Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В условиях современного производства требуется ускорение процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

- возможность ввода информации в ЭВМ;

- возможность вывода информации на экран монитора, принтер

или другие устройства вывода.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ отвечает следующим требованиям:

- своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

- минимальное время ответа на запросы пользователя;

- адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

- простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

надежность и простота обслуживания;

- терпимость по отношению к пользователю;

- возможность быстрого обучения пользователя;

- возможность работы в составе вычислительной сети.

Все работы, выполняемые руководителем, непосредственным образом связаны с обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот, который основан на старых принципах делопроизводства.

Основными недостатками существующей технологии являются:

- низкая оперативность доступа к информации;

- затрудненность мониторинга работы сотрудников;

- чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.

Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности предприятия. Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих для более оперативной работы руководителя и связи его с другими сотрудниками.

Целью дипломного проекта является разработка автоматизированного рабочего места руководителя полиграфического производства Издательского центра УО «ГГТУ им. П.О. Сухого».

Ожидаемыми результатами реализации данной цели являются:

- сокращение бумажного документооборота;

- повышение производительности труда;

- сокращение времени обработки входных документов;

- наличие базы клиентов, которые пользуются услугами центра и базы поставщиков, чьими товарами пользуется наш центр;

- получение оперативных данных для принятия управленческих решений;

- уменьшение трудоемкости составления отчетности.

В первой главе проекта рассмотрена структура и основные характеристики рассматриваемой организации, сущность задачи, приведены обоснования задачи по различным видам обеспечения.

Во второй главе описана среда разработки программного приложения.

В третей главе проекта рассмотрена разработанная информационная модель задачи, принцип разработки и работы программного обеспечения задачи и его структурная схема.

1. Аналитическая часть

1.1 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Система управления на полиграфическом производстве может нормально функционировать только при наличии четко организованной системы оперативного учета. Такая система должна обладать высокой оперативностью по сбору и обработке информации: исключать возможность передачи избыточной информации; обеспечивать возможность обобщения полученной информации в необходимых для учета разрезах; свести к минимуму ручной труд при заполнении первичных форм учетной документации; быть экономически эффективной.

В современных рыночных условиях система оперативного регулирования производства должна быть ориентирована на получение запланированных показателей, обеспечивающих высокий совокупный доход предприятию. Снижение объемов производства на многих предприятиях, возможные отклонения фактического хода производства от оперативных планов и другие рыночные факторы значительно повышают роль и значение производственного планирования вообще и оперативно-календарного в частности в осуществлении многих важных функций современного полиграфического производства. В этих условиях главным ориентиром в оперативном регулировании хода производства должно стать не устранение выявленных отклонений, а создание необходимых производственных условий для выполнения планов выпуска изданий. Это будет способствовать получению запланированных высоких финансовых результатов, которые служат одним из главных рыночных показателей роста эффективности производства, достижению основных стратегических и оперативных целей предприятия.

Наиболее эффективная работа управленческого персонала достигается на основе функционирования на предприятии автоматизированных рабочих мест (АРМ). При использовании АРМ вся информация о плановых сроках изготовления продукции, плановых графиках загрузки оборудования хранится в компьютере.

Перевод организационных и управленческих функций на компьютерную основу представляет собой актуальную научно-техническую проблему. Современное решение этой проблемы характеризуется переходом к распределенной обработке данных на базе ПК непосредственно на рабочих местах функциональных специалистов, которые получили название АРМ (автоматизированное рабочее место). АРМ - это профессионально-ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства для решения задач на рабочем месте в интерактивном режиме с ПК.

Прежде чем производить внедрение автоматизированной системы необходимо определить задачи, которые должны быть решены в результате внедрения. Кроме того, необходимо четко обозначить продукт внедрения и группы пользователей, являющихся участниками автоматизируемых процессов и заказчиками той информации, которая будет порождаться данной автоматизированной системы.

Система управления предприятием принадлежат сразу к двум категориям программного обеспечения - оперативной обработки данных и аналитической обработки данных. Говоря о процессе выставления счетов и обработки поступающих счетов, мы имеем в виду систему оперативной обработки информации, а, формируя сложные отчеты и выборки, имеем дело с системой аналитической обработки данных.

