Автоматизация рабочего места секретаря-референта

6) Д. Вейскас Эффективная работа с Microsoft Access 2 - перев. с англ. - СПб.: Питер, 1997

Приложение А

Условия правильной работы секретаря-референта зависят от автоматизации его рабочего места и как налажена работа с документами, от этого во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их исполнения, успех компании. Документы структурируют информационные потоки, содержат и учетные и отчетные показатели, в них определяются планы, материально-техническое обеспечение и работа с персоналом любого предприятия.

Правильно организовать работу с документами и перейти на электронный документооборот помогают технологии и программные продукты документационного обеспечения управлением. Наиболее важная часть обработки документов заключается в возможности их удобного поиска, извлечения и дальнейшего использования.

1 Основание для разработки

Настоящая разработка ведется на основании заказа секретаря - референта ОАО «Торговый дом «Воткинский завод»»

Наименование работы: «Автоматизация рабочего места секретаря-референта»

1 Назначение разработки

Данная программа будет отслеживать учет исходящих и входящих документов. Регистрировать документы - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

3 Требования к программе (программному изделию).

3.1 Требования к функциональным характеристикам:

Программа должна обеспечивать работоспособность следующих функций:

- ввод / удаление информации входящих документов

- перерегистрация документов

- ввод / удаление информации исходящих документов

- ввод / удаление информации внутренних документов

- возможность редактирования информации документов

- идентификация документа

- составление и печать информации о документе:

1 Журнал выдачи информации документов

2 Запрос информации документов сотрудниками организации

3 запрос информации документов других организаций

4 Дата выдачи документов

5 Кому были выданы документы (контроль за исполнением)

6 Отчет о движении документов за день, месяц.

3.2 Требования к надежности

Система должна обеспечивать:

- обеспечивать понятный интерфейс для пользователя

- автоматическое сохранение всех данных.

- защита несанкционированного доступа персонала (конфиденциальность сведений)

3.3 Требования к составу и параметрам технических средств

Компьютер: Процессор: Pentium ІІІ 500 МГц., оперативная память: 32Мб., объем свободного места для установки приложений: 20Мб., видеомонитор: VGA, принтер: лазерный.

3.4 Требование информационной и программной совместимости

Операционная система MS Windows NT/2000/XP Microsoft Office 2000

MS Access 2000

4 Требования к программной документации:

4.1 Пояснительная записка

Введение

1 Анализ предметной области

1.1 Обзор существующих систем управления документооборотом

1.2 Выбор среды разработки

1.2.1 Обзор существующих СУБД

2 Проектирование и создание системы

2.1 Структура и функции системы

2.2 Создание информационной структуры системы

2.2.1 Описание информационных объектов

2.2.2 Инфологическая модель

2.2.3 Даталогическая модель

2.2.4 Целостность БД

2.3 Проектирование интерфейса приложений

Заключение

Список использованных источников

Приложение А. Техническое задание

4.2 Графическая часть:

4.2.1 Тема, Цели, Задачи;

4.2.2 Структура расположения документов

4.2.3 Структура системы относительно функций и приложений;

4.2.4 Инфологическая модель

4.2.5 Даталогическая модель

4.2.6 Структура пользовательских приложений

5 Стадии и этапы разработки

5.1 Утверждение у заказчика технического задания

- Согласование технического задания у руководителя дипломного проектирования

Согласование технического задания с заказчиком

5.2 Подготовка к работе

- Сбор информации по теме

- Составление предметной области

5.3 Разработка программного обеспечения комплекса

- Составление блок-схемы работы программы

- Разработка БД

- Разработка отдельных модулей программы

- Связывание модулей в единый программный комплекс

- Оформление интерфейса программы

- Повышение удобства работы пользователя

- Разработка модуля печати отчётных документов

5.4 Согласование у заказчика перечня и форм отчётных документов

5.5 Пробная эксплуатация комплекса с целью отработки возможных неисправностей.

частичное наполнение БД

5.6 Демонстрация работы комплекса заказчику

6 Порядок контроля и приёмки

6.1 До демонстрации работы

6.1.1 Утверждение заказчиком форм отчётных документов

6.2 Во время демонстрации работы:

6.2.1 Ввод нового документа / удаление информации о документа

6.2.2 Обновление БД

6.2.3 Регистрация документа

6.2.4 Выдача / приём документов

6.2.5 Сохранение архива рабочего журнала

6.2.6 Печать отчётных документов

Приложение Б

Руководство пользователя

Руководство пользователя.

1 «Старт»

Пользовательский интерфейс появляется сразу после входа в систему «Секретарь» он представляет собой окно, через которое имеется вход в тот раздел, который необходим.

В окне имеется четыре кнопки:

- позволяет войти в базу с документами.

- открывает базу сведений о сотрудниках.

- открывает базу календарь, где вводятся дата мероприятий или событий организации.

- выход из системы «Секретарь».

