Размещено на http://www.Allbest.ru/

Размещено на http://www.Allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• Глава 1. Проектная деятельность в органах власти Пермского края
• 1.1 Участие органов власти Пермского края в проектной деятельности
• 1.2 Описание процессов проектного управления в органах власти Пермского края
• 1.3 Обзор программных средств управления государственными программами
• Выводы по первой главе
• Глава 2. Проектирование ИС УГП
• 2.1 Обзор публикаций по проблеме моделирования бизнес-процессов
• 2.2 Требования к средствам моделирования бизнес-процессов управления проектами
• 2.3 Обзор программных средств моделирования бизнес-процессов
• 2.4 Выбор платформы автоматизации бизнес-процессов с использованием метода вариантных секторов
• 2.5 Анализ автоматизированных процессов жизненного цикла проекта
• 2.6 Требования к реализации процессов управления объектами в ИС УГП
• 2.7 Общие требования к ИС УГП
• 2.8 Функциональные требования
• 2.9 Требования к структуре базы данных
• Выводы по второй главе
• Глава 3. Взаимодействие ИС УГП с ИАС ПК
• 3.1 Описание Информационной аналитической системы Пермского края
• 3.2 Интеграционная платформа Highway SB
• 3.3 Состав передаваемых данных
• Выводы по четвертой главе
• Заключение
• Словарь терминов и сокращений
• Библиографический список
• Приложение А. Описание типовых функций проектных ролей участников проектной деятельности органов власти и Администрации губернатора Пермского края
• Приложение Б. Описание состава атрибутов модели данных ИС УГП управления государственными программами
• Приложение В. Схема процесса разработки объекта управления
• Приложение Г. Схема процесса внесения изменений
• Приложение Д. Схема процесса отчетности об исполнении вех объекта управления
• Приложение Е. Регламент информационного обмена данными между ИС УГП и ИАС ПК

ВВЕДЕНИЕ

Задачи, которые стоят в настоящее время перед органами государственной власти и органами местного самоуправления, требуют внедрения новых подходов к организации государственного и муниципального управления, повышенной координации деятельности между органами власти, министерствами и ведомствами. Одним из направлений совершенствования государственного и муниципального управления является внедрение в деятельность органов государственной власти и местного самоуправления общепризнанных методов проектного управления.

По мнению исследователей, автоматизация проектного управления позволит вести планирование проектной деятельности, планирование и учет ресурсов, контролировать принятые решения, осуществлять мониторинг хода реализации проекта и контроль результатов и промежуточных вех его реализации.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15.10.2016 №1050 «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации»; устанавливается порядок организации проектной деятельности, который определяет организационную структуру системы управления проектной деятельностью, этапы инициирования, подготовки, реализации, мониторинга и завершения приоритетных проектов (программ). Органам государственной власти субъектов Федерации рекомендовано организовать проектную деятельность на региональном уровне, руководствуясь утверждённым Положением об организации проектной деятельности в Правительстве России.

Проектное управление в государственных органах включает в себя прогнозирующую систему планирования, систему мониторинга и контроля, команды исполнителей и управленцев, информационные и коммуникационные технологии. Основная технология проектного управления заключается в четком определении целей и структуры работ, распределении ответственности и ресурсов, планировании работы с учетом имеющихся рисков, систематическом контроле ситуации и реагировании на возникающие отклонения для достижения целей объекта управления в рамках установленного времени, бюджета и качества [4].

С 2014 года государственные программы реализуются с использованием методов проектного управления. В основе программы всегда лежит несколько проектных кластеров, и программа внедряется как серия проектов.

17 июня 2014 года Пермский край определен пилотной площадкой первого уровня по внедрению проектного управления в органах государственной власти. Функции проектного офиса исполняет департамент мониторинга Администрации губернатора Пермского края.

Управление проектами, программами, непроектными мероприятиями, «дорожными картами» является инструментом реализации в Пермском крае стратегических и тактических документов краевого и федерального уровней. Далее в представленной работе «деятельность по управлению государственными программами, а также проектами, «дорожными картами» и непроектными мероприятиями» именуется в целом как «управление проектной деятельностью», а сами «государственные программы», «проекты», «дорожные карты» и «непроектные мероприятия» именуются как «объекты управления».

Как было сказано выше, объектами управления в Пермском крае, отслеживаемых системой проектного управления, являются проекты, программы, непроектные мероприятия, «дорожные карты». В настоящий момент в органах власти Пермского края реализуется 174 объекта управления, из них 40 - проекты, 12 - непроектные мероприятия, 101 - подпрограммы государственных программ и 21 - «дорожные карты».

Для отдельных объектов (например, государственных программ) существует свой утвержденный правовыми актами порядок разработки, реализации и оценки эффективности. Если процессы управления проектами, «дорожными картами», непроектными мероприятиям полностью автоматизирован, то управление государственными программами нет.

Каждый проект, реализуемый в органах власти Пермского края, представляет собой структурированный набор действий органа власти, направленных на выполнение государственных функций, выполнение своих полномочий или поручений вышестоящих органов власти, предназначенных для создания конкретного продукта (результата) за временной отрезок и с использованием ограниченных ресурсов. Результатом является достижение целевых показателей [17].

Одной из функций администрации губернатора Пермского края является подготовка программы социально-экономического развития Пермского края, контроль и мониторинг достижения показателей социально-экономического развития [18].

