Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация учета, контроля и анализа труда и заработной платы

Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учету, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределенных баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы создается информационная база с использованием АРМ бухгалтера трех категорий (рис.1).

АРМ Б 3 категории (руководитель)

АРМ Б 2 категории (бухгалтерия)

АРМ Б 1 категории (цеха, отделы, участки.)

Рис.1 Информационная модель организации АРМ бухгалтера по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы

На АРМ бухгалтера I категории осуществляется ввод первичных данных, расчет информации и выдача на экран или печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям. Контроль, анализ и аудит информации выполняется по отдельным структурным подразделениям. Автоматизация задач по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы базируется на обособленных алгоритмах расчета.

Технологический процесс обработки и получения информации по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы на АРМ бухгалтера I категории состоит из следующих этапов:

1. Подготовка первичной информации

Ввод первичных данных осуществляется в диалоговом режиме. Важное значение при этом имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных. Поэтому программное обеспечение соответствующих АРМ должно обеспечивать автоматизированную проверку вводимых данных и выдачу сообщений о выявленных ошибках.

2. Расчет сумм оплаты и удержаний по соответствующим кодам видов оплат и удержаний,

3. Выдача выходной информации по структурным подразделениям

4. Контроль и корректировка результатной информации;

5. Аудит учетной информации

На АРМ бухгалтера II категории (в бухгалтерии) создается информационная база данных по учету труда и заработной платы, в которой объединяются все данные, поступающие с АРМ бухгалтера I категории из структурных подразделений.

Конечным результатом решения задач по учету труда и заработной платы является формирование информационной базы в целом по предприятию.

На АРМ бухгалтера III категории осуществляется свод оплаты труда в целом по предприятию. Здесь же проводится анализ средств на оплату труда, контроль, моделирование, прогнозирование труда и заработной платы.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМ бухгалтера практически все задачи по учету труда и заработной платы могут быть решены как в подразделении (на АРМ бухгалтера I категории), так и в бухгалтерии (на АРМ бухгалтера II категории), т.е. ни одна из этих задач не относится к стандартным. Возможность и целесообразность решения задач в подразделениях (на АРМ бухгалтера I категории) обусловлена тем, что именно там возникает большая часть исходной информации и используется в значительной степени результатная информация. Возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией и подразделениями.

При распределении задач между бухгалтерией и подразделениями необходимо учитывать следующие условия решения задач:

численность работающих и подразделений, условия оплаты труда;

способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;

состав других задач, решаемых средствами АРМ в подразделениях;

вариант распределения задач учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Информационная увязка задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы в условиях функционирования АРМБ внутри полной информационной системы учета и информационной системы предприятия в целом осуществляется по следующим принципам:

Принципы, обуславливающие использование АРМБ в информационной системе предприятия: использование взаимной информации; общность отдельных источников информации; общность отдельных первичных носителей информации; общность отдельных результатных носителей информации; единство системы кодирования информации; наличие обратной связи; единство системы показателей.

На рис.2 приведена укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы.

Рис.2 Укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы

АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы взаимосвязано с другими системами по следующим функциям.

1. С АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций по функциям:

а) выплаты заработной платы через кассу и перечисления через расчетный счет;

б) начисление заработной платы;

в) начисление страховых взносов;

г) удержание из заработной платы;

д) резерв предстоящих расходов.

2. С АРМ бухгалтера по учету затрат на производств по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам и кодам затрат;

б) начисление страховых взносов.

3. С АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам;

б) начисление страховых взносов;

в) удержание из заработной платы;

г) резерв предстоящих расходов;

д) данные об использовании фондов.

4. С информационной системой предприятия (с подсистемой управления кадрами) по функциям:

а) изменения в составе работников и их заработной плате;

б) среднесписочный состав за определенный период;

в) информация о месте нахождения депонента.

На предприятиях Украины функционируют различные автоматизированные системы учета труда и заработной платы. Мы рассмотрим новую информационную систему учета, контроля и аудита, которая внедрена на некоторых предприятиях Украины.

Для работы на АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы необходим подготовительный этап: ввод на дату внедрения сальдо по счетам 70, 69 в аналитическом разрезе; нормативно-справочной информации; информации, поступающей из других рабочих мест бухгалтера и информационной системы.

