Разработка информационной подсистемы "1С: Центр сертифицированного обучения" для конфигурации 1С: Франчайзи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Одной из характерных особенностей современного развития автоматизированных систем управления (АСУ) является усложнение структуры различных подсистем, что в первую очередь обусловлено ростом размеров и сложности процессов обработки и передачи информации, а также процессов управления самими подсистемами. Это выдвигает ряд проблем, связанных с научно-обоснованным построением структуры таких систем, эффективным формированием состава подсистем передачи и обработки информации. Актуальными являются вопросы постановки и формализации задач синтеза структур, разработки оптимизационных и имитационных моделей, а также построения на их основе процедур синтеза структуры систем, позволяющих учитывать динамику функционирования элементов системы. В связи со сложностью постановки и решения задач синтеза структуры сложных систем наибольший эффект от их использования может быть достигнут при создании крупномасштабных и типовых систем, в частности АСУ [2]. Существенное влияние на структуру систем управления оказывает развитие средств вычислительной техники: появление многопроцессорных и многомашинных вычислительных комплексов и сетей ЭВМ, а также усложнение процессов обработки и обмена информацией - все это увеличивает число анализируемых вариантов построения системы, повышает требования к эффективности и качеству принимаемых проектных решений по выбору и дальнейшему развитию структуры системы.

Задача функционирования АСУ - обеспечить руководителей и управленческий персонал достоверной социальной, экономической, научно-технической и другой необходимой информацией для повышения эффективности управления. При использовании АСУ повышается своевременность, научная обоснованность и объективность принимаемых решений за счет повышения достоверности поступающей информации об имеющихся ресурсах, текущем и планируемом состоянии организации т.д. Это позволяет повысить степень обоснованности принимаемых решений, обеспечить четкую согласованность решений, принимаемых на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях, что приводит к росту производительности труда, сокращению непроизводительных потерь.

Главная цель АСУ - улучшение качества управления предприятием для производства высококачественной продукции и услуг, пользующихся спросом, на рынке сбыта, с целью получения максимальной прибыли в существующих на данный момент условиях рыночной экономики.

Появление автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУТП) стало следствием синтеза и встречного развития автоматизированных систем управления (АСУ) и локальной автоматики. В настоящее время создание АСУТП, особенно небольших, не является чем-то исключительным. Наработаны типовые схемы, схемные и программные решения, используя которые разработчики даже не акцентируют внимание на том, что они создают АСУТП, - просто решаются текущие задачи управления оборудованием или процессом.

Целью дипломного проектирования является создание информационной подсистемы «1С: Центр сертифицированного обучения» для конфигурации 1С: Франчайзи, которая призвана обеспечить автоматизацию процесса отчетности по обслуживанию на авторских курсах фирмы «1С», и более быстрое получение информации о прошедших обучение в данном Центре сертифицированного обучения. Тем самым позволит сэкономить ресурсы и улучшить формы управления.

1. ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Общая характеристика НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Информационная подсистема предназначена для НОУ ДПО «Бизнес Образование», функционировать она будет в НОУ ДПО «Бизнес Образование». Данная организация в ходит в состав ООО «Бизнес ИТ».

Группа компаний "Бизнес ИТ" работает с 1995 года, специализируется на комплексной автоматизации бизнес процессов всех видов учета. Исполняет проекты по производству и внедрению бухгалтерских, банковских, торговых, управленческих, информационных и производственных систем и др. За 15 лет компания стала крупнейшим центром разработки, внедрения программных комплексов и оказания консалтинговых услуг в Ставропольском крае. Компания предлагает целый комплекс программных продуктов и услуг практически для любой сферы бизнеса. Может оказать помощь на любой стадии развития предприятия, начиная от профессионального консалтинга и заканчивая комплексной автоматизацией всех бизнес-процессов как начинающей фирмы, или филиала, так и крупной компании, холдинга.

Полное фирменное наименование на русском языке: Негосударственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «Бизнес Образование», создано в соответствии с законом Российской Федерации «Об образовании», другими законодательными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, решением о создании от 19.07.2007г. на неограниченный срок. Сокращенное наименование общества: НОУ ДПО «Бизнес Образование».

Реквизиты НОУ ДПО «Бизнес Образование»:

- юридический адрес: 357500, Россия, Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. 1-ая Промышленная 3А.

- ИНН 2635104260;

- КПП 263501001;

- расчетный счет: 40703810360000100283 в банке СЕВЕРО-КАВКАЗКИЙ БАНК СБЕРБАНКА РФ.

В своей деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование» руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Законом Российской Федерации «О некоммерческих организациях», другими законами и нормативными актами Российской Федерации, нормативными актами Министерства образования Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Учреждение предоставляет услуги дополнительного профессионального образования (переподготовки и повышения квалификации) в области экономики, менеджмента и автоматизации деятельности организаций.

