Правовий режим функціонування електронних документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

з керування документаційними процесами

на тему: «Правовий режим функціонування електронних документів»

Зміст

Вступ

Розділ 1. Поняття та ознаки електронного документа

1.1 Сутність поняття «електронний документ»

1.2 Оперативна стадія життя електронного документа

Розділ 2. Правовий режим функціонування електронних документів в Україні

2.1 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

2.2 Закон України «Про електронний цифровий підпис»

Розділ 3. Правовий режим функціонування електронних документів у пострадянських країнах

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Комп'ютеризація інформаційної діяльності допомогла людству істотно прискорити процеси обробки, пошуку, передачі інформації, підвищити надійність збереження великих її масивів і тим самим перебороти так званий «другий інформаційний бар'єр». Щоб укласти договір в писемній формі вже необов'язково писати його на папері і завіряти підписом і печаткою - досить завірити комп'ютерний файл із текстом договору електронним цифровим підписом і направити його по телекомунікаційних каналах партнеру.

Процес формування інформаційного суспільства, впровадження електронних документів практично в усі сфери життєдіяльності зумовили потребу розробки, вдосконалення законодавчими органами, науково-дослідними інститутами законів про електронні документи, а також підготовки відповідних державних стандартів та інших нормативно-методичних документів.

Предмет дослідження: особливості правової регламентації електронного документообігу.

Об'єкт дослідження: інформаційна діяльність, особливості процесів інформаційних комунікацій в галузі суспільних відносин.

Мета дослідження полягає в тому, щоб висвітлити питання щодо становлення та трансформації законодавчо-нормативної бази в галузі інформаційної діяльності.

Завдання курсової роботи:

1. з'ясувати сутність поняття «електронний документ»;

2. розглянути загальні та специфічні ознаки електронного документа;

3. визначити основні стадії життя електронного документа;

4. проаналізувати функції сучасного цивільного права в регулюванні електронного документообігу в Україні;

5. визначити особливості правового регулювання електронного цифрового підпису;

6. окреслити правовий режим функціонування електронних документів у пострадянських країнах.

Практичне значення курсової роботи пояснюється тим, що положення, які розглянуто у дослідженні, підвищують рівень знань студентів спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» щодо правового режиму функціонування електронних документів. Результати курсової роботи та сформульовані висновки можуть бути теоретико-методологічною базою для подальшого аналізу правових основ регулювання електронного документа та використовуватись у науковій діяльності та у навчальному процесі.

Проблема правового режиму функціонування електронних документів розглядалася багатьма науковцями у галузі інформаційного права. Зокрема, в Україні питання електронного документу у своїх працях торкалися такі вчені, як: М.М. Дутов, В.С. Цимбалюк, В.М. Брижко, І.В. Клименко [15], О.А. Баранов, М.Я. Швець, Р.А. Калюжний.

У процесі підготовки курсової роботи були використані такі методи дослідження, зокрема вивчення та аналіз науково-літературних джерел, узагальнення типових положень, практичний аналіз монографічної літератури та статей у періодичній пресі, що стосуються досліджуваної теми.

Розділ І. Поняття та ознаки електронного документа

1.1 Сутність поняття «електронний документ»

Електронний документ визначають як:

1) інформацію, зафіксовану на електронних носіях, яка містить реквізити, що дають змогу її ідентифікувати;

2) документ, утворений певними та компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами, зміст якого становлять юридично значимі відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі, що зафіксовані на електронному носії (магнітний диск, лазерний диск тощо), який використовується для запису та зберігання інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки;

3) набір записаних даних у вигляді, що читається комп'ютером, для яких: існує визнана учасниками електронного документообігу або затверджена компетентними органами процедура, яка допомагає однозначно перетворити ці дані на документ традиційного режиму; визнання зазначеної процедури учасниками системи електронного документообігу шляхом традиційного (письмового) документа, або така процедура, санкціонована уповноваженим державним органом.

Відповідно до ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, електронний документ - це документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи [1].

Відповідно до 5 статті Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ визначається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4].

