Туристическое агенство "First Travel"

Для одной таблицы Access позволяет создать до 32 индексов, из которых пять могут быть составными. Составной индекс может включать до 10 полей. С увеличением количества индексов уменьшается скорость добавления новых записей, так как каждая новая запись требует добавления к ней индексов.

В процессе сортировки текстовые записи можно сортировать в алфавитном порядке. Числовые, денежные, временные данные можно сортировать по возрастанию или убыванию.

Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо узнать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, а затем нажмите кнопку "Индексы" на панели инструментов и в окне "Индексы" и укажите другой порядок полей для индекса с именем Primary Key.

Для сортировки данных по одному полю в режиме формы или таблицы установите в этом поле курсор и выберите в меню "Записи" команду "Сортировка": Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Команды дублируют аналогичные кнопки на панели инструментов.

база данный access интерфейс

Вы можете выделить в таблице два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. В форме возможна сортировка записей только по одному полю. Набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для их сортировки, называется фильтром.

Для сортировки данных в таблице по нескольким полям выберите в меню "Записи" команду "Фильтр", "Расширенный фильтр". На экране отобразится окно, в верхней части которого отображен список всех полей таблицы. Это окно используется для выбора полей, по которым будет выполняться сортировка.

В Access сначала сортируются записи, расположенные в самом левом столбце, затем в следующем столбце справа и т. д. Условия сортировки: по возрастанию, по убыванию и т. д. задаются в строке "Сортировка".

После задания условий сортировки выберите в меню "Фильтр" команду "Применить фильтр". Для отображения не отсортированной таблицы выберите в меню "Записи" команду "Удалить фильтр". Если фильтр создается в форме или таблице, в которой уже есть фильтр, оставшийся от предыдущего сеанса работы, то новый фильтр замещает его.

Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора данных или для их сортировки. Применение фильтра позволяет ограничить количество просматриваемых записей и отобрать только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Фильтры не сохраняются после закрытия таблицы или формы, поэтому их приходится создавать заново после открытия таблицы или формы.

Для проведения отбора по определенным условиям укажите таблицу или форму и поле, по которому будет производиться фильтрация записей. В Access поддерживается различные способы отбора записей с помощью фильтров.

3.4 Запросы на ведение баз данных

Запрос на изменение позволяет проводить изменения в базовых таблицах самой базы данных. В отличие от запроса на выборку такие запросы позволяют выполнять определенные действия с помощью кнопки Запуск.

Запросом на изменение называется запрос, за одну операцию изменяющий, пермещающий или удаляющий несколько записей безвозвратно.

Существует четыре основных категорий запроса:

1. На удаление записи - удаляет группу записей из одной или несколько таблиц

2. На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

3. На добавление - добавляет группу записей в одну или несколько таблиц

4. На создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех данных или их части из одной или нескольких таблиц. Его используют для создания архивных файлов, содержащие старые записи или для создания таблицы для экспорта.

Создание запроса на изменение похоже на создание перекрестного запроса. В основе действий лежат следующие принципы

- Создается стандартный запрос на поиск данных, подлежащих изменению;

- Для проверки правильности созданный запрос выполняется;

- Созданный запрос на выборку преобразовывается на выполнение действий на изменение. Для преобразования запроса необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в области окна запроса и в меню выбрать последовательно команды Тип запроса и необходимую категорию изменений - Создание таблицы, Обновление, Добавление или Удаление.

3.5 SQL - запросы

Запрос SQL -- это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.



Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости, пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.

Некоторые запросы, которые называют запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окно запроса в режиме SQL. Для подчиненного запроса пользователь должен ввести инструкцию SQL в строку Поле или Условие отбора в бланке запроса.

Инструкции SQL могут быть использованы в Microsoft Access в тех местах, куда можно ввести имя таблицы, запроса или поля.

В некоторых ситуациях инструкция SQL создается автоматически. Например, при использовании мастера для создания формы или отчета, получающего данные из нескольких таблиц, автоматически создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) формы или отчета. При создании списка или поля со списком с помощью мастера также создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) списка или поля со списком.

Если мастер не использовался, можно создать инструкцию SQL в ячейках свойств Источник записей (RecordSource) или Источник строк (RowSource), нажав кнопку построителя рядом с соответствующей ячейкой и создав запрос в режиме конструктора запроса.

Допускается также следующее программное использование инструкций SQL:

аргумент "Инструкция SQL" макрокоманды "3anycK3anpocaSQL" (RunSQL);

программа, записанная как строковый литерал, или инструкция SQL, включающая переменные и элементы управления;

свойство SQL объекта QueryDef, используемое для изменения базовой инструкции SQL запроса.

