Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе



Рисунок 2.8 - Декомпозиция бизнес-процесса «Подбор вариантов»

Рисунок 2.9 - Декомпозиция бизнес-процесса «Поиск покупателей»

Подпроцесс «Сбор информации об объекте» включает в себя: определение характеристик объекта, регистрацию объекта, ведение списка объектов, формирование прайс-листа (рисунок 2.10).

Специалист по недвижимости осуществляет сбор информации об объекте из правоустанавливающих документов. Эта информация необходима для подготовки объявления менеджером по рекламе. Также при сборе информации учитываются пожелания клиента (цена объекта).

Собранная информация заполняется в анкету объекта для учета офис-менеджером и менеджером по рекламе для ведения списка объектов недвижимости. По данному списку объектов менеджер по рекламе формирует прайс-лист объектов недвижимости, продаваемых агентством.

В зависимости от того, какой объект продается, какова срочность продажи и целевой аудитории, на которую рассчитана реклама, агент выбирает СМИ для размещения рекламы об объекте и заносит в журнал выходов рекламы (рисунок 2.11).

Менеджер по рекламе на основе данных об объекте недвижимости, которые предоставляет агент, и информации из журнала выходов рекламы, а также с учетом правил подачи рекламы в различные СМИ, подготавливает рекламу объекта и размещает данную рекламу в СМИ (рисунок 2.12).

Менеджер по рекламе ведет учет расходов на рекламу и отслеживает выходы рекламы в СМИ.

При заключении сделки купли-продажи менеджер формирует отчет о выходах и расходах на рекламу, что является основанием для возврата потраченных агентством денежных средств (рисунок 2.13).

Рисунок 2.10 - Декомпозиция бизнес-процесса «Сбор информации об объекте»

Рисунок 2.11 - Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор СМИ»

Рисунок 2.12 - Декомпозиция бизнес-процесса «Рекламирование объекта»

Рисунок 2.13 - Декомпозиция бизнес-процесса «Учет расходов на рекламу»

Все операции по подготовке и учету рекламы не автоматизированы. Менеджер по рекламе подготавливает объекты недвижимости для рекламы вручную используя MS Word, что требует значительных трудовых затрат и времени, так как каждое печатное издание имеет свои шаблоны для подачи рекламы. Так же большие затраты времени необходимы для проверки изменений вносимых агентами.

Учет расходов на рекламу также не автоматизирован. Менеджер по рекламе ведет журнал расходов на рекламу в бумажном виде, записывает суммы произведенных расходов в общем по отделу. В связи с этим менеджер не может предоставить детализированный отчет по каждому объекту недвижимости или по конкретному агенту. Из-за больших объемов обрабатываемой информации менеджер не в состоянии оперативно подготовить отчет для руководства, что также приводит к определенным неудобствам.

В свете представленных фактов и с учетом больших объемов продаваемых объектов автоматизация работы менеджера по рекламе отдела играет немаловажную роль в автоматизации работы всего отдела и агентства в целом.

2.2 Техническое задание на разработку ИС «Реклама» для

компании «Деловая недвижимость»

2.2.7 Общие сведения

Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости».

Краткое название: ИС «Реклама».

АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного Технического Университета им. И.И. Ползунова Ткаченко Н.И. по заказу отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

Система создается на основании задания на дипломное проектирование.

Источником финансирования работы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончанию работы.

Перечень документов, на основании которых создается система: договор на прохождение преддипломной практики, ГОСТ 34.602-89.

2.2.7  Назначение и цели создания системы

Автоматизированная система «Реклама» предназначена для автоматизации работы менеджера по рекламе агентства недвижимости.

Целью создания системы является повышение эффективности работы отдела жилой недвижимости.

Задачи:

- централизованное хранение информации об объектах недвижимости;

- автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;

- автоматизация формирования прайс-листа;

- автоматизация учета расходов на рекламу;

- анализ расхода на рекламу за периоды;

- быстрый поиск необходимой информации;

- сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

2.2.7 Характеристика объекта автоматизации

Компания ООО «СИА «Деловая недвижимость» была основана в 1999г.

К сфере деятельности компании относятся все виды сделок с недвижимостью, купля, продажа, обмен жилых и нежилых помещений, земельных участков и домов, а также предоставление информационных услуг по продаже объектов коммерческой недвижимости в Барнауле и в Алтайском крае.

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по рекламе отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «Деловая недвижимость».

К обязанностям менеджера по рекламе относится:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- подготовка прайс-листа объектов недвижимости;

- заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам;

- подача рекламы в СМИ;

- отслеживание выходов размещенной рекламы;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчета по рекламе по всему агентству недвижимости в разрезе агентов.

При разработке системы необходимо учитывать особенности объекта автоматизации: документооборот; наличие установленного ПО; условия работы.

2.2.7 Требования к системе

ИС «Реклама» должна быть реализована на программно-технических средствах, совместимых с общей концепцией АСУ предприятия.

ИС «Реклама» должна выполнять следующие функции:

- автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

Пользоваться системой будет менеджер по рекламе агентства недвижимости.

Менеджер должен иметь базовый знания работы на компьютере.

Подготовка менеджера включает обучение работе с системой (это должен проводить разработчик системы в рабочее время с использованием «руководства пользователя системы «Реклама»).

