Автоматизация документооборота агентства недвижимости

Специализированным прикладным решением, разработанным в России и относительно недорогим по сравнению с приведенными выше примерами систем является программа "ЭЛИАС: РИЭЛТОР. УЧЕТ СДЕЛОК".

Программа необходима для автоматизации риэлтерской деятельности на первичном и вторичном рынках купли-продажи объектов недвижимости.

"Элиас:Риэлтор" позволяет вести управленческий учет в риэлтерской фирме от обращений клиентов и рекламы объектов до контроля сроков и планирования финансовых потоков сделок с недвижимостью.

Возможности программы:

- Система поэтапного управления сделками:

1) простая купля/продажа вторичного жилья;

2) альтернативная продажа вторичного жилья;

3) продажа первичного жилья на правах риэлтера;

4) продажа первичного жилья на правах инвестора;

- Калькуляция сделок с учетом всех расходов и доходов по сделке, расчеты с клиентами, посредниками, сотрудниками, застройщиками и т.п.;

- Контроль критичных сроков по сделке, контроль движения денежных средств по альтернативе и инвестируемому жилью;

- Планирование и система напоминаний по сделкам, событиям внутри сделки и рекламе. Автоматическая генерация напоминаний по просроченным датам;

- Отслеживание всех видов финансовых требований и обязательств, возникающих во время проведения сделок. Многовалютные взаиморасчеты с контрагентами;

- Ведение базы объектов недвижимости, учета обращений, архива сделок, истории отношений с клиентами;

- Разделение доступа к базе по настраиваемым ролям, набор предустановленных прав: секретарь, агент, менеджер/руководитель, администратор.

- Отчеты:

1) текущие и закрытые сделки;

2) результаты калькуляции и взаиморасчеты;

3) контроль исполнения платежей;

4) объекты недвижимости и статистика их продаж;

5) эффективность работы агентов;

6) графики выхода и эффективность рекламы.

7) Сервисные возможности программы:

8) набор мастеров, облегчающих ввод и обработку новых документов;

9) печать договоров и финансовых документов с использованием внешних шаблонов Microsoft Word;

10) подключение внешних обработок, таких как "схема распределения квартир в новостройках" ("шахматка") или "оплата рекламы по утвержденному графику";

11) обмен информацией с "1С:Бухгалтерией", внешними базами и другими приложениями через импорт и экспорт данных;

12) электронный путеводитель по программе.

Основным недостатком данного программного продукта с точки зрения его приобретения для автоматизации деятельности риэлтерского агентства "Новые квартиры" является то что, часть алгоритмов конфигурации вынесена во внешнюю компоненту защиты и защищена аппаратным ключом. Модификация данных участков кода не может быть произведена пользователем самостоятельно и требует вмешательства разработчика. В связи с этим становится очень затруднительна, а на некоторых этапах просто невозможна интеграция системы с действующими на предприятии информационными системами.

Примером информационного Internet-ресурса по недвижимости является сайт www.bsn.ru. Подобные ресурсы предоставляют пользователям сети Интернет доступ к информации об имеющейся в продаже недвижимости и рыночной стоимости жилья. Кроме того, на таких сайтах обычно находится контактная информация риэлтерских агентств, которые могут совершить сделку с недвижимостью. Такие информационные порталы основаны на сервере баз данных, имеющем функции взаимодействия с сетью Интернет. Такие сайты призваны объединить официальную информацию о недвижимости и стоимости на нее.

Интернет-ресурсы не обладают достаточной функциональностью для автоматизации деятельности агентства "Новые квартиры". Кроме того, пользователи сети Интернет имеют возможность получить доступ к информации об агентстве "Новые квартиры" на сайте компании www.mitosstroy.ru в разделе риэлтерского агентства.

1.7 Постановка задачи проектирования

Основываясь на анализе текущего уровня автоматизации, можно сделать вывод о наличии следующих недостатков:

- большие объемы справочной информации хранятся в бумажном виде;

- информация в электронном виде разрознена и дублируется, что затрудняет процессы сбора и анализа;

- большинство операций по разработке отчетов и анализу имеющейся информации выполнятся вручную.

Ввиду перечисленных недостатков, текущий уровень автоматизации не удовлетворяет требования как работников агентства, так и администрации предприятия.

Наиболее эффективным с точки зрения экспертов в этой области и с точки зрения современных тенденций в области информационных технологий способом качества автоматизации в агентстве является внедрение информационной системы.

На основе проведенного анализа существующих информационных систем были выделены следующие недостатки:

- высокая стоимость систем;

- закрытость кода, невозможность самостоятельной настройки;

- сложность интеграции с действующими на предприятии системами;

- недостаточная функциональность.

Принимая во внимание эти факты, руководство компании приняло решение о разработке и внедрении информационной системы автоматизации деятельности риэлтерского агентства силами специалистов отдела АСУ, входящего в состав организации.

Таким образом, целью данного курсового проекта является проектирование и внедрение информационно системы автоматизации деятельности риэлтерского агентства "Новые квартиры".

недвижимость документооборот автоматизация информационный

1.8 Анализ функциональной структуры системы 1С: Предприятие 8.2

В качестве среды реализации информационной системы была выбрана система «1С: Предприятие 8.2».

Выбор этой платформы обусловлен следующими фактами:

- Информационное обеспечение компании ОАО «МИТОС СТРОЙ» построено на платформе «1С: Предприятие 8.2»;

- Платформа «1С: Предприятие» обладает инструментарием для быстрой и качественной реализации проекта;

- Система «1С: Предприятие» предоставляет широкий спектр возможностей по интеграции проекта в действующую на предприятии информационную среду.

Рассмотрим более подробно структуру системы «1С: Предприятие 8.2».