НОУ ДПО «Бизнес Образование» имеет сертификат «Центр сертифицированного обучения» фирмы «1С». Все ЦСО проводят учебные курсы по единым сертифицированным методикам и материалам. Курсы разработаны преподавателями «1С-Учебных центров», и авторизованы специалистами отдела разработки фирмы «1С».

Группа компаний «Бизнес ИТ» имеет лицензию, подтверждающую, что учебный центр группы компаний «Бизнес ИТ» - НОУ дополнительного профессионального образования «Бизнес Образование», имеет право осуществления образовательной деятельности по следующим образовательным программам:

- экономика и менеджмент строительной организации;

- управление деятельностью организации;

- документальное обеспечение управления;

- учет в бюджетных организациях;

- прикладные решения для управления и учета системы программы «1С: Предприятие 8».

Лицензия выдана министерством образования Ставропольского края.

Слушатели, прошедшие программу обучения в учебном центре получают свидетельство о повышении квалификации.

Слушатели, прошедшие отдельный курс, входящий в любую из программ, получают сертификат о краткосрочном обучении.

Предприятия-плательщики могут учитывать затраты на обучение до налогообложения. Бюджетные организации могут использовать на оплату обучения целевые средства, выделяемые на обучение и повышение квалификации.

Таким образом, материал, преподаваемый в ЦСО, одобрен методистами и разработчиками прикладных решений. Преподаватели, читающие курсы в компании, прошли обучение в фирме «1С» по каждому курсу и сдали экзамены на право его преподавания. Каждый из них имеет именной сертификат. Богатый опыт преподавателей по внедрению и настройке программных комплексов на реальных проектах помогает построить обучение в виде практических занятий с использованием примеров из опыта компаний «Бизнес ИТ» с различными видами деятельности, преподнести аудитории бесценный опыт российских компаний.

Сегодня функциональные программы на платформе «1С: Предприятие 8» используются во всех сферах экономики. Поэтому перед руководством как небольшой, так и крупной компании стоит задача сформировать профессиональный коллектив с навыками работы в современных программных системах фирмы «1С». Возникает потребность в квалифицированном обучении IT-специалистов, бухгалтеров, менеджеров, руководителей предприятий и т.д.

Учебный центр может предложить следующие виды курсов:

1. 1С: Предприятие 8 Использование конфигурации «Зарплата и управление персоналом (пользовательские режимы).

2. 1С: Предприятие 8. Управление торговлей. Практическое применение типовой конфигурации.

3. 1С: Предприятие 8 Внедрение и адаптация типового решения «Управление торговлей».

4. 1С: Бухгалтерия 8. Первые шаги.

5. 1С: Предприятие 8. Использование конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (пользовательские режимы).

6. 1С: Предприятие 8. Внедрение и адаптация конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (конфигурирование в типовом решении).

7. Введение в конфигурирование в системе 1С: Предприятие 8. Основные объекты.

8. Использование запросов в системе 1С: Предприятие 8.

По окончании обучения каждый слушатель получает свидетельство фирмы «1С» о прохождении курса обучения. Этот документ является официальным подтверждением того, что специалист может эффективно использовать ту или иную программу в своей работе, и действителен не только по всей территории России, но и в странах СНГ. Самому пользователю такое свидетельство дает официальное подтверждение навыков работы с программой «1С», преимущества перед коллегами при продвижении по службе или приеме на работу и уверенность в своих знаниях.

1.2 Анализ функциональной структуры НОУ ДПО «Бизнес Образование»

1.2.1 Организационная структура предприятия

Все организационные подразделения предприятия осуществляют свою деятельность в тесном взаимодействии. Схема организационной структуры представлена на рисунке 1.1. Директор ведет общий контроль над деятельностью предприятия, поиск партнеров и стратегических клиентов, занимается разработкой ассортимента услуг, ценовой политики, системы оплаты труда, подбором персонала, управление основными средствами их наличием и исправностью. Также осуществляет планирование загрузки мобильного класса, подготовку документации к участию в конкурсах и аукционах, разработку новых форм и каналов сбыта.

Рисунок 1.1 - Схема организационной структуры компании

Бухгалтерия - бухгалтерский, налоговый и кадровый учет компании.

В задачи решаемые отделом продаж входят следующие составляющие:

- помощь в выборе клиенту набора курсов;

- оформление заявок;

- заключение контрактов, документальное сопровождение сделок;

- продвижение услуг.

