Проект стандарта организации

- ответственность за программу аудита;

- ресурсы для программы аудита;

- процедуры программы аудита.

Ответственность за управление программой аудита возлагают на одно или нескольких лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудитора и применении методов аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента, техническими и экономическими знаниями в той области, которая будет проверяться.

Ответственные за управление программой аудита должны:

1) определять цели и объем программы аудита;

2) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

3) внедрять программу аудита;

4) вести записи по программе аудита;

5) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

При определении ресурсов для программы аудита необходимо учитывать:

1) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

2) методы проведения аудитов;

3) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

4) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, требуемой для достижения конкретных целей программы аудита;

5) объем программы аудита

6) время в пути аудиторов, обустройство и другие потребности для проведения аудита.

Процедуры программы аудита включают в себя:

1) планирование и составление планов - графиков аудитов;

2) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

3) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

4) проведение аудитов;

5) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

6) поддержание записей по программе аудита;

7) мониторинг показателей результативности программы аудита;

8) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Для малых предприятий упомянутая деятельность может быть выполнена в виде одной процедуры.

3) Внедрение программы аудита

Внедрение программы аудита включает в себя:

а) доведение программы аудита до участвующих сторон;

б) координация и календарное планирование аудитов и другой деятельности, связанной с программой аудита

в) определение и поддержание процесса оценки аудиторов и их непрерывного профессионального роста;

г) формирование аудиторских групп;

д) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

е) проведение аудитов в соответствии с программой аудитов;

ж) управление записями по аудиту;

и) анализ и утверждение отчетов по аудиту и их рассылка заказчикам аудитов и заинтересованным сторонам;

к) действия по результатам аудита, если это требуется.

Записи по программе аудита

Записи по программе аудита должны включать в себя:

а) записи, связанные с отдельными аудитами:

- планы аудита;

- отчеты (акты) по аудиту;

- отчеты о несоответствиях;

- отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

- отчеты о действиях по результатам аудита, если это требуется.

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи о персонале, привлекаемом к аудиту:

- оценка компетентности аудитора и его деятельности,

- выбор аудиторской группы,

- поддержание и повышение компетентности.

Записи должны храниться и должным образом быть защищены.

4) Мониторинг и анализ программы аудита

Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита, а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы. О результатах анализа необходимо докладывать высшему руководству.

Показатели деятельности должны быть использованы для мониторинга следующих характеристик:

- возможности аудиторской группы реализовать план аудита;

- соответствие программам аудитов и планам-графикам;

- обратная связь от заказчиков аудита, проверяемых организаций, и аудиторов. Анализ программы аудита должен охватывать:

а) результаты мониторинга и установленные тенденции;

б) соответствие процедурам;

в) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

г) записи по программе аудита;

д) альтернативные или новые методики в области аудита;

е) согласованность действий аудиторских групп в сходных ситуациях.

Результаты анализа программы аудита могут привести к корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы аудита.

На предприятии ОАО «ГКЗ» внутренние аудиты организует ответственный представитель руководства по СМК, который ежегодно составляет «План-график проведения ВА».

Планирование устанавливает:

- выбор объекта аудита (процесс, функционирование СМК, качество продукции);

- установление приоритетов (четкое установление проверяемого объекта, проверяемого элемента СМК);

- выбор подразделения, где проводится аудит;

- установление даты, срока проведения внутренних аудитов;

- выделение необходимых ресурсов на проведение ВА.

План-график составляется таким образом, чтобы в течение календарного года были проведены все элементы СМК и все подразделения завода, связанные с процессами планирования, обеспечения, управления и улучшения качества. При этом полная проверка СМК проводится не реже чем один раз в год.

Схема внутренних аудитов СМК может осуществляться по двум вариантам.

При формировании плана-графика аудитов учитываются:

- важность и состояние процессов, процедур;

- необходимость систематического аудита элементов СМК и подразделений завода, участвующих в работе СМК:

- необходимость подтверждения выполнения корректирующих и предупреждающих действий, разработанных и реализованных по итогам предыдущих аудитов;

- указание высшего руководства завода;

- инициативные предложения руководителей подразделений и специалистов;

- уровень качества продукции;

- претензии, полученные ранее заводом.

План-график проведения внутренних аудитов подписывается ответственным представителем руководства по СМК и утверждается генеральным директором не позднее 15 числа месяца, предшествующему планируемому аудиту. Копии утвержденного плана-графика ОПР по СМК передает руководителям включенных в план подразделений и главному аудитору, не позднее 20 числа того же месяца.

Потоковая диаграмма внутреннего аудита представлена в таблице 2.

