Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота

Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия Подолина О. Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции, выгоды. - М.: InterTrust (Статьи и интервью), 2014. - [Электронный ресурс] URL:http://www.intertrust.ru/press_center/articles/page5.html. - (дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Таким образом, мы проанализировали несколько предложенных документоведами классификаций систем электронного документооборота. В качестве оснований для данных классификаций были взяты самые различные признаки СЭД. Проведенный анализ показывает, что из-за исключительного разнообразия функциональных и иных признаков СЭД универсальной классификации на сегодняшний день не существует и вряд ли пока возможно ее создание.

Глава 2. Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота

2.1 Основные критерии выбора СЭД

Основным критерием для выбора СЭД должно быть соответствие целям и задачам, которые будут решены вводом данного программного обеспечения, например. Остановимся подробнее на анализе возможных целей и задач использования СЭД.

Если цель - минимизация затрат на хранение информационной составляющей бизнес-процессов, то задачами могут быть Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.74. :

- создание единого хранилища для оперативной документации организации;

- создание структурированного хранилища документации в соответствии с номенклатурой дел организации;

- создание единого хранилища для архивной документации организации;

- организация централизованного доступа к документам;

-поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- удешевление хранения бумажных документов.

Если цель - оптимизация затрат на обеспечение ежедневной работы с документами, то задачами могут быть Асеев Г.Г. Электронный документооборот. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - С.317.:

- минимизация традиционного документооборота;

- сокращение расходов на управление документопотоками организации;

- автоматизация деятельности подразделений работающих с документами;

- введение корпоративных стандартов в работе с документами;

- сокращение расходов на копирование документов и обеспечение контроля их печати;

- создание системы документооборота, соответствующей международным нормам;

- введение автоматизированной системы согласования документов;

- минимизация сроков прохождения документа по вертикали управления;

-автоматизация деятельности предприятия;

- уменьшение скорости поиска документов;

- исключение потери документов;

- введение автоматизированной специализированной отчетности.

Если цель - увеличение прибыли оптимизацией контроля бизнес- процессов организации, то задачами могут быть Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. - М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. - [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - (дата обращения: 20.02.2014 г.).:

- создание структурированного реестра документации в соответствии с номенклатурой дел организации;

- сокращение сроков согласования документов;

- обеспечение прозрачности документопотока;

- обеспечить контролируемость этапов работы с документами;

-повышение исполнительской дисциплины за счет специализированной отчетности;

- введение электронного ознакомления с документами под роспись;

- автоматизация исполнения резолюций и поручений по документам;

- повышение эффективности корпоративного управления по всем вертикалям власти;

- повышение уровня информационной безопасности за счет механизмов ЭЦП и аудита системных событий;

- предоставление руководству гибкого аналитического инструмента для получения информации о качестве работы с документами;

- обеспечение распространение корпоративных стандартов и их неукоснительное соблюдение.

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Следует выделить также технологический критерий: насколько подходит компьютерное оборудование, информационные сети для внедрения выбранной системы электронного документооборота, соответствует набору функций требованиям предприятия. Кроме того, следует выяснить, конфликтует ли данная система с уже имеющимся программным обеспечением или возможна полная интеграция. Составляющие технологического критерия выбора СЭД, таким образом, это Асеев Г.Г. Электронный документооборот. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - С.317.:

- Распространенность системы электронного документооборота на региональном рынке;

-Возможность интеграции системы электронного документооборота с системами доминирующими на региональном рынке;

-Интегрированность с имеющимися лицензионными продуктами Microsoft, Windows;

- Возможность работы как по оптоволоконной сети, так и по спутниковой;

- Доступ с мобильного компьютерного оборудования: ноутбука, смартфомна, iPad, iPhone;

- Возможность репликации данных;

Кроме того, следует учитывать человеческий фактор при выборе СЭД, в том числе:

- Консерватизм персонала, нежелание переобучаться;

- Низкая образованность, компьютерная безграмотность работников;

- Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства;

- Синдром служащего «советского типа», т.е. нежелание непосредственно работать с компьютером;

- Частые изменения структуры предприятия;

- Низкая формализация бизнес-процессов;

- Наличие традиционного документооборота у постоянных бизнес- партнеров.