Доступ к информации должен определяться правами пользователей системы. Должна быть разработана система допуска, позволяющая ограничить права пользователей. У каждого пользователя должен быть пароль на вход в систему.

Система должна предусматривать возможность архивирования информации, в целях сохранности в результате непредвиденных событий и возможность восстановления данных в случае потери питания.

Информационная система «Реклама» должна выполнять следующие функции:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- автоматическое формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- автоматическая выгрузка рекламного объявления по определенным шаблонам;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- автоматическое формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- автоматическое формирование отчета по рекламе по всему агентству недвижимости в разрезе агентов;

- обеспечивать возможность редактирования отчета после формирования;

- должна осуществлять экспорт отчетов в программы Word и Excel;

- иметь внешний модуль для печати подготовленных отчетов на другом компьютере;

- иметь возможность быстрого изменения формы отчета без изменения исходного текста программы;

- обеспечивать быстрый поиск по справочникам;

- обеспечивать разграничение доступа пользователей к системе;

- создавать архивные копии справочников и документов;

- должна иметь простой интуитивно понятный интерфейс и не должна требовать длительного обучения работе с ней.

Для выполнения данной работы необходимы программные средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP.

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

Аппаратные средства - персональный компьютер на базе процессора AMD со 256Мб ОЗУ.

Для установки программы требуется около 5 Мб дискового пространства.

Компьютер должен иметь:

- процессор Intel 80486DX и выше;

- оперативную память не ниже 128Мбайт;

- жесткий диск не менее 20Gb;

- размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

- накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

- цветной SVGA монитор;

- печатающее устройство;

- устройство ввода клавиатура;

- манипулятор мышь.

Процесс подготовки и подачи рекламы должен осуществляться согласно должностным инструкциям.

Учет рекламы должен быть централизованным.

2.2.5 Состав и содержание работ по созданию системы

На первом этапе создания системы осуществляется обследование объекта и обоснование необходимости создания системы, а также происходит планирование и анализ требований к системе.

На втором этапе происходит разработка и утверждения технического задания на создание системы.

Третий этап включает разработку технического проекта системы и документации на систему.

Четвертый этап: разработка технической документации на систему.

Далее происходит внедрение системы: комплексная отладка системы, обучение персонала, поэтапное внедрение, оформление акты приема-передачи.

Завершающим этапом является эксплуатация системы.

2.2.6 Порядок контроля и приемки системы

Процесс тестирования проводится в 3 этапа:

- проверка в нормальных условиях;

- проверка в экстремальных условиях;

- проверка в исключительных ситуациях.

При проверке в нормальных условиях программе передаются характерные данные, модулирующую обычную работу оператора.

Проверка в экстремальных условиях подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю.

Проверка в исключительных ситуациях подразумевает ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях.

После проведения опытного тестирования происходит согласование всех возникших вопросов.

2.2.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке

объекта автоматизации к вводу в действие

Прежде чем ввести систему в действие необходимо провести ряд мероприятий, таких как:

- приобрести компьютер и подключить его к сети организации;

- установить необходимое программное обеспечение;

- обучить персонал работе с системой (это должен проводить разработчик системы в рабочее время с использованием «руководства пользователя ИС «Реклама»);

- настроить ИС «Реклама»:

- заполнить справочники,

- ввести начальные данные;

- выполнить пробный запуск системы;

- сдать в эксплуатацию.

2.2.8 Требования к документированию

По завершении работы разработчик системы должен предоставить руководство пользователя.

2.3  Технический проект на разработку ИС «Реклама» для

компании «Деловая недвижимость»

2.3.1 Общие положения

Полное наименование разрабатываемой системы: «Автоматизированное рабочее место менеджера по рекламе агентства недвижимости».

Краткое название: ИС «Реклама».

АРМ разрабатывается студенткой 6 курса вечернего факультета специальности «Прикладная информатика в экономике» Алтайского Государственного Технического Университета им. И.И. Ползунова Ткаченко Н.И. по заказу отдела жилой недвижимости агентства недвижимости ООО «СИА «Деловая недвижимость».

Система создается на основании задания на дипломное проектирование (Приложение А).

Программа должна быть ориентирована на предприятие ООО «СИА «Деловая недвижимость», должна учитывать все особенности подачи рекламы.

Целью создания системы является повышение эффективности работы отдела жилой недвижимости.

Использование системы должно решать следующие задачи:

- централизованное хранение информации об объектах недвижимости;

- автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;

- автоматизация формирования прайс-листа;

- автоматизация учета расходов на рекламу;

- анализ расхода на рекламу за периоды;

- быстрый поиск необходимой информации;

- сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

Источником финансирования работы является предприятие заказчик. Оплата будет произведена по окончанию работы.

Система должна соответствовать нормам и правилам техники безопасности, пожарной и взрывной безопасности.

При проектировании системы должны использоваться нормативно-технические документы ГОСТы:

- ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы;

- РД 50-34.698-90 Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы требования к содержанию документов;

- ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;

- ГОСТ 34.603--92. Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем.

При разработке системы должны учитываться особенности подачи рекламы в различные СМИ (график подачи, определенная система сокращений и т.д.).

2.3.2 Описание процесса деятельности

Главным при работе с системой является учет расходов на рекламу. ИС «Реклама» должна обеспечивать учет выходов рекламы и расходы на рекламу.