Таблица 2 - потоковая диаграмма внутреннего аудита

Действие	Ответст-венный за производство действия	Соиспол-нители	Регла-менти-рующий документ	Записи
1 Выбор и подготовка аудиторов	Генеральный директор	ОПР СМК	Наст. МИ п. 5.3.2	Приказ (распоряжение) по составу группы ВА
2 Разработка проекта годового плана-графика проведения ВА	ОПР СМК	Главный аудитор	Наст. МИ п. 5.3.3	Проект плана-графика проведения ВА
3 Утверждение плана-графика ВА	Генеральный директор	-	Наст. МИ п. 5.3.3	Утвержденный план-график
4 План-график утвержден?	ОПР СМК	-	-	-
5 Принятие решения о проведении внепланового аудита	Генеральный директор	ОПР СМК	Наст. МИ п. 5.3.3	Решение Совета по качеству
6 Решение принято?	Генеральный директор	-	-	Приказ о проведении внепланового аудита
7 Формирование группы ВА	Главный аудитор	-	Наст. МИ п. 5.3.4	-
8 Закрепление обязанностей в группе ВА	Руководитель группы ВА	Главный аудитор	Наст. МИ п. 5.3.4	-
9 Разработка проекта плана ВА	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.4	Проект плана ВА
10 Утверждение плана ВА	ОПР	-	Наст. МИ п. 5.3.4	Утвержденный план ВА
11 План утвержден?	-	-	-	-
12 Формирование опросного листа	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.4	Опросный лист
13 Направление плана ВА и опросного листа в проверяемое подразделение	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.4	Копии: плана, опросного листа
14 Подготовка в проверяемом подразделении к внутреннему аудиту	Руководитель проверяемого подразделения	Руководитель группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.4	-
15 Проведение предварительного совещания гр. ВА с руководством проверяемого подразделения	Руководитель группы ВА	Руководитель проверяемого подразделения	Наст. МИ п. 5.3.5	Протокол
16 Собственно проверка с ведением записей наблюдений	Руководитель группы ВА	Аудиторы, представитель проверяемого подразделения	Наст. МИ п. 5.3.5	Записи наблюдений, заполненный опросный лист
17 Отклонения выявлены?	Руководитель группы ВА	-	-	-
18 Отклонения являются несоответствиями?	Руководитель группы ВА	-	Наст. МИ п. 5.3.5	-
19 Подготовка заключения по результатам аудита	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА,	Наст. МИ п. 5.3.5	Проект заключения
21 Обработка результатов и составление проекта отчета	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.6	Проект отчета
22 Утверждение отчета	ОПР	-	Наст. МИ п. 5.3.6	Утвержденный отчет
24 Рассылка отчета	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА	Наст. МИ п. 5.3.6	Копия отчета
25 Разработка и реализация корректирующих действий	Руководитель проверяемого подразделе-ния	ОПР, руководитель группы аудиторов	Наст. МИ п. 5.3.7	План мероприятий по устранению несоответст.
26 Контроль выполнения предписаний по устранению выявленных несоответствий	Главный аудитор	Руководитель гр. аудиторов	Наст. МИ п. 5.3.7	-
27Корректирующие действия проведены эффективно?	ОПР	-	-	-
28 Анализ результатов аудита	ОПР	-	-	Отчет о результатах ВА
29 Формирование «Дела аудита»	Руководитель группы ВА	Члены группы ВА, Главный аудитор	Наст. МИ п. 5.3.6	Дело аудита
30 Архивирование	Главный аудитор	-	Наст. МИ Раздел 7	Журнал регистрации ВА

План-график проведения внутренних аудитов может корректироваться генеральным директором по предложению ОПР по СМК в случаях:

- поступления информации от потребителя или от контролирующих внешних организаций о несоответствии качества продукции установленным требованиям или о снижении удовлетворенности одной из заинтересованных сторон деятельностью завода;

- инициативы со стороны подразделения завода (или ответственного за процесс СМК) о проверке данного подразделения или данного элемента СМК.

По указанию генерального директора или по решению представителя руководства по качеству может быть проведена внеплановая проверка того или иного элемента СМК или подразделения. При этом руководитель соответствующего подразделения должен быть предупрежден о начале аудита не менее чем за неделю.

Подготовка внутренних аудитов на ОАО «ГКЗ»

На основе утвержденного годового плана-графика проведения ВА подготавливаются конкретные аудиты.

Подготовка конкретного аудита включает в себя:

- формирование группы аудиторов;

- распределение работ в аудиторской группе;

- обеспечение аудиторской группы рабочей документацией;

- разработку плана аудита;

- информирование проверяемого подразделения об аудите.

За две недели до запланированного срока аудита главный аудитор принимает решение о составе группы ВА, которая будет проводить данную проверку, с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита.

Определение необходимой компетентности аудиторов - в соответствии с МС ИСО 19011:2003.

Численность группы аудита должна быть не менее двух человек.

Группа ВА формируется из числа специалистов завода, назначенных приказом генерального директора аудиторами, прошедших соответствующую подготовку. При этом назначается руководитель группы аудиторов. Руководитель группы аудита должен иметь навык управления группой аудиторов и способность использовать опыт и навыки различных членов группы.

Специалисты проверяемых подразделений в состав группы аудиторов не включаются. В отдельных случаях включение специалиста в состав комиссии предварительно согласовывается главным аудитором с самим специалистом и руководителем подразделения, где работает данный специалист. Рекомендуется привлекать специалистов с процесса, следующего за проверяемым. Состав комиссии оформляется планом проведения ВА.

Руководитель группы аудита ведет подготовку к аудиту и определяет:

- ответственность и полномочия членов группы по проведению аудита;

- временные интервалы ВА (время его начала и окончания);

- перечень документов, подлежащих аудиту;

- проверку выполнения и эффективности корректирующих мер, принятых по результатам предыдущего аудита;

- наличие рекламаций, отзывов, пожеланий потребителей за период, прошедший со времени проведения последнего аудита.

Руководитель группы ВА готовит план конкретного внутреннего аудита, который утверждает ОПР СМК.

План аудита должен включать следующие:

- цели аудита;

- основания для аудита;

- критерии аудита;

- область аудита;

- дату, продолжительность проведения аудита;

- роль и ответственность членов группы;

- любые действия по результатам аудита.

Цели аудита определяют, что должно быть сделано при аудите и может включать следующее:

- определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

- оценка возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

- оценка результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;

- идентификация областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает глубину и границы аудита, местонахождение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Критерии аудита используются в виде базы для сравнения, по которой определяют соответствие и могут включать применение политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов. Форма

Руководитель группы аудиторов не позднее, чем за неделю до начала проверки, направляет руководителю проверяемого подразделения и членам комиссии (аудиторам) подготовленный план проведения внутреннего аудита.

