Учет и контроль основных средств в бюджетных организациях

0104.06 "Амортизация производственного и хозяйственного инвентаря".

Начисление амортизации на объекты основных средств отражается следующим образом: дебет 040101271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» и кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 (010402410-010406410).

При осуществлении бухгалтерских записей по выбытию амортизируемых активов необходимо иметь в виду, что на соответствующих аналитических счетах они учитываются по первоначальной или восстановительной стоимости. В момент выбытия амортизируемых активов сумма амортизации по ним должна быть списана. Списание начисленной суммы амортизации отражают по дебету аналитических счетов счета 010400000 «Амортизация» с кредита аналитических счетов по учету основных средств (010100000).

Аналитический учет по счету 010400000 "Амортизация" ведется в Оборотной ведомости по основным средствам и нематериальным активам.

Общая сумма амортизации, начисленная за отчетный месяц по основным средствам отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Итоговые суммы ежемесячно заносятся в Главную книгу.

2.3 Учет и документальное оформление ремонта и выбытия основных средств

Выбытие основных средств МО «Тамирское» происходит в результате:

- продажи;

- списания в случаях морального или физического износа;

- ликвидации при авариях, стихийных бедствиях;

- выявления недостачи при их инвентаризации;

- частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции.

В МО «Тамирское» создана и утверждена приказом по организации комиссия по списанию, передаче, реализации объектов основных средств (далее - Комиссия).

При списании основных средств Комиссия:

- осуществляет проверку дефектных ведомостей, прилагаемых к актам на списание, и передачу объектов основных средств;

- производит непосредственный осмотр объекта, подлежащего списанию, и определяет его непригодность к дальнейшей эксплуатации, невозможность восстановления или его нецелесообразность (при осмотре списываемых объектов и составлении актов на их списание использует необходимую техническую документацию: технический паспорт и др.);

- устанавливает причины, обусловливающие необходимость списания основных средств (износ, преждевременное выбытие вследствие нарушения нормальных условий эксплуатации или аварии и др.), а в необходимых случаях - виновных в этом лиц;

- определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта.

Выбытие основных средств оформляется следующими первичными документами:

- актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);

- актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);

- актом о списании автотранспортных средств (ф. 0306004);

- актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

- актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы.

Акты о списании объектов основных средств составляет комиссия, назначаемая руководителем организации, в двух экземплярах (первый передается в бухгалтерию, второй остается у сотрудника, ответственного за сохранность объекта).

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Акт о списании исключенной из библиотеки литературы составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Акт оформляется в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Первый экземпляр акта с приложением списков с указанием причин на исключение литературы из библиотеки передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным и т.п.), морально устаревшей составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта.

В списках на исключение из библиотеки литературы, устаревшей по содержанию (пришедшей в ветхость), указываются инвентарный номер издания, автор книги, ее название, цена, количество списываемых книг и их стоимость.

Выдача основных средств в эксплуатацию оформляется следующими документами: стоимостью до 1000 руб. - на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); стоимостью свыше 1000 руб., а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, - на основании требований-накладных (ф. 0315006).

Записи в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых основных средств (графы 3-12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания основных средств стоимостью до 1000 руб. за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Выбытие основных средств оформляется следующими бухгалтерскими записями:

1. Списание объектов основных средств при их реализации (продаже) отражается по балансовой стоимости по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация» (010402410, 010403410, 010404410, 010405410, 010406410), счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счетов 010102410 «Уменьшение стоимости нежилых помещений», 010103410 «Уменьшение стоимости сооружений», 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 010105410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 010106410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».

Одновременно в учете делаются записи по дебету счета 020509560 и кредиту счета 040101172 на сумму договорной стоимости реализованных объектов (сумму дохода от реализации). Если реализация объектов основных средств связана с осуществлением дополнительных расходов, то размер затрат, отраженных на счете 040101172, увеличивается на сумму произведенных расходов в корреспонденции с соответствующим счетом, открываемым к счету 040101200.

2. Списание объектов основных средств, пришедших в негодность, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация» (010402410, 010403410, 010404410, 010405410, 010406410), счета 040101172 «Доходы от реализации активов» и кредиту счетов 010102410 «Уменьшение стоимости нежилых помещений», 010103410 «Уменьшение стоимости сооружений», 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 010105410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 010106410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».

