Современное государственное регулирование делопроизводства и документооборота

Это приводит к децентрализации приема-передачи докумен-тов, результатом чего становится потеря службой делопроизвод-ства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность струк-турных подразделений и утрата руководством организации кон-троля за их деятельностью.* Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служ-ба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, от-ветственности за ее сохранность и использование).

Передача документов

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, пе-редача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные под-разделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подраз-делений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных пред-приятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совер-шают два-три обхода здания (территории) по заранее разрабо-танным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов -- вы-полнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответ-ственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной обработки докумен-тов позволяет выделить первичные потоки поступивших доку-ментов: в адрес руководства организации, руководства структур-ных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков бу-дет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

* Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами. // Секретарское дело. -- 1996. -- № 1(3), с.48.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

Из экспедиции документы, адресованные руководству, пере-даются в службу делопроизводства для регистрации и подготов-ки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, на-правляются в их секретариаты для тех же операций.

На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, ко-личество которых зависит от структуры организации, распреде-ления обязанностей между руководством, степени самостоя-тельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с не-большими штатами сотрудников документ передается исполни-телю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить по-следовательно от руководителя (заместителя) организации к ру-ководителям сначала крупных структурных подразделений (на-пример, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рас-смотрения документов руководителями, которые в силу занято-сти или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация до-кументов и контроль за сроками их исполнения, могут значи-тельно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канце-лярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то вре-мя движения документа увеличивается.

С 1970-х годов получила широкое распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом ру-ководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам -- высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предвари-тельное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выяв-ляет документацию, которая должна быть представлена руководи-телю в обязательном порядке -- документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы струк-турных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов -- в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди кото-рых имеется типовая документация, не требующая его компетен-ции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому рефе-рент должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководи-теля. Отобранный массив документов «спускается» на следую-щий уровень управленческой структуры, т.е. документы попа-дают к исполнителю уже в день их поступления в организацию.

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально -- к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо по-ступивших документов еще представляется подборка справоч-ных данных или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя (см. гл. 4). В зависимости от содержания и назначения посту-пивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа -- они необходимы для ознакомления, со-держат инструкции по выполнению каких-то операций или дей-ствий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит оз-накомление с документом необходимого круга сотрудников. Ви-зы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах озна-комления. На документе делается отметка «Принято к сведе-нию» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, ко-торое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются спе-циалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отмет-ки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуаль-ность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельно-сти, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональ-ной системе хранения документов. Свои соображения по харак-теру исполнения документа исполнитель представляет руководи-телю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования -- сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, кото-рые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необхо-димого количества экземпляров проекта документа для сбора за-мечаний и предложений -- так называемое параллельное согласо-вание. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютер-ной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информаци-ей между структурными подразделениями и отдельными автома-тизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, полу-чения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ог-раниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным масси-вам. Полный доступ ко всем документам

организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.*

После получения на проекте документа всех виз документ пе-репечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на под-пись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовлен-ного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициатив-ными документами -- запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов склады-вается из подготовки проекта документа, его согласования, ви-зирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визирова-нию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организу-ется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Напри-мер, докладные записки

* Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

рассматриваются руководителем на об-щих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядитель-ных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудо-вого законодательства, решения коллегиального органа -- спе-циальный аппарат (секретариат коллегии).

Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформ-ление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экс-педицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отмет-кой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформле-ния документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, да-ты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные под-разделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводст-ва составляют опись рассылки, на которой в экспедиции про-ставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправ-ке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегист-рированного в установленном порядке.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и от-правляются в тот же день или не позднее первой половины сле-дующего рабочего дня.

Литература:

1. Кодекс законов о труде Российской Федерации.

2. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О язы-ках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. 34. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утвер-ждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

5. 35. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве-домствах Российской Федерации. --М.. Росархив,1994.

6. 46. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и ме-тодические материалы по их применению. -- М., 1982.

7. 47. Управленческие документы постоянною срока хранения, образую-щиеся в деятельности негосударственных коммерческих органи-заций (хозяйственных товариществ и обществ, производствен-ных кооперативов). Справочное пособие. -- М.: ВНИИДАД, 1996 г.