Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Корпоративные порталы в сетях

1.1 История развития корпоративных информационных порталов

1.2 Классификация порталов в сетях

1.3 Преимущества, получаемые при использовании корпоративных информационных порталов

2. Основные характеристики корпоративных информационных порталов

2.1 Характеристики корпоративных информационных порталов

2.2 Архитектура и структура корпоративных информационных порталов

2.3 Функциональное наполнение информационных порталов

2.4 Технологические аспекты создания порталов

2.5 Анализ характеристик корпоративного информационного портала AxiomPortal

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

Список сокращений

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Введение

Портал (Portal) - сайт, организованный как системное многоуровневое объединение различных ресурсов и сервисов. Другими словами, портал - это "электронная библиотека", разделенная на различные тематические отделы, способные включать в себя количественные и качественные данные, анализы, графики и т.д., обновление которых происходит в реальном времени.

Информацию в порталах обычно организовывают по иерархическому признаку, связанному с определенной тематикой.

Привлекательность корпоративных порталов состоит в том, что они позволяют максимально приблизить бизнес к клиентам, партнерам и поставщикам, обеспечить пользователям персонализацию, "бесшовную" интеграцию информационной сущности компании и возможность устанавливать отношения внутри рабочих и информационных групп.

Корпоративный информационный портал - это комплекс программных решений и информационных технологий, позволяющий:

· объединить разнообразные информационные ресурсы и приложения предприятия в единое информационное пространство;

· организовать централизованный, web-ориентированный доступ к информационным ресурсам и приложениям;

· строго регламентировать роли участников процессов;

· обеспечить высокий уровень информационной безопасности.

Развитие информационных технологий способствует возникновению у коммерческих компаний среднего и крупного масштабов следующих потребностей:

· необходимость своевременного получения актуальной бизнес -информации для принятия критически важных решений;

· возможность эффективно управлять корпоративной информационной системой;

· наличие средств управления информационными потоками на предприятии;

· наличие дополнительных каналов сбыта (скупки) продукции;

· повысить качество обслуживания клиентов;

· повысить эффективность взаимодействия с партнерами и поставщиками;

· снижение расходов на содержание и обслуживание аппаратного и программного обеспечения своей деятельности.

Корпоративные информационные порталы направлены на частичное или полное удовлетворение перечисленных потребностей. А именно, корпоративный информационный портал должен обеспечить:

· интеграцию распределенных информационных ресурсов в единое информационное пространство;

· унифицированный ролевый доступ к информации и приложениям всем участникам процесса;

· поиск во внутренних и внешних информационных источниках компании;

· категоризацию неструктурированной информации (документов);

· автоматизацию групповой работы пользователей;

· интеграцию существующих приложений и передачу данных между ними;

· однократную регистрацию пользователей в информационной системе предприятия;

· web-интерфейс в качестве единого пользовательского интерфейса;

· многоканальный доступ к информационным ресурсам и приложениям.

Корпоративные информационные порталы (EIP, Enterprise Information Portals) родились после создания поисковых систем, таких, как Yahoo! и Alta Vista, и с тех пор их продолжают внедрять на предприятиях, объединяя не только информацию из Интернета, но и внутренние данных компаний. Цель этих порталов - предоставить возможность из единой «унифицированную» точки получать доступ ко всем источникам данных предприятия.

Перечисленное выше показывает актуальность проблемы исследования корпоративных информационных порталов и их характеристик, что и является целью данной работы.

Результаты исследовательской работы по тематике диплома изложены в двух главах. В первой главе описывается история возникновения корпоративных порталов, их классификация по различным источникам, перечисляются преимущества использования информационных порталов.

Во второй главе перечислены основные характеристики корпоративных информационных порталов в сетях, и их зависимость от архитектуры, структуры, функционального наполнения, аппаратных и программных аспектов; на примере конкретного портала проведен анализ характеристик.

Выводы и предложения, полученные в ходе работы, изложены в заключении.

К работе прилагаются списки использованных сокращений, библиографических источников, глоссарий терминов и понятий, а так же наглядный материал, на который идет ссылка из текста работы.

1. Корпоративные порталы в сетях

1.1 История развития корпоративных информационных порталов

Серьезная потребность в построении корпоративного информационного портала возникла с осознанием необходимости создания единого информационного пространства, позволяющего и сотрудникам компании, и клиентам работать с данными компании и пользоваться аналитическими корпоративными приложениями в режиме реального времени.[2]

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений.[1]

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются (см.приложение 1).

