Корпоративный интранет-портал как инструмент повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций на примере ОАО "Авиакомпания "ЮТэйр"

В адресной книге пользователю доступен поиск сотрудников или контрагентов. Для поиска необходимо нажать на соответствующую ссылку.

Рис. 3.21 Поиск сотрудника

Сотрудника можно искать по полям, которые изображены на рисунке выше. Так же если нажать на ссылку соответствующего сотрудника, то загрузиться страница, где отобразиться вся информация о сотруднике с учетом прав доступа пользователя, который просматривает эту информацию. Информация о сотруднике представлена на рисунке ниже.

Рис. 3.22 Информация о сотруднике

Для навигации в личном кабинете используются вкладки и меню справой стороны страницы.

Чтобы пользователю создать служебную записку ему необходимо нажать на соответствующую вкладку. После этого загрузиться страница для работы с ЭСЗ.

Рис. 3.23 Электронная служебная записка

После того как страница загрузилась пользователю необходимо нажать на ссылку «Создать ЭСЗ». При заполнении некоторых полей будут появляться другие поля. Когда пользователь нажимает на кнопку выбрать автора или исполнителя, то появляется диалоговое окно, в котором пользователь может выбрать сотрудника. А при нажатии кнопку, выбрать дополнительных адресатов, появиться диалоговое окно, в котором пользователь сможет отметить всех дополнительных сотрудников. Так же к документу можно прикреплять файлы. После того как все поля будут заполнены можно сохранить проект.

После сохранения проекта, пользователю будет доступен предпросмотр, отправка уведомления исполнителю, подписание и отправка уведомления адресату. Далее проект становиться документом и он будет уже открываться как отформатированный документ.

Рис. 3.24. Создание ЭСЗ

Для того чтобы формировался номер ЭСЗ необходимо добавить индекс в список. Индекс состоит из сервера, номера, литера и года.

Рис..3.25 Индекс ЭСЗ.

Рекомендации

Изучив интранет портал ОАО «Авиакомпания ЮТэйр» можно сделать вывод, что данная идея является, безусловно, успешной. Мы живем в 21 веке, во время полной информатизации, когда многие уже не представляют свою жизнь без интернета. Корпоративный сайт «облегчает жизнь» сотрудникам при помощи таких приложений как «Электронная служебная записка», «Адресная книга», «Библиотека нормативных документов», значительно экономя их время и силы на решение задач связанных с поиском необходимых документов, поиском необходимого им специалиста, и решением проблем от совершенно незначительных до глобальных в рамках компании.

Не стоит забывать что портал существует всего лишь около года и находится на стадии развития, и по истечению нескольких лет а того и месяцев может кардинально поменяться, все же ко всем действующим функциям в настоящее время, хотелось бы добавить такие как:

- Дистанционное обучение.

Во всех крупных компаниях по истечению определенного срока, сотрудники проходят курсы обновления сертификации, в связи с тем что человек не явлюяетсмя машиной и ему присуще свойство забывать некоторые моменты со временем. Чтобы сократить как денежные так и временные затраты можно задействовать дистанционное обучение при помощи корпоративного портала. Включив в него необходимые пособия для самостоятельного изучения в виде печатного материала и презентаций, а также сопроводить это интернет тестированиями. Таким образом сотрудник, обладая свободным временем может пройти необходимые ему сертификации в свободном порядке, не ожидая набора групп для сдачи тестирования.

- Создание персональных ресурсов.

Ни для кого не секрет, что многие из нас пользуются социальными сетями. Для разнообразия и отвлечения от рабочей обстановки можно было создать корпоративную социальную сеть, которая послужит на пользу сотрудникам, укрепит корпоративные связи, поможет новичкам влиться в рабочую среду. Но и тут без ограничений не обойтись. Необходимо ввести учет времени, проводимый на данном ресурсе, во-избежании полного погружения сотрудников в виртуальный мир. К примеру, свободное посещение в обеденное время и максимум 2 часа в течение рабочего дня. Также можно разбавить его мини онлайн-играми, группами по интересам и т.п.

- Доска почета.

В меню портала неплохо было бы добавить вкладку «Лучшие сотрудники». На наш взгляд это будет хорошим стимулом для работников, причем награждение за кропотливый труд будет заключаться не только в помещении фото на страничку, но и в виде денежного вознаграждения (подарочные сертификаты, приглашения на премьеры в кино, театр).

- Опрос.

При помощи анонимного опроса руководители смогут оценить свою работу со стороны подчиненных. Людям, как правило, сложно признавать свои ошибки, но если на них укаывает ни один и ни два человека, то следует задуматься и поменять свое отношение в каких-либо вопросах.

