Согласовав целевой пакет формируемой отчетности ОАО "Биохимик", нужно определить разумные границы его автоматизации. Необходимо учитывать два основных фактора. Во-первых, соотношение затрат на автоматизацию и на формирование отчетности "вручную". Если автоматизация может окупиться в приемлемый период, то она целесообразна, иначе требуется более глубокий анализ с учетом других факторов. Во-вторых, принимаются во внимание требования к достоверности информации. В следствии автоматизации повышается формализация процессов, что содействует прозрачности бизнеса и улучшению качества отчетной информации. При этом целевой пакет формируемой отчетности разделяется на автоматизируемую и неавтоматизируемую части. Работы на данном этапе выполняются совместно бизнес-пользователями и ИТ-специалистами, а сам процесс может носить итеративный характер. Согласование состава автоматизируемой отчетности может привести к пересмотру формируемой отчетности.

На следующем этапе целевой пакет автоматизируемой отчетности структурируется на основе показателей (объем производства, запасов, сумма задолженности) и признаков (аналитические разрезы показателей, например - контрагент, материал, склад, регион и т.д.). Такое упорядочивание позволяет выявить повторное использование показателей и признаков в различных отчетах. Кроме того, выделенная структура облегчает поиск и определение источников данных (информационных систем предприятия), на основе которых будут рассчитываться значения показателей отчетности. При этом по каждому из них нужно выделить один источник, иначе какой-либо показатель в различных отчетах будет иметь разные значения, что недопустимо для качественной отчетной информации.

Нередко источник данных по показателю для автоматизации отчета определить не удается. Тогда необходимо выбрать один из двух вариантов дальнейших действий. Первый позволяет получить нужный источник данных, изменив (расширив) функциональность информационных систем предприятия. Второй вариант заставляет отказаться от автоматизации или формирования отчета в прежнем виде. Проработка источников данных показателей отчетности выявит необходимые источники и определит требования по изменению функциональности информационных систем предприятия.

К сожалению, работы по автоматизации отчетности часто относят на последние этапы внедрения проекта, когда основные настройки информационной системы уже выполнены, и многие требования отчетности к ней оказываются неучтенными. В такой ситуации можно предложить только два непопулярных решения проблемы.

В одном случае нужно перенастраивать информационную систему, что влечет срыв сроков и перерасход бюджета проекта. Либо придется разрабатывать отчетность на информационной системе, не настроенной для этих целей, следовательно, получить низкое качество отчетов и трудоемкое сопровождение. Поэтому требования отчетности необходимо формулировать еще до начала настройки информационной системы, а на последние этапы проекта относить только разработку и тестирование отчетов. Для достижения высокого качества автоматизированного отчета о прибылях и убытках необходимо заблаговременное проведение большого объёма подготовительных работ. В частности, процесс составления годового отчета о прибылях и убытках условно можно разделить на два этапа: первый этап - подготовительная работа; второй этап - непосредственное заполнение отчётной формы при соблюдении определённой очерёдности.

Таблица 2.1 - План работ по составлению годового отчета о прибылях и убытках за 2010 год на ОАО "Биохимик"

Подготовительная работа в свою очередь делится на три части:

а) разработка плана работы по составлению отчета о прибылях и убытках.

б) инвентаризация статей автоматизированного отчета о прибылях и убытках к составлению годового отчёта.

в) заключительные записи к составлению автоматизированного отчета о прибылях и убытках.

Подготовительные работы по составлению отчётности фактически являются разделом в системе организации бухгалтерского учёта на предприятия. А организация бухгалтерского учёта в Российской Федерации, отвечающая Международным стандартам учёта и отчётности, ориентированная на требования рыночной экономики, предполагает систему документов, регулирующих бухгалтерский учёт и отчётность.

В начале каждого нового года в результате анализа организации бухгалтерского учета в предыдущем году и инструктивных указаний вносятся изменения или вводятся дополнительные регистры для накапливания показателей счетных форм. Таким образом, подчинение аналитического учета целям отчетности обеспечивает своевременное и более качественное составление форм периодической и годовой отчетности.