Рождение информационных порталов как самостоятельной информационной единицы можно датировать 1994-1995 гг., когда в сети Internet появился новый класс коммерческих сайтов - "информационные накопители" (Yahoo, AltaVista, Lycos и др).

Первое определение корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP) было дано Кристофером Шайлаксом и Джулией Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998). «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». [2]

Это исторически первое определение корпоративного портала - определение именно корпоративного информационного портала. И именно корпоративные информационные порталы наиболее распространены и в настоящее время. Более того, создание практически любого корпоративного портала начинается именно с создания информационной базы, а затем уже строятся другие функциональные надстройки.

С расширением Internet, эти сайты стали брать на себя роль путеводителя для пользователя Сети. Однако первое упоминание слова "портал" связывают с выпуском компанией Merrill Lynch в ноябре 1998 года отчета, в котором впервые было введено понятие корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP), под которым понимался пакет программного обеспечения, дающий компании возможность обеспечивать при помощи Web-браузера доступ к информации внутренних и внешних сетей. Серьезная потребность в построении EIP возникла при переходе корпоративных баз данных к сетевому формату, при необходимости систематизировать и усовершенствовать информационные хранилища компании. Тогда руководители поняли, что без единого информационного пространства, позволяющего и посетителям, и сотрудникам работать с данными компании и пользоваться аналитическими приложениями в режиме реального времени, не обойтись.

1.2 Классификация порталов в сетях

Все порталы можно разделить [32] на:

· Вертикальные (специализированные) порталы - узкой тематической направленности, посвященные определенной тематике;

· Горизонтальные (универсальные) порталы - общего характера, обозревающие различные темы;

· Потребительские порталы (Rambler, Yahoo, InfoArt и т.д.). Потребительские порталы содержат огромное количество ссылок на различные сайты, и служат для организации более удобного пребывания пользователя в Сети. Они содержат поисковые возможности, ленты новостей, биржевые сводки, прогнозы погоды, т.е. все, что необходимо для ежедневного информационного обеспечения. Кроме того, некоторые из них предоставляют пользователям услуги электронной почты, сервисы для планирования времени, ведения баз данных адресов и дат, а также другие бесплатные приложения. Тем самым они увеличивают количество посетителей, что является жизненно важным для них, поскольку потребительские порталы существуют за счет рекламной деятельности;

· Торговые порталы, основной задачей которых является объединение вокруг себя наибольшего количества Web-узлов поставщиков и покупателей и централизация документооборота между ними. Все электронные транзакции в таких порталах проходят через электронные торговые площадки (marketplaces), соединяющие покупателей и поставщиков по "звездообразной" топологии;

· Корпоративные порталы, предназначенные для организации единого информационного пространства внутри компании.

Рассмотрим подробнее последнюю группу порталов.

К корпоративным информационным порталам часто относят не только порталы, предоставляющие непосредственно информацию, а также подключение к специалистам, владеющим информацией и приложениям, позволяющим получить требуемую информацию.

Корпоративные порталы являются идеальной средой для решения задач управления современной компанией, автоматизации территориально разнесенных бизнес-процессов, работы с партнерами, поставщиками и клиентами.

Рабочее время корпоративного портала - это все 24 часа в сутки, место расположения абонентов корпоративного портала - вся планета, режим работы - режим реального времени.

Основным отличием корпоративных порталов от корпоративных сайтов является строго персонифицированный доступ к информации и приложениям корпоративного портала, затрагивающий жизненно важные аспекты деятельности и информационной безопасности компании. [6]

Корпоративные порталы работают с конфиденциальной информацией и приложениями, влияющими на жизнедеятельность компании, и требуют особых мер защиты от несанкционированного доступа. Они развертываются в сетях Интранет, Экстарнет и сетях Интернет с применением защищенных протоколов (например, SSL).

Сегодня в сетях используются следующие виды корпоративных порталов:

1. EIP (Enterprise Information Portal) - Корпоративный информационный портал. Обеспечивает персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам компании, обеспечивает: доступ к данным по классификатору и с возможностью проведения сквозного полнотекстового и атрибутивного поиска.

