

3.4 Описание архитектуры системы

4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

4.1Общее описание проектируемой базы данных

4.2 Детальное описание элементов проектируемой базы данных

5. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА

5.1 Проведение оценки сокращения трудозатрат пользователя

5.2 Проведение оценки объема необходимого хранилища данных

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Во всех крупных компаниях на первое место ставится задача эффективного использования денежных средств, рабочей силы и времени. Одним из основных способов сокращения затрат является введение различных автоматизированных систем, которые под управлением человека способны выполнять определенные функции.

В качестве убедительного примера можно рассмотреть автоматизированную систему документа оборота. Система автоматизации документооборота или система электронного документооборота - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде.

В ходе работы над курсовым проектом предлагается изучить автоматизированное рабочее место менеджера отдела продаж, функциями которого являются:

1) контроль за проведением маркетинговых исследований;

2) регистрация заявки клиента;

3) составление договора купли-продажи;

4) контроль за отгрузкой и доставкой товара;

Также необходимо обеспечить оборот следующих входящих и исходящих документов:

1) Входящие документы:

a. заявка на покупку товара;

b. договор купли-продажи;

c. счет на оплату товара;

d. платежное поручительство;

2) Исходящие Документы:

a. заявка на товар (запрос на склад);

b. отчет о продажах;

c. счет-фактура, накладная.

В завершении работы спроектировать базу данных для сформированной концепции автоматизированной системы.

Итак, целью данной курсовой работы является разработка проект автоматизированной системы электронного документооборота, отвечающий вышеперечисленным условиям.

Для достижения поставленной цели необходимо обеспечить решение следующих поставленных задач:

1) проанализировать предметную область и определить назначение системы;

2) описать объекты автоматизации;

3) провести подробный анализ предметный области;

4) описать бизнес-процессы предметной области;

5) спроектировать концепцию проектируемой системы;

6) описать бизнес-процессы и архитектуру проектируемой системы;

7) спроектировать базу данных системы;

8) провести оценку качества спроектированной системы.

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Назначение системы

Назначение разрабатываемой системы - автоматизация документооборота. Целью создания данной системы является оптимизация работы отдела и увеличение производительности труда.

Для разработки проекта системы принята работа отдела продаж некоторого предприятия. Главными функциями отдела продаж является проведение маркетинговых исследований рынка, обработка заявок от клиентов, составление договора купли-продажи, отгрузка и доставка товара потребителю. Ответственным за все операции отдела является менеджер отдела продаж.

Существующая схема работы отдела имеет сложную иерархическую структуру. Она требует постоянного контроля менеджера, так как в работе отдела часто встречается работа с документацией. Общая иерархическая структура бизнес-процессов исходной системы представлена на рисунке 1.1.

Для автоматизации работы отдела предполагается использовать следующие программные продукты: база данных - DB (хранение информации), программа электронного документооборота - DOC (проверка и автозаполнение документов).

Общая иерархическая структура бизнес-процессов исходной системы разработана в нотации ARIS и представлена на рисунке 1.1:



Рисунок 1.1 - Общая иерархическая структура бизнес-процессов исходной системы

1.2 Характеристика объектов автоматизации

база данные автоматизация договор

Изучив работу отдела продаж, были выявлены существенные проблемы, среди которых большое количество обрабатываемых вручную документов и человеческий фактор (ошибки в оформлении документов, задержки в работе из-за неудобного расположения рабочих мест).

Ввиду этих проблем возникает необходимость создания базы данных, которая объединит работу отделов и упорядочит документооборот между ними.

База данных представляет собой набор таблиц, в которые заносится информация о клиенте, поступивших заявках, наличии продукции на складе. Поступающие от клиентов заявки регистрируются, и отчеты регистрации заносится в базу данных, в которой указывается личные данные покупателя, наименование товара, количество единиц товара, стоимость поставки или продажи товара, время и дата поставки или выдачи, имена сотрудников, принимавших и отпускавших товар и т.д.

Из базы данных товаров можно собрать набор необходимых документов. Данный набор документов составляется для решения различных управленческих задач руководством склада или администрацией предприятия.

АРМ менеджера отдела продаж находится в постоянном взаимодействии с АРМ юриста, АРМ менеджера склада и АРМ руководителя организации.

1.3 Критерии успешности проекта

Рассмотрев схему функционирования отдела продаж, изображенную на рисунке 1.1, были выявлены следующие проблемы:

· Большое количество отрабатываемых вручную документов;

· Ошибки в оформлении документов;

· Непредвиденные задержки.

Рассмотрим выявленные недостатки более подробно. Большое количество отрабатываемых документов является одной из основных проблем работы отдела продаж. Каждый документ должен быть сопровожден печатью и подписью руководителей предприятия, что требует полного контроля всех проводимых операций, а вследствие - затягивание сроков принятия решений. Следующим недостатком является неорганизованное хранение этих документов, их частая потеря. Другими словами, требуется много времени, чтобы найти тот или иной документ. Введя автоматизированный документооборот, документы можно каждый раз не составлять и не распечатывать, программа сможет самостоятельно создать документы, а также их хранить в базе данных системы. Также при необходимости эти документы с легкостью можно извлечь. Данные операции будут производиться в минимальные сроки. Контроль ввода поможет избавиться от большого количества опечаток и недочетов в документации.

