Проектирование информационных систем "Ломбард" в Microsoft Access

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тюменский государственный нефтегазовый университет»

ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА

Кафедра «Математические методы в экономике»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по предмету: Базы данных

на тему: «Проектирование информационных систем "Ломбард" в Microsoft Access»

Выполнил: Студентка гр.ЭБб-13-1

Белоногова И.И.

Руководитель:

Еропкина А.С. к.с.н., доцент кафедры ММЭ

Тюмень 2017

СОДЕРЖАНИЕ

РЕФЕРАТ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РЕЛЯЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ

1.1 Основные понятия реляционных баз данных

1.2 СУБД Access

2.ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ «ЛОМБАРД»

2.1 Краткая характеристика предметной области

2.2 Инфологическое проектирование

2.2.1 Перечень сущностей

2.2.2 Перечень атрибутов

2.2.3 Классификация связей

2.3 Концептуальное проектирование

2.3.1 Реляционная схема базы данных

2.3.2 Структура и создание таблиц

2.3.3 Заполнение базы данных

2.4 Оперирование данными

2.4.1 Запросы на выборку

2.4.2 Запросы с вычисляемыми полями

2.4.3 Параметрические запросы

2.4.4 Итоговые запросы

2.4.5 Перекрестные запросы

2.5 Выходные данные

2.5.1 Создание отчётов

2.5.2 Создание форм, кнопочной формы

2.5.3 Создание макросов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

РЕФЕРАТ

база данные access макрос

Курсовая работа содержит 38 страниц, 4 таблицы, 10 источников, 1 приложение.

Ключевые слова: информационные технологии, база данных, система управления базами данных, предметная область, реляционная СУБД, реляционная модель, объекты БД, таблица, запрос, форма, отчёт, страница доступа к данным, макрос, модуль, сущность, атрибут, инфологическая модель, семантическая сеть, графовые модели, модель сущность - связь, сущность, атрибут, связи. Объект исследования - предметная область «Ломбард».Цель работы - разработка базы данных для ломбарда.

Результатом работы является программа "База данных « Ломбард »", которая показывает возможности реляционной базы MS Access

Курсовая работа выполнена в текстовом редакторе Microsoft Word 7.0 и представлена на компакт-диске (в конверте на обороте обложки).

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время, эпоху информации, то, как эффективно люди работают с этой самой информацией во многом определяет качество их работы. Вместе с тем в различных отраслях экономики - производства, торговли, сферы услуг - еще остается много организаций, которые информацию обрабатывают и хранят вручную.

В пакете программ MSOffice есть очень удобная и, в то же время, функциональная программа - MSAccess. Она позволяет создавать базу данных в виде взаимосвязанных таблиц, извлекать информацию из этих таблиц в виде запросов и отчетов. Кроме того, программа позволяет создавать пользовательский интерфейс для ввода и изменения информации в таблицах - для этого есть формы.

Разработка БД для ломбарда весьма актуальна. Потому что в такой организации ,как ломбард, хранится очень много различной информации на клиентов, сотрудников ,предметы залога и т.д.А такая программа, которая позволяет хранить информацию и выполнять различные операции с ней, очень необходима в организации ломбард.

Цель курсовой работы - проектирование базы данных «Ломбард» в Microsoft Access. Объект исследования - предметная область «Ломбард».

Предмет исследования: информатизация ломбарда.

Задачи курсовой работы:

· изучение особенностей предметной области базы данных «Ломбард»;

· разработка схемы БД;

· реализация разработанной схемы в MS Access;

· создание форм, отчётов, запросов, макросов;

· автоматизация работы созданной БД;

· анализ полученных результатов работы базы данных.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РЕЛЯЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ

1.1 Основные понятия реляционных баз данных

Чтобы рассмотреть основные понятия реляционных БД, нужно знать, что существует несколько моделей БД, которые отличаются сложностью своей структуры и различиями в описании схем.