2. EEP (Enterprise Expertise Portals) - Корпоративный экспертный портал, обеспечивающие подключение к (связь между) пользователями на основе их знаний(способностей). Не всегда портал содержит нужную пользователю информацию, однако, в случае ее отсутствия он может подключить пользователя к нужным специалистам, которые могут поделиться необходимой информацией, дать экспертные оценки по интересующим вопросам.

3. EAP (Enterprise Application Portal) - Корпоративный портал приложений. Портал, который предоставляет пользователям различные приложения компании с помощью которых они могут получить требуемую информацию и данные. Может служить для поддержки конкретного бизнес-процесса компании.

4. ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Корпоративный портал совместной работы. Портал, предоставляющий информацию и приложения и обеспечивающий работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом (фактически, автоматизация бизнес-процессов).

5. EKP (Enterprise Knowledge Portal)- Корпоративный портал управления знаниями. Интегрированный портал, охватывающий все перечисленные выше, предназначенный для обеспечения коллективной работы (автоматизация бизнес-процессов) с максимальным информационным обеспечением.

Рассмотрим вкратце перечисленные выше корпоративные порталы, не останавливаясь на информационных, так как они будут рассмотрены дальше.

Корпоративные экспертные порталы

Практически все экспертные порталы (EEP - Enterprise Expertise Portals) создаются на базе корпоративного информационного портала компании, ранее созданного, или создаваемого совместно с экспертным порталом (разделом).

Экспертные порталы обеспечивают:

· Выбор эксперта.

· Разграничения доступа к экспертам.

· Формирование пользователем запроса эксперту, его запись в хранилище данных портала и вывод на странице выбранного эксперта.

· Сохранение времени запроса и других атрибутов, задаваемых при создании портала.

· Формирование экспертом ответа, его запись в хранилище данных портала и вывод на странице пользователя, сделавшего запрос.

· Сохранение времени ответа и других атрибутов, задаваемых при создании портала.

· Возможность использования вопросов и ответов другими пользователями портала.

Создание экспертного портала как надстройки к корпоративному информационному порталу это работа, объем которой во много раз меньше, чем объем работ по созданию самого информационного портала, но эффект от экспертного портала достаточно высок

Корпоративные порталы приложений

Корпоративные порталы приложений не так распространены, как информационные, но они могут внести большой эффект, особенно при работе с корпоративными приложениями - корпоративными информационными системами. Если ранее они были доступны только в пределах локальной сети компании, то сейчас все территориальные рамки практически исчезают. При соответствующих полномочиях доступа можно в любое время и в любом месте получить корпоративную информацию о состоянии компании непосредственно из ее корпоративной информационной системы.

В целом же корпоративные порталы приложений позволяют:

· Сократить стоимость на лицензии, стоимость клиентских терминалов и стоимость их обслуживания.

· Обеспечить возможность использования клиентских терминалов с любой операционной системой.

· Разместить на сервере не тиражируемые корпоративные приложения

· Обеспечить удаленную работу с корпоративной информационной системой компании

· Обеспечить удаленную работу с маломощных карманных персональных компьютеров и сотовых телефонов

· Разместить на портале компании различные web-служб.

Корпоративные порталы приложений редко создаются как самостоятельные порталы. Чаще они выступают как расширение корпоративных информационных порталов.

Корпоративный портал совместной работы

Корпоративный портал совместной работы (ECP - Enterprise Collaboration Portal) это портал, предоставляющий информацию и приложения и обеспечивающий совместную работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом.

Корпоративный портал совместной работы является особенно незаменимым для удаленной работы, для выполнения территориально разнесенных бизнес-процессов. Вы можете работать из филиала, из дома, от клиентов, из гостиницы и т.д., ведь клиентского программного обеспечения корпоративный портал не требует. При этом Вы работаете не индивидуально, а в коллективе, корпоративный портал обеспечивает все бизнес-процессы коллективной работы, обмен мнениями координацию работ, документирование хода работ.

Корпоративные порталы совместной работы, отличаются следующими признаками:

1. Персонификация доступа, четкое разграничение полномочий. Каждый пользователь имеет свой набор информационных ресурсов и приложений, свои бизнес-процессы и даже не подозревает обо всех возможностях портала.

2. Свободный обмен мнениями, вплоть до аудио и видео конференций.

3. Жесткий регламент бизнес-процессов, можно делать только то, на что имеется доступ и только так, как это предписано, как в штатных, так и в нештатных ситуациях. Но в тоже время в бизнес-процессах могут быть заданы и различные степени свободы.