Рассмотрим подробно выполнение некоторых функций отдела хранения, учитывая временные затраты на выполнение каждого подпроцесса.

Регистрация заявки:

1. Принять заявку от клиента (возможно получение по электронной почте) - 15 минут.

2. Проверить правильность оформления заявки, связаться с клиентом для уточнения заказа (при необходимости) - 15 минут.

3. Отправить заявку на печать - 1 минута. Так как документ должен прилагаться к товару, следовательно, его надо распечатать.

4. Собрать подписи и печати - 14 минут. Каждый документ должен сопровождаться печатями и подписями руководства предприятия.

5. Формирование и отправка запроса на склад - 25 минут.

Итак, для регистрации одной заявки требуется совершить пять действий и затратить 70 минут времени. Если же по каким-то причинам происходит отказ от сделки, то затрачиваемое время (включая время на откат действий) может увеличиться вдвое.

Составление договора купли-продажи:

1. Получение отчета со склада - 20 минут.

2. Составление договора купли-продажи - 15 минута.

3. Отправить договор на печать - 1 минут.

4. Согласование договора с клиентом, получение его подписи - 15 минут.

5. Отправить договор на утверждение начальнику - 15 минут.

6. Снятие ксерокопий договора для клиента и хранения - 4 минуты.

Итак, составление и подписание договора происходит за шесть действий и занимает 70 минут. Если же по каким-то причинам происходит отказ от сделки, то затрачиваемое время (включая время на откат действий) может увеличиться вдвое.

Время на выполнение подпроцессов представлено в идеальном случае, при условии присутствия менеджеров отделов для росписи, исправной работе техники, отсутствия задержек в работе штатных сотрудников предприятия.

Итак, необходимо разработать систему автоматизированного документооборота, который поможет сократить время на выполнение бизнес-процессов в среднем на 40%.

2. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Перечень бизнес-процессов системы

Работа данного отдела продаж представлена в виде четырех важных бизнес-процессов:

1. Проведение маркетинговых исследований.

2. Регистрация заявки клиента.

3. Составление договора купли-продажи.

4. Отгрузка и доставка товара.

В свою очередь бизнес-процесс «Проведение маркетинговых исследований» подразделяется на четыре последовательно выполняющихся подпроцесса:

1.1. Изучение свойств и качеств товара.

1.2. Исследование рынков сбыта.

1.3. Определение объемов закупки.

1.4. Формирование графиков и планов проведения презентации.

Бизнес-процесс «Регистрация заявки клиента» разделяется на два последовательно выполняющихся подпроцесса:

2.1. Проверка оформления заявки.

2.2. Связь с клиентом, уточнение заказа.

Бизнес-процесс «Составление договора купли-продажи» разделяется на три взаимосвязанных подпроцесса:

3.1. Составление договора купли-продажи.

3.2. Согласование договора с клиентом.

3.3. Подписание договора.

В свою очередь подпроцесс «Отгрузка и доставка товара» также разделяется на два последовательно идущих процесса:

4.1. Формирование планов отгрузки товара.

4.2. Проверка целостности и качества товара.

а) Погрузка и отправка клиенту.

б) Замена товара.

в) Завершение сделки, отработка документов.

2.2 Описание бизнес-процессов системы

Как уже было сказано выше, главными функциями работы отдела продаж являются контроль проведения маркетинговых исследований, регистрация заявки клиента, составление договора купли-продажи и контроль за отгрузкой и доставкой товара. Практически для каждого бизнес-процесса характерны входные и выходные документы, а также человек, который выполняет этот процесс или ответственный за его выполнение.

Бизнес-процесс «проведение маркетинговых исследований» включает в себя изучение свойств и качеств товара, исследование рынков сбыта, определение объемов закупки и формирование графиков и планов проведения презентации.

Бизнес-процесс «обработка заявки клиента» предполагает проверку оформления заявки, связь с клиентом (подтверждение заказа), изменение условий заявки (заказ не подтвержден) и закрытие действующего предложения.

Бизнес-процесс «составление договора купли-продажи» представляет собой непосредственно составление самого договора, согласование договора с клиентом, изменение условий договора (договор не согласован), подписание договора (договор согласован) и выполнение действующего заказа.

Бизнес-процесс «отгрузка и доставка товара» включает в себя формирование плана отгрузки товара, проверку целостности и качества товара, отгрузку и доставку товара клиенту (товар не изменил качества), замена товара (товар изменил качества), и закрытие действующего заказа.

На данной схеме взаимодействие всех четырех бизнес-процессов, а также отражены все действия каждого бизнес-процесса с соответствующими входными документами.

