Расширение применения современных информационных технологий в работе органа государственного управления

Все услуги в Эстонии можно получить в электронном виде. Но так же можно обратиться за их получением и к чиновнику и в пункты общественного доступа. По каждой услуге можно получить документ - но, никто этого не делает, потому что приоритет в подлинности данных отдан не бумаге, а электронным данным.

Итогом, и вершиной, всей системы стала национальная система ID карт. Это документ, точнее пластиковая карточка, идентифицирующая человека при использовании любой государственной электронной системы - услуги через Интернет, проезд в общественном транспорте, водительские права и т.д. Авторизовавшись этой картой на портале услуг, любой гражданин получает доступ к своим данным по всем оказанным когда-либо ему услугам. Если он предприниматель - то к данным по его предприятию, если чиновник - то доступ к его специализированным информационным системам.

ID, x-Road появились в Эстонии в 2002 году и с тех пор постоянно совершенствовались. Только сейчас, это небольшое государство вышло в лидеры. Сегодня это первое государство в котором даже электронные выборы любого уровня власти абсолютно легитимны [17].

В Республике Казахстан выполнение государственной программы формирования электронного правительства, начатое в 2005 году, получило продолжение в 2008-2010 гг. Внедрение электронного правительства в Казахстане направлено на улучшение качества и сокращение сроков предоставления государственными органами услуг гражданам и организациям.

На сегодняшний день развитие электронного правительства в Казахстане направлено на повышение качества и эффективности государственного управления. Предполагается, что развитие электронного правительства создает предпосылки для проведения административной реформы, направленной на эффективное переопределение механизмов государственного управления на основе информационно-коммуникационных технологий. Целью административной реформы программа считает переход от методов административного управления к методам управления на основе регламентации государственных функций, государственных услуг и межведомственного взаимодействия.

В результате реализации государственной программы формирования электронного правительства:

- единая система электронного документооборота внедрена в 38 государственных органах;

- созданы и функционируют базовые компоненты ЭП, к которым относятся портал и шлюз электронного правительства, системообразующие базы данных "Физические лица", "Юридические лица", "Регистр недвижимости", Информационная система "Адресный регистр";

- функционирует 1186 пунктов общественного доступа к электронным услугам государственных органов;

- 20 услуг государственных органов оказываются в интерактивном режиме.

Порталом Электронного правительства Республики Казахстан выдано больше 2 млн. справок. Казахстан занимает 46 позицию в международном рейтинге по индексу готовности к электронному правительству и 69 по индексу развития информационно-коммуникационных технологий.

В Украине в 2007 г. принят Закон «Об основных принципах развития информационного общества в Украине на 2007-2015 гг.». Одним из главных приоритетов Украины является стремление построить информационное общество, ориентированное на интересы людей, открытое для всех и направленное на развитие и реализацию их творческого потенциала.

Основной задачей развития информационного общества в Украине является повышение качества жизни населения и содействие устойчивому развитию страны. Для этого предполагается создание каждому человеку возможностей создавать информацию и знания, пользоваться и обмениваться ими, производить товары и предоставлять услуги, в полной мере реализуя свой потенциал.

Основными направлениями развития информационного общества в Украине определены всестороннее развитие общедоступной информационной инфраструктуры и обеспечение равноправного доступа населения к телекоммуникационным услугам, в частности к сети Интернет и информационным ресурсам. При этом серьезное внимание уделяется разнообразию и количеству услуг населению и бизнесу, предоставляемых с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Существенное внимание уделяется формированию контента по вопросам образования, культуры, науки, политики и экономики. При этом упор делается на национальные мировоззренческие аспекты развития Украины.

Для осуществления мониторинга процессов информатизации в соответствии с международными стандартами предпринимается разработка и внедрение системы индикаторов развития информационного общества в Украине. Для этого планируется внесение соответствующих изменений в систему государственных статистических наблюдений.

Страна в рейтинге по индексу развития ИКТ стабильно занимает 58 место. В рейтинге по индексу готовности к электронному правительству Украина занимает 54 место.

В Российской Федерации Стратегия развития информационного общества утверждена Президентом 7 февраля 2008 года.

В Стратегии закреплены цель, задачи, принципы и основные направления государственной политики в области использования и развития информационно-коммуникационных технологий, а также науки, образования и культуры для продвижения страны.

Целью формирования и развития информационного общества в Российской Федерации определено повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационно-коммуникационных технологий.

К числу основных задач стратегия развития информационного общества в Российской Федерации относит формирование современной информационно-коммуникационной инфраструктуры, повышение качества образования, медицинского обслуживания, социальной защиты, повышение эффективности государственного и местного управления, сохранение культуры многонационального народа Российской Федерации [18, с. 67].

Россия имеет определенные успехи в продвижении к информационному обществу. Так в 2008 году в международном рейтинге по индексу готовности к электронному правительству Российская Федерация занимала 60 место, а к 2009 году переместилась на 59.

Портал государственных и муниципальных услуг Российской Федерации содержит описания 113 федеральных и 269 региональных услуг, а также представлена информация о более чем 25 тысячах мест оказания услуг по всей России. В месяц фиксируется около 400 тысяч посещений портала.

При оказании 33 услуг обеспечена возможность для заявителей представлять документы в электронном виде.