4. Документирование всей информации, создаваемой в ходе совместной работы и ее хранение в хранилище данных портала.

5. Документирование всех действий пользователей: кто, что, как и когда.

На всех этапах создания корпоративного портала, от постановки задачи и до внедрения уделяется самое пристальное внимание «человеческому фактору». Ведь корпоративный портал совместных работ это не просто очередной инструмент, это совершенно другой стиль работ, другой образ мышления, совершенно другая прозрачность и ответственность за выполняемые работы. И это, конечно, понравится далеко не всем сотрудникам и менеджерам. Здесь необходимо и проведение разъяснительной работы, и соответствующая мотивация всего коллектива.[8]

Без учета человеческого фактора создание и внедрение корпоративных порталов совместной работы могут создать различные трения с коллективом, от пассивного противодействия, до прямого саботажа.

Корпоративные порталы управления знаниями

Многие компании сталкиваются со следующей ситуацией:

· Имеется достаточно большое количество несистематизированных документов.

· Часть документации хранится на рабочих местах и компьютерах сотрудников, а то и в их головах.

· Возникают значительные трудности с поиском нужных документов для принятия управленческих решений.

· При создании новой продукции недостаточно используется накопленный компанией опыт.

· Возможно случайное использование устаревших неактуальных документов.

· Возникает прослойка «незаменимых сотрудников».

К разрешению таких исключительных ситуаций можно прийти разработкой эффективных корпоративных порталов на основе методологии управления знаниями.

Корпоративные порталы управления знаниями обеспечивают:

· Анализ и ввод различной информации, документации и данных.

· Хранение данных.

· Анализ и извлечение информации из хранилища данных для принятия управленческих решений или дальнейшей работы.

· Организацию совместной работы с документированием промежуточных и результирующих данных.

· Сохранение истории создания документов.

Корпоративные порталы создаются индивидуально под конкретные условия и потребности каждой компании.

1.3 Преимущества, получаемые при использовании корпоративных информационных порталов

Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества.[5] Приведем лишь несколько показательных фактов:

· Корпоративные порталы структурируют данные, находящиеся в базе данных корпорации и предоставляют их в удобной для использования форме.

· Порталы отслеживают и извлекают информацию из сети Internet и фильтруют ее, основываясь на требованиях пользователей.

· Корпоративные порталы обеспечивают всеобщий доступ к публичной информации, основываясь на возможностях Сети.

· Реклама при использовании внутренних возможностей компании.

· Использование возможностей гипертекста для перемещения по ссылкам, вставленным прямо в текст.

· Использование графических, аудио и видео образцов; Использование одной универсальной программы -Web-браузера - для работы со всеми видами информации.

· По оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%.

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1. Повышение производительности. Сотрудники компании ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2. Улучшение корпоративного взаимодействия. Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

3. Управление корпоративными знаниями. Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать "базу знаний" компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.

4. Оптимизация процесса управления. Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.

5. Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы. Портал - это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации "тонкого клиента" (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования - один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.

6. Единая платформа для ведения электронного бизнеса. Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг.

2. Основные характеристики корпоративных информационных порталов

2.1 Характеристики корпоративных информационных порталов

Аналитическая компания Gartner Group в своих исследованиях [7] сформулировала основные требования к корпоративным порталам, характеризующие первые два поколения этих продуктов. Согласно этим исследованиям, первое поколение корпоративных порталов имеет следующие характеристики:

· обслуживание большого числа пользователей;

· широкий спектр информации;

· поиск и индексирование широкого набора информационных репозитариев. Реализация удобных и эффективных поисковых механизмов, используя в качестве источников различные информационные ресурсы (структурированные, неструктурированные, метаданные) и оценка достоверности и полноты полученных данных;

· категоризация информационного наполнения;

· управление информационным наполнением и его агрегация;

· возможности персонализации (настройка рабочего места пользователя в соответствии с его индивидуальными запросами, привычками и требованиями);

· поддержка основных сетевых форматов;

· высокоэффективная разработка приложений и возможности интеграции с другими приложениями;

· обеспечение защиты хранящейся информации, используя программные и физические способы обеспечения безопасности (установление подлинности, управление доступом, конфиденциальность и целостность данных и т.д.);

Следует знать, что ключевыми в этом списке являются первые два требования: если они не удовлетворены, то компании придется создавать несколько более мелких порталов, что сопряжено с дополнительными затратами на разработку и дальнейшее содержание, и, в итоге, порталы не выполняют своей основной цели - организации единого информационного пространства.

