Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота

Функционирование железнодорожного транспорта представляет собой сложный и специфический процесс, стабильность которого зависит от слаженной работы всех его участников. Работа подразделений органично вписана в технологию грузовых перевозок, в систему обеспечения безопасности движения и другие элементы перевозочного процесса.

Учитывая значимость вопросов, решаемых ведомственной охраной, Указом Президента Российской Федерации предприятие включено в перечень стратегических.

В настоящее время подразделения Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» гарантируют охрану свыше 2300 объектов железнодорожной инфраструктуры, в том числе более 1500 относящихся к стратегическим объектамСайт Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации».[электронный ресурс] // О предприятии ФГПУ ВО РЖТ, 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.zdohrana.ru/about.-(дата обращения: 20.02.2014 г.)..

Ежесуточно стрелки ведомственной охраны по всей сети железных дорог сопровождают десятки тысяч вагонов с номенклатурными грузами, в т.ч. взрывчатые материалы и металлы, светлые нефтепродукты и дорогостоящее технологическое оборудование, транзитные и импортные грузы в ускоренных контейнерных поездах.

Пожарную профилактику на стационарных объектах и подвижном составе осуществляют более 400 пожарных инспекторов. В постоянной готовности к действиям находятся 307 пожарных поездов, в том числе 66 специализированных, с повышенными тактическими возможностями по ликвидации аварийных ситуаций с опасными грузами.

Сегодня ведомственная охрана железнодорожного транспорта - это более 60 тысяч квалифицированных работников; это разветвленная и современная материально-техническая база целевого назначения с собственными основными фондами и центрами подготовки кадров Павлова, Е. К 90 - летию ведомственной охраны железнодорожного транспорта // Сигнал - 2011. - №.621. - С.1.

ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России является лидером на рынке охранных услуг в сфере железнодорожного транспорта.

Филиал ФГП ВО ЖДТ России на Куйбышевской железной дороге является структурным подразделением ОАО «Российские железные дороги», которое выполняет задачи по обеспечению защиты охраняемых объектов от противоправных посягательств, принимает меры по предупреждению нарушений пропускного и внутриобъектового режима; пресекает преступления и административные правонарушения на охраняемых объектах железной дорожной сети находящихся под охраной; препятствует несанкционированному проникновению на охраняемые объекты, осуществляет поиск и задержание лиц находящихся в зоне ограниченного доступа; осуществляет контроль соблюдения противопожарного режима в зоне отчуждения и на объектах; активно содействует в установленном порядке в, тушении пожаров, а также в ликвидации последствий аварий, катастроф, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций на объектах ЖДТ; обеспечивает проведение мероприятий направленных на сохранность сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайн.

Уфимский отряд ведомственной охраны на железнодорожном транспорте входит в состав органов по обеспечению общественной безопасности в республике Башкортостан. Он взаимодействует с Уфимским линейным отделом внутренних дел на транспорте, структурным подразделением регионального Управления внутренних дел на транспорте.

Деятельность Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ состоит из круглосуточного сопровождения грузовых составов между станциями Уфа, Бензин, Черниковка, Загородная и другими станциями республики Башкортостан, а также станциями Аша, Миньяр, Корпачева находящимися на территории Челябинской области. Кроме того осуществляется сбор информации о происшествиях и чрезвычайных ситуациях на объектах станции Уфа, Черниковка, Дема и во время следования с охраняемыми грузами.

Обеспечивают круглосуточная и почасовая охрана объектов и территорий, железнодорожных вокзалов станций Уфа, Бензин, Черниковка, Загородная, Дема, Инзер, Стерлитамак, Туймазы Карламан, Шакша. Особо выделяется деятельность по предупреждению хищений изделий из цветного металла и умышленного повреждения оборудования на железной дороге.