Так как, система должна функционировать в двух режимах администратор и пользователь приведем описание процесса деятельности для каждой категории пользователей.

На первом этапе работы с системой пользователь должен войти в систему под своим паролем и заполнить бланк анкеты по объекту недвижимости, который необходимо рекламировать.

Анкета должна содержать следующую информацию об объекте: тип объекта, адрес объекта, удобства (количество комнат, площадь, этаж/этажей, тип стен, планировка, состояние и т.д.), цену, вид владения. Должна быть реализована возможность ввода информация не только о квартирах, но и об объектах коммерческой недвижимости, домах, участках, долевках.

При заполнении анкеты объекта используется информация из справочников: Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов.

После того, как внесена информация об объекте недвижимости, необходимо ввести информацию о договоре на оказание услуг, который относится к данному объекту недвижимости. Внесение информации о договоре должно быть необходимым условием добавления объекта недвижимости в рекламу.

Когда будет внесен объект недвижимости и договор, пользователь отправляет объект недвижимости в рекламу. При добавлении в рекламу пользователь должен выбрать перечень газет, в которые необходимо подать рекламу, телефоны для рекламы, район для газеты, и указать, как часто должны выходить реклама.

После того, как объект добавлен в рекламу, у пользователя должна быть реализована возможность просмотра текста объявления подготовленного по шаблону для каждой газеты.

На первом этапе работы с системой администратор должен внести сотрудников агентства в список. Информация о сотруднике должна содержать данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные, прописка, контактные телефоны.

Для каждого сотрудника администратор должен определить права доступа в систему и пароль.

Администратор должен иметь возможность просмотра объектов недвижимости каждого агента из своей рабочей области.

Изначально администратором должны быть заполнены все справочники, необходимые для работы с системой (Улицы, Типы квартир, Планировки, Типы стен, Состояния, Виды сделок, Виды владения, Типы домов, Типы объектов).

Администратор также должен вести список СМИ, в которые можно подавать рекламу, настраивать шаблоны для выгрузки объявлений в нужном для редакции формате. Должна быть реализована возможность настройки шаблонов прямо из программы.

На основе информации об объекте администратор должен формировать прайс-лист объектов недвижимости.

На основе данных внесенных сотрудниками об объектах недвижимости и графиках подачи рекламы администратор должен своевременно производить выгрузку рекламы по шаблонам и отправлять тексты объявление в редакции газет.

Должна быть реализована возможность выгрузки данных в стандартные офисные приложения Word, Excel для возможности редактирования и печати данных, либо их сохранения в файл.

При выгрузке должна задаваться информация о дате выхода газеты, о рубрике и о стоимости строки объявления. На основе этих данных должна формироваться отчетность о расходах на рекламу.

Отчеты о расходах на рекламу должны содержать информацию о сотруднике, объекте недвижимости, дате выхода газеты. Должна быть реализована возможность формирования отчетов в разрезе сотрудников, даты, объекта недвижимости, а также формирование отчетов за период.

Для удобства работы сформированные отчеты должны выгружаться в Word и Excel, для редактирования, печати и сохранения, если это необходимо.

Также у администратора должна быть реализована возможность создания архивных копий базы данных и восстановления данных в случае сбоя.

2.3.3 Основные технические решения

Структура информационной системы «Реклама» будет включать в себя справочную информацию, учет рекламы, отчетность.

Справочники предназначены для ввода информации в систему и используются в модуле «Учет рекламы». Из них в базу данных передаются параметра СМИ.

В модуль «Учет рекламы» из базы данных передаются параметры объектов недвижимости и из модуля в базу данных - информация о вышедшей рекламе.

Из базы данных в модуль «Отчетность» передаются параметры объекта, сотрудника и рекламы.

Структура базы данных ИС «Реклама» приведена на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 - Структура базы данных ИС «Реклама»

При проектировании системы автоматизации должны приниматься во внимание следующие требования:

- система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах, подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети;

- система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

- архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;

- система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

- основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;

- система должна функционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.

АИС «Реклама» должна взаимодействовать с АИС «Agent», которая предназначена для учета договоров и объектов недвижимости, а также расчета заработной платы сотрудников.

Каждый объект недвижимости, который отправляется в рекламу, должен быть привязан к договору, чтобы обеспечить целевую подачу рекламы и исключить расходование денежных средств на рекламу объекта неподкрепленного договором.

Таким образом, при вводе в АИС «Реклама» номера договора и даты его заключения из АИС «Agent» должна передаваться информация об объекте, которая вносится менеджером отдела при регистрации договора. Это исключит дублирование данных об объекте и обеспечит рекламирование только тех объектов недвижимости, по которым заключен договор.

АИС «Реклама» должна функционировать в двух режимах: администратор и пользователи.

В режиме функционирования «Администратор» должны быть доступны следующие функции:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение справочников, необходимых для работы;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- разграничение доступа пользователей к системе;

- создание архивных копий справочников и документов.

В режиме функционирования «Пользователь» должны быть доступны следующие функции:

- ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- добавление объекта недвижимости в рекламу;

- просмотр прайс-листа;

- просмотр отчетов о расходах на рекламу;

- занесение проданных объектов недвижимости в архив.