Следует выделить критерий надежности при выборе системы электронного документооборота. Основными требованиями к обеспечению безопасности систем электронного документооборота являются Информационная безопасность (рынок России). - М.: TADVISER Гоударство. Бизнес. ИТ.(Бизнес форум), 2013. -[Электронный ресурс] URL: http://www.intertrust.ru/press_center/articles - (дата обращения: 20.02.2014 г.).:

- Обеспечение стабильности технического комплекса объекта информатизации;

- Генерация и поддержка изолированной программной среды;

- Высокая образованность, компьютерная грамотность работников;

- Контроль и поддержка стабильности электронной среды существования электронных документов;

-Встроенное межсетевое экранирование;

- Обеспечение сохранности документов;

-Возможность быстрого восстановления данных;

- Аудит системных событий;

-Разграничение прав доступа;

- Обеспечение защиты доступа;

-Встроенная криптографическая защита;

-Протоколирование действий пользователей;

-Обеспечение юридической значимости электронного документа;

-Аутентификация пользователей и разделение доступа;

-Обеспечение защиты от доступа не авторизованных пользователей;

-Шифрование данных;

- Автоматическое резервное копирование базы данных;

-Встроенная электронно-цифровая подпись.

Учет финансовых ресурсов предприятия для ввода системы электронного документооборота также следует отнести к критериям отбора СЭД. При расчете тотальной стоимости системы следует обратить внимание на следующее Колесов А.А. Понятия СЭД и ECM. - М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2010. - [Электронный ресурс] URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - (дата обращения: 20.02.2014 г.).:

- Фактор «Цена - качество», т.е. соответствие функционала стоимости;

- Наличие регионального центра обслуживания;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.

- Возможность изменения системы под бизнес-процессы организации силами специалистов заказчика.

Информационные менеджеры выделяют при выборе системы электронного документооборота в качестве критерия уровень зрелости предприятия в отношении организации электронного документооборота Асеев Г.Г. Электронный документооборот. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - С.317..

Если в компании нет понимания необходимости организации работы с документами по всей вертикали предприятия, а также сотрудники не имеют опыта и квалификации работы с компьютером, то надо поднять этот уровень перед внедрением СЭД.

Осознание необходимости совершенствования работы с документами является начальным уровнем зрелости готовности организации к вводу СЭД.

К сожалению, деятельность по оптимизации документооборота ведется без четкого планирования службой делопроизводства. Любые изменения процесса документирования происходят по запросу начальства без внесения их в нормативные акты. В данном случае целесообразным будет постепенный ввод СЭД (одного-двух наиболее важных модуля для автоматизации работы с документами на ограниченном количестве рабочих мест).

Следующие уровни зрелости, готовности организации к введению системы электронного документооборота характеризуются прописанными процедурами совершенствования документооборота, обученным персоналом, осознанием необходимости изменений организации работы с документами по всей вертикали предприятия. В данных предприятиях возможен ввод полномасштабной СЭД, соответствующий требованиям бизнес-процессов.

Критерием для выбора поставщика СЭД станет просмотр презентации системы, возможность поработать с демоверсией, отзывы пользователей данного программного обеспечения.

Кроме того, надо рассматривать требования к хранению информации в СЭД.

Что касается критерия объема хранящейся информации, то если нужно обеспечить хранение миллиардов объектов и сотен терабайт, необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Эта технология позволяет хранить наиболее часто используемые данные на быстрых и дорогих носителях, в то время как малозначимая информация автоматически переносится на дешевые носители с меньшей работоспособностью.

Критерий наличия архива большого объема на бумажных носителях, требует системы с встроенным модулем, с подсистемами массового ввода документов. Тогда как необходимость специфических форматов хранения документов, в том числе изображений документов, крупномасштабных чертежей и другая инженерно-конструкторская документация делает востребованными системы с встроенным графическим модулем 2- D или 3- D Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.74..

Таким образом, мы можем назвать следующие критерии выбора СЭД для организации или предприятия: соответствие целям и задачам организации; технологический критерий, критерий подготовленности персонала к внедрению СЭД, критерий надежности СЭД, критерий учета финансовых возможностей организации; уровень готовности предприятия к введению СЭД, критерий выбора поставщика СЭД, критерий объема хранения информации и наличия архива. То есть организация при выборе подходящей системы электронного документооборота должна учитывать все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства.

2.2 Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса

Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой жизнедеятельности и административные реформы, происходящие в работе государственных органов и предприятий всех видов собственности. Сегодня системы электронного документооборота действуют во всех правительственных и государственные организациях. Иначе говоря, крупные корпорации и государственные учреждения определились с выбором платформ и системных интеграторов. Возросла готовность во всех группах населения России к восприятию компьютерных технологий. Одним из направлений реализации данного явления в малых и средних предприятиях становится развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.

Во многих небольших организациях возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Требование силовых структур РФ о соблюдении законности в сохранении информационных ресурсов привело к возрастанию роли делопроизводственного документооборота. Надо отметить, что кроме специализированного документооборота, связанного с документированием специфических функций деятельности предприятии (бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т. п.) стало актуальным внедрение систем электронного документооборота.

Специалисты утверждают, что необходимость во внедрениеи СЭД формируется, когда количество документов, составляющий ежегодный документооборот предприятия или организации, достигает 4000-4500 единиц. А также, когда уровень зрелости документооборота (готовность к организации электронного документооборота) компании будет выше нулевого Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Но в реальных условиях ввод систем электронного документооборота на малом предприятии надо начинать, когда временные или финансовые затраты на поиск нужного документа, начинают мешать нормальному функционированию бизнеса.