При реализации комплексной автоматизированной системы эти подходы должны быть тесно переплетены в оперативном рабочем процессе. Таким образом, можно сформулировать две основные цели проекта внедрения комплексной автоматизированной системы управления предприятием:

- автоматизация и оптимизация оперативной деятельности и оперативного управления хозяйственными процессами;

- формирование своевременной, полной и достоверной аналитической информации для принятия управленческих и инвестиционных решений.

Объектом рассмотрения является рабочее место руководителя полиграфическим производством Издательского центра. Для решения данной задачи выделим из функций и задач руководителя самые значимые, на которые он затрачивает большую часть времени.

Такими задачами являются:

- организация системы заказов и автоматизация контроля их выполнения;

- отслеживание работы других сотрудников;

- документооборот.

С учетом задач, которые призвана решать проект наличие компьютера на рабочем месте каждого из участников документооборота и просто работника является необходимым условием, так как иначе теряется сама суть автоматизации этого процесса.

Оперативность учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия, появляется возможность вводить статьи учета, которые в ручном режиме реализовать практически невозможно.

Перечень входных документов очень велик и ручной ввод входной информации иногда по существу одних и тех же данных замедляет скорость документооборота и увеличивает трудовые затраты.

Так как предприятие занимается изготовлением продукции, в нашем случае полиграфической, у нее имеется ряд входных документов:

- бланк заказа;

- счет, счет-фактура и накладная от поставщиков;

выходных документов:

- счет на оплату заказа;

- счет-фактура и накладная для заказчика;

- прайс на изготовление своей продукции.

Для подсчета итоговой суммы для клиента используется MS Excel, что крайне неудобно, проблематично и занимает много времени. Такие подсчеты могут привести к неточности. Планируется автоматизировать систему подсчета и схему документооборота.

1.2 Цель автоматизированного варианта решения задачи

Целью является разработка АРМ руководителя полиграфическим производством Издательского центра УО «ГГТУ им. П. О. Сухого», создание базы данных клиентов и поставщиков, ведение кадровой информации, ведения учета доходов и расходов и хозяйственных операций на предприятии, занимающейся издательско-полиграфической продукцией

Внедрение проекта должно привести к:

- повышению производительности труда;

- сокращению времени обработки первичных данных и получение конечных результатов;

- уменьшению трудоемкости составления отчетности;

- упорядочению документации.

Необходимо, чтобы проект имел следующие характеристики: надёжность, эффективность, простота в работе, сопровождаемость.

Данный проект предназначен для руководителя полиграфического производства.

1.3 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного проекта, даст возможность решить ряд существенных задач:

- изменения в функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией, формированием и выдачей информации, а также связанных с оформлением различного рода документов. Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные;

- источниками поступления информации будут являться внешние источники электронного и бумажного типа. Периодичность поступления информации зависит на прямую от клиентов, которые в любой момент могут сделать запрос;

- порядок ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом. При регистрации нового клиента при оформлении заказа заполняются следующие формы: ФИО клиента, персональные данные, личные данные и номер телефона.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить пользователя от ошибки ввода.

Всю информацию, с которой работает предприятие, можно

разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой справочники, наиболее редко изменяемые. В данной системе существуют следующие справочники:

- «Услуги» - справочник, в котором указаны все услуги, предоставляемые фирмой;

- «Материалы» - справочник, в котором указаны все материалы, из которых изготавливается продукция;

- «Изделие» - справочник перечня продукции.

Все справочники реализованы отдельными таблицами базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация. Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной информации. Входной информацией в издательском центре являются: бланк заказа, счет от поставщиков, счет-фактура и накладная.

Выходная информация. Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной задачи, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения. Для фирмы основными выходными документами являются: счет для заказчика, счет-фактура и накладная.

При поступлении входной документации, она регистрируется в подсистеме «Документооборот», а потом распределяется либо в подсистему «Материалы», либо в подсистему «Услуги».

В каждой из подсистем предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время компьютеризация и автоматизация предприятий проникает во все сферы деятельности. Практически на каждом малом предприятии имеется в наличии компьютер, принтер и другие средства автоматизации, и, следовательно, имеется определенная автоматизированная система бухгалтерского, финансового, управленческого учета. С помощью автоматизированной системы намного удобнее осуществлять многие основные операции, необходимые для эффективной работы предприятия, например, оформлять первичные документы, вести учет продаж и покупок, формировать отчеты в налоговые органы и др.

В основе современных интегрированных систем автоматизации лежит использование компонентов, которые удовлетворяют таким свойствам, как открытость, стандартизация, масштабируемость, типизация решений, комплексность подхода, тиражируемость.