Для автоматизации этих функций используется следующие информационные системы:

· Информационно-аналитическая система Пермского края (далее - ИАС ПК).

· Информационная аналитическая система управления объекта управлениями на базе технологии MS Project (далее - ИАС УП).

ИАС ПК используется для обеспечения автоматизации стратегического планирования и управления социально-экономическим развитием. Обеспечивает сбор, накопление, обработку и представление информации о целях, задачах и показателях социально-экономического развития региона и его муниципальных образований. В составе прочих данных содержит иерархическую структуру целей и задач социально-экономического развития - Кодификатор целей и задач и показатели результативности достижения этих целей и задач - целевые показатели, их плановые и фактические значения.

В ИАС ПК ведется перечень подпрограмм и мероприятий и каждой подпрограмме соответствует перечень целевых показателей. В ИАС ПК ответственные должны отчитываться о ходе достижения целевых показателей. Фактические данные о достижении показателей должны утверждаться заинтересованными сторонами.

ИАС УП является основным инструментом технологической поддержки управления проектной деятельностью.

В составе прикладного программного обеспечения ИАС УП реализованы следующие функциональные возможности:

· Управление проектами и их портфелями.

· Автоматизация процессов инициации планирования, реализации, управления изменениями, завершения и контроля проектов.

· Формирование планов-графиков и паспортов проектов.

· Отслеживание соблюдения сроков достижения вех, финансов, рисков.

· Согласование проектной документации и задач процессов.

· Управление ресурсами, систематизация ресурсов в соответствии с функционально-целевой моделью управления, ведение организационной структуры, реестра пользователей участников проектной деятельности (пользователей ИАС УП) с учетом их проектных ролей и прав доступа.

· Хранение проектной документации, организация работы с проектным контентом (документами, задачами) и процессами.

· Формирование оперативной и аналитической отчетности.

· Информирование участников проектной деятельности о ходе работ над объектами управления с использованием электронной почты и web-приложения.

В ИАС УП размещаются следующие данные:

· Проектная документация (паспорта и планы-графики) объектов управления, находящаяся на стадии разработки.

· Планы и отчеты по объектам управления, в том числе завершенным.

· Шаблоны проектной документации (паспортов и планов-графиков) объектов управления.

· Методические материалы и инструкции по управлению объектами управления, по эксплуатации ИАС УП.

· Документы, подтверждающие исполнение работ и достижение результатов объектов управления, а также документы, подтверждающие необходимость внесения изменений в проектную документацию (паспорта и планы-графики).

С момента применения к процессу реализации государственных программ методов проектного управления был создан особый тип проекта - подпрограмма государственной программы. В ИАС УП стали размещаться их план-графики, содержащие мероприятия, основные мероприятия и вехи подпрограмм. Отдельно создается список контрольно-целевых показателей с их плановыми и фактическими значениями. Ответственные за достижение показателей и вех должны вовремя актуализировать информацию о ходе выполнения поставленных задач в ИАС УП путем формирования отчётности об исполнении вех календарного плана, о результатах снятия или минимизации рисков, о результатах достижения целевых показателей.

Таким образом, в ИАС ПК заносятся данные целевых показателях государственных программ, их плановые и фактические значения, связь с целями и задачами социально экономического развития, а в ИАС УП - результаты достижения вех календарных планов мероприятий по достижению показателей, плановые и фактические значения целевых показателей и сопоставление мероприятий целям и задачам социально-экономического развития. Другими словами, процесс реализации государственных программ в органах власти и Администрации губернатора Пермского края предполагает использование нескольких информационных систем и дублирование действий ответственных лиц. При этом возникает проблема в том, что данные в обоих информационных системах не интегрируются, информация становится несогласованной. Поэтому создание информационной системы, позволяющей решать обозначенную проблему, обуславливает актуальность выбранной темы.

Также актуальность работы обусловлена следующими аспектами:

· Постановление правительства РФ о внедрении проектного управления в органах государственной власти субъектов федерации.

· С 2014 года государственные программы реализуются с использованием методов проектного управления, но существующие информационные системы не способны в полной мере удовлетворить требования по автоматизации процесса управления государственной программой.

· Участие Пермского края в роли пилотного региона по внедрению проектного управления в реализации государственных программ.

· Существующая ИАС УП по итогам конкурса «Проектный олимп» признана в числе лучших информационных систем технологической поддержки проектного управления в органах власти. Но она разработана на платформе MS ProjectServer, что противоречит закону об импортозамещении программного обеспечения в органах власти.

Объектом исследования является проектная деятельность органов власти в реализации государственных программ.

Предмет - информационная система как инструмент технологической поддержки проектной деятельности в сфере реализации государственных программ Пермского края.

Цель - проектирование информационной системы управления государственными программами администрации губернатора Пермского края (далее ИС УГП) в соответствии с нормативными требованиями к процессу реализации государственных программ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Провести анализ проектной деятельности Администрации губернатора Пермского края: определить участников, их роли и функции в рамках проектного управления, описать процессы управления государственными программами и проектами.

2. Провести анализ программного обеспечения для автоматизации проектного управления и управления государственными программами, в частности.

3. Разработать модели действующих процессов управления проектами и проанализировать их.

4. Разработать функциональные требования к информационной системе управления государственными программами.

5. На основе сформулированных требований выполнить проектирование базы данных системы и описать с использованием диаграмм классов.