В состав учебного отдела входят администратор учебного центра и преподаватели. Администратор учебного центра формирует график курсов, размещает их на сайте компании и фирмы 1С, ведет бронирование учебных классов, взаимоотношения с поставщиками учебных материалов(заказ методического пособия и его апгрейд, заказ учебного программного обеспечения, экзаменационных билетов, бланков документов в типографиях, документальное сопровождение сделок). Он также осуществляет контроль подготовки классов к началу обучения, интвентарно-материальное обеспечение процесса обучения, организацию кофе-брейков и обедов, сбор регистрационных данных с обучающихся, анкетирование по итогом обучении, выписка, выдача и ведение реестра документов об обучении, ведение реестра договоров, разработку информационного пополнения рекламной продукции, консультирование по курсам обучения, организация студенческих мероприятий, отчетность в 1С по их авторским курсам, документальное сопровождение процессов подготовки аттестации преподавателей, получение отзывов клиентов о работе компании.

Преподаватели учебного отдела отвечают за ведение учебного процесса, консультирование в пост учебный период, подготовка и сертифицирование на право ведения авторских курсов 1С. Также они занимаются доработкой учебных материалов, разработкой собственных курсов и методических материалов к ним, внесением предложений по оптимизации учебного процесса.

Отдел программного и технического сопровождения обеспечивает наличности исправности компьютерной и демонстрационной техники в учебных классах и на рабочих местах сотрудников, систем пожарной безопасности и охранной системы, локальной сети, оргтехники, установка программного обеспечения перед началом обучения, администрирование серверов, операционных систем. Также осуществление контроля использования лицензионного программного обеспечения на рабочих станциях, срочное устранение технических и программных неполадок.

Отдел рекламы - ведут информационно-рекламное наполнение сайта компании, разрабатывают макеты внешней рекламы продукции компании, выпускают корпоративную газету «Прогрессивный бухгалтер», ведут всю работу с базой подписчиков, разрабатывают, согласовывают с руководством и реализуют план рекламы на год, занимаются сбором и публикацией отзывов клиентов, ведут всю работу и документооборот компенсации затрат на рекламу с фирмой 1С.

1.2.2 Построение организационно-функциональной схемы предприятия

Для анализа организационно-функциональной структуры НОУ ДПО «Бизнес Образование» используем метод декомпозиции по функциональному признаку. Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления. В принципе создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые он выполняет. Конкретные характеристики и особенности деятельности того или иного подразделения (блока) соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всего предприятия. В результате получена следующая функциональная схема НОУ ДПО «Бизнес Образование» (рисунок 1.2).

Используя организационно-функциональную схему НОУ ДПО «Бизнес Образование» (рисунок 1.2), произведем изучение процессов протекающих в функциональных областях деятельности организации и непосредственно сами функциональные области деятельности (таблица 1.1).

Рисунок 1.2 - Организационно-функциональная схема НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Таблица 1.1 - Функциональные области деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование» и процессы, в них протекающие

Функциональные области	Процессы, протекающие в функциональных областях
1. Управленческая	1.1 Общий контроль над деятельностью предприятия 1.2 Поиск партнеров и стратегических клиентов 1.3 Экономический анализ, планирование финансово-экономической деятельности предприятия
2. Обеспечивающая	2.1 Бухгалтерский учет 2.2 Налоговый учет 2.3 Кадровый учет 2.4 Продвижение услуг 2.5 Информационно-рекламное наполнение сайта компании 2.6 Разработка макетов внешней рекламы продукции компании 2.7 Обеспечение наличности исправности компьютерной и демонстрационной техники 2.8 Обеспечение исправности систем пожарной безопасности и охранной системы 2.9 Администрирование сервера и локальной сети
3. Производственная	3.1 Помощь в выборе клиенту набора курсов 3.2 Оформление заявок 3.3 Заключение контрактов, документальное сопровождение сделок 3.4 Подготовка к процессу обучения 3.5 Проведение курсов 3.6 Доработка учебных материалов и оптимизация учебного процесса

1.3 Анализ организационно-управленческой структуры предприятия

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношения друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру. Под организационно-управленческой структурой предприятия понимается состав (перечень) отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления фирмы, а также набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии. Базой для построения организационной структуры управления предприятием является организационная структура производства (рисунок 1.1).

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего, структура должна отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз, планирование, контролируемая деятельность по реализации планов, учет и анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система управления НОУ ДПО «Бизнес Образование» функционирует на основе установленных документально (положения о подразделениях, должностные инструкции и т.п.) и сложившихся практически правил. Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности, которые в свою очередь включают соответствующие подпроцессы.

Организационно-управленческая структура предприятия представляется в виде трех уровней управления: верхнего, среднего и низшего (оперативного). Во главе верхнего уровня управления находится директор. Он осуществляет общее руководство деятельностью организации и несет ответственность за выполнение задач, непосредственно входящих в его обязанности. В непосредственном подчинении у директора находятся: главный бухгалтер, инженер по техническому развитию и эксплуатации, сотрудники отделов.

Организационно-управленческая структура НОУ ДПО «Бизнес Образование» представлена на рисунке 1.3.

