ОАО «Автоагрегат» хранит свободные денежные средства в учреждениях банков. Расчеты по своим обязательствам производятся им, как правило, в безналичном порядке через банки. В отдельных случаях (для оплаты труда штатных и внештатных сотрудников, закупки материалов и других предметов обихода для хозяйственных нужд, а также при осуществлении расчетов с физическими или юридическими лицами) ОАО «Автоагрегат» организует налично-денежное обращение.

Выполнение всех операций возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу был ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и заключил с администрацией договор о полной индивидуальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

В кассу ОАО «Автоагрегат» наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (Приложение Е).

Пример оформления указанного выше первичного документа дается в приложении Е. Приходный кассовый ордер №132 составлен на основании факта получения наличных денег в размере 83116,96 руб. кассиром ОАО «Автоагрегат» Афанасьевой Е.Ю. 11 декабря 2007г. от учредителя Артамонова В.Г. в счет вклада в уставный капитал. На основании указанного хозяйственного факта была составлена проводка на сумму 83116,96 руб.:

1) Д-т 50 «Касса»

К-т 80 «Уставный капитал»

Наличные деньги из кассы ОАО «Автоагрегат» выдаются по расходным кассовым ордерам (Приложение Ж) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер.

Так, на ОАО «Автоагрегат» 11 декабря 2007г. по расходному кассовому ордеру № 12 кассир Афанасьева Е.Ю. выдала подотчетному лицу Васильеву В.В. 1235 руб. на хозяйственные нужды для приобретения инвентаря (Приложение Ж). Вследствие этого кассиром была составлена бухгалтерская запись на 1235 руб.:

2) Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса»

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено».

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Эта книга прошнурована и опечатана печатью ОАО «Автоагрегат», а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) (Приложение И) под расписку в кассовой книге.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе ОАО «Автоагрегат» используется активный счет 50 «Касса» (Приложение Л).

Сальдо счета на начало месяца указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту - суммы, выданные наличными (и выданные денежные документы).

Основанием для записей по счету 50 служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

Рассмотрим корреспонденции счетов по поступлению денежных средств в кассу ОАО «Автоагрегат» и их выдаче (Приложение К).

На основании реестра счета 50 «Касса» ОАО «Автоагрегат» (Приложение К) составим основные бухгалтерские проводки, отражающие поступление наличных денег в кассу ОАО «Автоагрегат» в декабре 2006г. являются:

3) поступили в кассу ОАО «Автоагрегат» денежные средства с расчетного счета на сумму 13 470 000 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 51 «Расчетные счета»

4) возвращен аванс, ранее выданный поставщикам за полученные товарно-материальные ценности на сумму 332,74 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 60/1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»/ «Полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги»

5) поступила арендная плата на сумму 2250 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 62/13 «Расчеты с покупателями и заказчиками»/ «Арендная плата за текущий период»;

6) возвращены излишне выплаченные суммы заработной платы в размере 123566 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

7) подотчетными лицами возвращены в кассу неизрасходованные суммы авансов в размере 83116,96 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

8) внесено в кассу в счет погашения материального ущерба в сумме 26334,80 руб.:

Д-т 50 «Касса»

К-т 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»/«Расчеты по возмещению материального ущерба»

9) выдана из кассы ОАО «Автоагрегат» заработная плата работникам предприятия в размере 10158536,24 руб.:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 50 «Касса»

Отразим данную хозяйственную операцию. следующей бухгалтерской проводкой:

10) невыданные суммы депонируются - 5020 руб:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 76/4 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»/«Расчеты по депонированным суммам»

Помимо выдачи денежных средств из кассы ОАО «Автоагрегат» на оплату труда, наличные денежные средства могут расходоваться на следующие хозяйственные нужды:

11) из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками за предоставленную электроэнергию в сумме 69936,8 руб.:

Д-т 60/2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»/ «Предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т. п.»