Проте жодне з наведених визначень не розкриває самої сутності електронного документа, а лише розглядає, в якій формі такий вид документів має бути закріплений, яким чином він може використовуватися (за допомогою електронно-обчислювальної техніки) та яка має бути процедура його аутентифікації й ідентифікації, щоб такий документ мав юридичну силу. Можна лише припускати, що електронний документ має виконувати всі функції традиційного документа, містити інформацію про події та явища, що мають юридичне значення, але водночас він має свою специфічну природу, обумовлену його обігом в інформаційно-телекомунікаційних мережах та закріпленні на новому виді носія - електронному носії.

Дещо технократичним є підхід до визначення поняття електронного документа в роботах В.А. Гадасіна та В.А. Конявського, які під електронним документом розуміють форму представлення документа у вигляді множинності взаємопов'язаних реалізацій в електронному середовищі та відповідних їм взаємопов'язаних реалізацій у цифровому середовищі. Причому, як бачимо, автори розділяють поняття електронного середовища та цифрового середовища, які на нашу думку, є синонімічними і не містять суттєвих відмінностей, що впливали б на процес створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення в системі електронного документообігу. Під реалізацією електронного документа розуміється множинність представлення одного й того самого електронного документа в різних форматах та на різних носіях.

Вважаємо, що такий суто технологічний підхід з акцентом на технічні характеристики та технологічну природу електронного документа не дає змоги включити даний об'єкт (електронний документ) до суспільних відносин, які врегульовані нормами права та пов'язані з формуванням інформаційних ресурсів, створенням і застосуванням інформаційних технологій у різних галузях життєдіяльності людини, суспільства, держави. Тому підхід В.А. Гадасіна та В.А. Конявського не допомагає зрозуміти сутності електронного документа як об'єкта, щодо якого може здійснюватись нормативно-правове регулювання.

Таким чином, при визначенні поняття «електронний документ» доцільно враховувати технологічну природу електронного документа, проте при цьому не слід позбавляти його інформаційно-комунікаційної функції, яку він виконує як об'єкт правового регулювання інформаційних відносин.

Слід розуміти, що аналоговий та електронний документи можуть містити однакову інформацію, адже обидва є носіями інформації та засобом взаємодії суб'єктів інформаційних правовідносин. Виходячи з визначення, даного Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р., електронний документ - це, насамперед документ. Тому електронний документ має всі його ознаки: зокрема, він є матеріальним носієм, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження, використання та передавання у часі й просторі.

Основною і найбільш важливою відмінністю аналового та електронного документів є середовище їх функціонування. У період, коли не був розвинутий мережевий обмін інформацією, електронна форма документа була лише одним із етапів його життєвого циклу, тобто документ створювався за допомогою електронно-обчислювальних машин або ЕОМ і потім роздруковувався на паперовому носії для подальшого відправлення, передавання, зберігання, оброблення, використання, знищення. Розвиток науки інформатики призвів до нового розуміння електронного документа, в якому акцент робився на певне електронне середовище, коли міститься документ та яке створюється за рахунок електронно-обчислювальної техніки і поєднує як технічні, так і програмні аспекти. Так С.В. Клименко визначає електронний документ як документ, носієм якого є електронне середовище - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск тощо. Проте відносити до електронного середовища лише певні матеріальні носії інформації є дещо некоректним, адже розвиток інформаційно-телекомунікаційних систем та їх широкий вжиток у приватних та публічних відносинах вимагає застосування більш всеохоплюючого поняття для електронного середовища.

На сучасному етапі для великої кількості інформації, що зафіксована у вигляді електронних документів, електронна форма стає єдиною та постійною, починаючи від створення і закінчуючи зберіганням або знищенням. Таким чином, електронні документи створюються, відправляються, передаються, одержуються, зберігаються, оброблюються, використовуються та знищуються за допомогою інформаційних технологій - цілеспрямованих організованих сукупностей інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування (ст. 1 Закону України «Про Національну програму інформатизації»). Тому, електронне середовище можна визначити як сукупність інформаційно-телекомунікаційних систем та інформаційних технологій, які в процесі обробки інформації діють як єдине ціле.

