База данных (БД) - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображенных данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочивание, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передачи по каналом связи, текст из источника [6].

Шаги проектирования базы данных:

1. Определить информационные потребности базы данных. Включает в себя опрос будущих пользователей для того, чтобы понять и задокументировать их требования.

2. Проанализировать объекты реального мира, которые необходимо смоделировать в базе данных. Сформировать из этих объектов сущности и характеристики этих сущностей и сформировать их список.

3. Поставить в соответствие сущностям и характеристикам - таблицы и столбцы (поля) в нотации, выбранной системой управления базой данных (СУБД) (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle и так далее).

Перечислив все отношения и их атрибуты, уже на этом этапе можно начать устранять излишние позиции. Каждый атрибут должен появляться только один раз; и необходимо решить, какое отношение будет являться владельцем какого набора атрибутов.

4. Определить атрибуты, которые уникальным образом идентифицируют каждый объект.

Это необходимо для того, чтобы система могла получить любую единичную строку таблицы. Необходимо определить первичный ключ для каждого из отношений. Если нет возможности идентифицировать кортеж с помощью одного атрибута, то первичный ключ нужно сделать составным - из нескольких атрибутов. Первичный ключ гарантирует, что в таблице не будет содержаться двух одинаковых строк. Во многих СУБД имеется возможность помимо первичного определять еще ряд уникальных ключей. Отличие уникального ключа от первичного состоит в том, что уникальный ключ не является главным идентифицирующим фактором записи и на него не может ссылаться внешний ключ другой таблицы. Его главная задача - гарантировать уникальность значения поля.

5. Выработать правила, которые будут устанавливать, и поддерживать целостность данных.

Будучи определенными, такие правила в клиент-серверных СУБД поддерживаются автоматически - сервером баз данных; в локальных же СУБД их поддержание приходится возлагать на пользовательское приложение. Эти правила включают:

· определение типа данных;

· установка значений по умолчанию;

· создание полей, опирающихся на домены;

· определение ограничений целостности;

· определение проверочных условий.

6. Установить связи между объектами (таблицами и столбцами), провести нормализацию таблиц для исключения избыточности данных. Существует несколько типов связей:

· связь “один-к-одному” представляет собой простейший вид связи данных, когда первичный ключ таблицы является в то же время внешним ключом, ссылающимся на первичный ключ другой таблицы;

· связь “один-ко-многим” в большинстве случаев отражает реальную взаимосвязь сущностей в предметной области., реализуется уже описанной парой «внешний ключ-первичный ключ», то есть когда определен внешний ключ, ссылающийся на первичный ключ другой таблицы;

· связь «многие-ко-многим» в явном виде в реляционных базах данных не поддерживается. Одна из наиболее распространенных способов реализации такой связи заключается во введении дополнительной таблицы, строки которой состоят из внешних ключей, ссылающихся на первичные ключи двух таблиц.

После определения таблиц, полей, индексов и связей между таблицами следует посмотреть на проектируемую базу данных в целом и проанализировать ее, используя правила нормализации, с целью устранения логических ошибок. Таким образом, идея нормализации заключается в следующем: каждая таблица в реляционной базе данных удовлетворяет условию, в соответствии с которым в позиции на пересечении каждой строки и столбца таблицы всегда находится единственное значение, и никогда не может быть множества таких значений.

Процесс нормализации заключается в приведении таблиц в так называемые нормальные формы. Существует несколько видов нормальных форм: первая нормальная форма (1НФ), вторая нормальная форма (2НФ), третья нормальная форма (3НФ), нормальная форма Бойса-Кодда (НФБК), четвертая нормальная форма (4НФ), пятая нормальная форма (5НФ). С практической точки зрения, достаточно трех первых форм - следует учитывать время, необходимое системе для «соединения» таблиц при отображении их на экране.

7. Спланировать вопросы надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

· кто будет иметь права (и какие) на использование базы данных;

· кто будет иметь права на модификацию, вставку и удаление данных;

· нужно ли делать различие в правах доступа;

· каким образом обеспечить общий режим защиты информации и так далее.

1.4.2 Теоретические основы построения автоматизированной информационной системы учета и контроля

Автоматизированная информационная система - это совокупность экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений, [7].

Изучение автоматизированных информационных систем опирается на такие понятия как «информация» и «система».

Точное определение понятию «информация» дать сложно. Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым, денежным ресурсам. С этой точки зрения информация - это новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии, данных.

Системой называется любой объект, который с одной стороны рассматривается как единое целое, а с другой - как множество взаимосвязанных и взаимодействующих между собой составных частей.

Для системы характерны такие свойства как сложность, делимость, целостность и структурированность.

Сложность определяется множеством входящих в систему компонентов, изменяющих внутренние и внешние связи и отношения.

Делимость предполагает, что система состоит из подсистем, выделенных по определенному признаку и отвечающих конкретным целям и задачам.

Целостность означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой цели.

Структурированность предполагает распределение элементов системы по уровням иерархии.

Принципы создания и функционирования АИС

Создание автоматизированных информационных систем - сложное и трудоемкое дело, требующее значительной подготовки и организации. Эффективность функционирования разработанной АИС в значительной мере зависит от научно-обоснованных методов ее создания.

Создание и функционирование АИС основывается на следующих принципах:

Системность - позволяет четко определить цели создания АИС и общие свойства, присущие системе как единому целому; выявляет критерии декомпозиции системы и многообразные типы связей между ее элементами.

Модульность - предусматривает построение АИС в виде взаимосвязанных и взаимно дополняемых модулей; причем замена одного модуля другим не нарушает целостность системы.