На начальных стадиях работы системы ей будет пользоваться менеджер по рекламе и специалисты по недвижимости, в составе 20 человек.

В дальнейшем по мере роста компании численность персонала может увеличиться.

Специалист по недвижимости должен вести список объектов недвижимости, продажей которых он занимается и которые необходимо рекламировать, определять список СМИ, в которых необходимо рекламировать объект, своевременно вносить изменения в график подачи рекламы и в описание объектов.

Менеджер по рекламе должен осуществлять ведение списков сотрудников, ведение необходимых справочников. На основе описания объекта недвижимости и графика подачи рекламы, которые формирует специалист по недвижимости, менеджер подготавливать прайс-листа объектов недвижимости, заполнять бланки подачи рекламы по определенным шаблонам, подавать рекламу в СМИ, отслеживать выходы размещенной рекламы, учитывать расходы на рекламу по каждому объекту недвижимости, формировать отчеты по рекламе.

Специалист по недвижимости должен работать в режиме функционирования «Пользователь».

Менеджер по рекламе должен являться администратором системы.

Для работы с системой специалист по недвижимости должен знать характеристики, которыми может обладать объект. Иметь базовые знания для работы на компьютере.

Менеджер по рекламе должен знать принципы подачи рекламы в агентстве недвижимости, знать рынок СМИ. Уметь обращаться с компьютером как опытный пользователь.

Технический проект должен соответствовать характеристикам, описанным в техническом задании (см. п. 2.2).

АИС «Реклама» должна выполнять следующие основные функции:

- автоматизировать ведение списков сотрудников, СМИ, объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- автоматизировать формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- автоматизировать учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формировать различные отчеты по расходованию средств на рекламу в различных разрезах.

2.3.4 Схема функциональной структуры

Информационная система «Реклама» должна состоять из следующих функциональных блоков: сбор данных, хранение, обработка и вывод данных.

Сбор данных представляет собой заполнение справочников, в которых храниться постоянная информация. Справочники используются при вводе информации об объектах недвижимости, при подготовке объектов в рекламу, при формировании отчетов и т.д.

Также сбор данных подразумевает ввод информации об объектах недвижимости и о сотрудниках компании. Данная информация используется при формировании отчетов и подготовки рекламы.

Хранение данных обеспечивает постоянное накопление введенной информации: информации об объектах, о сотрудниках, информации в справочниках, а также хранение отчетов за различные периоды.

Обработка данных включает в себя подготовку рекламы по определенным шаблонам, а также расчет расходов на рекламу по всем объектам недвижимости.

Вывод данных подразумевает формирование отчетов о расходах на рекламу в разрезе агентов, объектов недвижимости, за определенный период, а также формирование прайс-листа объектов недвижимости.

На рисунке 2.16 представлена схема функциональной структуры процесса подготовки и учета рекламы.

Типовым решением для реализации функций печати, проверки правописания, редактирование должны быть стандартные офисные приложения Word, Excel.

Рисунок 2.16 - Схема функциональной структуры

2.3.5 Описание постановки задачи (комплекса задач)

АИС «Реклама» должна выполнять следующие задачи:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списков объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать;

- ведение списков СМИ;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов о расходовании средств на рекламу в различных разрезах.

Ведение списка сотрудников должно быть реализовано с целью детализации учета расходов на рекламу, а также для реализации разграничения прав доступа к системе.

При принятии на работу сотрудника его паспортные данные и данные из личной анкеты вносятся в базу данных.

Входной информацией для данной задачи является паспортные данные сотрудника, анкета сотрудника, которую он заполняет при поступлении на работу.

На выходе мы имеем информацию о сотруднике, которая используется при регистрации объекта недвижимости, а также при добавлении объекта в рекламу.

Информация об объектах недвижимости также должна храниться в базе данных. Эта информация используется при формировании объявления по шаблону для конкретной газеты, а также для учета расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости.

Входной информацией для данной задачи является договор, который содержит описание характеристик объекта недвижимости.

На выходе имеем заполненную анкету объекта.

После того, как в базу данных будет внесен объект недвижимости, агент должен из списка СМИ выбирать газету, в которую хочет подать рекламу.

Список СМИ должен содержать газеты, в которых может быть размещена реклама. Данный список должен быть всегда в актуальном состоянии и отображать реальный рынок СМИ.

На вход данной задачи поступает информация о СМИ в устной форме, либо в виде прайс-листа на размещения. Информация о СМИ должна содержать название газеты, адрес редакции, телефоны для связи, а также шаблоны для подачи объектов недвижимости в рекламу.

На выходе мы имеем список СМИ с шаблонами для каждой категории объектов недвижимости. Данная информация используется при подготовке объявлений, а также для подготовки отчетов о расходах на рекламу.

Прайс-лист объектов недвижимости формируется для наглядного представления всего перечня объектов недвижимости, продажей которых занимается агентство.

Прайс-лист формируется на основе анкет объектов недвижимости и списка агентов, что является входной информацией для данной задачи.

На выходе мы имеем сводный отчет об объектах недвижимости с привязкой к агенту, который занимается продажей этого объекта.

Учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости подразумевает ведение журнала выходов рекламы с указанием стоимости одного объявления.