Рассмотрим каждый из четырех блоков бизнес-процессов более подробно, предоставив подробную схему функционирования бизнес-процесса.

2.2.1 Проведение маркетинговых исследований

Первый бизнес-процесс функционирования предприятия - проведение маркетинговых исследований. Данный процесс проходит независимо от других процессов отдела. Все действия этого бизнес-процесса выполняют сотрудники маркетингового отдела (маркетолог и менеджер отдела).

Бизнес-процесс проведения маркетинговых исследований начинается с поступления нового товара на внешний рынок. Предприятие получает спецификацию на товар в виде бумажного документа и маркетолог начинает процесс изучения свойств и качеств товара. Когда свойства и качества товара определены, начинается исследование рынков сбыта данного продукта, которое в своем завершении сопровождается исходящим документом - «Отчет об исследованиях». Далее маркетолог делает вывод - является ли товар актуальным на рынке или нет.

На следующем этапе в работу включается менеджер отдела маркетинговых исследований. По результатам отчета об исследованиях он определяет объемы закупки данного товара и формирует график и план проведения презентации товара.

Бизнес-процесс заканчивается проведением презентации товара.

Полная схема функционирования бизнес-процесса «Проведение маркетинговых исследований».

2.2.2 Обработка заявки клиента

Второй бизнес-процесс функционирования предприятия - обработка заявки клиента. Данный процесс, как и процесс проведения маркетинговых исследований, проходит независимо от других процессов предприятия.

Бизнес-процесс начинается с поступления заявки от клиента на покупку товара. Данная заявка является входным документом.

Первым подпроцессом является проверка правильности оформления заявки, в ходе которого отправляется запрос на склад о наличии товара. Если заявка оформлена неправильно, то происходит ее изменение по согласованию с клиентом. Если заявка оформлена правильно и отчет со склада содержит положительный ответ, то заказ утверждается по согласованию с клиентом (в случае отказа клиента, предложение закрывается). Данные подпроцессы проходят под руководством менеджера отдела продаж.

Полная схема функционирования бизнес-процесса «Обработка заявки клиента» представлена на рисунке 2.3.

2.2.3 Составление договора купли-продажи

Третьим бизнес-процессом является составление договора купли-продажи под руководством менеджера отдела продаж. Данный процесс начинает после утверждения заявки клиента.

Первым подпроцессом является, непосредственно, составление договора купли-продажи. Для составления договора клиент должен предоставить платежное поручительство, а склад должен предоставить отчет о наличии товара. Выходными документами данного подпроцесса являются: «Счет на оплату», который идет клиенту и «Договор купли-продажи», который переходит в следующий подпроцесс.

Далее следует второй подпроцесс - согласование договора с клиентом. На данном этапе клиент либо соглашается с условиями договора и составляется согласованный договор, либо не соглашается с условиями договора и договор пересматривается заново (вносятся изменения).

Следующим подпроцессом является процесс подписания договора. Входным документом данного подпроцесса является «Согласованный договор», а выходным - «Накладная на отгрузку товара», которая «уходит» на склад.

2.2.4 Отгрузка и доставка товара

Четвертым бизнес-процессом деятельности предприятия является отгрузка и доставка товара клиенту под руководством работников склада. Данный процесс начинает после получения предприятием платежа от клиента.

Первым подпроцессом является формирование плана отгрузки товара. Входными документами являются: «Договор купли-продажи» и «Накладная на отгрузку», поступающие из отдела продаж. Данный подпроцесс происходит под руководством заведующего склада.

Далее следует второй подпроцесс - проверка целостности и качества товара. На данном этапе работники склада проверяют качества товара. Если товар сохранил свои качества, то выписывается счет-фактурная накладная заведующему склада и товар доставляется клиенту, заказ закрывается. Если товар потерял свои качества (испортился), то происходит замена товара, либо отмена сделки, в результате которой клиенту отправляется уведомление.

3. КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТИРУЕМОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

3.1 Описание информационных объектов

Среди информационных объектов проектируемой системы есть множество входных, выходных и промежуточных документов. Для каждого бизнес-процесса характерен свой набор документов. Рассмотрим входные, выходные и промежуточные документы для каждого бизнес-процесса в отдельности.

1. Проведение маркетинговых исследований:

a. Входящие документы: «Спецификация на товар».

b. Исходящие документы:

· «График и план проведения презентации»;

· «Отчет о маркетинговых исследованиях».

2. Обработка заявки клиента:

a. Входящие документы: «Заявка на покупку товара».

b. Исходящие документы: «Запрос на склад».

3. Составление договора купли-продажи:

a. Входящие документы:

· «Отчет со склада»;

· «Платежное поручительство».

b. Исходящие документы:

· «Накладная на отгрузку»;

· «Счет на оплату»;

· «Договор купли-продажи».

4. Отгрузка и доставка товара:

a. Входящие документы:

· «Договор купли-продажи»;

· «Накладная на отгрузку товара».

b. Исходящие документы: «Счет-фактурная накладная».

