Система автоматизации бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле

В «1С:Бухгалтерии 8.0» обеспечен раздельный учет доходов и расходов по деятельности, облагаемой ЕНВД и не облагаемой ЕНВД. Расходы, которые нельзя отнести к определенному виду деятельности в момент их совершения, можно распределить позднее по установленным пропорциям.

Используемая система налогообложения -- общая или упрощенная, применение системы налогооложения ЕНВД к отдельным видам деятельности указываются в настройках налоговой политики организации. Причем для разных организаций информационной базы можно указывать разные системы налогообложения.

Учет НДС

В «1С:Бухгалтерии 8.0» учтены все требования бухгалтерского и налогового законодательства, касающиеся налога на добавленную стоимость (НДС). Требования главы 21 Налогового кодекса соблюдаются благодаря использованию специальной подсистемой учета НДС. Подсистема автоматизирует все необходимые процедуры, в частности, формирование специализированных документов для учета НДС -- счетов-фактур, а также специализированных форм налоговой отчетности -- книги покупок и книги продаж.

Учет НДС при поступлении товаров и услуг

При поступлении товаров и услуг НДС учитывается в следующем порядке. В текущей работе, при регистрации в информационной базе документов поступления товаров и услуг, сумма НДС рассчитывается автоматически. При этом формируется проводка по дебету счета 19. Для автоматического определения суммы НДС используется ставка НДС, указанная в справочнике «Номенклатура» для позиций товаров и услуг, перечисленных в документе.

После завершения отчетного периода рассчитывается сумма НДС, причитающаяся к перечислению в бюджет. Сумма НДС по документу поступления товаров и услуг принимается к вычету (то есть используется для уменьшения суммы налога, подлежащего уплате в бюджет) при условии соблюдения следующих дополнительных условий:

· в информационной базе должен быть зарегистрирован документ «Счет-фактура полученный»,

· должна быть зарегистрирована оплата поступивших ценностей.

Если в завершающемся отчетном периоде по какому-либо документу эти условия не будут выполнены, то вычет суммы НДС документа будет отложен до следующего отчетного периода.

Указанные условия связаны с требованиями законодательства. «1С:Бухгалтерия 8.0» содержит средства для проверки соблюдения указанных условий и автоматического ввода недостающей информации и недостающих документов.

Первое условие выполняется легко: счет-фактура формируется автоматизированным способом непосредственно из формы документа поступления товаров и услуг. В экранную форму счета-фактуры требуется ввести дату и номер, содержащиеся в бумажной форме счета-фактуры поставщика.

Предусмотрена возможность группового формирования счетов-фактур по документам, относящимся к определенному периоду времени.

Второе условие выполняется следующим образом. Чтобы не создавать лишних задержек в текущей работе пользователей, не требуется, чтобы пользователи привязывали документы оплаты к документам поставок непосредственно при вводе этих документов. Для взаимной привязки используется специальный документ «Регистрация оплаты поставщику для НДС».

Этот документ целесообразно вводить в информационную базу по завершении отчетного периода.

Встроенные механизмы автоматизированного заполнения табличной части документа обеспечивают перебор ранее введенных документов поставок и всех документов оплаты поставок и взаимную привязку этих документов друг к другу. При этом один документ оплаты может быть привязан к нескольким документам поставки и наоборот, один документ поставки может быть привязан к нескольким документам оплаты.

Документ «Регистрация оплаты поставщику для НДС» формирует проводки принятия НДС к зачету по дебету счета 68 (субсчет 682 «Налог на добавленную стоимость») и кредиту счета 19.

Учет НДС при продажах

Отражение НДС в бухгалтерском учете по операциям продажи товаров и услуг зависит от того, какой метод определения выручки выбран в настройках налоговой политики организации в целях учета НДС: «по оплате» или «по отгрузке».

Если используется метод учета НДС «по отгрузке», то сумма НДС должна приниматься к начислению при регистрации факта отгрузки или факта оказания услуг. При этом сумма НДС, включенная в общую сумму документа, должна отражаться в бухгалтерском учете по кредиту субсчета 682.

Использование метода учета НДС «по оплате» означает, что НДС должен приниматься к начислению при регистрации получения оплаты. При этом сумма НДС, включенная в сумму платежа, должна быть отражена в бухгалтерском учете по кредиту счета 68 (субсчета 682) независимо от регистрации отгрузки и выставленного счета-фактуры. Для отражения в бухгалтерском учете сумм НДС, временно не принятых к начислению, используется субсчет 76.Н «Расчеты по НДС, отложенному для уплаты в бюджет». На этом субсчете должны отражаться суммы НДС документов отгрузки при использовании метода учета НДС «по оплате» в случаях, когда отгрузка произведена раньше оплаты.

«1С:Бухгалтерия 8.0» максимально облегчает пользователю соблюдение требований налогового законодательства. В документах оплаты сумму НДС выделять не требуется. Сумма НДС выделяется в документах отгрузки материальных ценностей и оказания услуг автоматически, при заполнении табличной части документа. Причем по документу отгрузки автоматически формируются проводки, отражающую сумму НДС в бухгалтерском учете: если используется метод учета НДС «по отгрузке», то по по дебету субсчета 90.03 и кредиту субсчета 682, а если используется метод учета НДС «по оплате», то по дебету субсчета 90.03 и кредиту субсчета 76.Н.