Так, якщо традиційний (аналоговий) документ може існувати в початковому вигляді протягом досить тривалого часу, то електронний документ може змінюватися в силу особливостей його структури в інформаційно-телекомунікаційних системах. Традиційний документ зберігає свої основні характеристики в процесі його створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення. Електронний документ є незмінним тільки за умови його зберігання в пам'яті комп'ютера, проте він може бути суттєво змінений під час інформаційних дій щодо нього. Розуміння динамічності електронного документа спонукає розглядати його в межах сукупності інформаційних та телекомунікаційних систем, у процесі його реалізації у часі та просторі.

Однак серед спеціалістів має місце ототожнення електронного та паперового документа. Зокрема, метод аналогії використовує вітчизняний вчений-юрист М.М. Дутов, обґрунтовуючи свою позицію необхідністю створення правової конструкції, що могла б виконувати всі головні функції звичного паперового документа. Автор визначає електронний документ як документ, інформація в якому представлена у електронній формі, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі й аналоги власноручного підпису (електронний цифровий підпис). Дане визначення знайшло своє відображення в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р., що дає нам підстави вважати його таким, що не відповідає тим суспільним відносинам, які сформувалися в процесі розвитку інформаційних технологій і потребують врегулювання для забезпечення потреби сучасної України як демократичної та правової держави у впровадженні нових методів управління, заснованих на використанні новітніх технологій.

Отже, подібне розуміння сутності електронного документа на сучасному етапі суспільного розвитку перешкоджає, створенню насамперед адекватної інфраструктури електронної взаємодії органів місцевого самоврядування та органів виконавчої влади, громадян і суб'єктів владних повноважень.

Електронні документи мають такі загальні властивості як:

ѕ неможливість відтворення поза технічними засобами;

ѕ наявність загального носія для групи документів;

ѕ необхідність кодування для фіксації й перекодування для відтворення змісту;

ѕ можливість багаторазового запису різних текстів на тому самому носії.

Специфічними властивостями електронного документа можна назвати такі:

ѕ незалежність інформативної складової (зображення, звуку, тексту) від конкретного матеріального носія;

ѕ наявність загальної системи кодування (бінарний код), однакової для фіксації документів будь-якої знакової системи (тексту, звуку, зображення, графіки);

ѕ практична неможливість вичленовування деяких електронних документів із програмної оболонки й загальних масивів (наприклад, у базах даних);

ѕ відсутність індивідуального носія для кожного з документів, розміщених на окремому комп'ютері або сервері;

ѕ «інтерактивність» документа (можливість втручання користувача в його текст і структуру, робити за своїм розсудом перекомпонування матеріалу або його додавання).

Відповідно до останньої специфічної властивості електронного документа постає питання його цілісності. Але, крім того, відомо, що при передачі документа по каналах комунікації відбувається його розчленовування на дрібні складові, які потім з'єднуються в цілісний об'єкт на комп'ютері одержувача. При цьому не виключаються технічні збої, у результаті яких документ може бути деформований.

Специфіка електронного документа полягає, зокрема, в тому, що особа здатна сприймати його лише за допомогою спеціальних технічних та програмних засобів. По суті, електронний документ є електронною інформацією, яка передається або приймається у вигляді сигналів, знаків, звуків, рухомих або нерухомих зображень чи в інший спосіб. В цьому, зокрема, і полягає основна характерна риса електронного документу [9, с.11].

Усі електронні документи містять програмне забезпечення, однак критичність впливу цього фактора не однакова для їхнього використання. Одні з них можуть бути адекватно сприйняті практично на будь-якому комп'ютері, але для роботи з іншими потрібна установка спеціальних додатків, поза якими електронний документ не може функціонувати.

Електронний документ визначається своїми метаданими. Метадані - це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані електронного документа мають елементи юридичних, ділових, організаційних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників. Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій. Зміст електронного документа - це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщуватись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обов'язкових реквізитів п'ять:

ѕ найменування організації-творця документа;

ѕ місцезнаходження організації-творця документа;

ѕ найменування документа;

ѕ дата виготовлення документа;

ѕ код особи, що виготовила або затвердила документ.

Носій електронного документа - це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтворена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електронного документа може бути перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.

Електронний документ, його форма, в порівняно з традиційним документом, прямо залежить від інформаційних (автоматизованих) систем, за допомогою яких він існує та які мають тенденцію до швидкісного розвитку, а отже, старіння у міру вдосконалення інформаційних технологій. Саме вони забезпечують особливу (не матеріальну) природу електронних документів. Водночас в умовах швидкої зміни технічних і програмних засобів є підстави для унеможливлення доступу до електронних документів.