Учет ведется с целью контроля расходования денежных средств на рекламу, а также для предоставления отчетов о расходах клиентам при завершении сделки.

Входной информацией здесь будет факт выгрузки объявления в рекламу, стоимость одного выхода объявления и список сотрудников.

На выходе мы имеем журнал отправок в рекламу с указанием газеты, даты отправки, стоимости строки, которая для каждой газеты и для каждой категории объектов недвижимости своя.

Отчеты о расходах на рекламу по отделу или по всей компании формируются по требованию руководства для принятия оперативных управленческих решений.

Отчеты о расходах на рекламу по конкретному объекту недвижимости формируются по требованию агента для предоставления данного отчета клиенту, в качестве доказательства о проделанной работе и израсходованных средствах.

Для формирования отчетов на входе необходимо иметь журнал отправок в рекламу, список сотрудников, список объектов, список СМИ.

На выходе мы будем иметь отчеты о расходах на рекламу в разрезе дат, агентов, объектов, отделов и т.д. в электронной или печатной форме.

На основе данных журнала отправок в рекламу, списка объектов недвижимости, списка агентов и списка СМИ могут быть рассчитаны расходы на рекламу по объекту недвижимости (R_ob) по следующей формуле (1):

Rob = i Cgkd ,	(1)

где _i - суммирование по объекту;

C_gkd- стоимость строки g-ой газеты по категории k за дату d, руб.

Расчет расходов на рекламу по объекту недвижимости в разрезе дат (R_d) должен быть осуществлен по формуле (2):

Rd= i d1d2 Cgkd,	(2)

где _d1^d2- суммирование строк с даты d1 по дату d2.

Расчет расходов на рекламу в разрезе агентов (R_a) должен быть осуществлен по формуле (3):

Ra = j i Cgkd,	(3)

где _j- суммирование расходов по объектам недвижимости i по агенту j.

Расчет расходов на рекламу в разрезе отделов (R_ot) должен быть осуществлен по формуле (4):

Rot = ot j i Cgkd ,	(4)

где _ot-суммирование расходов на рекламу по отделу ot.

2.3.6 Информационное обеспечение

На основе анализа входной и выходной информации можно провести проектирование базы данных.

Так как база данных реляционная, то все сущности связаны между собой через ключевые поля, причем среди связей присутствуют как связи один к одному, так один ко многим.

В базе данных представлено 8 основных сущностей и 13 дополнительных.

Логическая структура БД представлена на рисунке 2.17.

Сущность «Отделы» содержит информацию об отделах компании (отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды и т.д.). Данная таблица связана с таблицей «Сотрудники» (связь один-ко-многим).

Сущность «Сотрудники» содержит информацию о сотрудниках компании. Она связана с таблицами «Договора» (связь один-ко-многим), «Телефоны» (связь один-ко-многим), «Объекты недвижимости» (связь один-ко-многим), «Строки выгрузки» (связь один-ко-многим).

Рисунок 2.17 - Логическая модель БД ИС «Реклама»

Сущность «Договора» содержит информацию о договорах компании (дата заключения, номер, дата начала, дата окончания). Она связана с таблицами «Виды сделок» (связь один-ко-многим), «Строки отправки» (связь один-ко-многим), «Отправка рекламы» (связь один-ко-многим).

Сущность «Строки отправки» содержит информацию об отправке объекта в рекламу. Она связана с таблицами «Районы» (связь один-ко-многим), «Объект недвижимости» (связь один-ко-многим), «Дата отправки» (связь один-ко-многим).

Сущность «Отправка рекламы» содержит факт отправки объекта в рекламу. На основе данных из этой таблицы производится выгрузка рекламы. Данная таблица связана с таблицами «Объект недвижимости» (связь один-ко-многим), «Контрольные точки отправок» (связь один-ко-многим).

Сущность «Контрольные точки отправок» содержит информацию о контрольных точках отправки объекта в рекламу, для каждого СМИ свои контрольные точки. Она связана с таблицами «Газеты» (связь один-ко-многим), «Дата отправки» (связь один-ко-многим), «Типы объектов» (связь один-ко-многим), «Отправка рекламы» (один-ко-многим).

Сущность «Объекты недвижимости» содержит информацию об объектах недвижимости, которые необходимо рекламировать. Для внесения информации об объекте недвижимости используются данные из таблиц «Типы объектов» (связь один-ко-многим), «Состояния » (связь один-ко-многим), «Типы стен» (связь один-ко-многим), «Планировки» (связь один-ко-многим), «Типы квартир» (связь один-ко-многим), «Виды владения» (связь один-ко-многим), «Улицы» (связь один-ко-многим), «Районы» (связь один-ко-многим).

Этап физического проектирования связан с построением модели физического размещения данных на носителе (рисунок 2.18). От результатов проектирования на этом этапе зависит выполнение таких требований как эффективность, производительность и надежность функционирования.

База данных состоит из 21 таблицы в формате Paradox 7.

Рисунок 2.18 - Физическая модель БД ИС «Реклама»

Структура программного обеспечения информационной системы «Реклама» будет состоять из следующих частей: справочники, ввод данных, действия, подготовка рекламы, отчеты.

Данное разделение выполнено с точки зрения удобства работы системой и быстрого поиска необходимой информации.