По данным, опубликованным в 2010 году, Российская Федерация в рейтинге по индексу развития ИКТ вышла на 48 место.

Очевиден вывод об их значительной схожести по целям, задачам и их масштабности, срокам и перечню приоритетных направлений. В качестве основной цели в стратегиях ставится формирование непосредственных условий для создания информационного общества и экономики, основанной на знаниях.

Программы, как правило, рассчитаны на три-пять лет. В ходе реализации программ осуществляется подготовка программных документов на последующие периоды с учетом новых достижений в экономической и технологической сферах.

В каждой программе выделен ряд приоритетов, среди которых обязательно присутствуют развитие информационно-коммуникационных технологий, электронного правительства и обеспечения информационной безопасности. Как правило, программы содержат положения о развитии государственных электронных услуг в образовании, здравоохранении, социальной защите населения.

Существенное место в программных документах по информационному обществу занимают вопросы электронной экономики. Как правило, это вопросы электронной торговли, в том числе международной, и содействие развитию частной инициативы в сфере информационно-коммуникационных технологий.

Все перечисленные программные документы ориентированы на европейскую модель развития информационного общества и предполагают руководящую и регулирующую роль государства.

Государственное управление информатизацией в Республике Беларусь начало складываться с начала 90-х годов. 27 ноября 1991 г. Совет Министров Республики Беларусь принял Программу информатизации Республики Беларусь на 1991-1995 годы и на период до 2000 года. Программой предусматривалась информатизация трех основных сфер: социальной, материального производства и управления. Однако из-за ограниченных финансовых ресурсов периода 90-х годов, по решению Правительства выполнялись только отдельные, наиболее значимые проекты Программы. При этом на практике сформировался чисто ведомственный подход к созданию и развитию информационных систем.

Почти повсеместно укоренился технократический подход к решению проблем информатизации. Превалировала закупка средств вычислительной техники и построение информационных сетей. Вопрос повышения оперативности, качества принятия управленческих решений и уровня предоставляемых услуг как первостепенный не рассматривался.

Тем не менее, в это время в республике было разработано и внедрено значительное количество различных информационных систем. Накоплен опыт проектирования и создания информационных систем в области науки, образования, медицины, социального обеспечения.

Информатизация также достаточно глубоко внедрилась в правоохранительную деятельность, в судебную систему и другие сферы. Органы государственного управления приобрели навыки работы с информационными ресурсами и системами, осознали их необходимость и значимость. В этой связи объективно назрела настоятельная потребность проведения системной государственной политики информатизации. Эта политика в первую очередь должна была быть направлена на согласование интересов общества, государства и граждан, и носить комплексный, системный характер. Среди основных направлений политики информатизации были выбраны становление отрасли информационных услуг и расширение правового поля регулирования информационных отношений. Особое внимание было уделено обеспечению информационной безопасности общества, государства и личности.

Для формирования системной государственной политики информатизации Указом Президента Республики Беларусь от 7 декабря 1998 г. №591, была создана Межведомственная комиссия по вопросам информатизации в Республике Беларусь (МВКИ). А уже 6 апреля 1999 г. Указом Президента Республики Беларусь №195 утверждена подготовленная МВКИ Концепция государственной политики в области информатизации - первый в истории страны документ, определивший на системной основе задачи и объекты государственной политики в области информатизации, основные направления и механизмы ее реализации.

В соответствии с Концепцией, целью государственной политики в области информатизации является обеспечение перехода к новому этапу развития страны - построению информационного общества и вступлению республики в мировое информационное сообщество. Основой этого перехода определено создание единого информационно-телекоммуникационного пространства Республики Беларусь как базы для решения задач социально-экономического, политического и культурного развития страны и обеспечения ее безопасности.

Принятая Концепция направлена на поддержку необходимых политических, социальных, экономических и культурных преобразований, связанных с движением к информационному обществу и ускоряющих это движение. Среди таковых названы создание нормативной правовой базы построения информационного общества и принятие мер по созданию и эффективному использованию информационных ресурсов на всех уровнях [19].

Основными задачами государственной политики в области информатизации Концепция определила формирование и использование национальных информационных ресурсов и совершенствование информационно-телекоммуникационной инфраструктуры для обеспечения доступа к ним. Одной из важнейших задач Концепции являлась разработка и реализация единой государственной программы информатизации, обеспечивающей устойчивое развитие информационной инфраструктуры и телекоммуникационных сетей и обеспечение государственных органов, юридических и физических лиц общественно значимой информацией.

Разработанная Государственная программа информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь» была утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. №1819.

Реализация программы "Электронная Беларусь" начата в 2001 году и завершена в 2010 году.

В ходе реализации "Электронной Беларуси" введены в эксплуатацию созданные в рамках проектов программы автоматизированные информационные системы обеспечения деятельности ряда органов государственной власти и управления, министерств и ведомств: Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности, Аппарата Совета Министров, Комитета государственного контроля, Генеральной прокуратуры и ряда других.

В рамках Программы в период 2008-2010 годы выполнены ряд проектов, посвященных межведомственному взаимодействию государственных органов. Осуществлены проекты в области электронной торговли, в том числе международной. Ряд проектов Программы был направлен на оказание услуг в здравоохранении, образовании, информационно-справочных услуг.

