Туристическое агенство "First Travel"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГОУ СПО "Волгоградский технологический колледж"

Отчёт по практике

По дисциплине "Базы данных"

"Туристическое агенство "First Travel""

Разработчик

Сухинин А.И.

Группа ВТ-3-1

Руководитель проекта

Комалутдинова А.В.

Манько Е.П.

Содержание

Задание на практику

Введение

1. Проектирование Баз данных и заполнение таблиц

1.1 Сбор данных, составление логической модели

1.2 Разработка таблиц и определение ключевых полей

1.3 Создание структуры таблиц исвязывание по схеме данных

2. Создание форм для ввода данных

Создание однотабличной формы для ввода данных

Ввод данных в таблице БД через формы

Изменение фонового рисунка и цвета фона формы

Форматирование элементов формы

3. Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы на поиск данных

Запросы на обработку данных

Группировка. Перекрестные запросы

Запросы на ведение баз данных

SQL - запросы

4. Разработка форм для просмотра информации

4.1 Создание многотабличной формы, содержащей главную и подчиненные формы

Создание и печать отчетов

5.1 Редактирование и форматирование отчета

5.2 Сортировка и группировка данных, вычисления в отчетах

5.3 Печать отчетов

Работа с макросами

Техника создания макросов

Ссылки на формы, отчеты и их свойства

6.3. Ссылки на элементы управления форм, отчетов и их свойств

7. Настройка пользовательского интерфейса

Настройка параметров приложения ACCESS

Настройка параметров запуска

Командный интерфейс приложения

Вывод

Список использованной литературы

Задание на практику

1. Проработка теоретического материала по вышеуказанному плану.

2. Разработка индивидуального программного продукта, тема: "Туристическое агенство"

Введение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее - просто Access) - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE.

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

· Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи (которые называются также строками). Для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ (одно поле, имеющее для каждой записи уникальное значение или несколько полей, совокупное значение которых для каждой записи уникально). Т.е. первичный ключ - это однозначный идентификатор каждой записи таблицы. Для увеличения скорости доступа к данным отдельные поля таблицы (или их совокупность) могут быть объявлены индексами. Индекс - средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблице за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

· Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют. Наиболее распространенный тип запросов -- запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

· Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

· Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

· Страница - используется для доступа к данным текущей базы данных Access.

· Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

· Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Visual Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя было бы найти с использованием макросов.

1. Проектирование базы данных и заполнение таблиц

Этапы проектирования базы данных:

1.Определение цели создания базы данных, основные ее функции и информации, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2.Разработка на бумаге структуры таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

3.Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения

- В таблице должна присутствовать вся необходимая информация -Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4.3адать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5.Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

б.Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

7.Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8.Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

1.1 Сбор данных и составление логической модели

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Проектирование базы данных "Туристическое агенство"

Приложение "Туристическое агенство" предназначено для автоматизации деятельности туристических агенств. С помощью программы ведется учет проданных путевок, удобная работа с клиентами и с сотрудниками. Кроме того, работа с этой программой должна вестись без всякого напряжения со стороны пользователя.

Программа "Туристическое агенство" предназначена для облегчения работы по продаже путевок. Наиболее рутинными и в то же время наиболее ответственными процессами являются:

* оформление путевок

* вывод прайс-листа

* продажи за промежуток времени

По перечню функций видно, что с помощью программы работа существенно упрощается.

Кроме того, появляется возможность быстро ориентироваться в огромной массе коммерческих предложений, анализировать спрос на те или иные виды услуг. Достоинства применения очевидны.

Выполняемые функции:

представление туров

ведение клиентской базы

возможность просмотра по странам

генерация отчетов: данные о турах

данные о странах

оформление путевки

продажи за промежуток времени

Создание базы данных

Прежде чем приступить к разработке базы данных, необходимо составить план, чтобы в дальнейшем не пришлось тратить много времени на изменение структуры базы данных. Продуманная структура и правильно выбранный формат записей способствуют эффективной работе с базой данных и позволяют быстро получать доступ к необходимой информации.