Следует отметить, что СЭД не решает все проблемы предприятия. Основная цель внедрения СЭД состоит в создание эффективной среды управления, а так же в отладке функционирования всех отделов предприятия или организации. Его задачей является повышение эффективности документооборота, что впоследствии поможет повысить эффективность работы всей организации.

Отражением любой деятельности предприятия являются документы, как электронные, так и традиционные. Успешность бизнеса во многом зависит от состава и направления документопотоков организации. Поэтому следует выделить время и финансы для организации эффективного документооборота с использованием современных компьютерных технологий.

СЭД предоставляет возможность одновременной работы с документами разными пользователями, находящимися в разных помещениях, как часто бывает на малом предприятии, где некоторые сотрудники не имеют своего рабочего места в офисе. Например, бухгалтер или экономист работают из дома, тогда как руководитель, секретарь и менеджер по продажам проводят свой рабочий день в арендуемом или собственном помещение. У таких организаций нет дополнительных площадей с мощным сервером и программистов, готовых настраивать и поддерживать большую систему документооборота.

Кроме того, информационные ресурсы малого предприятия, как правило, неоднородны: часть договоров, прайс-листы, деловая переписка, хранятся в бумажном виде, тогда как финансовая документация, приказы хранятся в электронном виде. Большая часть документов имеется в электронном и бумажном виде, программное обеспечение не всегда может поддерживать все версии документов, а также гарантировать безопасность их хранения. Это ведет к потере документов и неразберихе в их хранении. СЭД дает возможность поиска по метаданным, позволяющим обнаружить документ по любому из ключевых полей: дата создания, адресат, тип документа и т.п.

На российском рынке СЭД есть много программах продуктов, оптимизированных именно под малые и средние предприятия. Их особенность: легкая установка, минимальные настройки, простой «мануал» и относительная дешевизна Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. - М.: Гильдия управляющих документацией, 2010. - С.99..

Многие руководители небольших компаний используют в своей работе привычные офисные приложения, например: проводник Windows для управления файлами и электронную почту. Но некоторые, на первый взгляд, простые задачи без правильной организации документооборота оказываются довольно сложным процессом, так как руководитель не имеет четкого представления о состояние документа. Он не может точно знать, кто, когда и какие правки внес в документ, где находится нужная его редакция, в какой именно папке лежат сгруппированные документы. Хаос в документации заставляет руководителя тратить существенное время на упорядочивание документов и контроль за деятельностью предприятия, усложняя основные задачи.

Следует отметить, что развитие компьютерных технологий в организации документопотоков улучшило эффективность работы с документами. Сегодня значительно проще и быстрее работать с документами. Использование электронных шаблонов, хранящиеся в электронных приложениях, вместо готовых типографских форм, значительно увеличило производительность офисного труда. Вопрос, использовать или нет кроме традиционного бумажного документа электронный, не ставиться. В настоящие время технические возможности позволяют самим создавать электронные документы и организовывать их обмен. Есть утвердившаяся практика обмена электронными документами. Передать документ в компьютерной форме значительно проще, чем организовывать доставку бумажного письма с курьером или по обычной почте. Тем более что правовой аспект электронного документооборота больше не является препятствием. Изменения, произошедшие в российском законодательстве, сделали электронный документ юридически значимым Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 53.. Но электронный документ - это не электронный документооборот. Кроме того, введение системы электронного документооборота не означает полный отказ от традиционных документов на бумажных носителях, так как некоторые должны быть в бумажной форме по закону, например: сертификаты, патенты и другие официальные бумаги, или из-за невозможности изменить некоторые бизнес-процессы. Курьеров или экспедиторов проще обеспечить обычной накладной, чем iPad'ами.

Следует заметить, что введение системы электронного документооборота начитается с осознания цели его внедрения. Понимание задач, которые будут решены, делают успешным установление СЭД. Проанализируем некоторые системы электронного документооборота, используемые на в малых и средних предприятиях в соответствии с целями их использования.

Если задачей внедрения СЭД является снижение риска потери документа и обеспечение организации централизованного доступа к документам, следует обратить внимания на возможности организации электронных архивов документов. Именно этот модуль станет центральным в системе электронного документооборота. При желании добиться снижения затрат на повседневную работу с документами и само делопроизводство необходимо автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота. Это актуально для компаний с активным внутренним и внешним документооборотом. Если внедрение СЭД должно повысить качество оперативного управления предприятием, что характерно для компаний с большим количеством типовых процессов, внедряющие процедуры управления качеством ISO 9000, CMMI, также следует автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота.