Адаптируемость (гибкость) - обеспечивает приспособление системы к новым условиям функционирования при сохранении ее работоспособности.

Непрерывность развития (открытость) - предопределяет АИС как систему, способную к развитию и совершенствованию при использовании новейших технологий процесса обработки данных.

Стандартизация и унификация - для проектирования АИС следует использовать в разумной мере типовые решения.

«Новые задачи» - предусматривает решение новых задач, которые ранее не рассматривались.

Надежность - предполагает устойчивость работы системы в условиях сбоя отдельных ее элементов.

Совместимость - заключается в способности взаимодействия различных АИС, имеющих информационное, техническое и технологическое сопряжение.

Однократность ввода - предусматривает одноразовый ввод информации и многократное, многоцелевое использование.

«Дружелюбность» - система должна быть простой и доступной для установки, изучения и эксплуатации.

Эффективность (окупаемость) - АИС не должна разорять пользователя и окупаться как материально, так и морально.

Автоматизация - предполагает безбумажную технологию, состоящую в комплексном использовании технических средств на всех стадиях технологического процесса обработки информации.

Безопасность - это сохранность и целостность коммерческой информации в системе.

Состав автоматизированных информационных систем:

АИС принадлежит к классу сложных объектов и как всякая система состоит из элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений, совместно с элементами, образуют структуру системы. Признаки структуризации системы задаются в зависимости от стоящих перед ней задач. АИС подразделяется на подсистемы (крупные элементы), которые в свою очередь подразделяются на более мелкие элементы (например, блоки). Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Наиболее известным подходом к структуризации АИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

Функциональная часть определяет назначение АИС, ее основные цели, задачи и функции и представляет собой состав и перечень функциональных задач управления. Существуют различные подходы к классификации АИС. Например, по уровню в системе государственного управления выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС. По среде функционирования объекта управления различают банковские АИС, страховые, налоговые, бухгалтерские и другие.

Обеспечивающая часть позволяет реализовать решение поставленных задач, раскрывая сущность и состав ресурсов, необходимых для функционирования АИС. Ее структура в значительной носит типовой характер и одинакова для АИС различных видов. Среди обеспечивающих подсистем выделяют: информационное, техническое, программное, технологическое, организационное, эргономическое, правовое и другие виды обеспечения.

2. Специальная часть

2.1 Характеристика проблемы

Основную проблему, возникающую при организации торговли в магазине, можно охарактеризовать следующими задачами:

1. Задача управления ценообразования

Малым торговым предприятиям для успешного ведения бизнеса рядом с конкурентами необходимо контролирование розничного ценообразования. Нужно постоянно сравнивать свои цены с ценами конкурентов: на товары повседневного спроса они не должны быть выше, чем у других.

2. Задача контроля работы с поставщиками

На данный момент для всех крупных поставщиков характерно динамичное изменение закупочных цен на товары. Владелец, ведущий работу на бумажных носителях, не имеет возможности контролировать все изменения закупочных цен на товары и выполнение заказов поставщиками.

3. Задача контроля товарных запасов

Процесс контроля товарных запасов содержит на две проблемы. Первая проблема заключается в том, что для небольших магазинов характерна ограниченность оборотных средств. Вторая проблема связана с тем, что торговые представители постоянно предлагают новые виды продукции. В результате в магазинах оказывается переизбыток продукции. Если учет не автоматизирован, отследить это невозможно.

4. Задача контроля продаж товаров

Отсутствие подробного учета не дает возможности провести детальный анализ продаж, что мешает более гибко реагировать на изменение спроса и быстрой закупки данного товара. Собрать точные данные о структуре и объеме продаж за нужный период просто невозможно.

5. Задача учета денежных средств

Отсутствие полноценного и детального учета движения финансовых средств, все данные о приходе и расходе денежных средств ведутся на бумажных носителях. Трудоемкие подсчеты кассы. Ежедневно ручной подсчет выручки занимает до нескольких часов.

6. Задача проведения инвентаризации

Проблема проведения инвентаризации делится на две задачи. Первая заключается в том, что часто на предприятиях отсутствует количественный учет инвентаря, а ведется только суммовой. Инвентаризация ведется на бумажных носителях, что не дает полного представления о текущих делах. После инвентаризации невозможно, достаточно точно оценить, какое количество данного товара было продано, сколько осталось на складе, выявить быстро или плохо продаваемые товары. Процесс проведения инвентаризаций является объемным и монотонным. Вторая задача связана с тем, что на время проведения инвентаризации магазин закрывается, что проводит к большой потери прибыли за день.

7. Задача работы персонала

Трудно избежать ошибок, которые может допустить кассир при ручном счете, и еще труднее бороться с воровством сотрудников. Отсутствие контроля товарных запасов приводит к таким нарушениям со стороны персонала, как выставление на продажу не оприходованных товаров.

Все это результат того, что учёт ведётся на бумаге, поэтому возможны ошибки в составлении документов, к тому же процесс достаточно трудоёмкий.

Поэтому всё чаще владельцы малых торговых предприятий приходят к выводу о необходимости установки автоматизированных информационных систем торговли. Использование подобных систем на торговом предприятии позволяет повысить прибыль за счет лучшей управляемости потоком товаров и уменьшения потерь от хищений и порчи товаров. Качественное управление потокам товаров и ценовой политикой предприятия с помощью АИС, позволяет повысить прибыль.