6. Разработать регламент информационного взаимодействия ИС УГП и ИАС ПК.

Для решения перечисленных задач использовались методы анализа, моделирования и объектно-ориентированного проектирования,

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, библиографического списка, приложений.

Во введении приводится актуальность, цель, объект, предмет и задачи исследования.

В первой главе приводится анализ проблем реализации государственных программ с использованием методов проектного управления, анализ проектной деятельности в Администрации губернатора Пермского края, обзор программных продуктов для автоматизации процесса управления государственными программами.

Во второй главе приводится описание бизнес-процессов, их анализ, а также сформулированы требования к реализации процессов разработки, исполнения и изменений объектов управлений. Сформулированы функциональные требования к системе, которые описаны с использованием диаграммы прецедентов.

В третьей главе приводится описание возможностей ИАС ПК для интеграции с Системой, описание интеграционной платформы, а также требования к информационному обмену данными между проектируемой системой и ИАС ПК.

В заключении приведены итоги и выводы о проделанной работе.

Библиографический список содержит список используемых публикаций и других источников.

В приложении приводятся практические результаты проделанной работы:

· Описание типовых функций проектных ролей участников проектной деятельности органов власти и Администрации губернатора Пермского края.

· Описание атрибутного состава базы данных проектируемой системы и диаграммы классов.

· Регламент информационного взаимодействия между системой управления государственными программами и ИАС ПК, содержащий детальный атрибутный состав передаваемых данных.

Глава 1.  Проектная деятельность в органах власти Пермского края

Первым шагом при проектировании информационной системы является анализ предметной области, в ходе которого определяются бизнес-процессы, их участники, выявляются существующие проблемы и определяются подходы к их решению.

В ходе анализа проектной деятельности в органах власти Пермского края необходимо определить проблемы внедрения проектного управления, участников проектной деятельности и их роли.

Проектное управление в органах власти и Администрации губернатора Пермского края начало использоваться еще с 2006 года, когда начали внедряться приоритетные проекты и развивается постепенно. Создаются нормативные документы, регламентирующие проектную деятельность, была создана и запущена в промышленную эксплуатацию Информационно-аналитическая системы управления проектами на платформе Microsoft ProjectServer (ИАС УП).

На первых порах в системе размещались только планы-графики проектов. В последствии стали внедряться проекты различных типов: проекты - внешние, внутренние, приоритетные, «дорожные карты», непроектные мероприятия. С момента применения к процессу реализации государственных программ методов проектного управления был создан особый тип проекта - подпрограмма государственной программы. В ИАС УП стали размещаться их план-графики, содержащие мероприятия, основные мероприятия и вехи подпрограмм. Отдельно создается список контрольно-целевых показателей с их плановыми и фактическими значениями. Ответственные за достижение показателей и вех должны вовремя актуализировать информацию о ходе выполнения поставленных задач в ИАС УП.

В процессе развития ИАС УП был автоматизирован жизненный цикл проекта. С момента регистрации в ИАС УП нового проекта запускается процесс разработки, в рамках которого проект проходит стадии планирования и согласования с заинтересованными сторонами. После согласования и утверждения проекта, он переходит на этап реализации, в ходе которого ответственные за достижение вех должны своевременно отчитываться об исполнении. Для этой цели автоматизирован процесс отчетности об исполнении. Информация исполнителя о достижении вехи проходит согласование и утверждение у заинтересованных лиц. Для контроля за изменениями в проекте был автоматизирован процесс внесения изменений.

Параллельно, с внедрением типа проекта «Подпрограмма государственной программы» в Информационно-аналитической системе Пермского края (ИАС ПК) начинается контроль достижения показателей государственных программ. В ИАС ПК ведется перечень подпрограмм и мероприятий и каждой подпрограмме соответствует перечень целевых показателей. В ИАС ПК ответственные так же должны отчитываться о ходе достижения целевых показателей. Фактические данные о достижении показателей так же должны утверждаться заинтересованными сторонами.

Таким образом, процесс реализации государственных программ в органах власти и Администрации губернатора Пермского края предполагает использование нескольких информационных систем и дублирование действий ответственных лиц, что приводит к несогласованности данных и увеличивает трудоемкость по их актуализации.

1.1 Участие органов власти Пермского края в проектной деятельности

Проектное управление в органах власти Пермского края начинает свою историю с 2006 года, когда на территории Пермского края начали реализовываться приоритетные региональные проекты «Новая школа», «Муниципальные дороги», «Качественное здравоохранение», «Достойное жилье», «Содействие в переселении граждан из труднодоступных и отдаленных населенных пунктов», а также отдельные пилотные проекты в сфере развития человеческого потенциала.

В 2007 году была сформирована рабочая группа по развитию системы проектного управления в органах государственной власти и появились первые правовые акты об оформлении проектов (распоряжение губернатора Пермского края №23-р) и реестры проектов. Органы власти были объединены в функционально-целевые блоки и функциональные блоки. Указом губернатора Пермского края №55 для каждого блока были установлены цели, задачи, и проекты, обеспечивающие их реализацию, а также целевые показатели, которые позволяли оценить степень достижения целей и задач.

В 2011-2012 годах в структуре управления регионом были также выделены проектные блоки, объединяющие задачи и полномочия нескольких функционально-целевых блоков (комплексные функционально-целевые направления), после достижения поставленных целей данные блоки были расформированы.