Таким образом, определилась направленность Программы в завершающий период ее реализации на создание механизма предоставления государственных информационных услуг [20].

Непрерывно осуществляющееся совершенствование правовой базы информатизации с учетом правоприменения и развития общественных отношений также направлено на формирование информационного общества.

2.2 Информационно-коммуникационные технологии в сфере государственного и местного управления в Республике Беларусь: современное состояние

В последние десятилетия информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) приобрели статус одного из важнейших факторов, влияющих на развитие общества. Многие развитые и развивающиеся страны в полной мере осознали те колоссальные преимущества, которые несет с собой развитие и распространение ИКТ, и ни у кого не вызывает сомнения тот факт, что движение к информационному обществу - это путь в будущее человеческой цивилизации. Именно информационные технологии в современном мире стали если не стрежневой основой, то базисной платформой эффективного подхода к организации многих систем и контуров (хозяйственных, социальных, управленческих, коммуникационных и т.д.). Все чаще в качестве возможного резерва роста эффективности социальных процессов и управленческих функций обозначают информатизацию. Только с помощью ИКТ можно превратить просто информацию в систему знаний о возможности ее конкретного ситуационного применения, чтобы обеспечить ее максимально глубокий системный анализ, накопление как ценного эмпирического материала, прямую связь с процессом выработки управленческих решений для повышения степени их объективности и адекватности сложившейся ситуации или развитию событий.

Глава государства, выступая на Всебелорусском народном собрании, - «система государственного управления должна выйти на качественно новый уровень для достижения конечного результата - улучшения условий жизни и повышения благосостояния белорусских граждан». Решение этой задачи, в первую очередь, связано с повышением эффективности институтов власти и напрямую зависит от того, насколько адекватен госаппарат новым веяниям времени, связанным с последними достижениями в области информатизации.

В сфере государственного управления ИКТ становятся ключевым фактором повышения эффективности управления, позволяя перейти на качественно новый уровень реализации всех функций госуправления, прежде всего контроля, сбора и анализа информации, организации системы информационно-аналитического обеспечения выработки, принятия, реализации и оценки эффективности управленческих решений. ИКТ способствуют установлению оперативной обратной связи между управленческими структурами и общественностью (с одной стороны, деятельность государственных органов становится более «прозрачной» для общественности, с другой - появляется возможность для оперативного учета общественного мнения и воздействия на него, в том числе, по отдельным социальным группам). ИКТ дают возможность свободного доступа широких слоев населения к информации и их активного участия в общественно-политической жизни страны [21, с.83].

В современном мире все чаще находят применение такие методы управления, когда во главу угла ставятся проблемы рационализации управленческих процессов и технологий, повышения эффективности принимаемых государственных решений путем оптимизации систем поиска, сбора, анализа, структурирования и представления информации на основе использования информационных технологий.

Таблица 1

Классификация ИКТ

Информационно-телекоммуникационные технологии
По способу реализации	Традиционные
	Новые информационные технологии
По степени охвата задач управления	Электронная обработка данных
	Автоматизация функций управления
	Поддержка принятия решений
	Электронный офис
	Экспертная поддержка
По классу реализуемых технологических операций	Работа с текстовым редактором
	Работа с табличным процессором
	Работа с СУБД
	Работа с графическими объектами
	Мультимедийные системы
	Гипертекстовые системы
По типу пользовательского интерфейса	Пакетные
	Диалоговые
	Сетевые
По способу построения сети	Локальные
	Многоуровневые
	Распределенные
По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
	Банковская деятельность
	Налоговая деятельность
	Страховая деятельность
	Другие

Анализируя опыт развертывания корпоративных информационных систем в Беларуси и основываясь на требованиях ISO 9004:2000 специалистами в области ИКТ сформулированы основные принципы, следование которым должно стать гарантией успеха использования информационных технологий в любой организации, включая и органы государственного управления. В первую очередь это:

- экономическая необходимость. Основанием для внедрения новой информационной системы должна быть экономическая необходимость, а не просто появление новых технологий;

- финансовая целесообразность. Объем финансирования новой информационной системы должен определяться соображениями финансовой выгоды;

- простота структуры. Внедряемая информационная система должна иметь простую и гибкую структуру;

- быстрая отдача. Нужно выбирать решения, которые приносят конкретную пользу организации практически с момента внедрения;

- постоянное совершенствование. Следует постоянно искать пути более эффективного, полного и всестороннего использования применяемой информационной системы, а если говорить о корпоративной системе, то совершенствовать ее, добиваясь оптимальных значений производительности, надежности и удобства использования.

ИКТ-решения должны полностью отвечать требованиям организации - с одной стороны, быть достаточно гибкими для того, чтобы легко взаимодействовать как с новыми, так и с устаревшими технологиями, а с другой - не подвергать риску процессы в уже сложившейся структуре. На основе анализа существующих информационных технологий и с учетом приведенных принципов эффективности Академия управления информирует о ряде программных продуктов для внедрения в органах государственного управления и иных государственных организациях.

Система защищенной электронной почты для государственных органов с использованием электронной цифровой подписи mailgov.by предназначена для автоматизации и упорядочивания процессов информационного взаимодействия государственных органов Республики Беларусь.

Единая информационная система контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь (ЕИС КВП ПРБ) предназначена для автоматизации процесса межведомственного контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь.