К-т 50 «Касса»

12) возвращена заказчикам излишне полученная с них наличная денежная сумма за материалы в размере 862,05 руб.:

Д-т 62/4 «Расчеты с покупателями и заказчиками»/ «Расчеты с покупателями и заказчиками по материалам»

К-т 50 «Касса»

13) отражены выплаты работникам ОАО «Автоагрегат» за счет средств социального страхования на 20600 руб.:

Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

К-т 50 «Касса»

14) выданы из кассы подотчетные суммы в размере 1703257,19 руб.:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса»

15) отражена выплата компенсации работникам за использование личных автомобилей и собственного инструмента для служебных целей в размере 422500 руб.:

Д-т 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»/«Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 50 «Касса»

16) выданы начисленные дивиденды сторонним организациям на сумму 39 руб.:

Д-т 75 «Расчеты с учредителями»

К-т 50 «Касса»

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе проводится не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход ОАО «Автоагрегат». Так, в декабре 2005г. выявленные излишки на сумму 43,20 руб. были приходованы в кассу. На счетах это отражается следующей записью:

17) Д-т 50 «Касса»

К-т 91/1 «Прочие доходы и расходы»/«Прочие доходы»

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира). В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты предприятия:.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером [12].

Например, в декабре 2005г. были переведены денежные средства из кассы на расчетный счет ОАО «Автоагрегат» в сумме 100000 руб.:

18) Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 50 «Касса».

В кассе ОАО «Автоагрегат» могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) ОАО «Автоагрегат» учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» [10].

Сальдо счета 50 «Касса» на начало (49525,20 руб.) и конец (1250896,92 руб.) декабря 2005г. указывает на наличие на ОАО «Автоагрегат» свободных денег. Оборот по дебету (13706203 руб.) показывает поступившие наличные деньги с расчетного счета, возвращение авансов, излишне выплаченные суммы заработной платы, поступление арендной плата и т.д., а оборот по кредиту (12504831,28 руб.) отражает выданную заработную плату работникам, погашение задолженности перед поставщиками и подрядчиками, возврат заказчикам излишне полученной с них наличной денежной суммы.

Таким образом, последовательность обработки и производства записей по учету денежных средств в кассе ОАО «Автоагрегат» можно представить на рисунке 6.

В процессе хозяйственной деятельности между ОАО «Автоагрегат» и другими организациями возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой материалов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение ссуд банкам и т.п.). Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного счета плательщика на счет получателя.

Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки. Более подробно расчеты этими документами были рассмотрены выше.

На ОАО «Автоагрегат» при безналичных формах расчетов применяют платежное поручение (Приложения М, Н) и платежное требование (Приложение П). Этими документами оплачиваются товары, работы и услуги; перечисляются налоги и отчисления; удержания из заработной платы работников организации в пользу физических и юридических лиц; переводы через организации связи; заработная плата работников через отделения Сбербанка.

ОАО «Автоагрегат» контролирует обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с приложением к ним всех первичных расчетных документов.

В бухгалтерском учете ОАО «Автоагрегат» для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетные счета» (Приложение У), в котором указанные в выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета.

На основании данных реестра счета 51 «Расчетные счета» ОАО «Автоагрегат» за декабрь 2006г. (Приложение Ч) основными бухгалтерскими проводками, отражающими поступления денежных средств на расчетные счета ОАО «Автоагрегат», являются:

1) денежные средства потупили из кассы на расчетный счет ОАО «Автоагрегат» в сумме 950 000 руб.

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 50 «Касса»

2) возвращены на расчетный счет ранее выданные авансы поставщикам в сумме 89183,97 руб.:

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

3) зачислены на расчетные счета ОАО «Автоагрегат» авансовые платежи в счет предстоящей отгрузки товаров, продукции, выполненных работ, оказанных услуг на сумму 24 705 810,19 руб.:

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 62/4 «Расчеты с покупателями и заказчиками по авансам»

4)получены на расчетный счет суммы от виновных лиц в счет погашения задолженностей по недостачам материальных ценностей в размере 20002,53 руб.:

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

5) Отражено поступление денежных средств в счет погашения задолженности по предъявленной претензии размере 275 руб.:

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 76/5 «Расчеты по претензиям»

6) Отражено поступление средств целевого финансирования в размере 9186,84 руб.

Д-т 51«Расчетные счета»

К-т 86 «Целевое финансирование»

7) Отражено поступление денежных средств от участия в других организациях в размере 499289,09 руб.