В 2010 году распоряжением Правительства Пермского края №44-рп был утвержден План мероприятий Правительства по реализации приоритетных направлений социально-экономического развития Пермского края.

В соответствии с распоряжением председателя Правительства Пермского края от 26.01.2011 г. №8-рпп «О Регламенте процесса оперативного планирования по проектам, целевым программам и непроектным мероприятиям на основе технологии Microsoft ProjectServer» все проекты, программы и непроектные мероприятия стали реализовываться с использованием Информационно-аналитической системы управления проектами (далее - ИАС УП).

После утверждения Плана правовым актом, планы-графики стали размещаться в Microsoft Project и оперативное планирование по ним осуществлялось в ИАС УП. Когда было утверждено распоряжение председателя Правительства Пермского края от 31.01.2012 г. №13-рпп «О формировании Плана мероприятий Правительства Пермского края по реализации приоритетных направлений социально-экономического развития Пермского края», План мероприятий стал формироваться в ИАС УП автоматически на основании сохраненных в ИАС УП базовых планов, данная модель формирования Плана мероприятий действует и в настоящее время.

В 2012 году ИАС УП была запущена в промышленную эксплуатацию распоряжением председателя Правительства Пермского края от 13 июня 2012 г. №72-рпп.

В 2009-2012 гг. функции проектного офиса по внедрению проектного управления выполняло аналитическое управление Аппарата Правительства Пермского края.

В октябре 2012 года был сформирован Проектный офис в составе департамента мониторинга Администрации губернатора Пермского края (положение о Проектном офисе утверждено в 2014 г.).

Центры ответственности за организацию проектного управления (ответственные за проектное управление функционально-целевых/функциональных блоках и в ИОГВ) стали назначаться приказами ИОГВ, руководители и администраторы проектов, программ, непроектных мероприятий, «дорожных карт» также стали назначаться приказами ИОГВ.

После утверждения в сентябре 2012 года перечня «дорожных карт», обеспечивающих реализацию Указов Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года, в качестве объектов управления, отслеживаемых системой, стали «дорожные карты».

В декабре 2012 года была утверждена Программа социально-экономического развития Пермского края на 2012-2016 годы, при разработке которой был использован проектный подход (проекты, программы, мероприятия увязаны с целями, задачами и целевыми показателями).

С 1 января 2014 года Пермский край перешел на программный бюджет. Были разработаны и утверждены планы реализации государственных программ, подпрограммы государственных программ стали реализовываться с использованием ИАС УП.

17 июня 2014 года Пермский край определен пилотной площадкой первого уровня по внедрению проектного управления в органах государственной власти.

В настоящий момент в органах власти Пермского края реализуется 174 объекта управления, из них 40 - проекты, 12 - непроектные мероприятия, 101 - подпрограммы государственных программ и 21 - «дорожные карты». Все объекты размещены в ИАС УП (приостановлены из них 8). При том в Пермском крае реализуется 22 государственные программы.

Участниками проектной деятельности в органах государственной власти Пермского края являются губернатор Пермского края, председатель Правительства Пермского края, руководители функционально-целевых/функциональных блоков, руководители и специалисты ИОГВ Пермского края [17].

Управление социально-экономическим развитием Пермского края осуществляется на основе принципов стратегического планирования, включающих следующие основные фазы: целеполагание, прогнозирование, планирование и программирование.

В целях обеспечения полномочий губернатора в сфере определения стратегии социально-экономического развития Пермского края и направлений ее реализации Администрация губернатора выполняет следующие функции [18]:

· управляет процессом разработки стратегии и программы социально-экономического развития Пермского края, включая подготовку и обоснование принципов социально-экономического развития и контроль их исполнения;

· управляет процессом подготовки программы социально-экономического развития Пермского края;

· осуществляет мониторинг результативности плана мероприятий Правительства Пермского края по социально-экономическому развитию Пермского края;

· по результатам реализации плана мероприятий Правительства Пермского края по социально-экономическому развитию Пермского края и программы социально-экономического развития Пермского края готовит рекомендации для внесения корректировок в соответствующие документы;

· организует подготовку ежегодных посланий губернатора о социально-экономическом и политическом положении в Пермском крае;

· осуществляет проведение регулярного мониторинга, анализ и прогнозирование социально-экономического развития Пермского края, в том числе с использованием информационных систем, организует сбор необходимой для этого информации и ее обработку,

В целях обеспечения полномочий губернатора в сфере определения целей и задач деятельности исполнительных органов государственной власти Пермского края, в рамках реализации приоритетных направлений развития Пермского края и стратегических программных мероприятий и осуществления контроля за достижением целевых показателей Администрация губернатора Пермского края [18]:

· управляет процессом планирования целей, задач и целевых показателей деятельности Правительства Пермского края по социально-экономическому развитию Пермского края;

· обеспечивает соответствие приоритетных проектов и программ, реализуемых исполнительными органами государственной власти Пермского края, поставленным целям, задачам и целевым показателям;

· обеспечивает подготовку документов, аналитических материалов и соответствующих проектов актов губернатора, определяющих цели, задачи и целевые показатели деятельности Правительства Пермского края;

· организует мониторинг и контроль достижения плановых значений целевых показателей деятельности исполнительных органов государственной власти Пермского края, выполнения проектов и программ, характеризующих исполнение программы социально-экономического развития Пермского края;

· организует мониторинг и контроль соответствия затрачиваемых ресурсов и принимаемых управленческих решений установленным целям, задачам и целевым показателям деятельности исполнительных органов государственной власти Пермского края в рамках управленческого бюджета.