На основании построенной организационно-управленческой структуры и таблицы функциональных областей построена организационно-функциональная модель предприятия в виде таблицы матрицы (таблица 1.2). На пересечении строк ответственных лиц (подразделений) и столбцов (номеров и наименований задач) в таблице 1.2 проставлены следующие символы:

? Ч ? основной участник процесса;

? / ? частичное участие в процессе;

? * ? основная ответственность за выполнение процесса.

Из анализа таблицы 1.2 можно сделать следующие вывод о том, что перегрузок персонала нет, степень специализации умеренная.

Рисунок 1.3 - Организационно-управленческая структура НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Таблица 1.2 - Организационно-функциональная модель НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Исполнители

Функциональные области деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование»

1. Управленческая

2. Обеспечивающая

3. Производственная

1.1

1.2

1.3

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

2.7

2.8

2.9

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

Директор

Ч

*

/

/

/

/

*

*

*

*

*

*

/

Главный бухгалтер

/

*

*

*

*

Менеджер по продажам

/

/

Ч

Ч

Ч

Специалисты отдела рекламы

/

Ч

Ч

Ч

Администратор учебного центра

/

/

/

/

/

/

*

Ч

Преподаватели

/

Ч

*

Специалисты отдела программного и технического обеспечения

Ч

Ч

Ч

Ч

/

Бухгалтерия

/

Ч

Ч

Ч

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.4 Анализ целей предприятия и построение дерева целей

Управление предприятием всегда должно иметь некоторую цель. В качестве примеров целей управления можно привести снижение издержек производства, повышение прибыли и др. Цель процесса управления должна быть сформулирована явно и, по возможности, с применением количественных оценок. Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Как правило, цели задаются в виде достаточно общих целевых установок для системы в целом и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням иерархической структуры системы. Для построения дерева целей используют системный анализ, конечная цель которого оказать помощь в понимании и решении имеющейся проблемы, что сводится к поиску и выбору варианта решения проблемы. Результатом будет выбранная альтернатива либо в виде управленческого решения, либо в виде создания новой системы (в частности, системы управления) или реорганизации старой, что опять же является управленческим решением [1].

В соответствии с Уставом НОУ ДПО «Бизнес Образование» главной целью (С) деятельности является осуществление хозяйственной и иной деятельности, направленной на максимизацию прибыли (распределяемой между учредителями, а также используемой для развития собственной производственной базы и модернизации производства).

Дерево целей является полезным материалом для руководителей рассматриваемой организации, способствующим принятию более эффективных решений, а также может быть использовано для выявления первоочередных задач совершенствования управления предприятием.

Развернутое представление целей деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование», средства и критериев их достижения показано в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Цели деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование» средства и критерии их достижения

Код цели	Код и формулировка подцели	Средства достижения цели	Критерий достижения цели
1	2	3	4
С1	Обеспечение сбалансированности ведения качественного бухгалтерского учета и оптимального налогового учета	С11 - своевременное закрытие документов по сделкам с контрагентами; С12 -качественный учет доходов и расходов полном объеме; С13 - подготовка и сдача налоговой отчетности, статистической отчетности в соответствии с законодательством и сроками; С14 - соблюдение финансового, бухгалтерского, налогового и трудового законодательства в деятельности организации.	Отсутствие замечаний, предписаний и штрафов со стороны контролирующих органов. Сохранение прибыльности результатов деятельности.
С2	Организованный объем сбыта в соответствии с максимальной мощностью основных средств, при сохранении максимально возможной прибыльности и обеспечения лидерства в регионе по качеству услуг	С21 - постоянная реклама и информирование рынка об услугах компании, с позиции динамичности предложения, отвечающего спросу; С22 - мониторинг потребностей рынка спроса и конкурентности предложений; С23 - Обеспечение необходимого объема продаж.	Общая прибыль предприятия на уровне от 20 до 40%.
С3	Обеспечение бесперебойного технико-программной работоспособности классов, обеспечение соблюдения законодательства о лицензионном программном обеспечении	С31 - Проверка состояния сети и ПО перед началом обучения; С32 - Проверка и очистка машин от лишних баз, документов и т.п.; С33 - Подача заявок на приобретение лицензионного ПО, своевременное обновление техники.	Отсутствия замечаний, предписаний, штрафов со стороны контролирующих органов. Отсутствие замечаний преподавателей по факту программных или технических сбоев во время обучения.
С4	Диспетчеризация с целью оптимизации загрузки основных средств для достижения их максимального фондоотдачи	С41 - Обеспечение бесперебойности снабжения учебного процесса, обеспечение предоставления услуг; С42 - Развитие сопутствующих услуг (ведение графиков занятости учебных классов, соблюдение регламента набора групп и заказа учебных материалов).	Отсутствие жалоб со стороны обучающихся. Наличие высшей оценки по пяти бальной системе со стороны обучающихся по трем критериям: организационный, методический, педагогический. Наличие повторных обращений обучившихся.