Уфимский отряд ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ России имеет многоуровневую структуру. Руководство текущей деятельности осуществляет директор филиала А.А. Митягин, который осуществляет контролирует деятельность стрелковых команд станций Дема, Инзер, Черниковка, Стерлитамак, ОИС Дема, Карламан, Шакша, Стерлитамак, Равтау, станционных охранных постов на четырех мостах через реку Белую, пожарные поезда станций Дема, Инзер, Стерлитамак, Туймазы.

Работа подразделения традиционно высоко оценивается руководителями Минтранса России, Росжелдора, МВД России и ОАО «РЖД» Рубанова, В. О работе отрядов // Сигнал - 2013. - №.715. - С.5.

3.2. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта

Для документирования бизнес-процессов Уфимского отдела ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта используются следующие системы электронного документооборота: АСКИД автоматизированная система контроля исполнения документов, АСУ СК ДОГ система контроля документации охраны грузов, ЕАСАПР претензионная деятельность системы несохранных перевозок, «1С: Кадры и зарплата» и «1С:Бухгалтерия».

Основными системами электронного документооборота для работы Уфимского отряда является АСУ СК ДОГ: электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях.

Данный программный продукт разрабатывался в ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА», дочерней компании проектно-конструкторского технологического бюро автоматизированных систем управления железнодорожным транспортом МПС РФ (ПКТБ АСУЖТ). Целью создания стала автоматизация управления технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличение эффективной отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог.

Проектирование и внедрение системы электронного документооборота АСУ СК ДОГ в Куйбышевском филиале ОАО «Российские железные дороги», куда входит Уфимский отряд, состоялось в 2001-2002 году. Платформа Lotus Notes стала основой этого программного продукта.

В рамках единой системы были объединенные технологии Lotus и Notes. Итоговый программный продукт, как считают его разработчики, обладает уникальными качествами О порядке организации технологических процессов по обеспечению работы программного обеспечения филиала ФГП ВО ЖДТ на Куйбышевской железной дороге. Инструкция // .

От Notes был взят модуль «инструментальные средства для создания и совместной обработки данных неограниченным числом групп множества пользователей на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным» (Механизм синхронизации базы данных в территориально разделенных организационных структурах).

Модуль изоляции операционной системы в архитектуре клиент/сервер Notes оптимально распределяет обработку информации между центральным сервером (сортировка и индексирование данных) и локальными персональными ЭВМ (работа с базой данных).

Модуль Безопасности основан на технологии BSAFE от фирмы RSA Security Inc. Данное средство обеспечивает только санкционированный доступ к данным сети документационного обеспечения ОАО «Российские железные дороги». Состоит из пяти блоков: идентификация пользователей, контроль доступа, поддержка конфиденциальности, проверка источника информации, поддержка целостности данных.

Имеется также группа специальных модулей СУ ЗПУ (контроль запорно-пломбировочных средств), СНПП (учет нахождения вагонов), ИСС перевозочного процесса (справочная система перевозок).

СУ ЗПУ является системой управления запорно-пломбировочными устройствами, задачами которой является автоматизированный контроль использования пломбировочных устройств от изготовления, складского хранения, хранения в местах пломбирования до установки на вагонах, цистернах, контейнерах и снятия со средств перевозки грузов. Ведется статистическая отчетность истории каждой ЗПУ, используемой в масштабах станции, отделения железной дороги, всей сети железных дорог России. Система автоматически регистрирует и контролирует использования ЗПУ на вагонах, цистернах, грузовых платформах, регистрируя любые остановки вагонов с объяснением причины, используя технологию контроля и учета производственного процесса, улучшая организацию перевозки и приема грузов на всем пути передвижения по железным дорогам РФ О порядке организации технологических процессов по обеспечению работы программного обеспечения филиала ФГП ВО ЖДТ на Куйбышевской железной дороге. Инструкция // .

Электронная система учета нахождения вагонов (СНПП) в зоне ответственности ОАО «Российские железные дороги» автоматически осуществляет подготовку, сбор и хранение статистической отчетности о времени нахождения вагонов на каждом участке железной дороги (станция, железнодорожный перегон, железнодорожный мост, места отстоя вагонов), исключая зоны ответственности других предприятий. Доступ к этому модулю возможен с всех рабочих станций и со серверов.