Базы данных классифицируются:

1) По характеру хранимой информации:

· фактографические (картотеки);

· документальные (архивы).

2) По способу хранения данных:

· централизованные (хранятся на одном компьютере);

· распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

3) По структуре организации данных:

· табличные (реляционные);

· иерархические,

· сетевые.

Реляционные БД-это средство для рационального и эффективного хранения информации. БД обеспечивают надежную защиту данных от случайной потери или порчи, экономно используют ресурсы и снабжена механизмом поиска информации, удовлетворяющим разумным требованиям к производительности.

При разработке БД используют средства систем управления базами данных СУБД.

· Реляционная БД- это реализация реляционной модели данных на физическом уровне.

· Реляционная модель определяет способ представления данных (структуру данных), методы зашиты данных(целостность данных), а также операции, выполняемые с данными (манипулирование данными).

В общих чертах основные принципы реляционных систем баз данных можно сформулировать так:

· Все данные на концептуальном уровне представляются в виде упорядоченной организации, определенной в виде строк и столбцов и называемой отношением.

· Все значения являются скалярами. Это означает, что для любой строки и столбца любого отношения существует одно и только одно значение.

· Все операции выполняются над целым отношением, и результатом выполнения этих операций также является целое отношение. Этот принцип называется замыканием.

В реляционной теории используются следующие термины:

· Отношение-вся структура в целом.

· Кортеж-каждая строка, содержащая данные. Каждая строка является n-кортежем. Число кортежей в отношении определяет мощность отношения.

· Атрибут-столбец отношения. Число атрибутов в отношении определяет размерность этого отношения. Каждое отношение можно разделить на две части -- заголовок и тело. Тело отношения состоит из кортежей, в то время как заголовок не имеет более мелких компонентов структуры. Название каждого из атрибутов состоит из двух терминов, разделенных двоеточием. Первая часть названия -- непосредственно имя атрибута, вторая -- имя домена.

· Домен атрибута - это вид данных, которые представляет данный атрибут. Понятие домен не эквивалентно понятию тип данных.

· Тело отношения состоит из неупорядоченного набора кортежей (число кортежей может быть любым, от 0 и более).

Во-первых, отношение не упорядочено. Понятие номер строки не применимо к отношению. Для отношений не существует никакого внутреннего порядка.

Во-вторых, отношение может иметь нулевое число кортежей (это так называемое пустое отношение, которое, тем не менее, является отношением).

В третьих, отношение представляет собой набор. Элементы в этом наборе по определению уникально идентифицируемые. Поэтому чтобы таблица являлась отношением, каждая ее строка должна быть уникально идентифицируемой, записи в ней не должны повторяться.

· Сущность- это нечто такое, о чем нужно хранить информацию в разрабатываемой системе. Атрибуты сущности это записи об определенных параметрах каждой из сущностей. Определение атрибутов, которые нужно включить в разрабатываемую модель -- это семантический процесс. Нужно основываться на том, что реально означают хранимые данные и как они будут использоваться.

· Домен- это набор всех допустимых значений, которые может содержать данный атрибут.

· Связи между сущностями. На концептуальном уровне связи представляют собой простые ассоциации между сущностями.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод ,что в реляционных базах данных есть все необходимое для создания БД ломбард.

1.2 СУБД Access

СУБД Access входит в состав широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых распространенных настольных приложений для работы с базами данных. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально Access имела ряд уникальных возможностей, таких как умение сводить воедино информацию из самых разных источников (электронных таблиц, текстовых файлов, других баз данных), представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, диаграмм, отчетов, интеграция с другими компонентами Microsoft Office.

Основными характеристиками СУБД Access является:

· Обладание всеми достоинствами Windows технологий.

· В Access таблицы формы запросы и отчеты хранятся в общем файле базы данных.