Для второго поколения корпоративных порталов, применяемых в качестве составляющей части электронного бизнеса, к перечисленным характеристикам добавляются:

· надежная среда реализации приложений;

· мощные и гибкие инструменты разработки приложений;

· широкие возможности в области интеграции приложений;

· соответствие требованиям к информационным системам масштаба предприятия;

· поддержка интеграции с другими приложениями и информационными системами партнеров;

· поддержка мобильного/беспроводного доступа к данным.

Наличие у информационного портала той или иной характеристики, степень его реализации обуславливается его архитектурой, структурой, функциональным наполнением, технологическими и программными аспектами.

2.2 Архитектура и структура корпоративных информационных порталов

Корпоративный портал представляет собой продукт или набор продуктов, базирующийся на определенной инфраструктуре (обычно включающей как минимум сервер приложений и сервер баз данных) и реализующий функции, описанные в предыдущем пункте. Общий вид функциональной архитектуры корпоративного портала (на примере Sybase Enterprise Portal) представлен на рисунке в приложении 2.

В составе типичного корпоративного портала условно можно выделить три основных функциональных слоя:

1. Слой базовой инфраструктуры, отвечающий за базовые сервисы, такие как управление транзакциями, система безопасности, управление порталом и др. Технически он содержит, как правило, сервер приложений, сервер баз данных и Web-сервер, либо несколько подобных серверов.

2. Слой интеграции приложений, отвечающий за взаимодействие портала со всеми существующими в компании приложениями, такими как СУБД, CRM- и ERP-системы, унаследованные приложения и др.

3. Слой интерфейсов, включающий в себя средства управления информационным наполнением, интерфейсы для обмена данными с информационными системами бизнес-партнеров, средства для работы с мобильными и беспроводными устройствами и др. К этому же слою относятся визуальные и невизуальные компоненты порталов, называемые обычно портлетами, но иногда имеющие и другие названия (Pagelets, Gadgets, iViews и т.д.). [8]

Как правило, порталы обладают открытой архитектурой, позволяющей расширять их функциональность за счет добавления сторонних приложений или дополнительных компонентов. Отметим, что чаще всего такими компонентами оказываются средства управления информационным наполнением, поэтому обычно такие средства выпускаются производителями порталов или просто входят в состав последних.

В частности, корпоративный информационный портал может состоять из следующих элементов:

· системы индексации, поиска и категоризации информации;

· система взаимодействия пользователей;

· система управления содержанием;

· система управления документооборотом;

· системы автоматизации деловых процессов (workflow);

· система настройки рабочей среды пользователя;

· системы, обеспечивающие информационную безопасность;

· система однократной регистрации;

· системы интеграции.

Структура корпоративных информационных порталов

Процесс работы информационного портала можно разделить на несколько фаз:

1. В портал из различных источников поступает информация.

2. Портал производит первичное распознание информации и предоставляет ей доступ.

3. При использовании систем управления знанием формируются метаданные.

4. Метаданные проходят через "фильтр", установленный пользователем, при этом ненужные данные отбрасываются.

5. После этого, отфильтрованные данные передаются пользователю. Пользователь также может настроить "фильтр" под свои личные требования.

Рисунок.1. Схема работы информационного портала

Корпоративный информационный портал разделен на две части:

· Внутренний портал (Интранет), в котором расположена приватная информация, предназначенная для использования ограниченным числом пользователей. Используется локальная сеть.

· Внешний портал, который доступен для общественного использования и в котором расположена публичная информация. Используется сеть Internet.

Рисунок.2. Схема организации корпоративного портала

Функциональная структура корпоративного информационного портала может быть разбита на следующие составляющие:

Средства ввода и организации входной информации. Дополнение «и организации» имеет очень важное значение. Мало ввести информацию в базу данных корпоративного портала. Необходимо ввести ее так, чтобы пользователь портала смог бы быстро и в удобном виде получить полную информацию по интересующему его вопросу.