Допускается ввод выражений в инструкцию SELECT, а также в предложения WHERE, ORDER BY, GROUP BY или HAVING. В качестве значений некоторых аргументов

Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в окне конструктора, поскольку для описания запросов на языке SQL необходим опыт работы с базами данных. Примерами SQL- запросов являются запросы на объединение запросы к серверу управляющие и подчиненные запросы. SQL- запросы могут служить не только для извлечения информации из базы даннях, но и для получения сведений для формы и отче та, а также для заполнения полей списков в формах.

Запросы, созданные в окне конструктора запроса, Access автоматически преобразует в SQL-запросы. Пока пользователь работает с базой данными созданными Access, ему незачем обращаться к SQL- инструкциям. SQL представляет интерес только в том случае, если из Access пользователь делает запрос к другой базе данных поддерживающей SQL.

В основе SQL запросов лежит инструкция, в ней используются четыре основные команды SQL:

SELECT - с этой команды начинается создание запроса, за ней следуют имена полей которые будут выбраны из одной или нескольких таблиц. Наличие данной команды в запросе обязательно. Для правильной записи запроса после инструкции SELECT прописываются те поля, которые должны отображаться в результирующей таблице, но если их несколько, то их имена разделяются запятыми, при этом, если в имени поля содержится пробел, оно заключается в квадратные скобки. Если выбираются поля из нескольких таблиц, то указываются сами таблицы, причём ставятся на первом месте и отделяются от имени полей точкой. Если из таблицы необходимо выбрать все поля, прописывается имя таблицы и символ *.

FROM - данная команда определает имена таблиц, содержит поля, которые определяются в команде SELECT. Наличие данной команды в запросе обязательно, если используется несколько таблиц, то необходимо также определить тип объединения join между таблицами. Предикаты в инструменте SELECT используются для ограниченного числа возвращаемых записей. В SELECT используются 4 предиката:

1. ALL (по умолчанию) "все"

2. DISTINCT (используется для отбрасывания всех записей, содержащих повторяющиеся данные в полях)

3. DISTINCT ROW (используется аналогичным способом, но для определения дублирующих записей просматриваем все поля, все записи, а не только те поля, которые были выбраны в инструкции SELECT.

4. TOP (используется, как и предыдущий, но позволяет ограничивать количество выводящих записей)

Для того, чтобы в инструкции SELECT выбрать все поля из 1-ой таблицы используется * (1 позиция в схеме данных перед ключевым полем)

Существует 3 типа объединений join:

1 Inner join…on - такое объединение является традиционным, т.е. объединяет внутреннее объединение между таблицами следующим образом..

2 Right join…on

3. Left join…on

WHERE - данная инструкция определяет условия отбора выводящих записей. Наличие данной инструкции в SQL запросе необязательно. Она используется только при необходимости выводить записи, удовлетворяющие одному или нескольким условиям, но если она используется, то стоит после команды from.

ORDER BY - данное предложение определяет порядок сортировки выводящих записей, при этом для сортировки в инструкции выбирается поле из конкретной таблицы, по умолчанию - сортировка по возрастанию.

Число команд при создании SQL запроса или инструкции ограниченно и поэтому системе необходимо сообщить об окончании SQL инструкции, для этого используется точка с запятой. Если разработчик забыл поставить ";" в конце инструкции система его поставит автоматом, но если разработчик поставил ";" внутри инструкции, то выполнение закончится на этом символе.

4. Разработка форм для просмотра информации

4.1 Создание многотабличной формы

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Она может быть создана в режиме Конструктора или Мастера форм. Наиболее технологичным является первоначальное создание формы с помощью Мастера с последующей доработкой в режиме Конструктора.

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и на их основе создает многотабличную форму.

При использовании Мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, подчиненной по отношению к таблице - источнику основной части. Можно создать составную форму, включающую несколько подчиненных форм стандартного вида.

Мастер форм позволяет создать подчиненные формы, которые не включаются непосредственно в основную форму. При этом в форму включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Этот способ построения удобен в сложных формах, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные формы.

Составная форма, построенная Мастером, может и не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо дополнять записи подчиненной таблицы записями из одной или нескольких главных таблиц.

Полученная с помощью Мастера составная форма может быть отредактирована, в том числе и дополнена другими включаемыми формами.