Автоматизирование документирование деятельности организации перевозок грузов является модулем обмена электронных документов-сообщений. В его задачи входит оформление договора перевозки, переадресовка груза, перегрузка, пересечение границы на безбумажной основе. На основании данных документов автоматически генерируются отчеты, так называемое «электронное транспортное досье» (ЭТД). ЭТД является базой данных, работающей в реальном масштабе времени и хранящей информацию о проводимых с отправками в пути следования технологических операциях.

Информационно-справочная система перевозок обеспечивает получение достоверной информации о всех процессах перевозки на станциях опорных центров и в их подразделениях в режиме реального времени. Сведения, предоставляемые программой, могут быть текущими, архивными, статистическими и прогнозными. Любые информационные данные, отображаемые на экране, можно вывести на печать в виде соответствующих справок.

Электронная система обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП) введена в 2003-2004 году на Куйбышевской железной дороге для оптимизации рабочих процессов перевозки. Особенность способа подачи претензии и специфичность рассмотрения споров по грузовой перевозке, порядок оформления которых предусматривается транспортными уставами или кодексами, сделала необходимым введение данной системы Там же.

Данная система является «коробочным» продуктом. В его состав входят модули: автоматизация актово-розыскной работы, АРМ пунктов коммерческого осмотра поездов и вагонов, модуль учета и анализа искажений сведений о грузе в перевозочных документах (АИСГ), модуль учета и анализа оперативной информации о грузах, задержанных на пограничных переходах, модуль учета и анализа безопасности грузовых перевозок, а так же система автоматизации юридической деятельности (САЮД).

Модуль автоматизации процесса составления актов уменьшил временные затраты при составлении актов розыскной работы. В рамках работы подсистемы вводится новые значения в соответствующие графы базы данных на основание требований правил.

Сгенерированный отчет БД актов позволяет своевременно производить по ним служебное расследование. Анализ накопленных сведений позволяет выявить наиболее проблемных грузоотправителей, станции и железные дороги.

Автоматизированная система осмотра поездов и вагонов (АСКО ПВ), является инструментом Автоматизированного Рабочего Места котроллера грузовой станции. В рамках данного модуля на основание базы данных создаться отчеты по заданным параметрам. Например, электронный архив неисправностей составляет БД: несохранных перевозок, несохранных перевозок с признаками хищений, архив неисправностей.

Кроме того АСКО ПВ имеет несколько подсистем контроля: автоматического весового контроля, идентификации состояния и целостности пломбировочных устройств, тепловизионный комплекс дистанционного контроля загрузки вагонов.

Автоматизированная система исполнения документов и поручений (АСКИД) разработана самарской компанией RELEVANT и внедрена специалистами отдела АСУ Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ Там же.

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

- осуществлять текстовый обмен информацией между всеми исполнителями поручений,

- фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

- осуществлять поиск поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel документы

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

- получать новые поручения от руководства,

- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

Внедрение системы бухгалтерской отчетности, расчета заработной платы и кадрового учета на платформе «1С» осуществили работники отдела АСУ уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ РФ.

Данная система обеспечивает ведения бухгалтерского и налогового учета, формирование налоговых деклараций, контроль за своевременностью и полнотой уплаты налогов в соответствии с законодательством Российской Федерации, контроль за состоянием расчетов ФГП Ведомственной Охраны с поставщиками, подрядчиками и другими контрагентами, контролирует своевременностью и полное начисление ЗП с соответствующими доплатами; а также обеспечивает документирование всех процессов работы сектора работы с персоналом.

Таким образом, в документировании деятельности Уфимского филиала Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» используется несколько СЭД, разработанных ООО «НТЦ ТРАНССИСТЕМОТЕХНИКА» и другими производителями. Они имеют свои преимущества и недостатки, на которых мы остановимся ниже.

