Управлінський (внутрішньогосподарський) облік не є якимось самостійним бухгалтерським обліком. Це є продовження, а точніше подальше поглиблення, деталізація даних бухгалтерського фінансового обліку в частині витрат і доходів діяльності, коли розкривається ефективність придбання ресурсів, технологічних та організаційних рішень, мотивації тощо. Цей облік є комерційною таємницею підприємства і складається для конкретного підприємства виходячи з характеру організаційних рішень. Основними користувачами інформації з управлінського обліку є керівники, власники, засновники, менеджери. Це конфіденційна бухгалтерська інформація, тобто таємна. На відміну від фінансового обліку він розробляється самим підприємством з урахуванням різних параметрів, беручи до уваги при підготовці варіантів управлінських рішень якісні чинники. У той час як у фінансовому обліку всі операції відображаються на рахунках і у звітності в єдиному грошовому вимірі.

Взаємозв'язок та розбіжності між фінансовим та управлінським обліком схематично зображено на рисунку 3.4.1.

Розробка та втілення управлінських рішень базується на плановій, нормативній, технологічній, обліковій та аналітичній інформації. Контроль та регулювання реалізується на базі планів та фактичних даних оперативного обліку.

Оцінка результатів управлінських рішень та відповідальність за їх виконання здійснюється по даним внутрішньої звітності. Аналітичні розрахунки, виконані за допомогою специфічних прийомів, застосовується для планування та координацій майбутнього розвитку підпрмємства. Ці функції у інформаційній системі підприємства виконує управлінський облік.

Таким чином структура обліку на підприємстві наведена на рисунку 3.4.2. Як бачимо,вона складається з двох підсистем: фінансового та управлінського обліку.



Рис. 3.4.1. Схема взаємозв'язку та розбіжностей між

управлінським та фінансовим обліком



Функції обліку

Функції визначення

Функції оцінки

та аналізу

Функція планування

Рис.3.4.2. Структура обліку на підприємстві.

Управлінський облік об'єднує в єдину систему планування, облік та аналіз витрат по видам, місцям формування. Кожна з складових частин системи повинна передбачати методику аналітичної оцінки отриманї інформації з точки зору можливостей її використання для управління. Оскільки інформація в управлінському обліку регулярно подається у вигляді різних варіантів співвідношення “витрати - результати”, методика аналізу може включати рекомендації по визначенню оптимальної для підприємства рішення. Доцільно провести методику коректування асортименту продажу, рекомендації по результатам аналізу відхилення по витратам, обсягам збуту, по показникам ефективності прці та використання потужностей, по оцінці резервів та витрат. По своєму змісту та призначенню управлінський облік орієнтується на майбутне. Це облік для плану, для прогнозу, для прийняття рішення, одночастно це облік обставин, які можливо, відбудуться на протязі плануємого періоду. Таким чином, становлення та розвиток управлінського обліку повинно здійснюватись з орієнтацією не лише на задоволення потреб кожного дня, оперативного управління , але й з врахуванням близької та віддаленої перспективи. Мета управління реалізується в очікуваних результатах господарювання ,за допомогою обліку необхідно ці результати передбачити та забезпечити їх досягнення. Традиційний облік того,що є, доповнюється обліком того, що буде.

Управлінський облік, перш за все, виконує задачі оперативного управління результатами фінансово-господарської діяльності та цим забезпечує його існування на ринку. Схема управління витратами підприємства наведені на рисунку 3.4.3.

Рис.3.4.3. Схема управління витратами

В ході процесу управління витратами, передбачаються наступні етапи:

Організація обліку витрат в цілому і по статтях витрат,що створює інформаційну базу для прийняття управліньських рішень.

Аналіз витрат, що дає змогу оцінити стан витрат,ступінь раціональності здійснення витрат ,дати кількісну оцінку факторам, які впливають на суму поточних витрат.

Нормування витрат, яке передбачаєвизначення граничних розділів по окремих видах витрат (норми спецодягу, природнього убутку та ін.)

Планування витрат, яке надає можливість визначати мінімальні та максимальні границі витрат,можливий розмір витрат при плановому обсязі діяльності і рівні використання ресурсів і вибрати такий варіант плану витрат, який максимально відповідає досягненню цільового розміру прибутку.

Загальну модель процесу управління витратами торгівельного підприємства подано на схемі 3.4.3.

Важливою характеристикою західних систем управлінського обліку є оперативність обліку витрат. З цієї точки зору витрати поділяють на облік фактичних витрат та облік витрат по системі “стандарт-кост”. Система “стандарт-кост” включає в себе розробку норм стандартів на витрати праці, матеріалів,складання стандартної калькуляції та облік фактичних витрат з визначенням відхилень від стандартів (норм).

В західній практиці широко використовується система “директ-костінг”, мета якої полягає в організації розмежованого обліку постійних та змінних витрат. Використовуючи різні аспекти організації “директ-костінга” на заході та аналізуючи його застосування у західному обліку випливає неоднозначність поняття “директ-костінг”: з однієї сторони - це характеристика підсистеми управлінського обліку з точки зорувключення у собівартість затрат, а з іншої, що дуже важливо-це і є система управлінського обліку, що основана на класифікації витрат на постійні та змінні в залежності від обсягів діяльності.

Управлінський облік виступає складовою частиною інформаційної системи підприємства ВАТ “Універсам-23”. Ефективність управління забезпечується інформаціією про діяльність структурних підрозділів ,служб,відділів. Управлінський облік формуєтаку інформацію для керівників різних рівнів управління всередині підприємства з метою прийняття ними вірних управлінських рішень. Зміст управлінського обліку визначається цілями управління,він може бути змінений за рішенням адміністрації в залежності від мети та інтересів, які стоять пред керівниками внутрішніх підрозділів.

Таким чином суть управлінського обліку можна визначити,як інтегровану систему обліку,планування,контролю та аналізу,яка системазує інформацію для оперативних управлінських рішень та координації проблем майбутнього розвитку підприємства.

4. Проектування системи економічного аналізу та поточного контролю витрат.

4.1. Основні концепції методики та організації внутрішньогосподарського контролю витрат.