Автоматизированная информационная система АИС «Резерв» предназначена для ведения электронного учета руководящих кадров, должности которых включены в кадровые реестры Главы государства, Совета Министров Республики Беларусь, облисполкомов и Минского горисполкома, их резерва и перспективного кадрового резерва.

Система (далее пакет прикладных программ) КАНЦЛЕР предназначена для автоматизированного ведения делопроизводства и архива документов в организациях и на предприятиях в рамках унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Система защищенной электронной почты

Использование mailgov.by для передачи, как открытой информации, так и информации, предназначенной для служебного пользования, предполагает применение имеющихся коммуникаций по принципам организации Intеrnet-сети, имеющей внутренние информационные ресурсы и сервисы, недоступные извне.

В целях сокращения финансовых затрат на создание системы и ее дальнейшее развитие, а также в целях сокращения времени на реализацию проекта при построении системы электронной почты государственных органов использованы коммуникации и каналы связи, уже созданные в рамках различных государственных и международных программ, в том числе, используются коммуникации, принадлежащие государственным организациям. К таким коммуникациям, в первую очередь, относятся сети РО «Белтелеком».

Рисунок 2 - Схема взаимодействия клиентов почтовой системы госорганов управления Республики Беларусь с серверами электронной почты



В качестве базовых технологий и протоколов для организации защиты информации в системе использованы технологии межсетевых экранов (Firewall) и виртуальных частных сетей (VPN).

Защита информации обеспечивается установкой на компьютере почтового пользователя клиентской версии подсистемы шифрования IP пакетов системы защищенной электронной почты (ПШАП СЗЭП). Основное назначение данного программного обеспечения - обеспечение безопасной передачи данных по сетям IP. Применение «ПШАП СЗЭП» гарантирует:

- целостность - данные при передаче не были искажены, потеряны или продублированы;

- аутентичность - данные были переданы тем отправителем, который доказал, что он тот, за кого себя выдает;

- конфиденциальность - данные передаются в форме, предотвращающей их несанкционированный просмотр.

Также на компьютере пользователя устанавливаются программные средства электронной цифровой подписи и шифрования ЗАО «Авест».

Пользователь может шифровать, вырабатывать и проверять цифровую подпись почтовых сообщений при работе с почтовыми программами Outlook, Outlook Express. Пользователи используют сервисы и функции Удостоверяющего Центра (далее УЦ), чтобы получить личные сертификаты и сертификаты других абонентов системы. По отношению к УЦ пользователи выступают как доверяющие стороны и полагаются на информацию о статусе сертификатов и открытых ключах ЭЦП других пользователей на основании данных предоставляемых УЦ. Личные ключи хранятся на внешних носителях (интеллектуальных смарт-картах), которые дополнительно защищены паролем. Если секретный ключ пользователя потерян, похищен или скомпрометирован или есть вероятность наступления таких событий, сертификат выводится их действие досрочно, путем включения его серийного номера в список отозванных сертификатов. После выпуска очередного СОС удостоверяющий Центр уведомляет все заинтересованные стороны, рассылая список отозванных сертификатов.

Для работы в среде СЗЭП ОГУ Пользователями должно быть обеспечено подключение к системе электронной почты MAILGOV.BY. Время функционирования оборудования, обеспечивающего работу в системе электронной почты (модем, персональная ЭВМ), определяется внутренним регламентом работы Пользователя. Рекомендуется режим постоянного включения в течение рабочего дня.

Администратор системы MAILGOV.BY должен зарегистрировать Пользователей по их заявкам в качестве почтовых клиентов и сообщить каждому свои идентификационные и аутентификационные данные для обеспечения подключения к СЗЭП.

Единая информационная система контроля

Система функционирует в Администрации Президента Республики Беларусь, Аппарате Совета Министров Республики Беларусь, Комитете государственного контроля Республики Беларусь, в органах государственного управления и иных государственных организациях.

Основной задачей создания ЕИС КВП ПРБ является обеспечение функционирования государственных органов в рамках единого автоматизированного процесса контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь, повышение качества контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологий сбора и обработки информации, совершенствование работы государственного аппарата управления.

Ведущая роль в указанной структуре государственных органов принадлежит Администрации Президента Республики Беларусь как распорядительному органу, организующему оформление и доведение до исполнителей решений Президента Республики Беларусь в виде конкретных контролируемых поручений. Инициаторами поручений могут выступать так же Государственный секретариат Совета Безопасности Республики Беларусь и Управление делами Президента Республики Беларусь.

Рисунок 3 - Схема процесса контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь

Совет Министров Республики Беларусь и Комитет государственного контроля Республики Беларусь выступают в качестве как контролирующих, так и исполняющих органов. Другие органы государственного управления являются, в основном, исполнителями поручений Президента Республики Беларусь.

Информационные потоки, циркулирующие в процессе контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь, организационно подразделяются на следующие группы:

- информационные потоки между подразделениями Администрации Президента Республики Беларусь, участвующими в процессе контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь;

- информационные потоки между Администрацией Президента Республики Беларусь, центральным аппаратом Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Аппаратом Совета Министров Республики Беларусь;

- информационные потоки между Администрацией Президента Республики Беларусь, центральным аппаратом Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Аппаратом Совета Министров Республики Беларусь и органами государственного управления, министерствами, ведомствами.