Одновременно производится запись на оприходование стоимости материалов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении МО «Тамирское» по дебету счетов 010501340-010505340 счета «Материальные запасы» с кредита счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

3. Списание объектов основных средств, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010400000 «Амортизация» (010402410, 010403410, 010404410, 010405410, 010406410, 010407410), счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» и кредиту счетов 010102410 «Уменьшение стоимости нежилых помещений», 010103410 «Уменьшение стоимости сооружений», 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 010105410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 010106410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».

4. Особый порядок списания установлен для объектов основных средств, стоимость которых не превышает 1 тыс. руб. за единицу.

В соответствии с п. 21 Инструкции по бюджетному учету выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 1000 руб. включительно отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», счета 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту соответствующих счетов счета 010100000.

Необходимо обратить внимание на то, что списывается только стоимость объектов основных средств, переданных в эксплуатацию. Сами объекты продолжают учитываться по нулевой остаточной стоимости (одновременно по первоначальной и списанной) в течение всего срока их полезного использования. Данная мера позволяет обеспечить контроль за сохранностью основных средств, а также при необходимости определить размер нанесенного ущерба, если соответствующие объекты будут утрачены или испорчены виновными лицами.

Учет операций по выбытию и перемещению объектов основных средств ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. Для контроля за соответствием учетных данных по объектам основных средств у материально ответственных лиц и данных по соответствующим счетам аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" составляется Оборотная ведомость по нефинансовым активам.

Записи в Журнал операции производятся на основании первичных документов на выбытие: акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033), акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004), акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), акта о списании исключенной из библиотеки литературы в бюджетных учреждениях (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы, накладной на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0306032) с учетом суммы амортизации, для начисления которой следует использовать данные инвентарных карточек.

В журнале указываются дата, номер и наименование документа; наименование показателя (фамилия, имя, отчество материально ответственного лица); номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту; сумма; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками (в том числе по материально ответственным лицам); количество приложений.

По окончании месяца итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками (в том числе и по материально ответственным лицам) заносятся в Главную книгу.

Для успешного функционирования основных средств в течение установленного срока эксплуатации их необходимо систематически ремонтировать.

Ремонт - это процесс восстановления утраченных функций объекта основных средств.

По объему и характеру производимых ремонтных работ различают капитальный и текущий ремонты основных средств. Они отличаются сложностью, объемом и сроками выполнения.

Текущий ремонт направлен на поддержание основных средств в рабочем состоянии.

К капитальному ремонту относятся работы по восстановлению и замене отдельных частей здания (сооружения) или иных целых конструкций (кроме полной замены каменных и бетонных фундаментов, несущих стен и каркасов) и инженерно-технического оборудования зданий в связи с их физическим износом.

Ремонты, проводимые в МО «Тамирское», могут быть плановыми и внеплановыми.

Плановые ремонты основных средств проводятся в соответствии с планом, который формируется по видам основных средств, подлежащих ремонту, в денежном выражении, исходя из системы планово-предупредительного ремонта, разрабатываемой организацией, с учетом технических характеристик основных средств, условий их эксплуатации и других причин.

Система планово-предупредительного ремонта является наиболее совершенной. Она заключается в том, что основные средства ремонтируются через определенные промежутки времени по заранее составленному графику, не дожидаясь их поломки или остановки по техническим причинам. Это дает возможность планировать ремонтные работы, время работы машин и оборудования, изготовление и приобретение запасных частей, а также заранее предусматривать расход денежных средств и других ресурсов на ремонт основных средств.

План ремонта и система планово-предупредительного ремонта утверждается главой администрации.

Внеплановые ремонты связаны с непредвиденными обстоятельствами: аварией, внезапными остановками механизмов и т.п.

Перед ремонтом комиссия, назначенная руководителем МО «Тамирское», составляет акт технического осмотра объекта основного средства, подлежащего ремонту, в котором перечисляются обнаруженные дефекты, перечень деталей, которые необходимо заменить, содержатся выводы о характере и объеме работ.

Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, т.е. силами самой организации или подрядным способом (силами сторонних организаций).

В большинстве случаев ведение ремонтных работ в МО «Тамирское» осуществляет подрядная организация.