Открытость стандартов на системы автоматизации означает отсутствие патентов или авторских прав на спецификацию стандарта и его расширение, отсутствие лицензионной платы за использование стандартов, широкую доступность всех специалистов к разработке, производству и использованию продукции в данном стандарте. Открытость означает гибкость архитектуры системы автоматизации, дружественность пользовательского интерфейса, возможность взаимодействия с другими системами за счет совместимости широкого спектра стандартизированных изделий и программных продуктов на разных уровнях.

Стандартизация предполагает использование компонентов систем автоматизации, основанных на существующих стандартах для программных и технических решений. Применение стандартов при создании системы автоматизации является показателем ее качества, гарантирует пользователю современный технический уровень и преемственность системы в процессе ее дальнейшего развития и модернизации.

Следование принципу использования стандартов для компонентов и решений позволит создавать масштабируемые, наращиваемые системы автоматизации, наиболее соответствующие целям и задачам, стоящим перед ними.

Масштабируемость позволяет создавать и модернизировать системы автоматизации с минимальными средствами, обеспечивающими необходимые функции.

Типизация системных решений должна быть заложена в основу каждой создаваемой системы автоматизации. Следование этому принципу позволит иметь обозримый набор, как компонентов, так и решений, что позволит экономить на запусках компонентов и внедрении систем.

Комплексный подход к системам автоматизации подразумевает не только традиционный (объектовый) подход, но и целевой, ориентированный на использование средств автоматизации разного уровня для достижения конкретных целей (снижение энергозатрат, себестоимости продукции, повышение качества продукции и услуг).

Каждая система должна обладать свойством воспроизводимости и

тиражируемости, что имеет прямое влияние на затраты по созданию систем и в конечном итоге на себестоимость продукции.

На рынке информационных технологий представлены системы автоматизации, отличающие друг от друга по классу и идеологии, построенные на несовместимых друг с другом протоколах, интерфейсах и контроллерах. Рассмотрим наиболее популярные в России программные продукты, автоматизирующие в той или иной мере торговые предприятия.

В настоящее время на рынке компьютерного программного обеспечения существует достаточное количество различных программных продуктов, предназначенных для решения поставленных передо мной задач.

Фирма 1С представляет на рынке большой комплекс программ серии 1С «Предприятие», в состав которого входят: бухгалтерия, склад, торговля, кадры и т.д., но весь этот комплекс не предназначен для определенного предприятия с его сферой деятельности, а направлен на общее решение комплекса задач, возникающих в различных сферах деятельности и на различных предприятиях.

1С «Предприятие» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счёт своей универсальности система 1С «Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учёта товарных и материальных средств, взаиморасчётов с контрагентами, расчёта заработной платы, расчёта амортизации основных средств, бухгалтерского учёта и т. д.

Основной особенностью системы 1С «Предприятие» является её конфигурируемость. Собственно система 1С «Предприятие» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С «Предприятие» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определённые типы предприятий и классы решаемых задач.

Конфигурация создаётся штатными средствами системы. Обычно конфигурация поставляется фирмой-разработчиком в качестве «типовой», но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.

Система 1С «Предприятие» имеет компонентарную структуру. Часть возможностей, предоставляемых системой для решения задач автоматизации, является базовыми, то есть поддерживается в любом варианте поставки системы. Это, прежде всего, механизмы поддержки справочников и документов. Другие возможности реализуются компонентами системы: например, ведение списка бухгалтерских счетов. Таким образом, состав установленных компонентов определяет функциональные возможности системы.

Разнообразные и гибкие возможности программы 1С «Предприятие» позволяют использовать её и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учёта от ввода первичных документов до формирования отчётности.

Тем не менее, при внедрении такого комплекса на предприятие с определенной сферой деятельности возникает ряд проблем:

- большая стоимость установочного пакета программ;

- переход учета с одной системы на другую займет некоторый промежуток времени, в течение которого деятельность предприятия будет затруднена и тем самым предприятие затратит средства;

- не каждый сможет настроить данный комплекс программ на свое предприятие, то есть требуется специально подготовленный персонал, а это опять же дополнительные расходы;

- перенасыщение лишними функциями, которые зачастую не используются и даже в некоторых случаях затрудняют быстрое решение тех или иных задач;

- общие кнопки расположены внутри закладок, нет единого стиля (беспорядок в надписях полей, общая загруженность форм лишними компонентами).

