Использование СУБД Microsoft Access на практическом примере

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

"ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА"

Кафедра "Современное естествознание"

Курсовая работа

по дисциплине "Информационные технологии"

Студент: Косырев А.С.

Группа: БТК-201 Факультет: ИТС

Преподаватель: Жуков Г.П.

Тольятти 2014 г

Оглавление

Введение

Описание СУБД

Типы данных Access

Выполнение курсовой работы

Внемашинное проектирование таблиц БД

Машинное проектирование таблиц БД

Машинное создание запросов и отчётов

Заключение

Список литературы

Введение

Выполнение курсовой работы по дисциплине “Информационные Технологии” является обязательной по учебному плану.

Цель выполнения курсовой работы состоит в закреплении знаний полученных на лекциях и практических занятиях. В работу включены задания связанные с проектированием Баз Данных, работой в СУБД Microsoft Access, созданием связей между Базами Данных, созданием Запросов и Отчётов.

Описание СУБД

Microsoft Access -- реляционная СУБД корпорации Microsoft, которая имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных.

Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных.

СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:

- таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;

- формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;

- запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;

- отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;

- схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных;

- макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.

Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA - встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

Программа работает со следующими форматами файлов: ACCDB, MDB, ACCDE, MDE, ACCDT, ACCDR, ACCDW, MDW, LDB, LACCDB, SQL, DBF, DB, SNP, DIF, CDB.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета Microsoft Office. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает большинству современных требований к представлению и обработке данных. В Access поддерживаются разнообразные всплывающие и многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управления цветами, на­стройки принтера, представления данных в виде электронных таблиц и т.п. Система также обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык управления запросами SQL, имеет встроенный язык Visual Basic for Applications (VBA), хорошо работает в сети. СУБД Access позволяет использовать другие компоненты пакета Microsoft Office, такие как текстовый процессор Word for Windows, электронные таблицы Excel и т.д.

Перечисленные факторы определили выбор СУБД Access в качестве среды для практического изучения вопросов проектирования баз данных в данной книге.

Приведем некоторые из средств Microsoft Access, существенно упрощающие разработку приложений.

1. Процедуры обработки событий и модули форм и отчетов. На встроенном языке VBA можно писать процедуры обработки событий, возникающих в формах и отчетах. Процедуры обработки событий хранятся в модулях, связанных с конкретными формами и отчетами, в результате чего код становится частью макета формы или отчета. Кроме того, существует возможность вызова функции VBA свойством события.

2. Свойства, определяемые в процессе выполнения. С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.

3. Модель событий. Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени. приложение список таблица запрос

4. Использование обработки данных с помощью VBA. С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.

5. Построитель меню. Предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.

6. Улучшенные средства отладки. Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать команду Вызовы в меню Вид или нажать кнопку [Вызовы) на панели инструментов.

7. Процедура обработки ошибок. Помимо традиционных способов обработки ошибок возможно использование процедуры обработки события Error для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.

8. Улучшенный интерфейс защиты. Команды и окна диалога защиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.

9. Программная поддержка механизма OLE. С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений.

10. Программы-надстройки. С помощью VBA можно создавать программы-надстройки, например нестандартные мастера и построители. Мастер -- средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т.д.) в соответствии с его указаниями.

Типы данных Access

Текстовый (Значение по умолчанию)

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)

Числовой

Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Дата/время

Для хранения календарных дат и текущего времени

Денежный

Для хранения денежных сумм

Поле MEMO

Для хранения больших объемов текста (до 65535 символов)

Счетчик

Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический

Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access

Гиперссылка

Для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.

Выполнение курсовой работы

Внемашинное проектирование таблиц БД

Я использовал программу Microsoft Office, для того чтобы спроектировать список сотрудников Спортивно-Оздоровительного Центра. Таким образом, я получил большой список на 29 лиц, каждому из которых я присвоил Должность, Специальность и некоторые другие отличительные детали. Связи мною были спроектированы на листе бумаги, так как использовать для этого Office было проблематично.