Рисунок 4 - Основные информационные потоки при осуществлении контроля за выполнением поручений

В соответствии с целевым назначением в ЕИС КВП ПРБ обеспечивается реализация следующих функций:

- ввод, регистрация и хранение информации о поручениях Президента Республики Беларусь и ходе их исполнения, о документах, содержащих или сопровождающих поручения;

- доведение информации о поручениях Президента Республики Беларусь адресатам-пользователям системы;

- предоставление пользователям информации о текущих поручениях и документах, связанных с поручениями;

- обслуживание аналитических запросов пользователей и формирование отчётно-статистической информации по запросам пользователей;

- обеспечение участия абонентов ЕИС КВП ПРБ в системе контроля выполнения поручений с использованием имеющихся у них АСДОУ;

- согласованное с взаимодействующими АСДОУ ведение нормативно-справочной информации;

- организация обмена данными между абонентами-пользователями системы;

- организация защиты информации в процессе контроля выполнения поручений Президента Республики Беларусь.

ЕИС КВП ПРБ реализована как система с открытой модульной архитектурой, позволяющей ее дальнейшее расширение и развитие.

Информационно-вычислительный центр (ИВЦ) представляет собой серверную часть ЕИС КВП ПРБ. Серверная часть ЕИС КВП ПРБ аккумулирует всю информацию о ходе процесса контроля выполнения поручений, обеспечивает пересылку сообщений между пользователями ЕИС КВП ПРБ и предоставляет пользователям аккумулированную информацию - комплекс программ "Программное обеспечение серверной части ЕИС КВП ПРБ" ЕИРВ.30245-01 (ПОС ЕИС КВП ПРБ).

Клиентская часть ЕИС КВП ПРБ предназначена для ввода информации от пользователей, ее отправки через серверную часть (интегрирующее ядро) системы другим пользователям, выдачи пользователям информации из интегрирующего ядра - комплекс программ "Пользователь ЕИС КВП ПРБ" ЕИРВ.30248-01 (КПО ЕИС КВП ПРБ).

Комплекс программ сопряжения ЕИС КВП ПРБ ЕИРВ.30269-01 (КПС ЕИС КВП ПРБ) предназначен для обеспечения участия абонентов ЕИС КВП ПРБ в системе контроля выполнения поручений с использованием имеющихся у них АСДОУ.

Система электронной почты (СЭП) Mailgov исполняет роль транспортного звена между компонентами ЕИС КВП ПРБ. При взаимодействии автоматизированных систем госорганов через систему электронной почты Mailgov их пользователи выступают в роли почтовых клиентов, а связующим звеном является почтовый сервер. Его назначение - прием, хранение и выдача сообщений, посылаемых компонентами ЕИС КВП ПРБ.

Подлежащие пересылке сообщения перед передачей их в транспортную систему упаковываются в электронные конверты - зашифровываются и подписываются ЭЦП.

При получении сообщения производится распаковка электронного конверта - проверка ЭЦП и расшифрование данных.

ЕИС КВП ПРБ как гетерогенная система, объединяющая средства автоматизации ведомственных пользователей, функционирующие на различных аппаратно-программных платформах, связана с автоматизированными системами документационного обеспечения управления (АСДОУ) государственных органов.

В Администрации Президента Республики Беларусь осуществление процессов контроля за исполнением поручений Президента Республики Беларусь и других документов осуществляется с использованием автоматизированной системы обеспечения информацией (АСОИ).

В Аппарате Совета Министров Республики Беларусь развернута аппаратно-программная платформа (АПП) подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений на основе лицензионного программного обеспечения. Программное обеспечение подсистем делопроизводства и контроля исполнения поручений представляет собой единую программную среду, построенную по модульному принципу на основе системы автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов "LanDocs".

ЕИС КВП ПРБ обеспечивает возможность ведения единого информационного процесса контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь независимо от внутриведомственной информационной деятельности пользователей.

Участие в процессе контроля Администрации Президента Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Аппарата Совета Министров Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления и иных госорганов и организаций с использованием ЕИС КВП ПРБ обеспечивается операторами - работниками этих госорганов и организаций.

Ядро ЕИС КВП ПРБ, взаимодействующее с Mailgov, постоянно (по установленному регламенту) опрашивает почтовый ящик ЕИС КВП ПРБ на предмет наличия в нем новых сообщений. При наличии сообщений ядро забирает их из почтового сервера Mailgov и обрабатывает в соответствии с содержимым служебной и информационной части сообщения. Если сообщение требует доставки другому участнику процесса, то ядро формирует новое сообщение, включающее информационную часть исходного, и отправляет его на почтовый ящик адресата.

Автоматизированная информационная система АИС «Резерв»

АИС «Резерв» состоит из:

- головного уровня - информационной системы Администрации Президента Республики Беларусь, содержащей электронную базу данных руководящих кадров, должности которых включены в кадровые реестры Главы государства, Совета Министров Республики Беларусь, облисполкомов и Минского горисполкома, их резерва, перспективного кадрового резерва;

- республиканского уровня - информационной системы Совета Министров Республики Беларусь, включающей систему республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, содержащей электронную базу данных руководящих кадров, должности которых включены в кадровый реестр Совета Министров Республики Беларусь, их резерва;

- базового уровня - информационных систем облисполкомов и Минского горисполкома, включающих системы горисполкомов, райисполкомов, администраций районов в городах и содержащих электронные базы данных руководящих кадров, должности которых включены в кадровые реестры соответствующих облисполкомов, Минского горисполкома, их резерва.