Помимо корпоративного портала для укрепления корпоративных связей можно воспользоваться программой Microsoft Lync. Это коммуникационная программа-клиент, позволяющая пользователям общаться друг с другом в реальном времени, используя различные виды коммуникаций: мгновенные сообщения, видео- и голосовую связь, общий доступ к рабочему столу, конференции, передача файлов, тем самым программа является клиентом объединённых коммуникаций и позволяет информационным работникам общаться и обмениваться информацией. Своим видом она напоминает известную программу icq. Microsoft Lync позволяет пользователю формировать контакты в удобные для него группы, видеть статус нужного ему человека (online/offline/away/busy), что опять же является плюсом во взаимодействии персонала.

Заключение

Популярная на сегодняшний день сеть Интернет породила новые возможности в общении и коммуникациях. Тематические форумы, e-mail-рассылка, чаты, Интернет-конференции значительно расширили возможности в передаче информации. Среди новых современных каналов коммуникации имеет место Интернет. Интернет-сайт - уникальный канал, с помощью которого можно транслировать практически любую информацию. На уникальность данного канала коммуникации обращают внимание и представители различных фирм, организаций и корпораций. Сегодня практически любая организация имеет свой корпоративный сайт, транслируя с помощью него историю своего создания, прайс-листы, текущие новости, портфолио и другую важную информацию.

Для того чтобы организация работала как единая система, существующая для достижения общих целей, описанных в уставе организации необходимо, чтобы между данными сферами организации было установлено взаимодействие. Иными словами, организация нуждается в налаженных внутренних коммуникациях между ее отделами и сотрудниками.

Коммуникация - общение, обмен информацией. Коммуникацией называют каналы, сети, направления движения информации, объединяющие людей. По сути, коммуникация - это передача значимой для источника и получателя информации с целью получения обратной связи.

В литературе нередко встречаются рекомендации по ведению внутрикорпоративных коммуникаций, среди которых:

1. Наличие «обратной связи» -- возможности для сотрудников выражать свое мнение и даже возражения менеджменту.

2. Видимость и близость высшего руководства.

3. Приоритет внутренних коммуникаций перед внешними.

4. Ясность.

5. Дружественный тон.

Коммуникации в организациях осуществляются через определенные каналы. В литературе существует множество классификаций таких каналов. Но исходя из проведенного анализа, все они содержат следующие элементы:

- Печатные средства коммуникаций.

- Вещательные каналы коммуникаций, к которым относятся телевидение и радио.

- Электронные коммуникации. В последнее время электронные коммуникации, базирующиеся на внутренней корпоративной сети или внешней сети Интернет, играют важнейшую роль в установлении эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Особое место здесь занимает сеть Интернет.

Интернет служит сегодня рабочей средой для многих сотрудников. Через Интернет ведется информирование сотрудников, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие затянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов.

Целями корпоративного сайта являются:

- Воздействие на установки целевой аудитории для формирования убежденности в необходимости сотрудничества;

- Повышение общей информированности о компании.

Говоря о роли корпоративного сайта можно подчеркнуть следующее:

- Корпоративный сайт выполняет представительскую функцию, т.е. транслирует в виртуальном пространстве реальный объект - конкретную организации.

- Информирующая сторона корпоративного сайта реализуется в рамках его восприятия целевыми аудиториями.

Если исследовать роль корпоративного сайта как канала внутрикорпоративных коммуникаций с технической точки зрения, то здесь следует отметить, что корпоративный сайт имеет ряд преимуществ перед другими видами внутрикорпоративных коммуникаций. Отметим, что корпоративный сайт:

1. Обеспечивает мгновенный контакт практически со всеми сотрудниками организации.

2. Отличается возможностью динамичного изменения сообщений для сотрудников, его быстрой адаптации для разных уровней занятых.

3. Способствует быстрому поиску и запросу любой корпоративной информации прошлых периодов в базе данных.

Основной проблемой, для решений которой было необходимо разработать корпоративный интранет-портал в ОАО «Авиакомпании «ЮТэйр», это отсутствующий или ограниченный удаленный доступ к сведениям организации, документам общего характера, таким как шаблоны приказов, льготы, нормативные документы и т.д. Так же из-за большего размера компании было сложно оповещать всех сотрудников о новых событиях и не всегда до сотрудников доходит обращения генерального директора.

При разработке интранет-портала было важно знать типы пользователей, которые будут работать с системой. Часто приходится разрабатывать страницы так, чтобы в них работали пользователи с различными ролями и привилегиями. Классифицируя пользователей и изучая их требования можно узнать такие сведения, которые скажут, как надо строить базу данных, какие ограничения обеспечить, как сгруппировать страницы, какая специфическая информация должна быть на сайте. Исходя из этого все пользователи были разделены на:

- Администрирующие пользователи

o Администратор (Пользователь занимающийся поддержкой сайта и т.д.);

o Редактор (Пользователь, отвечающий за контент сайта);

o Модератор (Пользователь, отвечающий за форум сайта);

- Пользователи с определенными правами доступа (Пользователь, имеющий определенные права доступа в личном кабинете и контенту портала.);

Права доступа, которые присваиваются в группе «Пользователь с определенными правами доступа» зависят от таких факторов как:

- Должность сотрудника;

- Отдел, в котором работает сотрудник;

- Филиал, в котором работает сотрудник.