В ходе аудита руководитель группы ВА может, если это необходимо, вносить изменения в план аудита при одобрении их ОПР СМК и согласия руководителя проверяемого подразделения.

Руководитель проверяемого подразделения в течение одного дня после получения плана обязан назначить и сообщить руководителю группы ВА фамилию представителя подразделения, который будет сопровождать комиссию при проверке и обеспечивать получение комиссией необходимой информации, касающейся объекта и предмета проверки.

Руководитель проверяемого подразделения сообщает работникам подразделения о целях и сроках проведения проверки.

Руководитель подразделения обеспечивает группу аудиторов всеми средствами, необходимыми для эффективного и результативного проведения ВА, предоставляет по запросу аудиторов доступ к необходимому оборудованию и данным.

На время нахождения комиссии в проверяемом подразделении работа с комиссией является единственной обязанностью представителя подразделения.

С согласия руководителя группы ВА представитель подразделения в указанное время может выполнять работу, не связанную с проверкой.

Аудиторы по заданию руководителя группы ВА готовят ориентировочный письменный перечень вопросов (вопросник), ответы на которые должны быть получены при проверке.

Кроме общих вопросов по состоянию документации к каждому процессу формируются специальные вопросы, связанные с особенностями функционирования и назначения процесса.

Задаваемые вопросы должны отражать цель проверки, определенную планом проведения ВА и в общем случае касаться следующих видов деятельности и направлений работы проверяемого элемента СМК:

а) организационная структура;

б) положение о подразделении, должностные инструкции специалистов, рабочие инструкции, другая НД, касающаяся работы подразделения и (или) функционирования элемента СМК;

в) процессы, в реализации которых участвует подразделение; оценка результативности процессов; удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон, действия по улучшению процессов;

г) соответствие персонала, оборудования и материальных ресурсов требованиям НД;

д) соответствие рабочих участков (инфраструктуры и рабочей среды) требованиям НД;

е) вовлеченность персонала в работу по улучшению качества;

ж) документация СМК, анализ состояния регламентирующей документации, ведение учета и отчетности по вопросам СМК;

з) выявление проблем и несоответствий в СМК и возможностей улучшения СМК. При проверке отдельных элементов СМК часть указанных

Как правило, в вопросник включаются вопросы, предполагающие ответы «да» или «нет». Причем ответ «нет» должен предполагать наличие несоответствия одному из требований НД, относящейся к объекту и предмету проверки. В отдельных случаях допускается ответ «частично, да».

На листе вопросника предусматривается место для письменного ответа на каждый вопрос.

Объем и состав вопросника определяется руководителем группы аудиторов. Вопросник подписывают его составители.

Вопросник передается руководителем группы аудиторов в проверяемое подразделение не позднее, чем за три дня до начала проверки.

Ответы на вопросник, как правило, дает представитель подразделения, занося их в бланк вопросника. Для получения ответов он может обращаться к любому работнику проверяемого или любого другого подразделения завода. Представитель подразделения подписывает ответы. Ответы должны быть даны к началу проверки.

До начала проверки представитель подразделения вправе обращаться к лицам, подписавшим вопросник, за необходимыми разъяснениями, а также с предложениями изменить формулировку, исключить или добавить отдельные вопросы. Аудиторы обязаны отвечать на поставленные вопросы и рассматривать поступившие предложения.

Решения по предложениям относительно вопросника принимает руководитель группы аудиторов, а в спорных случаях - главный аудитор и представитель руководства по качеству.

Руководитель группы ВА накануне аудита проводит совещание членов группы с целью уточнения обязанностей и распределения конкретных участков (объектов) аудита между аудиторами, согласование режима работы и обсуждения деталей, касающихся проведения аудита.

При подготовке внепланового аудита за неделю до запланированного срока аудита руководителям проверяемых подразделений направляют приказ (распоряжение) за подписью генерального директора, в котором указаны сроки проведения и объекты аудита. Им также направляется опросный лист.

Проведение внутренних аудитов на ОАО «ГКЗ»

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента, частью программы аудита являются указания по планированию и проведению аудитов.

Подготовка аудита включает:

- назначение руководителя аудиторской группы (при необходимости);

- определение целей, области и критериев аудита;

- определение возможностей аудита;

- выбор аудиторской группы;

- установление начального контакта с проверяемыми подразделениями.

Последовательность выполнения этих действий может быть различной.

Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы.

Для каждого аудита необходимо определить цели, область применения и критерии.

Цели аудита включают в себя:

- определение степени соответствия СМК или ее частей критериям аудита;

- оценку возможности СМК обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

- оценку результативности СМК для достижения конкретных целей;

- идентификацию области потенциального улучшения СМК.

Область аудита описывает содержание и границы аудита, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Критерии аудита используются в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать Политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к СМК, требования контракта.

Цель и область применения устанавливаются в годовой программе аудитов и более детально определяются в плане конкретного аудита.

Согласно ГОСТ Р ИСО 19011, план аудита - описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

В плане аудита уточняются сроки проведения аудита, проверяемая документация, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту.

Для того чтобы аудит прошел с хорошей отдачей, к нему надо готовиться. Тщательная подготовка - золотое правило аудитора.

На этапе подготовки каждого отдельного аудита следует:

- изучить необходимую документацию, ознакомиться с соответствующими процедурами, применяемыми в проверяемом подразделении, просмотреть отчеты по предыдущим аудитам;

- изучить предполагаемые «слабые» места;

- ознакомиться с распределением обязанностей проверяемых работников;

- составить контрольные листы с вопросами.