Рассмотрим примерный план работ по составлению годового автоматизированного отчета о прибылях и убытках по таблице 2.1.

После разработки плана работ по составлению годового отчета, обсуждения его в бухгалтерии с участием экономистов и других специалистов издают приказ, где объявляют сроки началам отдельных работает по годовому отчету, указывают исполнителей отдельных видов работ.

б) Инвентаризация статей автоматизированного отчета о прибылях и убытках к составлению годового отчета.

Основной задачей формирования годового отчета о прибылях и убытках предприятия является обеспечение своевременности, полноты и достоверности данных бухгалтерской и налоговой отчетности, предъявляемой в налоговые органы и заинтересованным пользователям.

Чтобы быть уверенным в правильности показателей годовой бухгалтерской отчетности на предприятии необходимо еще раз проверить записи бухгалтерского учета и убедиться в том, что:

ѕ на счетах бухгалтерского учета предприятия отражены все хозяйственные операции отчетного года (полнота отражения);

ѕ записи в бухгалтерском учете произведены на основании соответствующих первичных документов (обоснованность отражения);

ѕ отражение хозяйственных операций не противоречит соответствующим положениям действующих нормативных актов (правильность отражения).

В частности, используемые бухгалтером проводки должны быть предусмотрены Инструкцией по применению Плана счетов финансово - хозяйственной деятельности предприятий.

Другими словами, перед формированием годовой бухгалтерской отчетности целесообразно провести инвентаризацию (анализ движения и сальдо) всех счетов бухгалтерского учета, в том числе имущества и денежных обязательств.

Для проведения инвентаризации бухгалтеру необходимо иметь соответствующую информационно - нормативную базу, то есть основополагающие документы.

На основании этих указаний и положений на предприятии разрабатывается план инвентаризации и проект приказа о составе инвентаризационной комиссии.

План инвентаризации ОАО "Биохимик" на 2010 год представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - План инвентаризации на 2010 год ОАО "Биохимик"

Для проведения инвентаризации было создано постоянно действующая инвентаризационная комиссия при обязательном участии главного бухгалтера. Возглавляет инвентаризационную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии включены и руководители структурных подразделений.

Состав комиссии и сроки проведения инвентаризации были объявлены приказом руководителя организации.

До начала инвентаризации бухгалтерия полностью обработала и записала регистры аналитического учета данные всех приходных и расходных документов и вывели остатки по счетам. На складах сырье, материалы разложены по наименованиям, сортам, размерам с указанием на ярлыках количества. Машины и орудия, занятые на работах, учитываются на везде месте работы.

Инвентаризацию провели отдельно по каждому месту нахождения ценностей и по материально ответственным лицам.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей зафиксированы в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов за их количество показано в описях по номенклатуре и в единицах измерения принятых в учете.

Так, при инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке осматривают объекты в натуре.

Инвентаризацию денежных средств, ценностей и документов строгой отчетности осуществляет ежемесячно и обязательно на 31 декабря. При подсчете фактического наличия денежных средств в кассе принимаются к учету наличные деньги, почтовые марки и марки государственной пошлины.

Никакие документы и расписки в остаток наличности кассы не включаю.

Проверяют ценные бумаги, лимитированные чековые книжки и т.д.

Инвентаризацию кассы оформили актом. При обнаружении в кассе недостачи или излишка ценностей в акте указывают суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Инвентаризация расчетных, текущих и бюджетных счетов в банке, расчетов с банком по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и остальными дебиторами и кредиторами сводится к выявлению по документом остатков и тщательной проверке числящих на этих счетах сумм.

По суммам несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности, а также безнадежной к получению составляет справки по каждому проверенному синтетическому счету.

Особо проверяют суммы дебиторской задолженности, списанные в убыток вследствие несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, в частности: обоснованности списания задолженности в убыток; правильности учета списанной задолженности за балансом; осуществления контроля за возможностью ее взыскания.

