Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что современное общество нельзя представить без информационных технологий. Информационные технологии прочно вошли в жизнь. Информационные технологии открыли новые возможности для образования, работы и отдыха, позволили облегчить учебу и труд человека. Все сферы современного общества наполнены и пронизаны потоками информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий, оно нормально функционировать не может.

Информационные технологии вобрали в себя лавинообразные достижения электроники, математики, философии, социологии, психологии и экономики. Образовавшийся в результате жизнеспособный гибрид ознаменовал революционный скачок в истории информационных технологий, которая насчитывает сотни тысяч лет.

Объект исследования данной курсовой работы - информационные технологии.

Предмет исследования - совокупность теоретических и практических аспектов информационных технологий

Цель курсовой работы - дать характеристику информационным технологиям (понятие, этапы развития, проблемы использования), рассмотреть основные виды информационных технологий, решить прикладную задачу.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть понятие и задачи информационных технологий;

- рассмотреть этапы развития информационных технологий;

- изучить проблемы использования информационных технологий;

- охарактеризовать информационные технологии обработки данных;

- охарактеризовать информационные технологии управления;

- охарактеризовать информационные технологии автоматизации офиса;

- охарактеризовать информационные технологии поддержки принятия решений;

- охарактеризовать информационные технологии экспертных систем;

- решить прикладную задачу, используя Excel.

Структура курсовой работы состоит из введения, трёх глав, восьми параграфов, заключения, списка использованной литературы.

Теоретической и методологической основой написания работы послужили труды ведущих российских и зарубежных экономистов, экономические журналы, статьи в Интернете.

1. Информационные технологии

1.1 Понятие информационной технологии

Информационные технологии - это процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационные технологии - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии являются аналогом технологиям переработки материальных ресурсов. Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с традиционными материальными видами ресурсов, а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Информационные технологии значительно расширяют возможности использования информационных ресурсов в различных отраслях промышленности, а также в образовании.

Информация как особый вид ресурсов и фактор общественного развития становится и особым видом продукта с присущими ему всеми свойствами товара. Наблюдается переход от индустриальной экономики к экономике, основанной на информации, на новой информационной технологии как совокупности информационно-технологических процессов.

Технология обработки информации зависит от характера решаемых задач, используемых средств вычислительной техники, числа пользователей, систем контроля над процессом обработки информации. Технология, как некоторый технологический процесс, всегда присутствует в любой предметной области, особенно там, где повышенное внимание уделяется функциям соответствующих технологий.

Информационные технологии, в отличие от производственных, обладают рядом специфических функций, таких как сбор, регистрацию, хранение, поиск, накопление, генерацию, анализ, передачу и распространение данных, информации и знаний.

В зависимости от вида обрабатываемой информации, информационные технологии могут быть ориентированы на обработку:

- данных (системы управления базами данных, электронные таблицы, алгоритмические языки, системы программирования);

- текстовой информации (текстовые процессоры, гипертекстовые системы);

- графики (средства для работы с растровой графикой, векторной графикой);

- анимации, видеоизображения, звука (инструменты для создания мультимедийных приложений);

- знаний (экспертные системы).

Современные информационные технологии могут включать обработку различных видов информации и тем самым представлять собой интегрированные информационные технологии. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

- обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

- включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

- иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

Цель применения информационных технологий - снижение трудоёмкости использования информационных ресурсов.

Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии. Новая информационная технология - это информационная технология с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Новая информационная технология базируется на следующих основных принципах:

- интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

- интегрированность с другими программными продуктами;

- гибкость процесса изменения данных и постановок задач.

В качестве инструментария информационной технологии используются распространенные виды программных продуктов: текстовые процессоры, издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные календари, информационные системы функционального назначения.

Область применения информационных технологий - индустрия обработки информации, важнейшего сектора общественного производства, оказывающего глубокое воздействие на темпы и характер развития современного общества.

1.2 Этапы развития информационных технологий

Человечество в своём развитии прошло путь длиной в несколько десятков тысячелетий. Всё это время человек учился преобразовывать энергию и материальные объекты путём регистрации и накопления информационных образов.

Первый этап развития информационной технологии связан с открытием способов длительного хранения информации на материальном носителе. Это пещерная живопись (сохраняет наиболее характерные зрительные образы, связанные с охотой и ремеслами) - выполнена 25 - 30 тыс. лет назад; гравировка по кости (лунный календарь, числовые нарезки для измерения) - выполнена 20 - 25 тыс. лет назад. Период между появлением инструментов для обработки материальных объектов и регистрации информационных образов составляет около миллиона лет.