На ремонт, осуществляемый подрядным способом, предприятие заключает договор с подрядчиком. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и определить его (ст.702 ГК РФ). Договор на проведение ремонтных работ заключается письменно и отражает следующие обязательные условия: сроки, цену и содержание выполняемых работ, определение рисков между сторонами, порядок приема и оплаты работ, гарантии подрядчика и др. Цена работы определяется путем составления сметы. При подрядном способе выполнения работ по ремонту учет затрат ведет подрядчик и предъявляет организации-заказчику акт выполненных работ. Прием объектов по окончании капитального ремонта производится по акту о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств.

При хозяйственном способе ремонт осуществляется силами самого предприятия.

В обоих случаях в МО «Тамирское» на каждый ремонтируемый объект составляют ведомость дефектов. В ней указывают: работы, подлежащие выполнению, сроки начала и окончания ремонта, намечаемые к замене детали, нормы времени на работы и изготовление заменяемых деталей, сметную стоимость ремонта в постатейном разрезе.

Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным способом, то на основании ведомости дефектов выписывают наряды-заказы. На основании ведомости дефектов и наряда-заказа выписываются документы на получение со склада необходимых запасных частей и материалов, рабочие наряды на изготовление, монтаж и реставрацию отдельных деталей и узлов.

В целях организации контроля за своевременным получением объектов основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке переставляются в группу «основные средства в ремонте». При поступлении объектов основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарных карточек.

Расходы по ремонту основных средств относят на затраты того периода, в котором они осуществлены.

Приемка отремонтированного объекта из капитального ремонта оформляется актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. N 0306002). По поступлении акта в бухгалтерию в инвентарной карточке делают отметку о произведенных работах. Кроме того, акт о приемке-сдаче служит основанием для списания фактической себестоимости капитального ремонта.

Расходы по ремонту основных средств отражают на счетах учета текущей хозяйственной деятельности.

Фактические расходы по капитальному ремонту основных средств, осуществляемому хозяйственным способом (стоимость израсходованных материалов, начисленная заработная плата ремонтным рабочим, прочие затраты), отражают по дебету соответствующих счетов счета 040101200 "Расходы учреждения".

При осуществлении капитального ремонта подрядным способом предъявленная подрядчиком для оплаты сумма также отражается по дебету соответствующих счетов счета 040101200 «Расходы учреждения».

Расходы на реставрацию и ремонт книг также списываются на соответствующие статьи расходов по смете доходов и расходов учреждения.

Глава 3. Контроль за наличием и использованием основных средств

3.1 Роль и значение ревизий в бюджетных организациях

В условиях рыночной экономики функция контроля становится ведущей в государственном управлении. Получив широкую хозяйственную самостоятельность, решая вопрос об источниках финансирования и распределении получаемого дохода, хозяйствующие субъекты несут ответственность за законность своей деятельности и достоверное отражение своих финансовых результатов в бухгалтерской отчетности.

Контроль может носить правовой, административный характер; большое значение имеет технический, экономический контроль, хозяйствующие субъекты организуют экономический и общехозяйственный контроль. Особое место в системе контрольных функций занимает финансовый контроль.

Финансовый контроль за деятельностью бюджетных учреждений в любой стране является составной частью общей системы финансового контроля. Это одна из функций управления финансами, направленная на проверку законности и обоснованности финансово-хозяйственных операций с помощью контрольных мероприятий.

Долгое время под финансовым контролем понимали деятельность, связанную с проверкой учетных записей и полноты их отражения в отчетности. Однако современная теория финансов, рассматривает финансовый контроль как форму реализации контрольной функции финансов, трактует его более широко: не только как проверку правильности ведения учетных операций, своевременности и полноты их отражения в финансовой документации, но и как ревизию соблюдения финансово-хозяйственного законодательства, законности осуществления всех хозяйственных операций, установление фактов нарушения финансовой дисциплины.

В бюджетных учреждениях, которые финансируются за счет бюджетов разного уровня, ревизионные проверки проводят органы государственного контроля.

Финансовый контроль - это еще важный инструмент управления финансами, объективно обусловленный целями эффективного хозяйствования.