Инвентаризационные описи составляет в двух экземплярах. Один экземпляр остается в подразделении, а второй передается в бухгалтерию.

На ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляется сличительные ведомости на основании инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей, на их основании составляет ведомость результатов, выявленных инвентаризаций, которую прилагают к готовому отчету.

По всем недостаткам или излишка, потерями, связанным с пропуском сроков исковой задолженности, инвентаризационная комиссия должна получать письменные объяснения соответствующих работников. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных недостач, потерь и порчи товарно-материальных ценностей, а также их излишков и в соответствии с этим лиц определяет порядок отражения разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском учете. В частности, выявлены недостачи, излишки, просроченную задолженность отражают в учетных регистрах в декабре. На основании составляют бухгалтерские справки, в которых определяют суммы, подлежащие отнесению на тот или иной счет.

Таблица 2.3 - Результаты инвентаризации ОАО "Биохимик" за 2010 год.

В результате инвентаризации на ОАО "Биохимик" выявлена недостача на сумму 2300 рублей, виновные лица не установлены, поэтому составляем проводку Д 91 К 99.

В системе счетов аналитического и систематического учёта должны быть отражены все хозяйственные операции, относящиеся к данному отчетному году. Большинство показателей в годовом отчете заполняются на основании данных систематического и аналитического учёта уточнённых в процессе инвентаризации.

После отражения результатов инвентаризации и уточнений в учётных записях за год подсчитывают итоги в ведомостях и журналах - ордерах за декабрь. При этом итоги в учётных регистрах взаимопоследовательно сверяют. После подсчёта итогов и взаимной сверки в соответствующих регистрах приступают к заключению балансовых счетов в определённой последовательности.

Заключение счетов - это определение конечных остатков (сальдо). Конечный остаток переносят в учётные регистры следующего года в качестве начального.

Далее оборот за декабрь из журналов - ордеров записывают в Главную книгу и при условии дебетового и кредитового оборотов за месяц выводят остатки по каждому счёту. При этом Главную книгу по расчётным счетам переносят отдельно сумму дебетовых остатков аналитических счетов данного счёта и отдельно сумму кредитных остатков. Таким образом, до закрытия собирательно-распределительных, сопоставляющих счетов и исчисления фактической себестоимости продукции проверяют полноту и правильность записей по всем счетам и составляют предварительный баланс. С составленным предварительно балансом выверяют оборот и остатки по аналитическим счетам. Составление предварительного автоматизированного баланса позволяет не только проверить учетные данные по балансовым счетам и устранить ошибки, если они были допущены в течении года, но и получить информацию исчисления налога на имущество. После выполнения работы по заключению счетов производят расчеты и составляют проводки по закрытию собирательно-распределительных, калькуляционных, финансово-результативных счетов. На ОАО "Биохимик" счета закрывают в такой последовательности:

1) Исчисляют себестоимость вспомогательных производств и закрывают счёт 23 "Вспомогательные производства".

2) Составляют расчёт и списывают расчёт и часть расходов будущих периодов на издержки текущего года.

3) Закрывают счета 25, 26 "Общепроизводственные и общехозяйственные расходы"

4) Списывают затраты на выпуск продукции и исчисляют себестоимость незавершенного производства.

5) Осуществляют списание затрат со счёта 29 "Обслуживающие производства и хозяйства".

6) Производят записи на счетах по учету капитальных вложений.

7) Определяют финансовый результат от основной деятельности предприятия и закрывают счет 90 "Продажи".

8) Распределяют прибыль и закрывают счёт 99 "Прибыли и убытки".

Все операции по закрытию счетов находят отражение в Главной книге.

В результате закрытия счетов в заключительном балансе отражают остатки на счетах: инвентарных, фондовых, расчётных и операционных, учитывающих незавершенные процессы будущих лет.

2.2 Порядок составления отчета о прибылях и убытках в автоматизированной программе