«Справочники» представляют собой диалоговое окно и предназначены для ввода информации в систему и используются блоком ввод данных при вводе объектов недвижимости, а также при отправке объектов в рекламу и формировании отчетов о расходах на рекламу.

«Ввод данных» необходим для ввода в систему информации об объектах недвижимости и сотрудниках компании. При вводе информации используются данные из справочников для оперативного ввода информации в систему.

Действия будут включать возможность создание архивной копии и восстановления информации из базы данных на случай сбоев в системе и угрозе потери данных.

Подготовка будет включать настройку шаблонов для подготовки рекламы и выгрузку подготовленных объявлений по настроенным шаблонам. Выгрузка будет использовать данные из блоков «Справочники» и «Ввод данных».

Отчеты будут формироваться на основе данных из блоков «Подготовка рекламы» и «Справочники». Блок будет включать в себя отчеты по расходам на рекламу в сумме по агентству, по агенту и по объекту недвижимости.

На рисунке 2.19 приведена схема структуры программного обеспечения информационной системы «Реклама».

Рисунок 2.19 - Структура ИС «Реклама»

2.3.7 Описание комплекса технических средств

Аппаратные средства - персональный компьютер на базе процессора AMD со 256Мб ОЗУ.

Для установки программы требуется около 5 Мб дискового пространства.

Компьютер должен иметь:

- процессор Intel 80486DX и выше;

- оперативную память не ниже 128Мбайт;

- жесткий диск не менее 20 Gb;

- размер свободного пространства на жестком диске компьютера не менее 1Гб;

- накопитель на гибких магнитных дисках 3.5” или устройство чтения компакт-дисков;

- цветной SVGA монитор;

- печатающее устройство;

- устройство ввода клавиатура;

- манипулятор мышь.

2.3.8 Программное обеспечение

Для выполнения данной работы необходимы программные средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP;

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

2.3.9 Программа и методика испытаний (компонентов, комплексов

средств автоматизации, подсистем, систем) - тестирование

системы

Процесс тестирования должно проводиться в 3 этапа:

- проверка в нормальных условиях;

- проверка в экстремальных условиях;

- проверка в исключительных ситуациях.

При проверке в нормальных условиях программе должны передаваться характерные данные, модулирующую обычную работу оператора.

Проверка в экстремальных условиях подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю.

Проверка в исключительных ситуациях подразумевает ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях.

Проверка в нормальных условиях включает в себя проверку системы на ряде тестов (таблицы 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 и 2.6).

Таблица 2.1 - Заполнение справочника «Сотрудники»

Заполняемое поле	Значение поля
Отдел	1 отдел
ФИО	Козякина Янина Павловна
Пол	женский
Дата рождения	11.03.1967
Номер паспорта	579593
Когда выдан	28.04.2001
Кем выдан	ОВД Железнодорожного района
Место жительства	ул. Северо-Западная, 25-46
Дата приема на работу	01.08.2005
Статус сотрудника	Эксперт
Как можно связаться	т.д. 77-78-31

При вводе этих данных система должна сохранить анкету без вывода каких-либо сообщений.

Таблица 2.2 - Добавление объекта недвижимости

Заполняемое поле	Значение поля
Тип объекта	Квартира
Город	Барнаул
Район	Центральный район
Улица	Анатолия
Заполняемое поле	Значение поля
Дом	224
Квартира	-
Ориентир	-
Дополнительная информация	чистая продажа
Количество комнат	3
Этаж	7
Этажей	9
Планировка	Изолированные
Тип объекта	121 серия
Тип стен	Панельный
Балкон-лоджия	2л/з
Общая	66
Жилая	42
Кухня	8
Телефон	да
Решетки	нет
Мет.дверь	да
Вода холодная	да
Вода горячая	да
Состояние	Удовлетворительное состояние
Вид владения	Долевое
Доля	-
Долей	-
Цена	1250

При вводе этих данных система должна сохранить анкету без вывода каких-либо сообщений.

Таблица 2.3 - Добавление объекта в рекламу

Заполняемое поле	Значение поля
Дата отправки	Купи-Продай среда 19.04.2006 22 р.
Телефон	61-86-18
Район для газеты	Центр
Заполняемое поле	Значение поля
Договор	1/59
Цена (если пусто, то из анкеты)	-
Отправлять всегда	Да

При вводе этих данных система сохраняет информацию об отправке и на основе этих данных осуществляется выгрузка рекламы.

Таблица 2.4 - Выгрузка рекламы

Заполняемое поле	Значение поля
Газета	Купи-Продай
День	Среда
Тип недвижимости	Квартира
Дата отправки	19.04.2006
Цена строки	22
Цена клиента	-
Время	9:00:00
Принимать объекты измененные с	-
Примечание	-

После ввода этих данных необходимо нажать кнопку OK и система автоматически должна внести добавленную выгрузку в список выгрузок. Когда выгрузка добавлена в список выгрузок ее нужно акцептовать, нажав кнопку «Провести». При нажатии на эту кнопку система должна показать строку состояния процесса, по его завершении система должна прибавить стоимость строки объявления к общим расходам на рекламу и при нажатии на кнопку «Строки выгрузки» должен появиться список объектов недвижимости отправленных в рекламу. Должна быть реализована возможность выгрузки этого списка в Word и Excel.