1.2 Оперативна стадія життя електронного документа

Електронний документ, як і традиційний, має свій життєвий цикл - це його існування від моменту створення до моменту знищення. Оперативна стадія життя ЕД триває від часу його створення до моменту передачі в архів, вона охоплює відрізок часу, коли ЕД функціонує, знаходиться в динамічному стані, а завершується тоді, коли потрапляє до електронного архіву або знищується.

Питань життєвого циклу електронного документа торкалися у своїх працях такі науковці: О. Лаба, І. Клименко, К. Линьов, С. Головань, Т. Ярошенко, Т. Іванова, Л. Піддубна, С. Плотніков та ін.

О. Лаба у статті «Електронне діловодство: проблеми та перспективи розвитку» в життєвому циклі ЕД в контексті використання його в діловодних процесах, виділяє такі стадії: створення їх, користування ними, оперативне зберігання; підготовка їх до архівного зберігання.

Стадія створення ЕД передбачає усі дії з документування управлінської інформації, починаючи від роботи над проектом документа і до моменту його реєстрації.

Зареєстрований ЕД переходить у стадію користування, що передбачає організацію роботи з ним, його виконання, контроль за останнім тощо.

Оперативне зберігання ЕД - це поточне зберігання його за місцем формування у справу до передачі в архівний підрозділ організації, чи в архів.

Стадія підготовки до архівного зберігання означає роботу з закінченими діловодством справами до моменту їх знищення чи передачі в архів. Після передання в архів він перетворюється на архівний електронний документ з власним життєвим циклом.

На думку С. Плотнікова, життєвий цикл ЕД включає 5 основних етапів:

1. Створення і редагування. Документ, створений в СЕД, отримує індивідуальну карточку обліку, яку не можна змінити або видалити. Тільки після збереження в базі даних його можна редагувати.

2. Рух. Документ надходить до користувачів системи, які можуть здійснювати широкий спектр операцій. Таким чином процес документообігу в організації стає прозорим і контрольованим.

3. Завдання. Закріплення конкретних завдань за документом: зобов'язує відповідальних осіб до суворого виконання наказів до чітко визначеного терміну.

4. Моніторинг. Обрані користувачі мають можливість слідкувати за рухом документа і доступом до інформації про його стан у певний момент, а також контролювати виконання документа.

5. Архівне зберігання. Усі документи, що виконали свою оперативну функцію, надходять в архів для централізованого зберігання. Із архіву вони по вимозі, через функцію пошуку, можуть надаватися на запит.

Відповідно до праць Т. Іванової та Л. Піддубної життєвий цикл ЕД складається з двох основних стадій.

1. Стадія розробки, яка включає: власне розробку самого документа; оформлення документа (реєстрація); затвердження документа. Якщо він перебуває в цій стадії, то вважається неопублікованим, права на нього визначаються правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка включає: активний доступ; архівацію і розархівацію (короткострокове збереження, довгострокове збереження); знищення документа.

Коли документ переходить з першої в другу стадію, він стає опублікованим, права на нього залишаються тільки одні - доступ для читання.

Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства.

І. Клименко та К. Линьов також у життєвому циклі ЕД виділяють дві стадії, але вони суттєво відрізняються від стадій, визначених Т. Івановою та Л. Піддубною. Перша стадія - це створення ЕД, а друга - використання ЕД. До стадії створення відносять такі процеси: планування створення ЕД, його формування та реєстрація. До стадії використання відносяться: розповсюдження ЕД, його використання, архівне зберігання і знищення.

В основі кожного бачення життєвого циклу ЕД лежать такі стадії: створення, використання, оперативного зберігання, передачі його в архів чи для знищення. Кожний дослідник по-своєму характеризує ці стадії, на свій лад описує процеси, які відбуваються на тій чи іншій стадії існування ЕД. Бажано щоб ученим вдалося виробити єдиний підхід щодо визначення і висвітлення основних стадій життя ЕД, адже в сучасному інформаційному суспільстві це є дуже важливим.