Схема дерева целей деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование» представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 - Дерево целей деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование»

1.5 Анализ проблемных ситуаций НОУ ДПО «Бизнес Образование» и обоснование путей их решения

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня или, вернее, группу проблем еще нужно вычленить, сформулировать. И это далеко не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место.

В таблице 1.4 представлены проблемные ситуации НОУ ДПО «Бизнес Образование».

Таблица 1.4 ? Проблемные ситуации НОУ ДПО «Бизнес Образование» и способы их решения

Проблемные ситуации	Способы решения
1	2
Недобор в группы для обучения, в связи с отказом от услуг предприятия.	1. Создание и строгое соблюдение регламента набора группы, включая строгое отслеживание предварительной оплаты и заключения договора об обучении 2. Включение в договор пунктов о внесении оплаты заблаговременно, до сроков начала обучения, достаточных для поиска нового клиента в случае отказа
Неразвитость продвижения сопутствующих услуг и обучения	1. Создание информационной базы, позволяющей группировать обучившихся в списки по признакам потребностей с целью дальнейшей обработки этих целевых групп по общим для них предложениям
Трудозатратность процесса отчетности перед фирмой «1С» по обучению на авторских курсах	1. Создание средства автоматизации учета обучившихся с возможностью отбора и вывода на печать групп по признакам сроков обучения со всеми реквизитами и в форме необходимой для отчетности

1.6 Выбор проблемной ситуации для разрешения в дипломном проекте

По требованию заказчика в лице директора НОУ ДПО «Бизнес Образование» для реализации предложена автоматизация процесса составления отчетности по обучению на авторских курсах фирмы «1С».

Задачи необходимые решить при проектировании:

1. Доработать формы регистрации событий по клиенту в системе 1С: Франчайзи, в целях внесения в нее реквизитов необходимых в отчете на стадии работы менеджера с клиентом.

2. Обеспечить механизм отбора необходимых реквизитов из карточек клиентов в объект конфигурации Отчет системы 1С: Франчайзи.

3. Обеспечить механизм выгрузки отчета из 1С: Франчайзи в формат приложения MS Excel согласно утвержденной форме.

4. Разработать механизм автоматического переноса данных из электронных анкет, обучающихся в карточку клиента.

Информационная подсистема должна обеспечивать:

- большую информационную емкость;

- высокую степень сохранности данных;

- возможность последующей модернизации;

- быструю обработку входящих данных.

При выборе проблемы автоматизации необходимо учесть уровень готовности предприятия к решению проблемы (наличие ресурсов, информационной базы и технических средств, уровень подготовки персонала и т.д.). Так как разрешение вышеописанной проблемы существенным образом повлияет на достижение основной цели предприятия, то руководство компании готово выделить необходимые средства и ресурсы.

Далее проведем анализ существующей на предприятии информационной базы и технических средств.

В компании НОУ ДПО «Бизнес Образование» рабочие станции организованы на базе персональных компьютеров класса Pentium IV с тактовой частотой процессора свыше 2,8 ГГц, ОЗУ 512 МБ и выше, что позволяет справляться со всем спектром задач предприятия.

Наличие вычислительной техники и периферийных устройств в отделах отображено таблице 1.5, цифры в строках означают количество имеющихся устройств, пустая ячейка - отсутствие. Также имеется один общий принтер. На рисунке 1.5 представлена примерная схема локальной сети организации.

Подготовка персонала НОУ ДПО «Бизнес Образование» находится на высоком уровне. Все сотрудники имеют высшее образование, специализация которого соответствует задачам, решаемым на рабочем месте. Специалисты всех отделов подтверждают высокую квалификацию, опыт и навыки работы в соответствующих областях наличием сертификатов фирмы «1С», при необходимости повышают уровень знаний, проходя различные курсы повышения квалификации, участвуя в конференциях и семинарах.

Рисунок 1.5 - Примерная схема локальной сети НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Необходимость оценки уровня подготовленности сотрудников компании обуславливается, тем, что при расчете затрат на разработку и внедрение программного продукта необходимо учесть, какие средства необходимо выделить на обучение персонала, то есть конечных пользователей. Однако, этих расчетов удастся избежать, так как специалисты, которые будут работать с разрабатываемой подсистемой имеют достаточный опыт взаимодействия с подобными программными продуктами и конфигурациями.

