Учет денежных средств и расчётов

На расчетный счет предприятия поступают выручка за проданную продукцию, ссуды банка, дебиторская задолженность (возврат долгов от наших должников), авансы всех видов, наличные деньги из кассы при оплате наличными и т.п. Это дебет расчетных счетов.

С расчетного счета производятся все виды безналичных платежей, выдаются суммы на выплату заработной платы, на оплату командировочных и хозяйственных расходов и т.д. Это кредит расчетного счета.

Выдача наличных денег производится в соответствии с заявкой предприятия - так называемым квартальным кассовым планом, который сдается в банк до начала квартала и позволяет ему спланировать выдачу наличных средств. Для определения ежедневной нормы выдачи средств на неотложные нужды на каждый квартал предприятие представляет в свой банк сведения (до 10 числа первого месяца, следующего за отчетным кварталом) о поступлении на этот счет средств от реализации продукции за истекший квартал.[14]

Выдача денег и все безналичные перечисления с расчетного счета банк производит на основании приказов владельца счета или при его согласии на оплату, которое в банковском деле называется акцептом. Акцепт- это разрешение владельца счета на проведение банком денежных операций со средствами, лежащими на счете предприятия.[11]

В исключительных случаях банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета - это касается просроченных налогов, внебюджетных платежей и сборов. Список без акцептных платежей должен выдать сам банк на основании действующего законодательства (в без акцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих , теплоснабжающих, водопроводно-канализационных организаций).При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности определенной Гражданским кодексом РФ. [16]

Банк за все свои услуги берет плату в процентах от сумм операций, и эти средства списываются со счета предприятия без особого разрешения предприятия, так же, как и проценты за выданный предприятию банком кредит.

Расходы по оплате услуг банка бухгалтер должен отнести на затраты предприятия, а доходы предприятия от средств, лежащих на счете (депозитный процент) считаются внереализационными доходами.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств. Перечисление денежных средств с расчетного счета организации осуществляется на основании представленных ею платежных поручений, а получение с расчетного счета наличных денежных средств - по предъявляемому в обслуживающий банк чеку из получаемой в этом банке чековой книжке.

Платежное поручение (Положением « О безналичных расчетах в РФ» Центробанка РФ от 12.04.2001 года № 2-П установлена новая форма бланка платежного поручения.) выписывается одновременно в нескольких экземплярах. Как правило, в банк предоставляется четыре экземпляра (по одному для плательщика, банка плательщика, получателя и банка получателя). Никакие исправления при заполнении платежного поручения не допускаются. Перед выпиской платежное поручение регистрируется в журнале регистрации платежных поручений ( форма нормативно не утверждена).В платежном поручении указываются :

Ш реквизиты плательщика и его банка

Ш реквизиты получателя и его банка

Ш сумма прописью и цифрами

Ш назначение платежа (за что он производится - номер договора или его формулировка)

Первый экземпляр платежного поручения подписывают главный бухгалтер и руководитель организации (либо иные лица, обладающие правом первой и второй подписи). После этого данный экземпляр платежного поручения заверяется печатью организации. Все экземпляры платежного поручения представляются в обслуживающий банк.[2]

Последний экземпляр платежного поручения банк должен возвратить клиенту с отметкой «ПРИНЯТО К ИСПОЛНЕНИЮ» и указанием даты принятия поручения. При этом на данном экземпляре платежного поручения ставится штамп банка и подпись операционного работника, принявшего поручение к исполнению.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным первичным документом. Этот документ имеет три части: объявление, талон к объявлению и квитанцию. Это позволяет вести учет сданных денег параллельно в банке и на предприятии.

Чековые книжки выдаются представителю организации банком, в котором открыт расчетный счет и заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание на основании поданного в банк заявления о выдаче денежных и расчетных чековых книжек по форме 0401017. Денежная чековая книжка выпускается в виде сброшюрованных бланков чеков (обычно содержится 50 пронумерованных чеков).[6]

Денежный чек считается приказом банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы денег наличными. В чеке две части- одна из них( корешок чека) остается в чековой книжке и является контролирующим документом, вторая (отрывная ) часть собственно чек- она идет в банк. Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой любого цвета, кроме желтого, красного и зеленого, и одним человеком. Ошибки, помарки и исправления при заполнении чека не допускаются. Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке( подклеиваются к корешку) и погашаются надписью «ИСПОРЧЕН».[9]