· В состав Access включен ряд специальных программ, таких как конструкторы и мастера. В Access имеется аппарат, который называется «построитель выражений». В Access имеется язык программирования ВБА.

· Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных.

· В Access имеются средства, необходимые для работы с другими базами данных различных форматов.

СУБД Access содержит следующие объекты:

· Таблица - это основная структура, предназначенная для хранения информации. Строки этой таблицы называются записями, а столбцы - полями базы данных. Каждое поле имеет определенный тип данных: длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию. Максимальное количество полей 255, записей 2000.

· Запросы. Запрос позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц, т.е. запрос - это средства отбора данных, удовлетворяющих определенным условием. Можно создать запросы на выборку обновления, удаления или добавления данных.

· Формы. Они предназначены для ввода, просмотра и редактирования данных в удобном для пользователя виде.

· Отчеты. Он используется для отображения на экране или бумажном носителе информации из базы данных в виде удобном для её восприятия и анализа пользователем.

· Макрос - это последовательность команд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования.

· Модуль - это программа для обработки данных, написанная на языке ВБА. Модули разрабатываются для реализации нестандартных процедур при создании приложений. Файлы созданные в Access имеют форму mdb.

Данные, используемые в Access могут быть следующих типов:

· Текстовые. 50 символы по умолчании.

· Числовые. Это числа использованных символов за исключением денежных символов. Размер: целое, длинное целое, числа с плавающей точкой.

· Дата время. Такие же характеристики как и в текстовом.

· Денежные - это денежные значения и числовые данные, позволяющие производить вычисления без округления.

· Счетчик - это уникальные последовательные номера шагом единица, который идентифицирует записи в таблице. Значение этих полей обновлять нельзя. Логические - это поля, которые могут одно из двух значений. (пример: истина - ложь, вкл.-выкл.).

· Гиперссылка - это строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес ссылки на различные ресурсы.

· Мастер подстановок создает поле, позволяющее выбрать с помощью раскрывающегося меню значение из другой таблицы или из списка значений.

При проектировании базы данных выбирается один из возможных режимов создания таблицы:

· Создание таблицы в режиме конструктора.

· Создание таблицы с помощью мастера.

· Создание таблицы путем ввода данных.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что именно Microsoft Access обладает всеми свойствами, которые необходимы для достижения поставленной цели. И именно в этой программе можно приступить к проектированию.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ «ЛОМБАРД»

2.1 Краткая характеристика предметной области

Заказчиком является ломбард. Задачей является отслеживание финансовой стороны работы ломбарда.

Деятельность компании организована следующим образом: к заказчику обращаются различные лица с целью получения денежных средств под залог определенных товаров. У каждого из приходящих клиентов запрашивается фамилия, имя, отчество и другие паспортные данные. После оценивания стоимости принесенного в качестве залога товара определяется сумму, которую готовы выдать на руки клиенту, а также комиссионные. Кроме того, определяете срок возврата денег. Если клиент согласен, то договоренности фиксируются в виде документа, деньги выдаются клиенту, а товар остается в ломбарде. В случае если в указанный срок не происходит возврата денег, товар переходит собственность ломбарда.

После перехода прав собственности на товар, ломбард может продавать товары по цене, меньшей или большей, чем была заявлена при сдаче. Цена может меняться несколько раз, в зависимости от ситуации на рынке. (Помимо текущей цены, нужно хранить все возможные значения цены для данного товара).

2.2 Инфологическое проектирование

На этапе инфологического проектирования осуществляется построение семантической модели, описывающей сведения из предметной области, которые могут заинтересовать пользователей БД. Анализ возможных запросов к БД позволяет уточнить связи между сведениями, которые необходимо хранить. Хранение большого числа связей усложняет БД и приводит к увеличению потребной памяти БД.

Инфологическая модель - ориентированная на человека и не зависимая от типа СУБД модель предметной области, определяющая совокупности информационных объектов, их атрибутов и отношений между объектами, динамику изменений предметной области, а также характер информационных потребностей пользователей; обобщённое, неформальное описание создаваемой БД, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств, понятных всем людям, работающим над проектированием БД.