3.3. Рекомендации по усовершенствованию СЭД Уфимского филиала ФГП ВО ЖДТ

Системы электронного документооборота, обеспечивающие документирование бизнес-процессов деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта отвечают основным требованиям, предъявляемым к СЭД в государственных корпорациях. Использование данных систем электронного документооборота выявляют плюсы и минусы программного обеспечения. Главный недостаток состоит в том, что комплекс систем электронного документооборота Уфимского отряда Ведомственной Охраны ЖДТ РФ является так называемым «зоопарком» (выражение программистов), т.е программные продукты используемые для документационного обеспечения деятельности не взаимодействуют между собой, который существенно снижает достоинства этих систем.

Достоинствами систем электронного документооборота Уфимского Отряда Ведомственной Охраны РЖД стало то, что они обеспечивают доступ с любого персонального компьютера локальной сети, даже если оператор Владивостока хочет узнать нахождение вагона в Мурманске, он получает данные одним щелчком мыши и тут же может распечатать накладную на груз.

СЭД является масштабируемой. Она обеспечивает доступ к базам данных хранящимся в системе электронного документооборота (загружается) в течение 10 - 15 секунд, доступ к электронной карточке документа, содержащий контекст, структуру документа, все действия совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные (метаданные) 25 - 30 секунд,

Время простоя систем электронного документооборота при сбоях и перезагрузке составляет 1- 2 часа, восстановление электронного документа из резервной копии происходит за1 час.

Минимизированы риски потери электронных документов, осуществляется не менее одной резервном копировании электронных документов не менее 1 копии, хранящихся в СЭД.

Большой объем базы данных для хранения электронных документов гарантирует хранение обрабатываемых в ФГП Ведомственной Охраны РЖД электронных документов за 5 лет.

Следующее важное достоинство: безопасность данных обеспечивается на высоком уровне. Коэффициент надежности СЭД не менее 0,95. Локальная компьютерная сеть компании ОАО «Российские Железные Дороги» защищена сетевым экраном. Доступ к базам данных возможен только авторизированному пользователю после ввода пароля. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда предусмотрена обработка служебной информации ограниченного доступа - не ниже класса 1Г

Разумеется, этими достоинствами преимущества СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта не исчерпываются, тем более что они в основном созданы именно для нужд данного предприятия.

Следующий недостаток обусловлен тем, что нормативные требования к документам не изменили после внедрения СЭД, хотя, как известно, одной из главных задач СЭД является уменьшение время работы с документом и оптимизация расходов на документооборот. В результате все без исключения документы распечатываются и подшиваются в папки, что увеличило расходы на документирование.

АСУ СК ДОГ, электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях, должна автоматизировать управление технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличить эффективность отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог. Использование технологии Lotus/ Notes в качестве платформы дает возможность интегрировать в данный программный продукт другие системы электронного документооборота. Но АСУ СК ДОГ не может работать совместно с электронной системой обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП). Так, для составления претензии вручную переносятся данные из системы управления запорно-пломбировочными устройствами в розыскной акт, чтобы выявить остановки, где предположительно совершено хищение.

Созданная и совместная работающая на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным система затрудняет ввод информации в базу данных. Так, возникла курьезная ситуация, когда названия некоторых станций были внесены с ошибками, и теперь вводить эти названия надо с теми же ошибкой, иначе система не распознает название. Для исправления ошибки надо писать докладную директору филиала, чтобы он, в свою очередь, написал докладную директору Куйбышевской железной дороги, а тот должен составить докладную в отдел АСУ холдинга ОАО «Российские Железные Дороги». Только так можно ликвидировать ошибки с внесением информации в базы данных.

Исходя из вышесказанного, мы выработали следующие предложения.

В идеальной системе электронного документооборота должен охватываться весь цикл документооборота организации, т.е. должны автоматически отслеживаться любые изменения в документах, с возможностью автоматического создания нужного отчета использую базу данных организации.