Таблица 2.5 - Формирование отчета

Параметры отчета	Значение поля
Агент	Козякина Янина Павловна
Объект	Квартира на Анатолия
Продолжение таблицы 2.5
Параметры отчета	Значение поля
Период	19.04.2006-19.04.2006
Отчет по объекту	Да

После чего, по нажатие на кнопку «Печать» система должна выдать отчет.

Таблица 2.6 - Содержание отчета

Содержание отчета	Значение поля
Заголовок	Отчет о расходах на рекламу по объекту
Период	С 19.04.2006 до 19.04.2006
ФИО агента	Козякина Янина Павловна
Адрес объекта	Ул.Анатолия, 224
Газета	Купи-Продай
Дата отправки	19.04.2006
Стоимость	22,00
Стоимость за телефон	0,00
Итого	22,00

Программа должна показать отличную работу и не вызвать никаких нареканий. Проверка в экстремальных условиях и исключительных ситуациях, которая подразумевает ввод граничных значений для данных, ввод большого количества записей или наоборот сведение количества записей к нулю, а также ввод заведомо неверных данных, или данных расположенных на границах допустимой области, данных, содержащих пробелы, цифры и буквы в разнообразных недопустимых сочетаниях, не должна привести к сбоям в системе, так как для данных отсутствуют граничные значения для данных, а ввод заведомо неверных данных может повлиять лишь на итоговые данные в отчетах.

3. ИС «РЕКЛАМА» ДЛЯ АГЕНТСТВА НЕДВИЖИМОСТИ

«ДЕЛОВАЯ НЕДВИЖИМОСТЬ»

3.1 Руководство по использованию ИС «Реклама»

Руководство пользователя предназначено для того, чтобы научить пользователя программы работе с ней. При этом предполагается, что он имеет некоторый начальный навык работы с компьютером, т.е. умеет работать с клавиатурой и мышью, ориентируется в сообщениях выдаваемых компьютером, знает, что такое Windows, окно и т.п.

Информационная система «Реклама» автоматизирует процессы подготовки, подачи и учета рекламы для агентств недвижимости.

Информационная система «Реклама» разработана с использованием программного средства визуальной разработки - Delphi 6 при поддержке операционной системы Windows XP.

Система рассчитана на работу под управлением ОС Windows'9x, 2000 и XP.

Для работы программы, необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД Borland Database Engine 5, которая поставляется вместе с пакетом Delphi 6, а также вместе с дистрибутивом данной программы.

При установке системы необходимо зарегистрировать пользователей системы, назначить права и установить пароль. Это должен делать администратор системы.

3.1.1 Работа в режиме администратора

В режиме функционирования «Администратор» доступны следующие функции:

- ведение списков сотрудников;

- ведение списка СМИ;

- ведение справочников, необходимых для работы;

- формирование прайс-листа объектов недвижимости;

- выгрузка рекламного объявления по шаблонам;

- учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости;

- формирование отчетов по рекламе по каждому объекту недвижимости;

- разграничение доступа пользователей к системе;

- создание архивных копий справочников и документов.

Начало работы с системой

Для запуска программы необходимо выбрать Пуск>Программы>Реклама, либо ярлык на рабочем столе.

Рисунок 3.1 - Запуск информационной системы «Реклама»

Для входа в систему необходимо выбрать пользователя и ввести пароль, после чего необходимо нажать кнопку Готово.

После выполненных действий откроется рабочая область программы (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 - Рабочая область программы

Работа со справочниками

При первом запуске системы необходимо заполнить и настроить справочники.

Доступ к справочникам осуществляется через пункт меню «Справочники» или через кнопки быстрого доступа, расположенные в правой части рабочей области программы.

Для каждого справочника заложен свой перечень режимов обработки информации, такие как возможность добавления, редактирования, удаления, просмотра.

Справочники используются для формирования отчетов, добавления объектов в рекламу, а также для заполнения карточки объектов недвижимости, сотрудников, газет.

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о сотрудниках компании. Информация содержит ФИО сотрудника, его паспортные данные, дату приема на работу, контактные телефоны. Редактирование элемента справочника производится в отдельном диалоговом окне при нажатии кнопки «Изменить».

Рисунок 3.3 - Справочник «Сотрудники»

Для добавления нового сотрудника необходимо нажать кнопку «Добавить». После чего появится диалоговое окно для ввода данных (рисунок 3.4). Чтобы просмотреть текущую запись необходимо нажать кнопку «Просмотр».

Рисунок 3.4 - Добавление элемента в справочник

Кнопка «Доступ» предназначена для назначения прав доступа и пароля для входа в систему конкретному пользователю.

Администратор имеет доступ к объектам недвижимости всех пользователей и может войти в их пользовательскую форму через кнопку «Форма».

Справочник «Газеты» предназначен для хранения информации о печатных изданиях, в которые подается реклама.

Рисунок 3.5 - Справочник «Газеты»

Данный справочник содержит название адрес, телефон печатного издания, а также контрольные точки отправок рекламы для каждого издания.

Для добавления записи предназначена пиктограмма . На экране появится диалоговое окно для ввода данных (рисунок 3.6).

Рисунок 3.6 - Добавление элемента в справочник

Редактирование записи производится в отдельном диалоговом окне при нажатии на пиктограмму .