Второй этап развития информационной технологии начал свой отсчет 6 тыс. лет назад и связан с появлением письменности. Эра письменности характеризуется появлением технологии регистрации на материальном носителе символьной информации. Применение этих технологий позволяет осуществлять накопление и длительное хранение знаний. В качестве носителей информации выступали и до сих пор выступают: камень, кость, дерево, глина, папирус, шелк, бумага. Сейчас этот ряд можно продолжить: магнитные покрытия (лента, диски, цилиндры), жидкие кристаллы, оптические носители, полупроводники.

В этот период накопление знаний происходит достаточно медленно и обусловлено трудностями, связанными с доступом к информации. Знания, представленные в виде рукописных изданий, хранятся в единичных экземплярах. Причем доступ к ним существенно затруднен, т.к. они охраняются специальной кастой - жрецами, которые наделялись исключительным правом монопольного доступа к фонду человеческого опыта и являлись посредниками между накопленными знаниями и заинтересованными людьми. Этот барьер был разрушен на следующем этапе.

Начало третьего этапа датируется 1445 г., когда Иоганн Гутенберг изобрел печатный станок. Появление книг открыло доступ к информации широкому кругу людей и резко ускорило темпы накопления систематизированных по отраслям знаний. За три столетия после изобретения печатного станка оказалось возможным накопить ту «критическую массу» социально-доступных знаний, при которой начался лавинообразный процесс развития промышленной революции. Печатный станок сыграл роль информационного ключа, резко повысив пропускную способность социального канала обмена знаниями. С этого момента началось необратимое поступательное движение технологической цивилизации». Книгопечатание - это первая информационная революция.

Четвертый этап развития информационной технологии начинается в 1946 году с появлением машины для обработки информации. Этой машиной является первая ЭВМ (типа ENIAC), запущенная в эксплуатацию в Пенсильванском университете.

С начала шестидесятых годов характерно решение трудоемких задач, в области бухгалтерского учета с централизованным коллективным использованием вычислительных средств. Централизованная обработка экономических данных имеет достоинства: возможность обращения пользователей к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры; сравнительная легкость внедрения новых решений благодаря наличию специализированных подразделений предприятия. Недостатки централизованной обработки: ограничена ответственность пользователей за результаты решения экономических задач, ограничены возможности пользователя по получению и использованию информации.

В середине семидесятых годов появляется ПЭВМ. Происходит смещение технологических процессов с ориентацией на индивидуального пользователя, с внедрением частичной децентрализации и полной децентрализованной обработки данных. Достоинства децентрализованной обработки: повышается ответственность пользователей за качество результатов решения экономических задач; появляются возможности для проявления инициативы и творческого развития пользователя. Недостатками децентрализованной обработки экономических данных: сложность стандартизации из-за большого числа уникальных достижений; психологическое неприятие пользователями рекомендуемых стандартов и готовых продуктов; неравномерность развития уровня информационной технологии на местах и зависимость этого уровня от квалификации пользователя.

Пятый этап развития информационной технологии наступил в 1982 году после публикации эталонной модели взаимодействия открытых систем ISO - ЭМ ВОС. В это время ориентировка меняется на использование локальных сетей компьютеров с выходом на региональные и глобальные сети (Internet, SWIFT). Ориентация технологических процессов вновь смещается в сторону централизованной обработки экономических данных.

Кратко характеризуя этапы развития информационных технологий можно сделать следующий вывод: процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех видов человеческой деятельности, но и созданию качественно новой информационной среды социума, обеспечивающей развитие творческого потенциала индивида.

1.3 Проблемы использования информационных технологий

информационный прикладной excel

Самая главная проблема информационных технологий - это устаревание информационных технологий. Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

Так, на смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону. Телефон постепенно вытесняется службой экспресс доставки. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года. Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

Сегодня в России идет процесс разрушения складывавшихся предпосылок информатизации, соответствующих классическому подходу к информатизации общества. Необходимы неординарные решения, позволяющие преодолеть технологическое отставание России от передовых стран мира, например:

- заимствование передовой информационной технологии с одновременным обеспечением информационной безопасности России;

- определение образующих черт социальных преобразований будущего (например, гармонизация информационного и экологического начал общества);

- использование в качестве основополагающего принципа информационного комфорта;

- активный поиск конструктивных решений социальных проблем на основе симбиоза «левополушарных» и «правополушарных» механизмов коммуникации. В мире господствует западный, рассчитанный на рациональное восприятие вариант информатизации. Россия же - «правополушарный» регион и грамотный учет этого обстоятельства может позволить стране резко увеличить темпы информатизации, своим путем догнать передовые в информационном отношении страны.