- Необходимо усилиями специалистов совместить программные продукты, используемые для документационного обеспечения деятельности, так как пока они не взаимодействуют между собой (например, АСУ СК ДОГ и ПД СНП и др.), что создает много сложностей в документообороте.

- Следует облегчить процесс ввода информации в базу данных, который пока затруднен и не дает возможности быстро вносить коррективы.

- Необходимо срочно изменить нормативные требования к документам, так ведение документации после внедрения СЭД «по старинке» сводит на нет многие ее преимущества.

Идеальная система электронного документооборота Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ:

- должна быть многопользовательской, так как треть персонала обеспечивающего работу сети железных дорог работает с документами (пока этого нет);

- она должна обеспечивать строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

- должна присутствовать всесторонняя интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия.

Внедрение систем электронного документооборота в процессы обеспечения документирования работы железнодорожного транспорта способствует достижению главной цели деятельности холдинга ОАО «Российские железные дороги» оптимизации процессов производства. А именно повышения производительности труда железнодорожников и качества перевозочного процесса, исключению потерь времени, более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.

Заключение

Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.

Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого является оптимизация работы с документами. Где-то это пакет приложений Microsoft Office и документационное обеспечение бухгалтерии, где-то - полномасштабная система документооборота.

Рынок СЭД чрезвычайно разнообразен. Появляется множество новых систем, обновляют свои предложения уже зарекомендовавшие себя производители, что особенно делает актуальным вопрос выбора именно той системы, которая будет соответствовать потребностям именно вашей организации. Как отмечают все специалисты, системы электронного документооборота сравнялись по стоимости, предлагаемому функционалу, за исключением специальных разработок. Кроме того, в линейке каждого продукта есть альтернативные предложения для крупных компаний и мелких фирм.

Эти обстоятельства делают еще более сложным выбор систем электронного документооборота.

В целях оптимизации выбора системы электронного документооборота были решены следующие задачи.

Раскрыты основные понятия и термины, относящиеся к системе электронного документооборота: электронный документ, электронный документооборот, электронная подпись, корпоративная информационная система, составлен список альтернативных наименований СЭД.

Дан аналитический обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, с описанием кратких характеристик наиболее известных отечественных и зарубежных офисныхпрограммам: «1С:Документооборот 8», «Дело», «LanDocs», «Optima Workflow», «Евфрат», «EffectOffice», «Documentum», «LotusDomino.doc», «Directum», «БОСС- Референт».

Исследованы имеющиеся мировые и отечественные классификации систем электронного документооборота: по стране происхождения технологии, по размеру предприятия, по количеству функционала.

Сформулированы основные критерии выбора СЭД. Системы электронного документооборота разделены в соответствие целям и решаемым задачам.

Анализ рынка СЭД позволил выявить перспективные инновационные технологии в СЭД: развитие технологий электронного документооборота и решений класса ЕСМ, автоматизация архивного дела, корпоративные порталы для разворачивания в организации единой точки доступа до корпоративного контента и бизнес-приложений. Кроме того, следует отметить, что государство явилось стимулятором рынка. Появляется множество новых нормативных актов, легализующий электронные документы в различных сферах деятельности (госуслуги, финансовая деятельность, государственное управление) и требующих от СЭД функциональности для работы с электронными документами, причем с подлинниками, а не электронными образами, как это было раньше.

Каждый потребитель СЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач организаций каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Система должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивном».

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.

Потребитель должен внимательно подходит и к выбору разработчика СЭУД. Оценивать, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.

Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.

В данном исследовании были рассмотрены различные классификации и разновидности систем электронного делопроизводства и документооборота, в том числе корпоративные системы, а также основные процессы работы с документами, которые обеспечивают современные системы электронного делопроизводства и документооборота.

Были определены различия выбора для систем электронного документооборота больших корпораций и малого бизнеса.

Исследована хозяйственная деятельность Уфимского отряда Ведомственной охраны РЖТ.