1.2 Описание процессов проектного управления в органах власти Пермского края

Процесс управления проектами в органах власти Пермского края состоит из следующих групп процессов:

· Инициация проекта.

· Планирование проекта.

· Исполнение проекта.

· Управление изменениями проекта.

· Контроль проекта.

· Завершение проекта.

Основными инструментами управления проектами являются паспорт, план-график, планы и отчеты по ним.

Основным инструментом технологической поддержки управления «дорожными картами», проектами, программами, непроектными мероприятиями является ИАС УП.

С момента регистрации в ИАС УП нового проекта запускается процесс разработки, в рамках которого проект проходит стадии планирования и согласования с заинтересованными сторонами. После согласования и утверждения проекта, он переходит на этап реализации, в ходе которого ответственные за достижение вех должны своевременно отчитываться об исполнении. Для этой цели автоматизирован процесс отчетности об исполнении. Информация исполнителя о достижении вехи проходит согласование и утверждение у заинтересованных лиц. Для контроля за изменениями в проекте был автоматизирован процесс внесения изменений.

1.2.1 Организационная структура и роли участников проектного управления

Методология проектного управления в ИОГВ Пермского края включает обеспечение функционирования проектного управления путем создания проектных ролей и специализированных структурных подразделений и коллегиальных органов дополнительно к существующей организационной структуре.

К таким подразделениям относится:

· Межведомственная комиссия по планированию социально-экономического развития Пермского края (далее - МВК по СЭР ПК).

· Проектный офис Администрации губернатора Пермского края.

· Ответственных за проектное управление функционально-целевых/функциональных блоков.

· Ответственных за проектное управление в ИОГВ.

· Проектные команды (проектные офисы, рабочие группы) объектов управления ИОГВ.

Главной задачей таких подразделений является оказание методологической поддержки участникам проектов по сбору и обработке информации и выполнение управленческих функций.

Организационная структура проектного управления представлена на рис. 1.1.

Проектные роли позволяют распределить обязанности между участниками проекта, описать зоны ответственности каждого участника, а при автоматизации - разграничить права доступа к проектам в Системе.



Рисунок 1.1 Организационная структура специализированных структурных подразделений

В ходе анализа проектной деятельности органов власти и Администрации губернатора Пермского края были выделены следующие проектные роли:

· Заказчик - Губернатор Пермского края или иной руководитель органа власти.

· Руководитель функционально-целевого/функционального блока.

· Ответственный за проектное управление функционально-целевого/функционального блока.

· Руководитель ИОГВ.

· Ответственный за проектное управление в ИОГВ.

· Руководитель «дорожной карты», проекта, программы, непроектного мероприятия -- это участник проекта, которому делегированы полномочия по управлению деятельностью, направленной на достижение целей проекта. Руководитель проекта несет ответственность перед заказчиком за достижение всех целей проекта.

· Администратор «дорожной карты», проекта, программы, непроектного мероприятия - участник проекта, отвечающий за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение проектной документации, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проектов.

· Руководитель блока работ - член команды проекта, отвечающий в рамках реализации проекта за исполнение задач определенного блока мероприятий согласно плану контрольных событий проекта.

· Исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта

Схема взаимодействия участников проектной деятельности в ИОГВ Пермского края изображена на рис. 1.2.

Описание типовых функций проектных ролей приведено в Приложении А.

Рисунок 1.2 Роли участников проектной деятельности

1.2.2 Описание процессов управления проектами

На протяжении всего жизненного цикла проект проходит ряд последовательных этапов от инициации до полного завершения. Несмотря на различия в содержании, все проекты имеют типовую структуру жизненного цикла, представленную на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 Схема жизненного цикла проекта

Каждый этап (стадия) проекта функционирует в рамках определенного процесса.

Процессы управления проектами разделяются на пять групп:

· Группа процессов инициации - процессы, которые выполняются для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения разрешения для начала проекта или фазы.

· Группа процессов планирования - процессы, требуемые для определения общего содержания проекта, уточнения целей и определения последовательности действий, требуемых для достижения целей проекта.

· Группа процессов исполнения - процессы, применяемые для выполнения работ, определенных в плане управления проектом, для удовлетворения спецификаций проекта.

· Группа процессов мониторинга и управления - процессы, требуемые для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности исполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений.

· Группа процессов завершения - процессы, выполняемые для завершения всех действий в рамках всех групп процессов и формального завершения проекта или фазы.

В ходе процесса инициации определяются основные параметры проекта: цели, задачи, сроки, организационная структура.

В ходе процесса планирования проекта формируется план-график проекта, назначаются ответственные за реализацию мероприятий проекта, планируются затраты, выстраивается иерархическая структура работ, определяются риски, связи и зависимостей между задачами.

На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки работ и выделение мероприятий и контрольных событий в следующих разрезах:

· Отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год).

· Этапы проекта.

· Весь проект.

В рамках процесса исполнения проекта участники проектной деятельности реализуют запланированные мероприятия, достигают контрольные события и отчитываются о достигнутых результатах.