За организацию конкретного аудита несет ответственность руководитель группы аудиторов. Он находится в центре событий, распределяет обязанности в группе, обеспечивает налаживание контакта с руководством проверяемых подразделений, принимает окончательные решения, обеспечивает подготовку отчета по аудиту и многое другое.

Аудиты никогда не проводятся внезапно, без согласования с проверяемой стороной. Если внешние аудиты начинаются с вводного совещания, то для внутренних аудитов такое совещание не обязательно. Хотя в ряде случаев, особенно при первичных аудитах в подразделениях, полезно рассказать руководящему составу службы, каковы цели проверки и как она будет проходить.

Методы проведения аудита следующие:

- наблюдение;

- опрос;

- изучение документации, записей.

Выбранные источники информации зависят от области и компетенции аудита и включают в себя:

- опросы работников;

- наблюдение за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;

- документы (Политика, цели, планы, стандарты, инструкции, чертежи, спецификации);

- записи (протоколы) испытаний, протоколы совещаний, записи по мониторингу процессов.

На предприятии ОАО «ГКЗ», проведение ВА включает:

- проведение предварительного (вводного) совещания группы проверки с руководством и сотрудниками проверяемого подразделения;

- обследование объекта аудита с ведением записей каждым аудитором;

- обсуждение в ходе и по окончании ВА критичности выявленных отклонений и отнесение их к несоответствиям или уведомлениям;

- проведение заключительного совещания.

Аудит начинается с предварительного совещания, которое проводит руководитель группы аудиторов в срок, указанный в плане, или в другое согласованное сторонами время.

На совещании присутствуют представители подразделения при проверке, все проверяющие, мастер соответствующего БТК, начальник подразделения.

При выполнении требований об уведомлении всех участников проверки - по решению руководителя группы аудиторов - аудит может начаться при отсутствии любого из указанных лиц, о чем делается запись в отчете.

Задачи вводного совещания:

- представление проверяющих руководству подразделения;

- подтверждение плана аудита;

- обсуждение целей и масштабов аудита;

- обсуждение конкретной методики проверки;

- обсуждение (при наличии неясности или противоречий) вопросника и подготовленных отчетов;

- способы и формы взаимодействия и общения группы ВА с персоналом проверяемого подразделения;

- согласование, при необходимости требований к конфиденциальности рассматриваемых вопросов;

- формирование позитивного отношения к проверке;

- уточнение деталей проверки;

- уточнение времени окончания проверки.

Во время аудита должна быть собрана вся информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов.

Источники информации могут меняться в зависимости от опыта и сложности аудита и могут включать следующие:

- опросы работников и других лиц;

- наблюдение за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;

- документы, такие, как политика, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешительные документы, спецификации, чертежи, контракты и заказы;

- записи, такие, как протоколы проверок, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ мониторинга и результаты измерений;

- итоговые данные, показатели анализа и результативности;

- информация по программам выборочного исследования проверяемого подразделения и процедурам управления выборками и процессами измерений;

- отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне и оценки поставщиков;

- компьютеризированные базы данных.

Аудит проводится в следующем порядке:

1) Проверяется наличие документов СМК, НД, ТД и КД в проверяемом подразделении.

2) Проверяется соответствие документации установленным требованиям.

3) Анализируются ответы подразделения на вопросник. Выясняется, вызваны ли отрицательные ответы несоответствиями или эти ответы объясняются другими причинами (нечеткостью формулировки вопроса, неактуальностью вопроса в данных условиях и т.д.).

4) Проверяется достоверность положительных ответов на вопросы вопросника. Как правило, достоверность ответов должна подтверждаться документально: записями в журналах, записями в картотеках, актами, протоколами, отчетами, клеймами и т.п. Проверяется выполнение установленных целей (задачи - процессы - выходные данные).

5) Проверяется выполнение требований ДСМК в практической деятельности:

- проводятся наблюдения за деятельностью и условиями на рабочих местах;

- проводятся опросы и беседы с работниками подразделения (по согласованию с непосредственными руководителями).

Опросы должны выполняться с учетом ситуации и опрашиваемого лица. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее:

- опросы должны выполняться на соответствующих уровнях и в подразделениях с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;

- опрос работников осуществляется в обычное рабочее время на обычном рабочем месте;

- опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу и опрос следует вести доброжелательно;

- необходимо объяснить причину опроса и осуществляемые записи;

- опрос можно начинать с просьбы рассказать о своей работе;

- необходимо избегать наводящих вопросов;

- результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;

- необходимо поблагодарить опрашиваемое лицо за сотрудничество.

6) Проверяется выполнение мероприятий, запланированных по результатам предыдущих проверок.

При необходимости, которая определяется на вводном совещании, и при согласовании всех участников, указанный порядок может быть изменен.

В процессе обследования аудиторы фиксируют (записывают) те результаты обследования, которые, с их точки зрения, являются несоответствиями и подтверждающие их свидетельства.

При этом должны быть зафиксированы, а затем отражены в отчете конкретные реквизиты объекта, к которому относится предполагаемое несоответствие. Например, название подразделения, операции, номер сопроводительного документа, фамилия исполнителя, время обнаружения несоответствия и т.п.

Одновременно (или при последующей обработке записей) фиксируется пункт НД, требования которого нарушаются данным несоответствием.

Одновременно (или при последующей обработке записей) несоответствия классифицируются на: связанные с работой проверяемого подразделения и связанные с работой других подразделений или работников предприятия (указывается, каких).

Фиксируются несоответствия выявившиеся при ответах на вопросник, и другие несоответствия, выявившиеся при последующем обследовании.