Д-т 51«Расчетные счета»

К-т 91/1 «Прочие доходы»

С расчетного счета производятся почти все платежи ОАО «Автоагрегат»: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.д. На сновании произведенных за конкретный промежуток времени (декабрь 2005г.) хозяйственных операций делаются бухгалтерские проводки:

8) Перечислены с расчетного счета проценты банку по краткосрочному кредиту в сумме 57153,54 руб.:

Д-т 66/2 «Проценты за пользование банковским кредитом»

К-т 51 «Расчетные счета»

9) Перечислены с расчетного счета ОАО «Автоагрегат» платежи в бюджет по налогам и сборам в сумме 2311053 руб.:

Д-т 68 Расчеты по налогам и сборам»

К-т 51 «Расчетные счета»

10) Погашена с расчетного счета задолженность перед поставщиками и подрядчиками за предоставление электроэнергии, газа, пара, воды в размере 6 932 302,15 руб.

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 51 «Расчетные счета»

11) Перечислены с расчетного счета ОАО «Автоагрегат» суммы начисленного единого социального налога в размере 1961820,00 руб.:

Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

К-т 51 «Расчетные счета»

12) Перечислены с расчетного счета ОАО «Автоагрегат» суммы начисленной заработной платы работников на открытые ими карты в банках в размере 12900 руб.:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т 51 «Расчетные счета»

13) Отражается перечисление денежных средств ОАО «Автоагрегат» в счет погашения задолженности по депонированным суммам в размере 253 404,68 руб.:

Д-т 76/2 «Расчеты по депонированным суммам»

К-т 51 «Расчетные счета»

Поскольку счет 51 «Расчетные счета» является активным, то по дебету бухгалтерия ОАО «Автоагрегат» записывает остаток свободных денежных средств на начало декабря 2006г. в размере 341688,30 руб. и на конец в сумме 15086802,55 руб., а также отражает все поступления наличных денег из кассы, сумм от виновных лиц в счет погашения задолженностей по недостачам материальных ценностей, производит зачисление авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров. По кредиту этого счета были отражены перечисления процентов банку по краткосрочному кредиту, платежи в бюджет по налогам и сборам, суммы начисленного единого социального налога, а также задолженность перед поставщиками и подрядчиками ОАО «Автоагрегат» за предоставление электроэнергии, газа.

Наряду с расчетными счетами ОАО «Автоагрегат» может иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов. Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном, балансовом, денежном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов. Следовательно, налично-денежный оборот включает в себя платежи наличными деньгами, связанными преимущественно с кассовыми операциями. Однако денежный поток ОАО «Автоагрегат» не ограничивается только наличным оборотом. Безналичные расчеты осуществляются в основном через банковские, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность. Связь наличного и безналичного оборотов проявляется в систематическом переходе из сферы безналичного в сферу налично-денежного оборота и обратно.

2.3 Организация учета расчетов ОАО «Автоагрегат» с предприятиями и организациями

Рассматривая учет расчетных операций на ОАО «Автоагрегат» надо иметь в виду, что на исследуемом предприятии имеет место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. В качестве дебиторской задолженности рассматриваются расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с подотчетными лицами, а в качестве кредиторской - расчеты по кредитам и займам, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с фондами социального страхования, расчеты с бюджетом, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.д. Для учета расчетных операций рабочим планом счетов финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Автоагрегат» на 2008 год предусмотрен ряд синтетических счетов и субсчетов шестого раздела «Расчеты» (таблица 7) (Приложения (Щ-К1):

Таблица 7 - Перечень расчетных счетов ОАО «Автоагрегат»

В процессе хозяйственной деятельности возникает целый ряд расходов, оплатить которые из кассы организации не представляется возможным. В таких случаях расходы покрываются за счет подотчетных сумм. Подотчетные суммы - это денежные средства, выданные работникам из кассы на хозяйственные и командировочные расходы. Для учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Автоагрегат» предназначен активно - пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение Я). По дебету счета отражают выдачу авансов под отчет, а по кредиту - расходование подотчетных сумм. Счет может иметь два остатка. Дебетовое сальдо по счету 71 показывает остатки неиспользованного аванса, а кредитовое - перерасход.