Для решения проблемы необходимо создать автоматизированную информационную систему, которая позволит увеличить прибыль предприятия за счет:

· Снижения издержек путем экономии времени учета (инвентаризации) товаров;

· Оптимизации товарных запасов, путем введения дополнительных полей учета товара, которые в ручном режиме реализовать практически невозможно;

· Увеличения товарооборота при снижении трудоемкости работы (минимизировать однотипный ручной труд), соответственно можно увеличить ассортимент товаров;

· Снижения потерь связанны со списанием, порчей и воровством товара;

· Автоматизации трудоемких операций, путем увеличения скорости исполнения и уменьшения возможности ошибок различных трудоемких и монотонных операций;

2.2 Постановка задачи построения базы данных

автоматизированный учет контроль денежный товарный

Дано:

1. Потоки данных, характеризующие объект исследования;

2. Методика построения реляционной базы данных;

3. СУБД: MySQL;

4. Ограничение: Поступившие данные о товарных и денежных средствах должны быть внесены в базу данных в течение 1 часа;

5. Критерий: Среднее время, затраченное на поиск и выдачу информации на один запрос: ,

где - среднее время, затраченное на поиск (сек.),

- среднее время, затраченное на выдачу (сек.);

Требуется:

1. Построить базу данных, которая удовлетворяет ограничению и минимизирует

критерий ;

2. Создать типовые формы выходных документов и отчетов;

2.3 Решение задачи создание базы данных

2.3.1 Перечень объектов базы данных

Описание содержания основных сущностей базы данных:

1. «Товар» содержит данные о товаре. Данная сущность описана в таблице 1.

Таблица 1 - Сущность «Товар»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 70 символов
Описание	char	не более 50 символов
Нетто	integer	-2147483648 - 2147483647
ID Единица измерения	integer	-2147483648 - 2147483647
ID Производитель	char	не более 70 символов
ID подгруппа	integer	-2147483648 - 2147483647

2. «Единицы измерения» содержит наименование единиц измерения товара (таблица 2).

Таблица 2 - Сущность «Единицы измерения»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Полное название	char	не более 70 символов
Краткое название	char	не более 10 символов

3. «Поставщики» содержит информацию о поставщиках, которые привозят товар на торговые места (таблица 3).

Таблица 3 - Сущность «Поставщики»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 70 символов
Адрес	char	не более 70 символов
Телефон	char	не более 20 символов
ИНН	integer	-2147483648 - 2147483647
КПП	integer	не более 70 символов
Номер лицензии	char	не более 10 символов
Контактное лицо	char	не более 50 символов
Телефон контакта	char	не более 11 символов

4. «Торговые точки» содержит информацию о торговых местах (таблица 4).

Таблица 4 - Сущность «Торговые точки»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование организации	char	не более 70 символов
Наименование торговой точки	char	не более 70 символов
Адрес	char	не более 70 символов
Телефон	char	не более 15 символов
ИНН	integer	-2147483648 - 2147483647
КПП	integer	-2147483648 - 2147483647

5. «Производители» содержит данные о производителях товара (таблица 5).

Таблица 5 - Сущность «Производители»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 70 символов
Город	char	не более 20 символов
Страна	char	не более 15 символов

6. «Сотрудники» содержит данные о сотрудниках организации (таблица 6)

Таблица 6 - Сущность «Сотрудники»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Фамилия	char	не более 30 символов
Имя	char	не более 10 символов
Отчество	char	не более 20 символов
Адрес	char	не более 70 символов
Домашний телефон	char	не более 15 символов
Мобильный телефон	char	не более 11 символов
Дата рождения	date	дата в формате дд/мм/гггг
ID должность	integer	-2147483648 - 2147483647
Логин	char	не более 10 символов
Пароль	char	не более 8 символов

7. «Должности» содержит информацию о должностях (таблица 7).

Таблица 7 - Сущность «Должности»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 60 символов

8. «Места хранения товаров» содержит информацию о местах хранения товаров (таблица 8).

Таблица 8 - Сущность «Места хранения товаров»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 80 символов

9. «Группа товара» содержит перечень групп товара (таблица 9).

Таблица 9 - Сущность «Группа товара»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 70 символов

10. «Подгруппа товара» содержит перечень подгрупп товара (таблица 10).

Таблица 10 - Сущность «Подгруппа товара»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование	char	не более 70 символов
ID группа	integer	-2147483648 - 2147483647

11. «Приход товара» содержит информацию о поступившем товаре на торговое место (таблица 11).

Таблица 11 - Сущность «Приход товара»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Номер фактуры	char	не более 10 символов
Дата фактуры	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID поставщик	integer	-2147483648 - 2147483647
ID торговое место	integer	-2147483648 - 2147483647
ID товара	integer	-2147483648 - 2147483647
ID единицы измерения	integer	-2147483648 - 2147483647
Количество	integer	-2147483648 - 2147483647
Цена закупки	integer	-2147483648 - 2147483647
Наценка	integer	-2147483648 - 2147483647
Цена продажи	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата изготовления	date time	дата в формате дд/мм/гггг
Срок годности	integer	-2147483648 - 2147483647
ID место хранения товара	integer	-2147483648 - 2147483647
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

12. «Работа с товаром» содержит информацию о списание, переоценки, перемещение и возврате товара поставщику, (таблица 12).

Таблица 12 - Сущность «Работа с товаром»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID действия	integer	-2147483648 - 2147483647
ID прихода товара	integer	-2147483648 - 2147483647
Кол-во	integer	-2147483648 - 2147483647
Новая цена	integer	-2147483648 - 2147483647
Причина	char	не более 50 символов
Дата	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

13. «Действия» содержит наименование действия (списание, переоценка, возврат и перемещение товара). Данная сущность описана в таблице 13.

Таблица 13 - Сущность «Действие»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Наименование действия	char	не более 20 символов

14. «Оплата фактур» содержит информацию об оплате товара взятого в долг у поставщика (Таблица 14).