АИС «Резерв» обладает следующими основными возможностями:

- осуществление поисков в базе данных системных протоколов по любому состоянию документа;

- ввод новой и корректировка имеющейся в базе информации;

- поиск в базе данных хранения по самым различным атрибутам и их совокупности;

- поиск в найденном;

- формирование списка данных, полученных в результате проведения поиска;

- гибкая настройка полей вывода в списке;

- вывод результатов на печать;

- вывод регламентированных документов в Microsoft Word;

- просмотр имеющейся в БД информации, полученной в результате проведения поиска.

Клиентские комплексы автоматизированной информационной системы АИС «Резерв» устанавливаются во всех органах государственного управления республики.

Пакет прикладных программ КАНЦЛЕР

В пакет КАНЦЛЕР входят:

- программный комплекс «Базовая система»;

- программный комплекс «Делопроизводство»;

- компонент «Архивное дело».

Программы пакета КАНЦЛЕР обеспечивают отслеживание движения документов с момента их получения или создания и до завершения их исполнения, отправки или сдачи в дело или архив.

Они позволяют производить приём, регистрацию, рассмотрение, обработку документов, информационно-справочную работу, хранение, контроль исполнения документов, подготовку, оформление, согласование, заверение документов электронно-цифровой подписью, хранение и обработку исходящих и внутренних документов, а также позволяют выполнять формирование дел и передачу документов в архив.

Программные комплексы и компоненты пакета КАНЦЛЕР обеспечивают централизованное хранение базы данных всех документов и одновременный доступ к документам всем пользователям и предоставляют возможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Систематизация документов в базе данных производится по различным видам и реквизитам документов.

Пакет прикладных программ может быть использован как в относительно небольших, так и в достаточно крупных, территориально распределенных и имеющих разветвленную структуру организациях.

Состав формируемых программным средством электронных документов, а также совокупность и содержание их реквизитов основаны на требованиях действующих законодательных актов и рекомендуемых дополнительно технических нормативных правовых актов.

Эффект от внедрения программных комплексов пакета КАНЦЛЕР достигается за счет:

- автоматизации документооборота предприятия и, как следствие, оперативности принятия бизнес-решений;

- обеспечения непосредственного доступа к базе данных документов всем заинтересованным службам и руководителям структурных подразделений;

- сокращения времени создания выходных документов;

- обеспечения возможности поиска документов по ключевым реквизитам;

- обеспечения селективности предоставляемой информации по уровням управления, то есть каждому пользователю должен обеспечиваться доступ только к определенной для него области данных в базе;

- адаптивности компонентов пакета к изменяющимся производственным и внешним условиям.

Комплекс программ «Базовая система» пакета КАНЦЛЕР является ядром системы и используется при построении общего корпоративного документооборота.

Приложение "Делопроизводство" представляет собой комплекс баз данных и включает в себя следующие базы данных:

- Входящие документы;

- Исходящие документы;

- Внутренние документы.

Объектами хранения и обработки первичных документов являются электронные документы. Электронный документ содержит регистрационную (учетную) карточку документа и дополнительные реквизиты, предназначенные для ведения электронного документооборота. В электронный документ, по желанию пользователя, может включаться образ исходного бумажного документа в текстовом или графическом представлении.

Для каждой категории документов (входящих, исходящих, внутренних) создаётся учетная карточка.

При создании электронного документа осуществляется предварительная настройка электронного документа (значения, задаваемые по умолчанию, права доступа, постановка на контроль, маршрут движения и т.п.). Для этого используется профиль документа.

Электронные документы сохраняются в базе данных и отображаются посредством экранных форм.

Все входящие документы переносятся в базу данных с использованием сканера и системы распознавания символов либо вводом текста с клавиатуры.

Затем документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Исходящие и внутренние документы могут быть подготовлены сотрудником организации и автоматически направлены определенным в документе должностным лицам на согласование. Согласующие могут согласовать документ или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату.

Внутренние документы проходят цикл исполнения аналогично входящим.

В прикладной программе предусмотрено автоматическое оповещение исполнителей и согласующих о приближении и истечении сроков исполнения или согласования.

Приложение предоставляет информацию о состоянии документов, находящихся на исполнении и обеспечивает формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины.