електронний документ цифровий підпис

Розділ ІІ. Правовий режим функціонування електронних документів в Україні

Процес формування інформаційного суспільства, впровадження електронних документів практично в усі сфери життєдіяльності зумовили потребу розробки, вдосконалення законодавчими органами, науково-дослідними інститутами законів про електронні документи, а також підготовки відповідних державних стандартів та інших нормативно-методичних документів.

Активне розроблення національного законодавства у сфері електронного документообігу здійснено в Україні із прийняттям 22 травня 2003 р. двох законів - «Про електронний документ і електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».

2.1 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановив основні організаційно-правові засади використання не лише електронних документів, а й електронного документообігу.

Відповідно до зазначеного закону електронний документ визначається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [4].

Таке законодавче визначення є неповним і не відображає його специфічну (електронну) природу. Отже, важливою проблемою для науки і практики інформаційних відносин є визначення поняття, сутності електронного документа, його характерних ознак, що відрізняють його від традиційного (аналового) документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа має довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках може він бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Обов'язковим реквізитом електронного документа є обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал, якщо цим документом є:

ѕ свідоцтво про право на спадщину;

ѕ документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

ѕ в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за Їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Порядок зберігання електронного документа

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять державні інформаційні ресурси, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису [4].

2.2 Закон України «Про електронний цифровий підпис»

Закон України «Про електронний цифровий підпис» окреслив особливості застосування електронного цифрового підпису; суб'єктів правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису; права та обов'язки підписувача; сферу повноважень центру сертифікації ключів.

З правової точки зору електронний цифровий підпис - це різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного в разі виконання технічних умов, визначених законом. З фізичної ж точки зору він являє собою унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала.

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа [5].

Особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

ѕ електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

ѕ під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

ѕ особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Нотаріальні дії із засвідчення справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Під сертифікатом ключа розуміється, документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувала. Посилений сертифікат ключа - сертифікат ключа, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Сертифікат ключа містить такі обов'язкові дані:

ѕ найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

ѕ зазначення, що сертифікат виданий в Україні;

ѕ унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

ѕ основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;

ѕ дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

ѕ відкритий ключ;

ѕ найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

ѕ інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа. Інші дані можуть вноситися у посилений сертифікат ключа на вимогу його власника.

Законом визначено поняття підписувача - особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа.

Підписувач має право:

ѕ вимагати скасування, блокування або поновлення свого сертифіката ключа;

ѕ оскаржити дії чи бездіяльність центру сертифікації ключів у судовому порядку.

В той же час він зобов'язаний:

ѕ зберігати особистий ключ у таємниці;

ѕ надавати центру сертифікації ключів дані згідно з вимогами цього Закону для засвідчення чинності відкритого ключа;

ѕ своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених у сертифікаті ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які користуються електронними цифровими підписами без сертифіката ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах. Захист прав споживачів послуг електронного цифрового підпису, а також механізм реалізації захисту цих прав регулюються цим Законом та Законом України «Про захист прав споживачів».

У випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України.

Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Метою застосування систем цифрового підпису є автентифікація інформації - захист учасників інформаційного обміну від нав'язування хибної інформації, встановлення факту модифікації інформації, яка передається або зберігається, й отримання гарантії її справжності, а також вирішення питання про авторство повідомлень. Система цифрового підпису припускає, що кожен користувач мережі має свій таємний ключ, який використовується для формування підпису, а також відповідний цьому таємному ключу відкритий ключ, відомий решті користувачів мережі й призначений для перевірки підпису. Цифровий підпис обчислюється на основі таємного ключа відправника інформації й власне інформаційних бітів документу (файлу). Один з користувачів може бути обраним в якості «нотаріуса» й завіряти за допомогою свого таємного ключа будь-які документи. Решта користувачів можуть провести верифікацію його підпису, тобто пересвідчитися у справжності отриманого документу. Спосіб обчислення цифрового підпису такий, що знання відкритого ключа не може призвести до підробки підпису. Перевірити підпис може будь-який користувач, що має відкритий ключ, в тому числі незалежний арбітр, якого уповноважено вирішувати можливі суперечки про авторство повідомлення (документу).