Система обладает своим собственным внутренним языком. Используя его как основу можно автоматизировать предметную область любой сложности, либо ее часть. Совокупность объектов метаданных, содержащих описание данных, программный код, реализующий логику, интерфейсную часть и отчетные формы носит название «Конфигурация».

Функциональность платформы «1С: Предприятие 8.2» реализована в трех компонентах:

- Бухгалтерский учет;

- Оперативный учет;

- Расчет.

Бухгалтерский учет предназначен для автоматизации бухгалтерии на предприятии. Основные понятия этой компоненты: счета бухгалтерского учета, субконто и проводки по счетам. Этот механизм наиболее полно используется в стандартной конфигурации «1С:Бухгалтерия».

Оперативный учет предназначен для автоматизации предметных областей с требованиями оперативного получения сложных отчетов. Базовое понятие этой компоненты: регистры оперативного учета. Оперативный учет реализован в конфигурации «1С:Торговля и склад».

Расчет предназначен для автоматизации сложных периодических расчетов. Основные понятия этой компоненты: журнал расчетов и виды расчетов. Этот механизм реализован в конфигурации «1С;Зарплата и кадры».

На рисунке 2.4 изображена функциональная структура системы "1С:Предприятие". На ней выделяются два основных блока: СУБД, отвечающая за хранение и доступ к данным и система "1С:Предприятие", в которой реализована бизнес-логика системы, а также служебные функции.

Рисунок 2.1 - Функциональная структура системы «1С: Предприятие 8.2»

В качестве СУБД допускается использовать MS SQL Server, либо файл-серверный механизм с использованием dbf файлов. Система "1С:Предприятие" построена таким образом, что ни пользователь, ни разработчик не имеют прямого доступа к таблицам базы данных и работают с ними через объекты конфигурации. Базу данных 1С можно условно разделить на три составляющих:

- Служебные данные. Содержат данные, необходимые для функционирования самой системы "1С:Предприятие".

- Константы, справочники и документы. Содержат данные перечисленных объектов и формируют информационную базу конфигурации.

- Аналитические объекты. К ним относятся планы счетов, регистры и расчеты. Предназначены для реализации аналитических функций "1С:Предприятия".

Вся бизнес-логика системы содержится в конфигурации и реализуется посредством следующих типов объектов:

- Константы. Предназначены для хранения информации, общей для всех пользователей и относительно неизменной во времени.

- Справочники. Содержат различную справочную информацию, например, информацию о номенклатуре, контрагентах, сотрудниках и т.п. Имеют экранную форму элемента и несколько форм списка, отображающих некоторое множество элементов справочника. Каждая форма имеет модуль, в котором на встроенном языке "1С:Предприятия" описана логика работы формы.

- Документы. Являются основным функциональным элементом конфигурации. При помощи документов в систему вводится информация о выполнении этапов бизнес-процессов, автоматизированных конкретной конфигурацией. Документы являются единственными объектами, формирующими движения в аналитических объектах 1С. Каждый документ содержит форму документа, реализующую его интерфейс, модуль документа, в котором реализована логика формирования движений документа, а также может содержать одну либо несколько экранных форм.

- Обработки. Представляют собой программные модули на встроенном языке, предназначенные для реализации любых действий с базой данных, за исключением формирования движений в аналитических объектах. Обеспечивают значительное повышение функциональных возможностей конфигурации. Имеют интерфейсную часть и могут иметь печатные формы.

- Отчеты. Предназначены для формирования отчетов по базе данных конфигурации.

Взаимодействие пользователей с системой происходит посредством механизма интерфейсов. Интерфейс назначается каждому пользователю и содержит элементы главного меню и панелей инструментов. Каждый элемент связан с каким-либо объектом конфигурации либо служебным объектом. Кроме механизма интерфейсов при взаимодействии пользователя с системой задействуется механизм прав доступа, определяющий для каждого пользователя разрешения на использование объектов конфигурации.

1.9 Проектирование функциональной структуры информационной системы

На этапе проектирования информационной системы, на основе анализа предметной области и бизнес-процессов деятельности риэлтерского агентства «Новые квартиры» можно выделить следующие функциональные подсистемы, графическое изображение которых приведено на рисунке 2.5:

- Организация справочной информации:

1) о клиентах. Хранение карточки клиента, которая включает в себя: личные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний телефон), паспортные данные (номер, серия, адрес прописки), данные с места работы (наименование организации, рабочий телефон);

2) о заявках. Хранение параметров поступивших заявок: клиент подавший заявку, востребованная недвижимость, дата регистрации заявки, условия бронирования недвижимости за клиентом;

3) о сделках. Хранение информации о структуре сделки, цепочки официальных документов по сделке, напоминаний, даты заключения, состояния сделки (завершена/ не завершена).;

4) о недвижимости. Хранение и поддержка в актуальном состоянии информации недвижимости в продаже, включающей в себя: адрес, общая площадь, этаж, количество комнат, планировка, стоимость одного м2, общая стоимость недвижимости. Обеспечивает в системе наличие классификаторов типов помещений, типов недвижимости, валют, типов цен на недвижимость;

- Информационная поддержка взаимоотношений с клиентами:

1) хранение досье клиента. Предполагает хранение структурированной информации о различных событиях, связанных с клиентом. К таким событиям относятся: совершение сделок, заключение договоров и дополнительных соглашений, поданных заявках и напоминаниях;

2) регистрация контактов с клиентами. Эта функция обеспечивает возможность удобной регистрации контактов с клиентами посредствам различных диалоговых форм ввода данных;

3) ведение плана событий по клиенту. Обеспечивает возможность хранения и поддержания различных алгоритмов развития взаимоотношений с клиентом, поддержка планирования и прогнозирования последующих событий;