Таблица 14 - Сущность «Оплата фактур»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID приход товара	integer	-2147483648 - 2147483647
Оплачено	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата оплаты	date time	дата в формате дд/мм/гггг
Дата отсрочки	date time	дата в формате дд/мм/гггг

15. «Учет денежных средств» содержит информацию о расходах и приходах денежных средств на торговое место (таблица 15).

Таблица 15 - Сущность «Учет денежных средств»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID прих/расх	integer	-2147483648 - 2147483647
Сумма	integer	-2147483648 - 2147483647
Описание	char	не более 80 символов
Дата учета	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID торговое место	integer	-2147483648 - 2147483647
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

16. «Расход/приход» содержит тип денежного оборота в организации (приход, расход). Данная сущность описана в таблице 16.

Таблица 16 - Сущность «Расход/приход»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Тип	char	не более 20 символов

17. «Безналичный расчет» содержит информацию о товарах, которые сотрудники взяли в долг у магазина (таблица 17).

Таблица 17 - Сущность «Безналичный расчет»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID товара	integer	-2147483648 - 2147483647
Кол-во	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

18. «Заявки» содержит информацию о товаре, который необходимо заказать на торговое место (таблица 18).

Таблица 18 - Сущность «Заявки»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID поставщик	integer	-2147483648 - 2147483647
ID торговое место	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата заявки	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID товара	integer	-2147483648 - 2147483647
Кол-во	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата доставки	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

Таблица 19 - Сущность «Инвентаризация»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID товара	integer	-2147483648 - 2147483647
Кол-во	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID торговое место	integer	-2147483648 - 2147483647
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647

20. «Периоды» - содержит информацию об отечных периодах на торговых точках (таблица 20).

Таблица 20 - Сущность «Периоды»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Дата начало	date time	дата в формате дд/мм/гггг
Дата окончания	date time	дата в формате дд/мм/гггг
ID торговое место	integer	-2147483648 - 2147483647

21. «Доступ» содержит информацию доступе сотрудников к окнам программы (таблица 21).

Таблица 21 - Сущность «Доступ»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
ID сотрудник	integer	-2147483648 - 2147483647
ID окон	integer	-2147483648 - 2147483647
Доступ	boolean	0 или 1

22. «Окна» содержит перечень окон. Данная сущность описана в таблице 22.

Таблица 22 - Сущность «Окна»

Название атрибута	Тип данных	Ограничение
ID	integer	-2147483648 - 2147483647
Окна	char	не более 50 символов

2.3.2 Схема базы данных

Схема базы данных АИС «Контроля и учета товарных и денежных средств» представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Схема базы данных АИС «Контроля и учета товарных и денежных средств»

2.4 Постановка задачи построения автоматизированной информационной системы

Дано:

1. Система - прототип, в качестве которой принята действующая система;

2. База данных;

3. Среда разработки: Delphi 7;

4. Техническая структура автоматизированной информационной системы;

5. Ограничение:

1. Необходимо предусмотреть проведение инвентаризации товаров минимум 1 раз в неделю для оперативного анализа продвижения товаров;

6. Требования:

1. Предусмотреть учет оперативных данных о сроках годности товаров;

2. Предусмотреть форму отчета по мало востребованным и пользующихся спросом товарам;

3. Предусмотреть форму итогового отчета за период работы смены;

7. Критерий: Прибыль предприятия за 1 месяц (тыс. руб.);

Требуется:

1. Построить автоматизированную информационную систему, которая будет удовлетворять ограничениям, требованиям и максимизировать критерий.

2.5 Решение задачи создания автоматизированной информационной системы

Программа может работать в двух вариантах:

1. Компьютер находится у предпринимателя, предприниматель самостоятельно вносит все данные в программу.

2. Компьютер находится на торговом месте, где старший продавец вносит всю необходимую информацию в программу, но не может получить доступ к отчетам.

Описание программы

После запуска файла programm.exe на экране компьютера появляется окно для доступа к программе, где необходимо ввести имя пользователя и пароль (рисунок 9). (О правах доступа в меню «Пользователи и доступ»).

Рисунок 9 - Окно ввода пароля

Если авторизация прошла успешно, то пользователь попадает в главное меню программы, рисунок 10.

Главное меню программы состоит из следующих составляющих: «Справочники»; «Приход товара»; «Работа с товаром»; «Долги поставщикам»; «Движение по кассе»; «Безналичный расчет»; «Заявки»; «Инвентаризация»; «Периоды»; «Отчеты»; «Пользователи и доступ».



Рисунок 10 - Главное меню программы

Справочники

Первым делом до начала работы с программой заполняются справочники, на основе которых формируются документы. Справочники хранят условно-постоянную информацию, которая с течением времени может изменяться. Однако целый ряд записей справочников хранит неизменную информацию (например, данные о поставщиках могут не изменяться годами). Они предназначены для ведения учета на счетах, а также для ввода различной информации в первичные документы. Каждому элементу справочника соответствует уникальный код. Уникальность кодов контролируется программой при вводе каждого нового элемента справочника.

В базе данных используются следующие справочники: «Товары»; «Производители»; «Групп товара»; «Единиц измерения»; «Поставщики»; «Торговые точки»; «Сотрудники»; «Должности»; «Места хранения товаров».

Для работы со справочником необходимо выбрать кнопку «Справочники» главного меню. На экране появляется окно для работы со справочником, состоящие из нескольких вкладок. В зависимости от выбранной вкладки открывается окно необходимого справочника.