Прикладной программой предусмотрена автоматизация работы на следующих видах рабочих мест:

канцелярия (включая машбюро), может выполнять следующие операции:

- ввод входящих документов в базу данных и их регистрацию;

- направление документов на рассмотрение;

- регистрацию исходящих и внутренних документов;

- отправку исходящих документов адресату;

- контрольная служба, может выполнять следующие операции:

- предварительное рассмотрение документов, внесение проектов резолюций и направление на рассмотрение;

- постановку документов на контроль;

- оперативный контроль исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- подготовку отчетов по исполнительской дисциплине и объемам документооборота;

руководители всех уровней, могут выполнять следующие операции:

- рассмотрение документов (внесение резолюций) и направление их на исполнение;

- согласование, подписание и утверждение документов;

- исполнение документов (отметка об исполнении);

- секретари руководителей (если руководители работают с бумажными документами), могут выполнять следующие операции:

- внесение резолюций в документы и направление на исполнение;

- внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;

исполнители (все сотрудники, участвующие в процессе работы с документами, имеющие установленные рабочие места Lotus Notes), могут выполнять следующие операции:

- исполнение поручений документов;

- согласование проектов документов;

- подготовку проектов документов и направление на согласование;

ответственные за делопроизводство в подразделениях, могут выполнять следующие операции:

- внесение резолюций руководителей подразделений в документы и направление на исполнение;

- внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;

- внесение отметок об исполнении документов;

- оперативный контроль исполнения документов по подразделению;

отдел автоматизации (системный программист), должен выполнять следующие операции:

- настройку прикладной программы;

- обеспечение сохранности и резервного копирования базы данных;

- обеспечение работоспособности сервера Domino и рабочих станций.

Программный компонент «Архивное дело» пакета КАНЦЛЕР предназначен для автоматизации функций передачи и приема исполненных документов из системы документооборота на хранение в архив.

Компонент «Архивное дело» обеспечивает выполнение следующих основных функций по формированию и оформлению дел:

- формирование книги поступления и выбытия документов;

- согласование, утверждение, ведение номенклатуры дел;

- оформление дел;

- разбивка дел на тома, систематизация документов внутри дела;

- группировка дел в пределах сроков хранения;

- проведение экспертизы ценности документов;

- отслеживание перемещений дела;

- оперативный контроль возврата дел и документов;

- печать обложки дела;

- формирование внутренней описи документов дела;

- формирование годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;

- формирование годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- формирование акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Особенности эксплуатации программного комплекса «Делопроизводство» соответствуют особенностям эксплуатации стандартных средств Lotus Notes.

На рабочей станции Notes выполняется часть программы, которая позволяет вводить новые документы, просматривать существующие и производить все другие действия по работе с документами лицам, участвующим в процессе делопроизводства.

На сервере Lotus Domino выполняется часть программы, которая автоматически по расписанию выполняет некоторые действия по контролю за состоянием документов, сроками согласования и исполнения документов, в необходимых случаях посылает почтовые сообщения с напоминаниями о необходимости выполнения некоторых действий лицам, участвующим в процессе работы с документами, формирует сводные документы с информацией о состоянии исполнительской дисциплины и объеме документооборота.

2.3 Информационное обеспечение органа местного управления (на примере Гомельского областного исполнительного комитета)

Технической основой информационного обеспечения Гомельского областного исполнительного комитета является локальная вычислительная сеть ЛВС, организованная как домен. Домен (DOMAIN) - организационная структура корпоративной сети, предоставляющая определенный набор прав пользователям на основе их учетных записей.

Учетная запись состоит из:

- Login (имя пользователя)

- Password (пароль пользователя)

Все структурные подразделения облисполкома сгруппированы по функциональным группам доменной политикой.

Для пользования ресурсами сети выделен сервер с общим использованием и предоставлением прав пользования отдельным группам и пользователям.

Рисунок 5 - Схема корпоративной компьютерной сети Гомельского областного исполнительного комитета

Роли назначенные серверам:

CERBEROS

1. контроллер домена (oblispolkom.gomel.by)

2. сервер обновлений (WSUS)

WORKUD

1. файловый сервер

2. ftp - сервер (ftp://workud/)

SRVNCPI

1. сервер нормативно-правовой информации

2. web - сервер корпоративного сайта (http://srvncpi/)

К общим ресурсам, например, относится сервер НЦПИ (национальный центр правовой информации) - все сотрудники имеют доступ к данной информации.

Отдельно выделен также файловый сервер. Каждый отдел имеет свой отдельный каталог, но есть и общая папка. При создании этого каталога ему временно дали имя «Общая транспортная папка», но впоследствии название прижилось и используется до сих пор.

В каждом отделе на компьютерах установлено свое программное обеспечение для потребности конкретных сотрудников и структурных групп.

Например, в отделе делопроизводства используют программное обеспечение «Контролер» и «Делопроизводство». Написанием программ занималось предприятие «Говис». Разработка ПО была начата в 1998 году, а внедрение произошло в 2002 году.

У отдела есть свой выделенный сервер с определенным уровнем доступа.

Бухгалтерский отдел имеет свою сеть, не связанную с общей сетью исполкома. Как и у отдела делопроизводства, у бухгалтерского отдела свой выделенный сервер.

В отделе установлено программное обеспечение «Галактика».

Система "Галактика" - комплексная система автоматизации управления предприятием. Система обладает широкими функциональными возможностями и является основой единого информационного пространства предприятия или органа. Система ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла.

Информационная система «Галактика» взаимодействует с программным обеспечением «Казначейство» посредством модема dial-up.

В управлении антимонопольной и ценовой политики существует своя система межведомственного документооборота, а по линии госконтроля система проведения ведомственного контроля.

В каждом отделе установлена программа аналогичная ПО «Канцлер», однако по сравнению со своим аналогом эта программа не связана с такими же в других подразделениях и каждая работает отдельно.