4) система напоминаний. Позволяет создавать напоминания различных типов и содержания, в том числе периодически повторяющихся напоминаний;

- Функции доступа к информации:

1) поиск и подбор недвижимости по параметрам. Обеспечивает быстрый поиск и подбор необходимой недвижимости. При этом поиск осуществляется по ключевым параметрам: характеризующим недвижимость: тип недвижимости (первичное жилье, вторичное жилье, промышленные помещения и т.д.), географическое расположение, верхний и нижний пределы стоимости и размеров недвижимости, номер этажа, количество комнат;

- Анализ информации и построение статистических отчетов:

1) анализ информации базы данных в различных разрезах деятельности отдела недвижимости. Эта функция обеспечивает агрегирование накопленной информации о заключенных сделках, полученных заявках, поступивших оплатах от клиентов и т.д. и анализ информации в различных разделах аналитики, определяемых пользователем;

2) построение отчетов и диаграмм, наглядно отражающих тенденции в работе отдела недвижимости. Предполагает визуализацию и наглядную демонстрацию результатов анализа информации;

- Организация электронного документооборота:

1) ведение базы заявок. Накопление и структурированное хранение базы заявок;

2) ведение базы договоров. Предполагает хранение в актуальном состоянии информации о сформированных в системе договорах;

3) организация потоков документов. Обеспечивает механизм ввода на основании, например, введение документа «Договор» на основании заявки;

4) формирование официальных документов. Генерация форм официальных документов, не требующих значительной ручной редакции;

5) поддержка базы типовых документов и автоматическая генерация проекта. Обеспечивает механизм хранения взаимосвязей между документами различных видов, входящий в стандартный пакет документации;

6) контроль последовательности и целостности пакета документов. Поддержка функций контроля последовательности генерации документации, система предупреждений и напоминаний в случае нарушения порядка формирования пакета документов;

7) печать документов. Предоставление пользователю возможности вывода документов на печать, настройки параметров печати документов;

- Функции мониторинга объектов:

1) отслеживание состояния недвижимости. Реализация функций систем класса SCM (управление цепочками поставок). Обеспечивает предоставление актуальной информации о состоянии объекта недвижимости на всех этапах заключения сделки;

2) выделение этапов для документов (договор, заявка) и отслеживание выполнения этапов. Предполагает логическое разбиение процесса совершения сделки на последовательность этапов, контроль завершения каждого этапа и ввод следующего на основания результатов завершения предыдущего;

- Автоматический расчет графика оплат и контроль его исполнения:

1) поддержка различных схем кредитования для заполнения графика оплат. Позволяет регистрировать в системе сделки о покупке недвижимости с рассрочкой платежа;

2) расчет графика внесения оплат клиентом на основе заданных ограничений. Поддержка механизма расчета графика оплат в зависимости от периода рассрочки, общей суммы и процента за предоставления услуг рассрочки платежа;

3) контроль внесения оплат. Организация системы напоминаний о несоблюдении графика оплат, начисление штрафных санкций, регистрация оплат клиентов;

4) автоматический пересчет графика оплат. Обеспечение автоматического пересчета графика оплат в связи с изменением условий договора, подписанием дополнительного соглашения, с учетом уже внесенных оплат;

5) поддержка различных форм расчетов. Возможность регистрации сделки с формами расчета: бартер, нал., безнал., вексель;

6) ведение виртуального счета клиента. Функции учета всех поступлений от клиента и суммы его задолженности;

- Отслеживание финансовых операций по сделке:

1) учет доходов и расходов по сделке. Учет поступлений от клиента, затрат на рекламу и других сопутствующих затрат в разрезе конкретной сделки;

2) формирование и печать подробного отчета по результатам калькуляции;

- Обмен данными с другими информационными системами:

1) обмен с системой бухгалтерского учета для формирования баланса по сделке. Обеспечение загрузки данных об оплате из информационной системы автоматизации бухгалтерского учета предприятия;

- Интерфейсные функции системы:

1) организация интерфейсов для различных типов пользователей системы. Предоставление различных интерфейсов для обеспечения эффективной работы с системой различных пользователей;

2) разграничение прав доступа. Обеспечение разграничения прав доступа к информации пользователям различных категорий;

3) организация интерфейса системы для клиента.

Перечисленные выше подсистемы относятся к группе функциональных.

Для работы системы необходимо наличие обеспечивающих подсистем. В их состав входят функции операционной системы Windows и платформы «1С: Предприятие 8.2».

К функциям операционной системы Windows относятся:

- обеспечение общего функционирования программ и библиотек;

- обеспечение сохранности данных;

- обеспечение безопасности данных;

- реализация клиентской части ЛВС;

К функциям платформы «1С: Предприятие 8.2» относятся:

- обеспечение функционирования интерфейсной части разрабатываемых систем;

- предоставление внутреннего механизма реализации диалоговых форм;

- предоставление внутреннего языка для реализации бизнес логики;

- обеспечение хранения и манипулирования данными;

- предоставление инструмент ария экспорта и импорта данных.



1.10 Проектирование концептуальной схемы конфигурации

Проектируемая система будет реализована в виде конфигурации на платформе 1С: Предприятие 8.2. В связи с этим проектирование целесообразно выполнять в терминах данной платформы.

На концептуальном уровне моделирования для представления конфигурации можно использовать следующие обозначения объектов, которые представляют объекты метаданных системы «1С: Предприятие»:

Справочник. Объект, который является накопителем однотипной информации об объектах информационной системы. Кроме того справочник обеспечивает доступ к информации и является носителем разрезов аналитики, необходимой для построения отчетов. Например, справочник «Клиенты» - содержит базу данных о клиентах.