Машинное проектирование таблиц БД

Используя режим Конструктора при создании таблицы, я создал её будущую шапку.

Далее я заполнил таблицу согласованно внемашинно спроектированному списку сотрудников. В этот вариант таблицы были внесены изменения, которые привели вид таблицы в более живой вид, учитывая что все ФИО и специальности были выдуманы.

В данном случае таблица автоматически была упорядочена по первому столбику, по алфавиту.

Следующим шагом я создал вторую таблицу, используя создание таблиц в режиме конструктора.

Вот так таблица выглядит в заполненном виде. Все адреса, номера телефонов и даты рождения были выдуманы и случайно образованны с использованием сторонних ресурсов.

По такому же принципу, была создана третья таблица.

Вот её заполненный вариант

В разделе «Работа с базами данных - Схема данных» я образовал связь между тремя таблицами:

Схватившись за «ФИО сотрудника» из таблицы ССОЦ БД, я перенёс курсор на «ФИО сотрудника» в таблицу ССОЦ Информация. Появилось окно, в котором мной было настроена связь между двумя таблицами.

Ту же процедуру я проделал с разделом «Должность». Таким образом, у меня образовались связи между таблицами.

В самих таблицах появились дополнительные функции. При нажатии на «+» напротив ФИО или Должности, высвечивается информация, взятая из связанной таблицы. Вот как это работает:

В другой таблице:

Машинное создание запросов и отчётов

Чтобы создать запросы я использовал функцию «Фильтр» в разделе «Сортировка и Фильтр». Я применял эту функцию на таблице «ССОЦ БД».

Выбрав функцию «Изменить фильтр» при открытой таблице «ССОЦ БД» мне был предложен выбор способов сортировки.

Я выбрал в столбике «Область работы» фразу «Все». Далее при открытии диалогового окна раздела «Фильтр» мне был предложен выбор - сохранить выбранный способ сортировки как отдельный запрос. Таким образом, я создал 4 вида запросов:

- Все

- Дети

- Взрослые

- Спецгруппа

Вот как выглядит полученный запрос. Тут показаны лишь те сотрудники, которые работают с взрослыми.

Я воспользовался другим способом создания запросов. Это самый простой способ «С помощью конструктора». В данном случае в окне я выбрал, какие таблицы я буду использовать в этом запросе.

В моём случае я решил взять все, для того чтобы составить запрос показывающий все характеристики сотрудников Спортивно-Оздоровительного Центра.

Чтобы создавать Отчёты, можно воспользоваться простой функцией «Отчёт». Для этого требуется зайти на нужную Таблицу и нажать на клавишу «Отчёт» в разделе «Создание».

Вся таблица за считанные секунды становится отчётом с приятным оформлением.

Вот как выглядит отчёт таблицы ССОЦ БД

В данном случае я собрал самый крупный отчёт по всей БД. Он занимает 2 страницы Альбомного формата, так как таким образом удаётся уместить большее количество столбцов. На этом выполнение курсовой работы завершено.

Заключение

В этой курсовой работе я использовал СУБД Microsoft Access, чтобы выполнить задания по созданию БД Сотрудников Спортивно-Оздоровительного Центра, и дальнейшему её редактированию. Эта работа позволила мне закрепить знания связанные с Access, и теперь я получил навыки создания Баз Данных. Мною были закреплены и использованы на практике умения и навыки, полученные за курс изучения дисциплины «Информационные Технологии».

Список литературы

http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

http://chem-otkrit.ru/soft/Access

http://informatic.ugatu.ac.ru/lib/office/Access.htm

http://www.oraclub.ru/ispolzovanie-subd-access/3-osnovnye-harakteristiki-i-vozmozhnosti-subd-access.html

http://www.auksoc.ru/category/tip-stranits-dlya-saita/instruktory?page=1

Размещено на Allbest.ru