Системы хранения информации, которые помещают всю информацию к единую «кучу» позволяют извлекать ее только методами OLTP (On-Line Transaction Processing, Оперативная обработка транзакций). Т.е, например, пользователь вписывает в окно портала требуемый запрос и получает список всех документов, соответствующих запросу. И ему еще долго придется разбираться с этим списком документов. По такому принципу работают поисковые системы Интернет Яндекс, Рамблер и др.

При структурированном вводе и хранении информации входным данным при их вводе присваиваются определенные категории. Они привязываются к принятой в компании системе классификации, одномерной или лучше многомерной. В этом случае информацию легко извлекать методами OLAP (On Line Analytical Processing или анализ данных в реальном времени), извлекать даже без использования поисковых запросов, а просто по принятому в компании каталогу (одномерному или многомерному). Следует отметить, что и в Интернет в последнее время стали создаваться поисковые системы с категорированием информации, например, Quintura.ru).

Вопросу ввода и организации входной информации следует уделять много внимания так как именно от того, как будет введена информации, будет зависеть и качество выдачи информации потребителю. Улучшить ситуацию с качеством выдачи информации, если она была введена "в кучу", практически невозможно. В ряде случаев, только повторный ввод всей информации исправит ситуацию.

Средства надежного хранения информации. Надежность хранения информации определяется следующими основными факторами:

· Используемая база данных;

· Система разграничения доступа

· Защита от несанкционированного доступа.

В создаваемых корпоративных порталах чаще используются хорошо зарекомендовавшие себя в корпоративных приложениях базы данных MSSQL Server и Oracle.

Особое внимание уделяется разграничению доступа к информации. Каждый пользователь имеет свое собственное меню, в котором он видит только те разделы, и только ту информацию, к которой он имеет доступ. Все действия пользователя на портале документируются.

Средства извлечения данных. В зависимости от требований, предъявляемых к организации работы и к хранимой информации создаются различные виды извлечения и обработки данных:

· Выдача данных по многомерному каталогу - самый удобный, быстрый и эффективный способ.

· Различные системы полнотекстового поиска, от поиска по шаблону, до поиска с учетом морфологии русского языка (Яндекс) и язка поисковых запросов.

· Системы Business Intelligence (BI -бизнес-интеллекта);

Системы OLAP (On-Line Analytical Processing - интерактивной аналитической обработки).

Приложения. В системе портала инструментом пользователя является браузер или навигатор, который обеспечивает ему доступ к страницам в необходимом формате. Многие порталы (например, Hummingbird Communications EIP) позволяют пользователю настроить домашнюю или персональную Web-страничку под его личные требования поиска и приема (т.н. механизм фильтрации данных).

Система обеспечения безопасности. Обычно включает в себя стандартные защитные меры, такие как: криптографическое кодирование, задание пароля, присваивание идентификатора, электронная цифровая подпись и т.д.

Приложения интеллектуального анализа или система управления знанием (Knowledge Management), которые представляют собой средства, позволяющие структурировать и категоризировать неучтенные данные (например, затерянные в почтовых ящиках), сформировать удобные механизмы доступа к ним и, используя специальные аналитические методы, сконструировать отчеты о собранной информации. Их принцип работы заключается в аннотировании существующих документов, формирование на базе этих аннотаций, описывающих документы, метаданных и их размещение в информационном хранилище вместе со ссылками на исходный документ. При этом устанавливается язык документа, его тема, дата создания и принадлежность. Одновременно создаются специальные словари или базы данных встречающихся в документе имен, терминов и других атрибутов с указанием их источника. Результатом деятельности является разбиение текстового документа на связанные категории, посредством эвристического анализа смысловой и терминологической близости распределяемых по иерархическим рубрикам текстов.

Репозитарий - хранилище метаданных об информационных объектах, пользователях, рабочих группах и т.д. Метаданные указывают тип объекта, раздел, к которому он принадлежит, формат документа и даже его содержание.

Подсистема публикаций и подписки, которая позволяет пользователям публиковать свои документы и подписываться на получение необходимой информации и внешних источников.

Механизмы анализа и планирования бизнес-процессов, в том числе системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning - ERP). Системы ERP - набор интегрированных приложений, которые в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятия. Среди них можно назвать планирование ресурсов для производства товаров и услуг, оперативное управление производственным планом, виды учета и анализа результатов экономической деятельности. Все операции планирования и анализа в ERP разбиты на отдельные функциональные модули.