Программный комплекс СБиС++ предназначен для автоматизации бухгалтерии и других близ лежащих служб предприятия. С одной стороны это достаточно компактная и обозримая программа, что позволяет использовать её на небольших предприятиях с одним единственным рабочим местом. С другой стороны масштабируемость комплекса, быстрота и нетребовательность к ресурсам, делают возможной эксплуатацию СБиС++ на крупных предприятиях с большим количество рабочих мест и очень интенсивным документооборотом.

СБиС++ - программа с текстовым интерфейсом, которая может функционировать как в DOS, так и в Windows.

Особенность комплекса:

- может работать в двух сетевых режимах: файл-серверном и клиент-серверном.

- кроме того, есть возможность организации терминального режима работы программы.

Комплекс СБиС++ разбит на несколько подзадач, каждая из которых охватывает определённый участок бухгалтерского и управленческого учёта. На сегодняшний день в состав комплекса входят следующие задачи:

- Баланс и анализ - оформление взаимозачётов и бартерных операций; контроль взаиморасчётов с дебиторами-кредиторами; контроль в целом журнала операций; ведение главной книги и оборотной ведомости; составление отчётности в налоговую инспекцию.

- Касса - оформление кассовых операций; ведение кассовой книги; оформление авансовых отчётов; расчёты с подотчётными лицами.

- Расчётный счёт - оформление операций с банком; учёт средств на нескольких расчётных счетах.

- Товары и материалы - складской учёт и управление продажами; ведение номенклатурного справочника и складской картотеки; оформление прихода и расхода товара, инвентаризации и переоценки.

- Производство - учёт выпуска продукции; оформление сборки и разборки изделий, бригадных и индивидуальных нарядов; подготовка данных для расчёта сдельной оплаты труда; расчёт себестоимости выпускаемой продукции; планирование производственной деятельности.

- Расчёт заработной платы - ведение справочника сотрудников; расчёт начислений и удержаний; расчёт налогов от фонда оплаты труда; формирование проводок по заработной плате.

- Учёт кадров - ведение справочника сотрудников; составление штатного расписания; оформление движения по штатному расписанию; оформление кадровых приказов.

- Учёт основных средств и НМА - оформление прибытия, движения и списания основных средств, нематериальных активов; расчёт амортизации.

- Учёт путевых листов и ГСМ - оформление путевых листов; расчёт расхода горюче-смазочных материалов по норме и факту; подготовка данных для расчёта зарплаты водителям.

- Документооборот - управление персоналом; оформление приказов и служебных записок; рассылка сообщений сотрудникам; списки дел для каждого сотрудника; взаимодействие с электронной почтой.

Деление программы на задачи носит чисто логический характер. На самом деле - всё это одна программа, функционирующая на одной общей базе данных, и оперирующая общими понятиями. Данные любой из задач, могут быть доступны в другой, все задачи работают с одними и теми же справочниками, документы в одной из задач могут выписываться на основании документов другой задачи и так далее.

Тем не менее, возникает и ряд проблем:

-большая стоимость установочного пакета;

-лишние функции, которые иногда и не используются.

Аналогичным программным продуктов является программа «Галактика» от фирмы Галактика. Корпорация «Галактика» -- один из крупнейших в СНГ разработчиков комплексных решений в области автоматизации управления производственно- хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия (корпорации). Она разрабатывает и поставляет лучшие управленческие и информационные технологии для динамичного развития бизнеса предприятий и эффективного функционирования организаций, обеспечения продуктивной и комфортной работы их руководителей и сотрудников.

Основные направления работы по совершенствованию системы «Галактика»: развитие функциональности для управления финансами и производством, развитие гибких и универсальных механизмов, позволяющих оперативно «подстраиваться» под изменяющееся законодательство, дальнейшая адаптация к специфике ведущих отраслей промышленности.

Данный продукт также как и 1С «Предприятие» направлен на широкий уровень задач. Система «Галактика» предназначена для

автоматизации задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла. Система имеет модульную структуру. Основной объект, с которым работает система «Галактика», - документ. Существует два вида документов:

Документ-основание - предназначен для регламентирования операций между юридическими лицами (договора, счета на оплату);

Сопроводительные документы, - отражают суть выполняемых хозяйственных операций (по ним составляются бухгалтерские проводки).