Отказ от использования программы «Канцлер» обоснован несколькими причинами:

- дороговизна - основной недостаток и причина не внедрения;

- неясны результаты по внедрению этой системы. Был бы затруднителен переход на данную систему по причине того, что в каждом отделе свои нюансы в работе и необходимо было выбирать основную схему функционирования для всех подразделений при работе с программой.

Производитель программного обеспечения «Канцлер» не пошли на коррекцию своего продукта и расширение версий своего продукта под нужды подразделений из-за удорожания. Большие объёмы республиканских масштабов и не позволяли бы следить за версионностью своей программы.

Некоторое время проработал внутренний почтовый сервер и служба мгновенных сообщений, но они не получили распространение и за ненадобностью были отключены.

Периодически структурным подразделениям доводятся задания, цель которых я является мониторинг состояния информационных систем на местах. Выполняя задание необходимо указывать какие прикладные информационные системы существуют в подразделении и оценить степень их влияния на эффективность принятия решения.

На примере управления по проблемам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС это выглядит так:

В управлении по проблемам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС Гомельского облисполкома (далее - управление) имеется необходимое технологическое оборудование (средства коммуникации, передачи данных и на их основе доступ к базам данных облисполкома, файловым серверам, предоставленному программному обеспечению и информационным ресурсам, в том числе к сети ИНТЕРНЕТ). Например:

- банк данных правовой информации НЦПИ;

- банк данных правовой информации Консультант+;

- система дистанционного обучения Академии управления при Президенте Республики Беларусь);

- информационные ресурсы сети ИНТЕРНЕТ.

Технологическое оборудование, средства коммуникаций имеющиеся в управлении, вышеперечисленные информационные программы и программные комплексы, а так же уровень квалификации работников позволяют управлению качественно решать поставленные задачи принимать объективные, выверенные управленческие решения.

В управлении имеются следующие прикладные информационные системы:

1. Электронная почта госорганов «Mailgov» - 9 баллов;

2. Управление имеет свою электронную почту в сети ИНТЕРНЕТ -8 баллов;

3. Банк данных республиканской автоматизированной информационной системы эвакуированных и отселенных жителей пострадавших от катастрофы на Чернобыльской АЭС - 10 баллов;

4. Банк данных участников ликвидации и потерпевших по ст.18 в связи с аварией на Чернобыльской АЭС по Гомельской области - 10 баллов;

5. Банк данных анализа производимой продукции в личных подсобных хозяйствах граждан на содержание радионуклидов - 9 баллов;

6. Установлена автоматизированная система учета входящей корреспонденции - 7 баллов;

7. Установлена автоматизированная система учета обращений граждан - 7 баллов;

8. Сотрудники управления участвуют в сеансах видеоконференцсвязи - 10 баллов;

Управление участвует в реализации исполнения административных процедур по принципу «Одно окно» - 10 баллов.

Связь с другими государственными органами осуществляется посредством защищенной почты mailgov.by.

Основными правилами обмена электронной информацией являются:

- СЗЭП «Mailgov» предназначена для передачи информации открытого содержания и информации «для служебного пользования»;

- передача юридически значимой информации (подписанные документы) осуществляется в виде прикрепленных к письму файлов в формате PDF и TIF;

- передача информации носящей информационно-справочный характер (рабочие документы) осуществляется в виде прикрепленных к письму файлов в любого формата;

- информация, передаваемая по почте, при необходимости подписывается электронной цифровой подписью в целях обеспечения безопасности и авторизации передаваемой информации;

- при необходимости, абонент-отправитель может выставить запросить подтверждения доставки сообщения на почтовый ящик абонента-получателя и подтверждение его прочтения;

- проверка содержимого почтового ящика абонента должна осуществляться не реже чем каждые три часа;

- абонент-отправитель гарантирует передачу информации, проверенной на отсутствие компьютерных вирусов;

- абонент-получатель обязан осуществлять антивирусную проверку полученной информации;

- в СЗЭП ОГУ обязателен учет передаваемой и получаемой информации в специальном журнале с присвоением исходящего и/или входящего номера и указанием адреса рассылки и/или получения.

Пользователи СЗЭП ОГУ обязаны:

- соблюдать технические условия эксплуатации абонентского автоматизированного рабочего места СЗЭП ОГУ;

- соблюдать требования по обеспечению информационной безопасности при работе в СЗЭП ОГУ;

- сообщать об аварийных ситуациях работы администратору СЗЭП ОГУ в Центр информационных технологий ГУ ГХУ Управления делами Президента Республики Беларусь.

Абонентам СЗЭП ОГУ запрещается:

- рассылка персональной и коммерческой почты;

- предпринимать действия, направленные на нарушение нормального функционирования элементов сети (компьютеров, другого оборудования или программного обеспечения).

Абоненты СЗЭП ОГУ имеют право:

- пользоваться сервисами интернет-портала СЗЭП ОГУ (www.mailgov.by) для исполнения служебных задач;

- вносить предложения по совершенствованию работы СЗЭП ОГУ;

- обращаться к системным администраторам по вопросам функционирования программно-технических средств

Необходимо отметить, что для более эффективного функционирования системы информационного обеспечения не только Гомельского областного исполнительного комитета, но и других государственных органов важно централизовать информационные потоки между органами, так и внутри его с соблюдением нормативных актов в области информационной безопасности. Это потребует закупки очень дорогого шифровального оборудования во все государственные органы или изменение регламентов и нормативных актов.