Архитектура самого портала и его основных приложений, таких как «Электронная служебная записка», «Адресная книга», «Библиотека нормативных документов» были изображены в схематическом виде, что значительно облегчает понимание сущности их работы.

Также, была подробно изучена процедура создания корпоративного интранет-портала для ОАО «Авиакомпания «ЮТэйр», с помощью которого происходит:

· совершенствование качества мероприятий по формированию единого внутрикорпоративного информационного пространства с целью соответствия корпоративной культуре и стратегическим задачам Авиакомпании;

· информирование личного состава об основных событиях, происходящих в отрасли и в Авиакомпании,;

· способствование укрепления взаимопонимания между руководством и коллективом в достижении общих целей и задач.

Корпоративный интранет-портал является информационной системой, предназначенной для внутреннего использования в группе обществ «ЮТэйр» в качестве средства коммуникации, доведения до сотрудников внутрикорпоративной информации, оптимизации бизнес-процессов. Представляет руководству и персоналу ОАО «Авиакомпания «ЮТэйр» следующие организационные и технические возможности:

· оперативное информирование персонала о корпоративных событиях и мероприятиях;

· доведение до персонала информационных писем и распоряжений, с которыми необходимо ознакомиться всем сотрудникам Авиакомпании;

· доведение до персонала корпоративных политик Авиакомпании;

· информирование персонала о представляемом Авиакомпанией социальном пакете, льготах и сервисах;

· информирование персонала о деятельности профсоюзной организации, совета молодых работников авиакомпании, других внутрикорпоративных общественных организаций;

· обратная связь персонала и руководства авиакомпании (форум).

Разработка корпоративного портала «»Авиакомпании «ЮТэйр» велась на платформе IBM Lotus Domino/Notes.

IBM Lotus Domino - сервер приложений системы Lotus Notes, базово предоставляет ряд сервисов (СУБД, сервер каталогов, почтовый сервер, Веб сервер, collaboration) и может использоваться для построения корпоративных систем электронного документооборота, коллективной работы, других приложений. Имеет в своем составе большой набор модулей. Из основных это - почтовый сервер, http сервер, сервер баз данных. Набор модулей может быть расширен решениями от IBM и других сторонних производителей.

Были выявлены преимущества IBM Lotus Domino, такие как:

· Расширение системы обмена сообщениями за счет встроенного инструментария для совместной работы.

· Возможность выбора аппаратной платформы, операционной системы, каталога и способов доступа для клиентов.

· Ведущие в отрасли средства обеспечения безопасности для защиты важнейшей бизнес-информации.

· Снижение совокупной стоимости владения за счет эффективного использования ресурсов процессора, пропускной способности сети и дискового пространства.

· Доведенная до максимума доступность серверов за счет расширенной кластеризации, ведения журналов транзакций, восстановления серверов после сбоев и автоматизированной диагностики.

· Интегрируемость с другими ИС (совместимость с типами данных IBM DB2, Oracle, Sybase, MS SQL, ODBC).

· Сокращение времени и затрат на внедрение инфраструктуры и управление ею с помощью расширенных средств администрирования.

· Поддержка Веб-служб и открытых стандартов, наличие инструментария для интеграции с существующими приложениями.

· Ускорение окупаемости инвестиций (ROI) с помощью программных решений Lotus Domino для бизнес-процессов, таких как управление взаимоотношениями с заказчиками (CRM), управление цепочкой поставок и контроль за выполнением проектов.

Также мы предоставили описание пользовательского интерфейса, прочитав которое, любой без каких-либо трудностей сможет стать пользователем данного портала.

В заключении дипломной работы предложены рекомендации, такие как введение дистанционного обучения и создание персональных ресурсов, которые улучшат интранет-портал ОАО «Авиакомпании «ЮТэйр» и привлекут к себе внимание большее количество сотрудников, поскольку можно предположить, что не все осознают плюсы данного нововведения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бэрнард Блэк Практика корпоративного управления. // Журнал «Россия в глобальной политике» - №3-2008;

2. Болтырева И.С. Специальная функциональность в системах автоматизации управления. // Журнал «Бухгалтерский учет»-№6-2011;

3. Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008г.-462 с.;

4. Арутюнова Д.В. Сратегический менеджмент. Учебное пособие. - Таганрог: Изд-вр ТТИ ЮФУ, 2010г. - 122 с.;