Для создания формы в окне базы данных надо выбрать вкладку "Формы" и нажать кнопку "Создать". В окне "Новая форма" выбрать режим создания "Мастер форм" и можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос.

В открывшемся в первый раз диалоговом окне "Создание форм" последовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму.

В окне "Создание форм", открывшемся второй раз, в рамке "Выберите тип представления данных" надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы. Если таблица была выбрана в окне "Новая форма", то она уже выделена.

Если таблица-источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, в окне "Создания форм" можно выбрать один из двух возможных типов подключения формы: для непосредственного включения подключенной формы надо отметить "Подчиненные формы"; для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать "Связанные формы". Далее можно выбрать вид "Ленточная" или "Табличная" для подчиненной или связанной формы.

Если таблица-источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне "Создание форм" автоматически будет установлен тип формы "Одиночная форма". Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.

В следующем окне предоставляется возможность выбрать стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

В последнем диалоговом окне "Создание форм" можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия - Открытие формы для просмотра или ввода данных или Изменение макета формы.

Если был выбран вариант "Открытие формы для просмотра или ввода данных", автоматически выводится форма с данными из таблиц, задействованных в форме. После нажатия кнопки "Готово", Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. При выборе дальнейших действий - Изменение макета формы - форма выводится в режиме Конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. После работы Мастера в форме размещены заданные поля из таблицы-источника основной части. Если включена подчиненная форма, то для нее выделена область, в которой указано только присвоенное ей имя.

В режиме Конструктора можно производить создание или редактирование ранее сохраненной формы.

При редактировании могут быть произведены чисто косметические правки по изменению расположения отдельных полей, их отображений и подписей. Могут быть выполнены и более радикальные изменения, включая удаление и дополнение новых полей, удаление встроенных форм, добавление новых подчиненных форм, включение полей со списком, внедрение объектов из других приложений, например, рисунков, диаграмм и т.д.

Чтобы добавить новые поля в форму. Необходимо отобразить на экране список полей, доступных для внесения в форму, и перетащить требуемые поля в форму. Для отображения списка полей выполняется команда "Вид | Список полей" или нажимается соответствующая кнопка на панели Конструктора форм. Список полей доступен только в режиме Конструктора формы.

В процессе создания формы или редактирования ранее созданной формы, в том числе однотабличной, можно добавить подчиненную форму. Включение формы на этапе редактирования требует предварительного создания включаемой формы.

Для встраивания подчиненной формы необходимо в режиме Конструктора нажать кнопку панели элементов "Подчиненная форма/отчет". Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.

Для установления связи с ранее созданной подчиненной формой надо выделить внедренный объект и выбрать пункт меню "Вид | Свойства" или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать "Свойства". В окне "Подчиненная форма/отчет" надо выбрать вкладку "Данные".

В строке "Объект-источник" выбрать из списка имен форм, существующих в базе данных, ту форму, которая будет подчиненной. Имя выбранной формы вставится в рамку подчиненной формы в окне Конструктора.

Связь между основной и подчиненной формой устанавливается автоматически (Подчиненные поля - Основные поля) если ранее в схеме данных была определена связь таблиц, соответствующим формам. Если связи между таблицами не определены в схеме данных, необходимо выполнить действия по установке связи. В строках "Подчиненные поля" и "Основные поля" ввести имена полей, по которым связываются таблицы.

Для включения подчиненной формы может быть также использован Мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки "Подчиненная форма/отчет" запускался Мастер необходимо предварительно на панели элементов нажать кнопку "Мастера элементов".

Особым способом включения подчиненной формы является использование метода "подтащи и брось". Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.

При оформлении подчиненной формы часто полезно избавиться от линий, разделяющих области заголовка, данных и примечаний. Этого можно добиться, например, удалив область заголовка и примечаний с помощью команды "Вид | Заголовок | Примечание формы". Область данных нужно сделать больше по высоте, чем окно вывода подчиненной формы в основной.



При определении вида формы можно использовать свойства самой формы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить указатель мыши в области выделения формы и нажать правую клавишу мыш

4.2 Создание составной формы содержащей главную и подчиненную форму

Рассмотрим создание многотабличной формы через кнопку "Подчинённая форма/отчёт":

1. Для главной и подчиненной формы сначала создаются запросы, если это необходимо.

2. Главная форма создается обычным образом, через "Мастер форм" или "Конструктор". Источником данных является созданный ранее главный запрос. Перейдя в режим Конструктора необходимо изменить размеры формы - увеличить ее на величину подчиненной.