3.2 Описание бизнес-процессов проектируемой системы

После предполагаемой модернизации системы во все четыре бизнес-процесса добавляется некая автоматизированная информационная система. В нашем случае автоматизация работы отдела продаж достигается за счет использования базы данных «DB» и программы электронного документооборота «DOC».

База данных необходима для обеспечения надежного хранения данных, а также для работы системы электронного документооборота. «DOC» будет иметь возможность запрашивать из «DB» необходимую информацию, как по требованию пользователя, так и самостоятельно для автоматической подготовки и заполнения документов.

Электронный документооборот нужен для увеличения производительности работы отдела и сокращения объемов «бумажных» документов. Данный сервис позволяет не только обмениваться документами между подразделениями предприятия, но и хранить все документы в базе данных, и в то же время сохранять всю информацию о прошедших процессах.

Как и ранее, в работе организации можно выделить четыре основных бизнес-процесса:

1) Проведение маркетинговых исследований;

2) Обработка заявки клиента;

3) Составление договора купли-продажи;

4) Отгрузка и доставка товара.

На рисунке 3.1 представлено полное функционирование предприятия. В бизнес-процессах ничего не изменилось за исключением управляющего автоматизированного сервисов и добавления базы данных. В целом функционирования предприятия и отдела продаж в частности не изменилось.

Рассмотрим каждый из трех бизнес-процессов более подробно.

3.2.1 Проведение маркетинговых исследований

Первый бизнес-процесс функционирования предприятия - проведение маркетинговых исследований. Данный процесс проходит независимо от других процессов отдела. Все действия этого бизнес-процесса выполняют сотрудники маркетингового отдела (маркетолог и менеджер отдела).

Бизнес-процесс проведения маркетинговых исследований начинается с поступления нового товара на внешний рынок. Предприятие получает спецификацию на товар в виде бумажного документа и маркетолог начинает процесс изучения свойств и качеств товара. Когда свойства и качества товара определены, начинается исследование рынков сбыта данного продукта, которое в своем завершении сопровождается занесением данных о результатах исследования в базу данных через программу «DOC». Далее маркетолог делает вывод - является ли товар актуальным на рынке или нет.

На следующем этапе в работу включается менеджер отдела маркетинговых исследований. По результатам исследований, которые он запрашивает из базы данных, он определяет объемы закупки данного товара и формирует график и план проведения презентации товара (заносятся в «DB» для хранения).

Бизнес-процесс заканчивается проведением презентации товара.

3.2.2 Обработка заявки клиента

Второй бизнес-процесс функционирования предприятия - обработка заявки клиента. Данный процесс, как и процесс проведения маркетинговых исследований, проходит независимо от других процессов предприятия.

Бизнес-процесс начинается с поступления заявки от клиента на покупку товара. Данная заявка является входным документом.

Первым подпроцессом является проверка правильности оформления заявки (осуществляется системой «DOC»), в ходе которого отправляется запрос в базу данных о наличии товара. Если заявка оформлена неправильно, то происходит ее изменение по согласованию с клиентом. Если заявка оформлена правильно и отчет со склада содержит положительный ответ, то заказ утверждается по согласованию с клиентом (в случае отказа клиента, предложение закрывается). Данные подпроцессы проходят под руководством менеджера отдела продаж.

Полная схема функционирования бизнес-процесса «Обработка заявки клиента» представлена на рисунке 3.3.

3.2.3 Составление договора купли-продажи

Третьим бизнес-процессом является составление договора купли-продажи, который также проходит под руководством менеджера отдела продаж. Данный процесс начинает после утверждения заявки клиента.

Первым подпроцессом является, непосредственно, составление договора купли-продажи (составляется автоматически системой «DOC» под управлением менеджера отдела продаж). Для составления договора клиент должен предоставить платежное поручительство, а отчет о наличии товара запрашивается из базы данных. Выходными документами данного подпроцесса являются: «Счет на оплату», который идет клиенту и «Договор купли-продажи», который переходит в следующий подпроцесс.

Далее следует второй подпроцесс - согласование договора с клиентом. На данном этапе клиент либо соглашается с условиями договора и составляется согласованный договор (заносится в базу данных), либо не соглашается с условиями договора и договор пересматривается заново (вносятся изменения).

Следующим подпроцессом является процесс подписания договора. Входным документом данного подпроцесса является «Согласованный договор» (запрашивается из базы данных), а выходным - «Накладная на отгрузку товара», которая заносится в «DB».

Полная схема функционирования бизнес-процесса «Составление договора купли-продажи» представлена на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 - Функционирование бизнес-процессов: «Обработка заявки клиента» и «Составление договора купли-продажи» («как будет»)

3.2.4 Отгрузка и доставка товара

Четвертым бизнес-процессом деятельности предприятия является отгрузка и доставка товара клиенту под руководством работников склада. Данный процесс начинает после получения предприятием платежа от клиента.