Таблица 1.5 - Наличие вычислительной техники и периферийных устройств

Отделы	Типы вычислительной техники и периферийных устройств
	ПК	Ноутбук	Принтер	Факс	Копировальный аппарат	Сканер	Телефон	Проектор	Wi-Fi станция
Директор	1	1	1				1
Отдел продаж	2		1	1			2
Отдел рекламы	2		1				1
Отдел программного и технического сопровождения	5	2					3
Бухгалтерия	2		2		2	1	2
Учебный отдел	1						1
Учебный центр	18							4
Передвижной учебный класс		10							1

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.7 Анализ информационных и материальных потоков по выбранной проблемной ситуации

Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия. Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения. Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:

- дублирование предоставляемой информации;

- отсутствие релевантной (существенной) информации;

- отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;

- несвоевременность предоставления информации;

- информация может не доходить до адресата;

- после получения информации могут потребоваться уточнения.

В процессе анализа информационных потоков предприятия изучаются процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков - выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек [14].

Каждый информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:

- документ (на чем физически содержится информация);

- проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

- исполнителя (человека, который эту информацию передает);

- периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

- на уровне предприятия детализация производится до подразделения, т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

- на уровне подразделения детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Материальный поток - находящиеся в состоянии движения материальные ресурсы (МР), незавершенное производство (НП) и готовая продукция (ГП), к которым применяются логистические виды деятельности, связанные с их физическим перемещением в пространстве: погрузка, разгрузка, затаривание, перевозка, сортировка, консолидация, разукрупнение и т.п.

Под входным материальным потоком понимается внешний поток, поступающий в логистическую систему из внешней среды. Выходной материальный поток - это поток, выходящий из логистической системы и поступающий во внешнюю для нее среду. Входные и выходные материальные потоки являются формой реализации циклических связей, т. е. связей, в которых выход из одной микрологистической системы одновременно является входом в другую и наоборот.

Опишем процесс обучения на курсах ЦСО (центр сертифицированного обучения) в нотации IDEF0 и IDEF3, воспользовавшись пакетом компьютерной поддержки технологии моделирования BPwin 4.1, который непосредственно затрагивает выбранную ранее проблемную ситуацию.

Рисунок 1.6 - Контекстная диаграмма «Обучение на курсах ЦСО».

Действия, отображенные в работах «Набор курсов» и «Заказ методического материала», автоматизированы и выполняются в 1С: Франчайзи. 1C:Франчайзи - типовая конфигурация «1С: Управление Торговлей», доработанная под специфику бизнес процессов ИТ-компаний являющихся партнерами фирмы. «1С». Остальные работы выполняются в бумажном виде, с последующим переносом данных в Excel.



Рисунок 1.7 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Обучение на курсах ЦСО».

Рисунок 1.8 - Декомпозиция работы «Набор группы»



Рисунок 1.9 - Декомпозиция работы «Заказ методического материала»

Рисунок 1.10 - Декомпозиция работы «Анкетирование»

Рисунок 1.11 - Декомпозиция работы «Создание акта об оказании услуги»

Рисунок 1.12 - Декомпозиция работы «Создание отчета для «1С» »

Выводы по главе

Одним из основных видов деятельности НОУ ДПО «Бизнес Образование» является предоставление услуг дополнительного профессионального образования (переподготовки и повышения квалификации) в области экономики, менеджмента и автоматизации деятельности организаций.

Коммерческая деятельность предприятия НОУ ДПО «Бизнес Образование» успешно развивается, что позволяет получать прибыль, для дальнейшего расширения и развития предприятия.

Анализ проблемных ситуаций, существующих в работе предприятия, показывает, что основным путем их разрешения является введение в эксплуатацию новой подсистемы Автоматизация процесса составления отчетности предприятия НОУ ДПО «Бизнес Образование».

Анализ готовности предприятия к решению проблемы показал, что НОУ ДПО «Бизнес Образование» располагает соответствующим количеством ресурсов, качеством информационной базы, технических средств и уровнем подготовки персонала, для достижения цели автоматизации.

Описание и анализ процесса обучения с помощью декомпозиции, четко определил его часть, которая нуждается в доработке и автоматизации. А именно, процесс составления отчетности по обучению на авторских курсах фирмы «1С».

2. ОПИСАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Общее представление функциональной структуры НОУ ДПО «Бизнес Образование»

Автоматизированная система управления (АСУ) - человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Среди технических средств, используемых АСУ, особое место занимают средства вычислительной техники. Именно их использование позволяет считать АСУ человеко-машинной системой, что является главным признаком, отличающим АСУ от других систем управления.

Создание АСУ начинают с изучения укрупненных характеристик системы, подлежащей автоматизации. Последняя рассматривается как некоторая целостность, обладающая определенными свойствами. Выделение частей системы проводится укрупнено лишь настолько, чтобы было понятно, каким образом и какими средствами она выполняет свои функции. Детализация средств и способов реализации системой своих функций проводится лишь в той степени, в какой это необходимо для понимания работы системы в целом. Сведения о системе обычно получают из литературных источников и других печатных материалов, непосредственным наблюдением за процессом функционирования системы, в результате бесед и опросов сотрудников [2]. При этом следует помнить о необходимости перекрестной проверки, сопоставления сведений, полученных из разных источников. Выявляемые разногласия являются свидетельством необходимости более тщательного изучения данного фрагмента; недопустимо считать один из источников, хотя бы собственные наблюдения, более достоверным и пренебрегать другими.