Справочник «Товары»

Справочник «Товары» представляет собой справочник товаров, которые поставляются на предприятие. При поступлении каждого нового товара необходимо добавить его в справочник. Для добавления товара, необходимо сначала заполнить справочник единиц измерения, группа товара и производитель.

Атрибуты таблицы товаров содержат уникальный код для каждого товара, наименование товара, его краткое описание, масса или объем товара, из раскрывающегося списка выбирается единицы измерения, производитель товара группа и его подгруппа товара.

Окно справочник «Товары» представлен на рисунке 11.

Рисунок 11 - Окно справочника «Товары»

Для записи данных в справочник используется кнопка «Добавить». В списке появится добавленный товар. Для изменений имеющейся записи в списке товаров используется кнопка «Редактировать». Выбирается из списка запись для изменения, в строках ввода изменяется информация, и при нажатии кнопки «Редактировать» запись в списке изменяется.

Кнопка «Выход» позволяет, выйди из меню справочники в главное меню программы.

Чтобы удалить из списка, какой либо товар, необходимо выбрать из списка ранее добавленное название товара, которое нужно удалить, и нажать кнопку «Удалить». Появляется окно, оповещающее о том, что запись будет удалена безвозвратно, рисунок 12. Для подтверждения удаления записи нажимается кнопка «Ok», если нет, тогда кнопка «Отмена».

Рисунок 12 - Окно системного оповещения

В окне меню справочника «Товары» предусмотрено два вида поиска товаров, т.к. список может быть очень большим. Первый вид поиска - это поиск по наименованию, в строку поиска вписывается название товара, который нужно найти. Второй вид - установка фильтра на группу или подгруппу товара, предназначен для сортировки товара по группам и подгруппам, что значительно упрощает его поиск.

Справочник «Производители»

Справочник «Производители» необходим для указания в справочнике товара, кто изготовил реализуемый товар. В данном справочнике хранится информация о наименование организации, в которой был произведен товар, город и страна происхождения. Окно справочника «Производители» представлено на рисунке 13.



Рисунок 13 - Окно справочника «Производители»

Справочник «Группа товара»

Данный справочник хранит данные о группе и подгруппе товара. Окно справочника представлено на рисунке 14.

Рисунок 14 - Окно справочника «Групп товара»

Для начала в справочник необходимо добавить группу товара. В строке редактирования вписывается название группы товара и нажимается кнопка «Добавить». Запись при этом добавится в список ниже. Группу в справочнике можно переименовать - кнопка «Редактировать», и удалить - кнопка «Удалить».

Далее заполняется данные о подгруппе товара. Из раскрывающегося меню выбирается группа товара, в строке редактирования вписывается название подгруппы, относящееся к выбранной группе товара. При нажатии на кнопку «Добавить» записи добавляются в список ниже. Атрибуты таблицы содержат уникальный код для каждой группы, наименование группы, наименование подгруппы.

Справочник «Единицы измерения»

В этом справочнике указываются единицы измерения, которые используются на торговом месте. Они необходимы при заполнении информации в справочник товаров и приход товара. В первую строку редактирования вписывается полное название единицы измерения. Во вторую - сокращенно название. Данные справочника используются для автоматической подстановки единиц измерения в строки программы. Окно справочника «Единицы измерения» представлено на рисунке 15.

Рисунок 15 - Окно справочника «Единицы измерения»

Справочник «Поставщики»

В этот справочник, при поступлении товара, записываются данные о поставщике, который предоставляет товар на торговое место.

Для добавления нового поставщика, нужно сделать следующее, в соответствующие строки редактирования вписать: наименование поставщика (организации); адрес поставщика (организации); номер телефона организации, предоставляющей товар. Далее указывается идентификационный номер организации (ИНН и КПП) и номер лицензии на право торговли. У каждой организации есть торговый представитель, поэтому для удобства в программе предусмотрены поля контактное лицо и телефон контакта. В поле контактное лицо вписывается Ф.И.О, а в поле номер телефона указывается сотовый номер контакта. При нажатии на кнопку «Добавить» данные появится ниже в списке. Данные можно удалять и редактировать, при нажатии на соответствующие кнопки.

Окно справочника представлено на рисунке 16.

Рисунок 16 - Окно справочника «Поставщики»

Так же в окне меню справочника предусмотрен поиск поставщика для быстрого нахождения данных из списка. В строку поиска вписывается название поставщика, которого нужно найти.

Справочник «Торговые точки»

Справочник необходимо для записи данных о торговом месте, так как наименование предприятия может быть одинаковым, а название магазинов разным.

Для добавления информации в справочник необходимо вписать наименование организации, наименование торгового места, адрес и телефон торговой точки. Далее указывается идентификационный номер организации (ИНН и КПП). При нажатии на кнопку «Добавить» данные появится ниже в списке. Данные можно удалять и редактировать, при нажатии на соответствующие кнопки.

Справочник «Сотрудники»

Окно справочника предназначено для хранения данных о сотрудниках организации. В первое поля редактирования вписывается фамилия, имя и отчество сотрудника, его домашний адрес, мобильный и домашний телефон, дата рождения, и из раскрывающегося списка выбирается должность сотрудника. Окно представлено на рисунке 18.

Рисунок 17 - Окно справочника «Торговые точки»



Рисунок 18 - Окно справочника «Сотрудники»

Справочник «Должности»

Справочник предназначен для хранения должностей. Справочник состоит из одного поля редактирования - должность. Данные используются для автоматической подстановки должностей в справочник сотрудники. Для добавления должности необходимо вписать наименование должности в строку редактирования. Кнопка «Добавить» позволит добавить должность в справочник. Окно программы представлено на рисунке 19.

Рисунок 19 - Окно справочника «Должность»

Справочник «Места хранения товаров»

Справочник предназначен для добавления мест хранения товаров.