Первым подпроцессом является формирование плана отгрузки товара. Входными документами являются: «Договор купли-продажи» и «Накладная на отгрузку», поступающие из базы данных, что существенно увеличивает скорость получения информации. Данный подпроцесс происходит под руководством заведующего склада.

Далее следует второй подпроцесс - проверка целостности и качества товара. На данном этапе работники склада проверяют качества товара. Если товар сохранил свои качества, то выписывается счет-фактурная накладная заведующему (копия документа направляется в базу данных для хранения) склада и товар доставляется клиенту, заказ закрывается. Если товар потерял свои качества (испортился), то происходит замена товара, либо отмена сделки, в результате которой клиенту отправляется уведомление.

Полная схема функционирования бизнес-процесса «Отгрузка и доставка товара» представлена на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 - Функционирование бизнес-процесса «Отгрузка и доставка товара» («как будет»)

3.3 Перечень автоматизируемых бизнес-процессов

Автоматизация работы не изменила количество основных бизнес-процессов. Как и ранее, выделяют четыре основных бизнес-процесса:

1. Проведение маркетинговых исследований (DOC, DB);

2. Обработка заявки клиента (DOC, DB);

3. Составление договора (DOC, DB);

4. Отгрузка и доставка товара (DOC, DB).

В свою очередь бизнес-процесс «Проведение маркетинговых исследований» подразделяется на четыре последовательно выполняющихся подпроцесса:

1.1. Изучение свойств и качеств товара.

1.2. Исследование рынков сбыта (DOC, DB).

1.3. Определение объемов закупки (DB).

1.4. Формирование графиков и планов проведения презентации (DOC, DB).

Бизнес-процесс «Регистрация заявки клиента» разделяется на два последовательно выполняющихся подпроцесса:

2.1. Проверка оформления заявки (DOC, DB).

2.2. Связь с клиентом, уточнение заказа (DOC, DB).

Бизнес-процесс «Составление договора купли-продажи» разделяется на три взаимосвязанных подпроцесса:

3.1. Составление договора купли-продажи (DOC, DB).

3.2. Согласование договора с клиентом (DB).

3.3. Подписание договора.

В свою очередь подпроцесс «Отгрузка и доставка товара» также разделяется на два последовательно идущих процесса:

4.1. Формирование планов отгрузки товара (DB).

4.2. Проверка целостности и качества товара.

а) Погрузка и отправка клиенту.

б) Замена товара.

в) Завершение сделки, отработка документов.

3.4 Описание архитектуры системы

Общая архитектура проектируемой системы представлена на рисунке 3.5. Из схемы видно, что в основе всей системы находится база данных («DB»), которая отвечает за хранение информации о товарах, поступающих заявках и заключаемых договорах.

Вторым немаловажным аспектом системы является наличие программы автоматизированного документооборота DОC. C помощью данной автоматизированной системы сотрудники предприятия работают с документами, получают быстрый доступ к необходимой информации. Через данную автоматизированную систему менеджер отдела продаж получает доступ к базе данных и происходит обмен документами между подразделениями предприятия.

Функциональная архитектура проектируемой системы изображена на рисунке 3.6. На схеме представлены следующие подразделения: отдел маркетинговых исследований, отдел продаж и склад.

При осуществлении бизнес-процесса «Проведение маркетинговых исследований» от поставщика приходит спецификация на предлагаемый товар. Далее отдел маркетинговых исследований проводит маркетинговые исследования данного товара и его актуальности на рынках сбыта, а в завершении процесса с помощью автоматизированной системы DOC отчет об исследованиях, график и план презентации товара помещается в базу данных.

При осуществлении бизнес-процесса «Обработка заявки клиента» от клиента приходит заявка на покупку товара. Далее менеджер отдела продаж обрабатывает данную заявку, используя данные со склада (отчет со склада), которые он получает с помощью запроса в базу данных через программу DOC.

При осуществлении процесса «Составление договора купли-продажи» от клиента приходит платежное поручительство. Далее менеджер отдела продаж занимается непосредственно составлением договора купли-продажи. На выходе процесса имеем готовый и согласованный с клиентом договор купли-продажи, накладную на отгрузку, которые через программу DOC заносятся в базу данных, а также счет на оплату товара, который направляется клиенту.

При осуществлении процесса «Отгрузка и доставка товара» заведующему складом приходит накладная на отгрузку и договор купли-продажи, согласно которым начинается процесс отгрузки товара и доставки его клиенту. Также склад обязан представлять отчеты о наличии товара при поступлении запроса от отдела продаж.

4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

4.1 Общее описание проектируемой базы данных

Рисунок 4.1 - Общая структура проектируемой базы данных

Проектируемая база данных, представленная на рисунке 4.1, хранит информацию о товарах, реализуемых предприятием, а также данные о заявках клиентов и заключаемых договорах купли-продажи. База данных состоит из восьми взаимосвязанных таблиц: «Маркетинговые исследования», «Клиент», «Продавец», «Товар», «Заявки», «Договоры купли-продажи», «Лот», «Накладные на отгрузку».