Отже, електронний цифровий підпис спрямований на спрощення та прискорення документообігу між суб'єктами господарювання, що, в свою чергу, має зміцнити конкурентоспроможність вітчизняних підприємств, адже пришвидшиться процедура укладення цивільно-правових та господарських договорів, оформлення експортно-імпортних операцій, надання електронних банківських послуг.

Розділ ІІІ. Правовий режим функціонування електронних документів у пострадянських країнах

Процес формування інформаційного суспільства, впровадження практично в усі сфери життєдіяльності електронних документів зумовили потребу розробки, вдосконалення законодавчими органами, науково-дослідними інститутами пострадянських країн законів про електронні документи, а також підготовки відповідних державних стандартів та інших нормативно-методичних документів.

Законотворча діяльність із проблем функціонування електронного документу (ЕД) та електронного документообігу у пострадянських країнах почала здійснюватися на рубежі ХХ і ХХІ ст.

Першою із колишніх радянських республік (після розробки законодавства про електронний документообіг в окремих штатах США) Закон «Про електронні записи і підписи» 22 квітня 1997 р. прийняла Грузія з метою активізації комерції і торгівлі, стимулювання державного і приватного підприємництва, забезпечення пілотних проектів. В його основу було покладено два ключові терміни - «запис» і «електронний підпис». Усі державні установи, органи влади отримали право на створення пілотних проектів, які можуть служити моделлю для використання таких технологій, як електронний підпис, та у співпраці з приватними компаніями надавати відповідні послуги.

Правові основи використання ЕД, основні вимоги до ЕД, а також права, обов'язки і відповідальність учасників правовідносин, які виникають у сфері обігу ЕД, визначив закон Республіки Білорусь «Про електронний документ» (10 січня 2000 р.). Його базовими поняттями стали «електронний документ», «електронний цифровий підпис», «засоби електронного цифрового підпису», «машинний носій» та ін. Окремі статті закону визначили умови зберігання, захисту ЕД, види діяльності в сфері обігу ЕД, що підлягають ліцензуванню, вимоги до використання ЕД у банківській діяльності.

У зв'язку з процесами розширення членства в Євросоюзі розробка національного законодавства з регулювання електронного документообігу активізувалася у державах Прибалтики. У 2000 р., врахувавши досвід країн Європи у цій сфері, Естонія і Литва, у 2002 р. - Латвія прийняли закони про електронні документи і цифрові підписи. Вони узаконили електронний підпис і регламентували функціонування відповідної інфраструктури. Закони надали ЕЦП таку ж правову силу, як і підпису від руки. Окремі норми законів набули сили лише після вступу цих держав у Європейський Союз.

22 червня 2000 р. у Молдові прийнято Закон «Про інформатику», який вмістив розділ «Електронні документи». Матеріальним доказом або ЕД визнано будь-яке відтворення автоматичними засобами цифрових даних, текстів, графіків тощо, якщо їх заповнення здійснено з використанням технічних засобів, котрі виключають несанкціонований доступ і дають змогу зберігати документи в певних умовах. Окремою нормою закону стала вимога щодо обов'язкової наявності в ЕД електронного підпису для підтвердження достовірності змісту, цілісності накопичених і переданих даних, а також дати розробки документа.

З метою регіональної уніфікації і забезпечення правових умов для використання ЕЦП Міжпарламентською Асамблеєю держав-учасниць СНД розроблено і прийнято модельний Закон «Про електронний цифровий підпис» (9 грудня 2000 р.). Його було надіслано до парламентів держав-учасниць і рекомендовано для використання у національному законодавстві.

У грудні 2000 р. Закон «Про електронний документ» підписано у Республіці Туркменістан. Ним визначено низку вимог, яким має відповідати ЕД, сферу його використання. У ньому порівняно вищі вимоги закріплено щодо визначення юридичної сили ЕД. Окрім ЕЦП або замість нього у системах обігу ЕД для контролю за їхньою цілісністю і підтвердження належності власнику може використовуватися код автентифікації [23].