После определения структуры можно приступить к созданию базы данных. Для этого следует запустить Access и активизировать команду "Создать базу данных" меню "Файл" или нажать кнопку с изображением бланка на панели инструментов. В данном случае создается уникальная база данных, поэтому следует отказаться от использования стандартных шаблонов, выбрать пиктограмму "Новая база данных" и нажать кнопку ОК. В результате откроется диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором пользователь должен задать имя файла новой базы и определить на каком диске и в какой папке он будет храниться.

По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с таким именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать более 255 символов. Введите имя файла базы данных, например "Туристическое агенствор".

Access автоматически добавит расширение .mdb. В поле "Тип файла" можно задать тип файлов, которые отображаются в списке выбранной папки: Базы данных Access или Все файлы.

При выборе первого элемента отобразятся только имена файлов имеющих расширение .mdb, т.е. имена файлов баз данных . Во втором случае вы увидите имена всех файлов активной папки.

После выбора диска и папки для хранения файла базы данных нажмите кнопку "Создать". В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно в котором можно поместить ее объекты.

Проектирование таблиц

Основным объектом базы данных является таблица. На основе таблиц создают формы, запросы и отчеты. База данных может включать несколько таблиц.

После создания базы данных с помощью команды "Создать базу данных" (или открытия существующей базы посредством команды "Открыть базу данных"), на экране появится окно базы данных.

Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия:

Открыть вкладку "Таблицы" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать".

Выбрать в списке диалогового окна "Новая таблица".

Режим таблицы - создание таблицы в режиме таблица;

Конструктор - создание таблицы с помощью конструктора таблиц;

Мастер таблиц - создание таблиц с помощью мастера таблиц;

Импорт таблицы - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.

В системе MS Access создайте Базу данных "Туристическое агенство First Trsvel", содержащую таблицы: "Авиабилеты путевки", "Авиабилеты", "Билеты на мероприятия", "Вместимость", "Гостиница/Отель", "Договор", "Категория", "Категория билета", "Класс авиа", "Класс гостиницы/отеля", "Клиенты", "Курорт", "Мероприятия", "Мероприятия путевки", "Номера", "Номера путевки", "Путевки", "Рейсы тура", "Связь", "Статус", "Тип тура", "Туристы" и собственно сам "Тур". Работа выполняется в режиме Конструктора.

1 таблица "Авиабилеты путевки" - будет содержать информацию об авиабилетах для выбранного клиентом тура и их количестве.

2 таблица "Авиабилеты" - будет содержать всю информацию о авиабилетах их стоимости, и цене.

3 тблица "Билеты на мероприятия" - будет содержать информацию о существующих билетах на мероприятих которые сможет забронировать клиент, категории и цене этого билета.

4 таблица "Вместимость" - будет содержать информацию о типах номеров в отелях.

5 таблица "Гостиница/Отель" - будет содержать информацию гостиницах и ее классе.

6 таблица "Договор" - будет содержать информацию о клиенте, выбранном туре и дате заключения логовора.

7 таблица "Категория" - будет содержать информацию о категории номера в отеле/гостинице.

8 таблица "Категория билета" - будет содержать информацию категории билета на мероприятие.

9 таблица "Класс авиа" - будет содержать информацию о классе авиабилета.

10 таблица "Класс гостиницы/отеля" - будет содержать информацию о классе отеля (зависит от числа звезд)

11 таблица "Клиент" - будет содержать информацию о клиенте, ФИО, дате рождения, Адресе, контактной информации, гражданстве, паспорте, визе и т.д

12 таблица "Курорт" - будет содержать информацию о названии курорта. Стране, описании самого курорта, и фотографии.

13 таблица "Мероприятие" - будет содержать информацию о мероприятиях проходящий на различных курортах, названии, дате и времени проведения.

14 таблица "Мероприятия путевки" - будет содержать информацию о включенных в путевку клиентом мероприятиях и количестве билетов заказанных им.

15 таблица "Номера" - будет содержать информацию о номере, его категории, и стоимости проживания в нем за сутки.

16 таблица "Номера путевки" - будет содержать информацию о выбранном клиентом номере, дате заселения и выселения, и количестве заказанных им номеров.

17 таблица "Путевка" - будет содержать информацию, о договоре, дате заключения и туре выбранном клиентом.