Следует еще раз подчеркнуть, что выбор цели внедрения системы электронного документооборота особенно важен. Не надо ставить завышенные цели, так как это значительно повышают стоимость внедрения, что соответственно увеличивает риск провала введения СЭД.

Еще одной типичной ошибкой установки системы электронного документооборота является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота.

Особое внимание следует уделить финансированию проекта. Бюджет следует рассчитывать, учитывая всех сотрудников организации. В случае экономии на полномасштабном введении СЭД появляется большая вероятность разочароваться в системах электронного документооборота. После определения целей и задач автоматизации руководитель малого предприятия может переходить к следующему этапу - выбору системы электронного документооборота.

Сформулировав свои требования к СЭД, владелец малого предприятия старается найти подходящую ему систему электронного документооборота среди представленных на российском рынке. Сегодня, в отличие от второй половины 2000-х годов, рынок СЭД ориентирован не только на крупных клиентов. Малые и средние предприятия имеют выбор: «коробочная» или «облачная» СЭД, разработанная для внедрения в маленькие фирмы, а не сокращенная версия «большой» системы. Системы электронного документооборота для использования в условиях малого и среднего бизнеса имеют довольно низкую стоимость покупки и сопровождения, а также не сложные в использование. Что адекватно требованиям небольших и средних компаний.

Большинство производителей СЭД сформировали свежий взгляд на автоматизацию документооборота среднего и малого бизнеса, внедрили новые решения. В линейке предложений производители обозначают данные программные продукты, как «тонкий клиент» либо «малый портфель». Поэтому сейчас выбор системы электронного документооборота стал сложной задачей. Попробуем сформировать алгоритм выбора СЭД исходя из целей и задач, которые стремиться решить предприятие, внедряя электронный документооборот.

Условно все системы электронного документооборота для малых и средних организаций делятся на 3 большие группы:

1. Системы организации архива (хранилища) документов. Задачей данной группы является организация централизованного доступа к документам, снижение риска потери документа.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. Задачей этой группы является автоматизация делопроизводства, снижение затрат на повседневную работу с документами.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота. Задачей данной группы является повышение качества оперативного управления предприятием Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Следует отметить, что за редким исключением, во все современные СЭД входят элементы каждой из трех групп, но универсальные системы электронного документооборота встречаются редко. Как правило, система направлена на автоматизацию какой-то одной группы процессов.

Рассмотрим каждую группу систем электронного документооборота для малых и средних организаций более подробно.

Системы организации архива документов делятся на два вида. Первый специализируется на хранение, обработки и использование сверхбольших объемов документов, что встречается в малых и средних предприятиях нечасто. Как правило, организации специализирующиеся на массовом обслуживании частных лиц и организаций, являются заказчиками таких программных продуктов. Например: предприятия ЖКХ, оказывающие коммунальные услуги, страховые компании, кредитные организации. Второй вид систем организации архива документов более востребован. Он может обеспечивать только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним. В состав этого продукта чаще всего входят файл-сервер с электронной почтой либо веб-система организации групповой работы с документами. Использование этих систем характерно при штате не более десяти человек или при объеме документооборота около 20-25 единиц в месяц. Основной плюс в использование второго вида СЭД - дешевизна и простота.

Каждая вторая система, представленная на российском рынке СЭД, относиться к системам автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. К обязательным функциям данной группы относятся: архив документов, автоматизация делопроизводства, документооборот.

В состав модуля «архив документов» входят следующие блоки: хранение и архивирование документов, поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам, сканирование и распознавание документов.

Модуль автоматизации делопроизводства особенно развит в данных программных продуктах. Он предназначен для регистрации документов, организации номенклатуры дел, а так же для разграничения прав доступа.

Третий модуль называется «документооборот». В его задачи входит организация маршрутизации документов, выдача поручений, визуализация бизнес-процессов Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Последняя группа систем электронного документооборота для малых и средних организаций выделяемая нами - это комплексные системы автоматизации документооборота. Преимущества данных систем состоят в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия. Эти системы во многом аналогичны корпоративным СЭД. Дороговизна внедрения подобных СЭД, скорее, оправдана в крупных организациях (холдингах) за счет того, что систем этого класса, сложности в их освоение, а так же обязательное участия ИТ-специалиста во внедрении делают этот продукт мало востребованным для малых и средних организаций. Однако, выбор этой системы предоставляет широкие возможности по ее модификации в соответствии с потребностями предприятия, т.е. можно сделать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

Кроме того, при полном внедрении систем электронного документооборота малого и среднего бизнеса надо учитывать и другие факторы. Иначе положительных результатов от внедрения СЭД не следует ждать.

Оценивая стоимость СЭД, надо учитывать цену всего проекта. К сожалению, довольно часто недобросовестные продавцы большую часть затрат скрывают в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.