Законодавці Росії у назві документу зробили акцент не на ЕД, а на ЕЦП. Центральним нормативним актом став прийнятий 10 січня 2002 р. закон «Про електронний цифровий підпис». У ньому вперше на законодавчому рівні закріплено базові поняття електронного документообігу, а також було окреслено правові умови використання ЕЦП в процесі обміну електронними документами. В основу його концепції покладено поняття державних гарантій правомірності використання ЕЦП. Він визначив статус засвідчувальних центрів, покликаних видавати сертифікати ключів підписів, а також певні особливості використання ЕЦП.

Близькі за змістом до законів Білорусі і Туркменістану норми включив закон Республіки Таджикистан «Про електронний документ» (10 травня 2002 р.). Встановивши правові основи використання ЕД, він визначив головні вимоги до ЕД, а також права, обов'язки і відповідальність учасників правовідносин, що виникають у сфері його обігу.

У Законі «Про електронний документ і електронний цифровий підпис» (7 січня 2003 р.), прийнятому у Республіці Казахстан, ЕД трактувався як представлена в електронно-цифровій формі та засвідчена за допомогою цифрового підпису інформація. Вимоги до його структури є практично такими ж, як й у відповідному законі Республіки Білорусь. Як і в Росії, ним передбачено функціонування центрів із засвідчення відкритого ключа ЕЦП, а також підтвердження достовірності реєстраційних свідоцтв.

У наступні роки закони про ЕД і ЕЦП прийнято й в інших пострадянських країнах (Республіка Узбекистан, 11 грудня 2003 р.; Азербайджанська Республіка, 9 березня 2004 р.; Киргизька Республіка, 18 травня 2004 р.; Республіка Вірменія, 14 грудня 2004 р.). Основні їх положення були достатньо близькими. Проте завдання регіональної уніфікації на рівні СНД досягнути не вдалося: одні держави СНД обрали шлях строгої регламентації даної сфери і законодавчо унормували лише використання ЕЦП (Молдова, Росія, Киргизстан, Таджикистан), інші надали перевагу ліберальнішим методам і відмовилися від регламентації технології створення електронного підпису (наприклад, Білорусь).

Базові акти у сфері електронної взаємодії учасників цивільних правовідносин Європейського Союзу справили значний вплив на законодавство Естонії, Литви, Латвії, України. Грузією вивчено і використано досвід США.

Накопичений у пострадянських країнах досвід роботи з ЕД відкриває можливість продовжити діяльність щодо удосконалення законодавства. Свідченням цього стало розроблення нових законів у Республіці Білорусь (28 грудня 2009 р.), Російській Федерації (6 квітня 2011 р.).

В інших країнах до вже діючих базових актів внесено низку доповнень і поправок. Загалом, концептуальні засади, покладені в основу національних законів, мають більше спільного, аніж відмінного. Разом з тим по-різному тлумачаться поняття «ЕД», «ЕЦП», обрано відмінні підходи до сертифікації криптографічних засобів [23].

Таким чином, процес формування у пострадянських країнах законодавства, що регулює електронний документообіг, пройшов етапи становлення (кінець 1990-х - перша половина 2000-х рр.) і подальшого розвитку (друга половина 2000-х - початок 2010-х рр.). Досягнення і досвід у розбудові правової бази у цій сфері заслуговують врахування і творчого осмислення як на теоретичному, так і на практичному рівнях.

Висновки

У курсовій роботі ми звернулися до аналізу особливостей правової регламентації електронних документів. Адже формування інформаційного суспільства, впровадження електронних документів практично в усі сфери життєдіяльності зумовили потребу розробки, вдосконалення законодавчими органами, науково-дослідними інститутами законів про електронні документи, а також підготовки відповідних державних стандартів та інших нормативно-методичних документів.

Проблеми правового режиму функціонування електронних документів розглядалася багатьма науковцями у галузі інформаційного права. Зокрема, в Україні питання електронного документу у своїх працях торкалися такі вчені, як: М.М. Дутов, В.С. Цимбалюк, В.М. Брижко, І.В. Клименко, О.А. Баранов, М.Я. Швець, Р.А. Калюжний.

З'ясували, що електронний документ - це інформація, зафіксована на електронних носіях, яка містить реквізити, що дають змогу її ідентифікувати.

Відповідно до ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, електронний документ - це документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.