Главной таблицей базы данных является «Товар», она отражает все товары, которые находятся в данный момент времени, количество каждого наименования товара, его стоимость и производителя.

Таблица «Маркетинговые исследования» хранит информацию о проведенных исследованиях спроса на товар и рынков сбыта. В ней указывают такие параметры, как № исследования, дата, предмет исследования, полученная информация (примечания), величина спроса на товар, величина предложения товара, индекс актуальности, объем закупки.

Таблицы «Клиент» и «Продавец» хранят данные для связи: ФИО/организация, адрес, телефон.

Еще одной главной таблицей является «Заявки», в которой хранится информация о поступивших заявках на покупку от клиентов. В этой таблице указываются № заявки, данные клиента, заявленный товар, необходимое его количество и срок поставки.

Таблица «Лот» является связующей для таблиц «Товар» и «Накладные на отгрузку» и хранит в себе соотношения ID товаров и ID лотов этих товаров на складе.

В Таблице «Договоры купли-продажи» хранятся все сведения о заключаемых договорах купли-продажи. Содержит следующие поля: ID договора, ID заявки, данные о поставщике товара, о клиенте, количество закупаемого товара, агрегированная стоимость заказа, дата сделки.

Таблица «Накладные на отгрузку» хранит информацию о выписанных накладных: ID накладной, договор, лот товара на складе, адрес назначения, а также данные о том исполнена накладная или нет (переключатель).

4.2 Детальное описание проектируемых элементов

Рассмотрим подробно каждую таблицу проектируемой базы данных.

Таблица «Маркетинговые исследования»

Содержит следующие поля:

· «№ исследования» - ключевое поле;

· «Дата»;

· «Предмет исследования» - наименование исследуемого продукта;

· «Полученная информация» - результаты исследования;

· «Спрос» - количественный показатель величины спроса на данный товар;

· «Предложение» - количественный показатель величины предложения;

· «Индекс актуальности»;

· «Объем закупки».

Заполнение таблицы производится на основании показателей, полученных после проведения маркетинговых исследований. Служит для хранения данных.

Таблица представлена на рисунке 4.2.1.

Рисунок 4.2.1 - Таблица «Маркетинговые исследования»

Таблица «Клиент»

Содержит следующие поля:

· «ID» - ключевое поле;

· «ФИО»

· «Адрес» - личные данные клиента.

· «Телефон»

Заполнение таблицы производится на основании данных, полученных непосредственно от клиента. Служит для хранения данных.

Таблица представлена на рисунке 4.2.2.

Рисунок 4.2.2 - Таблица «Клиент»

Таблица «Продавец»

Содержит следующие поля:

· «ID» - ключевое поле;

· «Организация»

· «Адрес» - данные организации.

· «Телефон»

В таблицу записываются данные об организации необходимые для обратной связи. Служит для подстановки данных о поставщике в документы.

Таблица представлена на рисунке 4.2.3.

Рисунок 4.2.3 - Таблица «Продавец»

Таблица «Товар»

Содержит следующие поля:

· «ID товара» - ключевое поле;

· «Наименование товара» - наименование товара;

· «№ исследования» - № маркетингового исследования;

· «Количество (агрегированное)» - количество товара на складе;

· «Стоимость единицы» - цена;

· «Производитель» - данные о производителе;

В таблицу записываются данные о хранимом на складе товаре. Служит для составления документа «Отчет со склада».

Таблица представлена на рисунке 4.2.4.

Рисунок 4.2.4 - Таблица «Товар»

Таблица «Заявки»

Содержит следующие поля:

· «№ заявки» - ключевое поле;

· «Клиент» - ФИО клиента;

· «Товар» - наименование товара;

· «Количество» - количество товара необходимое клиенту;

· «Срок поставки».

В таблицу записываются данные из заявок клиентов. Служит для хранения данных и формирование документа «Запрос на склад».

Таблица представлена на рисунке 4.2.5.

Рисунок 4.2.5 - Таблица «Заявки»

Таблица «Договоры купли-продажи»

Содержит следующие поля:

· «ID договора» - ключевое поле;

· «Заявка» - № заявки;

· «Поставщик» - данные о поставщике;

· «Клиент» - данные о клиенте;

· «Товар»

· «Количество» - данные о заказанном товаре.

· «Дата сделки»

· «Стоимость заказа» - вычисляемое поле. Заполняется в результате произведения данных поля «Количество» таблицы «Договоры купли-продажи» и поля «Стоимость единицы» таблицы «Товар на складе».

Служит для хранения данных и составления документа «Договор купли-продажи».

Таблица представлена на рисунке 4.2.6.

Рисунок 4.2.6 - Таблица «Договоры купли-продажи»

Таблица «Лот»

Содержит следующие поля:

· «ID товара» - ключевое поле;

· «ID лотов».