После завершения отчетного периода формируется документ «Регистрация оплаты от покупателей для НДС». Этот документ устанавливает связь между документами отгрузки и документами получения оплаты и формирует необходимые бухгалтерские проводки.

Налоговое законодательство требует оформления счетов-фактур на суммы полученных авансов. Эти счета-фактуры достаточно распечатывать в одном экземпляре, поскольку передавать покупателям их не требуется.

Счета-фактуры на аванс формируются автоматически при помощи регламентной процедуры «Регистрация счетов-фактур на аванс». Эта процедура перебирает все поступившие платежи за товары и услуги, по которым не было зарегистрировано отгрузки товара и оказания услуг, выделяет суммы полученных авансов и вводит в информационную базу соответствующие счета-фактуры.

Счета-фактуры на авансы отличаются от других счетов-фактур тем, что по ним формируются проводки, отражаемые в бухгалтерском учете.

Отчетные формы

«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает автоматическое формирование и вывод на печать специализированных форм налоговой отчетности -- книги покупок и книги продаж. Необходимым условием для правильного формирования этих отчетных форм является предварительное выполнение регламентных процедур завершения отчетного периода, ввод в информационную базу документов поступления, отгрузки и оплаты, регистрация счетов-фактур. При соблюдении этих требование собственно формирование книги продаж или книги покупок не займет большого времени.

Налоговые декларации по НДС также заполняются автоматически. Налоговые декларации включены в состав форм регламентированной отчетности.

Налоговый учет (по налогу на прибыль)

В «1С:Бухгалтерии 8.0» организован налоговый учет в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

Для решения этой задачи используется специальный план счетов налогового учета, структура и организация аналитического учета в котором приближены к бухгалтерскому плану счетов. Специальный план счетов налогового учета не предусмотрен нормативными документами и является частью методики ведения учета фирмы «1С».

«1С:Бухгалтерия 8.0» поставляется с предварительно заполненным планом счетов налогового учета, кодировка которого выполнена таким образом, чтобы обеспечить сопоставимость обобщаемых на них данных с данными бухгалтерского учета. Такой подход существенно облегчает выполнение требований законодательства.

Вместе с тем налоговый план счетов отражает и специфику налогового учета в соответствии с главой 25 Налогового кодекса.

Особенности плана счетов налогового учета по сравнению с планом счетов бухгалтерского учета состоят в следующем:

· все счета налогового учета являются забалансовыми, то есть в налоговом учете могут быть проводки без корреспонденции счетов, хотя в большинстве случаев все же используется корреспонденция;

· в плане счетов налогового учета практически все счета расчетов (с поставщиками, покупателями и т.д.) заменяет счет ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав»;

· отсутствуют счета учета объектов, которые в любом случае не влияют на налог на прибыль (например, отсутствует счет учета уставного капитала, нераспределенной прибыли и т.п.), или предполагается, что соответствующие активы или обязательства имеют ту же оценку, что и в бухгалтерском учете (например, денежные средства);

· практически все счета налогового учета затрат на производство имеют по 3 субсчета -- для учета прямых и косвенных расходов;

· к счету 91 «Прочие доходы и расходы» открыто необходимое для налогового учета количество субсчетов.

Налоговый учет организован на следующих базовых принципах:

· независимость данных налогового учета от данных бухгалтерского учета;

· сопоставимость данных налогового учета с данными бухгалтерского учета;

· совпадение суммовых и количественных оценок доходов и расходов, активов и обязательств по данным налогового и бухгалтерского учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Хозяйственные операции отражаются параллельно в бухгалтерском и налоговом учете. Но конфигурация максимально избавляет пользователя от необходимости отдельно описывать операцию для налогового учета.

Способом отображения хозяйственных событий в налоговом учете является запись налоговых проводок. Налоговые проводки аналогичны бухгалтерским проводкам и доступны к просмотру через журнал проводок налогового учета, который устроен аналогично журналу проводок бухгалтерского учета. Принципиальное отличие налоговой проводки от бухгалтерской заключается в том, что в записи налоговой проводки не требуется соблюдать правило двойной записи.

При вводе в информационную базу документа налоговые проводки сформируются автоматически, если в экранной форме документа будет проставлена отметка «Отразить в налоговом учете». Налоговые проводки можно просмотреть через фрагмент журнала проводок налогового учета, который можно открыть из экранной формы документа (наряду с аналогичным фрагментом журнала проводок бухгалтерского учета).

Счета налогового учета и другие реквизиты подставляются в налоговые проводки при их автоматическом формировании аналогично тому, как это делается при автоматическом формировании бухгалтерских проводок. Счета налогового учета автоматически подбираются из тех же самых списков, которые используются для автоматического подбора счетов бухгалтерского учета. Благодаря этому работу по вводу информационную базу документов можно поручить сотрудникам, не являющимся бухгалтерами, а за бухгалтерами оставить функцию контроля настроек налоговой политики предприятия и функцию контроля за состоянием списков, используемых для автоматического подбора счетов налогового учета и счетов бухгалтерского учета.

При завершении отчетного периода вводится документ «Закрытие месяца», записывающий в информационную базу набор итоговых проводок налогового учета (наряду с итоговыми проводками бухгалтерского учета).

Для текущего контроля состояния налогового учета предназначен набор стандартных счетов налогового учета, аналогичный набору стандартных отчетов бухгалтерского учета (оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, карточка счета и др.).

Данные налогового учета автоматически отображаются в формах промежуточной налоговой отчетности по налогу на прибыль -- налоговых регистрах.