Проте жодне з наведених визначень не розкриває самої сутності електронного документа, а лише розглядає, в якій формі такий вид документів має бути закріплений, яким чином він може використовуватися (за допомогою електронно-обчислювальної техніки) та яка має бути процедура його аутентифікації й ідентифікації, щоб такий документ мав юридичну силу. Можна лише припускати, що електронний документ має виконувати всі функції традиційного документа, містити інформацію про події та явища, що мають юридичне значення, але водночас він має свою специфічну природу, обумовлену його обігом в інформаційно-телекомунікаційних мережах та закріпленні на новому виді носія - електронному носії.

Розглянули загальні та специфічні ознаки електронних документів.

До загальних ознак належить: неможливість відтворення поза технічними засобами; наявність загального носія для групи документів; необхідність кодування для фіксації й перекодування для відтворення змісту; можливість багаторазового запису різних текстів на тому самому носії. Специфічними властивостями електронного документа можна визначити такі: незалежність інформативної складової (зображення, звуку, тексту) від конкретного матеріального носія; наявність загальної системи кодування (бінарний код), однакової для фіксації документів будь-якої знакової системи (тексту, звуку, зображення, графіки); відсутність індивідуального носія для кожного з документів, розміщених на окремому комп'ютері або сервері; «інтерактивність» документа (можливість втручання користувача в його текст і структуру, робити за своїм розсудом перекомпонування матеріалу або його додавання).

Визначили стадії життя електронного документа, який як і традиційний, має свій життєвий цикл - це його існування від моменту створення до моменту знищення. Оперативна стадія життя ЕД триває від часу його створення до моменту передачі в архів, вона охоплює відрізок часу, коли ЕД функціонує, знаходиться в динамічному стані, а завершується тоді, коли потрапляє до електронного архіву або знищується.

Питань життєвого циклу електронного документа торкалися у своїх працях такі науковці: О. Лаба, І. Клименко, К. Линьов, С. Головань, Т. Ярошенко, Т. Іванова, Л. Піддубна, С. Плотніков та ін.

Проаналізували функції сучасного цивільного права в регулюванні електронного документообігу в Україні. Зокрема, активне розроблення національного законодавства у сфері електронного документообігу здійснено в Україні із прийняттям 22 травня 2003 р. двох законів - «Про електронний документ і електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис».

Законами встановлюються основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, визначається правовий статус електронного цифрового підпису та регулюються відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Мета законів полягає у наданні електронним документам юридичної сили рівної паперовим. При цьому електронний цифровий підпис є тим інструментом, що дозволяє створити правові основи для електронного документообігу.

Окреслили правовий режим функціонування електронних документів у пострадянських країнах. Таким чином, процес формування у пострадянських країнах законодавства, що регулює електронний документообіг, пройшов етапи становлення (кінець 1990-х - перша половина 2000-х рр.) і подальшого розвитку (друга половина 2000-х - початок 2010-х рр.). Досягнення і досвід у розбудові правової бази у цій сфері заслуговують врахування і творчого осмислення як на теоретичному, так і на практичному рівнях.

Отже, враховуючи системний підхід до поняття «документ», його основні функції, суттєву відмінність електронного документа від традиційного паперового документа та електронне середовище його обігу, сучасні правові і технологічні підходи до визначення поняття електронного документа та його носія, практику сучасного документообігу та положення вітчизняного законодавства, вважаємо, питання сутності електронного документа в сучасній юридичній науці потребують подальшого поглибленого дослідження.

Список використаної літератури:

1. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2731:2004. - К.: Держспоживстандарт України, 2005.

2. Єдина система конструкторської документації. Електронні документи. Загальні положення: ДСТУ ГОСТ 2.051:2006 (ГОСТ 2.051-2006, IDT)

3. Інформація та документація. Видання електронні. Основні види та вихідні відомості: ДСТУ 7157:2010

4. Про електронні документи та електронний документообіг. Закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Відомості ВР України. - 2003. - № 36. - С. 275.

5. Про електронний цифровий підпис. Закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV // Відомості ВР України. - 2003. - № 36. - С. 276.

6. Блажівська Н. Електронний документ як доказ в адміністративному судочинстві / Н. Блажівська // Юридичний вісник України. - 2013. - 26 січня-1 лютого. - С. 6.