18 таблица "Рейсы тура" - будет содержать информацию о существующих рейсах авиакомпании, дате и времени вылета городе отправления и прибытия.

19 таблица "Связь" - необходимо для соединения таблиц "Турист" и "Договор"

20 таблица "Статус" - будет содержать информацию о статусе тура.

21 таблица "Тип тура" - будет содержать информацию о типе тура.

22 таблица "Турист" - будет содержать информацию о туристах: ФИО, дате рождения, паспорте, гражданстве, контакном телефоне, адресе и т.д

23 таблица "Туры" - будет содержать информацию о туре, курорте, типе тура, дате начала и завершения тура, стоисомти услуг туроператора, количестве путевок и его статусе.



1.2 Разработка таблиц и определение ключевых полей

В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами.

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Туры" содержит сведения только о турах, а таблица "Клиенты" - только о клиентах, заказавших путевки. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

Существует два режима работы с таблицей. Мы выбираем режим "Конструктор" или "Режим таблицы", кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Определение имен полей

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, изменить его имя в столбце "Имя поля". Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, надо выбрать столбец "Тип данных", нажать в поле символ раскрывающегося списка и выбрать тип данных из списка. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый - Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле MEMO - Длинный текст или комбинация текста и чисел. Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах

Счетчик - Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля.

Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.).



Для задания свойства поля выбрать его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна ввести значение этого свойства или выбрать его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. Если вы хотите задать несколько ключевых полей, то вам нужно выделить несколько строк, удерживая клавишу Shift и так же нажать ключ.



Создайте следующие ключевые поля в наших таблицах.

Назание таблицы	Ключевое поле
Авиабилеты путевки	Код путевки
Авиабилеты путевки	Код авиабилета
Авиабилеты путевки	Количество
Авиабилеты путевки	Код тура
Авиабилеты	Код авиабилета
Билеты на мероприятия	Код билета
Вместимость	Вместимось
Гостиница/отель	Код гостиницы
Договор	Код договора
Категория	Категория
Категория билета	Категория
Класс авиа	Класс
Класс гостиницы/отеля	Класс
Клиенты	Код клиента
Курорт	Код курорта
Мероприятия	Код мероприятия
Мероприятия путевки	Код путевки
Мероприятия путевки	Код билета
Мероприятия путевки	Количество
Мероприятия путевки	Код тура
Номера	Код номера
Номера путевки	Код путевки
Номера путевки	Код
Номера путевки	Дата заезда
Номера путевки	Дата выезда
Номера путевки	Количество
Номера путевки	Код тура
Путевки	Код путевки
Рейсы тура	Код рейса
Связь	Код туриста
Связь	Код договора
Статус	Статус
Тип тура	Тип тура
Туристы	Код туриста
Тур	Код тура

1.3 Создание структуры таблиц и связывание по схеме данных

Для того чтобы выполнить это задание необходимо, открыть MS Access. Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в разделах:

1. Создание с помощью шаблона

2. Создание новой базы данных

3. Создание из имеющегося файла, в области задач "Создание файла".

В ряде случаев в процессе работы с таблицей обнаруживается, что следует изменить ее структуру: нужно ввести новые поля, переименовать, удалить или изменить тип существующих, изменить имя ключевого поля. Изменение структуры таблицы можно выполнить в режиме таблицы или в режиме конструктора. Рекомендуется сделать резервную копию таблицы до изменения ее структуры затем, чтобы избежать потери части данных.

Чтобы добавить поле, установите курсор в поле, расположенное слева от места вставки, и выберите в меню "Вставка" команду "Столбец", для удаления поля выделите ячейку в поле и выберите в меню "Правка" команду "Удалить столбец".

Для изменения имени поля дважды щелкните область выделения этого поля и введите новый текст или установите курсор в поле и выберете в меню "Формат" команду "Переименовать столбец".

Если вы хотите изменить последовательность полей таблицы, ввести новые или отредактировать имена, то в окне базы данных на вертикально расположенной панели "Объекты" выберите значок "Таблицы", выделите имя редактируемой таблицы и перейдите в режим конструктора, выбрав в меню Вид команду "Конструктор".

Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно "Схема данных" с последующим перетаскиванием ключевых полей из одной таблицы в другую.

Access позволяет работать одновременно с несколькими таблицами, каждая из которых должна содержать записи, посвященные определенной теме. Связь между ними устанавливается по общим для нескольких таблиц полям, например, кода тура, через которые осуществляется просмотр фотографии тура. Желательно, чтобы в одной из таблиц общее поле было ключевым. Если таблицы взаимосвязаны, то изменение записи одной таблицы может влиять на записи в другой таблице.

Для сохранения полноты и целостности данных Access накладывает определенные ограничения на ввод и редактирование данных, например, невозможно удалять запись из одной таблицы, если существуют связанные с ней записи в других таблицах. Реляционная БД может содержать большое количество взаимосвязанных таблиц. Задав связи между таблицами, можно создать запросы, формы и отчеты для отображения сведений, представленных в нескольких таблицах. Между двумя таблицами могут существовать следующие связи:

1. Один к одному - в этом случае одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом второй таблицы.

2. Один ко многим - в этом случае одной записи новой таблицы соответствует несколько записей в существующей таблице. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения с внешним ключом могут повторяться.

3. Многие к одному - любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом.

4. Многие ко многим - каждой записи из любой таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения.

Кнопки панели инструментов отобразить прямые связи и отобразить все позволяют показать схему прямых связей только одной таблицы или связей всех таблиц в БД.

Для отображения связей одной таблицы выполните следующие действия:

1. Откройте окно БД и в меню "Сервис" выберите "Схема данных" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.

2. В диалоговом окне "Добавление таблицы" на вкладке "Таблицы" выделите требуемую таблицу и нажмите кнопку "Добавить" или дважды щелкните имя этой таблицы.

3. Когда все необходимые таблицы добавлены, необходимо провести связи между ними. Для этого выберите нужное ключевое поле в главной таблице и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите его на одноименное поле связной таблицы.

4 Когда связь создана, выберите команду "Изменить связь", щелкнув правой кнопкой по связи. В диалоговом окне "Изменение связей" (Edit Relationship) можно увидеть поля таблиц, по которым связь была проведена. Осталось поставить флажок "Обеспечение целостности данных" для определения типа связи. Подтвердите действие нажатием кнопки ОК;



5. После создания всех необходимых связей закройте окно "Схема данных".

Чтобы поддержать связи между записями в связанных таблицах и обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных, используется ряд правил, который обеспечивает целостность данных. Целостность данных позволяет предотвратить появление несвязанных записей. Обе взаимосвязанные таблицы должны принадлежать одной БД Access.

Связанные поля должны иметь один тип данных. Два исключения сделаны для поля счетчика: оно может быть связанно с числовым полем, свойство которого - "Размер поля" - имеет значение "Длинное целое". Именно для этого мы и установили флажок "Обеспечение целостности данных", что дает возможность обеспечить полное совпадение значений в выбранных полях в обеих таблицах.

Для установки целостности данных БД, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связных таблиц из БД других форматов установить целостность данных невозможно.

Для поддержания целостности данных в связных таблицах, при обновлении или удалении записи в главной таблице обеспечивается каскадное обновление или удаление всех связанных записей в подчиненной таблице или таблицах.

После того как мы создали интересующие для нас таблицы и провели связи между ними, то после этого нам необходимо создать формы для следующих целей:

1. для ввода новых данных в таблицу, их редактирование и удаление;

2. для выбора данных, их предварительного просмотра и для печати отчета;

3. для открытия других форм или отчетов.

Для отображения на экране таблицы в окне БД выделите имя таблицы в списке и выберите команду "Открыть" в меню "Файл" или нажмите кнопку "Открыть" на панели инструментов.

Если таблица отображена на экране в режиме конструктора, то для перехода в окно просмотра данных таблицы выберите в меню "Вид" команду "Режим таблицы".

Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные. Введите данные и нажмите клавиши ENTER или TAB. Для перехода к пустой записи нажмите клавиши CTRL + (символ "плюс") или нажмите кнопку перехода по записям "Новая запись" (New Record).

Изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных выполняются в режиме таблицы. Ввод новых данных в выделенное поле автоматически заменяет старые. Количество вводимых символов зависит от размеров поля, а не от ширины столбца. Текст не может быть разорван внутри ячейки. В одной ячейке нельзя отобразить несколько строк текста.

Чтобы ввести одни и те же данные в несколько ячеек, выделите ячейки, наберите данные, а затем нажмите CTRL+ENTER. Для удаления данных в выделенном поле нажмите клавишу Delete.

Для ввода числа и данных так, чтобы они хранились как текстовые данные, перед началом текста введите апостроф "'".

Чтобы изменить формат ячеек, выберите их и на панели инструментов листа щелкните кнопку "Панель свойств".

Как и таблицы созданные в других программах, таблицы Microsoft Access можно форматировать: изменять ширину поля, высоту строк, применять различные шрифты. Методы форматирования те же, что и MS Word или MS Excel. Для изменения ширины столбца поставьте курсор в этот столбец и выберите в меню "Формат" команду "Ширина столбца". На экране отобразится одноименное окно, в котором указывается ширина столбца.

Стандартная ширина столбца в американской версии равна 15,6667, в русской версии - 15,4111. Кнопка "По ширине данных" подгонит ширину поля по самому длинному значению поля.

Связанная таблица - это таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой БД, однако, является доступной из MS Access. Увидеть связи между таблицами Access позволяет команда "Схема данных" в меню "Сервис" или одноименная кнопка на панели инструментов в окне БД.

2. Создание форм для ввода данных

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Виды форм:

В один столбец

Ленточная

Главная/подчиненная

Табличная

Диаграмма

2.1 Создание однотабличной формы для ввода данных

Форма является наиболее удобным средством отображения данных. С помощью форм в удобном виде можно вносить информацию в таблицы и отображать ее на экране монитора.

Форма является самым многофункциональным объектом базы данных. Ее можно использовать для эффективного ввода данных в базу данных, для просмотра информации базы данных вместе с производной информацией (выборка данных, сортировка, итоги, вставка рисунков, фотографий, диаграмм ...) для анализа, сравнения данных, а также для централизованного управления всеми объектами базы данных.

Для создания формы необходимо перейти на вкладку "Формы" и нажать пиктограмму в верхнем меню "Создать", далее выбрать способ создания:

Конструктор

Мастер форм

Автоформа

Диаграмма

Сводная таблица

2.2 Ввод данных в таблицы БД

Чтобы создать форму для ввода данных "Операторы", необходимо перейти на вкладку "Формы" и нажать пиктограмму в верхнем меню "Создать", далее выбрать способ создания "Конструктор", в качестве источника выбрать таблицу "Оператор".

Затем в режиме конструктора произвести необходимое редактирование.

И форма принимает необходимый вид.

Аналогочным образом создаем остальные формы.

2.3 Изменение фонового рисунка и цвета фона формы

Для того чтобы изменить цвет формы, выбираем режимы конструктора, нажимаем правой кнопкой мыши и вызываем окно свойства. Во вкладке "макет" или во вкладке "все" выбираем команду "цвет фона" и подбираем фон.



Для того чтобы изменить фоновый рисунок формы в выпадающем списке "область данных" выбираем элемент форм.

Следом во вкладке "макет" или во вкладке "все" выбираем команду "рисунок", в которую прописываем место нахождения картинки, после чего на форме в виде фонового рисунка будет выбранный вами ранее элемент.

Изменение размеров рисунка

Способ изменения размера и пропорций рисунка зависит от того, будет ли данный рисунок использован как фоновый рисунок (подложка) или будет выведен в рамке рисунка, свободной рамке объекта или в присоединенной рамке объекта.

1.Откройте форму, отчет или страницу доступа к данным в режиме конструктора.

2.Выполните одно из следующих действий.

Изменение размеров фонового рисунка в форме или отчете

1. Дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета, чтобы открыть окно свойств.

2. Выберите вкладку Формат и в ячейке свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) укажите одно из следующих значений.