Поточний контроль здійснюється в процесі виконання господарських операцій. Основними завданнями цього контролю є виявлення відхилень у процесі виконання робіт з метою вжиття необхідних заходів щодо суненн6я негативних факторів і закріплення позитивного досвіду. Згідно із Законом України “Про підприємства в Україні” поточний контроль здійснюється в умовах широкої гласності із залученням усього колективу. Соціально-економічні рішення, які стосуються діяльності підприємства. розробляють і приймають на підприємстві за участю трудового колективу, а також профспілкової організації відповідно до статусу і законодавства їх. Аналогічно прийнятим рішенням здійснюється поточний контроль за виконанням їх у процесі фінансово-господарської діяльності підприємства. При цьому підприємство суворо контролює раціональне й економне витрачання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. щоб запобігти безгосподарності і марнотратству.

За результатами контрольних перевірок керівництво підприємства приймає управлінські рішення з усунення причин, які негативно впливають на діяльність підприємства.

Метою проведення поточного контролю витрат є активне сприяння зниженню витрат шляхом удосконалення технології торговельного процесу, а також уникнення різних невиробничих витрат і покращання фінансових результатів підприємства.

Головними завданнями поточного контролю витрат є: перевірка обгрунтованості формування витрат по економічним елементам і статтям в бухгалтерському обліку і звітності, вивчення правильності розподілу витрат між реалізованими товарами і залишком нереалізованих товарів, а також звітними періодами; виявлення резервів зменшення витрат.

Відповідно до завдань витрат визначаються об'єкти, джерела інформації і методичні прийоми поточного контролю (рис.4.1.1.).

Поточний контроль витрат розпочинається з перевірки обгрунтованості їх планової величини, передбаченої кошторисом витрат. За допомогою розрахунково-аналітичних методичних прийомів аудит досліджуються додаткові і чисті витрати з метою виявлення їх рівня і залежності від основних напрямків діяльності.

Джерелами інформації при контролі додержання кошторису витрат є дані аналітичного обліку по рахунку 92,93 “Витрати”, товарно-транспортні накладні, відомості на виплату заробітної платні, рахунки за використані паливно-енергетичні ресурси і інша первинна документація, яка є підставою для віднесення затрат до складу витрат.

Перевіривши обгрунтованість планових розрахунків з нормами витрат трудових, матеріальних і фінансових ресурсів і затверджених у кошторисі витрат підприємства, досліджуються витрати за способом віднесення їх на об'єкти затрат - прямі і непрямі.

Одночасно досліджуються витрати в залежності від обсягу товарообороту, при цьому виділяють: умовно-змінні і умовно-постійні витрати.

Абсолютна сума витрат не в повній мірі характеризує обсяг затрат живої і уречевленої праці. Тому поряд з абсолютними величинами витрат при контролі використовують відносний показник - рівень витрат.

На величину витрат впливає обсяг товарообороту, організаційно технічний рівень торговельної діяльності, зміна тарифів на послуги та інші фактори. Під час контролю визначається вплив кожного з цих факторів на формування витрат. Виявлені таким чином аудитом відхилення фактичних витрат від запланованих в кошторисі досліджуються і конкретизуються по статтям типової номенклатури з використанням документальних методичних прийомів аудиту.

В процесі поточного контролю перевіряється доцільність здійснених витрат, відповідність їх діючим нормам і нормативам, правильність і повнота їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності. Доцільність витрат при контролі перевіряється шляхом використання методичних прийомів нормативно-правового регулювання, тобто перевіряється, чи передбачені вони торгівельно-фінансовим планом або нормативними документами, чи була в них виробнича потреба і яким чином вона підтверджується.

ОБ'ЄКТИ КОНТРОЛЮ

ВИТРАТИ	РОЗПОДІЛ ВИТРАТ МІЖ РЕАЛІЗОВАНИМИ І ЗАЛИШКОМ НЕРЕАЛІЗОВАНИХ ТОВАРІВ	ДОЦІЛЬНІСТЬ І ЗАКОННІСТЬ ВІДНЕСЕННЯ ВИТРАТ ДО ПЕВНОГО ПЕРІОДУ	БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ТА ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ
ЗА ЕКОНОМІЧ-НИМИ ЕЛЕМЕНТАМИ	ЗА СТАТТЯМИ

ДЖЕРЕЛА ІНФОРМАЦІЇ

ЗАКОНОДАВЧІ АКТИ	НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ	ПЛАНОВО-РЕГУЛЮЮЧІ ДОКУМЕНТИ	ПЕРВИННІ ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ	БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ТА ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК

МЕТОДИЧНІ ПРИЙОМИ КОНТРОЛЮ

ОРАНОЛЕПТИЧНІ	РОЗРАХУНКОВО-АНАЛІТИЧНІ	ДОКУМЕНТАЛЬНІ
ІНВЕНТАРИ-ЗАЦІЯ	ВИБІРКОВІ І СУЦІЛЬНІ СПОСТЕРЕ-ЖЕННЯ	СЛУЖБОВЕ РОЗСЛІДУВАННЯ	ЕКОНОМІЧ-НИЙ АНАЛІЗ	АНАЛІТИЧНІ РОЗРАХУНКИ	ЕКОНОМІКО-МАТЕМАТИЧ-НІ МЕТОДИ	ІНФОРМА-ЦІЙНЕ МОДЕЛЮ-ВАННЯ	НОРМАТИВ-НО-ПРАВОВЕ РЕГУЛЮ-ВАННЯ	ДОСЛІДЖЕН-НЯ ДОКУМЕНТІВ

МЕТОДИЧНІ ПРИЙОМИ УЗАГАЛЬНЕННЯ І РЕАЛІЗАЦІЇ РЕЗУЛЬТАТІВ КОНТРОЛЮ

ХРОНОЛОГІЧНЕ ГРУПУВАННЯ НЕДОЛІКІВ	СИСТЕМАТИЗО-ВАНЕ ГРУПУВАННЯ НЕДОЛІКІВ	ХРОНОЛОГІЧНО-СИСТЕМАТИЗО-ВАНЕ ГРУПУВАННЯ НЕДОЛІКІВ	АНАЛІТИЧНЕ ГРУПУВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ КОНТРОЛЮ	СИСТЕМАТИЗО-ВАНЕ ГРУПУВАННЯ НЕДОЛІКІВ У ВИСНОВКУ ПРО РЕЗУЛЬТАТИ КОНТРОЛЮ	ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ КОНТРОЛЮ	КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ПРИЙНЯТИХ РІШЕНЬ

Рис. 4.1.1. Типова модель стандарту поточного контролю витрат торговельного підприємства

В процесі поточного контролю правильність і повнота відображення витрат на рахунках бухгалтерського обліку, а також розмежування їх між звітними періодами перевіряється розрахунково-аналітичними методичними прийомами. Передусім, складається розрахунок витрат на залишок товарів. На підставі цього розрахунку встановлюється, чи не було випадків завищення або заниження суми витрат на залишок товарів з метою викривлення фінансових результатів від незаконного одержання премій або завищення відрахувань у фонди економічного стимулювання. Аналогічно перевіряється списання витрат майбутніх періодів.