Позволяя получать информацию о реальном финансовом положении бюджетных учреждений, финансовый контроль необходим для принятия управленческих решений, корректирующих запланированные пропорции в распределении денежных средств. Своевременно принятые меры по устранению финансовых нарушений позволяют успешнее управлять реальными финансовыми потоками, эффективнее использовать материальные и денежные ресурсы, быстрее мобилизовать их.

Таким образом, государственный финансовый контроль позволяет руководителям бюджетных учреждений и самим учредителям более эффективно управлять всей финансово-хозяйственной деятельностью. Именно государственный финансовый контроль является необходимым условием и обязательной предпосылкой осуществления финансового регулирования, благодаря которому бюджетные учреждения изменяют объемы и пропорции распределения и использования финансовых ресурсов в соответствии с реально складывающейся финансовой ситуацией.

С помощью финансового контроля бюджетные учреждения добиваются полной сохранности материальных и финансовых ресурсов, своевременного формирования целевых денежных фондов.

К основным методам, которые используются в процессе контрольных действий, относятся анализ, обследование, проверка и ревизия.

Понятие ревизии приведено в Инструкции «О порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации», утвержденной приказом Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 75н.

«Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление».

Цель ревизии выявить:

- соблюдается ли законодательство РФ при осуществлении хозяйственных операций;

- какие имеются обязательства и имущество, и правильно ли отражено их движение;

- правильно ли используются материальные и трудовые ресурсы, в соответствии с утвержденными нормативами или нет.

Основными задачами ревизии являются проверки финансово-хозяйственной деятельности организаций по следующим направлениям:

- соответствие осуществляемой деятельности учредительным документам;

- обоснованность расчетов сметных назначений;

- исполнение смет расходов;

- использование бюджетных средств по целевому назначению;

- обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;

- соблюдение финансовой дисциплины и правильность ведения бухгалтерского учета;

- обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами;

- полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;

- операции с основными средствами и нематериальными активами;

- расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;

- обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью;

- формирование финансовых результатов и их распределение.

3.2 Методика проведения ревизии

Ревизия основных средств МО «Тамирское» была проведена Отделом ревизий органов власти и местного самоуправления комитета финансово-оперативного надзора Министерства финансов Республики Бурятия.

Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них.

Методы контроля делятся на документальные и фактические.

В ходе ревизии основных средств МО «Тамирское» были использованы следующие методы документального контроля:

Формальная проверка. В данном случае документы изучаются в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, соответствия документа действующей типовой форме и т.д. посредством такой проверки устанавливается наличие доброкачественных и недоброкачественных документов.

Логическая проверка. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в списании основных средств, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обуславливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.

Арифметическая проверка. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными.

В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок представляется возможность подразделить уже в процессе ревизии все недоброкачественные документы на дефектные по существу отраженных в них операций и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операций.

В свою очередь недоброкачественные документы по существу отраженных в них операций подразделяются на документы, содержащие случайные ошибки, отражающие незаконные операции, подложные. К первым относятся такие документы, в которых случайно, неумышленно искажены отдельные характеристики реквизитов. Документы, содержащие данные о незаконных операциях, характеризуются несоответствием сущности операции действующему законодательству - нормативным актам, положениям, инструкциям. В подложных документах умышленно искажаются реквизиты или содержание хозяйственной операции. Они подразделяются на документы: с материальным подлогом (подделка подписи должностного лица, подделка штампа, печати и др.); с интеллектуальным подлогом (завышение количества, цены, суммы); комбинированные, сочетающие материальные и интеллектуальные подлоги.

Встречная проверка. Эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях МО «Тамирское».

Взаимный контроль. Проводится посредством сопоставления документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление актов приема-передачи с инвентарными карточками).

Проверка правильности корреспонденции счетов. Такая проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения основных средств, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

Проверка регистров бухгалтерского учета. Этот метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

Исследование неофициальных материалов. Согласно данному методу изучаются черновые записи материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Такая информация позволяет ревизорам установить истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения. Однако использовать ее необходимо весьма осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в ходе ревизии. Данный метод позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и намечать мероприятия по их устранению.

Информационная база, используемая при проверке основных средств, включает:

- основные нормативные документы, регулирующие вопросы организации бухгалтерского учета основных средств:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая.

3. Бюджетный кодекс Российской Федерации.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая.

5. Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н.

6. Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности, утвержденная приказом Минфина России от 21 января 2005 г. N 5н.

7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

8. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств. Постановление Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.

9. Общероссийский классификатор основных фондов. Утвержден постановлением Госкомстата России от 26 декабря 1994 г. N 359 (введен в действие с 1 января 1996 г.).

10. Постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы";

- приказ об учетной политике МО «Тамирское»;

- регистры синтетического и аналитического учета движения основных средств, используемые в организации;

- первичные документы по отражению операций по основным средствам;

- бухгалтерская отчетность.

Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа - это разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть:

- администрация организации;

- государственные органы.

В нашем случае заказчиком является орган государственной власти.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

1. цель ревизии;

2. вопросы, подлежащие проверке:

3.средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

4.сроки и место исполнения;

5.состав участников ревизии;

6.формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Ее подготовке предшествует подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и нормативные акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы МО «Тамирское».

Руководитель группы ознакамливает всех участников с программой и распределяет участки работы между исполнителями. Участники ревизионной группы, исходя из программы, определяют необходимость и возможность применения тех или иных приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» указывается перечень вопросов, подлежащих проверке:

1. обеспечение контроля за наличием и сохранностью основных средств (правильность отнесения объектов к основным средствам; правильность классификации основных средств; правильность оценки и переоценки основных средств; вопросы организации аналитического учета и материальной ответственности за основные средства; инвентаризация основных средств; соответствие данных отчетности данным синтетического и аналитического учета);

2. документальное оформление и отражение в учете операций поступления и выбытия основных средств (использование унифицированных форм первичной учетной документации; отражение операций поступления и выбытия основных средств в регистрах синтетического учета);

3. начисление и отражение в учете амортизации основных средств (правильность установления срока полезного использования; правильность применения норм амортизации; правильность расчетов амортизационных отчислений; правильность отражения амортизационных отчислений в учете);

4. отражение в учете восстановления основных средств - ремонта, модернизации и реконструкции (документальное оформление операций; способы проведения ремонта; отражение операций по реконструкции и модернизации в учете).

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная и правильно составленная программа концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос.

Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками.

Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов.

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется и уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обуславливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.

Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в ревизующих органах накапливаются материалы всех ревизий.

Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий МО «Тамирское». Материалы ревизий хранятся в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Организационные вопросы. Составляется список необходимых печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов, бланки документального оформления ревизии.

Состав участников ревизии оформляется приказом по МО «Тамирское», которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа руководителя данной организации о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии.

Следующий шаг в процессе организации ревизии - это непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Объектами ревизии операций с основными средствами являются:

- первичные документы о поступлении, передаче, реализации, инвентаризации, начислении амортизации, ликвидации объектов основных средств: накладные, акты приема-передачи основных средств, акты ликвидации основных средств, ведомости начисления амортизации, авизо, акты переоценки, инвентаризационные описи, дефектные акты, акты выполненных работ по ремонту основных средств, сметы и договора на капитальный ремонт, техническое обслуживание основных средств подрядными организациями;

- регистры аналитического и синтетического учета: инвентарные карточки учета по отдельным объектам основных средств; карточки группового учета основных средств; инвентарные списки основных средств, которые ведутся материально-ответственными лицами структурных подразделений предприятия, где они используются или находятся; оборотные ведомости в бухгалтерии в разрезе групп, объектов основных средств по материально ответственным лицам и предприятию; журналы-ордера, Главная книга, баланс, отчетность о движении основных средств предприятия.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по организации.

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть, - номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в МО «Тамирское». Необходимо проанализировать порядок создания, реорганизации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц.

С опытным работником организации нужно пройти по помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор вникает в технологию работы, территориальное расположение мест хранения основных средств.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, внутрипроверочная комиссия и пр.).

Далее переходим непосредственно к процессу проведения ревизии.

Первым вопросом, подлежащим проверке, является вопрос обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств (правильность оценки и переоценки основных средств; вопросы организации аналитического учета и материальной ответственности за основные средства; инвентаризация основных средств; соответствие данных отчетности данным синтетического и аналитического учета).

Аналитический учет основных средств в ревизуемой организации ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств. Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря.

Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств.

При ревизии основных средств необходимо обратить внимание на качество оформления актов приемки-передачи основных средств, достоверность подписей членов комиссии на этих актах.