Модуль CRM - Customer Relationship Management (может входить в систему ERP), который обеспечивает объединение front и back-office компании, позволяя сформировать информационную базу с данными о клиентах, службу информационной поддержки клиентов, настраивать портал под требование клиента (например, выдавать пользователю ассортимент товаров или список информации, основываясь на прошлых обращениях) и т.д. При этом предприятие может не только значительно повысить потенциал front-office и упорядочить процесс документооборота с оппонентом, но и производить исследования предпочтений покупателей. Однако основной функцией CRM является "удержание" клиента, что становится первостепенной задачей для любого бизнеса (по мнению экспертов, "удержание" 5% покупателей дает прирост прибыли на 25-125%).

Унифицированные платформонезависимые средства вывода информации по запросу потребителей информации. Решение данного вопроса не требует от разработчика корпоративного портала практически никаких работ. Корпоративный портал это по определению платформонезависимое решение. Корпоративный портал будет работать на любых типах компьютеров с любыми операционными системами, даже на сотовых телефонах. Единственное требование - доступ в Интернет.

2.3 Функциональное наполнение информационных порталов

Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

· руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;

· сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;

· поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;

· партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;

· заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения.

Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:

· корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;

· внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т.п.);

· справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;

· картотека существующих и потенциальных контрагентов;

· формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);

· механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);

· развитая система поиска информации;

· служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники ( Help Desk);

· различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).

Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа "торговой площадки" (marketplace). Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией. Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM).

Безусловно, это далеко не полный перечень функциональных возможностей, которые могут быть реализованы в рамках корпоративного портала. Следует подчеркнуть, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия. Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.

2.4 Технологические аспекты создания порталов

Строительство и внедрение корпоративного портала практически всегда сопряжено с рядом проблем, обусловленных существующей на предприятии информационной средой:

· наличие в организации нескольких операционных систем вызывает необходимость проведения кросс-платформной интеграции;

· старые и "унаследованные" базы данных, построенные на базе архитектуры файлового сервера, не всегда могут быть интегрированы в портал;

· приложения, прежде всего написанные сторонними разработчиками и небольшими фирмами, могут не иметь Web-интерфейсов и (или) документированных API-интерфейсов, что затрудняет их интеграцию. [23]

По этой причине в IT-индустрии де-факто сложились следующие базовые принципы интеграции корпоративных данных и приложений на основе Web-технологий:

1. Интеграция данных и приложений (финансовые, системы CRM, ERP и унаследованные) в корпоративный портал.

2. Визуализация информации при помощи Web-браузера, благодаря чему исчезает необходимость в установке и поддержке "тяжелых" клиентских приложений.

3. Гибкость, масштабируемость и открытость создаваемых решений, которые достигаются благодаря использованию XML/XSL и Java. Быстрое и легкое внедрение, оптимизация и персонификация.

4. Единый и настраиваемый интерфейс работы с данными и приложениями, возможный благодаря созданию корпоративного портала; возможность входа в портал из различных систем, в том числе территориально удаленных.

5. Реализация системы на основе технологий Java и XML, что обеспечивает переносимость и независимость приложений от операционных систем сервера и клиента. Хранение и передача данных происходит с помощью языка XML, специально созданного для организации взаимодействия с различными приложениями. Формат данных в XML не зависит от способа его дальнейшей визуализации (за это отвечают хранимые отдельно файлы таблицы стилей XSL, которые преобразуют файлы XML для их представления в виде Web-страницы).

6. Создание в процессе интеграции пользовательских Web-интерфейсов к корпоративным приложениям. При дальнейшем развитии системы обеспечивается не только доступ для чтения данных, но и полноценный документооборот.

7. Безопасность и защита информации обеспечиваются единой точкой входа и разделением прав доступа. База описаний пользователей размещается в едином кросс-платформенном каталоге, что создает унифицированную систему безопасности для всех приложений.