На предприятии имеется приказ руководителя, утверждающего список лиц которым разрешено выдавать деньги под отчет. Выдача денег под отчет производится из кассы.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. По расходам на проезд НДС включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете; по расходам на наем жилого помещения НДС включается в состав налоговых вычетов только при наличии счета - фактуры, в котором выделен НДС.

Суточные сверх норм (норма по законодательству 700 рублей), включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются НДФЛ.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, представляют в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (Приложение Х). К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (Приложение Ф) и документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, возвращаются в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

Так согласно Приложения Х по расходному кассовому ордеру Мещерякову А.Н. было выдано 1000 рублей на командировку.

Мещеряков А.Н. представил в бухгалтерию авансовый отчет №66 от 6.03.2008г. (Приложение Х) об израсходованных суммах.

Авансовый отчет был принят бухгалтером, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Коростелкина Т.С., утвердил руководитель - финансовый директор Савкова З.А.

Согласно данной операции в учете были составлены записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» 1000 рублей - выданы деньги под отчет;

Дебет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1150 рублей - списаны расходы по командировке согласно авансового отчета №66 (закупка картона).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет в ведомости установленной формы (Приложение Ц). Учетным регистром по операциям с подотчетными лицами является журнал - ордер №7.

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков является следствием выполнения договорных обязательств организациями в результате совершения сделки, по окончании которой продавец получает право требования на платеж.

На ОАО «Автоагрегат» расчеты с покупателями и заказчиками занимают большую долю во всей дебиторской задолженности.

Для учета расчетов с покупателями на ОАО «Автоагрегат» предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Приложения Э, Ю ). По данному счету формируется информация о задолженности покупателей и заказчиков за проданные товары, основные средства и прочее имущество, право собственности на которое перешло к покупателям согласно договорам купли-продажи или договорам поставки. По этому счету отражаются также суммы полученных авансов и предварительной оплаты от контрагентов.

При отгрузке продукции покупателям и предъявлении им расчетных документов (счетов-фактур, накладных и др.) (Приложения С, Т) в учете ОАО «Автоагрегат» показывается образование дебиторской задолженности в сумме стоимости проданной (отгруженной) продукции по продажным ценам, включая НДС, причитающийся к получению от покупателей. В этом случае данные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90 «Продажи» - 2445718,74 руб. - отгружена продукция (Приложение Р).

Факт свершения сделки по продаже продукции вызывает необходимость отражения суммы задолженности перед бюджетом по НДС, исчисленному исходя из стоимости проданной продукции. Учетной политикой ОАО «Автоагрегат» предусматривается учет выручки в целях налогообложения «по отгрузке», следовательно, задолженность перед бюджетом по НДС отражается бухгалтерской записью:

Дебет 90 «Продажи»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» 373075,74 руб. - выделен НДС (Приложение Р).

Оплата расчетных документов за отгруженную продукцию покупателями и заказчиками, что подтверждается поступлением денежных средств на расчетные счета организации, уменьшает дебиторскую задолженность и отражается бухгалтерской записью:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Авансовые платежи, полученные ОАО «Автоагрегат» от покупателей в соответствии с условиями расчетов по договору поставки материально - производственных запасов или выполнения каких-либо работ и услуг, отражаются по кредиту счета 62-4 «Расчеты с покупателями и заказчиками по авансам полученным».

Аналитический учет авансов полученных ведется по каждому кредитору с указанием суммы, сроков возникновения и погашения кредиторской задолженности в ведомости аналитического учета.

Выходные данные ведомости об оборотах и остатках по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» используются при составлении сводной ведомости по счетам синтетического учета, необходимой для составления баланса организации и других форм отчетности.

Производственные запасы на ОАО «Автоагрегат» поступают в большинстве случаев от поставщиков, согласно заключенным договорам. В договорах оговариваются наименование товара, его количество, цена, формы расчетов, сроки поставки и ее оплаты, условия транспортировки, момент перехода права собственности на приобретенные товары, материалы и другое имущество от продавца к покупателю (Приложение Р).

Для учета расчетов за поступившие материалы, товары, выполненные работы и услуги на ОАО «Автоагрегат» предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение Щ), по дебету, которого отражаются суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, а также выданные авансы в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и др.), по кредиту -- образование задолженности перед другими юридическими лицами в корреспонденции с дебетом счетов материально-производственных запасов (10 «Материалы») и соответствующих затрат (20 «Основное производство», 44 «Издержки обращения» и др.).

Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы (счета, счета-фактуры) и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.). (Приложения С,Т).

Проиллюстрируем порядок отражения обязательств по расчетам перед поставщиками.

1. В соответствии с договором и расчетными документами поставщика оприходованы материалы, стоимость которых составляет 76580,80 руб., сумма НДС в размере 18 % -- 13784,56 руб., общая стоимость поставки -- 90365,35 руб.

На дату фактического поступления материалов отражается кредиторская задолженность перед поставщиками и сумма НДС по приобретенным материальным ценностям бухгалтерской записью:

а) Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 76580,80 руб.

б) Дебет 19-1 «НДС по приобретенным материально - производственным запасам»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»13784,56 руб. (Приложение С).

Далее происходит оплата задолженности поставщикам и возмещение суммы НДС из бюджета, при чем оплата производится по платежным поручениям:

а) Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 51 «Расчетные счета» 90365,35 руб.;

б) Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 19 13784,56 руб.

Аналитический учет по расчетам с поставщиками ведется параллельно с синтетическим в ведомостях (Приложение Ш). Данные этих ведомостей используются для составления оборотных ведомостей по счетам, на основе которых производятся записи в Главную книгу (Приложение Щ).

Для учета расчетов по нетоварным операциям с другими организациями в ОАО «Автоагрегат» используется счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Счет 76 имеет сложное строение (Рисунок 9).

Рисунок 9 - Схема синтетического счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

В балансе организации сальдо по данному счету показывается развернуто: дебетовое - во II разделе актива баланса по статье "Прочие дебиторы", а кредитовое - в V разделе пассива баланса по статье "Прочие кредиторы". Для исчисления остатков по счету используются данные аналитического учета. В развитие счета 76 может быть открыт ряд субсчетов.

Таким образом, проанализировав учетную систему организации учета денежных средств и расчетов на ОАО «Автоагрегат» можно сказать следующее, что предприятие соблюдает требования законодательства в части ведения бухгалтерского учета.

3. Совершенствование учета и контроль за движением денежных средств ОАО «Автоагрегат» и состоянием расчетов с предприятиями и организациями

3.1 Применение автоматизированных форм в организации учёта денежных средств и расчётов

Основная задача бухгалтерского учёта состоит в том, чтобы реагировать и отслеживать любые (внутри и вне предприятия) перемещения материальных ценностей и денежных средств, пока эти средства и ценности принадлежат предприятию. Из множества совершаемых хозяйственных операций бухгалтерский учёт выделяет лишь фактически совершённые события, связанные с деньгами и имуществом, имеющим стоимость. Программа «1С: Бухгалтерия» является хорошим средством для быстрого вхождения в бухгалтерский учёт, поскольку в её основу положена базовая модель бухгалтерского учёта. Программа построена по тому же принципу, что и работа самой бухгалтерии предприятия.

Объекты аналитического учёта в программе получили название субконто. Это обобщенное понятие является замечательным изобретением в организации системы аналитического учёта. Материалы, товары, поставщики, подотчётные лица - всё это - субконто. Субконто группируются по видам и спискам. Вид субконто - это справочник (список), строками которого являются объекты (субконто) данного вида. [19]

Программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учёта. Она может поддерживать различные системы учёта, различные методологии учёта, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

В системе «1С: Бухгалтерия» главные особенности ведения учёта задаются (настраиваются) в конфигурации системы. К ним относятся основные свойства плана счетов, виды аналитического учёта, состав и структура используемых справочников, документов, отчётов и т.д.

Для учёта остатка и движения денежных средств организации в обслуживающих банках в «1С: Бухгалтерия» используются балансовые счета: 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Поскольку организация может иметь несколько расчётных (валютных, депозитных и т.д.) счетов в различных банках, то в типовой конфигурации учёт на указанных выше бухгалтерских счетах (кроме субсчёта 55/2 «Чековые книжки») ведётся в разрезе субконто вида «Банковские счета» типа справочник «Банковские счета».

Для отражения в бухгалтерском учёте зачисления или списания денежных средств по расчётному счёту в типовой конфигурации предназначен документ «Выписка». Все введённые выписки группируются в журнале «Банк».