Обязательно, кроме презентации или демонстративной модели, следует посмотреть на действующую систему, аналогичную востребованной вашем предприятием, желательно уже используемую клиентами поставщика выбранного решения. Только в этом случае вы увидите все особенности ее работы. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2010. - С.11..

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) - ответственный шаг для средних и малых предприятий, если нет уверенности в правильности сделанного выбора, поэтому необходимо попробовать установить и поработать с бесплатными версиями систем электронного документооборота. Как правило, они имеют ограничения на срок бесплатного использования (3 месяца) и количество подключаемых компьютеров.

Таким образом, к проблеме выбора СЭД следует относиться малым и средним предприятиям следует относиться весьма внимательно, взвешивать все «за» и «против», так как верный выбор будет способствовать эффективной работе предприятия, а неправильный выбор, напротив, создаст массу сложностей.

2.3 Выбор корпоративной системы электронного документооборота

Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации органов государственной власти и крупных коммерческих организаций. Практическим воплощением концепции информационного общества в корпорациях становиться использование системы корпоративного электронного документооборота (КСЭД).

КСЭД характеризуется тем, что данное решение обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации.

Основными пользователями корпоративной СЭД являются крупные государственные организации, производственные предприятия, финансовые учреждения и другие структуры, деятельность которых характеризуется большими документопотоками.

Корпоративные системы электронного документооборота применяются в корпоративной инфраструктуре для создания, хранения, использования документов в процессе совместной работы всеми пользователями, имеющими авторизованной доступ с единовременной публикацией каждой версии документа в локальной сети корпорации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогичные таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СЭД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002. - С.42..

Основное отличие и преимущество КСЭД по сравнению с другими программными продуктами состоит в том, что данное решение, обеспечивает единую универсальную среду доступную для совместной работы над всеми видами документов, получаемыми в результате деятельности организации, не зависимую от масштаба организации.

Кроме того, использование корпоративной системы документооборота, возможно, всеми сотрудниками, имеющими авторизированный доступ из всех структурных подразделений организации, не зависимо от их местонахождения.

Основанием для введения общекорпоративной системы электронного документооборота могут, являются следующие цели и задачи Там же:

1. Формирование единой корпоративной культуры по координированию работы со всеми видами документов.

2. Выработка стандартов работы с документами предприятия.

3. Квалифицированное управление документами в процессе их создания, разработки, согласования, утверждения, регистрации, использования, хранения, рассылки.

4. Эффективный контроль всех этапов жизненного цикла документа, включая архивирование и маршрутизацию.

5. Оптимизация использования информационных ресурсов компании, в том числе следующих деловых процессов: маршрутизация, архивирование.

6. Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002. - С.42..

Платформа КСЭД дает возможность быстро создать специальные информационные приложения. Данные системы обеспечивают процессы делопроизводства и документооборота, не изменяя порядок прохождения документов и информации принятой в организации.

Выделяя производственный аспект целей системы корпоративного электронного документооборота, следует отметить, что КСЭД должна обеспечивать документирование органов государственного управления, правоохранительных органов, финансово-банковскую деятельность, торгово-закупочную деятельность, в том числе электронную торговлю, производственную деятельность холдингов.

Причем решение задач одной группы не будет соответствовать задачам другой группы.

Создание архитектуры электронного правительства стало целью федеральных программ «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» и «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления выбирается по итогам проведения открытого тендера. Данная КСЭД должна решать следующие задачи.

- Горизонтальное и вертикальное взаимодействие как между министерствами и ведомствами, так и между федеральным правительством, региональными и муниципальными органами власти.

-Планирование интеграции информации для общего использования между ведомствами.

-Визуализация и контроль эффективности воздействия электронных систем в деятельности министерств, агентств, служб в целом и по отдельности.

- Повышение качества обслуживания простых граждан органами государственной власти за счет оптимизации деловых процессов.

-Улучшение использования времени, денежных средств, а также трудозатрат всеми группами населения России за счет уменьшения степени административного регулирования.

- Экономия временных, финансовых средств с помощью повторного использования автоматизированных деловых процессов, общих документированных данных, разработанных ранее.

- Повышение эффективности работы органами государственной власти за счет возможности использовать обмен опытом и результатом в режиме реального времени.

- Достижение полного взаимодействия органами государственной власти без снижения требований к безопасности с помощью общих компонентов инфраструктуры и общих прикладных и базовых требований Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Корпоративная система электронного документооборота для документационного обеспечение органов государственного управления создавалась в несколько этапов, но в ней поддерживается связь между всеми модулями на всех уровнях, не зависимо от времени ввода в эксплантацию. Архитектура КСЭД находиться постоянно в активном состоянии, быстро отвечая на новые требования внешней среды, которые формируют потребности населения. Она решает отдельные локальные задачи и охватывает все сегменты предметной области жизненного цикла систем.