Основное меню имеет следующий вид:

1. Информационная часть

2. Расчетная часть

Информационная база формируется на основе документов и справочников, традиционно используемых в бухгалтерском учете. Она может корректироваться по мере изменения табельных данных сотрудников предприятия. Тем самым, ведение информационной базы, в основном, заключается в выборе соответствующих операций в меню информационной части и в корректировке тех данных, которые претерпели изменения или отличны от общепринятых, например, число отработанных дней (часов), отлично от общего числа рабочих дней (часов) за текущий месяц, имеются дни по больничному листу и т.д.

Работа с информационной базой состоит из следующих функций:

Вначале определяется тип первичных данных или выбирается нужный справочник. Затем выбирается конкретная функция работы с информацией: просмотр, редактирование, дополнение, удаление, печать.

Справочник списочного состава создается на всех работников предприятия (подразделения). При аудите (контроле) поиск информации производится в целом по предприятию или по образцу: по подразделению, табельному номеру, фамилии, имени, отчеству, должности, коду вида оплат и удержаний.

Бухгалтер осуществляет просмотр необходимой информации в зависимости от характера анализируемой информации.

При проверке особое место должно быть уделено вопросам правомерности включения необходимых видов оплат в среднюю заработную плату. Для этого на основе справочника видов оплат, входящих в среднюю заработную плату, проверяется правильность ведения и корректировки первичной информации путем ее просмотра за определенный период времени.

База знаний содержит информацию, позволяющую однозначно определить управленческую функцию, соответствующую произведенным расчетам. С помощью базы знаний бухгалтер (аудитор) или руководитель предприятия имеет возможность получить подсказку по той или иной возникшей ситуации.

После ввода первичной информации или корректировки нормативно-справочной информации бухгалтер осуществляет расчет заработной платы путем выбора определенной функции из расчетной части.

Расчетная часть имеет следующий набор функций:

1) Контроль входной информации

Функция "Контроль входной информации" позволяет автоматизированным путем проанализировать полноту информации (наличие табеля, нарядов и т.д.). В случае отсутствия какой-либо информации бухгалтер вводит недостающие данные. Это дает возможность исключить просчет заработной платы при отсутствии каких-либо данных.

2) Расчет аванса

С помощью функции "Расчет аванса" производится начисление аванса за указанный срок на весь списочный состав работающих с занесением данных в информационную базу.

3) Расчет нарядов

4) Расчет заработной платы

5) Межрасчетный период

Расчет в межрасчетный период производится по мере поступления первичных данных о предоставлении отпуска, о днях болезни и т.д.

6) Аннулирование расчета

7) Выходная информация

Заработная плата рассчитывается в конце отчетного периода в разрезе предприятия, структурного подразделения и табельного номера. После выполнения расчетов или для просмотра выходной информации прошлых расчетных периодов выбирается функция "Выходная информация", которая подразделяется на следующие типы:

1. Выходная информация

2. Ведомость на аванс

Ведомость на аванс выдается по необходимости в виде платежной ведомости.

3. Ведомость межрасчетного периода

4. Расчетная ведомость за месяц

Расчетная ведомость за месяц необходима для расчетов по каждому табельному номеру, структурному подразделению и предприятию в целом. Бухгалтер (аудитор) имеет возможность проанализировать начисленную заработную плату, удержания и, при необходимости внести соответствующие коррективы.

5. Платежная ведомость за месяц

6. Индивидуальный расчетный листок

Индивидуальный расчетный листок печатается в двух экземплярах, один экземпляр выдается работнику на руки, другой остается в бухгалтерии предприятия.

7. Ведомость по видам оплат

Для контроля за фондом заработной платы в целом и по отдельным видам оплат и удержаний служит Ведомость распределения начисленной заработной платы по видам оплат.

Ведомость распределения начислений (удержаний) заработной платы по видам оплат за период __________

8 Ведомость по категориям работающих

Для анализа заработной платы в разрезе категорий работающих и видов оплат, не входящих в фонд оплаты труда, служит Ведомость распределения начислений заработной платы по категориям работающих.

Ведомость распределения начислений заработной платы по категориям работающих за период____________________

Аудитор при анализе информации в целом по предприятию имеет возможность сравнить ее с данными по форме № 2 и дать конкретные предложения по сбалансированности фонда оплаты труда внутри структурных подразделений.