Звертається увага також при проведенні поточного контролю на перевірку витрат та втрат, планування по яким не здійснюється, але вони входять до складу витрат.

Недоліки, виявленні у процесі контролю витрат торговельного підприємства, групуються по їх однорідності у відомостях і аналітичних таблицях з метою прийняття керівництвом підприємства управлінських рішень по усуненню виявлених недоліків і контролю за їх виконанням.

4.2. Система економічних показників, інформаційна база та основні методи економічного аналізу

В умовах встановлення і розвитку ринкової економіки, ускладнення організаційних форм сучасного бізнесу аналіз господарської діяльності підприємств і організацій набуває особливо важливого значення. Дані поточного обліку і звітності не можуть дати вичерпну відповідь на запитання баготочисленних користувачів ділової інформації. Ці дані повинні бути оброблені за допомогою спеціальних прийомів, що використовуються в аналізі, щоб можна було отримати всебічну інформацію про фінансово-майновий стан підприємства, яка дозволяє керівництву приймати економічно обгрунтовані управлінські рішення. Розвиток господарських зв'язків в умовах ринку значно розширює кількість користувачів облікової і звітної інформації. Ними є не тільки робітники управління, пов'язані з підприємництвом, але й інші користувачі, які не працюють на даному підприємстві, але мають прямий фінансовий інтерес.

Будь-яка цілеспрямована діяльність потребує певних обмежень і передбачає визначення суб'єктів, мети та завдань, вирішення яких є умовою досягнення мети діяльності, формування інформаційної бази та методів і прийомів, за допомогою яких передбачається вирішити поставлені завдання.

Одним із способів формалізації аналізу витрат торговельного підприємства є розробка організаційно-інформаційної моделі, яка поєднує дві основні складові економічного аналізу: організаційну та інформаційну. Організаційні питання, які вирішуються на рівні розробки моделі аналізу витрат, стосуються характеристики його суб'єктів, об'єктів, мети і завдань та методичного забезпечення. Інформаційні питання охоплюють побудову інформаційної бази аналізу: визначення джерел інформації, характеристику інформаційного забезпечення та розробку системи показників, за допомогою яких передбачається досліджувати об'єкти аналізу.

Найважливішим принципом створення інформаційної бази аналізу є забезпечення повноти інформації щодо досліджуваного об'єкту.

Організаційно-інформаційна модель аналізу витрат являє собою стислу характеристику його суб'єктів та об'єктів, мети і завдань, системи аналітичних показників, що визначають параметри об'єктів, інформаційної бази та методів і прийомів перетворення економічної інформації та узагальнення результатів аналізу.

На рисунку 4.2.1. наведено організаційно-інформаційну модель аналізу витрат, яка складається з семи взаємопов'язаних блоків.

Перший блок: “Мета і завдання аналізу” - передбачає визначення мети аналітичної діяльності та системи завдань, послідовне вирішення яких призведе до досягнення поставленої мети.

Метою проведення аналізу витрат є підвищення ефективності управління витратами.

БЛОК 1. МЕТА І ЗАВДАННЯ АНАЛІЗУ

МЕТА: ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ УПРАВЛІННЯ ОБ'ЄКТОМ АНАЛІЗУ	ЗАВДАННЯ: ОЦІНКА СТУПЕНЮ ВИКОНАННЯ ПЛАНУ ТА ДИНАМІКИ ВИТРАТ ЗА ОСНОВНИМИ ПОКАЗНИКАМИ; ОЦІНКА ВПЛИВУ ФАКТОРІВ НА ЗМІНУ СТАНУ ОБ'ЄКТУ ДОСЛІДЖЕННЯ;

БЛОК 2. СУБ'ЄКТИ АНАЛІЗУ

БУХГАЛТЕРСЬКА СЛУЖБА	ЕКОНОМІЧНА СЛУЖБА	ФІНАНСОВА СЛУЖБА	АДМІНІСТРАЦІЯ ПІДПРИЄМСТВА

БЛОК 3. ОБ'ЄКТИ АНАЛІЗУ

СТАТТІ ВИТРАТ ЗА ЕКОНОМІЧНИМИ ЕЛЕМЕНТАМИ	СТАТТІ ВИТРАТ ЗА НОМЕНКЛАТУРОЮ	СТРУКТУРА ТА РІВЕНЬ ВИТРАТ	КОШТОРИС ВИТРАТ	ФАКТОРИ, ЩО ВПЛИВАЮТЬ НА ЗМІНУ ОБСЯГУ ВИТРАТ	ПРИЧИНИ ЗМІНИ ВИТРАТ

БЛОК 4. СИСТЕМА ПОКАЗНИКІВ АНАЛІЗУ

АБСОЛЮТНІ ПОКАЗНИКИ	ВІДНОСНІ ПОКАЗНИКИ	ПИТОМІ	КІЛЬКІСНІ	ЯКІСНІ
ВАРТІСНІ	НАТУРАЛЬНІ	ДИНАМІКИ	СТРУКТУРИ	РІВНЯ	ПОКАЗНИКИ	ПОКАЗНИКИ	ПОКАЗНИКИ

БЛОК 5. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АНАЛІЗУ

ПРАВОВА	НОРМАТИВНО -	ПЛАНОВА	ФАКТОГРАФІЧНА ІНФОРМАЦІЯ
ІНФОРМАЦІЯ	ДОВІДКОВА ІНФОРМАЦІЯ	ІНФОРМАЦІЯ	ОБЛІКОВА: БУХГАЛТЕРСЬКА, СТАТИСТИЧНА	ПОЗАОБЛІКОВА

БЛОК 6. МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АНАЛІЗУ

ТРАДИЦІЙНІ (ЕКОНОМІКО-ЛОГІЧНІ) МЕТОДИ АНАЛІЗУ	ЕКОНОМІКО-МАТЕМАТИЧНІ МЕТОДИ АНАЛІЗУ
ГРУПУВАННЯ	ПОРІВНЯННЯ	РОЗРАХУНОК СЕРЕДНІХ ТА ВІДНОСНИХ ВЕЛИЧИН	ІНДЕКСНИЙ МЕТОД	БАЛАНСОВИЙ МЕТОД	МАТЕМАТИЧ-НОГО АНАЛІЗУ	МАТЕМАТИЧ-НОЇ СТАТИСТИКИ	ЕКОНОМЕТ-РИЧНИЙ	МАТЕМАТИЧ-НОГО ПРОГРАМУВА-ННЯ	ЕКОНОМІЧНОЇ КІБЕРНЕТИКИ