Подтверждение выполнения вех осуществляют Исполнители в ИАС УП через процесс реализации, мониторинг выполнения вех проводит департамент мониторинга Администрации губернатора Пермского края. При изменении исходных условий реализации объекта управления, программы, непроектного мероприятия, «дорожной карты» Руководитель через процесс управления изменениями в ИАС УП инициирует изменения в проектную документацию.

Контроль исполнения проекта осуществляется с использованием отчетности с периодичностью, определенной типом проекта. Установленные периоды отчетности позволяют осуществлять контроль на всех уровнях: стратегическом (1 раз год), тактическом (1 раз в квартал), оперативном (1 раз в месяц), операционном (1 раз в неделю).

В ходе процесса изменений осуществляется согласование возможности изменения проекта, внесение изменений и согласование внесенных изменений.

На этапе завершения осуществляется приемка конечного результата проекта либо его прекращение или приостановление. Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления. Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления. Причинами для прекращения или приостановления служат ситуации, возникающие в ходе реализации проекта, в результате которых он не может продолжаться.

1.3 Обзор программных средств управления государственными программами

Среди большого количества информационных средств, автоматизирующих процессы проектного управления, стали появляться и программные средства для автоматизации процесса управления государственными программами.

Так, Департаментом информационных технологий г. Москвы используется «Информационная система управления Государственными программами», разработанная компанией «Проектная практика» на платформе MS SharePoint.

К функциональным возможностям системы относятся:

· Сбор и/или формирование заявок органов исполнительной власти г. Москвы на автоматизацию/модернизацию/развитие (основание для инициации проектов).

· Включение проектов в План работ по информатизации, в том числе согласование объемов финансирования.

· Ведение паспортов проектов.

· Контроль сроков реализации проектов, в том числе формирование, публикация, актуализация календарных планов.

· Учет финансовых показателей проектов.

· Хранение документации по проектам.

· Назначение на роли участников проектов.

· Формирование отчетов о ходе реализации проектов и об исполнительской дисциплине в утвержденных формах.

· Оповещение участников о событиях в проекте.

· Мониторинг целевых показателей проектов.

Можно сделать вывод, что государственная программа в этой информационной системе тоже принимает функции проекта и к ней применяются действия, характерные для проекта:

· Разработка паспорта.

· Формирование и актуализация календарного плана.

· Контроль сроков.

· Управление ресурсами программы.

· Управление рисками.

ИАС УП Департамента обеспечивает доступ пользователей через Web-интерфейс с возможностью разграничения прав доступа по ролям, поиск информации, формирование электронных форм (карточек) проектов, выгрузку информации во внешние форматы и т.п. [11]. Основным недостатком этой системы является использование иностранного программного обеспечения.

В перечень продуктов «Проектной практики» также входит система «ПМ Форсайт», представляющая собой единый программно-методический и организационный комплекс, позволяющий выстроить и отладить процессы проектного, программного и портфельного управления [11]. Система направлена на поддержку проектной деятельности органов власти.

Функциональные возможности «ПМ Форсайт» достаточно обширны, т.к. система модульная.

Автоматизированы процессы календарного планирования, управления рисками, продуктами, финансами, показателями, ресурсами, документооборота, управления поручениями, процессами и мероприятиями, договорами.

Разработчики системы управления проектами «Адванта» предлагают «Систему управления целевыми программами» - решение, специально разработанное для органов власти. Это решение предоставляет возможности для планирования и контроля проектов, организации межведомственного взаимодействия и контроля целевых показателей [21].

В результате анализа нескольких представленных в сети Интернет описаний информационных систем автоматизации управления государственными программами можно сделать вывод, что не существует единого решения. Есть несколько продуктов, разработанных на платформах систем автоматизации управления проектами.

Выводы по первой главе

В ходе анализа проектной деятельности в органах власти Пермского края было установлено следующее.

Проектное управление в органах власти и Администрации губернатора Пермского края развивается уверенными темпами. За последние годы разработана нормативная документация, регламентирующая проектную деятельность, создана организационная структура специализированных структурных подразделений по внедрению проектного управления, определены проектные роли и их функции. Для автоматизации проектной деятельности создана информационно-аналитическая система управления проектами на платформе MS ProjectServer. Для всех типов проектов, кроме государственных программ, автоматизированы процессы управления их жизненным циклом.

Проблема автоматизации процесса управления государственными программами достаточно актуальна. Среди большого количества информационных средств, автоматизирующих процессы проектного управления, стали появляться и программные средства для автоматизации процесса управления государственными программами.

В результате анализа нескольких представленных в сети Интернет описаний информационных систем автоматизации управления государственными программами можно сделать вывод, что не существует единого решения. Есть несколько продуктов, разработанных на платформах систем автоматизации управления проектами. При этом государственная программа рассматривается как проект, аккумулирующий информацию входящих в него подпроектов.

2. Проектирование ИС УГП

Проектирование информационной системы предусматривает формирование требований к ней, корректно и точно отражающих цели и задачи организации-заказчика. Необходимо выяснить назначение проектируемой информационной системы, определить требования заказчиков к ней и отобразить их на языке моделей в требования к разработке.

Моделирование бизнес-процессов помогает решать ряд задач. Один из наиболее востребованных и широко используемых - это совершенствование самих моделируемых процессов. В ходе моделирования производится описание процессов «как есть», а затем различными способами выявляются узкие места в этих процессах и на основе данного анализа создается несколько моделей «как должно быть».

