При проведении внутреннего аудита широко используется инвентаризация ценностей - физическая проверка - осмотр и подсчет аудитором материальных активов (производственных запасов, денежных средств, основных фондов и др.), а также инвентаризация расчетов и обязательств и других статей баланс

Порядок проведения инвентаризации на каждом отдельном предприятии должен быть предусмотрен Учетной политикой предприятия как основополагающим методом проверки наличия на его балансе активов и обязательств. Наличие такого порядка обусловлено спецификой работы отдельно взятого предприятия.

Кроме того, Законом предусмотрено, что все организации обязаны проводить инвентаризацию ценностей и обязательств в порядке и сроки, предусмотренные и установленные руководителем организации за исключением приведенных ниже случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Участие специалистов внутреннего аудита в составе инвентаризационных комиссий наряду с представителями администрации предприятия, работниками бухгалтерской, инженерной, технологической и других служб предусмотрено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Поэтому они принимают участие не только в проведении плановых и выборочных инвентаризаций, но и в случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

-при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

-при смене материально-ответственных лиц;

-при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

-в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных чрезвычайными условиями;

-при реорганизации или ликвидации организации;

-в других случаях, предусмотренных законодательством Российской федерации.

Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.

Обязательная периодичность проведения полных инвентаризаций в зависимости от вида имущества предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Так, инвентаризация сырья и материалов должна проводиться ежегодно, основных средств - один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Правила проведения инвентаризаций регламентированы Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Специалист внутреннего аудита перед инвентаризационным процессом обязан проверить наличие на предприятии в составе учетной политики порядка проведения инвентаризации, как этого требует закон, проверить содержание этого порядка на соответствие требованиям Методических указаний.

Правила проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить проведение инвентаризации ей.

Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период.

Также она проверяет правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации своим приказом, который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации. Учитывая важность инвентаризации, в комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения анализа правильности оценки имущества и финансовых обязательств организации. Руководитель организации должен создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения груза, измерительными и контрольными приборами и пр.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте.

Важно помнить о том, что если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества является присутствие материально ответственных лиц. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весовых и измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть приняты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы, с приложенными к ним объяснительными, приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации.

Комиссии, которые созданы для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета - неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строчки. На последних страницах они прочеркиваются.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:- число порядковых номеров материальных ценностей;

- общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Такая запись позволяет исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, - в его сдаче.

В соответствии с этими указаниями на предприятии приказом или распоряжением руководителя создаются рабочие и постоянно действующие инвентаризационные комиссии. Задачи рабочих инвентаризационных комиссий:

-инвентаризация имущества и денежных средств предприятия;

-участие в определении результатов инвентаризации;

-разработка предложений по упорядочению хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;

-оформление инвентаризационных описей и протоколов результатов обследования инвентаризируемых объектов.

Рабочие инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

-соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризаций;

-полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и средств в расчетах;

-правильность указания в описях отличительных свойств товарно-материальных ценностей (сорт, марка, технические условия и др.);

-своевременность оформления результатов инвентаризации и сдачи их в бухгалтерию предприятия.

Внесение членами рабочих инвентаризационных комиссий в описи заведомо неправильных данных влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем пересчета, перевзвешивания, обмера, а нематериальных активов - по документам.

По установленным правилам инвентаризация имущества производится по его местонахождению и каждому материально-ответственному лицу обязательно в присутствии всех членов рабочей комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может в дальнейшем послужить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала инвентаризации специалист по внутреннему аудиту обязан:

-выяснить, как часто проводилась инвентаризация имущества на данном объекте;

-проверить бухгалтерскую документацию по ранее проводившимся инвентаризациям на данном объекте;

-ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей;

-выявить дорогостоящие товарно-материальные ценности;

-проанализировать имеющуюся систему учета товарно-материальных ценностей;

-выявить сильные и слабые стороны системы учета ценностей.

В случае наблюдения или осуществления методического руководства проведением инвентаризации (без участия в составе комиссии) аудитору с целью обеспечения надежности средств контроля следует:

-принять участие в проведении контрольных измерений (взвешивании, пересчете и др.);

-установить, имеются ли устаревшие, используемые или мало используемые товарно-материальные ценности;

-проверить, хранятся ли отдельно ценности, принадлежащие другим юридическим и физическим лицам, и учитываются ли они отдельно в складском учете и в бухгалтерии на забалансовых счетах.

Непосредственно перед началом проверки фактического наличия имущества материально-ответственное лицо обязано представить членам рабочей инвентаризационной комиссии приходные и расходные документы о движении материальных ценностей, денежных средств или отчеты об их движении. Все эти документы визируются председателем комиссии с указанием даты и надписью «до инвентаризации». Это служит основанием для бухгалтерии для исчисления остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

На оформление этих документов обращается особое внимание. На стадии приема результатов юридической проверки выявляется законность и достоверность совершенных хозяйственных операций, а также наличие в них следующих реквизитов:

-наименование документа (формы);

-код формы;

-дата составления;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи и их расшифровки;

-дополнительные реквизиты исходя из характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации.