Платформы для корпоративных информационных порталов

Требования к корпоративным порталам в целом стандартны, поэтому при их разработке с успехом применяются технологические платформы различных производителей ПО. [1]

Все эти компании сегодня предлагают современные масштабируемые технологии, так что перед заказчиками и исполнителями проектов по внедрению корпоративных порталов стоит непростая задача выбора базового решения. При выборе платформы необходимо ориентироваться не только на предлагаемую производителем цену. Сделать правильный выбор компании помогают, прежде всего, подробное описание специфических требований к порталу и анализ инструментов для реализации этих требований. Сегодня многие компании разбивают проект внедрения портала на две части - анализ (написание технического задания, в котором делается вывод о применимости и цене технологий) и собственно разработку на базе выбранной по результатам анализа технологии. Важными аргументами для выбора платформы являются также исторические предпочтения компании (в какой среде портал сможет интегрировать больше приложений), имеющийся парк серверов и рабочих станций, наличие успешных проектов внедрения в России, наличие авторизованных центров поддержки и подробной документации на русском языке, требования к квалификации поддерживающего персонала.

Средства создания порталов ведущих производителей

Ведущими производителями средств создания порталов: BroadVision, Computer Associates, Hummingbird, IBM, Microsoft, Oracle Corporation, Plumtree, PeopleSoft, SAP Portals, Sun Microsystems.[3]

InfoExchange Portal (BroadVision)

Компания BroadVision специализируется на интегрированных наборах приложений для обслуживания электронной коммерции и транзакций.

BroadVision InfoExchange Portal -- один из основных продуктов этой компании и, как и большинство инструментов создания порталов, является средством предоставления доступа к данным, ресурсам, бизнес-процессам и приложениям сотрудников компании, ее клиентов, партнеров и поставщиков. С помощью InfoExchange Portal можно создавать B2E-порталы, порталы для обмена данными с поставщиками и партнерами, B2C- и корпоративные порталы, содержащие встроенные средства управления структурированным и неструктурированным информационным наполнением, инструменты для удаленного администрирования, средства поддержки транзакций внутри информационных систем, функционирующих в компании, средства персонализации и коллективной работы.

Управление профилями пользователей, типами страниц и категоризацией информации происходит с помощью Web-интерфейса.

Персонализация может осуществляться исходя из роли пользователя, а также на основе его поведения на сайте, целей, задач, местоположения и времени. Кроме того, пользователи могут модифицировать вид сайта для своих нужд, организовав себе самый удобный доступ к наиболее часто используемым данным и приложениям. Доступ к документам и данным, а также рассылка документов также осуществляются на основе ролей. Возможен также доступ к данным и приложениям портала с помощью мобильных устройств.

Доступ пользователей к данным и приложениям осуществляется с помощью портлетов -- компонентов портала, представляющих собой элементы интерфейса Web-страниц.[7]

В BroadVision InfoExchange Portal возможен также доступ к данным из внешних источников, например к финансовой информации, новостям, метеосводкам.

Отметим, что BroadVision InfoExchange Portal содержит средства управления документооборотом, позволяющие управлять маршрутами документов и данных, средства групповой работы (такие как создание сообществ и дискуссионных групп), а также средства уведомления пользователей об изменениях в данных или документах.

BroadVision InfoExchange Portal может выполняться под управлением операционных систем HP-UX и Sun Solaris, применяться совместно с Web-серверами Apache, Microsoft Internet Information Services, Netscape Enterprise Server и с другими Web-серверами, поддерживающими выполнение CGI-приложений, а также использоваться совместно с СУБД компаний Informix, Oracle, Sybase.

CleverPath Portal (Computer Associates, СА)

CleverPath Portal (ранее -- Jasmineii Portal) представляет собой одно из наиболее мощных в отрасли средств создания корпоративных порталов, а также персонализированного представления информации из разнообразных источников в Web. С помощью CleverPath Portal IT-отделы предприятий могут быстро разрабатывать и внедрять защищенные Web-порталы, предоставляющие как внешним, так и внутренним пользователям все данные, необходимые для принятия решений и способствующие улучшению взаимодействия между организациями, а также повышению эффективности деловых операций. [6]

CleverPath Portal открывает доступ ко всему спектру информации, существующей в корпоративных сетях и в Internet, в том числе к таким ее формам, как Web-страницы, данные реального времени, документы Microsoft Office и Excel, сообщения электронной почты, данные корпоративных приложений, другие структурированные данные, например хранящиеся в базах данных. Продукт использует ряд специфических технологий CA для визуализации данных, давая возможность разработчикам создавать графически насыщенные и интуитивные представления сложных комбинаций данных для разнообразных категорий пользователей портала. CleverPath Portal включает также средства поиска, позволяющие пользователям любой квалификации быстро находить и обрабатывать нужную информацию (приложение 3, рис. 1).