Таблица является связующей для таблиц «Товар» и «Накладные на отгрузку». Хранит соотношение товаров и места их хранения на складе.

Таблица представлена на рисунке 4.2.7

Рисунок 4.2.7- Таблица «Накладные на отгрузку»

Таблица «Накладная на отгрузку»

Содержит следующие поля:

· «ID накладной» - ключевое поле;

· «Договор» - № договора;

· «Лот товара на складе» - место хранения на складе;

· «Адрес назначения» - адрес доставки;

· «Исполнена» - переключатель, показывает исполнена накладная или нет.

Таблица заполняется автоматически на основании данных предыдущих таблиц. Служит для хранения данных и составления документа «Накладная на отгрузку».

Таблица представлена на рисунке 4.2.8.

Рисунок 4.2.8 - Таблица «Накладные на отгрузку»

5. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ПРОЕКТА

5.1 Проведение оценки сокращения трудозатрат пользователя

Был разработан проект некоторой системы автоматизированного документооборота. Ранее предполагалось, что данная система поможет сократить временные затраты на осуществление операций на 40%, что позволит значительно увеличить производительность труда работников предприятия.

Рассмотрим подробно выполнение некоторых функций отдела хранения, учитывая временные затраты на выполнение каждого подпроцесса.

Регистрация заявки:

1. Принять заявку от клиента (возможно получение по электронной почте) - 15 минут.

2. Проверить правильность оформления заявки, связаться с клиентом для уточнения заказа (при необходимости) - 15 минут.

3. Отправить заявку на печать - 1 минута. Так как документ должен прилагаться к товару, следовательно, его надо распечатать.

4. Собрать подписи и печати - 14 минут. Каждый документ должен сопровождаться печатями и подписями руководства предприятия.

5. Формирование и отправка запроса на склад - 25 минут.

Итак, для регистрации одной заявки требуется совершить пять действий и затратить 70 минут времени. Если же по каким-то причинам происходит отказ от сделки, то затрачиваемое время (включая время на откат действий) может увеличиться вдвое.

Составление договора купли-продажи:

1. Получение отчета со склада - 20 минут.

2. Составление договора купли-продажи - 15 минута.

3. Отправить договор на печать - 1 минут.

4. Согласование договора с клиентом, получение его подписи - 15 минут.

5. Отправить договор на утверждение начальнику - 15 минут.

6. Снятие ксерокопий договора для клиента и хранения - 4 минуты.

Итак, составление и подписание договора происходит за шесть действий и занимает 70 минут. Если же по каким-то причинам происходит отказ от сделки, то затрачиваемое время (включая время на откат действий) может увеличиться вдвое.

Время на выполнение подпроцессов представлено в идеальном случае, при условии присутствия менеджеров отделов для росписи, исправной работе техники, отсутствия задержек в работе штатных сотрудников предприятия.

Если ввести в работу предприятия систему автоматизированного документооборота, то возможно сокращение времени выполнения бизнес-процессов, что впоследствии увеличит работоспособность, а следовательно, и прибыль организации.

Регистрация заявки:

1. Принять заявку от клиента (возможно получение по электронной почте) - 15 минут.

2. Документ проверяется автоматизированной системой и отправляется на подпись руководителю по сети - 14 минут.

3. Система по базе данных проверяет наличие товара на складе - 1 минута.

Итак, для регистрации заявки требуется совершить уже три действия и затратить 30 минут, таким образом, мы экономим 40 минут времени - производительность увеличивается более чем в 2 раза.

Составление договора купли-продажи:

1. Система формирует отчет со склада по результатам поиска в БД - 1 минута.

2. Составление договора купли-продажи (автозаполнение части полей) и автоматическая печать - 14 минут.

3. Согласование договора с клиентом, получение его подписи - 15 минут.

4. Отправка договора руководителю, получение подписей - 10 минут. При утверждении договора руководителем, автоматически создаются резервные копии, происходит печать через сетевой принтер.

Итак, для составления договора купли-продажи требуется уже 4 действия и затрачивается 40 минут времени, что на 30 минут быстрее.

Итак, разработав систему автоматизированного документооборота и используя базу данных, можно разрешить множество проблем. Исходя из рассмотренного примера, производительность труда увеличивается вдвое - суммарное затрачиваемое время сокращается со 140 до 70 минут.

Результаты исследований представлены в таблице 5.1:

Таблица 5.1 - Таблица соотношения времени, затрачиваемого на выполнение подпроцессов, до и после автоматизации

Подпроцессы	До автоматизации	После автоматизации
Регистрация заявки	70 минут	30 минут
Составление договора купли-продажи	70 минут	40 минут

5.2 Проведение оценки объема необходимого хранилища данных

Для определения необходимого объема хранилища данных, рассмотрим каждую из восьми таблиц базы данных, типы данных полей и количества байт, необходимого для данного определенного типа данных. Далее, найдем общее количество байт, необходимое на одну строку таблицы. Общий объем памяти будем рассчитывать при условии, что в каждой таблице по десять тысяч строк.