3. На панели элементов в режиме Конструктора выбрать кнопку "Подчиненная форма/отчет". Активизировав ее на свободной области формы, установить размеры и местоположение подчиненной формы.



4. Далее в режиме диалога выбирается запрос, созданный для подчиненной формы, и перебрасываются нужные поля в подчиненную форму. При этом система автоматически предлагает связать главную и подчиненную формы по заранее определенным в запросах полях (при создании запроса для подчиненной формы обязательно выбирают одно или несколько полей для связи с главным запросом). Если надо связать формы вручную, то система предлагает до 4 полей для связывания главной и подчиненной форм.

5. Также система предлагает по умолчанию название для подчиненной формы, аналогичное названию главной с добавлением словосочетания "Подчиненная".

6. Сохранение, форматирование и редактирование главной и подчиненной форм производится стандартным образом аналогично формам для ввода информации.

Главное отличие форм для просмотра от форм для ввода информации состоит в том, что формы созданные на базе запросов изменять нельзя, можно их только просмотреть и распечатать.

Рассмотрим метод прямого перетаскивания. Он используется для создания подчиненной формы путем перетаскивания из окна БД удержанием левой клавиши мыши ранее созданного запроса, таблицы или формы на свободное место в конструкторе главной формы. При этом размеры формы изменяются автоматически. После чего необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть главную форму в режиме Конструктора,

2. Выделить (полностью) подчиненную форму;

3. Правой клавишей открыть окно Свойств подчиненной формы и выбрать вкладку "Данные", которая содержит следующие поля:

ь Объект-источник - из выпадающего списка данной строки выбрать связываемую подчиненную форму;

ь Подчиненные поля - здесь необходимо вручную через ";" прописать поля, по которым будет связываться подчиненная форма с главной;

ь Основные поля - в данную строку необходимо вписать поля для связывания из главной формы через ";" в том же порядке, что и подчиненные поля;

ь Доступ - по умолчанию стоит "Да", из списка можно выбрать необходимое;

ь Блокировка - по умолчанию "Нет", из списка можно выбрать необходимое;

ь После этого можно закрыть окно Свойств, перейти в режим формы и проверить правильность установки связей. Если подчиненная форма связана верно, то при переходе по записям в главной форме будет происходить смена записей и в подчиненной форме.

Создадим многотабличную форму "Добавление туристов", которая позволяет добавлять туристов в список на определенный тур.

Для этого сначала создадим форму, в качестве источника которой служит запрос "Договор".

Затем в режиме "Конструктор" производим необходимые изменения, после этого методом "перетаскивания" переносим созданную заранее форму, которая будет являться подчиненной. В нашем случае форма "Туристы по договору (подч)".

Затем в режиме "Конструктор" производим необходимые изменения уже подчиненной таблицы.

Кнопки

Кнопки удобны для выполнения действий. Когда пользователь щелкает кнопку, не только выполняется соответствующее действие, но и на экране видно, как кнопка нажимается и отпускается.

Кнопки можно создать как с помощью мастера, так и без него.

Создание в режиме "Мастер".

1. Откройте форму или страницу доступа к данным в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.).

2. Убедитесь, что кнопка Мастера элементов на панели элементов нажата.

3. На панели элементов нажмите кнопку Кнопка .

4. В форме или на странице доступа к данным выберите место, в которое следует поместить кнопку.

5. Следуйте инструкциям, выводящимся в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне нажмите кнопку Готово. Кнопка появится в режиме конструктора.

Создание без помощи мастера.

1. Откройте форму или страницу доступа к данным в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.).

2. Убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов не нажата. В этом случае мастер отключен.

3. На панели элементов нажмите кнопку Кнопка .

4. В форме или на странице доступа к данным выберите место, в которое следует поместить кнопку.

5. Убедитесь, что кнопка выделена, и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств (Окно свойств. Область, предназначенная для просмотра и изменения свойств таблиц, запросов, полей, форм, отчетов, страниц доступа к данным и элементов управления.) кнопки.

6. В ячейке свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick) в форме введите имя макроса или процедуры обработки события, которые должны запускаться при нажатии кнопки, либо нажмите кнопку Построить, чтобы воспользоваться построителем макросов или программ. На странице доступа к данным можно присоединить к кнопке программу, написанную на языке JScript (JavaScript. Язык скриптов, используемый для расширения функциональных характеристик веб-страниц и веб-сайтов и для расширения возможностей отображения. Скрипты JavaScript могут выполняться на компьютерах клиентов и серверов любых типов.) или VBScript (Язык VBScript (Microsoft Visual Basic Scripting Edition). Часть системы программирования Microsoft Visual Basic. Программы VBScript, внедренные в страницы HTML, могут читаться приложением Microsoft Internet Explorer, начиная с версии 3.0, а также другими браузерам.) (Microsoft Visual Basic Scripting Edition) с помощью редактора сценариев Microsoft Script Editor.

7. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы отобразить текст на кнопке на странице доступа к данным, введите его в ячейку свойства Value кнопки.

Чтобы отобразить текст на кнопке в форме, введите его в ячейку свойства кнопки Подпись (Caption).

Чтобы отобразить рисунок на кнопке в форме, укажите путь и имя файла с расширением .bmp, .ico или .dib в ячейке свойства Рисунок (Picture) кнопки. Если путь или имя файла неизвестны, нажмите кнопку Построить , чтобы открыть окно выбора рисунка.

Для нашей формы создадим кнопку "Добавить клиента", при нажатии на которую мы сможем получить пустую форму для ввода нового клиента.

Для этого в режиме "Мастер" выбираем пиктограмму "Кнопка", определяем место и в появившемся диалоговом окне выбираем необходимое событие.



Затем нажимаем "Далее" и добавляем название кнопки.

Жмем "Далее", затем "Готово". В режиме конструктора можно изменить размер созданной кнопки.

5. Создание и печать отчетов

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати.

Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом. Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее.



Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя. В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

5.1 Редактирование и форматирование отчета

Как уже упоминалось выше, одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель Формат, содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования.

Функции кнопок этой панели инструментов, используемых для форматирования текста, аналогичны функциям кнопок, которые можно увидеть на панелях инструментов Microsoft Word. С помощью раскрывающегося списка Объект (Object) можно быстро выделить любой элемент отчета, выбрав его имя в списке. В раскрывающемся списке Шрифт (Font) можно выбрать любой из установленных на компьютере шрифтов. А раскрывающийся список Размер (Font Size) позволяет выбрать нужный размер шрифта или ввести его значение (в пунктах).

Отчет состоит из следующих семи областей:

1. Заголовок отчета - расположен на первой странице многотабличного отчета, перед верхним колонтитулом. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета, причем в многостраничном отчете он отображается только на первой странице.

2. Верхний колонтитул - по умолчанию помещается вверху каждой страницы отчета. Обычно он содержит заголовок колонов (столбцов таблицы) или номера страниц.

3. Заголовок группы - если необходимо группировать записи по определенному полю в отчет добавляется раздел "Заголовок группы", состоящий из имени группы и самого слова. В данном разделе помещаются поля, по которым производится группировка.

4. Область данных - содержит записи таблиц или запроса. Поля с неповторными значениями размещения в данном разделе, которому обычно придается обычный вид. Поле же с повторными значениями, по которому проводится группировка, размещается в заголовке.

5. Примечание группы - появляется в конце группы записей и применяется в основном для указания числа записей или суммы значений в полях группы, то есть используется для подведения итогов в группе.

6. Нижний колонтитул - присутствует на каждой странице отчета и обычно содержит номера страниц и вычислительные элементы управления. Чаще всего нижний колонтитул используется для номеров страницы, но в том случае если отчет многостраничный мастер-отчет нумерует их автоматически, кроме того вводит в нижний колонтитул следующее выражение "= Now ( )", которое во время генерации отчета заменяется текущей датой.

7. Примечание отчета - примечание отчета печатается один раз и обычно содержит резюме по всему отчету, в котором обычно отображается полная итоговая сумма или другие статические вычисления. В макете отчета данная область стоит на последнем месте, но она перемещается вверх и предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.

5.2 Сортировка и группировка данных, вычисления в отчетах

Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость. Данные в отчете "Прайс - лист" должны быть сгруппированы по стране, что при актуализации отчета позволит сразу увидеть, какая информация относится к данной стране. В результате анализа данных таблицы "Туры" мастер отчетов предложит именно такой способ группирования в следующем диалоговом окне.

Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Изменить урони группирования позволяют кнопки "Урівень".

Перенесите поле с названиями стран из лівого списка в правый. Чтобы выбрать группировку, нажмите кнопку "Группировка".

Открывшееся окно служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. Не изменяйте установку и выполните щелчок на кнопке ОК. Перейдите в следующее диалоговое окно мастера, в котором определяется способ сортировки данных.

Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. В нашем примере можно произвести сортировку по полю "Страна". Выберите его в поле списка первого уровня сортировки. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

В следующем окне мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя имеются

ступенчатый -- ступенчатое расположение данных разных уровней;

блок -- блочное расположение данных;

структура 1 и структура 2 -- ступенчатое расположение уровней с перекрытием;

- по левому краю 1 и по левому краю 2 -- выравнивание данных всех уровней по левому краю.

С помощью вычисляемых элементов управления обрабатываются отдельные записи, группы записей и все записи отчета.

Выполняя вычисления с использованием группы записей следует добавить вычисляемое текстовое поле в заголовок или в примечание группы. При выполнении вычислений с применением всех записей текстовое поле должно находиться в заголовке или в примечании отчета.

В процессе вычислений с использованием группы записей или всех записей применяются функции обработки ряда записей (суммирование, определение среднего, минимального или максимального значения т.п.) и выражение связанное с вычисляемым элементом.

Чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping), откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design).

В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping) на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. Вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений. Создадим отчет "Прайс - лист", который будет содержать информацию обо всех турах.

Перейдем на вкладку "Отчеты", нажимаем "Создать", "Мастер отчетов", в качестве источника выбираем запрос "Прайс лист", жмем ОК.



В следующем диалоговом окне выбираем необходимые поля, в нашем случае выбираем все.

Нажимаем "Далее".

Нажимаем "Далее".

Добавляем группировку по стране.

Нажимаем "Далее" до диалогового окна выбора макета, выбираем "Ступенчатый".

Нажимаем "Далее". Выбираем стиль заголовка.

Нажимаем "Далее". Даем имя отчету и выбираем необходимое действие.

"Готово".

Затем в режиме конструктора производим необходимые изменения.

Отчет готов.

Аналогичным образом создаем остальные отчеты.

Отчет "Прайс - лист" показывает информацию о турах.

Отчет "Прайс - лист расширеный" показывает информацию о турах с описанием и фотографией.

Отчет "Договор" показывает информацию о заключенном договоре и его условиях.

5.3 Печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

1. В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup)

2. Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка "Печатать только данные" (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

3. На вкладке "Страница" (Page) диалогового окна "Параметры страницы" (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

4. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку "Масштаб" (Zoom) на панели инструментов "Предварительный просмотр" (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке "Масштаб" (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.

5. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку "Печать (факс)" (Print (Fax)) на панели инструментов "Предварительный просмотр" (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду "Файл", "Печать" (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно "Печать" (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию.

6. С помощью диалогового окна "Печать" (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку "Свойства" (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.

6. Работа с макросами

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события.

Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

6.1 Техника создания макросов

Окно макросов открывается в результате нажатия кнопки "Создать" или "Конструктор" на вкладку "Макросы" окна базы данных. Оно включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда и Примечание. При создании нового макроса по умолчанию отображаются только столбцы "Макрокоманда" и "Примечание". Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций "Имена макросов" и "Условия" из меню "Вид".

В столбце "Имя макроса" указывает имя макроса которое надлежит задавать если окно содержит несколько макросов. При указании имен макросов осуществляется ввод условия (логического выражения) для выполнения только части макроса. В столбце "Макрокоманда" перечисляются подлежащие выполнению действия (макрокоманды) в нужной последовательности. Столбец "Примечание", содержащий комментарии к программе при выполнении макроса, игнорируется программой, однако заполнять его рекомендуется, поскольку в этом случае текст макроса понятнее.

6.2 Ссылки на формы, отчеты и их свойства

При работе с формами можно назначить макросы для событий, происходящих как на уровне целых форм, так и на уровне раздела формы или на уровне отдельного элемента управления. После назначения макроса для события формы действие будет выполняться в целом над формой, когда бы оно не произошло (например, при перемещении курсора по записям формы или при выходе из формы).

Для назначения макроса определенному событию формы необходимо создать этот макрос и указать его для соответствующего свойства формы. Существует целый ряд свойств, с которыми можно связать выполнение макросов на уровне формы.

Макрос вставляется в формулу, если создается связанный с ним элемент управления. С помощью макросов можно задавать условия на значение, которые, определяют условия или ограничения для значений, которые могут быть введены в одно или несколько полей формы. В большинстве случаев правильность ввода данных в элемент управления в форме можно проверить путем задания свойств элемента управления условие на значение (Validation Rule) или процедур обработки событий. Например, перед сохранением записи может проверяться заполнение двух или трех полей.

Чтобы вставить макрос в формулу, откройте форму в режиме конструктора и введите список свойств элемента управления, который будет связан с макросом. Для этого щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выберите команду свойства (Properties) в меню вид (View) и откройте вкладку события (Event). На экране отобразиться список событий, которые могут использоваться для активизации макроса.