БЛОК 7. ПРИЙОМИ УЗАГАЛЬНЕННЯ ТА РЕАЛІЗАЦІЇ РЕЗУЛЬТАТІВ АНАЛІЗУ

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ РЕЗУЛЬТАТІВ	КІЛЬКІСНА ОЦІНКА НЕВИКОРИСТАНИХ МОЖЛИВОСТЕЙ	ОЦІНКА РЕЗЕРВІВ ЗБІЛЬШЕННЯ ОБСЯГІВ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ПІДВИЩЕННЯ ЇЇ ЕФЕКТИВНОСТІ	ВИЯВЛЕННЯ ШЛЯХІВ МОБІЛІЗАЦІЇ НЕВИКОРИСТАНИХ РЕЗЕРВІВ	ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ ЩОДО РЕАЛІЗАЦІІ ПРОГРАМИ ЗАХОДІВ	КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ

Рис. 4.2.1. Організаційно-інформаційна модель аналізу витрат торговельного підприємства

Для досягнення поставленої мети потрібно вирішити наступні завдання: оцінити ступінь виконання плану та динаміки витрат за основними показниками; оцінити вплив факторів на зміну стану об'єкту аналізу; оцінити ефективність управлінських рішень.

Другий блок: “Суб'єкти аналізу “ - являє собою перелік суб'єктів аналізу стосовно конкретних завдань, які належить виконати для досягнення мети аналізу.

Третій блок: “Об'єкти аналізу“ - характеризує об'єкти аналітичної діяльності та їх основні параметри, за якими дані об'єкти підлягають дослідженню.

Четвертий блок: “Система показників аналізу“, - складається з переліку показників, за якими передбачено дослідити об'єкти аналізу з визначенням певних термінів тривалості аналітичного періоду.

У процесі аналізу використовується система показників, до складу якої входять наступні показники:

абсолютні і відносні - у залежності від покладених в основу вимірників;

питомі - у залежності від застосування окремо взятих показників або ж їх співвідношень;

кількісні та якісні - у залежності від того, яка сторона операції вимірюється.

Абсолютні показники виражаються у вартісних і натуральних вимірниках.

Відносні показники вимірюються у відсотках, коефіцієнтах та вартісному вимірнику.

У залежності від застосування окремо взятих показників або їх співвідношень - за цією ознакою визначають питомі показники, які є вторинними, похідними від відповідних об'ємних показників: обсяг витрат у розрізі економічних елементів, обсяг витрат у розрізі статей та інші.

За ознакою змісту: кількісні показники відображають розмір об'єктів, що аналізуються і комплексні зміни, які відбулися з ними. До них відносяться - обсяг витрат за статтями, обсяг витрат за економічними елементами. Тобто, кількісні показники використовуються для відображення абсолютних і відносних величин, що характеризують обсяг і структуру, рівень витрат.

За цією ж ознакою розрізняють, також якісні показники, які відображають особливості окремих об'єктів, економічної ефективності господарської діяльності торговельного підприємства, виконання кошторису витрат та інше.

П'ятий блок: “Інформаційна база аналізу“ - визначає джерела утворення та види економічної інформації, за допомогою якої мають досліджуватись об'єкти аналізу.

Як джерела інформації для аналізу використовується баланс підприємства (форма № 1), звіт про фінансові результати (форма № 2), а також кошторис витрат.

Шостий блок: “Методичне забезпечення аналізу“ - передбачає характеристику методів та прийомів обробки економічної інформації.

Сьомий блок: “Прийоми узагальнення та реалізації результатів аналізу“ - характеризує заключну стадію економічного аналізу, яка завершується прийняттям управлінських рішень щодо подальшого розвитку об'єктів аналізу.

Отже, метою здійснення аналізу витрат є підвищення ефективності управління витратами торговельного підприємства, яка досягається шляхом вирішення поставлених завдань. Для проведення аналізу витрат необхідно скласти організаційно-інформаційну модель, що являє собою стислу характеристику суб'єктів, об'єктів, мети і завдань аналізу, системи аналітичних показників, інформаційної бази та методів і прийомів перетворення економічної інформації та узагальнення результатів аналізу.

4.3.Факторний аналіз витрат комерційної діяльності.

Витрати будь-якого підприємства роздрібної торгівлі знаходяться під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів. Зовнішні фактори не залежать від діяльності підприємства, до них відносяться: ціни, тарифи, ставки на матеріальні витрати і послуги інших підприємств, умови транспортування товарів.

Внутрішні фактори залежать від діяльності окремого підприємства. До них відносяться обсяг, склад і структура товарообороту, швидкість товарного обертання, умови зберігання товарів, а також кваліфікація і продуктивність праці працівників.

Внутрішні фактори впливають на суму і рівень витрат по-різному.

Фактори, що призводять до зменшення рівня витрат поділяються на 3 групи:

Загально-економічного характеру (зростання товарообороту, удосконалення його структури відповідно до попиту, а також покращання якості товарів).

Економіко-організаційного характеру (спеціалізація підприємства, його укрупнення, використання прогресивних технологій реалізації товарів, підвищення рівня організації праці).

Технічного характеру (впровадження технічного прогресу в галузях, що обслуговують роздрібну торгівлю).

Фактори, що призводять до підвищення рівня витрат, пов'язані з розширенням матеріально-технічної бази, заміною обладнання більш ефективним, з підвищенням рівня обслуговування.

Схематично фактори, що мають вплив на обсяг та рівень витрат торговельного підприємства, зображено на рисунку 4.3.1.

	ФАКТОРИ
ЗОВНІШНІ		ВНУТРІШНІ
ЕКОНОМІКО-ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ХАРАКТЕРУ		ФАКТОРИ, ЩО ПРИЗВОДЯТЬ ДО ЗБІЛЬШЕННЯ РІВНЯ ВИТРАТ
ЗАГАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОГО ХАРАКТЕРУ		ФАКТОРИ, ЩО ПРИЗВОДЯТЬ ДО ЗМЕНШЕННЯ РІВНЯ, ОБСЯГУ ВИТРАТ
ТЕХНІЧНОГО ХАРАКТЕРУ

Рис. 4.3.1. Схема факторів, що мають вплив на рівень, обсяг витрат торговельного підприємства

Факторний аналіз витрат торговельного підприємства досліджує вплив тільки тих факторів, які можуть бути обчислені кількісно.