В ходе исследования были даны основные характеристики СЭД ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации РФ. Выявлены некоторые плюсы и минусы. Даны рекомендации по усовершенствованию системы электронного документооборота ФГП Ведомственная охрана.

Решенные задачи помогли достичь основной цели данной выпускной квалификационной работы, а именно определить основные критерии выбора СЭД. Знание этих критериев позволит избежать основных ошибок при вводе системы электронного документооборота в деятельность предприятия.

Список источников и литературы

Нормативно-правовые акты

Об архивном деле в Российской Федерации [Текст]: Федер. закон №.125-ФЗ от 22.10.2004 // Российская газета. - 2004. - №.3614.

Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: Федер. закон №.149-ФЗ от 27.07.2006 // Российская газета. - 2006. - №.4131.

Об электронной подписи [Текст]: Федер. закон №6.3-ФЗ от 06.04.201 1// Российская газета. - 2011. - №.5451.

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. [Текст]: принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России №65-ст от 03.03.2003 - М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007. «Управление документами. Общие требования» [Текст]: Утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N.28-ст. - М.: Стандартинформ,2007.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота, взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» [Текст]: утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию метрологии от 26.10. 2010. - М.: Стандарт информ, 2010.

О порядке организации технологических процессов по обеспечению работы программного обеспечения филиала ФГП ВО ЖДТ на Куйбышевской железной дороге Инструкция.

Литература

Агеева, О.А. Административная система и офисные технологии [Текст] / О.А. Агеева. - М.: ГУУ, 2006. - 123 с.

Асеев, Г.Г. Электронный документооборот [Текст] / Г.Г. Асеев. - М.: Издательство: Кондор, 2007. - 500 с.

Афанасьева, Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л.П.Афанасьева // Секретарское дело. - 2008. - №.1. - С.26-34.

Баласанян, В.К. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией [Текст] / В.К. Баласанян // Электронные системы. - 2006г. - №.3. - С.11-15.

Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие [Текст] / М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: Феникс, 2008. - 473 с.

Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода [Текст] / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.21-26.

Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М.П. Бобылева. - М.: Издательский дом МЭИ, 2004. - 249 с.

Быкова, Т.А. Современные программные средства в системе управления документацией предприятия [Текст] / Т.А. Быкова, И.Б. Толстова // Делопроизводство. - 2000. - №.2. - С.41-44.

Гагарина, Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем [Текст]: учебное пособие / Л.Г. Гагарина, Д.В. Киселев, Е.Л. Федотова / под ред. проф. Л.Г. Гагариной. - М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007. - 384 с.

Гайкович, В.М. Безопасность электронных систем [Текст] / В.М. Гайкович, А.К. Першин - М.: Мир, 2009. - 304 с.

Гайкович, В.М. Электронные системы [Текст] / В.М. Гайкович. - М.: Мир, 2009. - 206 с.

Гапанович, А.А. Системы автоматизации и информационные технологии управления перевозками на железных дорогах: Учебник для вузов ж.-д. транспорта [Текст] / В. А. Гапанович, [и др.].; под ред. В.И. Ковалева.--М.: Маршрут, 2010. -- 544 с.

Герасименко, В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных / В.А.Герасименко. - 5-е изд. - М., Энергоатомиздат, 2011. - 244 с.

Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Текст] / Д.И. Глик // Секретарское дело. - 2006. - №.9 - С. 45-75.

Годин, В.В. Управление информационными ресурсами [Текст] /В.В. Годин, И.К. Корнеев. - М.: Кнорус, 2007. - 367 с

Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов [Текст] / А.С. Гринберг [и др.]. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.

Дымова, М. В. Обзор систем электронного документооборота[Текст] / М.В. Дымова. // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - №.3. - С.21-25.

Ермолаева, Н.А. Настоящее и будущее электронного документооборота [Текст] / Н.А. Ермолаева // Электронные системы. - 2007. - №.9. - С.32-38.

