Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации организаций является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов организации в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

· регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

· электронный архив документов

· согласование и утверждение ОРД

· контроль исполнения документов и поручений

· автоматизация договорного процесса

· библиотека регламентов управленческих процедур

· оформление командировок

· организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

· система контроля выполнения должностных инструкций.

Данный дипломный проект посвящен разработке системы электронного документооборота ЗАО «Антикор» и состоит из трёх частей.

В аналитической части выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства системы, дано описание всем существующим бизнес-процессам, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному, техническому и технологическому обеспечению.

В результате анализа существующих стратегий автоматизации выбрана стратегия по участкам, так как именно данный вид наиболее применим к рассматриваемой ситуации и обеспечит экономический эффект.

Также из существующих способов приобретения информационной системы выбрана самостоятельная разработка, так как рассмотренное существующее программное обеспечение не позволят автоматизировать выбранную задачу без вложения значительных финансовых вложений, кроме того, в случае самостоятельной разработки система будет учитвывать все тонкости происходящих на предприятии бизнес-процессов.

Проектная часть посвящена рассмотрению этапов жизненного цикла проекта. Также дана характеристика информационной архитектуры разрабатываемого проекта, построена информационная модель задачи, проведено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), описана структура полей таблиц базы данных, проанализированы все информационные потоки входной, оперативной, нормативно-справочной и результатной информации.

В результате анализа существующих СУБД выбрана бесплатная и отвечающая требованиям проекта СУБД MySQL. Это решение проидиктовано также следующими ее преимуществами:

- бесплатность;

- хорошая производительность;

- легкость администрирования.

Для реализации приложения был выбран также и язык программирования. Им стал PHP за счет следующих преимуществ перед аналогами:

- бесплатность;

- распространенность (заменяемость разработчиков);

- высокое качество документирования функций.

В процессе реализации проектных решений по программному обеспечению построены: дерево диалога (сценарий работы с системой), структурная схема пакета и ряд других компонент проекта, подробно раскрывающих сущность машинной реализации задачи.

Разработанная база данных включает в себя 7 таблиц, хранязих данные о документах, сотрудниках, резолюциях руководства и служебную информацию.

Основными функциями разработанной системы являются:

- учет и сопровождение документа;

- наложение резолюции на документ руководителем фирмы;

- назначение ответственного лица за исполнение документа;

- постановка документа на контроль;

- формирование архива документов;

- поиск по зарегистрированным в системе документам.

В системе определено три тапа пользователей, имеющих разные права доступа к системе:

- администратор системы - управление работой всей системы, полный доступ;

- руководитель - частичный доступ;

- сотрудник делопроизводства - частичный доступ.

Кроме этого, во второй главе описаны все используемые программные модули, построена схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, описан контрольный пример реализации проекта.

Третья часть дипломного проекта посвящена выбору методики расчета экономической эффективности и собственно проведению всех расчетов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта.

Полученные результаты расчетов свидетельствуют об экономической эффективности проекта.

Внедрение разработанной системы возможно на других предприятиях, имеющих сходные бизнес-процессы. Кроме того, при дальнейшем развитии разработанной системы планируется ее интеграция с уже существующими системами автоматизации, как-то системой бухгалтерского учета и учета персонала.

В заключении сделаны некоторые обобщенные выводы, подведены итоги проделанной работы и рассмотрены перспективы развития системы. Некоторые материалы, относящиеся к основной части проекта, вынесены в приложения.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Открытое акционерное общество «Антикор» было образовано в 1992 году. Компания уверенно развивалась в условиях высокой конкуренции и на сегодняшний день относится к одной из самых успешных на рынке изготовления печатных плат.

Благодаря постоянному разнообразию ассортимента, демократическим ценам и высокому уровню обслуживания компания занимает твердые позиции в своем сегменте.

Стратегия компании «Антикор» - эффективная организация поставок и постоянное расширение ассортимента предлагаемых товаров и предоставляемых услуг, неуклонное повышение уровня сервиса, маркетинговая поддержка постоянных партнеров.