Одним з факторів, що має найбільший вплив, особливо на рівень витрат ВАТ “Універсам-23” є обсяг товарообороту. При перевиконанні плану товарообороту рівень витрат знижується. Це відбувається тому, що деякі види витрат підприємства не залежать від величини товарообороту (витрати на оренду і утримання приміщень, на рекламу та інші витрати), у зв'язку з цим, відносний рівень цих витрат по відношенню до збільшеної суми товарообороту знижується. При невиконанні плану реалізації товарів за тієї ж причини рівень витрат підвищується.

Значний вплив на величину витрат підприємства має структура товарообороту, оскільки витрати по зберіганню і реалізації різних товарів неоднакові. Збільшення питомої ваги в загальному обсязі так званих витратоємких товарів підвищує рівень витрат (хоча прибуток від цього не зменшується, оскільки по таким товарам надаються більш високі торгові знижки).

Під впливом цього фактору умовно-змінні витрати зростають повільніше, ніж обсяг товарообороту, умовно-постійні майже не змінюються, тому зростання обсягу товарообороту впливає на суму і рівень витрат, тобто призводить до відносної економії витрат і зниження їх рівня по відношенню до товарообороту.

Так, вплив ступеню виконання плану товарообороту на зміну витрат ВАТ “Універсам-23” приведено в табл. 4.3.1.

Дані цієї таблиці свідчать про те, що в цілому витрати підприємства за рахунок зростання обсягу товарообороту збільшилися на 662,2 тис. грн., але за рахунок впливу інших факторів зменшились на 677,1 тис. грн. У тому числі за рахунок збільшення обсягу товарообороту значно зросли витрати на перевезення на 194,6 тис. грн., витрати на оплату праці - на 325,8 тис. грн., відрахування на соціальні заходи - на 144,1 тис грн. У свою чергу за рахунок впливу інших факторів витрати на перевезення зменшились на 195,6 тис. грн., витрати на оплату праці - на 328,0 тис. грн., відрахування на соціальні заходи - на 145,0 тис. грн. При цьому амортизаційні відрахування зросли на 2,0 тис. грн., а витрати на паливо зменшилися на 1,5 тис. грн., втрата товарів у межах норм природного убутку - на 0,1 тис. грн.

Отже, найбільший вплив на рівень та величину витрат

ВАТ“Універсам-23 ” має обсяг та структура товарообороту.

Скорочення обсягу товарообороту ВАТ “Універсам-23” призвело до скорочення витрат як в цілому, так і за окремими статтями витрат, одночасно рівень витрат зріс, це відбулося за рахунок зростання у структурі товарообороту питомої ваги витратоємких товарів.

4.4. Оперативний та порівняльний аналіз витрат комерційної діяльності.

Значення аналізу витрат полягає в тому, що він є необхідним інструментом ефективного управління господарською діяльністю, а також зниження витрат і підвищення рентабельності підприємства роздрібної торгівлі.

Сума прибутку і рентабельності торговельних підприємств знаходиться у безпосередній залежності від величини витрат. Чим нижче при інших рівних умовах рівень витрат, тим вище рівень рентабельності діяльності торговельного підприємства.

Аналіз витрат дозволяє виявити і кількісно обчислити резерви економії витрат підприємства і визначити напрямки їх ефективного використання.

Основними складовими загального аналізу витрат є оперативний та порівняльний аналіз.

Контроль та аналіз витрат здійсняють в оперативному порядку на основі даних поточного обліку та первинної документації. Оперативний аналіз можна здійсняти практично на будь-якому відрізку часу.

Порівняльний аналіз витрат проводиться на основі матеріалів зведеної звітності. При цьому використовуються методи групування ,лінійного програмування та ін.

Завданнями аналізу витрат є:

1. Перевірка правильності віднесення витрат на відповідні статті, правильності розподілу їх за структурними підрозділами, а також відповідність витрат тому періоду, до якого вони віднесені.

2. Визначення показників динаміки, а саме встановлення відхилень їх фактичної абсолютної величини від планової, а також від показників за минулі періоди.

3. Розрахунок рівня витрат по відношенню до роздрібного товарообороту.

4. Визначення відхилення рівня витрат звітного періоду від кошторису і попередніх періодів.

5. Розрахунок відносної економії або перевитрат (без розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні) за наступною формулою:

Е = Сума В₁ -Сума В₀* % виконання плану ТО / 100

(4.4.1.)

де, Е - економія;

Сума В₁ - сума витрат звітного періоду;

Сума В₀ - сума витрат за попередній період;

% виконання плану ТО - процент виконання плану товарообороту.

6. Розрахунок відносної економії з урахуванням розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні за наступною формулою:

Е = Сума В₁ - ( Сума В₀ зм.*% виконання плану ТО / 100 + Сума В₀ пост.)

(4.4.2.)

де, Е - економія;

Сума В₁ - сума витрат звітного періоду;

Сума В₀ зм. - сума умовно-змінних витрат попереднього періоду;

Сума В₀ пост. - сума умовно-постійних витрат попереднього періоду.

Дану методику використаємо для проведення загального аналізу витрат ВАТ “Універсам-23”, який розпочнемо з перевірки виконання плану загального рівня витрат і порівняння його з показниками минулих періодів (табл.4.4.1.).

Зробивши аналіз даних табл.4.4.1 можна сказати, що витрати ВАТ “Універсам-23” у звітному періоді скоротилися у порівнянні з планом на 14,9 тис.грн., а в порівнянні з 1997 та 1998 роками збільшилися відповідно на 3010,4 тис.грн. та на 2827,6 тис.грн. Рівень витрат в порівнянні з планом зріс на 5,0%, у результаті чого відбулися перевитрати коштів підприємства у порівнянні з планом на суму 239,35 тис.грн. (5986,9 тис.грн.*5,0% / 100).

Далі проведемо аналіз обсягу, структури і динаміки витрат за економічними елементами ВАТ “Універсам-23” (табл.4.4.1).

