Разработка электронной системы управления в деятельности современного предприятия

Набор средств интеграции DIRECTUM позволяет интегрировать систему с уже существующими на предприятии системами и решениями. Значительно облегчаются следующие процессы:

- синхронизация справочников (двухсторонняя передача данных из интегрируемой системы в DIRECTUM и из DIRECTUM в интегрируемую систему);

- сохранение документов и отчетов интегрируемой системы в системе DIRECTUM.

Система DIRECTUM также интегрирована с офисными приложениями - Microsoft Office. Существует возможность работать с содержанием документа (автоматически вставлять текст из полей карточки документа, вставлять штрих-код, сравнивать версии документов).

Центры Сертифицированного Обучения (ЦСО) делают более доступным качественное обучение и аттестацию для получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.

Уже сегодня электронная система управления информацией DIRECTUM используется в различных отраслях экономики страны.

Рис. 3.2.2 Клиенты по отраслям

Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы:

- исследование особенностей организации-заказчика;

- настройка и адаптация системы;

- обучение и консультации пользователей и администраторов ;

- организационно-методическая поддержка.

В тоже время партнерская сеть DIRECTUM постоянно развивается и охватывает все основные регионы России [45].

Рис. 3.2.3. География распространения DIRECTUM

Разнообразие средств интеграции с внешними системами - открытая объектная модель и структура базы данных - позволяют осуществлять связь с другими системами и приложениями не только на уровне обмена данными, но и на уровне выполнения сложной последовательности операций обработки данных, а также на уровне пользовательского интерфейса.

Это позволяет органично интегрировать систему DIRECTUM в ИТ-инфраструктуру организации.

3.3 Оценка эффективности такой системы

Эффективность управления - сложное и многообразное понятие, смысл которого заключается в том, что весь процесс управления, начиная с постановки цели и заканчивая конечным результатом деятельности, должен производиться с наименьшими издержками или с наибольшей результативностью (производительностью).

Материальные, трудовые и финансовые ресурсы должны преобразовываться в услуги. Для этого существует организация, которая должна обеспечить это преобразование не только с выгодой для потребителя, но и для самой себя. Иными словами, затраты на преобразование должны быть меньше, чем стоимость результата. В этом и заключается сущность понятия эффекта и эффективной деятельности [22].

Основными критериями эффективного управления является определенная множественность показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат управления часто называют эффектом управления.

Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование работы и организации в целом [32]. Эффект управления складывается из трех составляющих:

1. Экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях.

При внедрении программного продукта DIRECTUM в данное учреждение появится ощутимая экономия материальных, энергетических ресурсов, а именно:

- сократятся расходы на бумагу и оргтехнику за счет уменьшения числа копий бумажных документов и преобразования их в электронный вид, что позволит хранение миллионов различных документов;

- сократятся расходы на канцелярские товары и принадлежности за счет сокращения количества бумажных документов, сокращения письменного оформления документации, за счёт исключения некоторых более не нужных операций;

- сократятся расходы на печати, штампы, факсимиле за счет расширенной реализации механизма электронной цифровой подписи, в том числе с использованием сертифицированных в Российской Федерации средств криптозащиты. Система DIRECTUM имеет лицензии ФСБ РФ на право предоставления услуг в области шифрования, распространения и технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств;

- сократятся расходы на телефонные переговоры между подведомственными учреждениями за счет высокой масштабируемости системы, обеспечивающей работу тысяч пользователей;

- сократятся расходы, связанные с факсом, транспортом за счет возможности организации территориально распределенной работы с применением интернета;

- сократятся расходы на различное дополнительное программное обеспечение за счёт ввода документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах;

- сократятся расходы на компьютерные комплектующие за счёт создания и управления в единой системе хранилища документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов;

- сократятся расходы на компьютерное оборудование за счёт использования серверного принципа работы системы и объединения рабочих станций в единую сеть;

- сократятся расходы на электроэнергию за счёт сокращения оргтехники и компьютерного оборудования;

- сократятся расходы на обучение персонала в области основных офисных программ за счёт универсального механизма интеграции, упрощающий работу DIRECTUM с Microsoft Office и другими программными продуктами. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиент (с помощью веб-браузера). Компания DIRECTUM является партнером корпорации Microsoft и имеет статус Microsoft Gold Certified Partner;

- сократятся расходы на утилизацию компьютерного оборудования, оргтехники, сдачу бумаги на вторсырьё, что в свою очередь уменьшит сборы по экологии;

- сократятся затраты на расширение рабочих мест при увеличении количества оказываемых услуг и расширении сферы деятельности.

2. Социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы.

Применительно к данному учреждению такой эффект будет проявляться в следующем:

- наличие средства штрих-кода, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации обеспечивает гибкую нумерацию документов в любых разрезах. Идентификация изменений в системе обеспечивается созданием версий документа. Работа с последней актуальной версией документа осуществляется заданием стадий жизненного цикла для версии документа, таким образом, всегда можно отличить действующую версию документа от устаревших и находящихся на этапе разработки и согласования;

- возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще. Использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов позволяет защитить согласованную версию документа от несанкционированных изменений, кроме того, подписи на документе соответствуют полномочиям лиц, подписавших документ. При этом такие документы имеют юридическую силу;

- соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ). Система DIRECTUM имеет сертификат Госстандарта России на соответствие системы требованиям нормативных документов по качеству разработки программных средств, в том числе для автоматизации делопроизводства и документооборота, сертификат на соответствие системы современным требованиям производительности и отказоустойчивости;

- сокращение времени на создание документов, за счет наличия готовых шаблонов. Применение утвержденных шаблонов помогает избегать ошибок при оформлении документов, а также быстро и удобно создать документ согласно установленным в организации стандартам;

- уменьшение времени на согласование и пересмотр документов, за счет механизма задач. Благодаря механизму задач и наличию в системе различных отчетов есть возможность управлять движением документа на любом этапе его жизненного цикла (предварительное согласование, рассмотрение, утверждение и т.д.);

- резко сокращается время на поиск документов за счет организации единого хранилища данных и быстрого поиска в нем. Возможность хранения версий документов, связывание документов между собой и использование гиперссылок в тексте документов упрощает процесс анализа документации;

- ускоряется документооборот за счет быстрой передачи документов между сотрудниками и отсутствия необходимости физического перемещения бумажных документов. Автоматические уведомления пользователей об изменениях в перечне нормативной документации, оповещения о приближении сроков пересмотра документации гарантирует ее постоянную пригодность, адекватность и эффективность. Службы получают возможность собирать пожелания по корректировке документации в электронном виде, а также проводить процесс пересмотра и согласования документов;

- сокращение трудоемкости ведения записей и проведения аудитов, за счет того, что данные в системе фиксируются автоматически по ходу протекания процесса, и выводятся в специально настраиваемые отчеты. Отчеты в дальнейшем используются при проверке функционирования системы на предприятии;

- наличие развитого инструментария, позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

3. Социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта.

Программный продукт DIRECTUM предоставляет следующее:

- ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом;

- наличие отработанной технологии внедрения (учитывается опыт, основанный на внедрении в других организациях) электронного документооборота в организации и библиотеки готовых решений;

- упрощается создание и поддержка системы менеджмента качества за счет хранения всей документации в DIRECTUM и простоты обеспечения ее актуальности. Информацию о результатах прохождения процессов система DIRECTUM позволяет выводить в различные отчеты. На основе полученных отчетов можно проводить внутренние и внешние аудиты. Система DIRECTUM дает возможность специалистам планировать и проводить внутренние аудиты, а также контролировать принятые по итогам проверки решения. Удобный механизм создания и согласования документов позволяет специалистам составлять планы проведения внутренних проверок (внутренних аудитов), согласовывать их с заинтересованными сотрудниками и отправлять на ознакомления в подразделения для подготовки к проверке;