В поле редактирования вписываются место, где может храниться товар в магазине. Данные используются для автоматической подстановки мест хранения в окнах программы, это позволяет более быстро находить необходимый товар. Для добавления новых данных необходимо в строку редактирования вписать наименование нового места хранения товара. Кнопка «Добавить» позволит добавить данные в справочник.

Окно программы представлено на рисунке 20.

Рисунок 20 - Окно справочника «Места хранения товаров»

Окно «Приход товара»

Данное окно предназначено для введения в программу данных о полученных товарах на торговом месте. Для этого необходимо ввести номер документа (который указан в приходной накладной, предоставляемой поставщиком), указать дату принятия товара по документу. Кнопка расположенная рядом со строкой «Поставщик», позволит открыть диалоговое окно «Выбор поставщиков» и в окне выбирается поставщик. Далее в раскрывающемся списке необходимо выбрать на какое торговое место поступил товар.

В программе есть возможность фильтрации данных в списке, для быстрого поиска нужной записи, т.к. список может быть большим. Фильтрация может производиться по двум признакам по дате фактуры и по торговому месту. Для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре и выбрать нужный параметр. Также предусмотрен поиск имени поставщика, для этого в строке поиска пишется наименование поставщика, и запись будет найдена.

Окно программы представлено на рисунке 21.

Рисунок 21 - Окно «Приход товара»

При нажатии на кнопку «Добавить» все данные будут добавлены в таблицу, и автоматически появляется окно «Табличная форма поступления товара», в котором перечисляется весь товар, поступивший от этого поставщика. Просто войти в табличную часть можно двойным щелчком левой кнопкой мыши в строку с поставщиком, который предоставил товар. Окно «Табличная форма поступления товара» представлено на рисунке 22.



Рисунок 22 - Окно «Табличная форма поступления товара»

Это диалоговое окно предназначено для указания перечня поступившего товара от поставщика на торговое место.

Для добавления товара необходимо вызывать диалог «Справочник товара», при нажатии на кнопку расположенную рядом со строкой "Товар" в верхней левой части окна. Откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать наименование добавляемого товара. Затем указывается, в какой единицы измерения поступил товар и его количество.

Следующая строка «Цена закупочная», в которую вписывается цена, указанная в приходной накладной, т.е. цена по которой поступил товар. Далее необходимо рассчитать продажную цену товара. В строке «Наценка %» указывается, на сколько процентов производиться наценка на товар. Кнопка «Рассчитать продажную цену» рассчитывает цену товара, и отображает её в строке «Цена продажи, руб.». Кнопка «Подтвердить» подтверждает, что это окончательная цена продажи.

Для удобства пользователей, в программе предусмотрен калькулятор, при помощи которого можно быстро сосчитать какие-либо данные. Окно калькулятора представлено на рисунке 23.



Рисунок 23 - Калькулятор

Чтобы сократить потери, связанные со списанием и порчей товара в программе реализованы поля «Дата изготовления товара» и «Срок годности». Это позволит выявить товар, у которого скоро закончиться срок годности. А для быстрого нахождения товара используется поле «Место хранения товара».

При помощи кнопки «Добавить» данные добавляются в таблицу. Под таблицей показано, на какую общую сумму поступил товар по накладной.

На все добавленные товары в таблице можно напечатать ценники. Кнопка «Печать ценников» предназначена для формирования и печати ценников на товар.

Ценники формируются автоматически на основе имеющихся данных. В ценнике указывается идентификационный номер прихода товара, наименование организации, наименование товара, цена, дата прихода товара, производитель и имя сотрудника принявшего товар. Окно предварительного просмотра печати ценников представлено на рисунке 24.

После того весь перечень поступившего товара от указанного поставщика, добавлен в таблицу, при помощи кнопки «Назад» можно вернуться к предыдущему окну «Приход товара».

В окне «Приход товара» в поле «Итого» показана общая сумма выбранной накладной. Далее необходимо отметить в поле редактирования «Оплачено», сумму выплаты за поступивший товар.



Рисунок 24 - Окно предварительной печати ценников

Если для оплаты с поставщиком деньги берутся из кассы, то ставиться галочку на элементе «Деньги с кассы». Появится сообщение, что сумма погашения долга будет переведена в движение по кассе, рисунок 25. Сумму движения денег можно посмотреть на окне «Движение по кассе».

Рисунок 25 - Окно системного оповещения

Если не вся сумма выплачивается сразу, а берется в рассрочку, то указывается, сколько оплатили в поле «Оплачено», и отмечается в календаре дату отсрочки, для подтверждения данных нажимается кнопка «Ок». В поле «Долги» автоматически рассчитывается сумма долга поставщику (задолженности и оплата поставщикам, можно увидеть в окне «Долги поставщикам»).

Окно «Работа с товаром»

Окно «Работа с товаром» состоит из 4-х вкладок: «Списание товара», «Переоценка товара», «Возврат поставщику», «Перемещение товара».

Окно «Списание товара»

Данная вкладка предназначена для списания товара.

Для добавления товара вызывается диалог «Справочник товара». При нажатии на кнопку расположенную рядом со строкой "Наименование товара" в верхней левой части окна, откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать наименование товара для списания.

Далее из раскрывающего списка выбирается название торговой точки. В строке «Приход» указывается номер приходной накладной и автоматически появляется номер и дата фактуры, поставщик, продажная цена товара. Затем в следующей строке необходимо вписать количество штук (единиц) списываемого товара с торгового места. Указывается причина списания товара и дата. Все данные о списанных товарах хранятся в таблице.