Обнаружив несоответствие (предполагаемое), проверяющий должен сразу обратить на него внимание представителя подразделения и получить его согласие с тем, что данный факт есть несоответствие. При необходимости, проверяющий обосновывает свою точку зрения с помощью документов или других средств доказательств, о выявленных отклонениях аудитор информирует службу качества - ОТК (в документах СМК, процессах и процедурах). О возникающих противоречиях докладывают руководителю группы аудиторов, который принимает по ним решение. Эти решения отражаются в отчете.

При наличии сомнений у аудиторов, информация, полученная в процессе обследования, проверяется с помощью информации, полученной из других независимых источников (из подразделений потребителей продукции (услуг) данного подразделения, из результатов испытаний и т.д.).

Аудиторы составляют перечень показателей, требующих исправления, улучшения, с указанием их отклонений от норм.

В ходе проверки руководитель группы ВА может, с согласия представителя проверяемого подразделения, изменить намеченную методику проверки, распределение обязанностей между аудиторами, если это необходимо для достижения цели проверки в установленный срок.

Если цель проверки, не может быть достигнута в принципе или в установленный срок, руководитель группы ВА, до срока окончания проверки, ставит об этом в известность руководителя проверяемого подразделения и докладывает об этом главному аудитору и ответственному представителю руководства по СМК с указанием причин.

В данном случае ОПР принимает решение о завершении аудита в заданный срок или о продлении его (по согласованию с проверяемым подразделением), или же его прекращении.

Во время проведения аудита сотрудники проверяемого подразделения обязаны предоставлять все затребованные и имеющие отношение к проверке документы.

Свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита с тем, чтобы получить выводы аудита. Выводы аудита могут указать не соответствие или несоответствие критериям аудита. При сопоставлении с целью аудита выводы аудита могут определить возможности для улучшения.

Соответствия критериям должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту.

Особое внимание в формировании выводов аудита должно быть уделено оцениванию несоответствий, выявлению причин их появления и выработке рекомендаций по их устранению. Все усилия при этом должны быть направлены на предотвращение повторяющихся несоответствий.

Аудитор должен объективно подойти к определению ранга несоответствий, которые классифицируются на 2 категории - значительные (категория 1) и малозначительные (категория 2).

Примерами типовых значительных несоответствий являются:

- отсутствие или не выполнение обязательных процедур в СМК (п. 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.3 ГОСТ Р ИСО 9001);

- не документирована (не выполняется) процедура доведения Политики в области качества до персонала предприятия;

- не определены и не описаны процессы СМК в их взаимосвязи;

- руководство предприятия не берет на себя ответственность за реализацию Политики в области качества;

- отсутствует анализ результативности и эффективности СМК со стороны руководства и др.

Эта категория несоответствий с большей вероятностью может повлечь невыполнение требований и / или обязательных требований к продукции.

К малозначительным несоответствиям (категория 2) относятся отдельные несистематические упущения, ошибки в функционировании СМК или в документации, которая может привести к невыполнению требований потребителя и / или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) СМК.

К малозначительным несоответствиям СМК может быть отнесено несоблюдение единичного требования к системе.

Более чем пятикратное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом системы менеджмента качества) дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Окончательное решение по отнесению несоответствий к определенным категориям принимает руководитель группы ВА.

В процессе аудита СМК выявляется и такое свидетельство проверки как уведомление, которое не носит характер несоответствий и фиксируется с целью предотвращения возможного несоответствия.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках

Зарегистрированные несоответствия и уведомления представляют руководителю проверяемого подразделения.

Руководитель группы ВА может организовать заключительное совещание для обсуждения результатов проверки. На данное совещание, кроме лиц, подписывающих отчет, по решению руководителя группы ВА могут быть приглашены представители других подразделений, имеющих отношение к обнаруженным несоответствиям. Если кто-то из приглашенных не приходит на совещание в назначенное руководителем группы ВА время, совещание проводится в его отсутствие, о чем делается запись в протоколе совещания.

Цель заключительного совещания - представить выводы и заключения по аудиту таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемым подразделением, и было получено согласие, если это требуется со стороны проверяемого подразделения по срокам предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий.

Протокол совещания, при необходимости, ведет один из аудиторов по поручению руководителя группы ВА.

Процедуры представления отчетности при внутреннем аудите на разных предприятиях различны. Внутренний аудитор придерживается той процедуры, которая принята на предприятии.

Для устранения выявленных несоответствий проводится коррекция и, при необходимости, разрабатываются корректирующие или предупреждающие мероприятия. Эту часть работы возлагают на проверяемую сторону.

На «владельце» процесса аудита лежит ответственность за проверку устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин и отчет о результатах этой проверки. На этом несоответствие закрывается. Если несоответствие не устранено, может быть предоставлено дополнительное время на его устранение.

Так достигается непрерывное улучшение в системе. Именно поэтому так важно, чтобы люди не боялись аудитов и не скрывали несоответствия, а, наоборот, «подсказывали» аудитору, что требует корректировки. Такая, казалось бы, идеалистическая картина, наблюдается только на тех предприятиях, где руководители понимают цели и задачи внутренних аудитов. А цель простая - обеспечить руководство объективной информацией для того, чтобы решения, которые принимают руководители, особенно высшее руководство, были основаны на фактах, а не на предположениях.

Согласно ГОСТ Р ИСО 19011, аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами программы аудита, соглашением между сторонами и в соответствии с действующим законодательством, нормативными требованиями и требованиями контрактов.

Если это не предусмотрено законом, аудиторская группа и ответственные за управление программой аудита не должны раскрывать содержимого документов и другой информации, полученной во время аудита, или отчетов по аудиту любой другой стороне без ясного разрешения заказчика аудита и, где это требуется, разрешения проверяемой организации. Если необходимо раскрыть содержание документов аудита, заказчик аудита и проверяемая организация должны быть проинформированы об этом как можно скорее.