После ввода всех документов отчетного периода и выполнения регламентных операций можно запустить процедуру автоматического формирования налоговой декларации по налогу на прибыль, которая относится к регламентированным отчетам.

Упрощенная система налогообложения

Для организаций, использующих упрощенную систему налогообложения (УСН), «1С:Бухгалтерия 8.0» позволяет организовать учет доходов и расходов в соответствии требованиями главы 26.2 Налогового кодекса.

Организации, применяющие УСН, могут использовать в качестве объекта налогообложения:

· доходы;

· доходы, уменьшенные на величину расходов.

Признак применения УСН и выбранный объект налогообложения указываются в настройках политики налогового учета организации. Там же указывают условия принятия расходов (в случае использования в качестве объекта налогообложения доходов, уменьшенных на величину расходов).

При использовании УСН учетные записи «Книги учета доходов и расходов» формируются автоматически при проведении документов. Кроме того, записи «Книги учета доходов и расходов» могут быть введены вручную с помощью документа «Запись книги учета доходов и расходов».

После записи в информационную базу всех документов отчетного периода и регламентных документов «Закрытие месяца» можно автоматически сформировать основную форму налоговой отчетности -- «Книгу учета доходов и расходов».

Учет деятельности, облагаемой единым налогом на вмененный доход

Решением регионального органа власти отдельные виды деятельности организаций могут быть переведены на систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД).

Если система ЕНВД используется для всей деятельности, то это не создаст особых проблем для учета хозяйственной деятельности организации. Глава 26.3 Налогового кодекса не требует ведения учета доходов и расходов в случае применения системы ЕНВД, поскольку размер начисляемого ЕНВД не связан с размером получаемых доходов, а зависит от натуральных показателей, согласованных с местными органами власти. При этом у организации сохраняется обязанность вести бухгалтерский учет.

Если организация занимается несколькими видами деятельности, то может получиться, что часть видов деятельности переведена на систему налогообложения в виде ЕНВД, а для остальных сохранена общая система налогообложения или упрощенная система налогообложения (УСН). В этой ситуации для остальных видов деятельности должен вестись налоговый учет (по налогу на прибыль) или налоговый учет УСН, причем расходы и доходы по видам деятельности, переведенным на систему налогообложения ЕНВД, в этом налоговом учете не должны отражаться.

Для решения этой задачи в «1С:Бухгалтерии 8.0» организован обособленный учет расходов и доходов по видам деятельности, облагаемым ЕНВД.

Признак использования системы налогообложения ЕНВД должен быть указан в настройках налоговой политики организации. Там же следует указать счета бухгалтерского учета, которые будут использоваться для учета доходов и доходов по видам деятельности, облагаемым ЕНВД.

В текущей работе бухгалтер должен руководствоваться следующим правилом: доходы и расходы по видам деятельности, облагаемым ЕНВД, регистрируются вводом бухгалтерских проводок с использованием специально предназначенных для этого бухгалтерских счетов. Проводки налогового учета (по налогу на прибыль) или налогового учета УСН по таким операциям формироваться не должны.

Принадлежность дохода к тому или иному виду деятельности устанавливается легко, но установить подобное соответствие для расходов не всегда удается.

Расходы, которые нельзя отнести к определенному виду деятельности в момент их совершения, распределяются позже пропорционально доле соответствующего дохода в суммарном объеме всех доходов. Такие расходы накапливаются на статьях затрат, отмеченных как распределяемые автоматически между видами деятельности, облагаемыми и не облагаемыми ЕНВД.

Фиксированная доля некоторых видов расхода может быть отнесена к деятельности, облагаемой ЕНВД -- например, расходы на оплату труда директора, бухгалтера и некоторых других работников. Для таких работников следует указать долю зарплаты, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД.

Указанная доля начислений по зарплате работников будет исключаться из затрат по деятельности, которая не облагается ЕНВД и учитывается в налоговом учете (по налогу на прибыль) или в налоговом учете УСН.

2.2.5 Основные требования для ведения учета торговых операций в разрабатываемой системе на базе «1С:Бухгалтерия»

В системе автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров, включая оптовую и розничную торговлю.

Все операции по оптовой торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками.

Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику. Обеспечивается автоматическое отражение торговых операций в бухгалтерском и налоговом учете. Прием товаров от поставщика регистрируется документом «Поступление товаров и услуг».

Этим документом регистрируется как поступление товарно-материальных ценностей, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом -- увеличение долга предприятия перед контрагентом или погашение долга контрагента предприятию. Указанные факты автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Расчеты с контрагентом могут вестись в иностранной валюте. При этом для отражения взаиморасчетов в бухгалтерском и налоговом учете иностранная валюта будет автоматически пересчитываться в рубли.

Кроме того, из экранной формы документа легко получить типовые печатные формы ТОРГ-12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ-4 (акт о приемке товара без счета поставщика), М-4 (приходный ордер).

Отгрузка товаров

Отпуск товаров покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа «Реализация товаров и услуг».

Из экранной формы документа можно получить несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Документом «Реализация товаров и услуг» можно зарегистрировать отгрузку без перехода права собственности в случаях, когда переход права собственности производится при выполнении дополнительных условий При этом может производиться начисление НДС, если в учетной политике организации установлен соответствующий признак.