Злобин, Е.В. Системы электронного документооборота - особенности, классификация, некоторые источниковедческие аспекты [Текст] / Е.В. Злобин // Технотронные архивы в современном обществе: наука, образование, наследие (Материалы научно-практической конференции, посвященной 10-летию факультета технотронных архивов и документов). - М.: РГГУ, 2004. - 183 с.

Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учеб. для студентов, обучающихся по экономическим специальностям / под ред. В.В.Трофимова; С-Петерб. гос. ун-т экономики и финансов. -3-е изд. - М.: Высшее образование, 2010. - 480 с.

Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов [Текст] / С.Л.Кузнецов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе [Текст] / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - № 10. - С.20-23.

Кузнецова, Т.В., Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Учебник для вузов [Текст] / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др.; под ред. Т.В.Кузнецовой. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 301 с.

Кузнецова, Т.В. Журналу «Делопроизводство» - 15 лет [Текст] / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2012. - № 3. - С.3-7.

Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении [Текст] / В.И. Куперштейн. - СПб.: БХВ, 2007. - 216 с.

Кобелькова, Л.А. Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив [Текст] / Л.А. Кобедькова. - М.: Триумф, 2010. - 204 с.

Князева, Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор [Текст] / Т.В. Князева. - М.: Гильдия управляющих документацией, 2010. - 169 с.

Ларин, М.В., Рысков, О.И. Электронные документы в управлении [Текст] / М.В. Ларин, О.И. Рысков. - М.: ИПО «У Никитинских ворот», 2008. - 208 с.

Ларин, М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации [Текст] / М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. -2010. - С.10-13.

Лобанова, А.М. Lotus Notes и Domino - платформа для создания системы управления информацией [Текст] / А.М. Лобанова // Делопроизводство. - 2004. - №.2. - С. 58-61.

Максимович, Г.Ю. Роль документоведа на начальных этапах разработки автоматизированной информационной системы [Текст] / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Делопроизводство. - 2004. - №.2. - С.67-70.

Павлова, Е. К 90 - летию ведомственной охраны железнодорож ного транспорта [Текст]: // Сигнал - 2011. - №.621. - С.1-2.

Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учеб. пособие / А. В. Пшенко. - М.: Академия, 2008. - 176 с.

Романов, Д.А. Правда об электронном документообороте [Текст] / Д.А. Романов, Т.Н Ильина, А.Ю. Логинова . - М.: ДМК Пресс, 2004. - 171 с.

Рубанова, В. О работе отрядов [Текст]: // Сигнал - 2013. - №.715. - С.5

Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса // КомпьютерПресс. - 2010. - №.1. - С.140-141.

Саттон, М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения [Текст] / М.Дж.Д. Саттон. - СПб.: Азбука, 2002. - 210 с.

Сотов, П.В. Делопроизводство / П.В.Сотов. - М.: Проспект, 2009. - 80с.

Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Г.А.Титоренко. - 4-е изд. - М., ЮНИТИ, 2009. - 621 с.

Чернов, В. Н. Системы электронного документооборота. Учебное пособие. / В. Н. Чернов. - М.: РАГС, 2011. - 176 с.

Харитонова, О.Г., Кочеткова, П.Н. Зачем нужна система электронного документооборота? [Текст] /О.Г. Харитонова, П.Н.Кочеткова, // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2011. - № 1. - С. 5-11.

Храмцова, Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле [Текст] / Н.А. Храмцова // Секретарь-референт. - 2010. - №.12. - С. 36-45.

Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. - М.: Анкей : ЭКОТРЕНДЗ, 2009. - 272 с.

Интернет-ресурсы

БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - М.: БОСС-Референт, 2014. - Режим доступа: URL: www.boss-referent.ru/. - 20.02.2014.

Глинских, А.А. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] / А.А. Глинских. -М.: Компьютер-Информ, 1996-2014. - Режим доступа: URL: http://www.ci.ru/inform09_01/p223edoc.htm. - 20.02.2014.