Видимо, необходимо вводить новые научные дисциплины о совокупности знаний о свойствах и закономерностях формирования информационных ресурсов и о закономерностях преобразования одних форм информационных ресурсов в другие и о процессах их распространения в обществе;

- проблема разработки методологии количественной и качественной оценки имеющихся в обществе информационных ресурсов, прогнозирования потребностей общества в этих ресурсах;

- проблема создания методов исследования структуры и топологии распределения различных видов информационных ресурсов по регионам России, а также в глобальном масштабе. Научная дисциплина, призванная заниматься решением этой проблемы, может быть названа «информографией».

Свободный доступ к национальным информационных ресурсов - важнейшее условие соблюдения конституционного права граждан на информацию, права «свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» (ст. 29, п. 4 Конституции РФ). В решении же задач обеспечения доступа к автоматизированным информационным ресурсам важнейшая роль принадлежит «географической» дислокации баз данных, их топологической характеристике.

Из 3229 баз данных, охваченных учетом, почти 65% находятся в Москве. Существуют большие территории, не охваченные информатизацией. Рассмотрение баз данных по их назначению показало, что только в Москве расположено 74% баз данных научно-технической информации, 84% - справочной, финансовой и учетно-статистической информации, 87% - управленческой информации, 92,6% - коммерческой информации.

Таким образом, концентрирование в столице баз данных общего применения ограничивает доступ к национальным информационным ресурсам. Эти трудности могут компенсироваться разнообразием созданных на его основе продуктов и услуг и, прежде всего, использованием телекоммуникационных сетей, способных обеспечить удаленный доступ к нему «всех желающих», но практически они доступны только пользователям с высокими платежными способностями.

В перспективе все информационные ресурсы будут обобществлены. Информация принадлежит всем - этот принцип уже узаконен ЮНЕСКО. Однако, отдавая «свою» информацию (знание) обществу, каждый должен получить компенсацию за труд, затраченный на ее получение. Неразработанность механизмов реализации права на интеллектуальную собственность существенным образом сдерживает развитие национальных информационных ресурсов.

Требует решения также проблема деперсонализации, обезличенности знаний, помещенных в компьютерный информационный фонд. Обществу необходимо научиться управлять как тенденцией обесценивания творческого труда по созданию знаний, понижения социального статуса творца, создателя знаний, так и тенденцией повышения статуса пользователя знаниями, переоценки в какой-то мере его более рутинного и более доступного труда. Такая нивелировка способна понизить творческий потенциал общества, что будет иметь весьма негативные последствия для его развития.

Исследуя проблемы в сфере информационных технологий можно прийти к следующему заключению: современное общество наполнено и пронизано потоками информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий, оно нормально функционировать не может. Образование, наука, производство, управление, транспорт, финансы, СМИ, социальные и правоохранительные базы данных, здравоохранение - всюду информационные технологии. Информационная насыщенность не только изменила мир, но и создала новые проблемы, которые не были предусмотрены.

2. Виды информационных технологий

2.1 Информационная технология обработки данных

Благодаря информационным технологиям можно обрабатывать различные данные - текстовые, табличные, графические и мультимедийные данные.

Для работы с текстом используются текстовые процессоры (редакторы): WordPerfect, Лексикон и Microsoft Word (последний можно рассматривать как настольную издательскую систему). Развитие текстовых процессоров идет, с одной стороны, по пути расширения функциональных возможностей, с другой, по пути обеспечения удобства работы с ними.

Основные функции текстовых процессоров: набор текста, хранение его на компьютерных носителях, просмотр и печать. Кроме того, в большинстве текстовых процессоров реализованы функции проверки орфографии, выбора шрифтов и кеглей, центровки заголовков, разбиения текста на страницы, печати в одну или несколько колонок, вставки в текст таблиц и рисунков, использования шаблонов постраничных ссылок, работа с блоками текста, изменения структуры документа.

Графические процессоры предназначены для ввода графиков, диаграмм, схем, рисунков, этикеток в произвольный текст или документ - это программные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические образы с использованием соответствующих информационных технологий: коммерческой графики, иллюстративной графики, научной графики.

Информационные технологии коммерческой графики обеспечивают отображение информации, хранящейся в электронных таблицах, базах данных и отдельных локальных файлах в виде двух- или трехмерных графиков типа круговой диаграммы, столбиковой гистограммы, линейных графиков и др.