Предприятие может вести розничную торговлю с использованием одной или нескольких торговых точках, в роли которых могут выступать магазины, находящиеся в собственности предприятия или взятые в аренду, павильоны, киоски, арендуемые торговые секции в универсальных магазинах и т. д. Система обеспечивает автоматизацию учета розничных продаж и товарных остатков на каждой торговой точке. «1С:Бухгалтерия 8.0» рассчитана на то, что торговые точки предприятия могут быть обеспечены разными комплектами торгового оборудования, что торговые точки могут различаться степенью автоматизированности и автономности.

В интересах отражения розничных продаж в информационной базе торговые точки разделяются на следующие две категории:

· неавтоматизированные торговые точки;

· автоматизированные торговые точки.

Автоматизированная торговая точка означает более высокую точность и оперативность учета. Продавец-кассир оформляет завершение каждой кассовой смены в соответствии с действующими правилами использования контрольно-кассовой техники. В частности, из контрольно-кассовой машины выводится так называемый «z-отчет», который регистрируется его в бумажной «Книге кассира-операциониста». При завершении смены в информационную базу вносится документ «Отчет о розничных продажах». Документ содержит сводку товаров, проданных в течение кассовой смены.

В неавтоматизированной торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники. Предполагается, что контрольно-кассовые машины не связаны с информационной базой, оперативный учет отпуска товаров покупателям не ведется. При большом товарном обороте это приводит к тому, что через некоторое время реальные количественные остатки товаров в торговой точке становятся неизвестными.

Для устранения расхождений между данными об остатках товаров, содержащимися в информационной базе, и их реальными остатками, периодически проводятся инвентаризации. Результаты инвентаризации вносятся в информационную базу документом «Инвентаризация товаров на складе».

Отклонения, выявленные инвентаризацией, скорее всего будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.

Из экранной формы документа «Инвентаризация товаров на складе» можно сформировать документ «Отчет о розничных продажах», куда автоматически внесутся данные о выявленных недостачах. С помощью документа «Отчет о розничных продажах» продажи регистрируются в информационной базе.

Документ «Отчет о розничных продажах» можно вносить в информационную базу непосредственно, без предварительного формирования документа «Инвентаризация товаров на складе».

Реальные недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Эти документы также могут быть сформированы на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».

Учет товаров в ценах продажи

Для повышения оперативности учета товаров в неавтоматизированных торговых точках в настройках учетной политики можно указать, что товары в этих точках оцениваются в ценах продажи. При этом на счетах бухгалтерского учета будет оперативно отражаться общая стоимость товаров в неавтоматизированных торговых точках. (Чтобы установить оперативный количественный контроль за остатками товаров, неавтоматизированную торговую точку необходимо преобразовать в автоматизированную).

При указанной настройке учетной политики продажи товаров регистрируются документом «Приходный кассовый ордер», который теперь формирует проводки не только регистрации поступления розничной выручки в кассу организации, но и проводки списания товаров в торговой точке на общую сумму в ценах продажи без детализации по их номенклатуре.

Для восстановления информации о количественных остатках товаров в неавтоматизированной торговой точке требуется проводить инвентаризации, результаты которых вводятся в информационную базу документами «Инвентаризация товаров на складе».

Учет поставок и запасов

Контроль за наличием и движением товарно-материальных ценностей предприятия -- это одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета. Эта задача решена.

Реализован учет материалов, продукции и товаров на складах. Товарно-материальные ценности учитываются в разрезе позиций номенклатуры, партий и складов. Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Инвентаризация

Залогом сохранности имущества предприятий является регулярное проведение инвентаризаций.

Конфигурация обеспечивает эффективную поддержку инвентаризаций товарно-материальных ценностей на складах, в процессе которых количество товарно-материальных ценностей на складах сверяется с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Для подготовки инвентаризации и регистрации ее результатов в информационной базе используется документ «Инвентаризация товаров на складе».

Конфигурация поддерживает различные порядки проведения инвентаризации. Так, для ускорения работы можно до проведения инвентаризации можно автоматически заполнить документ «Инвентаризация товаров на складе» сведениями об остатков товаров на складе, содержащимися в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 «Сличительная ведомость». При большом размере складского хозяйства можно сформировать целый комплект документов «Инвентаризация товаров на складе» -- по отдельному документу для каждой группы товарно-материальной ценности и места хранения -- и распечатать соответствующий комплект сличительных ведомостей. После этого инвентаризационной комиссии останется провести осмотр имущества и вручную внести в сличительную ведомость данные о фактическом наличии ценностей.

После завершения работы инвентаризационной комиссии полученные данные о фактическом наличии запасов вносятся в информационную базу путем исправления или повторного заполнения документа «Инвентаризация товаров на складе». При выявлении излишков товарно-материальных ценностей можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, при выявлении недостачи -- документ списания на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».

Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, необходимых для оформления итогов инвентаризации.

Поступление и списание товарно-материальных ценностей

В системе полностью автоматизированы операции поступления и списания товарно-материальных ценностей.

Поступление

Для регистрации факта поступления товарно-материальных ценностей на склад используется документ «Поступление товаров и услуг». С помощью этого документа в информационную базу вводятся сведения о стоимости, номенклатуре и других характеристиках материальных ценностей.

Информация о стоимости товарно-материальных ценностей на складах хранится в информационной базе в разрезе партий. Партия -- это совокупность товарно-материальных ценностей, поступивших по одному документу. Партия является источником информации о документе, образовавшим партию, о контрагенте, при взаимодействии с которым образовалась партия, о договоре, по которому производятся взаиморасчеты, связанные с партией, о цене единицы номенклатуры и др.

Информацию об остатках товаров, их поступлениях и выбытиях в течение заданного периода времени можно просмотреть с помощью отчета «Ведомость по партиям товаров на складах».

Списание

Выбытие ценностей со склада может быть оформлено с помощью документа «Перемещение товаров».

При выбытии ценностей со склада в результате их продажи используется документ «Реализация товаров и услуг», в результате передачи в производство -- документ «Требование-накладная».

В общем случае одинаковые ценности, относящиеся к разным партиям, могут иметь разные стоимости. Поэтому в настройках учетной политики предприятия следует выбрать правило определения стоимости товарно-материальных ценностей при их выбытии со склада.

Для определения стоимости материальных ценностей при их выбытии «1С:Бухгалтерия 8» может использовать следующие способы списания материальных ценностей:

· по себестоимости первых по времени поставок (ФИФО);

· по себестоимости последних по времени поставок (ЛИФО);

· по средней себестоимости.

Способ списания устанавливается в учетной политике предприятия, причем для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета могут быть выбраны разные способы.

Cамым простым по реализации является последний способ -- по средней себестоимости. Данный способ не требует ведения учета по партиям.

При использовании способов ЛИФО или ФИФО партионный учет нужен, поскольку себестоимость поставки -- это свойство партии. Партия выбирается по дате документа, образующего партию.

Ведение учета стоимости партий товарно-материальных ценностей в разрезе складов позволяет в дальнейшем получать информацию о стоимости ценностей по каждому складу, что удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости ценностей, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом (МОЛ).

2.2.6 Требования к эксплуатационным характеристикам системы

Для обеспечения эффективной работы системы и удобства ее использования, программный продукт должен обладать определенными эксплуатационными характеристиками.

Для работы с «1С:Предприятием 8.0» это рекомендуемые характеристики конфигурация компьютера, приведенная в «Руководстве по установке и запуску» поставки системы «1С:Предприятием 8.0».

Разработка дипломного проекта проводилась на платформе «1С: Предприятие 8.0» на базе конфигурации «Бухгалтерия предприятия». В качестве операционной системы рекомендуется использовать Windows 2000 или Windows XP. Причиной этого является более эффективная реализация в этих системах механизмов работы с оперативной памятью. Производительность 1С:Предприятия 8.0, работающего под управлением одной из этих операционных систем, существенно выше, чем при работе под управлением MS Windows 98/ Me. Этот особенно заметно на операциях, требующих интенсивной работы с памятью - при работе с комплексными конфигурациями (включающими большой объем функциональности), при формировании отчетов и запросов, обрабатывающих большие объемы данных. Однако преимущество этих операционных систем проявляется только если объем оперативной памяти, установленной на компьютере, не меньше чем рекомендованного объема, указанного в системных требованиях этих операционных систем. В противном случае эффект будет прямо противоположный - производительность может уменьшиться.

Еще одним преимуществом операционных систем Windows 2000/XP, является тот факт, что эти операционные системы могут эффективно использовать большие объемы (более 512 Мб) оперативной памяти, установленной на компьютере. При установке на компьютере с операционной системой Windows 98/ Me более 512 Мб оперативной памяти возможно замедление работы на операциях, требующих интенсивной работы с памятью.

В различных режимах прикладного решения могут быть в разной степени задействованы возможности пользовательского интерфейса. С увеличением сложности и функциональной загруженности интерфейса прикладного решения в конкретных режимах, применяемых определенной группой пользователей, требования к производительности процессора и к объему оперативной памяти возрастают. Например, если используются формы ввода документов с большим количеством дополнительно отображаемой информации, характеризующей товары, контрагента и т.д., то для комфортной работы с этой формой желательно использовать более производительный процессор.

Требования к производительности процессора и к объему оперативной памяти, установленной на компьютере, в значительной мере зависят от характера задач, решаемых конкретным пользователем. Например, характеристики компьютеров, используемых операторами для ввода документов, могут соответствовать рекомендованным, а для менеджеров и аналитиков, интенсивно работающих в различных режимах и выполняющих, например, анализ больших объемов информации, могут потребоваться более мощные компьютеры.

Кроме того, следует учитывать, что процессор и оперативная память компьютера являются разделяемыми ресурсами, которые используются не только «1С:Предприятием», но и операционной системой, антивирусным ПО и другими программами, работающими на данном компьютере. Поэтому при определении характеристик клиентского компьютера следует учитывать и возможное параллельное использование других программных средств.

Следует учитывать, что на требования, предъявляемые к ресурсам клиентских компьютеров, оказывает влияние и функциональная наполненность используемого прикладного решения.

автоматизация бухгалтерский учет торговля



2.3 Актуальность выбранной темы

Основная цель разработки программного продукта - автоматизировать бухгалтерский и управленческий учет на предприятиях оптовой и розничной торговли.

Данная система позволяет решить ряд проблем для специалистов предприятий оптовой и розничной торговли - бухгалтеров, логистиков, маркетологов, менеджеров. Во-первых, удешевить и упростить деятельность работников подобных организаций; во-вторых, создать не только решение для учета торговых операций, но также необходимое средство для повышения эффективности управления предприятий на современном уровне; в-третьих, обеспечить более высокую скорость и качество работы специалистов этого профиля.



3. Конструкторская часть

3.1 Обоснование выбора языка программирования

Отличительной особенностью системы «1С:Предприятие» от других систем автоматизации является то, что данная система имеет встроенный язык. Необходимость наличия встроенного языка определена концепцией настраиваемости системы. Синтаксис встроенного языка вполне отвечает стандартам высокоуровневых языков.

Язык является предметно-ориентированным. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемые конфигурацией системы. Работа с этими типами данных в языке организована с использованием объектной техники.

Так как система сочетает в себе визуальные и языковые средства конфигурирования, использование встроенного языка в системе имеет событийно-зависимую ориентацию, то есть языковые модули используются в конкретных местах для обработки отдельных алгоритмов, настраиваемых в процессе конфигурации.

Данный язык можно отнести к сценарным языкам программирования. В то время, как языки программирования систем обычно являются компилируемыми, языки сценариев почти всегда интерпретируемые. Когда постоянная перекомпиляция не требуется, процесс разработки идет быстрее. Интерпретаторы делают его более гибким, позволяя вносить изменения в программы непосредственно во время их исполнения.

Для языков описания сценариев характерно отсутствие типизации, которая только усложнила бы задачу соединения компонент. Все элементы в них выглядят и функционируют одинаково и являются полностью взаимозаменяемыми. Обычно языки описания сценариев используют переменные строковых типов, которые обеспечивают единообразный механизм представления для различных сущностей.

Языки сценариев имеют более высокий уровень, чем языки программирования систем в том смысле, что один оператор в среднем способен выполнить намного больше работы (это сотни или даже тысячи машинных команд), в то время как оператор в языках программирования систем выполняет около пяти машинных команд. Частично эта разница опять же связана с интерпретируемой природой языков сценариев, но в основном определяется тем, что элементарные операции в нем обладают более богатой функциональностью.

В условиях частого изменения политики предприятия, связанной с изменениями как законодательства, так и требований рынка, возникает необходимость быстро и качественно изменять программную структуру, поэтому наиболее оптимальным языком является интерпретационный язык, что и было предоставлено системой «1С:Предприятие».

3.2 Анализ бизнес-процессов

Рассмотрим бизнес-процессы, происходящие в организациях оптовой и розничной торговли.

На рисунке 3.1. приведена структурную модель, отражающую их работу.

Исполнителями являются сотрудники организации в следующем должностном составе:

· руководитель,

· бухгалтер,

· менеджер по продажам,

· работники склада,

· логистик,

· оператор.



Рисунок 3.1. - Модель работы предприятий оптовой и розничной торговли

Условия, влияющие на работу организации:

· нормативные документы - это должностные инструкции (внутрифирменные документы, регламентирующий обязанности сотрудников) и законодательные акты;

· контролирующие органы - налоговая инспекция, пенсионный фонд, фонд социального страхования, фонд обязательного медицинского страхования, государственный комитет статистики, антимонопольный комитет и др.;

· конкуренция - деятельность других предприятий оптовой и розничной торговли;

· цены поставщиков и производителей, которые влияют на формирование цены товаров.

Входные данные:

· товары - ассортимент товаров, который реализует предприятий оптовой или розничной торговли;

· потребности потребителей (спрос) - специфика работы предприятия зависти от спроса на определенные виды товаров;

· заказ клиента - на результаты работы предприятий непосредственно влияют заказы клиента.

Результаты работы предприятия оптовой и розничной торговли:

· получение прибыли;

· формирование регламентированной отчетности для предоставления в контролирующие органы.

Рассмотрим работу организацию оптовой и розничной торговли с точки зрения бизнес-процессов, происходящих на предприятии (см. рисунок 3.2.)

Рисунок 3.2. - Схема бизнес-процессов предприятий оптовой и розничной торговли

Рассмотрим схему пошагово. На рисунке 3.3. приведена более детальная структура подсистемы - «Заказ клиента».

Согласно должностным инструкциям заказа от покупателя принимает сотрудник. Входные данные: ассортимент товаров и заказ клиента. Далее производится оценка качества покупателя. В зависимости от информации о заказе и покупателе могут быть предоставлены индивидуальные условия покупки. Это могут быть скидки, рассрочки, кредиты и др. Заключительным шагом является формированию цен на покупку - при учитываются следующие факторы:

· индивидуальные условия покупки при работе с конкретным клиентом и заказом;

· цены поставщиков и производителей, от которых зависит стоимость товаров;

· цены фирм-конкурентов: определяющих величину наценки;

· максимальная наценка, устанавливаемая на некоторые виды товаров контролирующими органами.

Исходя из этого, формируется счет на оплату покупателю, а также регистрируется перечень заказанных товаров и цен на них.

Рисунок 3.3. - Структура обработки заказов покупателя

Следующий этап - «Движение денежных средств», приведем структурную схему этой подсистемы (см. рисунок 3.4).

Рисунок 3.4. - Структура движения денежных средств

Движения денежных средств проходят согласно регламентирующим документам в соответствии с первичными, банковским и кассовым документам. При расчетах с контрагентами выделяют приход и расход денежных средств. В первом случае покупателю выставлен счет на оплату, он может либо внести деньги в кассу, либо перечислить необходимую сумму на расчетный счет организации. Оформляется приходный кассовый ордер или из банка в соответствии с банковской выпиской регистрируется поступление денег на расчетный счет. Во втором случае, после того как сформирован заказ поставщику, выписывается исходящее платежное поручение на перечисление денежных средств по безналичному расчету. При фактическом перемещении денежных средств со счета на счет в соответствии с банковской выпиской регистрируется расход денег. Если же оплата поставщику происходит наличными, то выписывается расходный кассовый ордер.

Кроме того, бухгалтерия проводит следующие операции по движению денежных средств организации:

· выплата заработной платы сотрудникам - может происходить как через кассу, так и через банк;

· перечисление налогов в бюджет и фонды социального страхования;

· оплата за услуги сторонних организаций (транспортные услуги, услуги банка, аренда помещений и др.);

· расчеты с подотчетными лицами (авансовые отчеты).

Главный бухгалтер анализирует все эти движения и формирует отчеты по движению денежных средств, для контролирующих органов и для руководства.

Подсистему «Товарооборот» можно представить следующим образом (см. рисунок 3.5).

Рисунок 3.5. - Структура общего товарооборота на предприятиях оптовой и розничной торговли

На основании списка заказанных у поставщика товаров, при фактическом оприходовании товаров на склад организации и при наличии входящих первичных документов (входящая товарная накладная и полученный счет-фактура) регистрируется поступление товаров, то есть увеличения остатков товаров на складе. Выбытие товаров происходит по следующим причинам:

· выполнен заказ клиента;

· поступление в продажу;

· бракованные товары списываются или возвращаются поставщику.

Подсистема «Товарооборот» с точки зрения движения товаров на складе представлена на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 - Структура товарооборота на складах предприятий оптовой и розничной торговли

Работник склада оформляет перемещение товаров между складами организации, проводит инвентаризацию и в зависимости от ее результатов регистрирует либо увеличение, либо уменьшение остатков на складе; оформляет списание товаров, например по акту инвентаризации или по причине фальсификации (брака) товаров; оформляет оприходование товаров на склад в случае фактического излишка товаров зафиксированного при инвентаризации.

По результатам всех движений товаров заведующий складом формирует необходимые оперативные отчеты для руководства.

На следующей структурной схеме описано выбытие товара по причине брака (см. рисунок 3.7).

Рисунок 3.7. - Структура выбытия товара при обнаружении брака на предприятиях оптовой и розничной торговли

Если некоторые реализованные товары оказались бракованными, и покупатель вернул их или брак обнаружили на складе, то в этом случае сотрудник регистрирует возврат от покупателя, проводят экспертизу и либо передает список данных товаров для оформления возврата поставщику, либо для оформления на списание товаров.

Формирование заказов товара поставщикам, проводится сотрудниками согласно должностным инструкциям. Для этого используют информацию об остатках товаров на складах, проводится анализ продаж товаров и составляет список наиболее продаваемых товаров, которых осталось мало или совсем нет в наличии, при этом опираясь на текущие заказы покупателей. Затем сравниваются цены разных поставщиков, и подбирается наиболее удобный вариант (возможно цена у одного поставщика будет меньше, чем у другого, но транспортные расходы перекрывают эту разницу - в этом случае приобрести товар у второго поставщика будет выгоднее). Следующим шагом будет передача суммы заказа поставщику для оплаты в бухгалтерию и списка товаров и цен поставщиков оператору для регистрации поступления товаров в тот момент, когда товары фактически будут оприходованы на складе.

Анализ деятельности организации проводят главный бухгалтер и руководитель, менеджер, логистик.

Они анализируют состояние денежных средств организации, то есть, получает ли фирма прибыль от своей деятельности. Если предприятие работает в убыток, то необходимо выявить причины, для этого проводится анализ продаж товаров, по результатам которого требуется оптимально подобрать и спланировать будущие закупки; кроме того рассматриваются и другие варианты выхода из кризиса. Если же фирма получает прибыль в результате своей деятельности, то часть прибыли можно потратить на увеличение закупок, расширение поля деятельности (для этого необходимо провести маркетинговые исследования, что требует определенных затрат), также возможны вложения в основные фонды (например на строительство или приобретения помещений). На основании деятельности организации главный бухгалтер составляет регламентированную отчетность для предоставления в контролирующие органы.



3.3 Определение структуры базы данных

На основании выше рассмотренной модели работы предприятий оптовой или розничной торговли, на базе системы «1С:Бухгалтерия 8.0» разработана база данных.

На рисунке 3.8. приведена модель работы пользователей с разработанной системой.

Рисунок 3.8. - Контекстная диаграмм «Пользователь - система»

Рассмотрим взаимодействие каждого пользователя с системой, то есть определим какие структурные элементы БД и для каких целей их будет использовать каждый из пользователей системы.

Оператор

Схема взаимодействия оператора с БД изображена на рисунке 3.9.



Рисунок 3.9. Схема взаимодействия оператора с БД

Оператор работает со следующими типами объектов:

Справочник «Номенклатура»

Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Жесткого деления на такие категории нет, выделяются лишь услуги и наборы. Категории того, что это возвратная тара, материалы, продукция определяются в момент поступления номенклатуры на предприятие.

При описании объекта номенклатуры в справочной системе помимо названия необходимо определить ряд дополнительных свойств. Часть из них будут использоваться в качестве значений по умолчанию при подстановках в реквизиты документов, т.е. такие свойства задаются не жестко и могут быть переопределены в любой момент.

Справочник «Контрагенты»

Контрагент - это общее понятие, куда включены поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например, «Поставщики», «Покупатели». Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности.

Справочник «Склады (места хранения)»

Справочник «Склады (места хранения)» предназначен для ведения списка мест хранения товаров.

Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.).

Элементы справочника «Склады (места хранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.

Партионный учет может вестись в разрезе складов или по предприятию в целом. Способ ведения партионного учета определяется в настройках параметров учета. В конфигурации разделяются оптовые, розничные склады (автоматизированные торговые точки) и неавтоматизированные торговые точки. Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов.

Документ «Реализация товаров и услуг»

Документ «Реализация товаров и услуг» служит для отражения различных хозяйственных операций по реализации товаров, материалов, услуг, готовой продукции и оборудования. С помощью этого документа можно отразить такие операции, как продажа товаров, продажа комиссионных товаров, передача товаров комиссионеру для реализации, операции с возвратной многооборотной тарой, а также продажу оборудования.

Кроме этого документом «Реализация товаров и услуг» может быть оформлена отгрузка товаров без перехода права собственности к покупателю.

Из открытой формы документа «Реализация товаров» можно зарегистрировать документ «Счет-фактура выданный» двойным щелчком по гиперссылке «Ввести счет-фактуру». В появившемся диалоге указывается номер и дата счета-фактуры. В конфигурации предусмотрена автоматическая нумерация счетов-фактур.

Документ «Возврат товаров поставщику»

Документ предназначен для оформления возврата поступивших ранее позиций номенклатуры.

Вид оформляемой операции возврата определяется в документе путем выбора соответствующего вида операции.

Возврат товаров поставщику можно оформлять по конкретному документу поступления. При вводе на основании документа поступления копируется состав документа, количество заполняется минимальным значением из того, что осталось на складе и того, что есть в строке документа-основания. При этом в табличной части документа указывается тот документ поступления, по которому производится возврат.

Документ «Возврат товаров от покупателя»

Документ «Возврат товаров от покупателя» предназначен для оформления возврата отгруженных ранее покупателю позиций номенклатуры.

Вид оформляемой операции возврата определяется в документе путем выбора соответствующего вида операции.

Возврат товаров может оформляться, как на розничный, так и на оптовый склад. Возврат товаров для склада вида «Неавтоматизированная торговая точка» не предусмотрен. Товар в неавтоматизированную торговую точку поступает только в результате перемещения с оптового или розничного склада.

Возврат от покупателя можно оформлять на основании документа, по которому товар отгружался покупателю. Тогда при вводе на основании документа реализации наследуется вид операции, определенный в документе реализации. При заполнении копируется состав документа. Возврат от покупателя можно оформлять без документа основания.

Документ «Поступление товаров в розницу»

Документ предназначен для отражения поступления товарно-материальных ценностей в розницу.

При поступлении товаров, материалов, продукции, полуфабрикатов, тары с оптового склада на розничный цена поступления и цена дальнейшей реализации отличается - происходит наценка. Автоматизированный учет операций поступления необходим для того, чтобы в нем назначить те цены, по которым товарно-материальные ценности (ТМЦ) будут продаваться в рознице. Продажа ТМЦ в розничной торговле всегда производится только по тем ценам, по которым ТМЦ был передан на розничный склад.

Реализована функция регистрации документа поступления. Для розничной торговли поддерживается технология работы как с автоматизированными (АТТ), так и неавтоматизированными торговыми точками (НТТ). Сумма поступления и сумма ТМЦ списывается в зависимости от вида торговой точки. Торговая точка считается автоматизированной, если ее средства технического обеспечения или специфика торговой деятельности позволяют ежедневно формировать детальный отчет о проданных товарах для последующего ввода в информационную базу. Торговая точка считается неавтоматизированной, если ежедневной регистрации проданных товаров в ней не ведется.

Документ «Поступление товаров и услуг»

Документ «Поступление товаров и услуг» служит для отражения различных операций по поступлению товаров. С помощью этого документа можно отразить такие операции как покупка товаров.

Документ поступления товаров и услуг может быть проведен по бухгалтерскому и налоговому учету. В том случае, если в документе установлены соответствующие флаги учета в бухгалтерском и налоговом учете («бух.учет» и «налог.учет»), то в табличной части документа по каждой товарной позиции автоматически заполняются счета бухгалтерского учета (Счет учета (БУ)), счета налогового учета (Счет учета (НУ)), счета, на которых ведется учет НДС (Счет учета НДС).

При оформлении операции купли-продажи на основании документа «Поступление товаров (купля-продажа)» можно зарегистрировать документ «Счет-фактура полученный», полученный от поставщика.

Оприходование товаров для целей бухгалтерского и налогового учета производится в соответствии со счетами учета, заданными в документе.

При вводе сведений о поступивших товарах счета налогового и бухгалтерского учета указываются непосредственно в документе. По умолчанию значения этих счетов подставляются из регистра сведений «Номенклатура организаций». Для операции «покупка, комиссия» по договору с поставщиком счета бухгалтерского и налогового учета подставляются из ресурсов регистра «Счет учета (БУ)» и «Счет учета (НУ)».

Оприходование товаров отражается по дебету счета учета в корреспонденции со счетом учета расчетов с контрагентом, заданным на закладке «Счета учета расчетов». По умолчанию значения этих счетов подставляются из ресурсов «Счет учета расчетов с поставщиком» и «Счет учета авансов выданных» регистра сведений «Контрагенты организаций». Если указан счет учета авансов выданных, то при отражении операции в бухгалтерском учете будет зачтен аванс, если он ранее действительно был выдан.