Для отражения в бухгалтерском учёте зачисления или списания средств в типовой конфигурации также предназначен документ «Выписка». Кроме того, в документе «Выписка» поддерживается методика бухгалтерского и налогового учёта операций купли-продажи иностранной валюты, позволяющая автоматически отражать соответствующие хозяйственные операции в большинстве случаев.

Для учёта кассовых операций с наличными денежными средствами в «1С: Бухгалтерия» используется счёт 50 «Касса». Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу предприятия в «1С: Бухгалтерия» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

В соответствии с Федеральным законом организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчётов с клиентами в момент оплаты обязаны выдавать кассовые чеки. Для этой цели в «1С: Предприятие» реализована возможность печати ПКО на контрольно-кассовой машине (ККМ), подключённой в режиме «фискальный регистратор».

Для составления отчёта кассира в типовой конфигурации предназначен отчёт «Кассовая книга». Кассовый отчёт в типовой конфигурации формируется на основании введённых в информационную базу документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

Система регистров налогового учёта, реализованная в «1С: Бухгалтерия», разработана на основе рекомендация Министерства РФ по налогам и сборам, опубликованных в декабре 2001 г., с учётом последовавших в 2002 г. изменений в гл. 25 Налогового кодекса РФ.

Регистр учёта поступлений денежных средств формируется для обобщения информации о поступлении в организацию денежных средств, влияющих на расчёт налоговой базы в текущем отчётном (налоговом) периоде или в будущих периодах. Однако, для целей удобства контроля за движением денежных средств, в регистр помещаются все поступления денежных средств, т.е. как влияющие, так и не влияющие на расчёт налоговой базы.

Регистр формируется по проводкам, отражающим поступление денежных средств (т.е. по дебиту счетов бухгалтерского учёта денежных средств. Каждая строка сформированного регистра соответствует проводке. Для формирования регистра используют данные всех проводок за отчётный (налоговый) период.

Регистр учёта расхода денежных средств формируется для обобщения информации о расходе организацией денежных средств, влияющем на расчёт налоговой базы в текущем отчётном (налоговом) периоде или в будущих периодах. Однако, для целей удобства контроля за движением денежных средств, в регистр помещаются все поступления денежных средств, т.е. как влияющие, так и не влияющие на расчёт налоговой базы.

Регистр формируется по бухгалтерским записям (проводкам), отражающим расход денежных средств, т.е. по кредиту счетов учёта денежных средств. Каждая строка сформированного регистра соответствует проводке. Для формирования регистра используют данные всех проводок за отчётный (налоговый) период.

В типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» реализован механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка». Данный механизм позволяет:

Выгружать введённые платёжные документы в программу «Клиент банка» для передачи в банк;

Загружать из «Клиента банка» информацию, поступившую из банка, - операции по расчётным счетам [19].

Данные экспортируются в программу «Клиент банка» и импортируются оттуда в виде текстового файла определённого стандарта: программа «Клиент банка» должна уметь загружать и выгружать данные в таком формате.

Все вновь поступившие платёжные документы (все входящие и исходящие документы, если они не были изначально созданы в «1С: Бухгалтерия») заносятся в специальный документ «Операция по расчётному счёту». Этот документ предназначен только для хранения поступившей из «Клиента банка» информации, его нельзя ввести или изменить вручную.

Справочники конфигурации «1С: Бухгалтерия» предназначены для ведения аналитического учёта на счетах, а также ввода различной информации в первичные документы.

Справочник «Валюты» используется для поддержки учёта на счетах, на которых установлен признак валютного учёта.

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Уровень иерархии каждого справочника задан в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более четырёх уровней, однако многие справочники представляют собой одноуровневые списки.

Если справочник используется для ведения аналитического учёта, он соответствует определённому виду субконто. Наименования большинства таких справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто. В том случае, если эти названия различны, для справочника приводится название соответствующего вида субконто.

Справочник можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов. Тем не менее, некоторые справочники целесообразно заполнить заранее. Рекомендуется до начала работы с документами занести банковские реквизиты организации в справочник «Банковские счета».

Справочник «Валюты» в других справочниках и документах доступен как список значений только для выбора, поэтому его также рекомендуется заполнить.