Информационные технологии иллюстративной графики дают возможность создания иллюстраций для различных текстовых документов в виде регулярных - различные геометрические фигуры (так называемая векторная графика) - и нерегулярных структур - рисунки пользователя (растровая графика).

Графические процессоры, реализующие информационные технологии иллюстративной растровой графики, позволяют выбрать толщину и цвет линий, палитру заливки, шрифт для записи и наложения текста, созданные ранее графические образы. Кроме того, пользователь может стереть, разрезать рисунок и переместить его части. Эти средства реализованы в Paint Brush. Но есть информационные технологии, позволяющие просматривать изображения в режиме слайдов, спецэффектов и оживлять их (Corell Draw, Storyboard, 3d Studio).

Информационные технологии научной графики предназначены для обслуживания задач картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы.

Табличные процессоры - комплекс программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и выдачу их на печать. Электронная таблица представляет собой двухмерный массив строк и столбцов, размещенный в памяти компьютера.

Широкое распространение получили такие табличные процессоры, как Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, технология работы с которыми аналогична работе с любым приложением Windows интерфейса WIMP.

Табличный процессор позволяет решать большинство финансовых и административных задач, например, таких, как расчет заработной платы и другие учетные задачи; прогнозирование продаж, роста рынка, доходов; анализ процентных ставок и налогов; подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц; ведение бухгалтерских книг для учета платежей; сметные калькуляции; учет денежных чеков; бюджетные и статистические расчеты.

Большинство электронных таблиц имеют средства создания графиков и диаграмм, средства их редактирования и включения в нужное место листа. Кроме того, в них имеется большое число встроенных функций математических, статистических и других. Сервисные функции табличного процессора позволяют проверить орфографию текста, защитить данные от чтения или записи, создать макросы.

Гипертекстовая технология - представление текста в виде многомерной, иерархической структуры (обычно любой текст представляется как одна длинная строка символов, которая читается в одном направлении). В отдельных точках такого ветвящегося многомерного текста чтение можно продолжать в нескольких различных направлениях в зависимости от информационных потребностей. Материал текста делится на фрагменты. Каждый видимый на экране ЭВМ фрагмент, дополненный многочисленными связями с другими фрагментами, позволяет уточнить информацию об изучаемом объекте и двигаться в одном или нескольких направлениях по выбранной связи.

Под гипертекстом понимают систему информационных объектов (статей), объединенных между собой направленными связями, образующими сеть. Каждый объект связывается с информационной панелью экрана, на которой пользователь может ассоциативно выбирать одну из связей. Объекты могут быть текстовыми, графическими, музыкальными, с использованием средств мультипликации, аудио- и видеотехники.

Удобство использования гипертекстовой технологии состоит в том, что пользователь сам определяет подход к изучению или созданию материала с учетом своих индивидуальных способностей, знаний, уровня квалификации и подготовки, т.е. становится авторской.

Компоненты структуры гипертекста:

* информационные статьи - основной элемент гипертекста, состоящий из заголовка, в котором обозначена тема статьи, текста и списка ссылок на родственные статьи.

* тезаурус гипертекста - это автоматизированный словарь, предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию.

* список главных тем, содержащий заголовки всех справочных статей, для которых нет ссылок типа «род - вид», «часть - целое».

* алфавитный словарь - включает в себя перечень наименований всех информационных статей в алфавитном порядке.

Мультимедиа - интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, текстом и звуковым рядом.

Системы мультимедиа активно используются:

* в образовании - видеоэнциклопедии по многим школьным предметам, музеям, городам, маршрутам путешествий, а также дистанционное обучение;

* в компьютерном тренинге - игровые ситуационные тренажеры, сокращающие время обучения (игровой процесс сливается с обучением).

* в бизнесе - развитие «домашней индустрии», сокращающие производственные площади, увеличивающие производительность труда;

* в других сферах профессиональной деятельности.

2.2 Информационная технология управления

Основным назначением информационных технологий управления является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому их в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем:

- управление финансами;

- управление материальными потоками;

- управление производством;

- управление проектами;

- управление сервисным обслуживанием;

- управление качеством;

- управление персоналом.

Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем. Например, подсистема управления материальными потоками, как правило, включает в себя функционально законченный блок «Управление транспортом» для составления графиков и транспортных схем доставки, планирования и управления транспортом. В перечислении не указана подсистема информационной поддержки реинжиниринга (моделирования предприятия) и т.д.