Окно «Списание товара» представлено на рисунке 26.

Рисунок 26 - Окно «Списание товара»

В программе реализована возможность фильтрации по торговому месту, для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре.

Окно «Переоценка товара»

Это диалоговое окно предназначено для изменения цен на товары. Окно «Переоценка товара» представлено на рисунке 27.

Рисунок 27 - Окно «Переоценка товара»

Кнопка расположенная рядом со строкой "Наименование товара" в верхней левой части окна, вызывается диалог «Справочник товара», в котором необходимо выбрать наименование товара, который нужно переоценить.

Далее из раскрывающего списка выбирается название торговой точки. В строке «Приход» указывается номер приходной накладной и автоматически появляется номер и дата фактуры, поставщик, продажная цена товара. Затем в следующей строке необходимо вписать количество товара, которое находится в момент переоценки, на остатке. Указывается новая цена на товар, причина переоценки товара и дата.

Все данные о переоцененных товарах хранятся в таблице. Данные в таблице можно добавлять, редактировать и удалять, при нажатии на соответствующие кнопки.

На все перецененные товары в таблице можно напечатать ценники. Кнопка «Ценники» предназначена для формирования и печати ценников на товар. Ценники формируются автоматически на основе имеющихся данных.

В программе реализована возможность фильтрации по торговому месту, для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре.

Окно «Возврат поставщику»

Данное окно предназначено для хранения данных о возвращенных товарах поставщику. Если поставщик предоставил товар не пригодный для употребления (испорченный, бракованный, просроченный и т.п.), необходимо сделать возврат этого товара. Товар будет списан по той цене, по которой он приходовался последний раз.

Для добавления товара вызывается диалог «Справочник товара», при нажатии на кнопку расположенную рядом со строкой "Наименование товара" в верхней левой части окна. Откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать наименование товара для возврата.

Далее из раскрывающего списка выбирается название торговой точки. В строке «Приход» указывается номер приходной накладной и автоматически появляется номер и дата фактуры, поставщик, продажная цена товара. Затем в следующей строке необходимо вписать количество штук (единиц) возвращаемого товара с торгового места. Указывается причина возврата товара и дата.

Окно «Возврат поставщику» представлен, рисунок 28.

Все данные о возврате товара хранятся в таблице. Данные в таблице можно добавлять, редактировать и удалять, при нажатии на соответствующие кнопки.

В программе реализована возможность фильтрации по торговому месту, для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре.



Рисунок 28 - Окно «Возврат товара поставщику»

Окно «Перемещение товара»

Продаваемость товаров на каждом торговом месте разная, потому часто предприниматель забирает плохо продаваемый товара и передает его в другое торговое место. Диалоговое окно «Перемещение товаров» предназначено для перемещения товара с одного торгового места на другое, рисунок 29.

Кнопка расположенная рядом со строкой "Наименование товара" в верхней левой части окна, вызывается диалог «Справочник товара», в котором необходимо выбрать наименование товара для перемещения.

Далее из раскрывающего списка выбирается название торговой точки, из которой перемещают товар. В строке «Приход» указывается номер приходной накладной, по которой поступал выбранный товар, и автоматически появляется номер и дата фактуры, поставщик и закупочная цена товара перемещаемого товара. В строку редактирования вписывается количество товара, которое необходимо переместить. Указывается цена продажи товара на новом торговом месте. Для перемещения товара выбирается из раскрывающего списка, название торгового места, на которое нужно переместить товар.



Рисунок 29 - Окно «Перемещение товара»

В программе реализована возможность фильтрации по торговому месту, для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре.

Окно «Долги с поставщиками»

Окно содержит информацию по задолженности поставщикам. Товар, который поступил в магазин, был оприходован в окне «Приход товара», но взят в рассрочку или оплачен не полностью, то общая сумма задолженности поставщику, будет отображаться в этом окне, рисунок 30.

Рисунок 30 - Окно «Долги с поставщиками»

Автоматически формируется таблица, которая содержит имя поставщика, номер и дата приходного документа, общая сумма по приходным документам, сумма задолженности, дата срока выплаты задолженности, и фамилия сотрудника принявшего товар в рассрочку.

Для погашения долг перед поставщиком, необходимо выбрать из списка поставщика, которому оплачивается долг. Выбрать дату оплаты долга, в строке редактирования вписывается сумму, которая будет оплачена поставщику. Если деньги берутся из кассы для оплаты долга, тогда необходимо поставить галочку на элементе «Оплата из кассы». При нажатии на кнопку «Оплатить» оплаченная сумма списывается с долга. Если погашается вся сумма задолженности, то строка в списке с поставщиком, которому была задолженность, удалится из списка.

Можно продлить дату отсрочки оплаты долга, для этого из раскрывающего календаря выбрать дату следующей отсрочки, и нажать кнопку «Изменить».

В программе предусмотрен быстрый поиск по наименованию поставщика, и фильтр по дате отсрочки.

Рисунок 31 - Окно предварительного просмотра печати «Долги поставщикам»

В отчете содержится: идентификационный номер, который присуждается программой при поступлении товара; дата фактуры, по которой пришел товар; общая сумма полученного товара; сумма задолженности; дата погашения долга; итог по каждому поставщику и по всем поставщикам.

Окно «Движение по кассе»

На данном окне отображены все операции (движения) производимые по кассе. Окно содержит информацию о том, какая сумма поступила в кассу, сколько составил расход и примечание к производимым движениям по кассе.

Окно «Движение по кассе» состоит из двух вкладок «Приход» и «Расход». В первой вкладке отображаются все операции по поступлению денежных средств на торговое место, а во второй по их выбытию.