За результатами проведеного аналізу видно, що у 1999 році витрати збільшились у порівнянні з 1997 роком на 878,5 тис. грн. або 273,2 %, а в порівнянні з 1998 роком на 612,0 тис. грн або на 104,1 %. Також необхідно замітити, що збільшення витрати відбулось за всіма елементами. Так, в порівнянні з 1997 роком збільшились: матеріальні витрати - на 50,2 тис.грн. або на 205,7 %, відрахування на соціальні заходи - на 164,5 тис.грн. або на 254,6 %, амортизація основних фондів і нематеріальних активів - на 5,5 тис.грн. або на 37,9 %, витрати на оплату праці - на 386,0 тис.грн. або на 292,9 %, інші витрати - на 272,3 тис.грн. або на 315,5 %. У порівнянні з 1998 роком: матеріальні витрати - на 29,2 тис.грн. або на 64,3 %, відрахування на соціальні заходи - на 104,8 тис.грн. або на 84,3 %, амортизація основних фондів і нематеріальних активів - на 16,0 тис.грн. або на 400,0 %, витрати на оплату праці - на 263,2 тис.грн. або на 103,4 %, інші витрати - на 198,8 тис.грн. або на 124,4%.

У структурі витрат за економічними елементами найбільшу питому вагу займають витрати на оплату праці, яка становить у 1999 році 43,15 %, що в порівнянні з 1998 роком менше на 0,14 %. У свою чергу зросла доля амортизаційних відрахувань у порівнянні з 1997 роком на 0,99 %.

Таким чином, зменшення питомої ваги витрат на оплату праці у 1999 році в порівнянні з 1998 роком та зростання питомої ваги амортизаційних відрахувань свідчать про підвищення технічного рівня підприємства, а також про зростання продуктивності праці.

У результаті проведеного аналізу витрат ВАТ “Універсам-23” за статтями витрат (табл.4.4.1) було встановлено, що найбільший рівень по відношенню до товарообороту припадає на витрати на оплату праці, що становить у звітному році 8,65 %, що в порівнянні з 1997 роком більше на 4,22 %, з 1998 роком - на 0,59 %, а у порівнянні з планом - на 2,23 %. При цьому витрати на оплату праці у 1999 році зросли у порівнянні з 1997 роком на 386,0 тис. грн., а в порівнянні з 1998 роком на 263,2 тис. грн. По статті “Витрати на оплату праці” було встановлено у звітному періоді недовиконання кошторису витрат на 2,2 тис. грн., тобто підприємству вдалося зекономити коштів на суму 2,2 тис. грн.

Таблиця 4.4.1
Оцінка виконання кошторису, динаміки і рівня витрат обігу ВАТ"Універсам-23" за 1997-1999 роки
Статті витрат обігу	1997	1998	1999	Відхилення 1999 (+;-) від:
	сума, тис. грн.	рі-вень,%	сума, тис. грн.	рі-вень,%	план		плану	1997	1998
					сума, тис. грн.	рі-вень,%	сума, тис. грн.	Рі-вень,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%	абс., тис. грн.	відн.,%	в рів.,%
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
1.Витрати на перевезення	42,1	1,41	89,3	2,83	217,0	2,68	215,6	3,60	-1,4	-0,6	0,92	173,5	412,1	2,19	126,3	141,4	0,77
2.Витрати на оплату праці	131,8	4,43	254,6	8,06	520,0	6,42	517,8	8,65	-2,2	-0,4	2,23	386,0	292,9	4,22	263,2	103,4	0,59
4.Амортизація основних фондів	14,5	0,49	4,0	0,13	18,0	0,22	20,0	0,33	2,0	11,1	0,11	5,5	37,9	-0,15	16,0	400,0	0,21
6.Знос МШП	0,6	0,02	1,2	0,04	1,8	0,02	2,2	0,04	0,4	22,2	0,01	1,6	266,7	0,02	1,0	83,3	0,00
7.Витрати на паливо	37,9	1,27	58,9	1,86	63,0	0,78	61,5	1,03	-1,5	-2,4	0,25	23,6	62,3	-0,25	2,6	4,4	-0,84
10.Відсотки за кредит			3,5	0,11	3,0	0,04	3,7	0,06	0,7	23,3	0,02	3,7		0,06	0,2	5,7	-0,05
11.Втрата то-варів у межах норм природ-ного убутку	0,6	0,02	1,5	0,05	2,0	0,02	1,9	0,03	-0,1	-5,0	0,01	1,3	216,7	0,01	0,4	26,7	-0,02
13.Відрахування на соціаль-ні заходи	64,6	2,17	124,3	3,93	230,0	2,84	229,1	3,83	-0,9	-0,4	0,99	164,5	254,6	1,66	104,8	84,3	-0,11
15.Інші витрати	29,5	0,99	50,8	1,61	160,2	1,98	148,3	2,48	-11,9	-7,4	0,50	118,8	402,7	1,49	97,5	191,9	0,87
РАЗОМ	321,6	10,80	588,1	18,61	1215,0	15,0	1200,1	20,05	-14,9	-1,2	5,05	878,5	273,2	9,24	612,0	104,1	1,43

Відрахування на соціальні заходи - це друга найбільша за обсягом стаття витрат підприємства. Обсяг даних витрат у звітному році становив 229,1 тис. грн., що в порівнянні з 1997 роком більше на 164,5 тис. грн., а з 1998 роком - на 104,8 тис. грн. Слід зазначити, що по цій статті була також встановлена економія коштів на 0,9 тис. грн. Рівень відрахувань на соціальні заходи у 1999 році становить 3,83 %.

Проаналізувавши виконання кошторису витрат ВАТ “Універсам-23”, можна сказати, що у звітному періоді сума витрат становила 1200,1 тис. грн., що на 14,9 тис. грн. менше, ніж було заплановано. Це свідчить про абсолютну економію витрат, тобто зменшення витрат сприяє зростанню валового доходу підприємства.

Динаміка зміни витрат за статтями ВАТ “Універсам-23” свідчить про значне зростання обсягу витрат на протязі аналізуємого періоду.

Далі проведемо розрахунок відносної економії або перевитрат без розподілу витрат на умовно-постійні і умовно-змінні за формулою (4.4.1.)

Е = 1200,1 - (588,1*189,5)/100 = 1200,1-1114,4= 85,7 (тис. грн.)

Також проведемо розрахунок відносної економії або перевитрат з урахуванням розподілу витрат на умовно-постійні та умовно-змінні за формулою (3.4.2.)

Е = 1200,1-(373,93*189,5/100 + 208,17) =1200,1 - 928,14 = 271,96 (тис. грн.)