Дело [Электронный ресурс]. - М.: Управление документами: система электронного документооборота Дело, системы автоматизации - ЭОС, 2014. - Режим доступа: URL: http://www.eos.ru/. - 20.02.2014.

Евфрат [Электронный ресурс]. - М.: Е1 - Евфрат, 2014. - Режим доступа: URL: http://www.evfrat.ru/. - 20.02.2014.

Истомина, Е.А. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД [Электронный ресурс] / Е.А. Истомина. - М.: ECM-Journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием, 2006 - 2014. - Режим доступа: URL: http://ecm-journal.ru/docs/Kakojj-linejjkojj-merit-ili-praktika-ocenki-ehffektivnosti-vnedrenija-SEhD.aspx. - 20.02.2014.

Князева, Т.В. Российский рынок систем электронного документооборота ECM [Электронный ресурс] / Т.В. Князева. - М.: МЦФЭР - Международный центр финансово-экономического развития, 2006-2014. - Режим доступа: URL: http://www.mcfr.ru/journals/2772/28439/44092/44094/. - 20.02.2014.

Колесов, А.А. Понятия СЭД и ECM [Электронный ресурс] / А.А. Колесов. - М.: PC Week («Компьютерная неделя»), 2013. - Режим доступа: URL: http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125346. - 20.02.2014.

Пахчанян, А. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс] / А. Пахчанян, Д. Романов. - М.: Dvgu.ru, 2013. - Режим доступа: URL: http://www.dvgu.ru/meteo/Intra/ElectronDocument.htm#1. - 20.02.2014.

Пахчанян, А. Технологии электронного документооборота [Электронный ресурс] / А. Пахчанян. - М.: Журнал «Открытые системы», -1992-2013. - Режим доступа: URL: http://www.osp.ru/os/2002/10/181977/. - 20.02.2014.

Российский рынок тиражных СЭД/ECM-продуктов по итогам 2012 года. Аналитический обзор [Электронный ресурс]. - М.: DSS Consulting, - 2004-2014. - Режим доступа: URL: http://www.dssconsulting.ru/services/marketing/analytics/?id=66. - 20.02.2014.

Федерального государственного предприятия «Ведомственная охрана железнодорожного транспорта Российской Федерации» [Электронный ресурс] /. -О предприятие ФГПУ ВО РЖТ, -2002-2014. - Режим доступа: URL: http:// www.zdohrana.ru/about/. - 20.02.2014.

Directum [Электронный ресурс]. - М.: Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM, 2014. - Режим доступа: http://www.directum.ru/. - 02.05.2012.

Documentum [Электронный ресурс]. - М.: EMC Documentum Solutions, 2014. - Режим доступа: URL: http://russia.emc.com/domains/documentum/index.htm. - 20.02.2014

EffectOffice [Электронный ресурс]. - М.: Документооборот Эффект Офис. - 1998-2014. - Режим доступа: URL: http://www.effectoffice.com/. - 20.02.2014

Gartner [Электронный ресурс]. - М.: Technology Research Gartner Inc., 2014. - Режим доступа: URL: http://www.gartner.com/technology/home.jsp. - 20.02.2014

IDC [Электронный ресурс]. - М.: IDC Analyze the Futute, 2008. - Режим доступа: URL: http://idcrussia.com/index.html. - 20.02.2014

LanDocs [Электронный ресурс]. - М.: Landocs.Ru, 2001-2014. --Режим доступа: URL: http://landocs.ru/. - 20.02.2014.

LotusDomino.doc [Электронный ресурс]. - М.: IBM Lotus Domino Document Manager, 2014. - Режим доступа: URL: http://www-01.ibm.com/software/lotus/products/dominodocumentmgr/. - 20.02.2014.

Optima Workflow [Электронный ресурс]. - М.: Optima-Workflow.Ru, 1995-2014. - Режим доступа: URL: http://optima-workflow.ru/. - 20.02.2014.

Размещено на Allbest.ru