В полном виде интерфейс выглядит следующим образом (рисунок Б.1)

Рисунок Б.1 - интерфейс «Старт»

2 «Документы»

Пользовательской интерфейс «Документы» является главным в системе секретарь, представленный на рисунке Б.2 Он представляет собой стандартную форму с полями в которых вводятся необходимые значения. Он необходим для ввода информации о документах, которые содержаться на предприятия и для быстрого их поиска.

Рисунок Б.2 - интерфейс «Документы»

В кнопках «Добавить» заносим новые данные, которых не существует в полях со списком. В первой кнопке, которая находится напротив поля «Тип документа», будут заносится новые типы документов. Для этого необходимо нажать на кнопку и на экране появится форма «Тип документа», показанное на рисунке Б.3

Рисунок Б.3 - форма «Тип документа»

В первом поле записывается код типа документа, а во втором название типа документа. После внесения новой информации окно закрывается и для того чтобы новый тип был внесен в список нажимаем кнопку «Обновить данные».

На против поля «Вид документа» кнопка под названием «Добавить » добавляет новые виды документов. После ее нажатия открывается форма, представленное на рисунке Б.4

Рисунок Б.4 - форма «Вид документа»

Следующая кнопка находится напротив полей «Подразделение» и «Должность». При ее нажатии открывается окно «Подразделение», куда вносятся новые подразделения и должности. Форма «Подразделение» показано на рисунке Б.5

Рисунок Б.5 - форма «Подразделение»

На против полей «Исполнитель» и «Автор» открывается форма «Сотрудники» с помощью кнопки «Добавить», показанное на рисунке Б.6

рисунок Б.6 - форма «Сотрудники»

Она необходима для того, чтобы если нам понадобится при заполнении информации о документе ввести нового сотрудника не закрывая интерфейс «Документы».

Кнопки которые находятся напротив поле содержащие название индекс и город, открывается форма «Города», для введения в поле со списком нового города. Данная форма представлено на рисунке Б.7

Рисунок Б.7 - форма «Города»

Главной кнопкой является «Найти запись» . При ее нажатии открывается окно, показанное на рисунке Б.8



Рисунок Б.8- первая закладка окна «Поиск и замена

Оно представляет собой стандартный диалог, разделенный на две части закладками, отражающими алгоритм действий пользователя. Первая закладка предназначена для поиска информации о документе, представлена на рисунке Б.8. Данное окно позволяет выполнять поиск запрашиваемых документов.

В поле образец необходимо выбрать нажатием кнопки мыши номер регистрации документа, которого необходимо найти. Если в поле со списком номера не обнаружено, то вводим сами необходимый номер. Так же возможно произвести поиск документа по тем полям, которые нам известны (название документа, вид документа, дата получения и т.д.). В этом случае на экране появятся все документы, которые имеют поле со значением, по которому производится поиск. Для этого необходимо в поле «Поиск в» выбрать из списка значение документы.

В поле «Совпадение» имеется список, по которому будет производится поиск: с любой частью поля, поле целиком или с начала поля.

В поле «Просмотр» выбираем значение в котором будет производится поиск документа (все, внизу или вверху).

После введенной информации нажимаем кнопку «Найти далее» и на экране отображается или отображаются документы, по которым был сделан запрос.

Кнопка «Отмена» позволяет выйти из формы «Поиск и замена» или отменить запрос на поиск документа.

Вторая закладка интерфейса предназначена для замены данных информации о документе, представлена на рисунке Б.9. Данное окно позволяет заменять данные о документе, а также перерегистрировать документы.

Рисунок Б.9 - вторая закладка окно «Поиск и замена»

В поле «Образец» записывается значение, которое нужно заменить. В поле «Заменить на» записывается значение, на которое необходимо заменить.

В следующем поле «Поиск в» выбирается действие из двух. Для перерегистрации документа выбирается значение «Номер регистрации». Если же необходимо изменить информацию о документе, то выбирается поле «Документ». Следующие поля «Совпадение», «Просмотр» имеют тот же смысл, что и в первой закладке.

Кнопка «Заменить» предназначена для замены информации, которую мы ввели в поля. С помощью кнопки «Заменить все» заменяются все документе, которые были найдены по образцу.

Кнопка «Удалить» предназначена для удаления всей информации о документе выбранного секретарем-референтом. Для просмотра всех записей об информации документа, а также для просмотра отчетов существует кнопка «Просмотр отчетов». Для записи новой информации о документе, существует кнопка «Добавить запись». Последняя кнопка «Выход из формы», предназначена для выхода из интерфейса в начальную форму, которой является форма «Старт».

3 «Сотрудники»

Пользовательской интерфейс «Сотрудники» предназначен для ведения информации о сотрудниках предприятия. Она необходима для поиска сотрудника на предприятии и за его пределами (рисунок Б.6).

В полях под названием «Подразделение» и «Индекс» выбирается из списка нужное значение. В этих полях данные можно не вводит, а выбирать необходимое из представленных в списке. Для добавления нового значения нажимаем кнопку «Добавить», которая находится напротив поля в которое необходимо добавить новое значение в список.