В состав системы входит следующее:

- контур оперативного управления (управление снабжением, сбытом, складской учет, производство, автотранспорт, поставщики, получатели);

- управление производством (технико-экономическое планирование, техническая подготовка производства);

- контур бух. учета (касса, банк-отчеты, хозяйственные операции, материальные ценности, заработная плата, основные средства);

- торговый зал (для работы со штрих-кодами).

Тем не менее, система «Галактика» имеет ряд существенных недостатков:

- дороговизна полного программного комплекса;

- сложность настройки его под конкретное предприятие;

- очевидная громоздкость;

- предназначена для автоматизации работы крупных предприятий;

- невозможность программирования и подгонки этого продукта к

определенному предприятию, что включало в себя 1С «Предприятие».

1.5 Техническое обеспечение

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

На стадии проектирования АРМ необходимо четко формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей и эргономическими параметрами устройств. Это обуславливается тем, что возможности разрабатываемого АРМ в большей степени зависят от базовых характеристик ЭВМ.

Основным устройством ПЭВМ является микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций, содержащихся в программе. В настоящее время наибольшее распространение получили 64-разрядные микропроцессоры. Разрядность означает длину рабочего слова в двоичном коде. Микропроцессоры также различаются по тактовой частоте, с которой они работают. Чем больше тактовая частота и разрядность, тем выше производительность процессора. Выполнение нескольких десятков миллионов операций в секунду является обычным делом для ПЭВМ.

Производительность ПЭВМ зависит также и от количества памяти, с которой она работает. Память бывает основная и внешняя. Основная память состоит из двух компонентов: постоянного запоминающего устройства (ROM или ПЗУ) и оперативного запоминающего устройства (RAM или ОЗУ). В ОЗУ хранится динамическая информация программы и обрабатываемые данные. При выключении питания содержимое ОЗУ теряется. ПЗУ, как правило, гораздо меньше ОЗУ, информация в нем хранится постоянно и ее изменение либо вообще невозможно, либо возможно только при помощи специальных устройств (программаторов ПЗУ). Емкость памяти 64-разрядных ЭВМ как правило 512 Мб и более.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) также бывают разных типов. В настоящее время наиболее широко распространены дисковые накопители. Их можно разделить на несколько групп:

- накопители на гибких дисках (флоппи дисках). Несмотря на сравнительно низкую емкость дискет (от 1 до 3Мб) в настоящее время очень широко распространены главным образом из-за низкой стоимости;

- накопители на жестких дисках (винчестеры). Распространены также широко, как и накопители на гибких дисках, но имеют гораздо большую скорость передачи данных, большую емкость и надежность хранения информации. Стоимость винчестеров постоянно падает, а скорость, надежность и емкость (жестким диском объемом 160-200 Гб сейчас уже никого не удивишь) возрастают. Все это делает их незаменимым атрибутом любой современной ПЭВМ;

- все большее распространение в настоящее время получают накопители на лазерных дисках (CD-ROM и DVD-ROM);

Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную автоматизированную систему, которая существенно повысит производительность труда на фирме, увеличит скорость выполнения заказов, улучшит качество обслуживания клиентов.

Существует также целый ряд других ВЗУ по разным причинам не получивших в настоящее время широкого распространения (магнитооптические диски, диски Бернулли, WORM-диски и др.).

Дисплей - основное устройство для отображения информации. Характеризуются размером экрана, максимальным разрешением и пр. Чем больше размер экрана и чем больше разрешение, тем, соответственно больше информации можно на нем разместить.

Клавиатура - основное устройство для ввода информации.

Существуют также устройства, облегчающие работу оператора, такие, как мышь, световое перо и пр. Также для ввода информации широко используются сканеры. Большое будущее за устройствами распознавания и синтеза речи, распознавания изображения.

Все устройства ПЭВМ взаимодействуют через системную магистраль. Однако из ВЗУ информация сначала должна быть переписана в ОЗУ и лишь тогда она становиться доступной процессору.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (администраторов, экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

К требованиям, предъявляемым к пользовательскому интерфейсу системы, предназначенной для решения комплекса задач, можно отнести: необходимость обеспечения работы неподготовленного пользователя, а также его работы с большим объемом информации, необходимость интенсивного ввода данных. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность оперативно обрабатывать данные. Так как АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Для нормального функционирования информационной системы центр должен иметь как минимум три ЭВМ (по одному в каждый отдел), локальную сеть (ЛВС), выход в Internet и принтер.