Для настройки шаблонов выгрузки предназначена кнопка «Шаблон».

Добавление контрольных точек отправок в рекламу для каждой газеты производится в правой части окна при нажатии на пиктограмму . При нажатии появляется окно для добавления информации (рисунок 3.7).

Рисунок 3.7 - Добавления контрольных точек (закладка «Общее»)

В данном окне Вы видите три закладки «Общее», «Телефоны», «Шаблоны». На закладке «Общее» определяется цена строки объявления в данной газете, метод сортировки. Закладка «Телефоны» отображает информацию об используемых для рекламы телефонах, максимальном количестве возможных номеров, цену за дополнительные телефоны, а также позволяет установить префикс перед номером (рисунок 3.8).



Рисунок 3.8 - Добавления контрольных точек (закладка «Телефоны»)

На закладке «Шаблоны» прописываем путь к шаблону для выгрузки (рисунок 3.9)

Рисунок 3.9 - Добавления контрольных точек (закладка «Шаблоны»)

Справочник «Отделения» предназначен для хранения информации об отделениях компании (Ленинское отделение, Индустриальное отделение и т.д.)

Справочник «Отделы» предназначен для хранения информации об отделах компании (отдел жилой недвижимости, отдел коммерческой недвижимости, отдел аренды и т.д.).

Справочник «Районы» хранит информацию о города и сокращения к ним. Разные газеты используют разную градацию по районам и различные сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости и добавлении объекта недвижимости в рекламу.

Справочник «Улицы» список улиц города и сокращения к ним. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочники «Типы квартир» содержит список типов квартиры и сокращения, используемые в разных газетах. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Планировки» содержит информацию о существующих планировках квартир и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы стен» содержит информацию о существующих типах стен и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Состояния» содержит информацию о возможных состояниях объекта недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды сделок» содержит информацию о существующих видах сделок и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Виды владения» содержит информацию о видах владения на объекты недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы домов» содержит информацию о возможных типах домов по принадлежности к какому-либо городу или району города и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Справочник «Типы объектов» содержит информацию о типах объектов недвижимости и сокращений к ним для печатных изданий. Информация из данного справочника используется при заполнении информации об объекте недвижимости.

Выгрузка рекламных объявлений

После того, как в программу внесена информация об объектах недвижимости, которые необходимо рекламировать, и выбраны печатные издания, где должна идти реклама, администратору необходимо провести выгрузку текстов объявлений.

Для осуществления выгрузки необходимо нажать кнопку «Выгрузка» в рабочей области программы, после чего на экране появится окно выгрузки данных (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10 - Выгрузка данных

Добавление в выгрузку осуществляется по нажатие кнопки «Добавить», после чего появляется диалоговое окно «Подача объявления» (рисунок 3.11).

Для добавления в выгрузку необходимо выбрать печатное издание, по которому производится выгрузка, а также категорию объектов недвижимости (квартиры, дома, коммерческая недвижимость и т.д.), дату отправки и стоимость строки объявления, после чего нажать кнопку «Готово».

После того, как определена категория объекта недвижимости и печатное издание для выгрузки, необходимо нажать кнопку «Провести».

По нажатие кнопки «Провести» происходит отнесение стоимости строки объявления на каждый объект недвижимости находящийся в выгрузке. Таким образом, осуществляется учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости. На основе данных учета формируются отчеты о расходах на рекламу.

Рисунок 3.11 - Подача объявления

Чтобы просмотреть все строки, попавшие в выгрузку необходимо нажать кнопку «Строки выгрузки».

Для того чтобы выгрузить эти строки по определенному шаблону необходимо нажать кнопку «Выгрузить». Выгрузка осуществляется в программы Word и Excel на выбор. Выгруженные тексты объявлений можно сохранить в файл или распечатать.

Здесь же можно сформировать отчет о расходах на рекламу по произведенной выгрузке.

Формирование отчетов

Как и в любой другой автоматизированной системе, работающей с базой данных в данной системе, производство отчетов является важнейшей частью и конечной целью всей работы.

На сегодняшний день система обеспечивает производство отчетов о расходах на рекламу в различных разрезах.

Доступ к блоку отчеты осуществляется через пункт меню «Отчеты» или через кнопку быстрого доступа «Отчеты» в рабочей области программы.

На рисунке 3.12 представлена форма для выбора параметров отчета.

Рисунок 3.12 - Подготовка отчета

Для формирования отчета необходимо выбрать фамилию агента, объект недвижимости, а также отчетный период. Отчеты могут быть сформированы по агенту в целом (по всем объектам недвижимости, которые рекламирует агент), по объекту недвижимости, по отделу в целом. Пример отчета приведен на рисунке 3.13.

Рисунок 3.13 - Отчет о расходах на рекламу

Сервисные функции

Как и следует из названия, сервисные функции призваны обеспечить решение двух задач:

выполнение операций по обслуживанию системы (работа с базой, настройка параметров и т.д.);

обеспечение пользователя необходимым инструментарием для повышения комфортности работы с системой.

Функции доступные только администратору:

пути доступа;

резервное копирование баз данных.

Доступ к служебным сервисным функциям можно получить, только зайдя в систему под паролем администратора. Данное ограничение введено для гарантированного сохранения целостности данных, защиты их от несанкционированного доступа.