2.4 Форматирование элементов формы

Access позволяет отформатировать каждое поле в отдельности: выбрать для него тип, размер, начертание шрифта, а также способ выравнивания текста

После того, как какой-либо элемент маркирован, становятся доступными кнопки на панели инструментов Формат форма\ отчет (она расположена ниже панели инструментов "Конструктор форм" в верхней части окна Access). Кнопки "Ж", "К" и "Ч " обеспечивают выделения текста жирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием. Теперь измените размер и тип шрифта. На панели инструментов можно найти три комбинированных списка: в среднем приведены названия всех доступных шрифтов, а в правом - доступные размеры шрифта в пунктах.

3. Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

После создания таблиц и ввода в них данных можно приступать к созданию Запроса.

В окне базе данных щелкните на вкладке "Запросы".

Щелкните на кнопке "Создать".

При этом появится пять пунктов создания Запроса.

Конструктор

Простой запрос

Перекрестный запрос

Повторяющие записи

Записи без подчиненных

3.1 Запросы на поиск данных

Запросы используются для получения одной или нескольких таблиц БД данных необходимой пользователю информации, отвечающей заданному условию, выполнения вычислений и отображения результатов в табличной форме. С помощью запроса можно обновить данные в таблице, добавить и удалить записи.

1. В Access различают следующие типы запросов: запрос на выборку - позволяет извлечь данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в таблице;

2. перекрестный запрос - суммирует в электронной таблице данные из одной или нескольких таблиц. Они используются для анализа данных, создания диаграмм;

3. запрос на изменение - создают новые таблицы из запросов. Они позволяют включить новые записи или удалить старые, внести в них изменения с помощью выражений, встроенных в запрос.

Наиболее часто используемый типом запроса является запрос на выборку. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других

типов итоговых значений. Внесенные в таблицу изменения автоматически отображаются в запросе.

Назначение запросов:

1. выбор записей, отвечающих определенным критериям отбора без предварительного открытия конкретной таблицы или формы;

2. выбор таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующего добавления других таблиц;

3. отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего набора записей;

4. создание новой таблицы на основе данных, полученных из существующих таблиц;

5. выполнение вычислений над значениями полей.

По результатам запроса создается временная таблица, которая хранится в памяти компьютера. После сохранения запроса сохраняется только описание его конструкции, а не данные, полученные в результате запроса. Сохраненный запрос можно использовать многократно.

Для просмотра результатов запроса в окне БД на вертикально расположенной панели "Объекты" выберите значок "Запросы" и дважды щелкните имя запроса в списке.

Чтобы создать запрос на поиск данных:

1. Откройте запрос в режиме Конструктора.

2. Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки,.Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

3. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т. к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters), Появляется диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters).

4. В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Туре) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.

5. Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) в которое нужно ввести значение.

В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.

Чтобы создать запрос "Продажи за промежуток времени, необходимо перейти на вкладку "Запросы", нажать пиктограмму "Создать", выбрать режим "Конструктор", добавить необходимые таблицы.

После добавления таблиц и выбора необходимых полей необходимо прописать соответствующее условие через построитель выражений.

Запрос готов.

3.2 Запросы на обработку данных

Запрос на базе нескольких связных таблиц создается в той же последовательности, что и из одной таблицы, только добавляется ввод имен дополнительных таблиц.

Для создания многотабличного запроса в окне БД на панели "объекты" (Objects) выберите значок "запросы" (Queries) и нажмите кнопку "создать" (New) на панели инструментов. В диалоговом окне "новый запрос" (New Query) выделите "простой запрос" (Simple Query Wizard) и нажмите кнопку ОК.

Укажите сначала имя первой таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, выберите поля, данные которых нужно использовать, а затем укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

В верхней части макета видны линии связи между таблицами, а в нижней части на бланке запроса - имена таблиц и полей.

Создадим запрос "Туры", позволяющий выводить следующую информацию: Код тура, Курорте, Стране, Типе тура, Описании, и фотографию.

Добавляем таблицы.

Добавляем необходимые поля.

Проверяем работу.

Аналогичным образом создадим остальные запросы.

3.3 Группировка. Перекрестные запроси

В тех случаях, когда вас интересует записи, отвечающих определенному условию, применяют запрос по образцу. При создании запроса вы даете, как бы образец (QBE, query by example - запрос по образцу), по которому будет составлен ответ или выполнены операции. Поэтому в более версиях Access используется термин бланк запроса по образцу (QBE).