В соответствии с методологией системного анализа изучение начинают с выявления глобальной или общей цели исследуемой системы.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

- информационного обеспечения АСУ - совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

- организационного обеспечения АСУ - совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

- технического обеспечения АСУ - комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

- математического обеспечения АСУ - совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

- программного обеспечения АСУ - совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

Все функциональные подсистемы используют общее информационное и техническое обеспечение. Это означает, что необходимо так создать и организовать работу комплекса технических средств, чтобы своевременно решать все задачи функциональных подсистем, как регламентированных во времени, так и возникающих в случайные моменты, при высокоэффективной загрузке ЭВМ и других технических средств [14].

На рисунках 2.1 и 2.2 представлен алгоритм процесса составления отчетности по обучению на авторских курсах фирмы «1С» до и после автоматизации.

Рисунок 2.1 - Алгоритм процесса составления отчетности по обучению на авторских курсах фирмы «1С» до автоматизации

Функциональная структура АСУ до автоматизации и после, представлена на рисунке 2.3 и рисунке 2.4 соответственно.



Рисунок 2.2 - Алгоритм процесса составления отчетности по обучению на авторских курсах фирмы «1С» после автоматизации

Все подсистемы входящие в состав функциональной структуры автоматизированной системы управления организации не являются ярко выраженными программными продуктами, они тесно переплетены и очень часто взаимодействуют между собой, таким образом, рассмотрение их функциональных возможностей возможно, но только при словесном описании, на практике же зачастую деление на подсистемы не разумно.

Автоматизированные подсистемы, отображенные в функциональной структуре АСУ НОУ ДПО «Бизнес Образование», входят в состав программного продукта «1С: Франчайзи», который является доработанной версией конфигурации «1С: Управление торговлей», специально созданной для компаний партнеров фирмы «1С». Фирмы-франчайзи работают под единой маркой «1С: Франчайзинг», имеют в своем составе аттестованных фирмой «1С» специалистов, что гарантирует высокое качество выполнения типового набора услуг, начиная от инсталляции и настройки прикладной конфигурации до интеграции программы с другими пакетами, обучения пользователей и постановки учета на предприятии в полном объеме.

Рисунок 2.3 - Функциональная структура АСУ предприятия до автоматизации



Рисунок 2.4 - Функциональная структура АСУ предприятия после автоматизации

Информационные системы принято делить на классы на основе их способности решать задачи разного уровня сложности и поддерживать различное число пользователей. Говорят, что масштаб системы определяется числом пользователей, для которых данная система доступна. Если рассматривать функционирующую АСУ с точки зрения масштаба, то ее можно отнести к локальным системам. Она охватывает большое число функций, их внедрение требует специальных консультантов, но работает она с относительно небольшим числом пользователей.

Проанализировав структуру функциональных подсистем на соответствие требованиям мисси предприятия и прогрессивных мировых стандартов, можно сделать вывод, что данная система представляет собой интеграцию двух классов систем - ERP и CRM. ERP-система - информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Управление отношениями с клиентами (Customer Relations Management, CRM) - это стратегия, основанная на применении таких управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодных отношений с ними. Прикладное решение «1С: Управление торговлей» в комплексе решает задачи управленческого и оперативного учета, анализа и планирования; автоматизирует торговые, финансовые и складские операции; обеспечивает современный уровень управления предприятием [10]. Предметная область, автоматизируемая прикладным решением, может быть представлена в виде следующей схемы (рисунок 2.5).

Автоматизированная подсистема «Управление продажами» включает:

- анализ первичного интереса клиента;

- формирование заказов клиента и контроль их исполнения;

- анализ просроченных задолженностей и планирование поступления выручки;

- контроль отгрузки товаров.

Рисунок 2.5 - Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С: Управление торговлей»

Автоматизированная подсистема «Детальное планирование и контроль денежных средств» позволяет формировать платежный календарь, с помощью которого можно детально спланировать движение и остатки денежных средств, распределить исходящие платежи, выявить кассовые разрывы и принять меры к их устранению; формировать заявки на расходование денежных средств, а также контролировать выполнение платежей по этим заявкам. В учете безналичных денежных средств разделена регистрация оперативной информации о входящих и исходящих платежах (по первичным платежным документам) и регистрация выписок (реализованных отдельным документом). Это позволяет повысить оперативность учета (в частности, взаиморасчетов), не искажая при этом учет средств на расчетных счетах, облегчить обработку платежек и выписок, получить полный контроль над денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения. В программе реализован механизм учета расчетов с банком по эквайринговым операциям. Помимо регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, вы сможете отражать в системе отчеты от банков по зачислению платежей, списанию возвратов, удержанию комиссии, что позволяет отследить каждую операцию от момента проведения платежа до поступления средств на расчетный счет.