9 Ведомость распределения заработной платы по кодам затрат

С целью отображения заработной платы на счетах бухгалтерского учета в разрезе объектов учета (заказ, вид продукции, работ, услуг и т.д.) информация отображается в разрезе корреспондирующих счетов. На основании Ведомости распределения заработной платы по видам производственных затрат аудитор проверяет правильность отнесения отдельных видов начислений и удержаний на корреспондирующие счета. Эта же информация используется для последующего учета в других АРМ бухгалтера.

Ведомости и платежные поручения по перечислениям формируются автоматически и выдаются по мере необходимости.

10 Ведомость сумм, удержанных за кредит

11 Реестры и платежные поручения по кредиту

12 Ведомость перечислений сумм в банк

13 Реестры переводов алиментов по почте

14 Ведомость перечислений алиментов

15 Ведомость перечислений сумм по ссудам

Для расчета заработной платы по средней заработной плате осуществляется отображение информации в виде Ведомости по расчету листов по временной нетрудоспособности и Ведомости расчета отпуска.

16 Ведомость расчета листов по временной нетрудоспособности

17 Ведомость расчета отпуска

Ведомость расчета отпуска за период_______________

Бухгалтер проверяет правильность начислений и правомерность включения видов оплат при начислении общего среднего заработка каждого работника предприятия.

18 Ведомость расчета бригадных нарядов

19 Ведомость отклонений от нормальных условий работы

С целью получения своевременной информации о характере, величине, причинах и виновниках отклонений по запросу составляется ведомость по отклонениям от норм по заработной плате для различных уровней управления,

что позволяет руководителям цехов и предприятия оперативно принимать решения по предотвращению дальнейших отклонений.

Аудитор, имея информацию об отклонениях, анализирует причины и выявляет неправомерные нарушения.

20 Ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам

Ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам используется для контроля и анализа причин и виновников простоя работников в разрезе структурных подразделений и предприятия в целом, а также для принятия управленческих решений.

Ведомость простоев рабочих по причинам и виновникам

Таким образом учет заработной платы по нормам и отклонениям от норм при нормативном методе дает возможность контролировать на АРМ бухгалтера использование фонда заработной платы, обоснованно разрабатывать организационно-технические мероприятия, направленные на повышение эффективности производства.

21 Ведомость расчета суммы превышения фонда оплаты труда

Для принятия управленческих решений по превышению фонда оплаты труда над нормативной величиной осуществляется автоматизированный расчет за любой интервал времени с формированием Ведомости расчета налога с суммы превышения фонда оплаты труда. Данная ведомость содержит сведения о суммах, начисленных на оплату труда, по среднесписочной численности работников предприятия, прочих выплатах, по нормируемой величине фонда оплаты труда и сумме превышения фактической величины расходов над нормативной.

22 Справочная информация

Особое место в АРМБ занимает справочная информация. Данная функция позволяет бухгалтеру (аудитору) осуществлять контроль за введенными и рассчитанными данными в разрезе предприятия - в целом, структурного подразделения, табельного номера вида оплат, номера документа, счета, субсчета, кода аналитического учета, даты. Это дает возможность бухгалтеру (аудитору) без дополнительных расчетов производить просмотр информации в необходимом разрезе, что позволяет осуществлять оперативный контроль и принимать соответствующие управленческие решения.

8) Моделирование учета труда и заработной платы

. В современных условиях хозяйствования особое место занимает моделирование учетного процесса труда и заработной платы. Для этого в АРМ бухгалтера используется функция "Моделирование учета труда и заработной платы", позволяющая рассчитать оптимальный размер фонда заработной платы, выявить отклонения от установленных величин и принять необходимое решение.

В режиме данной функции осуществляется расчет за определенный период времени данных о нормативном фонде заработной платы и фактических данных в разрезе структурных подразделений (рис3), видов продукции, работ и услуг. Кроме этого бухгалтер (аудитор) имеет возможность смоделировать затраты на оплату труда с учетом роста (снижения) объема производства продукции (работ, услуг) и смоделировать влияние фонда заработной платы на снижение себестоимости продукции.

автоматизация рабочее место бухгалтер

январь февраль март апрель май

1 - нормативные данные; 2 - фактические данные

Рис.3 Модель отображения фонда оплаты труда в разрезе структурных подразделений

9) Ведение информационной базы

Таким образом, АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы позволяют комплексно решать все задачи, поставленные перед данным участком учета, и выдавать информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Размещено на Allbest.ru