Запросы составляются в интерактивном режиме. Включите в запрос таблицы и поля, которые вас интересуют, укажите условия выбора и какие вычисления необходимо произвести. Включить поле в запрос можно следующими способами:

1. в строке "Поле" поставить курсор в нужный столбец и дважды щелкнуть имя поля в списке. Нажать клавишу стрелка - вправо или клавишу "Tab", переместить курсор в следующий столбец и добавить новое поле в запрос;

2. щелкнуть на кнопке раскрытия списка около правой границы ячейки в строке "Поле" или нажать клавишу F4, чтобы открыть список имен полей и выбрать требуемое поле;

3. перетащить имя поля мышью из списка полей в верхней части окна.

Для ввода нескольких полей из списка можно удерживать клавишу CTRL при выделении нужных полей в списке, а затем перетащите выделенные поля мышью. Access автоматически распределит выбранные поля по ячейкам строки "поле". Если выбрать в первой строке звездочку "*", то это означает, что в ответе должны быть представлены все столбцы таблицы.

Для выполнения сортировки результатов запроса, по какому-нибудь полю переместите курсор в строку "Сортировка" этого поля и нажмите клавишу F4, для отображения вариантов сортировки: По возрастанию, По убыванию. Если вы в запросе используете какое-либо поле для указания условий отбора, но не хотите, чтобы оно было отображено в ответе на запрос, то снимите флажок в этом поле в строке "вывод на Экран". Если вы хотите использовать текстовой критерий отбора, то введите необходимый текст в строку "Условие отбора". Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки "Условие отбора" текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его.

В Access предусмотрено большое количество вариантов отбора записей из БД. Разберем некоторые широко распространенные условия отбора записей, используемые в запросе.

Оператор - это символ или слово, например, = или Or, указывающие выполнение операции над элементами формулы. Access позволяет использовать различные типы операторов для вычислений на листе:

1. арифметические операторы - служат для выполнения арифметических операций над числами (таблицами);

2. операторы сравнения - используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения может являться логическое значение: "ИСТИНА" или "ЛОЖЬ";

3. текстовый оператор конкатенации "Амперсанд" (&) - используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;

4. операторы ссылки - применяются для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Запрос записей в определенном диапазоне значений может выполняться с использованием следующих операторов сравнения:

ь = - равно;

ь <- больше, чем;

ь >- меньше, чем;

ь < > - не равно;

ь >= - больше или равно;

ь <= - меньше или равно.

Как правило, операторы сравнения используются в числовых полях или полях дат, но они могут применяться и в текстовых полях. Например, если ввести в текстовое поле "Условие отбора" < 'А', то будет выбраны значения поля, начинающиеся после буквы "А".

Если вы не уверены в написании какого - либо слова, то можете использовать оператор LIKE и подстановочный знак. Напомним, что знак вопроса заменяет один символ, а звездочка * - группу символов. Например, выражение LIKE П* выполняет поиск слов, начинающихся с буквы П. Выражение: LIKE П? Л выполняется поиск слов, пел, пал, пол и т.п.

Под выражением подразумевается любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.

Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми данными:

ь Sum - вычисление суммы значений поля;

ь Avg - определение среднего значения поля;

ь Min - нахождение минимального значения поля;

ь Мах - нахождение максимального значения поля;

ь Count - подсчет количества записей поля (может применяться для всех полей);

ь StDav - расчет стандартного отклонения поля;

ь Var - расчет изменения значения поля.

При желании пользователь может изменить или уточнить запрос, построить по результатам запроса графики.

Столбец итогов может содержать итоговые данные для всех записей таблицы или сгруппированных по какому ни будь принципу. Для использования итоговых операторов в указанной задаче выполните следующие действия:

ь в запросной форме в строке "Вывод на экран" поставьте флажки в полях, которые будет использоваться для вычислений;

ь выберите в меню "Вид" команду "Групповые операции" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов;

ь установите курсор в поле, над значениями которого будут выполняться вычисления, и выберите в ячейке "Групповая операция" требуемую функцию;

ь в меню "Запрос" выберите команду "Запуск".