Увидеть работу корпоративной системы электронного документооборота в действии возможно в почти любом государственном учреждение Российской Федерации, где с ее помощью обслуживают и предоставляют услуги граждан. В данных системах отразилась деятельность нашего государства по поддержанию и развитию инфраструктуры, рынка связи и телекоммуникации.

Система корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения финансово-банковской деятельности, в отличие от системы корпоративного электронного документооборота органов государственного управления, выбирается самостоятельно каждым учреждением. Решение, какая КСЭД будет использоваться в данной финансовой организации, принимает совет директоров и/или собрание учредителей, без объявления публичного конкурса.

Система корпоративного электронного документооборота для финансово-банковской деятельности должна решать задачи соответствующие потребностям данного сектора рынка. Следует отметить, что сегмент отличается большим количеством игроков и различается сферами деятельностями: кредитование, инвестирование, банковское обслуживание, обеспечение платежей и т.п. В финансовых организациях происходить активный документооборот, котором документопотоки почти соответствуют денежным потокам. Основной подход, используемый для создания КСЭД в банковской сфере это ввод автоматизированных банковских систем (АБС) с интегрированной учетной системой. Главной особенностью данных корпоративных систем электронного документооборота является повышенная защита доступа к ним, не авторизированных пользователей. Архитектура банковской СЭД представляет собой полное взаимодействие модуля автоматизации деловых процессов АБС с платежными системами, что делает их уязвимыми в отношение доступа с стороны корпоративной почты.

Банковская корпоративная СЭД должна решать следующие задачи:

- осуществлять международные расчеты;

- гарантировать работу платежных систем;

- регистрировать договора;

- вести отчетно-статистическую документацию;

-регистрировать организационно-распорядительные документы Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 104..

В ее задачи входит:

- Подготовка документа, согласование проекта с организациями, подразделениями банка, утверждение документа, электронная аннотирование и регистрация документа не зависимо от его материального носителя, автоматическое тиражирование и рассылка документа, автоматический контроль исполнения документов, автоматическое уведомление разработчика документа и/или руководителя о завершении срока действия, автоматизированное формирование архивов, автоматизированное внесение изменений в документ, так же автоматизированное формирование резолюции, автоматическое тиражирование и рассылка документов, автоматический контроль исполнения документов.

-Введение нормативно-справочной информации, путем экспортирования информационно-справочных систем из внешних источников информации, экспортирования нормативной и справочной информации из внешних источников, а так же самостоятельное формирование и ведение классификаторов, систем обозначений и справочников системы ЭДО банка.

-Управление жизненным циклом договоров. Автоматизация подготовки договора: подготовка шаблонов договоров, электронная подготовка замечаний, заключений по договорам (банковского счета, кредита и т.п.) включая возможность параллельного внесения замечаний несколькими сотрудниками из разных подразделений. Маршутиризация пути движения договора по подразделениям банка. Контроль процесса обработки договора пользователями системы. Подписание договоров, в том числе электронной подписью.

-Поиск документов банка. Терминологический поиск документа по заголовку, по тексту и т.п., а так же поиск документа по именованию, исполнителю, адресату, временным характеристикам, по набору реквизитов.

-Мониторинг процессов работы с документацией. Происходит через контроль текущего состояния документа. Предоставление отчетных данных по текущему этапу жизненного цикла документа. Перечню заданий по документу с данными об исполнителях и контрольных сроках, перечню просроченных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу с данными об исполнителях, перечню выполненных заданий по документу, для которых нарушен срок исполнения, с данными об исполнителях. Контроль исполнительской дисциплины по сотруднику и подразделению, предоставление следующих данных: перечень заданий сотрудника (подразделения) по исполнению документа, перечень простроченных заданий сотрудника (подразделения), перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением) за данный период времени, перечень выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых был нарушен срок исполнения, перечень не выполненных заданий сотрудником (подразделением), для которых была задана причина отказа от исполнения, перечень заданий с измененными сроками исполнения. Процент исполнительской дисциплины сотрудника (подразделения) за заданный период времени.

-Создание различных форм отчетности. Автоматизированное формирование перечней и описей дел исполнителя (подразделения). Автоматизированное формирование отчётно-статистической документации. Автоматизированное формирование других отчетов, создаваемых по требованию банка.

-Поддержка распределенной структуры. Создание репозитория и распределительного хранилища документов. Поддержка филиальной инфраструктуры информационной базы. Документационное взаимодействие с национальном банком, валютной биржей и системой международных банковских расчетов.

-Разграничение прав доступа пользователей к документам банка. Определение группы пользователей имеющих доступ к библиографическому описанию документа, доступа к полнотекстовому документу. Определение группы пользователей имеющих права на чтение данных, права на аннотирование документа, права на редактирование документа, права на внесение изменений в документ, права на удаление документа, права на согласование (визирование) документа, права на подписание документа, права на экспертизу документа. Кроме того, определение группы пользователей имеющих право на автоматическое изменение набора прав для документа в ходе изменения его состояний жизненного цикла и статуса пользователя Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 172..