В МО «Тамирское» есть приказ руководителя организации о создании постоянно действующей комиссии для приемки и списания объектов основных средств. Председателем комиссии является заместитель главы администрации; членами комиссии - заведующий хозяйством, главный бухгалтер, экономист.

Все акты приема-передачи основных средств оформлены надлежащим образом и содержат достоверные подписи членов комиссии.

Рассматривая акт приемочной комиссии о вводе объектов в эксплуатацию как документ, служащий основанием для зачисления основных средств на баланс организации, ревизор анализирует правильность определения первоначальной стоимости объектов.

Основные средства МО «Тамирское» отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по фактическим затратам на их приобретение, сооружение, изготовление и доставку, включая налог на добавленную стоимость. Приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке.

Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств производится лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки основных средств. МО «Тамирское» переоценивало основные средства в 2007 году методом индексации.

Ревизором изучается соответствие показателей бухгалтерской отчетности и Главной книги по счету 010100000 «Основные средства», а также соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 010100000 по группам основных средств на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляем с остатками основных средств по синтетическом счету 010100000 «Основные средства» в Главной книге.

В ходе ревизии установлено, что данные синтетического учета основных средств соответствуют данным аналитического учета и данным бухгалтерской отчетности.

Проверяем, все ли объекты основных средств закреплены за материально-ответственными лицами. Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально ответственными лицами в структурных подразделениях МО «Тамирское» производим методом сравнения данных Главной книги по остаткам на первое число месяца по счету 010100000 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально ответственных лиц.

Ревизией установлено, что все объекты основных средств закреплены за материально ответственными лицами.

Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств работниками МО «Тамирское». Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете.

Ревизионная комиссия устанавливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательны:

- проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

- сменились материально ответственные лица;

- установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порча ценностей;

- произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризацию постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений, внесенных в учетные формы и регистры, на качество оформления инвентаризационных описей.

В МО «Тамирское» для проведения инвентаризации основных средств создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Состав комиссии, в который включаются: заместитель главы администрации, работник бухгалтерской службы и другие специалисты (техник, экономист), утверждается руководителем предприятия. Выводы и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражаются в учете.

Для проверки качества инвентаризации ревизионная комиссия проводит выборочную инвентаризацию отдельных видов основных средств. В результате выборочной инвентаризации установлено, что фактические данные отдельных видов основных средств соответствуют данным бухгалтерского учета.

Полноту инвентаризации устанавливаем сопоставлением инвентаризационных описей с показателями аналитического учета. Инвентаризацией охвачены все без исключения основные средства.

Вторым вопросом является вопрос документального оформления и отражения в учете операций поступления и выбытия основных средств (отражение операций поступления и выбытия основных средств в регистрах синтетического учета).

Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале-ордере и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств. Такие факты могут означать, что приобретенные основные средства используются в личных целях. Ревизуя операции поступления основных средств, следует установить своевременность и законность их закрепления за должностными лицами.

В результате ревизии установлено, что все поступившие в организацию основные средства оприходованы своевременно и полностью.

При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации.

Проверяя законность и целесообразность продажи основных средств, ревизор внимательно изучает условия договора и акт приема-передачи. Продажа осуществляться по договору купли-продажи. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и полномочия подписавшего лица.

При выбытии объектов основных средств в обязательном порядке проверяется:

1. создаются ли в учреждении приказом руководителя постоянно действующая комиссия для определения непригодности основных средств, невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта, а также оформления необходимой документации на списание основных средств;

2. составляются ли акты на списание отдельных объектов основных средств по типовым формам с указанием в них соответствующих данных, характеризующих объекты, и причин их выбытия;

3. приходуются ли по соответствующим счетам учета материалы, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования и других объектов основных средств;

4. не допускаются ли случаи нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, бесхозяйственного отношения к материальным ценностям, когда не приняты меры по их восстановлению, реализации или безвозмездной передаче в установленном порядке другим организациям, а вместо этого основные средства подвергаются уничтожению, сжиганию и т.д.

В каждом отдельном случае проверяем правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств. Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливаем проверкой данных первичных документов, аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации - по действующим нормативным актам на списание.