У результаті проведених розрахунків можна зазначити, що відбулася економія витрат у першому випадку на 85,7 тис. грн., а у другому - на 271,96 тис. грн. Це свідчить про позитивну роботу підприємства щодо управління витратами.

Отже, зробивши загальний аналіз витрат ВАТ “Універсам-23” можна відмітити наступне: рівень витрат підприємства у звітному періоді становив 20,05 %, найбільша питома вага у структурі витрат припадає на витрати на оплату праці і становить 43,15%, загальний обсяг витрат - 1200,1 тис. грн.

Негативним є збільшення витрат як в цілому, так і за окремими статтями.

5. СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКОВО-АНАЛІТИЧНИХ РОБІТ В УПРАВЛІННІ ВИТРАТАМИ

5.1. Склад і постановка задач

У теперішній час в Україні складається нова економічна система, яка грунтується на ринкових відносинах. Якісних змін зазнають всі важелі управління, у тому числі облік, аналіз і контроль.

Одне з провідних місць в управлінні підприємством займає сучасний бухгалтер. Він не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але й здійснює велику роботу з планування, аналізу, оцінки і огляду господарської діяльності підприємства і розробці управлінських рішень.

Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи управління і сучасні технічні засоби побудови різноманітних інформаційних систем. І, передусім, необхідно провести докорінну реконструкцію його технічної і інформаційної бази на підставі впровадження автоматизованої системи обліку, аналізу та контролю, до складу якої б входили автоматизовані робочі місця бухгалтера.

В умовах автоматизованої обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. Можна виділити три основні категорії користувачів автоматизованої системи бухгалтерського обліку:

керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами;

користувачі з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори);

користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова інспекція, фондові біржі, державні організації, робітники підприємства, покупці та ін.).

Також змінюється і цільове призначення бухгалтерського обліку. Зменшується його значення як найбільш організаційної частини інформаційної системи, яка функціонує на якісно новому технічному рівні. У все більшому ступені бухгалтерський облік повинен ставати складовою частиною управляючої системи підприємства.

Для здійснення функціонування об'єкта управління в автоматизованій системі управління формується інформаційне забезпечення, яке складається із позамашинних і машинних елементів. На рис.5.1.1 представлена структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку, аналізу та контролю.

Підвищення трудомісткості облікових процедур, неможливість багатьох господарюючих суб'єктів тримати великий штат бухгалтерів і доступність цін на персональні комп'ютери обумовили попит на бухгалтерські інформаційні системи. У теперішній час на ринку України пропонується велика кількість інформаційних систем бухгалтерського обліку. Всі вони різноманітні в залежності від обсягу виконуваних функцій, принципів побудови, складу додаткових послуг, технічного і методичного супроводу, галузевої орієнтації. На відміну від меморіально-ордерної або журнально-ордерної форм для автоматизованих форм ведення обліку (таблично-автоматизована і автоматизовано-діалогова) практично не існує ніяких стандартів і нормативів. Тому багаточисленні програмні рішення багато в чому відмінні один від одного як за представленням вхідних даних і вихідних форм, так і за принципами використання, способами налагодження бухгалтерських систем до облікової політики конкретних підприємств.

Рис. 5.1.1. Структура інформаційного забезпечення системи

автоматизації обліку, аналізу та контролю

У теперішній час на ринку України представлено біля десятка універсальних бухгалтерських програм, найбільш відомі з них: “Фінанси без проблем”, “Турбобухгалтер”, “Бест”, “Парус”, “1С:Бухгалтерія”.

Найпершою на ринку універсальних програм з'явилася програма “Фінанси без проблем”, але на жаль, вона і досі не має друкованої документації. Облік будується на вводі проводок, які вибираються з дерева структури, також відсутня частина, що відповідає за платіжні документи, крім того, не зрозуміло, як зберігати реквізити контрактів.

Версія пакету “Турбобухгалтер” дає змогу будувати облік на вводі проводок. Пакет поставляється з друкованою документацією, є можливість вести аналітичний облік з використанням аналітичних ознак.

Недоліком даного пакету є те, що журнал операцій зберігається у вигляді текстового файлу, який проглядається звичайним текстовим редактором. Внаслідок цього для недосвідченого користувача існує небезпека знищити фрагмент журналу операцій при неуважному маніпулюванні з блоками в текстовому редакторі.

Найбільшим попитом на ринку універсальних бухгалтерських програм користуються програмні пакети фірми “1С”. Добре відомий пакет цієї фірми “1С:Бухгалтерія” версії 4.0 із застосуванням нової технології, що дозволяє друкувати звітності на обраній мові і в обраній кодовій таблиці. При цьому зберігається правильність написання сум прописом і назв місяців. Посилення мови формування звітів дозволяє сформувати зручну в користуванні “зарплату”, а введені в неї цикли дозволяють автоматизувати розрахунки нарахувань і відрахувань із заробітної плати, розрахунки амортизації, переоцінку і інші аналогічні операції. Пакет підтримує технологію багатомовності.

Пакет “1С:Бухгалтерія” для WINDOWS дозволяє працювати декільком користувачам в локальній мережі з одною базою проводок, що дає змогу отримувати поточну інформацію про фінансовий стан в будь-який момент часу.

Серед розглянутих програм найбільш доцільним є використання в автоматизованому бухгалтерському обліку програми “1С:Бухгалтерія”.

Сьогодні бухгалтерський облік відіграє одну з головних функцій управління в умовах функціонування автоматизованих систем. Успіх у здійсненні управлінської функції у такому випадку багато в чому залежить від правильності побудови задачі автоматизованого обліку, аналізу контролю.

Дана задача являє собою сукупність вхідних даних, їх обробку з метою перетворення у вихідні показники. Вихідні показники визначають зміст задачі.

Постановка задачі - це формування початкових посилань, необхідних для розв'язання задачі, і описання її математичного змісту. У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть, зміст постановки, періодичність розв'язання, зв'язок задачі з іншими задачами, організація збирання початкових даних, часові обмеження на видавання розв'язку задачі.

Бухгалтеру необхідно володіти методичними прийомами постановки задач, які стосуються бухгалтерського обліку витрат, для перевірки достовірності даних, що видає ПЕОМ при автоматизованій обробці обліково-економічної інформації, а також для формування задач, розв'язання яких зумовлено потребою бухгалтерського обліку.

Обробка інформації на ПЕОМ для використання в обліково-аналітичному процесі включає алгоритмізацію і постановку задач та видавання обробленої інформації для виявлення недоліків у господарській діяльності, узагальнення висновків та розробка рекомендацій щодо усунення недоліків.