На лицевой стороне чека указывается сумма на которую выписывается чек. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны быть прочеркнуты двумя линиями. Указывается место и дата выдачи чека, фамилия, имя и отчество кассира или сотрудника получающего деньги, сумма прописью (свободное место прочеркивается двумя линиями).На оборотной стороне чека указываются цели расхода получаемых средств (заработная плата (шифр 40), пенсии и пособия (шифр 50), другие цели (шифр 53) и т.п.). Это нужно для контроля расходования средств. Нижняя часть чека предназначена для проставления отметок удостоверяющих личность получателя. На корешке чека указывается сумма подлежащая получению, дата заполнения чека, фамилия и инициалы получающего деньги. Чек и корешок чека подписываются должностными лицами организации ( в специально предназначенных для этого строках), имеющие право подписи кассовых и банковских документов, и скрепляются оттиском печати.[15]

Кассир предъявляет полученный им чек операционисту банка, который проверяет его достоверность и передает чек для оплаты в кассу банка. При этом от чека отрывается контрольная марка и отдается кассиру организации. Эта контрольная марка предъявляется при получении денег в кассе банка. Полученные по чеку денежные средства приходуются в кассу организации, и на них выписывается приходный кассовый ордер . На обратной стороне корешка проставляется отметка об оприходовании полученных по данному чеку средств в кассу организации.

Расчеты по инкассо - это банковская операция , посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Расчеты по инкассо производятся на основании платежных требований и инкассовых поручений.[16]

Платежные требования применяются при расчетах предусмотренных договором плательщика с его контрагентом. Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику ( плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору ( но не менее пяти рабочих дней).При отсутствии в договоре такого срока сроком для акцепта считают пять рабочих дней. Плательщик вправе отказаться от акцепта полностью или частично от акцепта платежного требования по основаниям , предусмотренным в договоре.[17]

Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной, недоброкачественной, нестандартной, некомплектной, досрочной поставки товаров или досрочного оказания услуг, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары и услуги и др. Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен , скидок, допущении арифметических ошибок в требовании или товарно- транспортном документе, поступлении части не заказанной, недоброкачественной , нестандартной продукции и др.

Отказ плательщика от оплаты платежного требования оформляется заявлением об отказе от акцепта установленной формы, которое составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры заявления оформляются подписями соответствующих должностных лиц и оттиском печати плательщика. При полном отказе от акцепта платежное требование в тот же день возвращается банку-эмитенту вместе со вторым экземпляром заявления об отказе от акцепта для возврата получателю средств. Первый экземпляр заявления вместе с копией платежного требования остается в банке плательщика, а третий экземпляр заявления возвращается плательщику.

При частичном отказе от акцепта платежное требование оплачивается в сумме, акцептованной плательщиком. Первый экземпляр заявления об отказе от акцепта вместе с первым экземпляром платежного требования остаются в банке плательщика, второй экземпляр заявления направляется в банк эмитента, а третий экземпляр возвращается плательщику. Ответственность за необоснованный отказ от оплаты платежных требований несет плательщик. При неполучении в установленный срок отказа от акцепта платежных требований они считаются акцептованными и на следующий рабочий день после истечения срока оплаты оплачиваются со счетов плательщика, а при недостаточности или отсутствии денежных средств на счете оплачиваются по мере поступления денежных средств в очередности установленной законодательством.[18]

Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика ( 5 дней на акцепт и двойной срок почтового пробега).

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщика в бесспорном порядке. Применяются :

Ш если бесспорный порядок взыскания установлен соответствующими законами

Ш для взыскания по исполнительным документам

Ш в случаях предусмотренных сторонами по основному договору

Инкассовое поручение составляется по установленной Положением « О безналичных расчетах в РФ» Центробанка РФ от 12.04.2001 года № 2-П форме. В поручении должна быть сделана ссылка на соответствующий закон, исполнительный документ или договор. К поручению должен быть приложен подлинник исполнительного документа или его дубликат. При отсутствии и недостаточности денежных средств на счете плательщика инкассовое поручение исполняется по мере поступления денежных средств в очередности, установленной законодательством. [11]