В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми или негодными. Для этого сверяются данные актов ликвидации основных средств с данными инвентарных карточек и проверяются записи в бухгалтерском учете от поступления до выбытия ликвидированного объекта.

Во время ревизии изучается каждый случай преждевременной ликвидации недоамортизированных основных средств. Проверяется компетентность лиц, входящих в ликвидационную комиссию (обязательно должны входить главный бухгалтер и лица на которых возложена ответственность за сохранность основных средств). Выясняется, установлены ли причины списания объекта и лица по вине которых произошло преждевременное выбытие объекта основных средств из эксплуатации.

Третий вопрос, подлежащий проверке - это начисление и отражение в учете амортизации основных средств (правильность установления срока полезного использования; правильность применения норм амортизации; правильность расчетов амортизационных отчислений; правильность отражения амортизационных отчислений в учете).

Учетной политикой МО «Тамирское» определен линейный способ начисления амортизации.

Начисление амортизации по объектам основных средств происходит следующим образом:

- на объекты стоимостью до 1000 рублей, а также библиотечные фонды амортизация не начисляется;

- на объекты основных средств, стоимостью от 1000 до 10000 рублей амортизация начисляется в размере 100 % при выдаче их в эксплуатацию;

- на объекты основных средств, стоимостью свыше 10000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами.

Выборочным способом ревизор проверяет правильность установления срока полезного использования основных средств.

Также выборочно проверяет арифметические расчеты амортизационных отчислений.

Подводя итоги сказанному в настоящей части исследования, нужно отметить следующее:

- аналитический и синтетический учет основных средств МО «Тамирское» ведется в соответствии с требованиями Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 10 февраля 2006 года № 25н.;

- все хозяйственные операции по движению основных средств в ревизуемой организации подтверждены первичными документами;

- информация об остатках основных средств отражается в балансе исполнения сметы расходов;

- амортизация основных средств в МО «Тамирское» начисляется по каждому объекту, в соответствии с нормами амортизационных отчислений, линейным способом;

- инвентаризация основных средств является основным методом фактического контроля за их сохранностью, проводится один раз в год по состоянию на 1 октября и оформляются инвентаризационной описью, оформленной в соответствии с требованиями действующего законодательства;

- организация учета основных средств в рассматриваемом учреждении соответствует действующему законодательству, способствует сохранности ценностей, по результатам проведенной инвентаризации расхождений между фактическим наличием основных средств и данными бухгалтерского учета не установлено.

Результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу.

Акты ревизии используются в качестве источника доказательств в следственной и судебной практике. Акт подписывается руководителем и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером МО «Тамирское». Далее один экземпляр акта вручается руководителю проверенного учреждения под роспись в получении с указанием даты получения. Срок ознакомления с актом ревизии и его подписания может составлять до 5 рабочих дней, по согласованию с контролером-ревизором.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии. В свою очередь контролер-ревизор обязан в течение 5 рабочих дней подготовить письменные заключения по предъявленным замечаниям и также приобщить их к материалам ревизии.

Если должностные лица ревизуемой организации отказываются подписать или получить акт ревизии, то контролер-ревизор в конце акта производит соответствующую запись об их ознакомлении с актом и отказе получения. В этом случае акт ревизии может быть направлен в проверенную организацию по почте, с отметкой об отправлении.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть содержит следующую информацию:

- наименование темы ревизии - ревизия основных средств;

- дату и место составления акта ревизии - 5 ноября 2007г. МО «Тамирское»;

- кем, на каком основании проведена ревизия - плановая ревизия, проведенная Отделом ревизий органов власти и местного самоуправления комитета финансово-оперативного надзора Министерства финансов Республики Бурятия.

- проверяемый период и сроки проведения ревизии - 2006-2007гг. со 2 ноября по 5 ноября 2007 года;

- полное наименование и адрес организации - муниципальное образование «Тамирское» адрес: 671830 Республика Бурятия, Кяхтинский район, с.Тамир, ул. Ленина д. 2;

- сведения об учредителях, основные цели и виды деятельности- вид деятельности - местное самоуправление;

- ИНН, перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства - ИНН 0311984035, КПП 032301001, расчетный счет 40105810500010000001 в ГРКЦ НБ Республики Бурятия г. Улан-Удэ, БИК 0481050087, лицевой счет 931302010500.