Документ. Объект, регистрирующий различные типы операций, выполняемых в системе. Например, заключение сделки, заключение договора.

Печатная форма документа. Объект обеспечивающий формирование и вывод на печать различных форм официальных документов.

Журнал документов. Представляет собой объект, хранящий информацию о введенных в системе документах. Обеспечивает структурирование документов и упорядочивание по различным параметрам.

Регистр. Объект, накапливающий и агрегирующий информацию об объектах системы в различных разрезах или измерениях. Аналогом регистра в теории информационных систем может служить понятие многомерного инкуба. Применение объектов такого типа позволяет быстро вычислять агрегаты в узлах куба, значение параметров на пересечении нескольких измерений. Например, регистр Заявки регистрирует появление заявки в системе на определенную сумму в разрезе измерений: клиент, недвижимость, агент, документ - заявка.

Отчет. Это объект, выполняющий формирование печатной формы результатов анализа накопленной информации.

Обработка. Объект, выполняющий преобразование информации на основе заданных параметров.

Взаимосвязь объектов на схеме отображается с помощью стрелок. Перечень видов связей и их обозначений приведен в таблице 1.

Таблица 1 - Виды связей между объектами концептуальной схемы конфигурации

Обозначение связи	Краткое описание
	Связь один ко многим. Например, по одной сделки может пройти несколько затрат.
	Связь один к одному. Например, документ «Заявка» может быть зарегистрирован только для одного клиента.
	Ввод на основании. Например, на основании документа «Заявка» может быть введен документ «Договор».
	Приход по регистру. Например, при регистрации в системе документа «Заявка» выполняется приход по регистру «Заявки».
	Расход по регистру. Например, про формировании документа «Договор» на основании «Заявки» выполняется расход по регистру «Заявки».

Концептуальная схема конфигурации приведена на рисунке 2.10.



Рисунок 2.10 - Концептуальная схема конфигурации

База недвижимости включает в себя справочники:

- Недвижимость. Обеспечивает хранение и оперативный доступ к справочной информации о недвижимости. Содержит информацию о географическом положении объекта недвижимости и его параметрах, к которым относятся: общая площадь, жилая площадь, этаж, количество комнат.

- Типы жилья. Содержит информацию о типах жилья имеющихся в продаже в агентстве. Например, первичное жилье, вторичное жилье, промышленные помещения. Связан со справочником «Недвижимость» отношением типа «один ко многим», так как в справочнике «Недвижимость» несколько записей могут иметь ссылку на одну и ту же запись в справочнике «Типы жилья». Например может быть несколько разных квартир относящихся к типу - первичное жилье.

- Помещения. Обеспечивает доступ к детальной информации о помещениях, которые входят в объект недвижимости, и их характеристикам (площадь, краткое описание). Например, для объекта недвижимости квартира, в справочнике помещений хранится описание комнат, которые входят в ее состав. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Помещения» отношением типа «один ко многим». Так как одному объекту недвижимости (квартира) могут относится несколько помещений (комнаты).

- Типы помещений. Хранит информацию о типах помещений. Например, кухня, санузел, комната, прихожая и т.д. Этот справочник связан со справочником «Помещения» отношением «один ко многим», так как в справочнике «Помещения» может хранится информация о нескольких различных помещениях с одним и тем же типом. Например, в квартире № 1 есть кухня с площадью - 20 м2, а в квартире №2 есть кухня с площадью 15 м2.

- Цены на недвижимость. Предназначен для хранения информации о стоимости недвижимости. В нее входит стоимость 1 м2 площади, стоимость общей площади. Справочник «Недвижимость» связан с данным справочником отношением «один ко многим», так как один объект недвижимости может иметь несколько расценок за 1 м2. Например, существует цена продажи от застройщика (себестоимость), цена продажи агентства и т.д.. Такая возможность хранения нескольких расценок чрезвычайна важна для коммерческих организаций.

- Валюты. Хранит информацию о типах валют и коэффициенты пересчета. Этот справочник связан со справочником «Цены на недвижимость» отношением «один ко многим», так как одной записи в справочнике «Валюты» (рубль) может соответствовать несколько записей в справочнике «Цены на недвижимость».

- Типы цен. Обеспечивает хранение и доступ к информации о типах цен. Например, цена продажи, цена от застройщика и т.д.. Связан со справочником «Цены на недвижимость» отношением «один ко многим», так как одной записи в справочнике «Типы цен» (цена продажи) может соответствовать несколько записей в справочнике «Цены на недвижимость».

На основе анализа информационной базы недвижимости формируются следующие отчеты:

- Подбор недвижимости. Отчет о наличии в базе недвижимости с заданными параметрами. При формировании отчета пользователь может задать площадь, этаж, количество комнат в квартире и т.д.

- Состояние недвижимости. Этот отчет позволяет осуществлять мониторинг текущего состояния объектов недвижимости.

В состав базы клиентов входят следующие справочники:

- Клиенты. Справочник предназначен для хранения информации о клиентах, когда-либо зарегистрированных в системе.

- Адреса. Хранит информацию об адресах клиента. Справочник «Клиенты» связан с данным справочником отношением «один ко многим», так как у одного и того же клиента может быть несколько адресов (место прописки, фактический адрес, адрес регистрации).

- Телефоны. Справочник предназначен для хранения информации о телефонах клиента. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Телефоны» отношением «один ко многим», так как у одного клиента может быть несколько телефонов: домашний, мобильный, рабочий и т.д.

- Документы. Справочник обеспечивает хранение информации о документах, предоставленных клиентом для удостоверения его личности и регистрации. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Документы» отношением «один ко многим», так как у одного клиента может быть несколько документов: паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении и т.д.