С целью выбора метода и средства для моделирования процессов управления проектами необходимо провести анализ исследований и публикаций, посвященный проблеме моделирования бизнес-процессов.

2.1 Обзор публикаций по проблеме моделирования бизнес-процессов

В научных статьях неоднократно поднималась проблема моделирования процессов.

В ГОСТе Р ИСО 9000-2008 под процессом понимается «любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы» [6].

В.В. Репин и В.Г. Елиферов в своей книге дают следующее определение: «Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя» [13].

Несколько иное определение бизнес-процесса дает И.Г. Федоров: «совокупность работ, направленную на получение воспроизводимого, повторяемого результата» [21]. Т.е. упор в данном случае делается на повторяемость продукта процесса. Но данное определение не противоречит предыдущему, а дополняет его.

Под моделью понимается некий физический или абстрактный объект, свойства которого сходны со свойствами оригинала и отражающий существенные стороны изучаемого объекта с точки зрения цели моделирования [12].

Моделирование - построение моделей, предназначенных для изучения объектов, процессов, явлений [13]. Т.е. моделирование бизнес-процессов - это не только их графическое описание, но и анализ с целью оптимизации или прогнозирования.

В различных публикациях моделированию бизнес-процессов организации отводится важная роль. Основная его цель - систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме, более удобной для анализа. При этом моделирование бизнес-процессов решает ряд задач, таких как выявление текущих проблем на предприятии и предвидения будущих. Кроме выявления проблем на предприятии моделирование позволяет определить стоимость как каждого процесса, так и всех в совокупности.

Моделированию и совершенствованию бизнес-процессов в различных областях посвящено множество исследований российских и зарубежных ученых.

Например, Р.С. Севастьянов в своем исследовании [14] уделяет внимание проблеме анализа и моделирования бизнес-процессов органов Федерального казначейства и рассматривает вопросы создания и использования имитационной модели для анализа эффективности процессов с применением процедур визуального и имитационного моделирования на основе языка UML и программного средства СИМ-UML. Данная программная система предназначена для анализа и моделирования деловых процессов организации, реализующая принцип интеграции визуального и имитационного моделирования [22].

Н.А. Боков отмечает, что при разработке и внедрении информационных систем телекоммуникационных компаний целесообразнее использовать методику eT-счетов (extended T-accounts), т.к. существующие методологии и соответствующие нотации - IDEF0, IDEF3, DFD, eEPC - не позволяют явно описать и наглядно представить учетные схемы предприятия для всех участников проекта создания и внедрения корпоративной информационной системы. Нотация еТ-счетов представляет собой графический язык и инструментарий для моделирования финансовой деятельности компании. Моделирование бизнес-процессов с использованием данной нотации обеспечивает прозрачность отражения хозяйственных операций, благодаря чему позволяет создать единую модель учета операций. Кроме того, нотация еТ-счетов дает возможность отражать в корпоративной информационной системе бухгалтерские проводки в различных системах учета, материальные проводки, а также бюджетные проводки для целей контроля бюджета [2].

Г.А. Благодатский в своих исследования обосновал возможность применения процессного и системного подходов к внутренним бизнес-процессам предприятий с использованием UML-моделей, которые успешно интегрируют предметные области знаний за счет своей наглядности и поддержки технологий объектно-ориентированного проектирования, что позволяет эффективно применять ее для создания модели единой информационной среды предприятия [1].

И.В. Червенчук обосновывает актуальность использования средств объектно-ориентированного анализа для описания бизнес-процессов и разработки информационных систем [24] с целью моделирования бизнес-процессов за счет расширенных элементов языка бизнес-прецедент и бизнес-актер. С помощью этих элементов языка UML становится возможным анализ и моделирование процессов и плавный переход к непосредственной разработке базы данных и информационной системы в целом.

Среди публикаций и контента в сети Интернет не были найдены исследования или статьи о применении методов для автоматизации процессов управления проектами. Взять за основу один из перечисленных не предоставляется возможным. Поэтому принято решение для моделирования и автоматизации процессов в системе управления государственными программами использовать нотацию BPMN, т.к. она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения, она наиболее современная и активно развивающаяся. Кроме этого нотация позволяет представить процесс настолько детально, насколько это необходимо [5].

2.2 Требования к средствам моделирования бизнес-процессов управления проектами

Для облегчения управления моделями бизнес-процессов, отслеживания в них изменений и сокращения времени анализа используются различные программные средства моделирования.

Для дальнейшего исследования и апробации предполагается использование не только средств моделирования бизнес-процессов, но и платформы, реализующей автоматизированные процессы управления проектом. То есть для решения поставленной задачи исследования система моделирования бизнес-процессов должна обладать следующими функциями:

· Дизайнер для моделирования бизнес-процессов с использованием стандартов моделирования. Предпочтение отдается стандарту BPMN.

· Простой графический интерфейс.

· Репрезентативность моделей.

· Русскоязычный интерфейс (желательно).

· Web-интерфейс.

· Наличие пользовательской документации.

· Возможность задавать различные специфические технические аспекты процесса - продолжительность транзакции, сообщения и уведомления в рамках процесса, и проектировать интерфейсы взаимодействия с другими системами. Это обусловлено необходимостью инициализации переменных процесса в зависимости от параметров объекта управления: типа, ответственного исполнителя. Т.е. процесс должен в автоматизированном режиме определять участников процесса и назначать им задачи.