Подходы к построению моделей:

· Семантическая сеть - граф, дуги которого есть отношения между вершинами (значениями);

· Графовые модели - отражают совокупность объектов реального мира в виде графа взаимосвязанных информационных объектов. Выделяют иерархическую или сетевую модели;

· Модель сущность- связь (ER - модель) - модель данных, позволяющая отписывать концептуальные схемы.

Основными конструктивными элементами являются сущность, атрибут и связь.

· Сущность - собирательное понятие некоторого повторяющегося объекта, процесса или явления окружающего мира, о котором необходимо хранить информацию в системе. Тип сущности определяет конкретный набор однородных объектов, а экземпляр сущности - конкретный объект в наборе.

· Атрибут - поимённая характеристика сущности, которая принимает значения из некоторого множества значений.

· Связи - средство, с помощью которого представляются отношения между сущностями, имеющими место в ПО.

Модель сущность - связь представлена в приложении А.

2.2.1 Перечень сущностей

Концептуальное проектирование, также как и инфологическое, полностью зависит от предметной области. Основным элементом концептуальной модели выступает сущность. Сущность - любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной области; базовый тип информации, который хранится в БД. В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

· СОТРУДНИКИ - содержит информацию о дате рождения, контактном телефоне, должности и др.;

· ДОГОВОРЫ - содержит информацию о дате заказа, дате платежа, цене изделия и др. ;

· КЛИЕНТЫ - содержит информацию о клиентах.;

· ПРЕДМЕТЫ ЗАЛОГА - содержит информацию предметах залога, весе, пробе и металле.

2.2.2. Перечень атрибутов

Вышеназванные сущности состоят из атрибутов. Атрибут - свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности. Атрибуты БД «Ломбард»:

· СОТРУДНИКИ - код сотрудника, ФИО, должность, дата найма, дата рождения, домашний телефон, адрес, оклад.

· КЛИЕНТЫ - код клиента, ФИО, город, адрес, телефон, гражданство, паспортные данные, номер страхового свидетельства, ИНН.

· ПРЕДМЕТЫ ЗАЛОГА - код предмета, предмет залога, вес, наличие камней, проба, металл.

· ДОГОВОРЫ - номер договора, код клиента, код модели, дата заказа, цена изделия, дата платежа, код сотрудника.

2.2.3 Классификация связей

При проектировании БД информацию располагают обычно в нескольких таблицах. Таблицы при этом связывают с семантикой информации. В реляционной СУБД для указания связей в таблице производят операции их связывания. Основными типами бинарных связей являются:

· 1:1 - одиночный экземпляр сущности одного типа связан с одиночным экземпляром сущности другого типа;

· 1:N - экземпляр сущности одного типа связан со многими экземплярами сущности другого типа;

· N:1 - многие экземпляры сущности одного типа связаны с одним экземпляром сущности другого типа;

· N:M - многим экземплярам сущности одного типа соответствуют многие результаты сущности другого типа.

Рассмотрим связи между выявленными сущностями:

· Между атрибутами сотрудники и договоры будет существовать связь 1:N, так как одному сотруднику может соответствует несколько договоров; Между атрибутами клиенты и договоры будет существовать связь 1:N, так как один клиент может заключить в договоров;

· Между атрибутами предметы залога и договоры будет существовать связь 1:N, так как на один предмет залога можно заключить несколько договоров.

2.3 Концептуальное проектирование

2.3.1 Реляционная схема базы данных

Реляционная БД представляет собой информацию об объекте, представленную в виде двумерного массива - таблицы объеденных определенными связями.

Данная схема определяет таблицы, поля в каждой таблице, а также отношения между полями и таблицами.