В результате анализа накопленной информации о клиентах формируются следующие отчеты:

- Состояние счета клиента. Отчет содержит информацию о текущем состоянии счета клиента, его задолженности, внесенных оплатах.

- Досье клиента. Обобщает информацию о событиях, связанных с клиентом, заключенных сделок, напоминаниях с заданным пользователем уровнем детализации.

- План событий по клиенту. Представляет собой план сотрудничества с клиентом на основе уже пройденных этапов сделки и определенного алгоритма работы с клиентом.

Документ заявка осуществляет регистрацию в системе клиента. Он связан со справочником «Клиенты» отношением «один к одному» и со справочником «Недвижимость» отношением «один ко многим», так как в системе можно зарегистрировать заявку от одного клиента на несколько объектов недвижимости. При введении документ заявка в системе выполнятся приход по регистру «Заявки» на сумму заявленной недвижимости. Кроме того, при регистрации этого документа может быть выполнено изменение статуса заявленной недвижимости, бронирование. При регистрации заявки в системе на определенную недвижимость выполнятся проверка на бронирование. Если недвижимость забронирована ранее другим клиентом, в зависимости от решения агента, может быть отменена регистрация одной из заявок.

На основании документа «Заявка» может быть введен документ «Договор». Данные из заявки автоматически переносятся в документ договор. При таком способе регистрации договора выполняется расход по регистру «Заявки», что означает снятие с учета заявки и обеспечивает контроль последовательности формирования пакета документов. В любом случае документ «Договор» выполняет запись прихода средств по регистру «Продажи». Система поддерживает механизм передачи договора в текстовый редактор «Word» для дальнейшего редактирования. Кроме того, имеется возможность непосредственной печати различных форм договора.

При регистрации договора агент определяет вид расчета клиента с агентством и вид договора.

В связи с этим целесообразно организовать справочники «Виды расчетов» и «Виды договоров».

В справочнике «Виды расчетов» хранится информация о видах расчетов с клиентами: наличный расчет, безналичный расчет, бартер и т.д. Данный справочник связан с договором отношением «одни к одному», так как в договоре может быть указан только один вид расчета.

Справочник «Виды договоров» обеспечивает доступ и хранение информации о видах договорах: договор купли - продажи, договор авансирования, договор инвестирования и т.д. Он связан с договором отношением «один к одному», так как договор может быть связан только с одной записью в справочнике «Виды договоров».

Договор является основным документов в пакете документации, формируемом по сделке с клиентом. Кроме договора в пакет входят «Дополнительное соглашение», «Напоминание», «График оплат», «Затраты».

Документ «Сделка» является контейнером, который объединяет все документы, относящиеся к конкретной сделке с клиентом. Данный документ обеспечивает автоматическое формирование пакета документации и контроль соблюдения порядка их формирования.

«График оплат» вводится на основании «Договора» в случае, если клиент приобретает квартиру с рассрочкой платежа. Оператор вводит дополнительные условия формирования графика: уточняет процент за рассрочку, период рассрочки и т.д. Затем выполняется автоматический расчет дат внесения платежа и сумм платежа. Документ «График оплат» формирует движение приход по регистру «Графики оплат», что позволяет в дальнейшем выполнять оперативный контроль его исполнения. «График оплат» связан отношением «один к одному» с договором, так как одному договору соответствует один график оплат. Система обеспечивает автоматическое формирование печатной формы графика оплат для ознакомления и согласования с клиентом и руководством организации.

Документ «Дополнительное соглашение» регистрирует в системе внесение изменений и дополнений в «Договор». Например, в дополнение к договору на приобретение квартиры может быть заключено дополнительное соглашение на ремонт и установку домофона.

Введение «Дополнительного соглашения» может повлиять на график оплат. При этом оператор может запустить функцию пересчета графика оплат, который будет выполняться с учетом уже внесенных оплат. «Дополнительное соглашение» выполняет движение прихода по регистру «Продажи».

Документ «Напоминание» регистрирует в системе напоминания и обеспечивает механизм их периодического повторения.

Документ «Затраты» фиксирует выделение финансов на проведение рекламных акций, регистрацию документов в государственных учреждениях и т.д. При введении «Затрат» выполняется движение расход по регистру «Продажи», что обеспечивает контроль расходов по сделке. Документ «Затраты» связан со справочником «Виды затрат» отношением «один ко многим», так как в документе может быть указаны несколько статей расходов, с разными видами затрат: затраты на рекламу, затраты на регистрацию документов и т.д. Справочник «Виды затрат» обеспечивает механизм учета расходов в разрезе видов затрат.

Документ «Договор» связан отношением «один к одному» с документом «Сделка». Так как к одной сделке может соответствовать только один «Договор».

Документ «Сделка» связан отношением «один ко многим» с документами: «Дополнительное соглашение», «Затраты» и «Напоминание». К одной сделке могут относиться несколько затрат, дополнительных соглашений и напоминаний.

Ведение базы заявок обеспечивается объектом «Журнал заявок». Один журнал заявок содержит в себе ссылки на все зарегистрированные в системе заявки.

Ведение базы договоров обеспечивается «Журналом договоров». «Журнал напоминаний» содержит все созданные в системе напоминания. А введение любой сделки регистрируется в «Журнале сделок».

На основе анализа информации, накопленной в регистре «Продаж» формируется отчет «Статистика продаж». Который демонстрирует темпы продаж, уровень затрат на сделку в разрезе аналитик по клиентам, видам затрат, недвижимости и т.д. заданных оператором.

На основании информации о зарегистрированных при ведении сделки документах и алгоритма создания пакета документации формируется отчет «Состояние сделки». Отражающий текущий этап сделки и рекомендации по дальнейшему планированию взаимоотношений с клиентом.