Кнопка находящиеся напротив полей «Подразделение» и «Должность» открывает форму, представленное на рисунке Б.10, куда можно будет заносить новые подразделения и должности.

Рисунок Б.10 - форма «Подразделения»

Вторая кнопка под названием «Добавить», которая находится напротив поля «Индекс», позволяет открыть форму «Города», куда заносятся новые индексы и города, которым присваиваются уникальный код. Все записи, которые находятся в данной форме можно просмотреть с помощью кнопки «Просмотр отчетов». При выходе из формы занесенные данные автоматически сохраняются и выводятся в поле со списком принадлежащий полю «Индекс». Данная форма представлена на рисунке Б.11

Рисунок Б.11 - форма «Города»

Для того, что бы из всех записей найти нужную, выбираем кнопку «Поиск записи». После чего открывается окно с двумя закладками, представленное на рисунке Б.12

Рисунок Б.12 - первая закладка окна «Поиск и замена»

Первая закладка предназначена для поиска сотрудника. В поле «Образец» записываем значение того поля, которое известно. Если известно подразделение, то в поле «Поиск в» выбираем значение из списка «Подразделение» и на экране появятся все отчеты с названием этого подразделения. Если же известны другие данные, тогда в поле «Образец» записываем известное данное, а поле «Поиск в» выбираем значение «Сотрудники». В полях «Совпадение» и «Просмотр» выбираем значение, где именно будет производится поиск.

С помощь кнопки «Найти далее» выполняется запрос, который был введен в поля. Если необходимо прервать поиск или отказаться от запроса нажимаем кнопку «Отмена».

Вторая закладка представленная на рисунке Б.13, необходима для замены информации о сотруднике.

Рисунок Б.13 - вторая закладка окна «Поиск и замена»

В поле «Образец» вписывается данное, которое нужно заменить. В поле «Заменить на» записывается данное на которое необходимо заменить. В следующих полях «Поиск в», «Совпадение» и «Просмотр» имеют тот же смысл, что и впервой закладке.

После ввода данных в поля, чтобы произошло действие замены, нажимаем кнопку «Заменить». С помощью кнопки «Заменить все» заменяются все документе, которые были найдены по образцу.

Для просмотра всех отчетов нужно нажать кнопку «Просмотр отчетов».

Для удаления сотрудника, нажимаем кнопку «Удалить запись». Для записи новых данных нажимаем кнопку «Добавить запись»

С помощью кнопки «Выход из формы», интерфейс «Сотрудники» закрывается, автоматически сохраняя все данные, которые были введены в таблицу.

4 «Календарь»

Пользовательский интерфейс «Календарь» позволяет планировать мероприятия, устанавливать их дату проведения и время начала мероприятия. Интерфейс имеет три поля и пять кнопок представленных на рисунке Б.14

Рисунок Б.14 - интерфейс «Календарь»

При нажатии кнопки «Просмотреть все записи» просматривается отчет по всем мероприятиям, которые можно распечатать.

все занесенные данные. Для удаления мероприятия, нажимаем кнопку «Удалить запись». Для записи новых данных нажимаем кнопку «Добавить запись». Кнопка «Найти запись», позволяет из всех данных в интерфейсе «Календарь» найти требующую. При ее нажатии открывается окно «Поиск и замена» с двумя закладками. Первая закладка показанная на рисунке Б.15 предназначена для поиска мероприятия. В поле «Образец» записываем значение того поля, которое известно. Если известна дата мероприятия, то в поле «Поиск в» выбираем значение из списка «Дата события» и на экране появятся все отчеты с названием этого подразделения. Если же известны другие данные, тогда в поле «Образец» записываем известное данное, а поле «Поиск в» выбираем значение «Календарь». В полях «Совпадение» и «Просмотр» выбираем значение, где именно будет производится поиск.

С помощь кнопки «Найти далее» выполняется запрос, который был введен в поля. Если необходимо прервать поиск или отказаться от запроса нажимаем кнопку «Отмена».

Рисунок Б.15 - первая закладка окна «Поиск и замена»

Вторая закладка показанная на рисунке Б.16, предназначена для замены данных о мероприятии или замена самого мероприятия В поле «Образец» вписывается данное, которое нужно заменить. В поле «Заменить на» записывается данное на которое необходимо заменить. В следующих полях «Поиск в», «Совпадение» и «Просмотр» имеют тот же смысл, что и впервой закладке.

Рисунок Б.16 - вторая закладка окна «Поиск и замена»

После ввода данных в поля, чтобы произошло действие замены, нажимаем кнопку «Заменить». С помощью кнопки «Заменить все» заменяются все документе, которые были найдены по образцу.

С помощью кнопки «Выход из формы», интерфейс «Календарь» закрывается, автоматически сохраняя все данные, которые были введены в таблицу.

Размещено на Allbest.ru