На рисунке 2.1 представлена реляционная схема БД «Ломбард», в которой видны все связи между таблицами и их отношение друг к другу.

Рис. 2.1 Реляционная схема базы данных «Ломбард»

2.3.2 Структура и создание таблиц

Основным объектом БД является таблица. Создается таблица с помощью режима конструктора, где можно удалять или добавлять новые поля, настраивать поля уже существующей таблицы. Также можно проверить орфографию и вывести табличные данные на печать, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

Создание структуры таблицы в режиме конструктора является самым распространенным способом и выполняется путем определения следующих компонентов:.

· Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя каждого поля уникально. Access позволяет самостоятельно выбирать имена полей,длина которых может достигать 64 знаков.

· Тип данных определяется значениями, которые будут вводиться в данное поле.

Выделяют следующие типы полей:

· Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

· Мемо - специальный тип данных для хранения больших объёмов текста (до 65535 символов);

· Числовой - тип данных для хранения действительных чисел;

· Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

· Денежный - тип данных для хранения денежных сумм;

· Счётчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

· Логический - тип для хранения логических данных;

· Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE;

· Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета;

· Мастер подстановок - объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Общие свойства таблиц БД включают в себя:

· Размер поля - предельная длина данных;

· Формат поля - способ форматирования данных в ячейках;

· Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные в поле;

· Подпись - заголовок столбца таблицы;

· Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;

· Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

· Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

· Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля;

· Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных;

· Индексированное поле - все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению существенно ускоряются.

Таблица 2.1 Договоры

Таблица 2.2 Клиенты

Таблица 2.3 Предметы залога

Таблица 2.4 Сотрудники

2.3.3 Заполнение базы данных

На рисунке 2.2 представлена таблица «Сотрудники» в режиме заполнения БД. Таблица содержит в себе 10 записей.

Рис. 2.2 Таблица «Сотрудники»

На рисунке 2.3 представлена таблица «Клиенты» в режиме заполнения БД. Таблица содержит 10 записей.

Рис. 2.3 Таблица «Клиенты»

На рисунке 2.4 представлена таблица «Предметы залога» в режиме заполнения БД. Таблица содержит 10 записей.

Рис. 2.4 Таблица «Предметы залога»

На рисунке 2.5 представлена таблица «Договоры» в режиме заполнения БД. Таблица содержит в себе 10 записей.

Рис. 2.5 Таблица «Договоры»

2.4 Оперирование данными

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в следующих запросах, формах, отчетах, страницах доступа к данным. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

Все запросы делятся на:

· Запросы на выборку;

· Запросы с вычисляемыми полями;

· Параметрические запросы;

· Итоговые запросы;

· Перекрестные запросы;

· Запросы на изменение.

2.4.1 Запросы на выборку

Запрос на выборку используется для получения данных из одной или нескольких таблиц с помощью заданных критериев и отображения данных в том порядке, который требуется; редактирования и обновления записей в режиме таблицы, запроса на выборку (с некоторыми ограничениями); группировка записей и вычисление суммы, счетчиков, средних и других типов итоговых значений.

На рисунке 2.6. представлен запрос на выборку сотрудников, которые родились в 1990 году, а на рисунке 2.7. запрос, где показаны предметы залога, вес которых больше 3.

Рис. 2.6 Запрос на выборку 1

Рис. 2.7 Запрос на выборку 2

2.4.2 Запросы с вычисляемыми полями

С помощью запросов можно задать вычисления над данными и сделать вычисляемое поле новым полем в наборе данных. Для создания нового поля в пустой ячейке строки Поле в бланке запроса вводится формула: Имя поля: выражение. Выражения могут содержать следующие элементы:

· Идентификаторы;

· Операторы;

· Функции;

· Константы;

· Значения.