Предприятие периодически (ежедневно или в установленные банком сроки) получает от «своего» банка, в котором оно имеет расчетный счет, выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием. Эта выписка является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого в данном банке. Это чрезвычайно важный документ для бухгалтерии предприятия.[8]

Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя их должником (для банка это кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет банк в своей отчетности в выписке записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга перед предприятием (выдача наличности, списанное по платежным поручениям)- по дебету счета. Выписка банка заменяет собой реестр аналитического учета по расчетному счету предприятия и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено» во избежание повторного использования. Бухгалтерия проверяет правильность сумм указанных в выписке и при обнаружении ошибки немедленно сообщает в банк для дальнейшего исправления. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки. Ошибочно списанные или зачисленные на расчетный счет суммы проводятся по счету 76-2 «Расчеты по претензиям».В следующей выписке банк внесет исправления, по которым предприятие скорректирует счет 76-2 на указанную сумму.[1]

На полях проверенной бухгалтером выписке против сумм операций и в документах проставляются номера счетов, корреспондирующих со счетом 51, а в документах указывается дополнительно и порядковый номер его записи в выписке ( это важно для контроля).Проверка и обработка выписок должна производиться в день их поступления, чтобы сразу обнаружить возможные ошибки или неверно полученные документы и средства. В выписке указываются коды банковских операций, по которым бухгалтер судит о виде этих операций. Перечень кодов можно получить в банке, это поможет читать выписки без ошибок.[1]

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах, открытых в банках, предназначены счета V раздела «Денежные средства» Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 « Специальные счета в банках» , 57 «Переводы в пути»). В соответствии с положениями инструкции по применению Плана счетов организации могут уточнять содержание субсчетов и вводить дополнительные субсчета, в частности, к счетам учета денежных средств в рабочем плане счетов могут быть введены дополнительные субсчета. Так, с учетом специфики деятельности организации (наличие нескольких расчетных счетов в разных банках, валютных счетов, условий сдачи денег в банк и др.) в рабочем плане счетов должны быть предусмотрены соответствующие субсчета для учета денежных средств на этих счетах исходя из потребностей управления, контроля и анализа.[12]

Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 «Расчетные счета».

Организация может иметь несколько расчетных счетов (письмо ГНС России № ВГ-4-13/23 н, Минфина России № 46, ЦБ РФ N 171 от 02.06.95 «Об изменении п.2 применения положений Указа Президента РФ от 23.05.94 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей»)

Это активный счет, по дебету которого отражаются остатки свободных денежных средств предприятия на начало месяца ( начальное сальдо счета), поступления на счет предприятия средств от покупателей и заказчиков, полученные ссуды и наличные средства, переданные из кассы и др.

По кредиту этого счета отражаются все выплаты с расчетного счета ( погашение кредитов, оплата приобретений, выплаты в бюджет и внебюджетные фонды и т.д.)

Для отражения оборотов по кредиту сч.51 служит специальный учетный регистр- журнал-ордер 2. [5]

Хотя журнал-ордер собирает сведения по кредитовому обороту этого счета: проводка Дт51-Кт51 может иметь место при переводе средств с одного расчетного счета предприятия на другой расчетный счет этого же предприятия. В бухгалтерии должен вестись четкий учет по каждому из расчетных счетов. Обороты по дебету счета 51 записываются в различных журналах ордерах, но собираются в ведомости 2.

Ведомость №2

за__________2002 г.

Основанием для заполнения этих учетных регистров служат выписки банка из расчетного счета предприятия, подтвержденные первичными документами на каждую операцию.

Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и ведомость итогами.

При заполнении этих регистров обязательно использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена (за один, два или пять дней). Поэтому число занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно быть одинаковое (по числу выписок банка).

Как в журнале - ордере 2, так и в ведомости 2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов (указаны все проводки на пересечении строк и столбцов), что позволяет проверить поступление и расход средств с расчетного счета не только по количеству, но и по времени( есть указание даты выписок).Эти два документа как бы встречные: по одному из них фиксируется дебеты разных счетов в корреспонденции с кредитом Сч.51, а по другому- кредиты различных счетов в корреспонденции с дебетом этого счета. Вместе они дают полную картину поведения этого счета при описании хозяйственного процесса на предприятии.

Такая же система применяется и в других счетах.[16]

3.Учет денежных средств на валютном счете