В то же время подсистемы управления материальными потоками, производством / проектами, сервисным обслуживанием формируют в совокупности информационную логистическую систему предприятия (логистика снабжения, хранения, транспортная логистика, производственная логистика, логистика сбыта и т.д.)

В качестве ресурсов для планирования рассматриваются: денежные средства; материально-технические ресурсы; мощности (станки и оборудование, склады и места хранения, транспортные единицы, трудовые ресурсы и т.д.). Большинство из указанных подсистем обладает функциональностью, позволяющей осуществить планирование материально-технических ресурсов и мощностей и трансформировать в соответствующие потребности в денежных ресурсах. В общих чертах типология производственных процессов может быть классифицирована следующим образом: непрерывное производство; поточное производство; единичное производство; проектное производство.

Функциональность подсистем управления производством, как правило, ориентируется на различные виды производственной деятельности предприятия, к основным из которых можно отнести следующие: дискретное производство; процессное производство; реализация проектов. Первые два вида предполагают описание в системе состава выпускаемого изделия и технологии производства.

Планирование для производственных предприятий в общем случае описывается четырьмя функциональными уровнями, каждый из которых определяется длительностью горизонта планирования и субъектами планирования: стратегическое планирование; долгосрочное планирование (от полугодия до 1.5 лет); среднесрочное планирование (от нескольких недель до нескольких месяцев); оперативное планирование (неделя, несколько недель).

В понимании необходимости внедрения интегрированных информационных технологий выделяют несколько стадий:

- понимание основ построения интегрированных информационных технологий;

- готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

- готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

- готовность к внедрению со стороны предприятия;

- готовность к изменениям.

Система управления предприятием на Западе в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Интегрированная информационная система помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия и обеспечивает построение ясной структуры и последовательности процессов деятельности.

За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т.д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т.д. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля.

Внедрению информационных технологий в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Прежде всего, следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс «реинжиниринга» может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Внедрение информационных технологий осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:

- обследование предприятия;

- выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;

- описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;

- настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;

- проведение опытной эксплуатации;

- внедрение в промышленную эксплуатацию;

- сопровождение промышленной эксплуатации.

Как уже отмечалось ранее внедрение информационных технологий всегда сопровождается привнесением изменений как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений является их целесообразность с точки зрения процесса в целом. Основной предпосылкой успешного введения изменений является конструктивность позиции и понимание причины соответствующими руководящими лицами.

Основные возникающие проблемы на этапе внедрения информационных технологий имеют объективный и субъективный характер.

Прежде всего, информационные технологии являются сложно организованным комплексом, охватывающим различные направления деятельности предприятия. Логика, заложенная в функциональность данных систем, базируется на серьезном и длительном аналитическом опыте и предполагает наличие подготовленных специалистов для эффективной повседневной эксплуатации. В этом заключается объективная сторона проблемы.

К числу субъективных факторов в первую очередь следует отнести (и об этом уже говорилось выше) организационные и проблемы недостатка подготовленных кадров.

Основная задача состоит в проведении ряда предварительных мероприятий, позволяющих осуществить перевод предприятия в высокую степень готовности и создания предпосылок для успешного, эффективного внедрения.

2.3 Автоматизация офиса

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

* обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

* сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

* хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: должна быть скоординирована работа между исполнителями; движение документов должно быть по возможности оптимизировано; должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства компьютеры, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства средства копирования документов; модем. Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, обеспечивающими технологию автоматизации офиса, являются:

* текстовый редактор;

* электронная таблица;

* система управления базами данных - база данных концентрирует в себе данные о деятельности фирмы.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

* программа анализа и составления расписаний;

* программа презентации;

* графический редактор;

* программа обслуживания факс-модема;

* сетевое программное обеспечение: электронная почта (вид однонаправленной связи, позволяющий получать хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети), компьютерные и телеконференции и др;

* программы перевода;

* специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и др.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видео конференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Аудиопочта - почта для передачи сообщений голосом (напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера передается голос).

Электронный календарь - средство хранения и манипулирования рабочего расписания менеджера в сети.

Компьютерные конференции - использование компьютерные сетей для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Телеконференции включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Хранение изображений - перспективная офисная технология, организующая хранение вместо бумажных документов его цифровых образов (изображений). Основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов.

Некомпьютерные офисные технологии:

1. Аудиоконференции - использование аудиосвязи для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы посредством телефонной связи с оборудованием, обеспечивающим возможность взаимодействия более чем двум участникам.

2. Видеоконференции - аналогичны аудиоконференциям, но применяется видеоаппаратура.

3. Факсимильная связь - связь с помощью факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Интегрированный пакет прикладных программ - совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Основу интегрированного пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные программы. Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Примеры интегрированных пакетов для офиса: FrameWork, Simphony, Works, Corel Office, SmartSuite и др. Из интегрированных офисных программных продуктов отечественной разработки следует отметить комплект программных продуктов «Русский Офис», выпускаемый компанией «Арсеналъ». В нашей стране наибольшую популярность завоевал пакет Microsoft Office фирмы Microsoft.

2.4 Информационная технология поддержки принятия решений

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

- ориентация на решение плохо структурированных задач;

- сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

- направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

- высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности:

1. Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

Система управления данными (СУБД) должна обладать следующими возможностями:

- составление комбинаций данных, получаемых из различных источников посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

- быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

- построение логической структуры данных в терминах пользователя;

- использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

- обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

В системах поддержки принятия решения база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения.

Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Горизонт планирования в стратегических моделях, как правило, измеряется в годах.

Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, - от одного месяца до двух лет.

Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Оперативные модели обычно используют для расчетов внутрифирменные данные.

Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п.

Система управления базой моделей (СУБМ) должна обладать следующими возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.

Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Важным измерителем эффективности используемого интерфейса является выбранная форма диалога между пользователем и системой. В настоящее время наиболее распространены следующие формы диалога: запросно-ответный режим, командный режим, режим меню, режим заполнения пропусков в выражениях, предлагаемых компьютером. Каждая форма в зависимости от типа задачи, особенностей пользователя и принимаемого решения может иметь свои достоинства и недостатки.

Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

- манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;

- передавать данные системе различными способами;

- получать данные от различных устройств системы в различном формате;

- гибко поддерживать знания пользователя (оказывать помощь по запросу, подсказывать).

2.5 Информационная технология экспертных систем

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.

Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Являясь одним из основных приложений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.

Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений не отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.

Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.

Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии - знаний.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Менеджер использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным.

База знаний содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Интерпретатор - это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил. Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний.

3. Решение прикладной задачи

3.1 Задание прикладной задачи

Заполнить таблицу исходными данными для 8 строк по аналогии 1 строки, найти объемы продаж.

1. Найти максимальную и минимальную цену за единицу продукции (использовать встроенные функции Excel).

2. Построить круговую диаграмму объемов продаж любых пяти наименований продукции.

Таблица 1. Анализ спроса и продаж продукции торговой фирмы «Шанс»

Наименование продукции	Цена за единицу продукции (руб.)	Предложения (шт.)	Спрос (шт.)	Продажа	Продано на сумму (руб.)
				безналичный расчет (шт.)	наличный расчет (шт.)
Телевизор «LG»	47 500	14	11	3	8
Телевизор «SONY»
Музыкальный центр
Цифровой фотоаппарат
DVD-плейер
Видеокамера
…
ИТОГО:

3.2 Решение прикладной задачи с помощью Excel

Введём исходные данные в Excel:

Рис. 1. Отображение исходных данных в Excel

В ячейке G3 вычисляется общая сумма продаж по первому товару (телевизор LG), путём умножения значение в ячейке B3 (цена товара) на значение в ячейке D3 (количество проданного товара), т.е. G3 = B3*D3. Аналогично вычисляется общая сумма продаж по каждому товару в ячейках G2-G10.

В ячейке G11 вычисляется общая выручка по всем товарам, с помощью встроенной функции СУММ.

Используя встроенные функции Excel (МАКС и МИН), найдём максимальную и минимальную цену за единицу продукции в ячейках B14 и B16 соответственно:



Рис. 2. Подсчёт максимальной и минимальной цены

Отобразим формулы, используемые для подсчёта:

Рис. 3. Отображение формул в Excel

Используя мастер диаграмм, построим круговую диаграмму объемов продаж первых пяти наименований продукции:



Рис. 4. Диаграмма объёма продаж

На диаграмме видна доля каждого товара в общем объёме продаж.

Выводы и предложения

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Информационные технологии - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники.

В своём развитии информационные технологии прошли несколько этапов развития - начиная с наскальной живописи и глиняных табличек и заканчивая компьютерными информационными технологиями, использующие глобальные сети и искусственный интеллект.

При использовании информационных технологий существует ряд проблем: быстрое устаревание информационных технологий, неразработанность механизмов реализации права на интеллектуальную собственность, появление новых видов преступлений (киберпреступность).