По результатам анализа завершенных сделок формируется отчет «Калькуляция сделки», который наглядно с заданным уровнем детализации отображает все события по сделке, суммирует финансовые потоки денежных средств полученных и затраченных на сделку.

Оплаты от клиентов регистрируются в информационной системе автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. По средствам механизма XML они переносятся в проектируемую информационную систему. В результате переноса формируются документы «Оплата». Эти документы выполняют движения расхода по регистру «Графики оплат». Таким образом, погашается задолженность клиента по графику.

На основе анализа информации об оплатах, зарегистрированной в «Журнале оплат» и информации о задолженности клиента формируется отчет «Взаиморасчеты с клиентом». Этот отчет позволяет определять наиболее крупных задолжников.

Справочники «Сотрудники» и «Должности» хранят информацию о сотрудниках агентства. Каждое выполняемое в системе действие: регистрация заявки, формирование отчета, загрузка данных из бухгалтерии выполняется определенным сотрудником. При этом каждый из сотрудников имеет определенный набор прав, ограничивающий их возможности в системе.



2. Проектирование логической схемы конфигурации

На основе описанной выше концептуальной схемы конфигурации можно выполнить логическое проектирование системы.

Проектирование логической структуры системы предполагает использование определение структур данных платформы «1С: Предприятие 8.2», которые будут использованы на этапе разработки системы.

2.1 Описание структуры метаданных системы «1С: Предприятие 8.2»

При проектировании системы на базе платформы 1С: Предприятие используются следующие объекты метаданных:

- Константы;

- Справочники;

- Документы;

- Журналы документов;

- Перечисления;

- Отчеты;

- Обработки;

- Регистры;

Константы предназначены для хранения постоянной или условно-постоянной информации. Такая информация либо совсем не изменяется в процессе деятельности предприятия, либо изменяется достаточно редко. Например, константа «Наименование организации» содержит в себе название организации. Константы используется при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм.

Справочник -- объект метаданных, обеспечивающий работу со списками однородных элементов данных. Название и структура каждого конкретного справочника определяется при его создании в конфигураторе. Примером справочника может быть справочник «Клиенты». Элементы справочников, используются при регистрации документов, при формировании отчетов в качестве разрезов аналитики.

Перечисление -- объект метаданных, предназначенный для работы с элементами данных, список возможных значений которых жестко задан в конфигурации. При работе с перечислениями необходимо учитывать ряд особенностей:

- не может пополняться в процессе работы с ним: список его значений задается при настройке перечисления в Конфигураторе;

- не имеет вложенности -- все его значения находятся на одном уровне;

- список значений перечисления известен и доступен в Конфигураторе -- сама конфигурация использует конкретные значения перечисления;

Документ -- объект метаданных, с помощью которого организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

В документах выделяются две основные структурные части: шапка документа и многострочная табличная часть. В шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Реквизиты шапки принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение. Многострочная (табличная) часть документа представляет собой список однотипных строк. Реквизиты табличной части принадлежат строке документа, т. е. каждая строка содержит свои собственные значения этих реквизитов.

Журнал документов -- средство для работы со списком документов. С журналом в системе связана форма отображения списка документов.

Объект метаданных типа «Отчет» или «Обработка» представляет собой алгоритм обработки информации на внутреннем языке системы «1С: Предприятие». В состав такого объекта входит диалог, при помощи которого, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход его алгоритма. Результаты обработки информации выводятся на экран в форме, описанной при создании объекта.

Объект метаданных «Отчет» используется для получения разнообразных отчетных документов. В этом случае информация, накопленная в системе, используется для обобщения и формирования итоговых результатов в различных разрезах.

Объект метаданных «Обработка» обеспечивает выполнение различных действий над информацией. Например, с их помощью можно выполнять удаление из системы устаревших данных, импорт информации из других систем и многое другое.

Регистры -- это специфический инструмент системы «1С: Предприятие», средство накопления сводной информации. Регистры являются внутренним инструментом конфигурации, к которым нет непосредственного доступа через интерфейс пользователя. Информация о результатах хозяйственных операций, которая появляется при регистрации документов, накапливается в регистрах, а отображение информации, содержащейся в регистрах, осуществляется при помощи формирования отчетов. Информация из регистров используется для анализа хозяйственной деятельности за прошедший период.

При создании регистра определяется, как будет обрабатываться, группироваться и сохраняться сводная информация. Регистры могут быть двух видов: оборотные регистры и регистры остатков.

Регистр остатков -- это объект, предназначенный для ведения остатков «ресурсов» на момент времени с привязкой к некоторому набору «измерений».

Оборотный регистр -- это объект, предназначенный для подсчета оборота «ресурсов» за заданный интервал времени с привязкой к некоторому набору «измерений».

Ресурсами регистра могут являться любые категории учета, которые могут быть представлены в числовом виде, такие как: «долг клиента», «сумма наличных» и т. п. Измерения регистра -- это оси координат, на пересечении которых в регистре хранятся конкретные значения ресурсов. Кроме того, при записи движения регистра можно задавать «реквизиты» регистра. Значения реквизитов регистра просто сопровождают запись о движении регистра (подобно комментарию) для возможности в дальнейшем производить фильтрацию движений при выборке.

Используя описанные выше типы объектов метаданных можно описать логическую структуру проектируемой информационной системы.

Логическая схема конфигурации приведена на рисунке 2.14

2.2 Описание логической схемы проектируемой информационной системы

При проектировании логической структуры информационной системы будем использовать описанные выше типы метаданных платформы «1С: Предприятие».

При разработке схемы информационной системы используются следующие условные обозначения:

В заголовке указывается название справочника, например «Справочник Клиенты». Под заголовком располагается описание данных - реквизитов, имеющих ключевое значение на схеме. Справочник имеет три формы и соответственно три модуля. Каждый модуль изображен как отдельный прямоугольник внутри объекта «Справочник» и включает процедуры и функции логики обработки данных.