Подсистема «Управление отношениями с клиентами» позволяет решать следующие задачи:

- хранение и актуализация контактной информации о клиентах, автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом;

- регистрация контактов и событий с клиентами и автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом;

- автоматизированные контакты с клиентами и продавцами с помощью встроенного почтового клиента;

- обмен контактной информации с внешними почтовыми программами, а также использование внутреннего почтового клиента;

- проведение анализа отношений с клиентами, автоматическое деление клиентов на различные категории (АВС и XYZ анализ контрагентов);

- представление пользователям информации об истории отношений с клиентами.

Предусмотрена оценка работы менеджеров, которая производится по совокупности различных показателей: полнота заполнения базы данных контактной информацией, количество контактов с покупателями, анализ изменения стадий отношений с покупателями, анализ количества потерянных покупателей по отношению к общему количеству клиентов (коэффициент удержания покупателей), количеству выполненных заказов покупателей, сумма продажи, сумма полученной выручки, сумма оплаты.

Список показателей произвольно настраивается пользователем.

Предусмотрена возможность оценки работы менеджеров по перечисленным показателям, как в абсолютном, так и в процентном отношении. Предусмотрена возможность сравнительной оценки работы менеджеров в виде рейтинга лучших менеджеров.

Автоматизированная подсистема «Управление заказами покупателей» позволяет:

- реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранной стратегией и схемами работы, используемыми на предприятии (работа со склада, под заказ);

- оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;

- обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;

- удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

- предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

- отгрузка товара из свободного складского остатка;

- предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой;

- размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика);

- «работа под заказ», то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Средства автоматического резервирования и размещения позволяют оптимальным образом разместить заказы покупателей по заказам поставщикам и по свободному остатку товара на складах. Можно назначить группу складов, на которых будет производиться автоматическое резервирование товаров (группа доступности складов). Провести анализ текущего состояния заказов можно с помощью отчета «Анализ заказов покупателей».

Автоматизированная подсистема «Планирование продаж и закупок» предусматривает составление планов продаж и закупок по различным сценариям. Планы могут быть составлены как укрупненные (по номенклатурным группам), так и уточненные по отдельным позициям номенклатуры. При составлении планов можно учитывать объем продаж и закупок за предыдущий период, ранее составленные планы, а также оформленные заказы покупателей и поставщиков. Для преобразования планов предусмотрен помощник планирования.

Автоматизированная подсистема «Анализ цен и управление ценовой политикой» позволяет регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов.

Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Есть возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.

Отпускные и закупочные цены можно регистрировать в разрезе характеристик товаров, изменения сразу по нескольким типам цен можно занести одним документом. Для предприятий, жестко привязывающих свои отпускные цены к ценам поставщиков, будет полезна возможность автоматического формирования отпускных цен на основе цен, указанных в документе поступления и заданных торговых наценок.

Реализована система скидок:

- различные виды скидок: ручные, автоматические, скидки по дисконтным картам;

- назначение скидок по ценовым и номенклатурным группам товаров;

- указание периода и времени действия скидки (дни недели, ночные часы и т.д.);

- гибкий подбор условий предоставления скидки: по сумме продажи, по количеству конкретного товара, по виду оплаты;

- разделение скидок на оптовые и розничные: оптовые скидки назначаются контрагентам-покупателям, розничные скидки действуют в выбранных розничных магазинах (складах);

- отмена скидки до окончания периода ее действия производится специальным документом.

Автоматизированная подсистема «Мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности» механизм, который позволяет организовать регулярное формирование и доставку руководящему составу компании информации о текущем состоянии дел на предприятии. Проводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д.

В автоматизированной подсистеме «Управление складскими запасами» реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Программа позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары. Также предусмотрен учет некондиционных товаров и возможность их реализации со скидкой. Товары поступают с предопределенным значением качества «Новый». Качество партии товара может быть скорректировано специальным документом. Для продажи некондиционных товаров используется специальный вид операции документа «Реализация товаров и услуг». Возможность будет востребована торговыми предприятиями, разделяющими в своей деятельности партии товаров по степени их качества. Инвентаризация товаров на складе производится с автоматическим подсчетом разницы между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. Затем оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров). Поступление, перемещение, реализация и возврат товара оформляются по ордерной схеме, позволяющей разнести во времени моменты выписки первичных документов и фактического поступления (отпуска) товаров со склада. Возможность оформления поступления и реализации товаров одним документом на несколько складов позволит избежать выписки лишних документов. Возможность отключения контроля остатков товаров на складе будет полезна в начале ведения учета на предприятии.