На рисунке 2.8. в запросе вычисляется заработная плата, которая дается на руки сотруднику (со всеми вычетами, премиями и пр.). В вычисляемых полях вводятся формулы:

· Стаж: Round((Date()-[Сотрудники]![Дата найма])/365)

· Надбавка: IIf([стаж]<5;0,1*[Сотрудники]![Оклад];0,2*[Сотрудники]![Оклад])

· Налог: [Сотрудники]![Оклад]*0,13

· На руки: [Оклад]+[Надбавка]-[Налог]

Рис. 2.8 Запрос с вычисляемыми полями 1

На рисунке 2.9. в запросе рассчитывается % за хранение изделия 10 дней, сколько будет стоить выкуп изделия. В вычисляемых полях вводятся формулы:

· Процент за 10 дней: [Договоры]![Цена изделия]*0,2

· Итого: [Договоры]![Цена изделия]+[процент за 10 дней]

Рис. 2.9 Запрос с вычисляемыми полями

2.4.3 Параметрические запросы

Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того, чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр. Создание параметрического запроса облегчает работу пользователя, так как не требует постоянного изменения структуры запроса в окне Конструктора.

На рисунке 2.10. параметрический запрос, в котором показываются все изделия, с одинаковой пробой, а на рисунке 2.11 отбираются все изделия, выполненные из одного и того же металла.

Рис. 2.10 Параметрический запрос 1

Рис. 2.11 Параметрический запрос 2

2.4.4 Итоговые запросы

Итоговые запросы - запросы, выполняющие вычисления над группой записей. В строке «Групповые операции» возможны следующие операции:

· SUM - сложение;

· AVG - среднее значение;

· MIN - минимальное значение;

· MAX - максимальное значение;

· COUNT - количество записей со значениями;

· STDEV - стандартное отклонение;

· VAR - дисперсия;

· FIRST - значение в первой записи;

· LAST - значение в последней записи.

На рисунке 2.12. показан итоговый запрос, в котором рассчитываются максимальная и средняя цена изделия, а на рисунке 2.13. максимальный и минимальный вес изделия.

Рис. 2.12 Итоговый запрос 1

Рис. 2.13 Итоговый запрос 2

2.4.5 Перекрестные запросы

Перекрестный запрос-это особый тип итоговых запросов, представляющих результаты поиска в виде матрицы. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

На рисунке 2.14. представлен перекрестный запрос, в котором показываются, клиенты из разных городов, а на рисунке 2.15. - цены изделий по разным городам.

Рис. 2.14 Перекрестный запрос 1

Рис. 2.15 Перекрестный запрос 2

2.5 Выходные данные

2.5.1 Создание отчётов

Для конечного пользователя данные, хранимые в таблицах и запросах, могут быть оформлены в виде отчёта. Отчёт позволит представить информацию на печать в желаемом формате. Его можно дополнить рисунками.

В отчётах легче всего группировать информацию и сортировать данные. Также в отчётах можно использовать вычисляемые поля.

К разделам отчёта относятся:

· Область данных, где размещаются записи из источника данных;

· Заголовок;

· Примечание отчёта;

· Дополнительные разделы, которые связаны с группировкой записей:

a) заголовок;

b) примечание группы.

Группа - набор записей, отобранных по определённому критерию. Группировка может быть:

· Для чисел - по десяткам, сотням и другим диапазонам значений, которые задаются в свойстве Интервал;

· Для текстовых полей - по первой букве, по двум первым буквам и т.д.;

· 3)Для полей типа Дата - по годам, по кварталам и т.д.

На рисунке 2.16. представлен отчёт, в котором подведены итоги (сумма) о цене изделий. При этом используется формула :=Sum([Цена изделия]).

На рисунке 2.17. представлен отчёт, в котором подведены итоги (сумма) о зарплате в каждой должности. При этом используются формулы:

· ="Итоги для " & "'Должность' = " & " " & [Должность] & " (" & Count(*) & " " & IIf(Count(*)=1;"запись";"записей") & ")"

· =Sum([Стаж])

· =Sum([Налог])

· =Sum([На руки])

Рис. 2.16 Отчёт «Договоры»

Рис. 2.17 Отчёт «Заработная плата»

2.5.2 Создание форм, кнопочной формы

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Она используется для организации удобного интерфейса с БД. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. В форму можно добавить объекты, улучшающие её внешний вид и упрощающие работу с базой данных.