Аудитору необходимо помнить, что незаконные операции и злоупотребления могут иметь место и при внешне правильно составленных документах. Поэтому в ходе их осмотра рекомендуется вызывать лиц, подписавших документы, для подтверждения подлинности подписей и фактов получения товарно-материальных и денежных ценностей. Осмотр документов рекомендуется проводить при достаточном освещении (лучше всего дневном). Осмотру подвергаются лицевая и оборотная стороны документа.

Перед началом основной процедуры у материально-ответственного лица (лиц) должна быть истребована расписка в том, что все приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества (ценностей) в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевзвешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов учета, их количество указывается в описях согласно номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете, с заполнением чернилами или шариковой ручкой без помарок и подчисток.

В случае обнаружения ошибок их исправление производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества, записанного на данной странице в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

После подписания инвентаризационных описей всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами), в конце описи материально-ответственное лицо (лица) дают расписку, которой подтверждают, что проверка имущества произведена в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам рабочей инвентаризационной комиссии и принятие поименованного в описи имущества на дальнейшее ответственное хранение.

При смене материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то при уходе рабочей инвентаризационной комиссии помещения, где хранятся ценности, опечатываются. В этом случае, а также в случае перерывов в работе (обеденный перерыв, время отдыха, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи должны храниться в ящике, шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Материально-ответственные лица должны немедленно, т.е. до открытия помещения, склада, ангара, кладовой, секции и т.п., сделать заявление председателю рабочей инвентаризационной комиссии в случае обнаружения после проведенной инвентаризации ошибки в описях. После этого вышеназванная комиссия проверяет указанные в заявлении факты и в случае их подтверждения исправляет ошибки установленным порядком.

После окончания проведения инвентаризации председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан сдать надлежаще оформленные материалы инвентаризации в бухгалтерию, где проверяется их качество, правильность указанных цен, таксировка, подсчет итогов, о чем на последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Только после этой процедуры выводится окончательный результат инвентаризации.

Товарно-материальные ценности, поступившие во время снятия остатков, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии рабочей инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись с указанием поставщика, даты поступления, даты и номера сопроводительного документа количества, цены, суммы и других обязательных реквизитов.

Для оформления результатов инвентаризации практикуется применение единых регистров, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Выявленные при выведении результатов инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.

Так, основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства или обращения у предприятия или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим списанием. Нормы убыли могут применяться лишь при обнаружении фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, результатом все же окажется недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча относится на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства или обращения у предприятия или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекции по качеству, специализированной лаборатории и др.).

При возникновении пересортицы особое внимание необходимо обратить на зачет выявленных излишков и недостач. В таких случаях следует исходить из установленного правила: взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого материально-ответственного лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О причинах допущенной пересортицы материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на предприятиях на издержки обращения или производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Обычно рассмотрению такого вопроса предшествует проведение административного расследования. Результаты и выводы последнего служат предметом рассмотрения центральной постоянно действующей инвентаризационной комиссии предприятия.

Свои предложения по регулированию выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение руководителю предприятия, который и принимает окончательное решение о зачете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой - в годовом бухгалтерском отчете.

Проведение инвентаризации методом двойного подсчета.

В магазинах (в том числе магазинах самообслуживания) самым эффективным методом инвентаризации считается двойной подсчет. Магазин делится на секторы приблизительно так, что бы в каждом секторе количество разного товара не превышало 20 наименований. На каждый сектор выдается по два пронумерованных листа (желательно разных цветов). Ответственный за учет отмечает, какие листы он выдал. Один сектор не может считать один и тот же человек два раза. Порядок подсчета: слева - направо, сверху - вниз (в зависимости от расположения товара порядок может меняться, но этого правила лучше придерживаться для удобства пересчета). Учетчик должен аккуратно записать на лист товарный код, описание (обязательно), количество и, после полного подсчёта сектора, проставить сумму всех количеств и свою подпись. По мере подсчёта каждого сектора листы возвращаются ответственному за учет, о чем делается соответствующая пометка. Как только ответственный получил два экземпляра одного сектора, он должен сравнить их. Если два экземпляра идентичны по товарному коду и количествам, ответственный должен сделать пометку, что оба листа вернулись (записать сумму количеств товаров в данном секторе). Если листы имеют расхождения по количеству, то ответственный обязан пересчитать этот товар в секторе лично и исправить ошибку, то же касается ошибки в товарном коде (поэтому описание товара должно быть обязательно). После того, как все листы вернулись, и совпало их содержимое, ответственное лицо считает полную сумму всех количеств по листам и отдает эти документы вместе со своей ведомостью в бухгалтерию или компьютерный отдел для соответствующей обработки. С этого момента магазин может возобновить работу. Как правило, на следующий день появляются предварительные результаты подсчета. В зависимости от количества товара учетчик может пересчитать либо все расхождения, либо только самые крупные и подозрительные. Если в момент пересчёта были обнаружены ошибки, то учетчик заполняет специальную форму, на основании которой делается соответствующая корректировка результатов. После всех этих действий анализируются результаты инвентаризации, как правило, выясняется причина пересортицы и недостач. Не забудьте сравнить результаты с предыдущими результатами инвентаризации. Если причину удается выяснить и доказать, то принимаются соответствующие организационные выводы по халатности и злоупотреблениям работника или работников. После чего приказ о списании, вместе с организационным приказом передаётся в бухгалтерию и компьютерный отдел.