Если при оплате поступившего товара на торговое место или при оплате долга поставщику деньги берутся из кассы, то данные о производимой операции автоматически отображаются во вкладке расход.

Диалоговые окна представлены на рисунке 32 и 33.

Рисунок 32 - Окно «Движение по кассе» вкладка приход



Рисунок 33 - Окно «Движение по кассе» вкладка расход

Для оформления прихода или расхода денег, необходимо соответствующей строке редактирования вписать сумму прихода или расхода. Вписать или выбрать из раскрывающего календаря дату операции, выполняемых действий. Выбрать из раскрывающего списка название торгового места, на котором производится приход или расход денежных средств. В строке описание необходимо указать примечание к выполняемым действиям. Итоговая сумма прихода и расхода денежных средств отображается под таблицей.

В программе реализована возможность просмотра информации движения денежных средств по выбранному торговому месту или по дате операции, при использовании фильтра.

Окно «Безналичный расчет»

Данное окно предназначено для ведения учета товаров, которые сотрудники берут в долг у магазина, сумма долга в конце смены вычитается из зарплаты, рисунок 34.



Рисунок 34 - «Безналичный расчет»

Для добавления товара необходимо выбрать в диалоговом окне наименование товара, автоматически появится его цена. Далее указывается количество взятого товара в долг, в строке редактирования необходимо выбрать или вписать дату, когда сотрудник взял товар, и из раскрывающего списка выбрать фамилию сотрудника. При выборе фамилии сотрудника автоматически формируется итоговая сумма, на которую продавец взят товара из магазина.

В программе реализована возможность фильтрации данных по сотрудникам, для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре. Кнопка «Удалить все записи» позволяет очистить все строки таблицы.

Окно «Заявки»

Данное окно предназначено для составления заявки на привоз товара поставщику. Для составления заявки необходимо ввести или выбрать из календаря дату составления заявки, указать наименование поставщика, который поставляет необходимый товар, и наименование покупателя товара. В качестве покупателя выступает торговое место, которое заказывает необходимый товар у поставщика. Если обговаривается с поставщиком дата привоза товара, то это необходимо отметить в поле «Дата доставки».

В окне реализована возможность фильтрации данных в списке, для быстрого поиска нужной записи, т.к. список может быть большим. Для отображения данных необходимо поставить галочку на фильтре и выбрать нужный параметр. Окно программы представлено на рисунке 35.

Рисунок 35 - Окно «Заявки»

При нажатии на кнопку «Добавить» все данные будут добавлены в таблицу, и автоматически появляется окно «Табличная форма заказа товара», в котором перечисляется весь заказанный товар, который необходимо привести на торговое место. Окно «Табличная форма заказа товара» представлено на рисунке 36.



Рисунок 36 - Окно «Табличная форма заказа товара»

Это диалоговое окно предназначено для указания перечня заказанного товара. Для добавления товара необходимо вызывать диалог «Справочник товара», при нажатии на кнопку расположенную рядом со строкой "Товар" в верхней левой части окна. Откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать наименование добавляемого товара. Затем указывается количество необходимого товара. При помощи кнопки «Добавить» данные добавляются в таблицу. Для возвращения в предыдущее меню используется кнопка «Назад».

В программе предусмотрена печать заявки на товар. Окно предварительного просмотра печати содержит: дату составления заявки; наименование организации, которой адресована заявка; наименование торговой точки составления заявки; примерную дату поступления товара; перечисление необходимого товара и его количества. Окно представлено на рисунке 37.

Окно «Инвентаризация»

Данное окно предназначено для внесения остатков товара при пересмене продавцов.



Рисунок 37 - Окно предварительного просмотра «Заявка»

Перед налом работы с программой необходимо заполнить состояние склада на начало периода, то есть, нужно сделать опись всего товара, который находится в продаже, записать количество и цену, по которой товар реализуется. А уже в момент пересмены продавцов, нужно будет вносить только все остатки товара на торговом месте. Окно «Инвентаризация» представлено на рисунке 38.

Рисунок 38 - Окно «Инвентаризация»

Из раскрывающего списка выбирается наименование торговой точки, на которой проводиться инвентаризация, указывается дата учета и фамилии сотрудников сдавшего и принявшего смену.

Фильтры в программе предназначены для быстрого поиска нужной записи. Для отображения данных по торговым местам, выбирается из раскрывающего списка наименование торгового места и ставится галочка на элементе «Фильтр». Второй фильтр предназначен для фильтрации данных по сотруднику, сдавшему смену, ставится галочка на фильтре и выбирается фамилия сотрудника, в таблице отображаются все инвентаризации, которые сдавал сотрудник.

При нажатии на кнопку «Добавить» все данные будут добавлены в таблицу, и автоматически появляется окно «Табличная форма инвентаризации товаров», в которой перечисляется весь товар, оставшийся в магазине в момент учета. Просто войти в табличную часть можно двойным щелчком левой кнопкой мыши в строку таблицы. Окно «Табличная форма поступления товара» представлено на рисунке 39.

Рисунок 39 - Окно табличная форма инвентаризации товаров

Добавление товара в таблицу возможно тремя способами:

1. Поочередное добавление товара.

Вызывается диалог "Справочник товара" при нажатии на кнопку расположенную рядом со строкой "Наименование товара" в верхней левой части окна. Откроется диалоговое окно, в котором нужно выбрать наименование добавляемого товара и затем закрыть диалог. В зависимости от выбранного товара программа автоматически определит его цену, строка «Цена за единицу». В строчку «Количество единиц» вписывается количество единиц (штук) товара в магазине при учете. При помощи кнопки «Добавить» товар добавляется в таблицу.