Для хранения информации о банковских счетах организации предназначен справочник «Банковские счета». Информация из справочника используется для подстановки банковских реквизитов в печатные формы документов.

Кроме этого, справочник используется для ведения аналитического учёта на счетах: 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55/1 «Аккредитивы (в рублях)», 55/3 «Депозитные счета (в рублях)», 55/4 «Прочие специальные счета (в рублях)», 55/11 Аккредитивы (в валюте)», 55/33 «Депозитные счета (в валюте)», 55/44 «Прочие специальные счета (в валюте)».

Это позволяет вести учёт наличия и движения денежных средств на нескольких банковских счетах. С помощью кнопок, расположенных в форме списка, можно напечатать «Справку о рублёвых счетах» или «Справку о валютных счетах» организации.

Для ввода информации о новом банковском счёте необходимо открыть форму для ввода нового элемента справочника, выбрав пункт «Новый» из меню «Действия» главного меню программы. Для редактирования ранее введённой информации нужно дважды щёлкнуть мышью на соответствующем элементе справочника.

Форма элемента справочника имеет две закладки - «Реквизиты счёта» и «Дополнительно». На закладке «Реквизиты счёта» собраны те сведения о банковском счёте, которые используются при печати платёжных документов, а на закладке «Дополнительные» указываются дополнительные сведения о банковском счёте организации. Они используются, в основном, при печати справок о банковских счетах.

Справочник «Движение денежных средств» используется для ведения учёта движений денежных средств по их видам. Такой учёт является одним из требований для автоматического заполнения формы № 4 регламентированной отчётности.

В типовой конфигурации справочник используется для ведения аналитического учёта на счетах: 50 «Касса», 51 «Расчётные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Каждый вид движения денежных средств описывается в справочнике значениями реквизитов:

Наименование;

Вид движения;

Разрез деятельности.

В реквизите «Наименование» указывается название вида движения, удобное при оформлении документов (выписки, кассовые ордера). В реквизитах «Вид движения» и «Разрез деятельности» выбираются соответствующие определённому виду движения показатели регламентированной отчётности (данные показатели уже предопределены в конфигурации).

В форме элемента справочника имеется возможность указать счёт, который будет корреспондировать со счетами учёта денежных средств. При вводе документов, отражающих то или иное движение денежных средств, указанное значение будет подставляться автоматически в соответствующие реквизиты документа. Следует отметить, что счёт задаётся «не жёстко» и в документах при необходимости имеется возможность изменить значение заполненного по умолчанию реквизита.

Кроме того, для движения денежных средств можно не заполнять указанный реквизит, если относится к следующим видам движения:

«Выручка по обычным видам деятельности»;

«Приобретение товаров, продукции, услуг»,

В этом случае программа (документ «Выписка») сможет автоматически определять состояние взаиморасчётов с поставщиками и подрядчиками и автоматически распределять получаемые или перечисляемые суммы между авансами и платежами.

Таким образом, большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учёта и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учёта, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчётов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчётов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учёта по счетам денежных средств и расчётов, которые заменяют соответствующие учётные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчётов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

Однако следует также рассмотреть, каким образом предприятие сможет избежать нежелательных последствий в случае, если банк прекратит исполнять свои обязательства перед ним.

3.2 Порядок проведения инвентаризации расчетов и регулирование инвентаризационных разниц в бухгалтерском и налоговом учете

Сверка взаимных расчетов организаций с юридическими лицами и прочими организациями, выступающими в роли поставщиков, подрядчиков, покупателей и заказчиков имеют свои особенности, которые связаны прежде всего с содержанием пункта 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Согласно данному нормативному акту расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

Это означает следующее - даже если в бухгалтерском учете организации по каким-либо причинам будут отражены не все хозяйственные операции, связанные с выполнением сторонами своих обязательств по заключенным договорам, или же данные обязательства у контрагентов будут отражены в различных суммах, при проведении сверки организация вправе настаивать на правильности своих записей и не обязательно приводить свои данные в соответствие с данными поставщика (подрядчика).