Оценивают качество работы корпоративной системы электронного документооборота финансово-банковского учреждения почти ежедневно, производя финансовые операции с банковскими картами, осуществляя платежи через терминалы либо в самом банке.

Системы корпоративного электронного документооборота для документационного обеспечения торгово-закупочной деятельности мы раскроем через системы электронного документооборота электронной торговли. Электронная торговля входит в число активно развивающихся областей использования компьютерных технологий. Она базируется на современных сетевых технологиях: веб-серверах, электронной почте, банкинге (дистанционном банковском обслуживание) и т.д. Сущностью этого направления торговли является в формирование и использование единого информационного пространства Internet для обеспечения эффективного взоимодействия между участниками коммерческих операций: продавцами, покупателями, складами, транспортниками, банками, таможней и другими организациями.

Электронная торговля включает в себя не только широко распространенный и известный класс электронных магазинов, в нее входят электронные биржи, электронные корпоративные и / или государственные системы закупок, торговопроводящие сети, электронные аукционы. Особенностью данного вида деятельности состоит в использование электронных средств связи и электронных документов, что делает ведение традиционного документооборота является не целесообразным.

В структуре любой системы электронного документооборота электронной торговли взаимодействуют торговые блоки и финансовые компоненты, для решения задач данного вида деятельности.

Чаще всего целями введения КСЭД электронной торговли являются:

- публикация информации, через размещение на собственной сайте, сайте государственных закупок и других сайтах соответствующей направленности;

-введение реестров товаров и планов закупок;

-аккредитация (регистрация) с введением информации;

- создание конкурсов с наименованием каждого конкурса, определением места сроков проведения, описанием лотов, списком членов конкурсной и экспертной комиссии, способом оценки результата;

- создание торгов в виде запросов котировок, с ведением перечня котировочной комиссии;

- создание и проведение аукционов, с созданием и регистрацией в системе заявок, публикаций о проведении, автоматической проверкой допуска участников;

-подведение итогов торгов Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 158..

Следует подчеркнуть, что электронная торговля является организатором комплексных услуг, моделирующих работу существующего рынка товаров и услуг в электронном виде, соответственно позволяя субъектам государственного и частного секторов экономики осуществлять полный цикл товарооборота. Системы электронного документооборота электронной торговли обеспечивают безопасный юридически значимый внешний оборот информации в виде электронных файлов, подписанных электронно-цифровой подписью. Кроме того, КСЭД отображает юридически корректное удаленное управление финансовыми и товарными средствами.

Следует отметить, что, несмотря на то, что корпоративные системы электронного документооборота решают различные задачи, в соответствии с поставленными целями, их объединяет большое количество документов (более 5000), а так же авторизированных пользователей и потребителей.

Глава 3. Использование систем электронного документооборота в Уфимском филиале Федерального государственного предприятия Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта (ФГП ВО ЖДТ)

3.1 Общая характеристика деятельности ФГП ВО ЖДТ и его Уфимского филиала

Для более полного анализа современной ситуации кратко остановимся на истории становления данной службы.

Свой исторический путь военизированная охрана железнодорожного транспорта начала после принятия в апреле 1921 декрета «Об организации охраны складов, пакгаузов и кладовых, а равно сооружений на железнодорожных и водных путях»Декреты Советской власти: Апрель 1921 г. - М.: Археографический центр, 1997. -Т 14. - С.189., в данном документе впервые было предложено анализировать причины и условия, побуждающие людей совершать крупные хищения на транспорте. Кроме того, в нем были разработаны рекомендации по совершенствованию охраны железнодорожных путей. Первым руководителем стал инициатор данного декрета Ф.Э.Дзержинский, который сделал выводы о трудности наведения порядка карательными методами органов ВЧК и милиции и о преимуществах наведения порядка руками честных сознательных железнодорожников Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Храбрость и мужество стрелков охраны, высокая дисциплина и отличная боеспособность подразделений остановили массовые нападения на железнодорожные объекты, грузовые и пассажирские поезда.

На съезде начальников охраны железных дорог в сентябре 1925 года были обсуждены текущие проблемы военизированной охраны железнодорожного транспорта, в том числе кадровые вопросы: отбор работников, обучение личного состава; вопросы модернизации материально-технического обеспечения: обмундирование, вооружения, укрепление технических сооружений; усиление мер по борьбе с хищениями, совершенствование охраны объектов. Основным вопросом повестки дня стала борьба с бандитизмом.