В разделе «Описание данных» могут содержаться следующие реквизиты:

- атрибут справочника (АС), в большинстве случаев ими являются «Код» и «Наименование»;

- реквизит элемента (РЭ), например, в справочнике «Клиенты» им могут быть ИНН или дата рождения;

- периодический реквизит элемента (ПРЭ) - реквизит, для которого хранится история значений. При изменении значения периодического реквизита старое значение сохраняется, при этом новое значение действует с указанной даты, а старое -- до указанной даты. Например, в справочнике «Цены на недвижимость» периодическим реквизитом является цена одного квадратного метра.

Справочник имеет следующие программные модули:

- модуль формы элемента. Запускается при открытии формы элемента справочника и содержит процедуры поддержки интерфейсной формы элемента справочника;

- модуль формы группы. Запускается при открытии формы группы справочника и включает процедуры поддержки интерфейсной формы группы справочника;

- модуль формы списка. Запускается при вызове формы списка справочника и состоит из процедур поддержки интерфейсной формы представления справочника в виде списка.

Заголовок содержит название документа, например «Документ Договор». В разделе «Описание данных», как и у справочника, расположены реквизиты документа. Документ имеет форму и программный модуль к ней, и модуль документа. Каждый из них изображен как отдельный прямоугольник внутри объекта и включает процедуры и функции.

Раздел «Описание данных» содержит следующие реквизиты:

- атрибут документа (АД), это «Номер» и «Дата»;

- общий реквизит документа (ОРД), например «Ответственный» или «Агент»;

- реквизит шапки документа (РШД) - реквизиты, которые являются общими для всего документа. Они принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение. Например, документ «Договор» может содержать РШД «Клиент» или «Вид договора»;

- реквизит таблицы документа (РТД). Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк, каждая из которых содержит свои собственные значения этих реквизитов. Например, документ «Договор» содержит РТД «Недвижимость»;

Документ имеет два программных модуля:

- модуль формы документа. Запускается при открытии формы документа. Основное назначение - это управление интерфейсной логикой документа;

- модуль документа. Компоненты модуля выполняются при проведении, при удалении проведенного документа, при снятии проведения, при выполнении архивации записей журнала расчетов, порожденных документом. Функция этого модуля - управление бизнес-логикой документа.

Пример изображения объекта «Обработка» на логической схеме системы приведен на рисунке 2.17. Обработка имеет форму, реализующую интерфейс с пользователем и модуль формы и модуль формы, функциями которого являются управление интерфейсной логикой и данными системы.

На рисунке 2.15 приведен пример изображения объекта «Регистр». Внутри прямоугольника расположены три ключевых понятия данного объекта: измерения, ресурсы, реквизиты.

Объекты метаданных соединены между собой связями. В таблице 2 представлены три возможных типа связей.

Таблица 2 - Типы связей между объектами метаданных

Изображение	Название	Назначение
	Один к одному	Предполагает, что одному объекту соответствует единственное значение другого объекта. Применяется для связи: РШД и ОРД с объектами «Справочник», «Документ», «Счет»; РЭ и ПРЭ справочника с объектами «Справочник», «Счет».
	Один ко многим	Предполагает, что одному объекту соответствует множество значений другого объекта. Применяется для связи РТД с объектом «Справочник»; РШД, РЭ, ПРЭ с объектом «Перечисление»; РЭ и ПРЭ с объектами «Справочник» и «Перечисление».
	Вызов	Означает вызов объекта метаданных какой-либо процедурой или функцией, принадлежащей другому объекту.

Логическая схема конфигурации приведена на рисунке 2.16.

Рисунок 2.16 - Логическая схема конфигурации



3. Разработка информационной системы риэлтерского агентства «новые квартиры»

Разработка информационной системы выполняется на основе результатов выполненного ранее проектирования.

Программирование выполняется на встроенном языке системы «1С: Предприятие 8.2» в режиме конфигуратора.

Разработка выполняется без использования типовых конфигурации, в связи с отсутствием в них необходимых функций и объектов.

3.1 Разработка модуля организации справочной информации

Модуль организации справочной информации основан на объектах метаданных типа «Справочник».

Разработка данного модуля включает в себя:

- Создание и описание структуры объектов типа «Справочник». Создание базы справочников, описание взаимосвязей между справочниками: настройка механизма подчинения.

- Проектирование диалоговых форм для ввода и просмотра справочной информации. Описание форм списков справочников, форм элементов для ввода информации о новом элементе справочника. Разработка механизма отображения содержимого подчиненного справочника при работе с элементом родительского. Например, отображение содержимого подчиненного справочника «Цены на недвижимость» при выборе элемента справочника «Недвижимость».

- Разработка механизма заполнения реквизитов элементов справочника при вводе нового элемента. Это обеспечивает уменьшение времени на ввод информации и избавляет пользователя от рутинной работы.

Организация справочной информации о клиенте выполнена с помощью системы справочников: «Клиенты», «Адреса», «Телефоны», «Документы» - и взаимосвязей между ними.

Доступ к справочной информации о «Недвижимости» осуществляется по средствам справочников: «Недвижимость», «Виды недвижимости», «Помещения», «Типы помещений» - и настройки механизма подчинения между ними.

Справочная информация по сделкам и заявкам обеспечивает хранение информации о типах расчета, видах договоров.

3.2 Разработка модуля поддержки взаимоотношений с клиентом

Хранение досье клиента обеспечивается базой справочной информации о клиенте и журналами регистрации операций с клиентом (Журналами документов). В журналах регистрируются все события системы, связанные с клиентом, включая поступившие от него заявки, заключенное договоры и утвержденные им графики оплат.