Оформление результатов ВА на ОАО «ГКЗ»

Аудитор в течение одного дня после завершения проверки порученного ему участка (или перечня вопросов) представляет руководителю группы ВА результаты обследования. При этом он может дать предложения по проведению корректирующих действий. Одновременно аудитор должен отметить высокое качество в тех видах деятельности и направлениях работ подразделения, где это имеет место с его точки зрения.

Руководитель группы ВА в течение 3 дней со дня проведения заключительного совещания составляет (или поручает составить одному из аудиторов) отчет о проведении проверки (далее - отчет), в котором должны быть объективно и полно отражены результаты аудита и реальные факты.

В отчете приводятся:

- номер отчета по аудиту;

- даты начала и окончания проверки;

- объекты аудита (процессы, процедуры, требования или виды деятельности в СМК);

- основание аудита;

- цель аудита;

- состав аудиторов Ф..И.О. руководителя группы аудитора, аудиторов;

- представителя подразделения - Ф.И.О.;

- информация о высоком качестве в тех видах деятельности и направлениях работ подразделения, где это имеет место;

- перечень выявленных несоответствий (причем указываются подразделения, которые ответственны за устранение несоответствия с точки зрения аудитора);

- заключение (вывод) о степени соответствия или несоответствия требованиям ИСО 9001-2008; ГОСТ Р ИСО 9001-2008, эффективности и результативности процессов;

- выработанные в ходе аудита или по завершении его рекомендации по корректирующим действиям (если таковые сформулированы аудитором);

- особое мнение участников аудита (при наличии таковых);

- другая информация, касающаяся аудита (по усмотрению руководителя группы ВА);

- заключение о необходимости проведения повторного аудита;

- перечень рассылки отчета;

- подписи руководителя группы ВА, аудиторов и представителя подразделения;

- подпись руководителя проверяемого подразделения о том, что он ознакомлен с отчетом;

- утверждающая подпись ОПР СМК.

Отчет по аудиту может также включать или делать ссылки на следующие:

- план аудита;

- итоги проведения аудита, включая неопределенности и / или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключения по аудиту;

- подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;

- области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита;

- неразрешенные противоречия между группой по аудиту и проверяемым подразделением;

- рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

- согласованный план действий по результатам аудита в произвольной форме;

- заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета.

В отчете должен быть сделан один из следующих выводов:

- проверенный элемент (элементы) СМК соответствует (соответствуют) требованиям НД (здесь и далее в настоящем пункте указывается наименование НД) без замечаний;

- проверенный элемент (элементы) СМК в целом соответствует (соответствуют) требованиям НД, при этом рекомендуется устранить отмеченные несоответствия;

- проверенный элемент (элементы) СМК не соответствует (не соответствуют) требованиям НД;

- часть проверенных элементов (с их перечислением) СМК соответствует требованиям НД, часть проверенных элементов (с их перечислением) СМК не соответствует требованиям НД.

Отчету присваивается номер, состоящий из знака № и двух групп цифр, разделенных точкой:

- первая группа - порядковый номер отчета по «Журналу регистрации внутренних аудитов»;

- вторая группа - четыре последние цифры текущего года.

Например, отчет пятого по счету внутреннего аудита в 2005 году будет иметь номер: №5.2005.

Отчет подписывают в следующей последовательности: аудиторы, представитель подразделения, руководитель группы аудиторов, руководитель проверяемого подразделения.

Каждый из указанных лиц подписывает отчет не позднее следующего дня после его получения. В этот же срок им могут быть представлены руководителю группы ВА письменные предложения по изменению текста отчета.

Неподписание отчета и (или) непредставление предложения по изменению текста отчета в указанный срок означает, что данное должностное лицо согласно с предложенным текстом. При этом руководитель группы аудиторов вправе сделать на месте подписи соответствующую запись (со ссылкой на данный пункт) и передать отчет на подпись следующему должностному лицу.

В случае получения предложений по отчету руководитель группы ВА рассматривает их в течение не более двух дней. При необходимости обсуждает полученные предложения с аудиторами, работниками проверяемого подразделения и предпринимает одно из следующих действий:

- вносит изменения в текст отчета и организует его повторное подписание;

- представляет отчет без изменения на утверждение.

Решение о содержании отчета по результатам совещания принимает руководитель группы ВА.

После подписания отчета всеми указанными лицами руководитель группы ВА передает отчет на утверждение.

Представитель руководства по качеству принимает решение об утверждении отчета в течение двух дней.

Общее время оформления отчета до его утверждения не должен превышать двух недель с момента окончания проверки.

Руководитель группы ВА не позднее пяти дней со дня утверждения отчета рассылает копии утвержденного отчета проверенному подразделению и всем подразделениям и должностным лицам, которых он касается.

Аудит считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита, выполнена и утвержденный отчет по аудиту разослан.

Главный аудитор ведет учет внутренних аудитов по «Журналу регистрации ВА», в котором фиксируется дата, проверенный элемент (ы) и / или подразделение, фамилии аудиторов, количество выявленных несоответствий.

Факт проведения аудита фиксируется в контрольном экземпляре годового плана с помощью специальных пометок.

Персонал по внутреннему аудиту

Персонал, ответственный за проведение аудитов (главный эксперт-аудитор) и осуществляющий их (эксперт-аудитор), должен пройти специальную подготовку и иметь соответствующую квалификацию.

Персонал по проверкам должен соответствовать квалификационным критериям, предъявляемым требованиям ГОСТ Р ИСО 19011 и должен периодически аттестоваться.