- повышается качество принятия решений и управляемость организации за счет доступности всех документов и прозрачности процессов, протекающих в организации. Руководитель всегда может создать задачу со сроками на разработку документа ответственному сотруднику, таким образом, поручение никогда не будет забыто (или утеряно), и всегда есть возможность проконтролировать исполнение (при этом контроль, будет осуществлён в реальном времени);

- повышается безопасность корпоративной информации, поскольку доступ к документам возможен только в соответствии с указанными правами и все действия сотрудников в системе протоколируются;

- накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, так как все задания и документы хранятся в системе. Единый электронный архив документов позволяет каждому сотруднику получить доступ к необходимым документам со своего рабочего места;

- возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания в силу неизбежности контроля со стороны руководства, что повышает исполнительскую дисциплину.

- обеспечивается прозрачность деловых процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения деловых процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Система становится мощным инструментом деловой аналитики и позволяет повысить эффективность работы организации.

Таким образом, система DIRECTUM является удобным средством для становления и поддержания системного подхода в организациях. Система обладает рядом преимуществ и дает реальный эффект.

Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов. Условно, так как показатели эффекта измеряются по-разному, и напрямую сложить их не представляется возможным.

Помимо понятия эффекта используют такое понятие, как эффективность. Эффективность - результат, выраженный стоимостными показателями. Эффективность представляет собой соотношение эффекта или достигнутого результата и затрат на их получение [38].

Примерные затраты, которые понесёт учреждение связанное с внедрением электронной системы DIRECTUM (учитывая факт, что компьютерного оборудования и оргтехники в учреждение достаточно и оно соответствует рекомендованным требованиям системы), согласно прайс-листа компании следующее:

- 9600 рублей - стоимость серверной лицензии системы на базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Серверная лицензия системы включает абонемент на обновление версий сроком 1 год. К данному учреждению подходит стандартный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для средних организаций (до 100 пользователей);

- 408 000 рублей - стоимость пакета на 100 клиентских лицензий на базовые модули;

- 147 500 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Канцелярия»;

- 170 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Управление взаимодействием с клиентами»;

- 60 000 рублей - стоимость клиентской лицензии на дополнительные 25 модулей «Быстрая идентификация документов»;

- 28 500 рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «веб-доступ»;

- 21 400рублей - стоимость дополнительной серверной лицензии «служба файловых хранилищ».

Итого сумма составит 845 000 рублей за разовое внедрение и годовой абонемент. Дальнейшая ежегодная поддержка будет обходиться дополнительно в 169 000 рублей.

Но при использовании схемы лицензирования «Аренда», согласно которой приобретается неисключительное право использования системы DIRECTUM на ограниченный срок (один год), сумма платежа составит 40 % от стоимости программного обеспечения. При приобретении DIRECTUM в «Аренду» предоставляется абонемент на обновление версий сроком на весь срок «Аренды». С таким вариантом стоимость ежегодного обслуживания системы DIRECTUM составит 338 000 рублей.

Данная сумма является приемлемой для данного среднего учреждения и даже не пытаясь оценить стоимостную оценку экономического эффекта, можно сделать вывод, что данный проект окупится в короткие сроки.

При ориентировочной оценке общего эффекта и его отношения к затратам можно судить о том, что эффективность от внедрения электронной системы управления информацией DIRECTUM сильно повысит качество управления в МУ «Управление культуры Нефтеюганского муниципального района».

Заключение

Использование информационных технологий для управления информацией делает любое предприятие более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Одной из таких технологий является электронная система управления информацией. Такие системы произвели подлинную революцию в работе организаций, помогая справиться с всё возрастающими потоками информации.

Целью дипломной работы было разработать электронную систему управления информацией.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

- проанализировать роль электронного управления информацией в повышении качества управления;

- проанализировать основные процессы МУ «Управление культуры Нефтеюганского муниципального района»;

- подготовить проект электронной системы управления информацией.

В данной работе были рассмотрены такие понятия как качество управления, более углубленно изучены теоретические основы по данной тематике, раскрыта роль электронных форм представления и движения информации, их связь и взаимовлияние.

Был проведён анализ основных процессов МУ «Управление культуры Нефтеюганского муниципального района» с точки зрения системного подхода и требований стандарта «Системы менеджмента качества» к процессам позволил выявить те процессы, которые должна была охватить и автоматизировать разрабатываемая электронная система управления информацией.

В результате проведённого анализа существующих на российском рынке программных средств электронных систем управления информацией был предложен проект такой электронной системы управления, а именно программный продукт DIRECTUM.

Программный продукт DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием охватила основные процессы учреждения, а именно:

- системные процессы - управление документацией, внутренний аудит, управление несоответствиями (в том числе корректирующие и предупреждающие действия);

- процессы менеджмента - анализ системы высшим руководством;

- процессы жизненного цикла продукции - требования к услуге сторонних организаций и связь с потребителями;

- поддерживающие процессы - управление информацией, управление инфраструктурой (связь).

Система DIRECTUM позволяет наилучшим образом организовать процесс создания, согласования и введения в действие документов системы менеджмента качества по основным разделам стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001: управление документацией, управление записями, проведение внутренних аудитов (проверок).

Далее были описаны средства управления, движения и представления информации в данной системе, а также интеграция в действующую систему управления.

В данном программном продукте использованы новейшие средства разработки и современные технологии. Использованы последние разработки электронных форм представления, движения и управления информации, такие как:

- быстрая идентификация документов с использованием штрих-кода;

- службы ввода и преобразования документов;

- веб-доступ, обмен документов между подразделениями;

- службы файловых хранилищ и управления деловыми процессами;

- предметно-ориентированный инструмент разработки;

- механизм репликации и набор средств интеграции;

- электронно-цифровая подпись.

Последним этапом в работе было определение общего эффекта от внедрения данного программного продукта в учреждение и проведена сравнительная оценка эффективности данного решения.

Одним из преимуществ программного продукта DIRECTUM является общий эффект, который позволит учреждению значительно снизить затраты на систему документооборота. Затраты на приобретение и обслуживание данного программного продукта будут быстро окупаться. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники учреждения смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим основным задачам. Повышается управляемость организации и качество принятия решений. Процессы, протекающие в организации, становятся прозрачными.

В заключении данной работы, следует отметить, что эффект от широкого применения такой системы измеряется не только прямой экономией ресурсов, а повышением качества управления в учреждении. Для современных организаций это - фактор выживания, для бюджетных структур - возможность более эффективно решать общественные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными управлениями. При условии внедрения таких систем управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур управления уже назрело, системы электронного управления информацией, по нашему мнению, являются одними из ключевых.

Список использованной литературы

Нормативно-правовые материалы:

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования». - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 20 с.

2. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 25 с.

3. ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 46 с.

4. ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и (или) экологического менеджмента» - М.: ООО «Академия качества», 2002. - 42 с.

Специальная литература

5. Алексеев А., Матвеев А. Река, впадающая в песок, или несколько мыслей об управлении целым // Управление компанией, 2006. - №11. - С. 73-75.

6. Алексеевский В. Социокультурная концепция общей теории менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом, 2006. - №2. - С. 29-35.

7. Аниськина Н.Н., Антропов В.В. Справочник разработчика системы менеджмента качества: Учебно-методическое пособие. - Ярославль: академия Пастухова, 2007. - 64 с.

8. Бабаева Ю., Войскунский А. Взаимодействие человека с компьютером // Психологический журнал, 2006. - №1. - С. 89-100.

9. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 420 с.

10. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие, - 2002. - 78 с.

11. Бобылева М. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство, - 2006. - №2. - С. 41-43.

12. Васильков Ю.В., Белкова Е.А. Улучшения в системах менеджмента качества и внутренний аудит: Учебно-методическое пособие. - Ярославль: академия Пастухова, 2007. - 60 с.

13. Витин Ю. От документооборота классического - к электронному! // Справочник секретаря и офис-менеджера, - 2004. - №4. - С. 50-55.

14. Волчков С., Балахонова И. Непрерывное улучшение бизнес-процессов на базе стандартов ИСО серии 9000 // Методы менеджмента качества, - 2006. - №2. - С. 17-22.

15. Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа - к электронному документу. Системные основы. - М.: РФК-Имидж Лаб, 2004. - 192 с.

16. Гайдукова Л. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело, - 2006. - №10. - С. 17-22.

17. Герасименко В. Обеспечение информационной безопасности как составная часть информационных проблем современного общества // Безопасность информационных технологий, 2006. - №2. - С. 41-50.

18. Глик Д. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело, - 2006. - №9 - С. 45-75.

19. Джамса К., Лалани С. Программирование в Web для профессионалов // Мир компьютерной автоматизации, 2009. - №6. - С. 9-12.

20. Доронина Л. Новые информационные технологии хранения документов организации // Управление персоналом, - 2007. - №2. - С. 39-43.

21. Канэко Т. На пути создания высокоприбыльного предприятия // Проблемы теории и практики управления, 2007. - №3. - С. 80.

22. Клейнер Г. Микроэкономические факторы и ограничения экономического роста // Проблемы теории и практики управления, 2006. - №8. - С. 16-20.

23. Клименко С., Крохин И. Электронные документы в корпоративных сетях // Сети и системы связи, 2007. - №6. - С. 9-12.

24. Клок К., Голдмит Дж. Конец менеджмента.- СПб.: Питер, 2004. - 122 с.

25. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфа-М, 2003. - 356 с.

26. Ларин М.В. Управление документацией в организации. - М.: «Научная книга», 2003. - 110 с.

27. Макаров С. Что такое ЕСМ // Технологии корпоративного управления, 2007. - №11. - С. 22.

28. Петрунин Ю. Искусственный интеллект как феномен современной культуры // Вестник московского университета, - 2006. - №7. - С. 28-34.

29. Плущевский М. Стандартософия о качестве: теория, проверяемая практикой // Стандарты и качество, 2006. - №5. - С. 84-86.

30. Приходько В., Иванова Т. О смене управленческих парадигм // Проблемы теории и практики управления, 2008. - №6. - С. 36.

31. Решеткина С. Человеческие факторы в поисках информатизации // Проблемы информатизации, - 2008. - №4. - С. 32-39.

32. Солодкая М. Надежность, эффективность, качество систем управления // Quality, - 2007. - №11. - С. 12-19.

33. Свиткин М. От менеджмента качества - к качеству менеджмента и бизнеса: миф или реальность? // Стандарты и качество, 2006. - №1. - С.74-76.

34. Симоненко В. От индустриального - к информационному обществу // Социально-психологический журнал, - 2006. - №4. - С. 8-18.

35. Стрельцов А.А. Обеспечение информационной безопасности России. Теоретические и методологические основы. - М.: МЦНМО, 2004. - 296 с.

36. Суханов А.Г. Информация и прогресс. - Новосибирск: Наука, 2003. - 165

37. Тихомиров О. Информационный век и теория Л. С. Выготского // Психологический журнал, - 2007. - №1. - С. 28.

38.Фатхутдинов Р.А. Конкурентоспособность организации в условиях кризиса: экономика, маркетинг, менеджмент. - М.: Маркетинг, 2003. - 220 с.

39.Хасанов Р. Вопросы качества управления в государственных учреждениях // Технологии корпоративного управления, 2007. - №8. - С. 11-19.

40.Шадрин А. Феноменология качества // Стандарты и качество, 2006. - №7. - С. 72-73.

41.Шмаров А., Полунин Ю. Русский стиль менеджмента // Эксперт, 2007. - №36. - С. 20-22.

42.Эпштейн В. Введение в гипертекст и гипертекстовые системы // UPGRADE, 2008. - №2. - С. 29-34.

43.Юсупов Р., Заболотский В. Проблемы информатизации общества // Проблемы информатизации, - 2007. - №1. - С. 23-33.

44.Ямпoльcкaя Д. Понятие эффективности менеджмента // Менеджмент, - 2006. - №6. - С. 17-18.

45.Интернет-источники: www.vsegost.com, www.directum.ru, www.documentum.ru, www.boss-referent.ru, www.quality.eup.ru.

Размещено на Allbest.ru