Отдельно выделили особенности несения службы особыми вооруженными подразделениями, занятыми наведением порядка на перронах станций, в зданиях вокзалов и у билетных касс, аналогичных по своей структуре воинским подразделениям. Данные отряды стрелковой охраны стали прообразом военизированной ведомственной охраны железнодорожников Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

В 1930 году происходит к основным функциям добавились новые, в том числе предупреждение и тушение пожаров на объектах железной дороги.

1941год стал переломным в истории нашей страны и соответственно в истории ведомственной охраны железной дороги. С началом Великой Отечественной войны работа железнодорожного транспорта была подчинена одному - бесперебойной доставке грузов для нужд армии. Все важные объекты: мосты, тоннели, станции, производственные и технические склады, телеграфные и телефонные станции и линии связи, - были взяты войсками НКВД под контроль. Был опубликован указ Президиума Верховного Совета СССР «Об уголовной ответственности за самовольный проезд в товарных поездах и за самовольную без надобности остановку поезда стоп-краном» Указы Президиума Верховного Совета СССР/1941. //Викитека -свободная библиотека, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// http://ru.wikisource.org/wiki/1941.-(дата обращения: 20.02.2014 г.).. Многие стрелки охраны были мобилизованы в действующую армию или ушли на фронт добровольцами. Стрелковая охрана путей сообщения стала называться военизировано-пожарной охраной НКПС.

Чрезвычайный пропускной режим, который действовал на каждом объекте железнодорожного транспорта, значительно укрепил дисциплину и порядок на подконтрольной территории службы охраны.

В 1949 году было утверждено Положение о военизированной охране Министерства путей сообщения (МПС). Для личного состава введены звания и форма одежды. Впервые было четко записано, что военизированная охрана МПС состоит из стрелковых и пожарных подразделений Павлова, Е. К 90 - летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал - 2011. - №.621. - С.1.

На первые возлагается охрана грузов в парках станций и в пути следования, а также охрана объектов железнодорожного транспорта. Они обеспечивали пропускной режим, вели борьбу с незаконным проездом граждан на грузовых поездах, следили за соблюдением общественного порядка. Основные обязанности пожарных подразделений - пожарно-профилактическая работа, ликвидация очагов возгорания, которые возникают на железнодорожном транспорте.

На дорогах были созданы отделы, которые подчинялись начальнику дороги. Отделы состояли из отрядов, которые дробились на дивизионы, стрелковые взводы, пожарные команды, пожарные поезда и команды служебного собаководства.

С 1951 года военизированная охрана МПС стала единственной вооруженной охраной железных дорог. Она осуществляла охрану грузов на станциях и в пути следования; особо важных искусственных технических сооружений и специальных помещений; охрану денежной наличности, перевозимой кассирами-плательщиками; соблюдение пропускного режима на территории железнодорожных станций; борьбу с самовольным проездом в грузовых поездах; обеспечение пожарной безопасности всего железнодорожного хозяйства Сайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации». // О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

В 1956 году на промежуточных станциях стали создаваться пикеты для осмотра вагонов во время коротких стоянок.

В это же время создаются совместные специализированные группы военизированной охраны и милиции для предупреждения хищений путем систематического патрулирования. Совместные спецгруппы дежурили на участках круглосуточно.

В первые годы ХХ1 века в организации произошли следующие изменения: военизированная охрана МПС России была переименована в ведомственную охрану МПС России, которая в целях совершенствования структуры управления ведомственной охраной Министерства путей сообщения Российской Федерации из службы стала филиалом федерального государственного учреждения, с подчинением Федеральному агентству железнодорожного транспорта ФГП ВО МПС России.

Последние крупные изменения на федеральном уровне произошли в организации 20 мая 2005 года, когда приказом Федерального агентства железнодорожного транспорта №19, Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана Министерства путей сообщения Российской Федерации» (ФГП ВО МПС России) было переименовано в Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» (ФГП ВО ЖДТ России).

В настоящие время ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России, куда входит Уфимский отряд Куйбышевской железной дороги, работает в соответствии с Федеральными законами РФ «О ведомственной охране», «Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации», Постановлением Правительства РФ « О ведомственной охране МПС России» и Положением «О порядке охраны объектов на железнодорожном транспорте РФ» Павлова, Е. К 90 - летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал - 2011. - №.621. - С.2, выполняет задачи по обеспечению защиты охраняемых объектов от противоправных посягательств, принимает меры по предупреждению нарушений пропускного и внутриобъектового режима.

Скоро исполнится сто лет, как Федеральное государственное предприятие «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» осуществляет деятельность по сохранности грузоперевозок, защите объектов железнодорожной инфраструктуры, а так же пожарную безопасность железнодорожного транспорта, стоя на страже интересов государства, граждан и холдинга «Российские железные дороги» от Калининграда до Сахалина, от Мурманска до Астрахани, везде где пролегают стальные магистрали железнодорожных путей.