Макет формы состоит из разделов:

· Область данных;

· Заголовок формы;

· Примечание формы;

· Верхний и нижний колонтитулы.

При создании форм в режиме Конструктора можно использовать:

1)Вычисляемые поля;

2)Подчинённые формы.

Подчинённая форма - форма, находящаяся внутри другой формы.

На рисунке 2.18. представлена форма по таблице «Клиенты».

Рис. 2.18 Форма «Клиенты»

На рисунке 2.19 представлена кнопочная форма «Договоры». Кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Кнопочная форма может содержать различные элементы. Например, такие как рисунок, кнопки и т.д.

Рис. 2.19 Кнопочная форма «Договоры».

На рисунке 2.20 представлена подчиненная форма «Клиенты-договоры».

Рис. 2.20 Подчинённая форма «Клиенты-договоры»

2.5.3 Создание макросов

Макрос - часто повторяющаяся последовательность макрокоманд, объединённых в одну для автоматизации работы. Макрокоманды могут использоваться:

· При работе с формами:

· Для управления запуском файла;

· При работе с отчётами.

В Microsoft Office Access макросы могут содержаться в объектах макроса или могут быть внедрены в свойства событий форм, отчетов, элементов управления. Внедренные макросы становятся частью объекта или элемента управления.

Рис. 2.21 Макрос «Открыть форму»

Рис. 2.22 Макрос «Завершение»

Рис. 2.23 Макрос «Autoexec»

В БД «Ломбард» также присутствуют макросы на открытие всех основных форм (Договоры, клиенты, сотрудники, предметы залога).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в ломбарде. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации. Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. В первой главе данной курсовой работы были изучены теоретические аспекты реляционной БД и СУБД Access. А во второй главе было произведено проектирование самой БД «Ломбард», посредством :

· изучения особенностей предметной области базы данных «Ломбард»;

· разработка схемы БД;

· реализации разработанной схемы в MS Access;

· создание форм, отчётов, запросов, макросов;

· автоматизация работы созданной БД;

· анализ полученных результатов работы базы данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Кудинов Ю. И.. Основы современной информатики: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" / Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко. - СПб. [и др.] : Лань, 2016.

2.Калабухова Г. В.. Компьютерный практикум по информатике: офисные технологии: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению и специальности "Социальная работа" / Г. В. Калабухова, В. М. Титов. - М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2011. - 336 с.

3.Информатика и информационные технологии: учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению "Экономика" и другим экономическим специальностям / [Ю. Д. Романова и др.] ; под ред. Ю. Д. Романовой. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Эксмо, 2011. - 704 с.

4.Могилев А.В. Информатика: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Информатика" / А. В. Могилев, Н. И. Пак, Е. К. Хеннер ; ред. : Е. К. Хеннер. - 4-е изд., стер. - М. : Академия, 2007. - 842 с.

5.Информатика. Общий курс: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика (по областям)" и другим экономическим специальностям / А. Н. Гуда [и др.] ; ред. В. И. Колесников. - 4-е изд. - М. : Дашков и К° ; Ростов н/Д. : Наука-Спектр, 2011. - 399 с.

6.http://pgsgif.ru/sites/default/files/lection_BD.pdf

7.http://bip-ip.com/subd-access/

8. http://ru.wikipedia.org/wiki/База_данных

9.http://ru.wikipedia.org/wiki/Реляционная_модель_данных

10. http://ru.wikipedia.org/wiki/%CB%EE%EC%E1%E0%F0%E4

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Модель Сущность-связь

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Размещено на Allbest.ru