В процессе разработки выполняется настройка журналов документов. Она включает в себя диалоговые формы журналов и определение ключевых полей документов, которые будут отображены в форме журнала.

Регистрация контактов с клиентом выполняется посредствам документов: «Заявка», «Договор», «Сделка», «График оплат». Разработка системы документов для регистрации событий в системе включает в себя:

- Описание объектов метаданных типа «Документ». Описание реквизитов шапки документа и реквизитов табличной части.

- Описание функциональной части: алгоритмы обработки событий записи документа, печати и проведения документов.

- Регистрация различных печатных форм документов.

- Разработка алгоритмов ввода на основании. Заполнение реквизитов нового документа согласно документу-основанию.

Ведение плана событий по клиенту выполняется на основе зарегистрированных в системе уже произошедших событий и заложенного в системе алгоритма наступления следующего события

Учитывая сроки наступления определенных событий, система автоматически учитывает сроки проведения различных этапов сделки и напоминает оператору об окончании запланированного срока выполнения события и о необходимости наступления следующего.

Например, при вводе документа «Заявка» может быть выполнено бронирование недвижимости. При этом бронирование выполнятся на определенный срок, по истечении которого система выводит напоминание оператору об этом событии, в результате чего бронирование может быть отменено или заключен договор на основании заявки.

План событий может быть сформирован с учетом сроков и событий как выполненных, текущих так и будущих может быть получен при помощи формирования отчета «План событий по клиенту».

3.3 Разработка модуля организации доступа к информации

Доступ к информации может осуществляться как простым просмотром содержимого справочников и журналов документов, так и с помощью наложения фильтров.

Настройка фильтров выполняется при конфигурировании. При этом определяются ключевые реквизиты, по которым будет выполняться поиск и фильтрация. Система автоматически выполняет создание и настройку индексов по заданным ключевым полям.

Существуют стандартные средства упорядочивания элементов справочника по реквизитам в форме справочника.

Для журналов документов может быть выполнен поиск и фильтрация документов по реквизитам, определенным в конфигураторе как общие и по заданным в конфигураторе графам отбора.

Поиск и подбор недвижимости по параметрам выполняется с помощью следующего объекта: отчет «Побор недвижимости».

Описание данного объекта включает в себя:

- Описание формы диалога. Создание полей для выбора оператором параметров фильтра: номер этажа, интервал размеров квартиры, интервал цен, количество комнат, жилой комплекс.

- Программирование алгоритма поиска необходимой информации.

- Описание печатной формы отчета с указанием параметров найденной в базе недвижимости.

3.4 Разработка модуля мониторинга объектов

Мониторинг объектов включает в себя отслеживание состояния недвижимости и выделение этапов для документов.

Возможные состояния объектов недвижимости задаются оператором и хранятся в справочнике. При вводе информации об объекте недвижимости за ним оператор определяет, в каком состоянии находится объект. С течением времени состояние может изменяться для получения своевременной и достоверной информации о состоянии определенных объектов недвижимости служит отчет «Состояние недвижимости», который выполняет поиск информации в базе о заданном пользователем объекте недвижимости.

Для обеспечения контроля за соблюдением всех правил оформления документации по сделке, выделяются этапы в процессе регистрации документов. При этом учитывается порядок регистрации документов.

В любой момент времени пользователь может получить информацию о состоянии сделки и о текущем ее этапе. Для этого разработан отчет о состоянии сделки.

Для организации механизма разбиения и контроля этапов документов создан документ «Сделка». Этот объект является контейнером для документации, регистрирующий различные события, связанные с заключением сделки.

В рамках одной сделки выполняется формирование договора, дополнительных соглашений и графика оплат, а так же контроль исполнения обязательств по договору.

3.5 Разработка модуля расчета графика оплат и контроля его исполнения

При формировании сделки может быть задана одна из определенных схем кредитования клиента. Система поддерживает несколько схем кредитования. При заключении договора с клиентом утверждается определенная схема.

Определение схемы кредитования выполнятся в документе «График оплаты». Этот документ формируется на основании документа «Договор».

При формировании графика оплат пользователь может задать параметры его расчета:

- Общую сумму платежа;

- Годовой процент за кредит;

- Срок рассрочки.

Затем пользователь из формы документа может запустить механизм автоматического расчета графика оплат.

При проведении документа «График оплат» выполняются движения по регистру «Графики оплат».

Контроль внесения оплат осуществляется на основе анализа записей в регистре «Графики оплат». При этом учитываются сроки внесения оплат заданные в документе.

При наступлении запланированного срока оплаты или за некоторое время до его наступления, момент извещения определяет пользователь, система выводит напоминание о необходимости внесения оплаты.

Если оплата проведена, тогда это событие в системе регистрируется документом «Оплата». При проведении этого документа выполняются движения по регистру «График оплат» обратные движениям документа «График оплат». В результате общая задолженность клиента снижается. При этом учитывается сроки плановой оплаты и фактического ее внесения.

Если клиент нарушает сроки оплаты, система выводит напоминание оператору. После этого может быть выполнен автоматический расчет штрафа и пересчет графика оплат с учетом начисленного штрафа.

Взаиморасчеты с клиентами наглядно отражены в отчете «Взаиморасчеты с клиентом». При формировании отчета выполняется анализ информации регистра «Графики оплаты» и вывод на экран результатов анализа. При нарушении клиентом оговоренных сроков внесения оплаты на основании отчета о взаиморасчетах с клиентом может быть принято решение об отсрочке внесения оплаты, если раннее сроки клиентом не нарушались. В противном случае вводятся штрафные санкции, утвержденные в договоре.