В небольших магазинах с ограниченным ассортиментом листы заменяются на компьютерные распечатки с указанием товарных кодов и описанием товара.

Особенности подсчета некоторых видов товаров.

1. Бутылки - обязательно в описании указывается литраж.

2. Сигареты - если магазин продает пачки, то переводятся блоки в пачки. Когда магазин торгует блоками и пачками с разными товарными кодами, то часто возникают пересортицы, чтобы этого избежать необходимо, чтобы учет в компьютерной системе велся только в пачках.

3. Электроника - в первую очередь в описании указывается модель.

4. Парфюмерия - описание товара должно соответствовать следующему шаблону «фирма - название - объем - тип» (типы: EDT, EDP, Perfume, тестер и т.д.)

5. Продукты - то, что отпускается на вес полностью переводится в вес.

6. Одежда и обувь- здесь необходимо обращать внимание на большие количества таких товаров как галстуки или платки - лучше всего подобные товары считать перекладывая из одного места в другое.

7. Часы - без продавца подсчет и пересчет этого товара невозможен, по причине большого количества разных моделей.

8. Ювелирные изделия - тоже самое, что и часы. Что при ярком освещении подсчет ювелирных изделий очень вреден для глаз. Для весового золота лучше всего прикрепить ярлычки с указанием веса.

9. Спортивные товары - единственная сложность, это определить, что продается комплектом, а что поштучно. Помочь может продавец и компьютерная система, которая в описании товара должна включать эту характеристику.

10. Сувениры - при подсчете необходимо руководствоваться систематизацией поставщика.

11. Автозапчасти - в первую очередь каждый считающий должен очень хорошо владеть терминологией, в описании товаров необходимо полностью указывать все характеристики в сокращенном варианте, принятом в компании. Так же при сверке больше внимания обращайте на описание товара, нежели на товарный код.

5. Практическая часть

Для создания базы данных по ведению учета товаров на складе, были использованы следующие таблицы:

1. Фирмы - таблица для ведения собственных юридических лиц:

автоматизация учет склад инвентаризация

Назначение полей:

ID - тип - счетчик. Это ключевое поле, предназначенное для индексации этой таблицы, а также для связи с другими таблицами.

Name - тип - текстовый, это поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм.

INN - тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм.

KPP - тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о КПП фирм.

3.Контрагенты - таблица для ведения информации по фирмам - контрагентам:

ID -ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name -поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.

INN -это поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм - контрагентов.

KPP -поле предназначено для занесения информации о КПП фирм - контрагентов.

3. Товары - таблица для ведения информации по товарам.

ID -это ключевое поле для индексации этой таблицы и для связи с другими таблицами.

Name - поле для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.

UnitOfMeasure - -поле для занесения информации о наименовании единиц измерения товара.

4. Роли - таблица для ведения информации по ролям пользователей системы.

Password -это поле для занесения информации о паролях пользователей.

5. ТипДокумента - таблица,в которой хранится информация по типам документов, использованных в системе.

ID -это ключевое поле предназначено во-первых для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name -поле предназначено для занесения информации о наименовании типов документов, использованных в системе.

6. Док_Поступление_Шапка - таблица для хранения информации по заголовкам (шапкам) документов, внесенным в систему.

ID -ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых, - для связи с другими таблицами.

ID_Organizations -поле для связи с таблицей «Фирмы», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Фирмы», выбранной в документе.

ID_Warehouse -поле связывает с таблицей «Склады», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Склады», выбранной в документе.

ID_Customer -поле для связи с таблицей «Контрагенты», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Контрагенты», выбранной в документе.

Number -поле , хранящее номера документа.

Date -поле в котором хранятся даты документа.

Summ -поле, в котором хранится процент наценки для образования цены продажи для поступившего товара (используется только для типа документа - «поступление»).

TypeDoc - поле для хранения информации о типе документа.

Active -поле, предназначенное для хранения информации о проведении документа (истина - проведен, ложь - не проведен).

7. Док_Поступление_ТЧ - таблица для хранения информации по табличным частям документов, внесенным в систему.

ID -ключевое поле, предназначенное для индексации таблицы и для связи с другими таблицами.

ID_Shapka -поле, предназначенное для связи с таблицей «Док_Поступление_Шапка», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Док_Поступление_Шапка», т.е. обеспечивает связь с «шапкой документа».