За годы работы компания «Антикор» накопила богатый опыт, завоевала статус надежного партнера как среди поставщиков и производителей, так и среди своих покупателей, а сотрудники приобрели необходимый профессионализм. Все это позволяет удовлетворять разнообразные запросы наших партнеров, обеспечивать конкурентные цены и качественное обслуживание.

Филиальной сети у компании нет. Основные экономические показатели деятельности компании приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Экономические показатели деятельности компании OOO «Антикор»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на октябрь 2009 года
1	Время работы компании на рынке	14 лет
2	Численность персонала компании	23 человека
3	Финансовый оборот компании, в год	~20 000000 рублей
4	Количество клиентов компании	До 158

Таким образом, экономические показатели деятельности фирмы свидетельствуют о ее стабильном положении на рынке, что позволяет выделить некоторые средства для автоматизации части бизнес-процессов.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационную структуру ЗАО «Антикор» можно представить в виде следующей схемы (Рис. 1.1):

Рис. 1.1 Организационно-штатная структура ЗАО «Антикор»

Генеральный директор предприятия руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Коммерческий директор выполняет оперативную, консультативную, координационную и финансовую работу, включающую административно-хозяйственное руководство предприятием в целом или основными его структурными подразделениями.

В его обязанности входит менеджмент всех отчетных функций, создание эффективной организационной структуры предприятия, управление договорной и контрактной работой, бюджетное планирование и руководство подотчетным персоналом. Кроме того, он руководит работой по разработке стратегии маркетинга предприятия, определяет приоритеты коммерческой деятельности, ее территорию и сферу, осуществляет непосредственное руководство менеджерами по сбыту продукции, товаров, услуг. В общем, можно сказать, что основная цель работы коммерческого директора - максимальное извлечение прибыли и ее эффективное распределение.

Финансовый директор:

· Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (товаров, работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

· Определяет источники финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия (бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств).

· В целях определения внешнего источника финансирования организует деятельность работников финансового подразделения по следующим направлениям: поиск источников, оценка стоимости источников, оценка финансового риска, соотношение собственных и привлекаемых источников финансирования.

· Непосредственно ведет переговоры с коммерческими банками, иными кредитными учреждениями и другими внешними организациями.

· Координирует работы по проведению анализа финансово-экономического состояния предприятия (анализа бухгалтерской отчетности, горизонтального и вертикального анализа, трендового анализа, расчета финансовых коэффициентов).

· Обеспечивает разработку учетной политики предприятия (определение: методов списания сырья и материалов в производство; вариантов списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов; методов оценки незавершенного строительства; возможности применения ускоренной амортизации; форм планирования новых производств и участков; методов учета готовой продукции; пр.).

Начальник службы безопасности обязан:

· Обеспечивать надежную защиту объектов предприятия от краж, хищений и других преступных посягательств, пожаров, аварий, актов вандализма, стихийных бедствий, общественных беспорядков и т.п.

· Разрабатывать и осуществлять руководство мероприятиями по безопасности объектов.

· Вырабатывать адекватные угрозе средства защиты и виды режимов охраны.

· Пресекать попытки несанкционированного проникновения на охраняемый объект.

· Отражать угрозу и способствовать ликвидации вредных последствий непосредственного нападения на охраняемый объект.

· Осуществлять проверку и оценку лояльности служащих охраняемого объекта.

Директор по производству обязан:

· Обеспечить организацию работы подчиненных ему подразделений по выполнению плана производства в соответствии с заключенными договорами.

· Обеспечить ритмичный выпуск качественной продукции согласно плану производства.

· Обеспечить рациональную организацию производства, совершенствование оперативно-производственного планирования, улучшение использования производственных мощностей, оборотных средств, материальных ресурсов.

· Обеспечить анализ производственной деятельности ЗАО «Антикор» за определенный период с разработкой мероприятий по устранению недостатков.

· Обеспечить регулярный оперативный контроль за ходом производства, снабжением цехов необходимыми материалами, сырьем, комплектующими изделиями, инструментом, оборудованием, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами.

Директор по персоналу:

1. Организует управление формированием, использованием и развитием персонала.

2. В соответствии со стратегией развития Предприятия возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации.

3. Формирует основы корпоративной культуры, управляет ее развитием.

4. Принимает участие в коммерческой деятельности Предприятия в части обеспечения его трудовыми ресурсами необходимых профессий, специальностей и квалификации.