6.3 Ссылки на элементы управления форм, отчетов и их свойств.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода из этой записи), используя для этого свойство до обновления (Before Update) данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

Присоединение макросов к элементам управления

Для того чтобы элемент управления отвечал за событие, необходимо создать макрос и присоединить его к соответствующему свойству этого элемента управления.

Макросы форм можно разбить на шесть категорий в зависимости от выполняемых ими функций.

o Проверка корректности данных.

o Установка значений.

o Перемещение между формами и отчетами.

o Фильтрация записей.

o Поиск записей.

Макросы каждой из категорий используют свои макрокоманды для выполнения соответствующих задач.

Вывод сообщения

Для вывода сообщения используется макрокоманда Сообщение (MsgBox), имеющая четыре аргумента.

o Сообщение (Message). Определяет текст сообщения в окне.

o Сигнал (Beer). Определяет, подавать ли звуковой сигнал при выводе окна.

o Тип (Туре). Тип выводимой в окне пиктограммы.

o Заголовок (Title). Заголовок окна сообщения.

Создадим макрос "Клиент", который в следующей форме открывает определенного клиента.

Для этого перейдем на вкладку "Макросы", нажмем "Создать". Затем в поле "Имя макроса" пишем имя, а в макрокомандах выбираем: Сохранить, ОткрытьФорму, наЗапись.



В макрокоманде "Сохранить" выбираем тип и имя объекта,

в "наЗапись" - тип, имя и запись,

в "ОткрытьФорму" - имя, режим, а в условии отбора через построитель выражений пишем формулу:

[Код клиента]=[Формы]![Клиент и путевка]![Код клиента]

Аналогичным образом создаем остальные макросы.

7. Настройка пользовательского интерфейса

Для того чтобы создать приложение Access, требуется решить две важнейшие задачи: спроектировать эффективную структуру таблиц и их взаимосвязей (модель данных) и обеспечить удобный пользовательский интерфейс. Чтобы создать единое целое из набора отдельных объектов базы данных, используются макросы и процедуры VBA. Для того чтобы приложение было законченным, применяются дополнительные элементы, такие как специальное меню команд или заменяющая его Главная кнопочная форма, панели инструментов, контекстное меню, а если вы любите пользоваться клавиатурой и готовы запомнить десятка полтора комбинаций клавиш, нужно создать клавиши быстрого вызова.

Интерфейс пользователя - это та часть программы, которая находится у всех на виду. Хороший дизайн форм включает нечто большее, чем просто добавление элементов управления и программирование процедур обработки событий. Необходимо помнить, что при разработке интерфейса пользователя необходимо реализовать все возможности Windows, чтобы пользователи с любыми навыками работы могли эффективно применять созданное приложение.

7.1 Настройка параметров приложения Access

До сих пор приходилось иметь дело с отдельными элементами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.

Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы.

В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

Для создания содержательных и эффективных меню необходимо выполнение важных рекомендаций:

ь следуйте стандартным соглашениям о расположении пунктов меню принятым в Windows.

ь группируйте пункты меню в логическом порядке и по содержанию.

ь для группировки пунктов в раскрывающихся меню используйте разделительные линии.

ь избегайте избыточных меню.

ь избегайте пунктов верхнего уровня не содержащих раскрывающихся меню.

ь не забывайте использовать символ троеточия для обозначения пунктов меню активизирующих диалоговые окна.

ь обязательно используйте клавиатурные эквиваленты и "горячи клавиши".

ь помещайте на панель инструментов часто используемые команды.

7.2 Настройка параметров запуска

Существует два способа задать действия, выполняемые приложением при запуске, и ряд параметров, влияющих на работу приложения: установка параметров запуска в специальном диалоговом окне и создание макроса "AutoExec".

В данном разделе мы будем рассматривать установку параметров запуска. Для этого выберите команду "Сервис", "Параметры запуска" (Tools, Startup). На экране появляется диалоговое окно "Параметры запуска" (Startup).

В диалоговом окне "Параметры запуска" (Startup) можно задать:

· значок и заголовок вашего приложения, которые будут отображаться в главном окне приложения и на панели задач вместо стандартного значка и заголовка "Microsoft Access". Значок должен быть задан в файле с расширением ico, а выбрать данный файл можно с помощью кнопки Построителя. Этот же значок может быть использован во всех формах и отчетах, для чего необходимо установить флажок "Значок форм и отчетов" (Use as Form and Report Icon). Эти параметры вступают в силу сразу после закрытия диалогового окна "Параметры запуска" (Startup);

· меню, которое будет появляться при запуске вместо стандартного меню Access и определять основные функции приложения;

· форму или страницу, которая будет появляться на экране при открытии базы данных;

· специальное контекстное меню, которое будет заменять встроенные контекстные меню во всех окнах приложения, кроме тех, с которыми связаны другие контекстные меню.

Флажки "Окно базы данных" (Display Database Window) и "Строка состояния" (Display Status Bar) позволяют скрывать при запуске окно базы данных и строку состояния.

Следующая группа флажков позволяет запретить пользователям вносить изменения в разработанное приложение. Пока вы разрабатываете приложение, все эти флажки установлены, но когда вы будете передавать его пользователям, целесообразно сбросить флажки Полный набор меню Access (Allow Full Menus), Встроенные панели инструментов (Allow Built-in Toolbars) и Изменение панелей инструментов/меню (Allow Toolbar/Menu Changes). Вместо стандартных меню и панелей инструментов можно предоставить пользователям свои собственные меню и панели инструментов или использовать встроенные сокращенные меню, не допускающие пользователя к конструкторам. Чтобы пользователь не мог получить доступ к полным меню через специальную комбинацию клавиш

<Ctrl>+<Fll> или к окну базы данных с помощью клавиши <F11>, нужно еще сбросить флажок Специальные клавиши Access (Use Access Special Keys). Если этот флажок сброшен, пользователь не сможет также открыть окно с текстом программ с помощью комбинаций клавиш <Ctrl>+<G> или <Ctrl>+<Break>. Но при этом он может все-таки попасть в текст программы, если произойдет ошибка, которая не перехвачена в коде программы.

Существует возможность обойти параметры запуска и макрос "AutoExec", для чего необходимо запускать приложение с нажатой клавишей <Shift>. Но если все эти установки можно обойти, то возникает вопрос: есть ли смысл во всех запретах, задаваемых в этих параметрах? Ответ -- есть. С помощью макроса или процедуры VBA можно установить свойство объекта "Database", которое называется "AllowBypassKey". Это свойство позволяет включать и отключать возможность обхода параметров. Это свойство можно задать в программе УВА.или макросе. Пример такой программы вы можете увидеть в справке Access, если в предметном указателе произведете поиск по ключевому слову "AllowBypassKey".

В этом окне можно изменить параметры запуска на усмотрение пользователя.

7.3 Командный интерфейс приложения

Интерактивное управление приложением осуществляется посредством командного интерфейса. Командный интерфейс приложения Access обеспечивает возможность выбора пользователем для выполнения команд Access или действий, реализованных программно в виде макросов и процедур VBA.

Использование кнопочной формы

Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма (Main Switchboard) и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм (Swithboard Manager). Чтобы создать форму с помощью Диспетчера кнопочных форм необходимо:

Выбрать команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм (Tools, Database Utilities, Swithboard Manager).Выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создавать кнопочную форму. Нажмите кнопку Да (Yes).

Теперь мастером создается таблица "Элементы кнопочной формы" (Switchboard Items) и кнопочная форма (Switchboard). После этого появляется диалоговое окно со списком страниц кнопочной формы.



Диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм

Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить (Edit). Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы (Edit Switchboard Page) , содержащее список элементов формы.

Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы

В этом окне можно добавлять, изменять и удалять элементы выбранной страницы формы. Можно также менять порядок их размещения на странице (с помощью кнопок Вниз (Move down) и Вверх (Move up)).

В поле Название кнопочной формы (Swithboard Name) мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Список элементов формы пока пуст и доступна только одна кнопка Создать (New). Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (Edit Switchboard Item).



Изменение элемента кнопочной формы

В поле Текст(Text) введите наименование создаваемой кнопки.Второе поле Команда(Command) позволяет определить действие, которое будет выполняться после нажатия данной кнопки. Их всего 8.

Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную. Однако есть другой способ преодолеть это ограничение. Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы.Для этого в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) нажмите кнопку Создать (New).

Первый столбец содержит идентификатор страницы, второй -- номер элемента на странице. Этот номер определяет порядок, в котором будут располагаться элементы на странице. Третий столбец содержит текст, появляющийся справа от кнопки. Последние два столбца определяют команду, связанную с элементом: код команды и ее аргумент. Код 0 соответствует специальному элементу, который задает заголовок страницы и определяет ее начало.