· Механизм исполнения.

· Возможности быстрого изменения бизнес-процессов.

· Возможность контроля каждого экземпляра процесса.

· Простота в освоении.

· Полностью opensource.

2.3 Обзор программных средств моделирования бизнес-процессов

Для анализа функциональных возможностей были выбраны следующие средства моделирования бизнес-процессов, удовлетворяющие требованию свободного распространения:

· Bizagi BPM Suite.

· ELMA BPM.

· Bonita Open Solution.

· jBPM.

Перечисленные системы моделирования достаточно популярны и востребованы, поддерживают стандарт BPMN.

2.3.1 Bizagi BPM Suite

Система Bizagi BPM Suite состоит из компонентов, выполняющих отдельные функции:

· Bizagi Process Modeler - дизайнер процессов.

· Bizagi Studio - инструмент для автоматизации процесса.

· Bizagi BPM Server - продукт для исполнения процесса.

Дизайнер процессов обладает красочным графическим интерфейсом. Но при этом при увеличении сложности схемы бизнес-процесса могут быть потеряны описания событий и потоков.

Есть возможность коллективного проектирования. Готовая модель процесса загружается в Bizagi Studio, где можно указать всю информацию, нужную для автоматизации процесса. Модуль позволяет интегрировать систему с прочими корпоративными приложениями.

Далее автоматизированный процесс загружается на сервер, где происходит его дальнейшее исполнение.

В веб-интерфейсе выполняются пользовательские задачи и производится контроль исполнения процесса.

Bizagi дает возможность обмена моделями между приложениями, поддерживается импорт и экспорт в форматы XPDL и MS Visio.

Bizagi BPMS является системой с закрытым кодом. «Облачный» вариант системы отсутствует. Однако Bizagi Process Modeler - дизайнер бизнес-процессов распространяется бесплатно.

Одним из недостатков системы является то, что Bizagi BPM Suite испанская разработка, и в России у компании нет официального представительства [15].

2.3.2 ELMA BPM

ELMA BPM - разработка российской компании ELMA, предназначенная для управления бизнес-процессами.

Моделирование бизнес-процессов в системе ELMA осуществляется в графическом редакторе «Дизайнер ELMA» в нотации BPMN 2.0.

После создания графической модели, выбора параметров процесса и определения данных, с которыми работает бизнес-процесс, он публикуется на сервере системы и становится исполнимым в веб-интерфейсе. Каждый запущенный экземпляр бизнес-процесса создает пользователям системы формы задач, в которых они должны отчитываться о своей деятельности. Эти формы гибко настраиваются.

В ELMA поддерживается импорт и экспорт в формат XPDL - это универсальный формат, который позволяет выгружать и загружать модели бизнес-процессов.

Кроме того, в системе ELMA реализована отладка процессов и инструменты для их тестирования (верификации). При публикации модели процесса автоматически выполняется проверка правильности модели и проверка сценариев на наличие ошибок.

Еще одним плюсом является пошаговая отладка процессов, сценариев и пользовательских форм [25].

2.3.3 Bonita Open Solution

Bonita Open Solution - инструмент моделирования французских разработчиков, не имеющий российской локализации.

Решение состоит из трёх основных компонентов, разделенных по назначению:

· Studio - редактор бизнес-процессов.

· Execution Engine - инструмент для исполнения бизнес-процессов.

· User Experience - интерфейс для взаимодействия с развернутыми бизнес-процессами и управление ими.

К основным функциям платформы относится:

· Создание бизнес-процессов из элементарных шагов.

· Создание переменных для доступа, манипуляций и управления данными в бизнес-процессе.

· Создание цепочек бизнес-процессов.

· Назначение ролей и исполнителей на роли в бизнес-процессе.

Моделирование процессов Bonita Open Solution происходит в нотации BPMN.

К достоинствам Bonita Studio относится моделирование и автоматизация процесса в одном окне и высокая степень визуализации бизнес-процессов/

Однако в Bonita Open Solution отсутствует поддержка динамического изменения бизнес- процесса, хотя возможность изменения процесса во время его исполнения входит в число ключевых концепций управления бизнес- процессами. К тому же есть проблемы с использованием русского языка в системе, то есть если название процесса написать русскими символами, он не находится при запуске [8].

2.3.4 jBPM

JBPM означает «Java Business Process Management». Это платформа на Java от компании JBoss для реализации потоков рабочих процессов, формализованных с помощью языка BPEL или собственного языка описания процессов jPDL. Выпускается под лицензией LGPL [26].

Его наиболее заметные признаки перечислены ниже:

· Настраиваемый, встраиваемый, легковесный редактор процессов.

· Домен ориентированные процессы и правила.

· Независимый сервис управлением поручениями.

· Веб интерфейс позволяет создавать BPMN2 процессы, разворачивать, управлять; строить отчеты (BIRT), управлять поручениями.

· Сохранение состояния процесса в его промежуточной точке.

· Возможность асинхронного исполнения процессов.

· Версионность описания процесса.

· Заведение в системе пользователей, назначение им заданий.

· Поддержка рассылки e-mail сообщений о назначении пользователям заданий.

· Интерфейс администратора, позволяющий отслеживать состояния запущенных процессов и тех, что уже исполнились.