5. Базаров Т.Ю. Управление персоналом развивающейся организации. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006г. - 175 с.;

6. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, процесс. М. 2004г. - 174 с.;

7. Гольдштейн Б.С. Системы коммуникации. Учебник для вузов. - М., 2004г. - 318 с.;

8. Гольдштейн Б.С. SWOT-анализ. - М., 2008г. - 132 с.;

9. ГольчинаО.Н. Теория экономического анализа. - Воронеж: Изд-во ВГУ, 2007. 173 с.;

10. Гроув Э.С. Высокоуровневый менеджмент. М., 2006г. - 168 с.;

11. Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009г. - 238 с.;

12. Джонатан Льюис Oracle. Основы стоимсотной оптимизации. - М. 2007г. 530 с.;

13. Дронов В. JavaScript в Веб-дизайне. - СПб.: БХВ Санкт-Перебург, 2010г.;

14. Дуглас Э. Камер Сети TCP/IP. Принципы, протоколы, структура. - М.: Вильямс, 2009г. - 254 с.;

15. Ильинский С. Энциклопедический словарь PR и рекламы. - М., 2009г. - 56 с.;

16. Ионцев Н., Поляков Е., Таранченко, О. "Программирование в Lotus Domino R. 5: формулы, LotusScript, встроенные классы LotusScript и Java" - М.: ЮНИТИ-ДАНА 2008г. - 931 с.;

17. Кляхин В.Н., Егоров М.С. Организационное поведение. - М.: Стратегия будущего, 2010г. - 320 с.;

18. Коналлен Дж. Разработка Веб-приложений с использованием UML. Пер. с англ. - М.: "Вильямс", 2010г. - 288 с;

19. Лазарсфельд П., Мертон Р. Хрестоматия. - М., 2009г. - 147 с.;

20. Laziusfeld P., Merton R. Mass Communication, popular taste and organized social action. N.Y.: Hasper and Brothers, 2009;

21. Лактионов А.О. Информационное общество. - М.: АСТ, 2007г. - 214 с.;

22. Мак-Федрис П. Использование JavaScript. Специальное издание. - Диалектика, 2009г.;

23. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2007г. - 312 с.;

24. Некрасов В. В. Почтовая система сервера Lotus Domino 7.0. - М.: Интер-траст, 2006г. - 273 с.;

25. Новиков Б.А. Настройка приложений баз данных. - М., 2008г. - 89 с.;

26. Персикова Т.Н. Межкультурная коммуникация и корпоративная культура. - М.: Логос, 2009г. - 224 с.;

27. Пожидаева Т.А. Экономический анализ: Анализ. - Владивосток.: Изд-во ДВГТУ, 2009г. - 134 с.;

28. Поляков E.B. Разработка приложений в Domino Designer R 7 - ©InterTrustCo 2007г. - 492с.;

29. Романова Т.Г. Финансовый анализ: схемы таблицы. - М., 2008г. - 163 с.;

30. Ронзина М.Д. Корпоративная культура как инструмент управления. - М.:АСТ, 2007г. - 126 с.;

31. Роуден Марк Корпоративная идентичность. - Спб., 2007г. - 231 с.;

32. Решетников К.С. «Internet бизнес». - М.: Издательство «Мир», 2009г. 145 с.;

33. Caвицкaя Г.В. Метoдикa кoмплекcнoгo aнaлизa хoзяйcтвеннoй деятельнocти: крaткий курc для вузoв / Г.В. Caвицкaя. - 2-е изд., иcпр. - М.: ИНФРA-М, 2003. - 302 c.

34. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала - М., 2007г. - С.7;

35. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008г. - 165 с.;

36. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. - Спб., 2008г. - 245 с.;

37. Томпсон А.А., Стрикленд А. Дж. Стратегический менеджмент. - М. 2009г.;

38. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов- 4-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ - ДИАНА, 2008г. - 198 с.;

39. Тульчинский Г.Л. Корпоративная социальная ответственность. - Спб., 2009г. - 205 с.;

40. Управление персоналом/ Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.А. Еременина. - М., 2009г. - 367 с.;

41. Фальцман В. К., Давыдова Л.А. Основы управления предприятия. - М.: ТЕИС, 2008г. - 122 с.;

42. Фаулер М., Скотт К. UML. Основы. - СПб: "Символ-Плюс", 2002.- 192

43. Черезов А.В. - Корпорации. Корпоративное управление. - М.: ТЕИС, 2006г. - 478 с.;

44. Чертоляс О. Фундамент бизнеса в Интернете. - М., 2004. - 142 с.;

45. Леоненков А.В. Язык UML 2 в анализе и проектировании программных систем и бизнес-процессов. Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2009г.;

Размещено на Allbest.ru