Таблица 5.2 - Таблица «Маркетинговые исследования»

	№	Дата	Предмет исследования	Инфо	Спрос	Предложение	И.А.	Объем закуп
Тип данных	чис	дата	текст	текст	числ	числовой	чис	чис
Количество байт	4	8	10	256	4	4	4	4

Количество байт на строку: 294 байта

Количество байт на таблицу: 2964 кбайта

Таблица 5.3 - Таблица «Клиент»

	ID	ФИО	Адрес	Телефон
Тип данных	число	Текст	Текст	Текст
Количество байт	4	30	256	30

Количество байт на строку: 320 байт

Количество байт на таблицу: 3356 кбайт

Таблица 5.4 - Таблица «Продавец»

	ID	Организация	Адрес	Телефон
Тип данных	число	Текст	Текст	Текст
Количество байт	4	30	256	30

Количество байт на строку: 30 байт

Количество байт на таблицу: 3356 кбайт

Таблица 5.5 - Таблица «Товар»

	ID товара	Наименование	№ исс-я	Количество	Стоимость ед.	Производитель
Тип данных	число	текст	число	число	число	текст
Количество байт	4	10	4	4	10	10

Количество байт на строку: 42 байта

Количество байт на таблицу: 426 кбайт

Таблица 5.6 - Таблица «Заявки»

	№ заявки	Клиент	Товар	Количество	Срок поставки
Тип данных	число	текст	текст	число	дата
Количество байт	4	10	10	4	8

Количество байт на строку: 36 байт

Количество байт на таблицу: 382 кбайта

Таблица 5.7 - Таблица «Договоры купли-продажи»

	ID	Заявка	Поставщик	Клиент	Товар	Количество	Стоимость	Дата сделки
Тип данных	чис	число	текст	текст	текст	число	число	дата
Количество байт	4	4	10	10	10	4	10	8

Количество байт на строку: 60 байт

Количество байт на таблицу: 688 кбайт

Таблица 5.8 - Таблица «Лот»

	ID товара	ID лотов
Тип данных	число	число
Количество байт	4	4

Количество байт на строку: 8 байт

Количество байт на таблицу: 76 кбайт

Таблица 5.9 - Таблица «Накладные на отгрузку»

	ID накладной	Договор	Лот на складе	Адрес назн.	Исполнена
Тип данных	число	число	число	текст	логический
Количество байт	4	4	4	10	2

Количество байт на строку: 24 байт

Количество байт на таблицу: 264 кбайт

Найдем общий объем хранилища данных, сложив объемы каждой таблицы: 11512 кбайт.

Как видно из расчетов, данная база данных не требует больших затрат. Быстродействие современных вычислительных систем позволяет без лишних проблем и в короткие сроки решать поставленные перед ним задачи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе данной курсовой работы был проведен подробный анализ предметной области, а также предложен проект по улучшению работы отдела продаж. Подведем итоги проделанной работы.

Итак, предметной областью данной курсовой работы является отдел продаж предприятия. Целью работы было создание проекта автоматизированного рабочего места менеджера отдела продаж, в частности, создание автоматизированной системы документооборота.

Основными функциями работы отдела продаж являются обработка заявок клиентов, а также составление договоров купли-продажи. В завершении данных бизнес-процессов происходит отгрузка товара на складе и доставка его клиенту. Одной из главной составляющей в работе отдела продаж является база данных («DB»), которая отвечает за хранение всех документов.

Проект автоматизированной системы представляет собой клиент-программу электронного документооборота «DOC». «DOC» способствует увеличению скорости документооборота между подразделениями предприятия, позволяет хранить все документы в базе данных.

Также в ходе работы была спроектирована база данных. Она описывает все товары, реализуемые отделом продаж, а также хранит все сведения о поданных заявках клиентов и заключенных договорах купли-продажи. База данных состоит из восьми взаимосвязанных таблиц: «Маркетинговые исследования», «Товар», «Продавец», «Клиент», «Заявки», «Договоры купли-продажи», «Лот», «Накладные на отгрузку».

В конце разработки проекта автоматизированного рабочего места был произведен оценка сокращения трудозатрат и оценку объема необходимого хранилища данных. Так при использовании системы автоматизированного документооборота время на регистрацию заявки сокращено на 43%, на составление договора купли-продажи на 57%. Данные показатели отражают выгодность применения системы автоматизированного документооборота.

При использовании спроектированной базы данных, при условии, что заполнено порядка десяти тысяч строк, необходимый объем хранилища данных будет составлять 11512 кбайт. Как видно, данная база данных не требует больших затрат. Быстродействие современных вычислительных систем позволяет без лишних проблем и в короткие сроки решать поставленные перед ним задачи.

В завершении написания курсовой работы можно сказать о том, что описанный проект автоматизированного рабочего места является эффективным и достаточно простым в реализации. Таким образом, все поставленные задачи решены, цель курсовой работы достигнута.

Размещено на Allbest.ru