С помощью запроса могут быть подсчитаны Сумма и Среднее арифметическое значение, найдены Минимальное и Максимальное значения в поле. Закончив работу с запросом, можно сохранить его под некоторым именем.

Для расширения условий отбора можно использовать строку "или" (or) в бланке запроса.

Для упрощения процесса добавления в запрос функций, констант, операторов и общих выражений можно использовать построитель выражений.

Для отображения окна построителя выражений выполните следующие действия:

1. перейдите в режим Конструктора запроса;

2. поместите курсор в ячейку "Условие отбора" в столбец, для которого необходимо задать критерии отбора;

Щелкните правой кнопкой позицию, в которую требуется вставить выражение, и выберите в контекстном меню команду "Построить" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.

В верхней части диалогового окна построителя выражений расположено поле, отображающее выражение по мере его создания. Access часто помещает в его поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо которых пользователь должен поставить нужные элементы.

Следует либо ввести соответствующее значение, либо выделить прототип и заменить его на элемент из правого списка.

В средней части окна построителя находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. В нем расположены кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию для выражения. Например, вы можете нажать кнопку Like, чтобы не выводить это слово с клавиатуры.

В нижней части окна построителя находится три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, формы, объекты базы данных, встроенные определенные пользователем функции, константы операторы и общие выражения. В правом поле выводиться список значений (если они существуют) для элементов. Например, если выбрать в левом поле встроенные функции, то в среднем поле появиться список всех типов функций Microsoft Access, в правом поле будет выведен список всех встроенных функций, заданных левым и средним полями.

Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будет выведены все операторы выбранного типа. Возможен непосредственный ввод части выражения в верхнем поле.

Для возвращения в бланк запроса нажмите кнопку ОК. Построенное выражение будет вставлено в то поле, где расположен курсор. Имена полей при вводе в бланк запроса следует заключить в квадратные скобки.

Режим конструктора позволяет не только создать новый запрос, но и редактировать существующий. В этом режиме можно добавлять поля, задавать порядок сортировки и условия отбора. Чтобы открыть запрос в режиме конструктора, перейдите в окно БД, на панели "Объекты" выберите значок "Запросы", выделите нужный запрос в правой части окна и нажмите кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Если запрос уже открыт, то для перехода в режим конструктора в меню "Вид" выберите команду "Конструктор" или нажмите кнопку "Вид" на панели инструментов.

Если вы захотите снять в запросе какое-либо поля, то в строке "Вывод на экран" снимите флажок в соответствующей ячейке.

Чтобы удалить поле из бланка запроса, щелкните область выделения столбца и нажмите клавишу "Delete".

Для изменения положения поля в запросе поместите указатель в область выделения столбца, он примет вид жирной стрелки, направленной вниз. Щелкните мышью в области выделения и переместите выделенный столбец, удерживая нажатой кнопку мыши. Для создания перекрестного запроса обязательно используются групповые операции.

Результатом перекрестного запроса является cross-таблица. Основным отличием cross-таблицы от любой другой таблицы БД заключается в следующих основных принципах:

1. заголовками столбцов являются не имена полей, а значения одного из полей;

2. в первом столбце указываются значения не ключевого поля, а любого другого выбранного пользователем;

3. на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые данные.

Создается перекрестный запрос, как было сказано выше на основе запроса на выборку, содержащий нужные поля. Затем, щелкнув правой кнопкой мыши в области окна запроса, в меню выбираются последовательно команды "Тип запроса", "Перекрестный".

Автоматически появится строка "Группировка" и строка "Перекрестная таблица". Для создания запроса необходимо указать три параметра: заголовков строк, заголовков столбцов, значений.

Для повышения скорости сортировки и поиска записей можно проиндексировать отдельное поле или комбинацию полей. Индекс - это средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

Первичный ключ запрещает ввод в поле повторяющихся значений, однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других полей. Например, чтобы не повторялись номера пропусков сотрудников. Для нескольких полей, ввод в которые повторяющихся значений должен быть запрещен, можно использовать составной индекс. При создании индексов можно использовать поля разных типов.