5. Изучает конъюнктуру рынка труда.

6. Проводит прогнозирование и планирование потребности Предприятия в кадрах.

7. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

8. Организует работу по поиску персонала, взаимодействие с государственными и частными структурами по подбору персонала.

Директору по персоналу подчинены отдел делопроизводства, отдел труда и заработной платы, отдел развития персонала, отдел кадров.

Главный бухгалтер формирует учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации.

Кроме того, главный бухгалтер:

· Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.

· Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации.

· Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

· Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

· Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

Юрисконсульт выполняет работу по соблюдению законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов, осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует, в необходимых случаях, в подготовке этих документов.

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура ЗАО «Антикор» представляет собой совокупность следующих технических средств: два сервера, двадцать персональных компьютеров, один канал связи для подключения к сети Интернет, семь многофункциональных устройств (принтер-сканер-копир).

Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Структурная схема технической архитектуры предприятия

На ЗАО «Антикор» используются персональные компьютеры со следующей конфигурацией:

· Персональный компьютер в сборе: CPU Intel Core 2 Duo E7500 (2.93GHz) 3MB 1066MHz LGA775 OEM;

· Cooler Intel Original S775 «Core 2 Duo» (медный);

· ECS G31T-M7 Socket 775, iG31, 2*DDR2,

· SVGA+PCI-E, ATA, SATA, VT1708B 6ch, LAN, mATX;

· (KVR800D2N6/2G) Kingston DDR 2 2Gb, 800MHz (KVR800D2N6/2G);

· 160Gb Barracuda 7200.12 ST3160318AS SATA-II 7200rpm 8Mb with NCQ;

· Корпус MidiTower KimPro 238/1706 350W mATX Black, 2*USB, audio, Patriot

· Мышь Logitech M-SBF96 Optical Wheel (PS/2) black, oem 953688-1600

· Клавиатура Logitech Internet 350 PS/2, 967718-0112

· Монитор 18.5» Samsung B1930NW (NKF) (1440x900 5ms, 300cd/m2, 70000:1, 160°/160°)

В качестве маршутизатора используется модель D-Link DI-808HV - это высокопроизводительный широкополосный маршрутизатор с функциями безопасной передачи данных, спроектированный специально для применения в связках центральный офис - отделение.

Характеристики данного устройства приведены ниже:

WAN интерфейс

· Порт 10/100BASE-TX WAN

· Порт RS-232 COM (460Кбит/с бод) для подключения резервного ISDN/аналогового модема (для резервирования WAN)

LAN интерфейсы

· 8 портов 10/100BASE-TX с поддержкой авто MDI/MDIX (IP-адресация ограничена классом С)

Широкополосное соединение

· DSL модем

· Кабельный модем

· PPP over Ethernet (PPPoE)

· Маршрутизация

Методы и протоколы маршрутизации

· RIP-1, RIP-2

· Статическая маршрутизация

· Динамическая маршрутизация

· Локальное и удаленное управление

· Утилита на основе Web (через браузер)

Технические характеристики маршрутизатора D-Link DES-3052 приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Технические характеристики D-Link DES-3052

Характеристика	Значение
Описание	2-го уровня. 48 портов 10/100 Мбит/с + 2 портами 1000BASE-T +2 комбо-порта 1000BASE-T/SFP
Стекирование	Да
Коммутационная фабрика	17.6 Гбит/с
Размер таблицы МАС-адресов	8K
Статическая таблица МАС-адресов	256
Размер буфера пакетов	4 Мб
Функции уровня 2
IGMP snooping и группы IGMP snooping	Да
802.1D Spanning Tree (Rapid-, Multiple STP)	Да
802.3ad Link Aggregation	Да (8/6)
Управление широковещательным штормом	Да
Аутентификация RADIUS	Да
SSH и SSL	Да
Функция Port Security	Да (16)
Управление доступом 802.1x на основе портов и MAC-адресов	Да
Web-интерфейс, CLI, Telnet и TFTP	Да
SNMP v1, v2, v3, RMON	Да
SNTP, SYSLOG	Да
Web-интерфейс, CLI, Telnet и TFTP	Да

В качестве среды передачи данных используется кабель витая пара 5 категории (100BASE-ТX) со скоростью передачи до 100 мбит/сек.

Технические характеристики сервера приведены в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Технические характеристики ETegro Hyperion RS120 G3

Набор микросхем	Intel 5500 + ICH10R
Процессор	1 или 2 Intel Xeon 5xxx (до 8 ядер)
Системная шина	Intel QPI до 6.4GT/s
Максимальный объем памяти	48GB шестиканальной DDR3 ECC Reg, 6 слотов
Слоты расширения	2x PCI-E 2.0 8x (низкопрофильный)
Встроенные контроллеры	LSI SAS 1064
Оптический накопитель	DVD/CD-RW
Опциональные контроллеры	SAS RAID контроллеры c поддержкой BBU, адаптеры FibreChannel, 10G Ethernet и InfiniBand HCA
Максимальное количество дисков	2 SAS с горячей заменой
Емкость дисковой подсистемы	До 1.2TB SAS/ 4TB SATA
Сетевые интерфейсы	1x Intel Gigabit Ethernet 82574L 1x Intel Gigabit Ethernet 82567LM
Графика	ASPEED AST2050, 8MB
Интерфейсы	Задняя панель: VGA, RS232, 3 x RJ45, 2 x USB, 2 x PS2 Передняя панель: 2 x USB
Управление системой	IPMI 2.0 интегрировано, KVM over IP, Virtual Media, ПО управления серверной инфраструктурой ESMS, выделенный порт Ethernet
Поддерживаемые ОС	Семейство Microsoft Windows® Server 2008 SuSE Linux Enterprise Server 11 Red Hat Enterprise Linux 5 Sun Solaris 10 FreeBSD 7, 8
Размеры (ДxШxВ), мм	1U 510 x 430 x 44 (глубина стойки не менее 800 мм)
Блок питания	400Вт одиночный
Охлаждение	2 управляемых турбины
Рабочие условия	Относительная влажность: 10-75% Диапазон температур: 10-35 °C

В пользовательском сегменте размещены МФУ Brother DCP-9010CN, технические характеристики которых приведены в таблице 1.4.

Таблица 1.4. Технические характеристики рабочих станций МФУ

Наименование	Значение
Интерфейс	Hi-Speed USB 2.0 Встроенный сетевой интерфейс Ethernet 10/100 Base
Память	64 Мбайта
Ёмкость лотков	Основной 250 листов Слот для ручной подачи По одному листу Устройство автоматической подачи документов на 35 листов
Скорость печати	Скорость цветной и чёрно-белой печати до 16 стр./мин
Разрешение печати	До 2400 x 600 т/д
Скорость копирования	Скорость цветного и чёрно-белого копирования до 16 копий в минуту
Скорость сканирования	Ч/б 2,49 секунд (формат A4) Цвет 7,48 секунд (формат A4)

Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3.

Рис. 1.3 Схема программной архитектуры

В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы на АРМ пользователей используется Windows XP SP2.

В качестве пакета офисных приложений установлен MS Officce 2003, включающий в себя MS Word 2003, MS Excel 2003.

Кроме того, на АРМ пользователей установлен почтовый клиент MS Outlook Windows 2003.

В качестве обозревателя страниц Интернет используется браузер MS Internet Explorer 8.0.

Для целостной защиты корпоративной ЛВС от всех видов современных интернет-угроз используется антивирусной программное обеспечение Kaspersky Total Space Security, установленное как на АРМ пользователей, так и на серверном оборудовании.

Кроме того, используется следующее прикладное ПО:

· «1С: Бухгалтерия» - для автоматизации работы бухгалтерии;

· «1С: Зарплата и кадры» для автоматизации работы отдел кадров.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Основным бизнес-процессом ЗАО «Антикор» является производство и реализация печатных плат, а также производство электроники, поверхностный монтаж печатных плат. Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 1.4.