Минимальные требования к аппаратно-программному комплексу проекта для функционирования системы:

- процессор Pentium-II 266 МГц и выше;

- ОЗУ - 32 МБ (рекомендуется 64 Mb);

- HDD - 3 Гб и более;

- Монитор с диагональю 14 дюймов или более;

- VGA-совместимый адаптер 1 Mb видео-ОЗУ;

- Ethernet-совместимый сетевой адаптер;

- операционная система MS Windows 95, 98, 2000, XP;

- локальная сеть.

1.6 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение характеризует состояние управляемого объекта, является основой для принятия управленческих решений и тесно связано с программным и технологическим обеспечением. Создание информационного обеспечения включает сбор экономических показателей, составление классификаторов и кодов; разработку форм первичных и сводных документов, а также конструирование состава базы данных, размещенного на машинных носителях. Документы являются основными носителями информации при компьютерной обработке. Выделяются первичные и сводные документы. Несомненным преимуществом новой информационной технологии является формирование документов при помощи компьютера, что существенно сокращает время их создания и заполнения.

После того, как заказ сделан, идет работа с документами:

- заказчику либо выписывают счет;

- либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и указываются в бланке заказа. После того, как товар готов, Заказчик может его забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

2. Характеристика средств реализации

2.1 Общее описание MS Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[.

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

2.2 Функциональные возможности MS Access

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос - это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль - контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

1 Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

2 Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.

3 Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.

4 Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах.

5 Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.

6 Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

7 Особенности управления данными. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии.

Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи - 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).

Блокировка на уровне таблицы имеет два режима - пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

8 Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим - к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).

2.3 Описание СУБД dBase и Visual dBase

Первая промышленная версия СУБД dBase - dBase II (принадлежащая тогда компании Ashton-Tate, приобретенной позже компанией Borland) появилась в начале 80-х годов. Благодаря простоте в использовании, нетребовательности к ресурсам компьютера и, что не менее важно, грамотной маркетинговой политике компании-производителя этот продукт приобрел немалую популярность, а с выходом следующих его версий - dBase III и dBase III Plus (1986 г.), оснащенных весьма комфортной по тем временам средой разработки и средствами манипуляции данными, быстро занял лидирующие позиции среди настольных СУБД и средств создания использующих их приложений.

Хранение данных в dBase основано на принципе <одна таблица - один файл> (эти файлы обычно имеют расширение *.dbf). MEMO-поля и BLOB-поля (доступные в поздних версиях dBase) хранятся в отдельных файлах (обычно с расширением *.dbt). Индексы для таблиц также хранятся в отдельных файлах. При этом в ранних версиях этой СУБД требовалась специальная операция реиндексирования для приведения индексов в соответствие с текущим состоянием таблицы.

Формат данных dBase является открытым, что позволило ряду других производителей заимствовать его для создания dBase-подобных СУБД, частично совместимых с dBase по форматам данных. Например, весьма популярная некогда СУБД FoxBase (разработанная Fox Software, Inc. и ныне принадлежащая Microsoft) использовала формат данных dBase для таблиц, однако форматы для хранения MEMO-полей и индексов были своими собственными, несовместимыми с dBase. Очень популярное в начале 90-х годов (и кое-где применяемое до сих пор) средство разработки Clipper компании Nantucket Corp (приобретенной впоследствии компанией Computer Associates) манипулировало как с данными формата dBase III (включая индексные файлы и файлы для MEMO-полей), так и с индексными файлами собственного формата.

Помимо популярного формата данных dBase является родоначальником и некогда популярного семейства языков программирования, получившего называние xBase. Все языки этого семейства, использующиеся и в FoxBase, и в Clipper, и в некоторых более поздних средствах разработки, таких как канувший в Лету CA Visual Objects фирмы Computer Associates, содержат сходный набор команд для манипуляции данными и являются по существу интерпретируемыми языками. В роли интерпретатора команд xBase выступает обычно либо среда разработки приложения на этом языке, либо среда времени выполнения, которую можно поставлять вместе с приложением. Отметим, что для скрытия исходного текста xBase-приложения подобные СУБД обычно содержат утилиты для псевдокомпиляции кода, который затем поставляется вместе со средой времени выполнения. В случае Clipper среда времени выполнения содержится в самом исполняемом файле (и сам Clipper формально считается компилятором), но тем не менее этот язык по существу также является интерпретируемым.