Так нашою задачею є бухгалтерський облік, аналіз і поточний контроль витрат (табл.5.1.1).

Таблиця 5.1.1

Характеристика задачі “Облік, аналіз та поточний контроль витрат торговельного підприємства”

Задача	Вхідна інформація	Вихідна інформація	Користувачі	Термін подання
1	2	3	4	5
Облік, аналіз поточний контроль витрат торговель-ного підприємст-ва	Дані журналів-ордерів по рахунках 10,22,371,661,64,65,20,13,28 та ін.	Книга аналітично-го обліку витрат Оцінка загального рівня витрат Протокол до аудиторсь-кого висновку за аналізуємий період	Бухгалтерія Бухгалтерія, управлінсь-кий персонал Управлінсь-кий персонал, аудитори	Раз в місяць Раз в місяць По мірі необхідності

Ця задача є досить об'ємна і включає ряд інших задач, а саме облік основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, праці і заробітної платні та інші. Ці задачі пов'язані між собою через єдину базу даних (рис.5.1.2) шляхом використання (передачі) бухгалтерської інформації по синтетичним рахункам обліку, які формуються автоматично у процесі вирішення задач.



Рис.5.1.2. Інформаційні взаємозв'язки АРМБ по обліку витрат

5.2. Алгоритмізація задач обліку контролю і аналізу витрат комерційної діяльності.

Центральне місце в інформаційних системах економічного характеру займає бухгалтерський облік. Ефективність його визначається не тільки оптимальною організацією обробки фінансово-бухгалтерської інформації, але й ефективною технологією облікового процесу, що безпосередньо пов'язана з моделюванням функцій обліку.

Організація бухгалтерського обліку і аналізу (рис.5.2.1.) характеризується предметною областю і, вбираючи в себе всі особливості господарюючого суб'єкта, являє собою складну систему, яка оперує великою кількістю взаємопов'язаних облікових компонентів постійного і змінного характеру, які відображають функції і обмеження змін окремих елементів обліку.

Технологія обробки характеризується завершеним циклом руху інформації з моменту її виникнення (первинний облік) до формування аналітичної інформації для керівництва (рис.5.2.2.).

Облік витрат є зведеною (другорядною) ділянкою обліку по відношенню до обліку праці і заробітної плати, матеріальних цінностей, основних фондів, розрахунково-фінансових операцій і інших. Тому він грунтується майже на всіх документах первинного і зведеного обліку діяльності підприємства, і документація по ньому повинна забезпечувати розподіл витрат за економічними елементами, статтями та місцями виникнення.

В умовах автоматизованої обробки даних бухгалтерського обліку і аналізу витрат торгівельного підприємства є можливість використовувати для групування витрат по аналітичним і синтетичним рахункам різних регістрів або виконання розрахунків по окремих елементах витрат: відомостей нарахування заробітної плати; розрахунок суми органам соціального страхування; розрахунок амортизаційних відрахувань і зносу малоцінних і швидкозношуваних предметів та основних фондів. Розрахунок заробітної плати здійснюється у пакетному режимі, який надає можливість робити його вибірково по підрозділах або в цілому по підприємству, після чого формуються журнали контрольних чисел і перевіряється правильність розподілу фонду оплати праці по підрозділах торговельного підприємства.

У якості довідників, що носять допоміжний характер, при автоматизованій обробці даних бухгалтерського обліку та аналізу використовують класифікатори. Вони створюються і ведуться за звичайною схемою, а по мірі надходження нової інформації доповнюються і корегуються в режимі діалога. Користувач звертається до класифікаторів в діалоговому режимі у масштабі реального часу і по мірі необхідності, однак їх функції можна значно розширити. Справа в тому, що існує багато дій, традиційно здійснюваних користувачем, які не враховані при проектуванні у сфері автоматизації. Прикладом цього може бути необхідність коригування норм амортизаційних відрахувань на повне відновлення основних фондів в інвентарній картотеці у відповідності з кодами норм, які містяться у відповідному довіднику. Введення такого режиму пов'язане з додатковими затратами, оскільки включає не тільки коригування, але й ряд супутніх функцій: перегляд картотеки в різних розрізах, одержання протоколів та інше. Очевидно, що введення додаткових режимів розширює можливості користувача, робить систему зручніше в експлуатації.



Рис. 5.2.1. Схема організації обліку і аналізу в інформаційних бухгалтерських системах торговельного підприємства

СОРТУВАННЯ ,

ФОРМУВАННЯ МАСИВУ

ДАНИХ ПО ОБЛІКУ

ВИТРАТ

Рис.5.2.2. Алгоритм вирішення задачі обліку, аналізу і контролю витрат

в автоматизованих бухгалтерських системах

5.3. Вихідні документи та їх використання в управлінні витратами

Використання на практиці автоматизованих інтегрованих систем обліку, аналізу та контролю і розподілених систем обробки даних дає можливість комплексно вирішувати задачі не тільки по обліку, але й з аналізу та контролю. За допомогою цих систем на підставі вихідних документів можна здійснювати оцінку фактичного стану підприємства, а також прогнозувати і моделювати управлінські рішення.

При веденні обліку, аналізу та контролю за допомогою автоматизованого робочого місця бухгалтера функція обробки даних відмежовується від користувача і здійснюється у формі, до якої не має доступу людська свідомість.

Тому виникає необхідність відображення вихідної інформації, яка міститься на машиночитаємому носії, у вигляді, придатному для усвідомлення і використання обліковим персоналом. Відображення вихідної облікової інформації в умовах використання автоматизованого робочого місця бухгалтера здійснюється в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації.

Вихідною інформацією бухгалтерського обліку витрат є обліково-звітні показники, необхідні для аналізу та контролю фінансово-господарської діяльності торговельного підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, яка використовується з метою підтвердження достовірності облікової інформації функціонування інформаційної системи бухгалтерського обліку.

Зміст вихідних документів повинен забезпечувати можливість перевірки правильності результуючої інформації і її відповідність інформації первинних документів.

Як правило, вихідна інформація видається по запиту, і тому найбільш вигідною формою її відображення є фрагментарні документи і відеограми.

Вихідна інформація обліку, аналізу та контролю, яка формується на машинозчитуємому носії повинна бути оформлена належним чином, що забезпечує юридичну силу вказаних документів, і у відповідності до вимог архівного зберігання, на рівні з традиційними документами на паперових бланках.