Рисунок 1.4 Характеристика основных процессов ЗАО «Антикор»

В соответствии с представленной схемой, к основным процессам предприятия относятся:

2.1. Основные и обеспечивающие бизнес-процессы

2.1.1. Производство

2.1.1.1. Подготовка производства

2.1.1.2. Контроль качества

2.1.2. Логистика

2.1.2.1. Обеспечение поставок сырья и материалов

2.1.2.2. Складирование

2.1.2.3. Доставка

2.1.3. Сбыт

2.1.3.1. Поиск новых клиентов

2.1.3.2. Работа со старыми клиентами

2.1.3.3. Рекламирование товара в процессе личной продажи

2.1.3.4. Заключение договоров реализации

2.1.4. Административное обеспечение

2.1.4.1. Ведение делопроизводства

2.1.4.2. Отправка и получение корреспонденции

2.1.5. Техническое обеспечение

2.1.5.1. Техническое обслуживание и ремонт оборудования

2.1.6. Обеспечение финансовых операций

2.1.6.1. Расчеты с внешними и внутренними контрагентами

2.1.6.2. Работа с банком

2.1.6.3. Работа с кассой

2.1.7. Информационное обеспечение

2.1.7.1. Мероприятия по автоматизации

2.1.7.2. Ведение электронных баз данных

2.1.7.3. Обеспечение техническими средствами

2.1.8. Обеспечение безопасности

2.1.8.1. Обеспечение безопасных условий труда

2.1.8.2. Охрана и безопасность деятельности

2.1.9. Хозяйственное обеспечение

2.1.9.1. Закупка материальных ценностей

2.1.9.2. Обеспечение доставки и ремонта материальных ценностей

2.1.9.3. Обслуживание территорий и помещений

2.1.10. Обеспечение социальной сферы предприятия

В настоящем дипломном проекте предлагается рассмотреть процесс, входящий в группу административного управления, а именно делопроизводство.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 приведена на рисунке 1.5.



Рис. 1.5 Характеристика процесса обработки документа

Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 1.6.

Рис. 1.6 Декомпозиция процесса обработки документа

На рисунке 1.7 представлена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего документа.



Рис. 1.7 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего документа

В результате рассмотрения входящего документа, как правило, формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ направляется на хранение.

Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена на рисунке 1.8.

Рис. 1.8 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов

Документы, поступившие на предприятие, принимаются сотрудником отдела делопроизводства. Документы, поступающие на предприятие, проходят:

· Первичную обработку,

· Предварительное рассмотрение,

· Регистрацию,

· Рассмотрение руководством,

· Передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником отдела делопроизводства с целью распределения поступивших документов на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в отдел делопроизводства. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой отдел делопроизводства обязан проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником отдела делопроизводства и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Для ведения истории документов, их регистрации, контроля в настоящее время используются исключительно бумажные формы документов. Из-за большого объема документов на предприятии сотрудник не успевают правильно оформить все документы, что впоследствии ведет к сложностям с поиском того или иного документа, получению аналитической отчетности за период.

В результате возникают такие проблемы, как доставка неверной информации, несвоевременная ее доставка, потеря информации, что ведет к задержкам в оформлении отчетности и замедлению деятельности предприятия, а также ошибках в ней.

Большой объем данных, обрабатываемых в ЗАО, позволяет затрачивать соответствующее количество времени и трудовых ресурсов на обработку, исполнение и контроль документов. Поэтому необходимо, с применением системы электронного документооборота, уменьшить затрачиваемые ресурсы в целях оптимизации деятельности всей инспекции.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота позволит наиболее оперативно и с большой точностью отслеживать оборот конкретного документа в организации.

1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими процессами и материальными потоками в единую информационную среду.

Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и документами влечет за собой целый комплекс проблем:

· Несоответствие действительного состояния материальных потоков документам;

· Документально незафиксированные изменения в материальных потоках (в том числе изменения в процессах);

· Мучительный поиск связанных между собой документов по различным подразделениям компании;

· Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и несоответствий;

· Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность прогнозирования и принятия управленческих решений;

· Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования, утверждения и контроля выполнения документов;

Сотрудник отдела делопроизводства, как правило, тратит очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново - вместо повторного использования - документов, существующих «где-то в компании» (подобное происходит примерно в 70% случаев). При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность внедрения автоматизированного варианта документооборота.

Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около 30 документов - как полученных от клиентов, так и созданных в рамках подготовки отчетности.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации (таблица 1.4.). Время приведено с учетом за рабочий день.

Таблица 1.5. Расчет эффекта внедрения

Действие сотрудника делопроизводства	Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.	Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.
Получение отчетности от клиентов	30-40	5-10
Регистрация входящих документов	35	3
Регистрация исходящих документов	30	3
Подготовка внутренних документов	30	5
Поиск документов	10	7
Подготовка списка документов	20	10
Итого, минут:	165	38

Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько раз.

Схема документооборота представлена на рисунке 1.10.

Рис. 1.9 Схема документооборота

Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно укорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы предприятия.

Кроме того, автоматизация электронного документооборота дает ЗАО «Антикор» следующие тактические преимущества:

· Физическое освобождение места

· Уменьшение затрат на копирование

· Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

· Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

· Уменьшение затрат на бумагу

· Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными / записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В OOO «Антикор» имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:

1. Регламент информационной безопасности:

· доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;

2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты ЗАО «Антикор».

С целью более эффективного исполнения регламентов в ЗАО «Антикор» настроена служба Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет настраивать и контролировать информационную безопасность.

Active Directory имеет следующую структуру:

· Доменные службы Active Directory - централизованные хранилища сведений о конфигурации, запросах на проверку подлинности, а также сведений о всех объектах, хранящихся в лесе. С помощью Active Directory можно эффективно управлять пользователями, компьютерами, группами, принтерами, приложениями и другими поддерживающими службы каталогов проектами из единого безопасного, централизованного места.

· Аудит. Все изменения объектов Active Directory записываются, поэтому известно, что именно изменилось, какое значение имеет измененный атрибут сейчас и какое значение он имел ранее.

· Точная настройка политики паролей. Политики паролей можно настроить для отдельных групп внутри домена. Правило, согласно которому для каждой учетной записи домена используется одна и та же политика паролей, больше не действует.

· Повышение эффективности управления учетными записями пользователей, применяемыми в качестве удостоверений для служб. Поддержка паролей учетных записей служб (учетных записей пользователей, применяемых в качестве удостоверений для служб) - одна из тех задач, которые отнимают у ИТ-специалистов больше всего времени. Если пароль учетной записи службы изменяется, службам, которые используют соответствующее удостоверение, также необходимо указать новый пароль. Чтобы разрешить эту проблему, Windows Server 2008 R2 поддерживает новый компонент - управляемые учетные записи служб. который при изменении пароля учетной записи службы автоматически изменяет пароли для всех служб, использующих эту учетную запись.

· Служба сертификатов Active Directory. В большинстве организаций сертификаты используются для удостоверения пользователей и компьютеров и для шифрования данных при их передаче по незащищенным подключениям. Службы сертификатов Active Directory применяются для повышения безопасности за счет связывания идентификационных данных пользователя, устройства или службы с соответствующим закрытым ключом. Сертификат и закрытый ключ хранятся в Active Directory, что помогает защитить идентификационные данные; службы Active Directory становятся централизованным хранилищем для получения приложениями соответствующей информации по запросу.

Настройку и поддержку информационной безопасности и защиты информации осуществляет - узкий круг IT специалистов, IT отдела. Начальник IT отдела отвечает за контроль и работоспособность информационной безопасность и защиты информации.

Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на уровнях:

· Программный - Microsoft Windows Server 2003, Active Directory:

а) права доступа (к операционной системе Windows XP, Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);

б) права пользователя системы (разграничены права доступа пользователей 1с Бухгалтерия, CRM Fresh Office, файловый сервер);

в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные продукты, такие как: Касперский, 1с Бухгалтерия, CRM Fresh Office);

г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).

· Аппаратный - бекапы (резервное копирование) серверов.

Также ведется защита информационного Web-портала компании ЗАО «Антикор», используются средства защиты от внешних угроз:

- ежеквартальная смена паролей на доступ к базам данных SQL

- ежеквартальная смена паролей на доступ к FTP серверу

- производится бекап (базы SQL, FTP файлов) 4 раза в месяц

В «Антикор» производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз информационной безопасности:

1) Утечка данных;

2) Халатность служащих;

3) Вирусы;

4) Хакеры;

5) Кража оборудования;

6) Аппаратные и программные сбои.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Рассмотрим существующие разработки данного направления автоматизации.

EMC Documentum - это программная платформа для управления содержанием в масштабе предприятия. Содержание или неструктурированная информация существует в самых различных формах: в виде текстовых документов, инженерных чертежей, документов XML, образов отсканированных бумажных документов, аудио- и видео-файлов и многих других типов и форматов файлов. EMC Documentum помогает создавать содержание с помощью популярных настольных приложений и простых в использовании шаблонов. Она также собирает и объединяет готовое содержание из различных источников.

Пять ключевых преимуществ решений EMC по управлению содержанием и архивированию включают:

· Соответствие требованиям регулирования. Продукты EMC позволяют выполнять требования законов и норм регулирования и придерживаться стандартов, установленных государством, регулирующими органами или внутренними регламентами.

· Эффективность. Продукты EMC повышают производственную эффективность за счет автоматизации ручных процессов и обеспечения соблюдения бизнес-правил.

· Производительность. Продукты EMC повышают производительность отдельных сотрудников и целых групп за счет лучшей организации и доступа к корпоративному содержанию.

· Архивирование. Продукты EMC помогают соответствовать требованиям по долговременному хранению, выполнять соглашения об уровнях обслуживания и повышать степень повторного использования содержания.

· Консолидация. Продукты EMC сокращают совокупную стоимость владения (по сравнению с использованием нескольких приложений от разных производителей) за счет стандартизации на основе унифицированной инфраструктуры, устранения изолированных информационных хранилищ и экономии от масштаба.

IBM Lotus Domino Document Manager 7 управляет всем жизненным циклом деловых документов от совместной разработки до архивации. Управление документами в среде совместной работы повышает эффективность сотрудничества рабочих групп. Lotus Domino Document Manager позволяет повысить продуктивность пользователя и снизить затраты на оборудование и пользование сетью, облегчая поиск, хранение и управление для важных документов, в том числе электронных таблиц, презентаций, чертежей, мгновенных сообщений и электронной почты.

Domino Document Manager обеспечивает управление всем жизненным циклом документа - от разработки до рецензирования, утверждения и архивации - для каждого пользователя и каждого документа организации, от узко специализированных прикладных программ для малочисленных групп специалистов до широкомасштабных приложений для всех пользователей целой организации

Основные возможности СЭД на базе платформы IBM Lotus и продуктов по управлению электронным документооборотом:

· Произвольная маршрутизация документов.

· Управление сроками и контроль выполнения этапов.

· Стандартные механизмы работы с документами.

· Поддержка ролей, рабочих групп, механизма замещения.

· Интеграция и расширяемость.

· Визуальный контроль прохождения документов.

· Формирование отчетов по входящим, исходящим и распорядительным документам системы.

· Настройка автоматического заполнения ряда атрибутов в зависимости от типа подшивки.

· Настройка автоматического создания иерархии в зависимости от типа документации (финансовая, маркетинговая и т.д.).

· Создание справочников для построения иерархии хранилища.

· Определение ролей, групп и т.п.

· Ввод типов документов.

Решения на базе IBM Lotus Domino обеспечивают регистрацию электронных документов на предприятии, в том числе, выполнение следующих операций:

· Подписание документа.

· Присвоение документу регистрационного номера.

· Внесение резолюций.

· Закрытие документов.

· Прохождение процесса визирования.

Управление документами в процессе совместной работы (Collaborative Document Management) позволяет реализовать выполнение следующих задач и целей:

· Повышение эффективности организации благодаря управлению активами знаний и интеллектуальными активами.

· Управление жизненным циклом документа - разработкой, рецензированием, утверждением, распространением, архивацией.

· Интеграция с Lotus Workflow и Sametime для поддержки управления документами в среде совместной работы.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 - это новая серверная программа, которая входит в состав выпуска Microsoft Office 2007. Office SharePoint Server 2007 позволяет компаниям упростить совместную работу, предоставить возможности управления информацией, реализовать бизнес-процессы и обеспечить доступ к данным, критически важным для задач предприятия.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивает единую интегрированную платформу, благодаря которой сотрудники могут эффективно взаимодействовать с другими участниками группы, находить ресурсы, искать экспертов и корпоративные данные, управлять информацией и рабочими процессами, а также анализировать данные для принятия более обоснованных решений.

Основные преимущества Microsoft Office SharePoint Server:

· Совместная работа. Группы могут эффективно сотрудничать, совместно разрабатывать и публиковать документы, вести списки задач, реализовывать рабочие процессы и обмениваться сведениями через вики-узлы и блоги.

· Порталы. Личные порталы «Мой узел» позволяют обмениваться информацией с другими пользователями, а также настраивать интерфейс и содержимое корпоративного веб-узла для отдельных профилей пользователей.

· Корпоративный поиск. Поиск людей, сведений, опубликованных другими людьми, и содержимого в бизнес-приложениях.

· Управление корпоративной информацией. Создание документов, записей и веб-содержимого, а также управление такими данными.

· Бизнес-процессы и формы. Создание рабочих процессов и электронных форм для автоматизации и рационализации бизнес-процессов.

· Бизнес-анализ. Информационные работники могут получать доступ к различным данным, просматривать и анализировать данные, а также публиковать отчеты для принятия более обоснованных решений.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Система электронного документооборота «Дело» - это промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

АСЭДД «Дело» позволяет: упорядочить процессы документооборота; перейти к единой схеме работы с документами; сократить сроки регистрации и прохождения документов; обеспечить надлежащий контроль исполнения документов.

АСЭДД «Дело» предназначена для автоматизации следующих процессов:

· составление и ведение номенклатуры дел предприятия;

· формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и последующая передача их в архив предприятия;

· организация учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий.

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Основные процессы, автоматизируемые с помощью АСЭДД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

· просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

· просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

· поиск карточек по заданным критериям;

· создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.

Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

В таблице 1.6 приведено сравнение данных систем электронного документооборота по функциональности.

Таблица 1.6. Сравнение систем электронного документооборота

Параметр	ЕМС: DOCUMENTUM	IBM: Lotus Domino	Microsoft: Office SharePoint Server	Cognitive Technologies: Евфрат-Документооборот	Электронные Офисные Системы: Дело	DocsVision
Интеграция	+	+	+	+	+	+
СУБД	Oracle		MS SQL	MySQL	MySQL	MySQL
Отчеты и задачи	+	+	+	+	+	+
Генерация по шаблону	+	+	+	+	+	-
Пакетное формирование	+	-	+	+	+	+
Web	+	+	-	+	+	+
Работа Offline	-	+	+	+	+	+
Работа с ЭЦП	+	+	+	-	-	+
Графический редактор бизнес-процессов	+	-	+	+	+	+

Из проведенного осмотра можно сделать вывод, что ни одна из рассмотренных систем не подходит для внедрения на данном учреждении. Основной причиной такого заключения является слишком обширная функциональность всех рассмотренных программных комплексов. Это повлечет за собой, в случае внедрения, реализацию множества либо ненужных в деятельности предприятия функций, либо их дублирование. А так как стоимость внедрения программных комплексов составляет, как правило, достаточно весомую сумму, это грозит еще и неэффективными вложениями капитала.

В связи с этим наиболее логичным выходом из сложившейся ситуации является создание собственной системы, позволяющей автоматизировать необходимые функции.

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

В существующей схеме планирования задач выделяются несколько этапов. Первый этап - анализ стратегии развития бизнеса.

В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой варианту выбора автоматизированной системы является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления (подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.

В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала [9].

Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и отлаженной работе всех отделов предприятия.

Следующим этапом в этом процессе является поиск и обработка всей отчетной информации, полученной по телекоммуникационным каналам связи.

Далее производится конкретный подход к каждой поставленной задаче для снижения нагрузки на сотрудника. Затем результаты решения этих задач передаются руководителю ЗАО. На этом этапе возможна корректировка работы.

Система должна быть оптимальна для использования, и иметь формы, которые выполняют следующие функции:

– получение данных;

– обработка, анализ, сохранение и печать данных.

Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация.

Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы предприятия связано с новыми, значительными затратами.

Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала.

Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия [2].

В нашем случае будет выбрана стратегия автоматизации по участкам. Вследствие этого предприятие сможет автоматизировать деятельность по работе с ведением делопроизводства, получив при этом экономический эффект.