Требования к квалификации, опыту и личностным качествам персонала по внутренним аудитам:

- иметь законченное среднее - специальное или высшее образование и пройти соответствующую подготовку в объеме, необходимом для обеспечения компетентности в процессе осуществления аудитов;

- иметь знание и понимание ГОСТ ИСО серии 9000, действующих нормативных документов системы менеджмента качества завода;

- знать организацию проведения аудитов, методы оценивания их результатов и порядок составления отчетов;

- иметь опыт нескольких лет работы на предприятии (в том числе и руководящей);

- уметь работать с технической документацией и нормативными документами;

- иметь личное профессиональное мастерство, необходимое для работы с конкретным проверяемым подразделением;

- иметь требуемую степень владения языком аудита;

- соблюдать принцип конфиденциальности.

Персонал по проверкам должен быть независим от деятельности проверяемого подразделения (объекта проверки).

Требования, предъявляемые к аудиторам

Чтобы аудиты достигали поставленных целей, они должны быть организованы и выполнены персоналом, обладающим соответствующей квалификацией и рядом личных качеств. Плохо проведенный аудит может не только не достичь желаемого результата, но и нанести вред системе, подорвав доверие к ней. А также может неблагоприятно повлиять на отношения внутри организации. Именно поэтому основной упор делается на компетентность аудитора.

Концепция компетентности представлена на рисунке 8.

Доверие к аудиту зависит от компетентности аудиторов. Аудиторы должны продемонстрировать:

- личные качества;

- способность применить знания и навыки, приобретенные во время учебы, работы, стажировки и опыта при проведении аудита.

Аудиторы совершенствуют, поддерживают и улучшают свою компетентность в процессе постоянного профессионального развития и регулярного участия в аудитах.

Согласно ГОСТ Р ИСО 19011, аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита, а компетентность - проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умения.

Компетентность - это весь комплекс характеристик, включающий знания и умения, а также личные качества человека. Недостаточно того, чтобы аудитор был подготовлен в части методики проведения аудита и был технически грамотным. Он должен обладать соответствующими человеческими качествами. В таблице 2 приведены желательные и нежелательные качества аудитора.

Таблица 3. Личные качества аудитора

Желательные качества	Нежелательные качества
Порядочность	Склонность к обману
Открытость, дружелюбие, искренность, умение сочувствовать	Замкнутость, безразличие, нетерпимость
Умение слушать	Привычка перебивать других
Умение свободно общаться	Застенчивость
Способность быстро понимать	Необходимость в концентрации
Умение четко выражать мысли	Неумение четко формулировать вопросы
Умение понять чужую точку зрения	Привычка спорить
Привычка тщательно готовиться	Лень
Приемлемый внешний вид	Неприемлемый внешний вид
Умение признать свою неправоту	Неумение переносить критику
Целеустремленность	Неорганизованность
Уверенность	Неуверенность
Коммуникабельность	Неспособность общаться с людьми

Для проведения внутренних проверок на предприятии трудно организовать группу аудиторов, в которой все отвечали бы полному набору положительных качеств. Важно, чтобы ответственный за этот процесс (представитель руководства или главный / ведущий аудитор) максимально отвечал этим требованиям и воспитывал остальных.

В соответствие с ГОСТ Р ИСО 19011, группа по аудиту - один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.

Технический эксперт - лицо, обладающее специальными знаниями для участия в группе по аудиту.

Технический эксперт не имеет полномочий аудитора, он помогает аудитору.

В организации целесообразно определить процедуру оценки квалификации аудиторов и вести их реестр.

Обучение аудиторов методологии проведения внутренних аудитов (с тренингами и, в ряде случаев, с экзаменами) проводят учебные центры при органах по сертификации СМК и консалтинговых фирмах. Целесообразно обучать организатора внутренних аудитов (представителя руководства или главного / ведущего аудитора) в учебном центре выбранного органа по сертификации СМК, несмотря на то, что эта учеба может быть достаточно дорогой.

Личные качества аудиторов

Личные качества аудиторов должны позволять им действовать в соответствии с принципами проведения аудита. Аудитор должен быть:

а) порядочным - правдивым, искренним, честным, сдержанным и благоразумным;

б) открытым - воспринимать альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным - умеющим тактично взаимодействовать с людьми;

г) наблюдательным - активно знакомиться с окружением и деятельностью;

д) проницательным - интуитивно оценивать ситуации;

е) разносторонним - быть готовым к различным ситуациям;

ж) упорным - настойчивым, ориентированным на достижение целей;

и) решительным - своевременно принимать решения на основе логических соображений и анализа;

к) самостоятельным - действовать и выполнять свои функции независимо, в то же время результативно сотрудничать с другими.

Знания и навыки аудиторов системы менеджмента качества

Аудиторы системы менеджмента качества должны обладать знаниями и навыками в следующих областях: а) методы и технологии, имеющие отношение к качеству.

Для проверки систем менеджмента качества и получения необходимых выводов по аудиту знания и навыки в этой области должны охватывать:

терминологию по качеству,

принципы менеджмента качества и их применение,

методы менеджмента качества и их применение (например, статистическое управление процессами, анализ видов отказов и их последствий и др.);

б) процессы и продукция, включая услуги.

Для понимания технологических особенностей, при которых проводится аудит, знания и навыки в этой области должны охватывать:

- терминологию в определенной отрасли;

- технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

- процессы и практику работы в определенной отрасли (области экономики).

Образование, опыт работы, обучение на аудитора и опыт проведения аудита

а) У аудиторов должны быть необходимое образование, опыт работы, курс обучения по аудиту и опыт проведения аудита:

1) образование должно быть завершенным, позволяющим овладеть знаниями и навыками;

2) опыт работы должен способствовать повышению знаний и навыков. Практический опыт работы должен быть в технической сфере, сфере управления или профессиональной области, включая опыт принятия решений, разрешения проблем и обмена информацией с другим управленческим или специальным персоналом, сотрудниками того же уровня потребителями и / или другими заинтересованными сторонами.

Часть практического опыта работы должна быть получена на должностях, где выполняемая работа содействует развитию знаний и опыта в следующих областях:

менеджмент качества для аудиторов систем менеджмента качества;

3) полный курс обучения на аудитора в самой организации или в сторонней организации должен обеспечивать развитие знаний и навыков;

4) опыт проведения аудитов по деятельности должен быть приобретен под руководством аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы в этой области знаний.

б) Руководитель аудиторской группы

Руководителю аудиторской группы следует приобрести дополнительный опыт по аудиту, чтобы повышать знания и навыки. Дополнительный опыт должен накапливаться при исполнении обязанностей руководителя аудиторской группы под руководством и наблюдением другого аудитора, который компетентен в качестве руководителя аудиторской группы.

в) Аудиторы, осуществляющие аудит систем менеджмента качества

Аудиторы, осуществляющие аудит системы менеджмента качества должны:

- пройти обучение и иметь практический опыт работы, необходимые для приобретения знаний и опыта по второму направлению;

- провести аудиты, охватывающие систему менеджмента по второму направлению под наблюдением и руководством аудитора, компетентного в качестве руководителя аудиторской группы по второму направлению.

Руководитель аудиторской группы по одному направлению должен отвечать указанным требованиям для того, чтобы стать руководителем аудиторской группы по второму направлению.

г) Уровень образования, опыт работы, обучение на аудитора и опыт проведения аудита

Организации должны определять требования к образованию, опыту работы, обучению на аудитора и опыту проведения аудита, которые требуются аудитору для того, чтобы приобрести знания и опыт, соответствующие программе аудита.

Опыт показывает, что уровни, указанные в таблице 3, соответствуют аудиторам, проводящим сертификационные или им подобные аудиты. В зависимости от программы аудита необходимый уровень может быть выше или ниже.

Таблица 4. Пример уровней образования, опыта работы, обучения по аудиту, опыта проведения аудитов для аудиторов, осуществляющих аудиты по сертификации или аналогичные аудиты

Параметр	Аудитор	Аудитор по двум направлениям	Руководитель аудиторской группы
Образование

Подобные документы

• Разработка и проведение внутреннего аудита качества на предприятии плодоовощных консервов

  Внутренние аудиты как форма контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Составление плана внутреннего аудита. Подготовка рабочих документов. Проведение аудита на местах. Сбор и проверка информации. Формирование наблюдений аудита.
  
  курсовая работа [65,5 K], добавлен 07.03.2011
  

• Существенность в аудите, методы её оценки

  Теоретические аспекты уровня существенности (материальности) в аудите, порядок его определения. Основные причины актуальности и значимости существенности в аудите. Разработка внутрифирменного стандарта определения существенности в ОАО "Теплосеть".
  
  курсовая работа [38,2 K], добавлен 22.10.2013
  

• Проведение аудита и анализа финансовых результатов предприятия на основе отчетности и данных ООО "Альтернатива"

  Цели и задачи аудита финансовых результатов, источники информации, используемые при аудите. Организация контроля финансовых результатов ООО "Альтернатива". Анализ финансовых результатов, оценка резервов увеличения прибыли и рентабельности предприятия.
  
  дипломная работа [940,0 K], добавлен 20.01.2014
  

• Качество аудиторских услуг

  Требования к системе контроля качества услуг в аудиторской организации и в деятельности индивидуального аудитора. Основные понятия федерального стандарта проведения экспертизы. Профессиональная компетентность руководителей и работников проверяющей фирмы.
  
  контрольная работа [29,1 K], добавлен 29.11.2010
  

• Аудиторская проверка финансовых результатов

  Нормативно-правовое регулирование учета финансовых результатов. Задачи, принципы, функции и требования аудита финансовых результатов. Установление уровня существенности и аудиторского риска при аудите финансовых результатов. Проверка доходов и расходов.
  
  курсовая работа [82,5 K], добавлен 29.11.2014
  

• Бухгалтерский учет, анализ и аудит финансовых результатов

  Учет финансовых результатов и использование прибыли. Формирование финансовых результатов. Налогообложение прибыли предприятия. Цели и задачи аудита финансовых результатов. Источники информации используемые при аудите. Анализ рентабельности.
  
  дипломная работа [80,3 K], добавлен 21.06.2005
  

• Финансовый анализ в аудите

  Сущность, задачи и принципы аудита. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия как объект аудиторской проверки. Методология финансового анализа в аудите. Комплексный анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
  
  дипломная работа [161,8 K], добавлен 07.10.2006
  

• Аудиторские доказательства

  Содержание Международного стандарта аудита МСА 500 "Аудиторские доказательства"; стандарты в отношении количества и качества аудиторских доказательств, которые необходимо получить при аудите. Подтверждение достоверности показателей бухгалтерских отчетов.
  
  контрольная работа [26,5 K], добавлен 19.12.2009
  

• Анализ финансовых результатов деятельности организации по данным бухгалтерской финансовой отчетности

  Цели, задачи и модели анализа финансовых результатов деятельности предприятия, используемые методы и приемы. Бухгалтерская финансовая отчетность как информационная база. Общая характеристика и оценка места на рынке предприятия, анализ задолженности.
  
  дипломная работа [119,0 K], добавлен 06.07.2015
  

• Проблема существенности в аудите

  Сущность категории существенности в бухгалтерском учете. Основные положения правила (стандарта) аудита "Существенность в аудите". Качественная и количественная характеристика этой категории. Характеристика подходов к определению уровня существенности.
  
  контрольная работа [29,2 K], добавлен 13.02.2012
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам