Система автоматизации бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле

Работник склада

Схема взаимодействия работника склада с БД изображена на рисунке 3.10.



Рисунок 3.10. Схема взаимодействия работника склада с БД

При входе в систему работник склада вводит имя пользователя и пароль, получает определенный набор прав и соответствующий интерфейс. Работник склада работает со следующими типами объектов:

Справочники «Номенклатура» и «Склады (места хранения)».

Используются этой категорией пользователей для ввода новых элементов, редактирования, выбора в документах в качестве реквизитов.

Документы «Инвентаризация товаров на складе», «Списание товаров», «Оприходование товаров»

Документ «Инвентаризация товаров на складе» предназначен для проведения инвентаризации на оптовых, розничных складах и в неавтоматизированных торговых точках. Инвентаризация в НТТ ведется в отпускных (розничных) ценах.

Документ необходим для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций.

Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание товаров» и «Оприходование товаров». Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа «Оприходование товаров» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание товаров» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Документ «Списание товаров» может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания товаров. Списание товаров может производиться с оптового, розничного склада, а также в НТТ. Списание с оптового и розничного склада производится по себестоимости товаров, рассчитанной на момент оформления документа списания.

Документ «Оприходование товаров» может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае оформления поступления излишков товаров. Документ может оформляться для оптового склада, розничного склада, а также для НТТ.

По результатам инвентаризации на основании документа «Инвентаризация товаров на складе» может быть выписан документ «Отчет о розничных продажах», который зафиксирует количество проданного товара. Такой вариант проведения инвентаризации удобно применять в том случае, если на оптовом или розничном складе, а также в НТТ розничные продажи ведутся с помощью неавтоматизированной ККМ, а результаты продажи фиксируются после проведения инвентаризации.

Документ «Перемещение товаров»

Документ «Перемещение товаров» предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными складами: оптовыми, розничными, НТТ.

После записи документа работник склада может сформировать и распечатать форму накладной на перемещение товаров.

Отчеты по движению товаров - в результате проведения документов по движению товаров в регистрах БД накапливается информация об этих движениях, изменениях остатков товаров. На основе этих данных пользователь может формировать и распечатывать различные отчеты, такие как «Движения товара», «Остатки товаров», «Товарный отчет» и др.

Документ «Переоценка товаров»

Документом «Переоценка товаров» оформляется переоценка товаров на складе в случае изменения цен, поступления новых партий товара. Розничная цена переоцениваемого товара, ограниченного остатками на складе, изменяется на цену переоценки в разрезе конкретного склада.

В документе предусмотрена возможность автоматического заполнения табличной части либо всеми товарами, хранящимися в торговой точке, либо только теми товарами, для которых учетная цена не соответствует цене, указанной в регистре сведений «Цены номенклатуры», то есть только теми товарами, для которых необходима переоценка.

Переоценить можно не весь остаток конкретной позиции, а только его часть. В этом случае в документе необходимо указать количество товаров, которое необходимо переоценить и зафиксировать новую цену.

Отчет «Ведомость по товарам»

В отчете «Ведомость по товарам» анализируются обороты по товарам в количественном выражении.

С помощью данного отчета можно получить график поступления и отгрузки товаров со складов предприятия с любой периодичностью, например за каждый день в течение определенного периода времени. Для этого в группировках отчета необходимо установить соответствующий порядок группировки: по дням, по неделям и т.д.

В том случае, если необходимо детализировать приход товаров по документам, то нужно на закладке «Поля» выбрать «Документ движения (регистратор)».

Причем в отчет можно вывести информацию не только о самом документе, но и о любом реквизите документа. Например, в отчет можно дополнительно вывести информацию об ответственном сотруднике, оформившем этот документ.

Отчет «Товарный отчет»

В «Товарном отчете» можно вывести данные об остатках товаров с распределением по складам. В отчете можно установить быстрый отбор по складам компании, по номенклатуре. Товары в отчете могут выводиться в базовых единицах, единицах хранения остатков товаров и единицах для отчетов. Для складов вида «Неавтоматизированная торговая точка» предусмотрена возможность оценки товаров в розничных ценах.

Логистик

Схема взаимодействия логистика с БД изображена на рисунке 3.11.

При входе в систему логистик вводит имя пользователя и пароль, получает определенный набор прав и соответствующий интерфейс. Логистик работает с теми же объекты конфигурации, что и работника склада, но использует их для просмотра и анализа. Дополнительно логистик пользуется следующими типами объектов:

Отчет «АВС-анализ»

Отчет «АВС-анализ» позволяет рассчитывать такие характеристики, как сумма отгруженных товаров по ценам отгрузки, величина и процент прибыли, вычисленной исходя из суммы отгрузки и себестоимости на дату отгрузки любую из этих характеристик ТМЦ. Данные о прибыльности товаров можно вывести в виде диаграммы и провести сравнительный анализ прибыльности в денежном выражении. Прибыльность рассчитывается как в абсолютном выражении, так и в процентном отношении.

Рисунок 3.11 Схема взаимодействия логистика с БД

С помощью параметров настройки отчета можно произвести различный отбор и группировку параметров отчета. В отчет можно отобрать информацию по конкретным товару (свойствам товара), по конкретному складу.

Можно задать период продаж. Это тот период, за который анализируются продажи для расчета полученной прибыли. В качестве объекта анализа можно выбрать конкретный товар, в этом случае расчет по анализируемому показателю будет по каждому товару. Если список позиций номенклатуры очень большой, то рекомендуется проводить АВС-анализ товаров по основным свойствам, например, по видам товаров - крупа, сахарный песок, конфеты и т.д.

Используя отчет, можно проводить ABC-анализ товаров. ABC-анализ состоит в разбиении всех товаров на три группы (A, B и C) в соответствии со степенью их важности (например, в соответствии с объемом прибыли, полученной от продаж или объема самих продаж). Подобное разбиение дает возможность определить номенклатуру товаров, требующую особого внимания. АВС-анализ может проводиться по различным показателям: объем продаж (выручка по отгрузке), прибыль по отгрузке и процент прибыли по отгрузке.

ABC-анализ строится на том принципе (закон Парето), что, как правило, 80% от всего объема продаж (прибыли) фирмы достигается за счет не более, чем 20% товаров, и, наоборот, 80% всех ТМЦ дают не более 20% оборота. В связи с этим все товары можно разбить на 3 группы:

A - товары, дающие 80% прибыли. В такую группу попадают те товары, которые в основном определяют обороты всей фирмы, C - 80% товаров с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика,

B - все остальные товары, занимающие промежуточное положение между группами A и С. Используя фильтры, предоставленные данным отчетом, можно легко отобрать все товары, дающие 80% всей прибыли фирмы или 80% всей выручки по отгрузке.

С помощью настроек можно в отчете показать товар, дающие определенный процент показателя прибыли по отгрузке (выручки по отгрузке) и расположить их в порядке возрастания или убывания.

Отчет «Анализ продаж»

Отчет предназначен для анализа прибыльности продаж. В отчете выводится информация обо всех продажах, произведенных за период, указанный в отчете. Отчет о продажах можно сформировать как по каждому складу, входящему в состав компании, так и по всем складам в целом.

Можно также сформировать отчет по конкретному товару или по его свойству. Если отчет необходимо сформировать по всем складам в целом, то поле выбора позиции заполнять не надо.

Менеджер по продажам

Схема взаимодействия менеджера с БД изображена на рисунке 3.12.

Рисунок 3.12. Схема взаимодействия менеджера с БД

При входе в систему менеджер вводит имя пользователя и пароль, получает полный набор прав и соответствующий интерфейс. Менеджер работает практически со всеми типами объектов конфигурации. Функции этой категории пользователей определяется анализом и управлением работы системы. Он может вносить изменения в документы, справочники, пользоваться отчетами.

Отчет «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами»

В данном отчете показывается информация о взаиморасчетах с контрагентами. Отчет может быть построен по конкретному контрагенту, группе контрагентов или произвольному списку контрагентов. Для детализации данных в отчете могут быть также использованы свойства контрагентов. Информация в отчете может быть сгруппирована по дням, неделям, месяцам. Взаиморасчеты контрагентов можно посмотреть в разрезе различных организаций и договоров с контрагентами. Информация в отчете выводится в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом и в валюте управленческого учета. 

Бухгалтер

Схема взаимодействия бухгалтера с БД изображена на рисунке 3.13.

Рисунок 3.13. Схема взаимодействия бухгалтера с БД

При входе в систему бухгалтер вводит имя пользователя и пароль, получает определенный набор прав и соответствующий интерфейс. Бухгалтер работает со следующими типами объектов:

Константы для хранения постоянной или условно-постоянной информация о параметрах учета, например, признак ведения партионного учета, признак ведения складского учета, признак ведения суммового учета по складам, номер версии конфигурации и др.

Справочники типовой конфигурации, например, «Основные средства», «Сотрудники», «Контрагенты», «Статьи издержек обращения» и др. Бухгалтер просматривает информацию о товарах и продажах, если ему это необходимо.

Документы типовые и нетиповые - бухгалтер работает с документами, такими как «Авансовый отчет», «Услуги сторонних организаций», «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты», «Начисление амортизации», «Закрытие месяца» и др., а также кассовыми и банковскими документами.

Бухгалтерские отчеты в основном формируются на основе движений по регистрам бухгалтерии («Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Шахматная ведомость» и др.). Главный бухгалтер формирует регламентированную отчетность для предоставления её в контролирующие органы.

Руководитель

Схема взаимодействия руководителя с БД изображена на рисунке 3.14.

При входе в систему руководитель вводит имя пользователя и пароль, и получает полный набор прав. Руководитель может работать со всеми типами объектов, использует объекты конфигурации для просмотра и анализа. Главная функция системы для этого класса пользователя - получение управленческой отчетности.

Таким образом, общая структура документооборота, происходящая на предприятиях оптовой и розничной торговли при движении товаров изображена на рисунке 3.15.



Рисунок 3.14. Схема взаимодействия руководителя с БД

Рисунок 3.15. Схема документооборота по движению товаров



3.4 Определение структурных элементов базы данных

Рассмотрим схему взаимосвязи структурных элементов базы данных (см. рисунок 3.16).

Рисунок 3.16 . Схема взаимосвязи структурных элементов БД

При разработке базы данных использовались следующие типы данных.

3.4.1 Перечисления

Перечисления используются в системе «1С:Предприятие» для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации.

В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статус клиента (постоянный, разовый) и т.д.

Одной из главных особенностей перечислений, отличающую их от справочников, является то, что набор значений перечисления не изменяется при работе конечного пользователя с программой. Например, алгоритм конфигурации может быть ориентирован на то, что каждый клиент имеет один из двух статусов -- либо "постоянный", либо "разовый", в этом случае указание статуса клиента выполняется путем выбора одного из значений перечисления. Пользователь не может добавить новый статус.

В отличие от перечислений, для справочников конкретные значения обычно вводятся пользователем при работе с программой, например: наименования товаров, контрагентов и прочее. В ходе разработки программного продукта было создано перечисление «АВСКлассификация» (см. рисунок 3.17).

Рисунок 3.17 . Структура перечисления «АВСКласификация»

Перечисления являются реквизитами справочников, документов, также они выступают как ресурсы, измерения, реквизиты регистров.

3.4.2 Справочники

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа "Справочник". Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др. Название и структура каждого конкретного справочника определяется при его создании в конфигураторе. На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника. Помимо кода и наименования, механизм работы со справочниками позволяет создавать набор реквизитов для хранения любой дополнительной информации об элементе справочника

Объекты прикладного решения «Справочник» позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами. Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, номере государственной таможенной декларации, стране происхождения и т.п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника.

Справочники являются реквизитами документов, также они выступают как ресурсы, измерения, реквизиты регистров. При разработке прикладного решения были использованы стандартные справочники.

3.4.3 Регистры

Регистры предназначены для хранения и обработки различной информации, отражающей хозяйственную или организационную деятельность предприятия, и не имеющей объектной природы.

В регистрах обычно хранится информация об изменении состояний объектов, или другая информация, не отражающая непосредственно объекты предметной области. Например, в регистрах может храниться информация о курсах валют или информация о приходе и расходе товаров.

В системе «1С:Предприятие» существует 4 вида регистров: регистры сведений, регистры накопления, регистры расчетов, регистры бухгалтерии.

В системе используется 1 тип регистров - регистры накопления.

Регистры накопления в системе «1С:Предприяие 8.0» используются для накопления информации о наличии и движении средств - товарных, денежных и других. Информация о хозяйственных операциях в регистры накопления вводится с использованием документов (регистраторов) и используется, например, для получения отчетных форм.

Регистр накопления представляет собой n - мерную систему координат, в узлах которой хранятся совокупные данные. Оси такой системы координат будем называть измерениями регистра, а хранящиеся в узлах данные - ресурсами регистра. Содержимое регистра накопления можно представить в виде таблицы с количеством колонок, равным сумме измерений и ресурсов регистра накопления. Помимо измерений и ресурсов, для регистра накопления может быть создан набор реквизитов. Реквизиты позволяют включать в движения регистров различную дополнительную информацию. Реквизиты не влияют на значения ресурсов регистра и могут использоваться для анализа движений регистра.

В разработанной базе данных были созданы 4 новые регистра накопления «ТоварыНаСкладах», «Продажи», «ПродажиСебестоимость», «ВзаиморасчетыСКонтрагентами».

Регистр «ТоварыНаСкладах» предназначен для хранения информации документах поступления товаров на склады организации, имеет следующую структуру:

Рисунок 3.18 Структура регистра накопления «ТоварыНаСкладах»

Описание измерений регистра «ТоварыНаСкладах» приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. - Измерения регистра «ТоварыНаСкладах»

Наименование	Тип	Описание
Склад	Справочник «Склады (Места хранения)»	Список мест хранения товаров организации
Номенклатура	Справочник «Номенклатура»	Информация о товарах организации

Описание ресурсов регистра «ТоварыНаСкладах» приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2. - Ресурсы регистра «ТоварыНаСкладах»

Наименование	Тип	Описание
Количество	Число (15,3)	Служит для отражения количества

Регистр «Продажи» предназначен для хранения информации о документах продаж предприятия, имеет следующую структуру:



Рисунок 3.19 . Структура регистра накопления «Продажи»

Описание измерений регистра «Продажи» приведены в таблице 3.3.

Таблица 3.3. - Измерения регистра «Продажи»

Наименование	Тип	Описание
Склад	Справочник «Склады»	Список мест хранения товаров организации
Номенклатура	Справочник «Номенклатура»	Информация о товарах организации
ДоговорКонтрагента	Справочник «ДоговорыКонтрагентов»	Информация о договорах с контрагентами организации
ДокументПродажи	Имеет составной тип, состоящий из документов «ВозвратТоваровОтПокупателя», «ОтчетКомиссионераОПродажах», «ОтчетКоимтентуОПродажах», «ОтчетОРозничныхПродажах», «РеализацияТоваровУслуг».	Необходим для вывода информации о документа продаж

Описание ресурсов регистра «Продажи» приведены в таблице 3.4.

Таблица 3.4. - Ресурсы регистра «ТоварыНаСкладах»

Наименование	Тип	Описание
Количество	Число (15,3)	Служит для отражения количества
Стоимость	Число (15,2)	Служит для отражения стоимости

Регистр «ПродажиСебестоимость» предназначен для отражения информации о себестоимости проданных товаров, имеет следующую структуру

Рисунок 3.20 Структура регистра накопления «ПродажиСебестоимость»

Описание измерений регистра «ПродажиСебестоимость» приведены в таблице 3.5.

Таблица 3.5. - Измерения регистра «ПродажиСебестоимость»

Наименование	Тип	Описание
Склад	Справочник «Склады»	Список мест хранения товаров организации
Номенклатура	Справочник «Номенклатура»	Информация о товарах организации

Описание ресурсов регистра «ПродажиСебестоимость» приведены в таблице 3.6.

Таблица 3.6. - Ресурсы регистра «ПродажиСебестоимость»

Наименование	Тип	Описание
Количество	Число (15,3)	Служит для отражения количества
Стоимость	Число (15,2)	Служит для отражения стоимости

Регистр «ВзаиморасчетыСКонтрагентами» предназначен для хранения информации по договорам с контрагентами, имеет следующую структуру:

Рисунок 3.21. Структура регистра накопления «ВзаиморасчетыСКонтрагентами»

Описание измерений регистра «ВзаиморасчетыСКонтрагентами» приведены в таблице 3.7.

Таблица 3.7. - Измерения регистра «ВзаиморасчетыСКонтагентами»

Наименование	Тип	Описание
ДоговорКонтрагента	Справочник «Договоры контагентов»	Список договоров с контагентами
Сделка	Документы «Авансовый отчет», «Возврат товаров поставщику», «Возврат товаров от покупателя»,
«Корректировка долга», «Отчет комиссионера о продажах», «Отчет комитенту о продажах», «Платежное поручение входящее», «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер поступление денежных средств», «Платежный ордер списание денежных средств», «Поступление дополнительных расходов», «Поступление товаров и услуг», «Приходной кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Реализация товаров и услуг», «Счет на оплату покупателю».	Информация о сделке

Описание ресурсов регистра «ВзаиморасчетыСКонтрагентами» приведены в таблице 3.8.

Таблица 3.8. - Ресурсы регистра «ВзаиморасчетыСКонтрагенами»

Наименование	Тип	Описание
Количество	Число (15,3)	Служит для отражения количества
Стоимость	Число (15,2)	Служит для отражения стоимости

3.4.4 Документы

Документ - одно из основных понятий системы «1С:Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. Тем не менее, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации изменений, внесенных в учетные регистры.

Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существуют реквизиты, которые создаются автоматически - это «Дата» и «Номер». Номер создается, если при конфигурировании длина номера указана больше 0. Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе отдельно для каждого создаваемого вида документа.

Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами.

Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ - это реквизиты шапки документа и реквизиты табличных частей документа, которых у документа может быть несколько.

В ходе разработки прикладного решения были использованы и разработаны следующие документы: «ПоступлениеВРозницу» и «Переоценка».

Документ «ПоступлениеВРозницу» предназначен для отражения поступления товарно-материальных ценностей в розницу.

Таблица 3.9. Реквизиты шапки документа «ПоступлениеВРозницу»

Наименование	Тип	Описание
ВалютаДокумента	Справочник «Валюты»	Валюта покупки товаров
ДатаВходящегоДокумента	Дата	Дата документа сторонней организации
ДоговорКонтрагента	Справочник «Договоры контрагентов»	Договор с контрагентами по которому поступил товар
Комментарий	Строка (неограниченная длина)	Любая дополнительная информация
Контрагент	Справочник «Контрагенты»	Контрагент от которого поступил товар
НДСВключенВСтоимость	Булево	НДС включенное в стоимость
НомерВходящегоДокумента	Строка (10)	Номер документа сторонней организации
Организация	Справочник «Организации»	Организация
Ответственный	Справочник «Пользователи»	Пользователь, оформивший документ
ОтражатьВНалоговомУчете	Булево	Признак отражения в налоговом учете
РегистрироватьЦеныПоставщика	Булево	Признак регистрации цен поставщика
Склад	Справочник «Склады (места хранения)»	Склад хранения
СуммаВключаетНДС	Булево	Признак включения в сумму стоимости товара НДС
СуммаДокумента	Число (15,2)	Сумма в валюте документа, налоги включены согласно флагам
СчетУчтаРасчетовСКонтагентами	Счет	Счет учета с контрагентами
ТипЦен	Справочник «Типы цен номенклатуры»	Тип цены товара
УчитыватьНДС	Булево	Признак включения НДС в стоимость товара
СчетУчетовРасчетовСКонтрагентамиУСН	Счет	Налоговый УСН
Грузоотправитель	Справочник «Контрагенты»	Отправитель товара
Грузополучатель	Справочник «Контрагенты»	Получатель товара

Документ «Поступление товаров в розницу» имеет две закладки «Товары» и «Возвратная тара», на которых располагаются табличные части этого документа.

Таблица 3.10. Реквизиты табличной части документа «ПоступлениеВРозницу»

Наименование	Тип	Описание
Номенклатура	Справочник «Номенклатура»	Товар
КоличествоМест	Число (15,3)	Количество мест для товаров на складе
ЕдиницаИзмерения	Справочник «Классификатор единиц измерения»	Единица измерения номенклатуры
Коэффициент	Число (10,3)	Коэффициент наценки
Количество	Число (15,3)	Количество поступаемого товара
Цена	Число (15,2)	Цена оптовая
Сумма	Число (15,2)	Стоимость поступаемого товара
СтавкаНДС	Перечисление «Ставки НДС»	Ставка НДС поступаемого товара
СуммаНДС	Число (15,2)	Сумма НДС поступаемого товара
НомерГТД	Справочник «Номер ГТД»	Номер ГТД
СтранаПроисхождения	Справочник «Классификатор стран мира»	Страна происхождения товара
СчетУчетаБУ	Счет	Счет бухгалтерского учета
СчетУчетаНУ	Счет	Счет налогового учета
СчетУчетаНДС	Счет	Счет учета НДС
СчетУчетаУСН	Счет	Счет учета УСН
СчетУчетаВУСН	Счет	Счет учета ВУСН
ЦенаВРознице	Число (15,2)	Розничная цена
СуммаВРознице	Число (15,2)	Сумма товара по розничной цене
СтавкаНДСВРознице	Перечисление «Ставки НДС»	Ставка НДС товара по розничной цене

Документ «Переоценка» предназначен для переоценки товаров на розничных складах. При проведении изменяет цены остатков товаров.

Реквизиты шапки:

Таблица 3.11. Реквизиты шапки документа «Переоценка»

Наименование	Тип	Описание
Организация	Справочник «Организации»	Предприятие торговли
Склад	Справочник «Склады (места хранения)»	Место хранения товара.
Комментарий	Строка (неограниченная длина)	Любая дополнительная информация
Ответственный	Справочник «Пользователи»	Пользователь, оформлявший документ
ДокуменУстановкиЦен	Документ «Установка цен номенклатуры»	Документ по которому устанавливается цена номенклатуры

Таблица 3.12. Реквизиты табличных частей документа «Переоценка»

Наименование	Тип	Описание
Номенклатура	Справочник «Номенклатуры»	Товар который переоцениваются
Количество	Число (15,3)	Количество переоцениваемого товара
ЦенаВРозницеСтарая	Число (15,2)	Цена товара до переоценки
ЦенаВРознице	Число (15,2)	Цена после переоценки
СтавкаНДСВРознице	Перечисление «Ставки НДС»	Ставка НДС переоцененного товара
СуммаПереоценки	Число (15,2)	Стоимость переоцененного товара



3.4.5 Отчеты

Отчеты используются для получения сводной информации на основании данных, введенных в системе. Обычно отчет содержит алгоритмы получения и обработки информации, формы, при помощи которых организуется интерфейс для ввода параметров алгоритмов и представления результатов их работы, а также макеты, используемые для вывода результатов выполнения алгоритма в табличный документ. Примером применения отчетов может быть получение сводных данных о хозяйственной деятельности в необходимых для анализа разрезах.

В системе созданы 4 отчета по товарообороту «АВС-анализ», «Анализ продаж», «Товарный отчет», «Ведомость по товарам», «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами».



4. Документация программного продукта

4.1 Техническое задание

Введение

Документ содержит описание вариантов использования, функциональные и нефункциональные требования.

Система предназначена для автоматизации системы бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле, позволяющая осуществлять учет любых торговых операций, выполнять различные функции учета.

Проект разрабатывается на базе платформы «1С:Предприятие 8.0» в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

Главная цель проекта - найти более дешевое и функциональное решение для автоматизации торговых операций, чем в аналогичных системах, удовлетворив тем самым требования к ведению учета большинства предприятий торговли.

Предполагаемое название системы «ВДГБ Опт и Розница».

4.1.1 Основание для разработки

Основанием разработки программного продукта послужил заказ фирмы ООО «Автор» в лице начальника отдела внедрения экономических программ Ермакова Игоря Алексеевича (в дальнейшем Заказчик). Руководитель дипломного проекта - доцент кафедры Информатики и Системного Программирования Нехорошкова Людмила Георгиевна. Разработка ведется Атамановой Екатериной Леонидовной на основании Постановки Задачи, согласованной с Заказчиком и Руководителем 15 марта 2007 года.



4.1.2 Назначение разработки

Данный продукт предназначен для ведения бухгалтерского и управленческого учета в оптовой и розничной торговле. Данный программный продукт предназначен для следующих классов пользователей:

· работник склада,

· логистик,

· менеджер по продажам,

· бухгалтер,

· оператор,

· руководитель.

Разрабатываемая программа автоматизирует учет и анализ торговых операций.

4.1.3 Технические требования к системе

4.1.3.1 Требования к составу и функциональным характеристикам

Система должна сохранить все функциональные возможности типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0», дополнив её новыми возможностями для ведения учета на предприятиях оптовой и розничной торговли. Основным требованием является четкое соответствие разработанной системы положению о бухгалтерском учете, которое строго регламентирует весь документооборот, корреспонденции всех бухгалтерских проводок, печатные документы и т.д. Система автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

· управление продажами;

· управление поставками;

· планирование продаж и закупок;

· управление складскими запасами;

· управление заказами покупателей;

· анализ товарооборота предприятия;

· анализ эффективности торговой деятельности;

· учет хозяйственной деятельности нескольких организаций в единой информационной базе;

· учет «от документа» и типовые операции;

· партионный учет (ФИФО, ЛИФО, по средней себестоимости);

· складской учет;

· учет торговых операций;

· учет операций с денежными средствами;

· возможность сдачи отчетности в электронном виде;

· возможность обновления форм отчетности через Интернет.

4.1.3.2 Требования к надежности

Разрабатываемая система должна содержать средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

· возможность запрещения пользователям «прямого» удаления информации;

· специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

· возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

· установка запрета на редактирование печатных форм документов;

· «запирание» системы пользователем при временном прекращении работы.

4.1.3.3 Условия эксплуатации

Условия эксплуатации программного продукта совпадают с условиями эксплуатации ПЭВМ, на которой он функционирует.

Предполагается, что с программой будут работать пользователи, имеющие навыки работы с ПЭВМ, знакомые с операционной системой Windows 98/2000/XP и платформой «1С:Предприятие 8.0» на уровне пользователя. Поддержку программы должен осуществлять квалифицированный программист, владеющий навыками работы со встроенным языком системы «1С:Предприятие» и имеющий базовые знания бухгалтерского учета.

4.1.3.4 Требования к составу и параметрам аппаратных и программных средств.

Для работы с системой «ВДГБ Опт и Розница» рекомендуется конфигурация приведенная для платформы «1С:Предприятием 8.0», имеющая следующие характеристики.

Системные требования к компьютеру конечного пользователя:

· операционная система: MS Windows 98/Me, MS Windows NT4.0/ 2000/XP/Server 2003 (рекомендуется MS Windows2000/XP/Server 2003);

· процессор Intel Pentium II 400 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium III 866 МГц);

· оперативная память 128 Мбайт и выше (рекомендуется 256 Мбайт);

· жесткий диск (при установке используется около 120 Мбайт);

· устройство чтения компакт дисков;

· SVGA дисплей;

Системные требования к компьютеру разработчика конфигурации:

· операционная система: MS Windows 2000/XP/Server 2003;

· процессор Intel Pentium III 866 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium IV/Celeron 1800 МГц);

· оперативная память 256 Мбайт и выше (рекомендуется 512 Мбайт);

· жесткий диск (при установке используется около 120 Мбайт);

· SVGA дисплей;

· устройство чтения компакт дисков.



4.3.1.5 Требования к упаковке и маркировке

Особых требований к упаковке и маркировке нет.

4.3.1.6 Требования к транспортировке и хранению

Условия транспортирования и хранения программного продукта совпадают с условиями транспортирования и хранения носителя программного продукта.

4.3.1.7 Интерфейс пользователя

Пользователи взаимодействуют с системой через стандартный интерфейс платформы «1С:Предприятие 8.0».

4.3.2 Порядок контроля и приемки

Приемка осуществляется Заказчиком, который проверяет на тестах соответствие реализованного программного продукта требованиям, изложенным в техническом задании и проверяет работоспособность всей системы в целом.

Тестирование приемки изделия осуществляется тестировщиками Заказчика. Программа тестируется сначала по блокам каждого класса пользователей, а уже потом системно. Проверяется соответствие интерфейса эргономическим показателям и наличие необходимых функций. Каждый блок тестируется на контроль данных, правильность работы каждой функции, вся система тестируется на скорость передачи информации и устойчивость.

Программа считается принятой в том случае, если:

· все заказанные функции у каждого из блоков;

· нет ошибок в функциях каждого из блоков;

· не обнаружено сбоев, приведших к потере информации;

· нет изъянов в эргономике интерфейсов.



4.3.3 Требования к программной документации

Программный продукт должен быть укомплектован следующей документацией:

· постановка задачи;

· спецификация требований;

· руководство программиста;

· руководство оператора;

· пояснительная записка:

o титульный лист;

o лист задания;

o содержание;

o введение;

o постановка задачи;

o аналитическая часть;

o конструкторская часть;

o документация программного продукта;

o экспериментальная часть;

o организационно-экономическая часть;

o безопасность жизнедеятельности;

o выводы;

o литература;

o приложения.

4.3.4 Стадии и этапы разработки

Время разработки системы 84 рабочих дня (см. таблицу 4.1).

Таблица 4.1 - График работ

Этапы разработки	Дата начала	Дата окончания
Постановка задачи	16.02.2007	05.03.2007
Проектирование системы	06.03.2007	20.03.2007
Разработка системы	21.03.2007	20.05.2007
Тестирование	21.05.2007	25.05.2007
Отладка	26.05.2007	30.05.2007
Подготовка документации	01.05.2007	15.05.2007

4.4 Руководство программиста

4.4.1 Назначение программного продукта

Программный продукт предназначен для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета на предприятиях оптовой и розничной торговли.

4.4.2 Условия применения

Для нормального функционирования программного продукта необходимо иметь следующий минимальный состав аппаратно-программного обеспечения:

· операционная система: MS Windows 2000/XP/Server 2003;

· процессор Intel Pentium III 866 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium IV/Celeron 1800 МГц);

· оперативная память 256 Мбайт и выше (рекомендуется 512 Мбайт);

· жесткий диск (при установке используется около 120 Мбайт);

· SVGA дисплей;

· устройство чтения компакт дисков;

· установленная система «1С:Предприятие 8.0», конфигурация «Бухгалтерия предприятия».

4.4.3 Характеристики программы

Настоящая система является конфигурацией системы «1С:Предприятие 8.0». Данная конфигурация представляет собой:

· совокупность объектов метаданных системы «1С:Предприятие 8.0»: справочников, документов, регистров (таблиц баз данных) и отчетов;

· совокупность индивидуальных пользовательских интерфейсов и прав (см. рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 - Конфигурация системы «1С:Предприятие 8.0»

4.4.4 Запуск программы

Для работы необходимо загрузить платформу «1С:Предприятие 8.0». Система может быть запущена в одном из следующих режимов:

· Конфигуратор. Режим конфигурирования системы. Позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа на работу в системе, выполнять сохранение и восстановление данных.

· «1С:Предприятие». Исполнительная часть системы. На основе структур данных, описанных в Конфигураторе, выполняет собственно ввод и обработку информации (работу со справочниками и документами, отчетами и т.д.).



4.4.5 Входные данные

Входные данные - документы и справочники.

4.4.6 Выходные данные

Выходные данные - движение регистров и отчеты.

4.4.7 Сообщения программисту

Программа формирует сообщения программисту трех видов:

· Информация - сообщения информационного типа, не требующие специфической реакции. Отображаются в левом нижнем углу экрана.

· Запросы на подтверждение - диалоговые окна, требующие однозначной реакции. Появляются перед осуществлением действий либо при сохранении информации, либо при удалении информации. Пользователь должен либо подтвердить, либо отменить действие.

· Ошибки - системные сообщения. Появляются в случае возникновения сбоев в программе. Требуют определенной реакции пользователя.

4.5 Руководство пользователя

4.5.1 Запуск программы

Для запуска программы необходимо открыть систему «1С:Предприятие 8.0» и выбрать информационную базу (см. рисунок 4.2).



Рисунок 4.2. - Окно выбора информационной базы

Если для выбранной информационной базы существует список пользователей, которым разрешена работа с ней, на экране появиться диалог «Авторизация доступа». В этом диалоге необходимо указать имя пользователя из списка. Если пользователю назначен пароль, его следует ввести в поле «Пароль». После того как имя пользователя и пароль указаны, необходимо нажать кнопку «ОК» для продолжения процесса запуска (см. рисунок 4.3).

Рисунок 4.3. - Окно авторизации доступа

4.5.2 Сообщения пользователю

Программа формирует сообщения для оператора таких видов как:

· Информация - сообщения информационного типа, не требующей специфической реакции оператора.

· Запросы на подтверждение - диалоговые окна, требующие реакции оператора. Появляются при записи измененных данных, при удалении информации, при формировании проводок.

· Ошибки - диалоговые окна, требующие реакции оператора. Появляются при некорректном вводе данных.

4.5.3 Описание работы с системой

Система «Опт и розница» является расширением типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.0».

Документ «Поступление товаров в розницу»

Документ «Поступление товаров в розницу» предназначен для отражения поступления товарно-материальных ценностей на розничный склад.

Рисунок 4.4 - Выбор документа «Поступление в розницу»

При поступлении товаров на склад указывается цена поступления и цену розницы.



Рисунок 4.5. - Форма документов «Поступление товаров в розницу»

При проведении документа формируются следующие проводки:

· Для автоматизированной торговой точки:

Д41.11 К60.01 - сумма поступления,

Д41.11 К42.01 - сумма наценки;

· Для неавтоматизированных торговых точек:

Д41.12 К60.01 - сумма поступления,

Д41.12 К42.02 - сумма наценки.

Документ «Переоценка товаров»

Документ предназначен для переоценки товаров на розничных складах. При проведении изменяет цены остатков товаров.

Рисунок 4.6. - Выбор документа «Переоценка товаров»

Предусмотрено заполнение по складу:

Рисунок 4.7. - Форма документа «Переоценка товаров»

Табличная часть документа заполняется остатками товара по счету 41.11 для АТТ и 41.12 для НТТ по выбранному складу.

Реквизиты:

· Старая цена - розничная цена товара;

· Новая цена - цена переоценки;

· Количество - количество переоцениваемого товара, ограничено остатками на складе.

Отчет «АВС-анализ»

Рисунок 4.8. - Выбор отчета «АВС-анализ»

Отчет предназначен для классификации объектов:

· Контрагент,

· Номенклатура.

Классификация объектов производится по классам важности с точки зрения реализации товаров и услуг компании по данным управленческого учета.

Для каждого из 3-х классов (А, В и С) задаются свои относительные значения в процентах.

Считается что класс А должен приносить больше прибыли чем В и тем более больше чем С. Общепринятое распределение А-класс - 70%, В-класс - 25% и С-класс - 5%.

Рисунок 4.9. - Закладка настройки АВС-классов

Пользователь может выбрать параметр для анализа из предложенного списка:

· Сумма выручки,

· Сумма валовой прибыли,

· Количество проданных товаров.



Рисунок 4.10. - Закладка настойки параметров для анализа

Рисунок 4.11. - Форма отчета «АВС-анализ»



Информация в отчете:

· Себестоимость продаж -- себестоимость продаж ТМЦ. Себестоимость определяется в соответствиис определенной в документе отгрузки партии списания ТМЦ.

· Выручка по отгрузке -- сумма проданных ТМЦ по ценам отгрузки.

· Прибыль по отгрузке -- разница между объемом продаж (выручкой по отгрузке) и себестоимостью продаж.

· Прибыльность (%) --отношение прибыли по отгрузке к себестоимости, выраженное в процентах.

Данные в отчете представлены в виде диаграммы. Вид диаграммы выбирается в настойках.

Рисунок 4.12. - Выбор вида диаграммы в настройках



Рисунок 4.13. - Форма отчета «АВС-анализ», представленного в виде диаграммы

Отчет «Анализ продаж»

Отчет предназначен для анализа прибыльности продаж. В отчете выводится информация обо всех продажах, произведенных за период, указанный в отчете.

Рисунок 4.14. - Выбор отчета «Анализ продаж»



Рисунок 4.15. - Форма документа «Анализ продаж»

В отчете можно расшифровать по договору контрагента, документу продажи, номенклатуре, годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, покупателям, документам движения. Для этого нужно два раза нажать левой кнопкой мыши на параметр, который требуется детализовать.

Рисунок 4.16 - Окно расшифровки товара по документу движения

Информация в отчете:

· Количество в базовых единицах - единица измерения ТМЦ;

· Себестоимость в валюте упр. учета - себестоимость ТМЦ;

· Продажная стоимость в валюте упр. стоимости - сумма продаж ТМЦ;

· Абсолютная прибыль - разница между суммой продажи и себестоимости в абсолютном выражении;

· Относительная прибыль - разница между суммой продажи и себестоимости в процентном выражении.

Отчет «Ведомость по товарам»

В отчете «Ведомость по товарам» выводятся остатки товарах на складах в количественном выражении на определенную дату, выбранную в отчете.

Рисунок 4.17. - Выбор отчета «Ведомость по товарам»

Отчет может быть выведен как в базовых единицах, в единицах хранения остатков товаров и в единицах для отчетов, назначенных для товаров в справочнике «Номенклатура». 

С помощью данного отчета можно получить график поступления и отгрузки товаров со складов предприятия с любой периодичностью, например за каждый день в течение определенного периода времени. Для этого в группировках отчета необходимо установить соответствующий порядок группировки: По дням, По неделям и т.д. 

В отчете можно произвести отбор данных по различным параметрам: по группе товаров, по произвольному списку товаров, по складам и т.д.

Отчет может формироваться по складу и по номенклатуре.



Рисунок 4.18 - Форма документа «Ведомость по товарам», сформированного по складу и номенклатуре

Рисунок 4.19. - Форма документа «Ведомость по товарам», сформированного по номенклатуре

Отчет «Товарный отчет»

В отчете «Ведомость по товарам на складах» анализируются обороты по товарам в количественном выражении.

Рисунок 4.20. - Выбор отчета «Товарный отчет»

Рисунок 4.21. - Форма документа «Товарный отчет», сгруппированного по номенклатуре и товару



Отчет может быть выведен как в базовых единицах, в единицах хранения остатков товаров и в единицах для отчетов, назначенных для товаров в справочнике «Номенклатура». 

С помощью данного отчета можно получить график поступления и отгрузки товаров со складов предприятия с любой периодичностью, например за каждый день в течение определенного периода времени. Для этого в группировках отчета необходимо установить соответствующий порядок группировки: По дням, По неделям и т.д.

Рисунок 4.22. - Форма документа «Товарный отчет», сгруппированного по номенклатуре, товару и месяцу

В том случае, если необходимо детализировать приход товаров по документам, то нужно на закладке «Поля» выбрать «Документ движения (регистратор)».

Причем в отчет можно вывести информацию не только о самом документе, но и о любом реквизите документа. Например, в отчет можно дополнительно вывести информацию об ответственном сотруднике, оформившем этот документ.

В отчете можно произвести отбор данных по различным параметрам: по группе товаров, по произвольному списку товаров, по складам и т.д.

Отчет «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами»

В данном отчете показывается информация о взаиморасчетах с контрагентами.

Рисунок 4.23 - Выбор отчета «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами»

Отчет может быть построен по конкретному контрагенту, группе контрагентов или произвольному списку контрагентов.

Для детализации данных в отчете могут быть также использованы свойства контрагентов.

С помощью возможностей группировок, предоставляемых отчетом, отчет может быть детализирован до уровня конкретных документов отгрузки и оплаты. Для получения такой детализации на закладке "Поля" надо установить группировку "Документ движения (регистратор)".

Информация в отчете может быть сгруппирована по дням, неделям, месяцам. Взаиморасчеты контрагентов можно посмотреть в разрезе различных организаций и договоров с контрагентами.

Информация в отчете выводится в валюте взаиморасчетов, установленной в договоре с контрагентом и в валюте управленческого учета.

Рисунок 4.24. - Форма документа «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами»



5. Экспериментальная часть

По итогам разработки в соответствии с техническим заданием было проведено сквозное тестирование программного продукта.

Программный продукт проходил тестирование на условных и реальных данных.

Программный продукт функционирует корректно и в соответствии с требованиями технического задания. Созданные документы проводятся и формируют проводки. Отчеты выявляют реальную зависимость в системе товарооборота, анализируют информацию.

Тестирование показало, что система удовлетворяет требованиям, сформулированным в техническом задании.

Окончательное тестирование программного продукта проходило на реальных данных.



6. Организационно-экономическая часть

Цель: комплексный организационно-экономический анализ, который проходит в несколько этапов - анализ рынка программного продукта, оценка качества программного продукта, расчет стоимости проекта. Для этого рассчитывается научно-технический уровень проекта в сравнении с подобными системами, определяется трудоемкость изготовления проекта и в соответствии с трудоемкостью определяется численность и должностной состав работников, составляется смета стоимости разработки.

6.1 Анализ рынка программного продукта

Сегодня для многих организаций, работающих в рамках рыночной конкуренции, преуспевающее будущее зависит от понимания ожиданий и желаний клиентов. Основными факторами, определяющими успешность проектов в сфере информационных технологий, являются поиск и использование данных относительно пользователей для дальнейшего планирования, а также разумная обратная связь с клиентами. Проведение исследования поможет выявить совокупность вариантов, которой удовлетворяет предложение данной системы, и на этой основе скорректировать программу с целью достижения конкурентоспособного преимущества. В этом случае проведение исследования позволит выявить критерии, которых потребители придерживаются, приобретая программный продукт, для включения новых функций в совокупность рассматриваемых вариантов.

Можно выделить следующие основные направления исследований:

· Анализ потребностей потребителя. Цель - выявление основных потребностей, которые потребители стремятся удовлетворить, а также выявление потребностей, которые в настоящее время не удовлетворены.

· Анализ ожиданий потребителя. Изучение стандартов обслуживания, которых клиенты ожидают от приобретения услуги - относительно стоимости услуги.

· Анализ восприятия потребителя. Изучение наиболее важных критериев качества программы с точки зрения клиента - того, чего он ожидает и что надеется получить, приобретая программный продукт.

· Анализ поставщиков.

· Анализ потребителей.

В настоящее время в связи с изменением системы потребительских качеств возникла необходимость создания современного и мощного инструмента для контроля использования финансовых средств. Это послужило толчком для создания автоматизированных систем бухгалтерского учета, которые позволяют обеспечивать необходимый контроль работы организаций, потому что в реальных условиях ведение бухгалтерского учета малоэффективно без компьютерной обработки данных.

Сейчас на рынке существует множество бухгалтерских программ, удовлетворяющих самым разным требованиям. Поэтому для руководителей трудно правильно выбрать программу для своего предприятия, но рано или поздно вопрос о введении автоматизации работы организации встает перед каждым из них. Выбор программы зависти от того, для чего именно она нужна. Для ведения простого бухгалтерского учета, распечатки первичных документов и необходимых отчетов или для настройки программы на технологию ведения не только бухгалтерского, но и налогового, управленческого, специализированного учета на предприятии, ведь бухгалтерская программа - только часть новой технологии учета, а внедрение бухгалтерской программы не сводится к простой установке ее на компьютер.

В рамках дипломного проекта мы рассматриваем торговые организации. Программные решения в области торговли появляются и развиваются с большей динамикой, так как торговая сфера сегодня приобретает все большие перспективы.

По результатам статистики в России бесспорное лидерство в сфере экономических программ занимает компания «1С». В большинстве предприятий разного профиля, в том числе и торговых, используются программные разработки на базе этой системы. С этой точки зрения разработка программного продукта автоматизации бухгалтерского и управленческого учета в организациях оптовой и розничной торговли на платформе «1С:Предпритие 8.0» является выгодным преимуществом. А последний релиз этой программной оболочки (версия 8) предпосылка к дальнейшему развитию и распространению системы. Если рассматривать потребительские качества разработки по отношению с программами аналогами, можно выявить следующие плюсы: стоимость, функциональность, производительность. Эти выводы можно сделать исходя из проведенного анализа подобных систем. Существующие аналоги: «Retail Pro», «Retail Chain Manager», «Турбо Бухгалтер 6.9», «1С:Аспект 7.7», «1С:Торговля и Склад 7.7», «1С:Управление торговлей 8.0».