Только если по итогам сверки неправильность данных будет доказана другой стороной, и с этим согласится сама организация, бухгалтерские записи могут быть приведены в соответствие с реально оказанными объемами услуг (выполненных работ, поставленной продукции) с учетом наличия правильно оформленных первичных учетных документов. Без наличия таких документов организация не вправе только лишь на основании одного акта сверки, производить дополнительные или сторнировочные записи.

В этом и заключается смысл взаимосверки расчетов - сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.

Сверка расчетов включается в состав мероприятий, организуемых и проводимых при инвентаризации имущества и финансовых обязательств [16].

Согласно пункту 3.44. Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств инвентаризация расчетов с поставщиками, подрядчиками, а также другими дебиторами и кредиторами, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Исходя из этого, в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженной по состоянию на соответствующую календарную дату по балансовым счетам 60, 62, 76 и другим счетам учета.

Для проведения инвентаризации расчетов одной из сторон договора (по согласованию) составляется акт сверки взаиморасчетов.

Учитывая, что целью инвентаризации является также подтверждение данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату. Данные годовой бухгалтерской отчетности должны подтверждать остатки, выведенные по состоянию на 1 января следующего года, а потому фактически сверка расчетов в составе годовой обязательной инвентаризации может быть осуществлена только в январе следующего года.

Кроме того, итоги инвентаризации (сверки) расчетов согласно постановлению Госкомстата России № 88 оформляются «Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (форма № ИНВ-17).

В отдельном порядке приводятся сведения о задолженности, подтвержденной дебиторами, не подтвержденной дебиторами, а также о задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Для подтверждения данных, приведенных в акте составляется «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», форма которой также определена постановлением Госкомстата России № 88.

Акты сверки оформляются по установленной форме и включаются в состав документов, представляемых для погашения задолженности.

Если полученные от поставщиков (подрядчиков) и прочих контрагентов акты сверки подтверждают правильность отраженных в учете организации сумм задолженности, необходимо только зафиксировать данный факт в акте по форме № ИНВ-17 и в справке к нему.

Если же по итогам сверки будут выявлены расхождения, они должны быть рассмотрены, и по ним должно быть принято соответствующее решение - обоснованы требования кредитора (должника) или нет. Если обоснованы, то в бухгалтерском учете организации должны быть оформлены корректирующие записи, посредством которых суммы задолженности станут реальными.

В случае если по итогам сверки будут выявлены неучтенные суммы кредиторской задолженности организации по оплате поставленной продукции (выполненных работ, оказанных услуг), в бухгалтерском учете на основании соответствующих первичных учетных документов должны быть оформлены дополнительные записи:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

К-т 60, 76 - стоимость поставленных товарно-материальных ценностей, обязательства по оплате которых были выявлены по итогам сверки расчетов (без учета НДС).

Такой же записью оформляется уточнение стоимости поставленных и отраженных по учету товарно-материальных ценностей. При этом необходимо обратить внимание на внесение дополнительных (уточняющих) записей в карточки учета таких ценностей (например, в инвентарные карточки учета объектов основных средств по формам №№ ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»).

В случае если первоначальные записи по счетам бухгалтерского учета организации были завышены, выявленные разницы сторнируются в следующем порядке:

Д-т 07, 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств», 10, 41

К-т 60, 76 - сторнировочная запись на сумму выявленных при сверке недопоставленных товарно-материальных ценностей.

Такой же записью оформляется уточнение стоимости поставленных и отраженных по учету товарно-материальных ценностей. При этом необходимо обратить внимание на внесение дополнительных (уточняющих) записей в карточки учета таких ценностей (например, в инвентарные карточки учета объектов основных средств по формам №№ ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств») [17].

В части объектов основных средств одновременно оформляется запись по дебету счета 01 и кредиту счета 08, субсчет «Приобретение объектов основных средств»:

Д-т 08, субсчет «Строительство объектов основных средств»

К-т 60, 76 - стоимость работ по строительству объектов основных средств, обязательства по оплате которых были выявлены при сверке расчетов (без учета НДС);

Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44

К-т 60, 76 - стоимость работ и услуг, потребленных организацией, обязательства по оплате которых были выявлены при сверке расчетов (без учета НДС).

И опять же, аналогично вышеприведенных записей оформляются записи по уточнению стоимости работ (услуг), расходы на оплату которых первоначально были занижены: