Учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО "Инсталл"

3.2 Правила расчётов с подотчётными лицами

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, служебные командировки. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними в ООО «Инсталл» установлены в Приказе от 25 февраля 2009 г. (Приложение П) и в Распоряжении от 01 января 2009 г. (Приложение Н), где указывается, что:

1) Подотчётное лицо в исключительных случаях может использовать личные деньги, покупая товары и материалы для организации;

2) Истраченные средства будут компенсированы по предоставлению авансового отчёта;

3) Денежные средства выдаются сроком на сто восемьдесят дней;

4) По истечению срока подотчётное лицо должно отчитаться, но не позднее чем через три рабочих дня с того момента, когда срок истёк.

Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Однако, если работники предприятия получают деньги под отчет, они должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247)

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами , с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Внедрение в бухгалтерский учёт вычислительной техники и современных технологий позволяет облегчить работу бухгалтера. Если рассматривать расчёты с подотчётными лицами, то возникает вопрос: Зачем выдавать деньги по РКО, потом возмещать перерасход установленной суммы выдачи, принимать неизрасходованные суммы по ПКО, когда деньги под отчет можно выдавать безналом. Выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные банковские карточки сотрудников, очень удобно. И многие фирмы уже применяют этот способ расчетов на практике. И все же такие операции являются относительно новыми - и для самих компаний, и для банков, и для налоговых инспекторов. Поэтому бухгалтеры волнуются: не нарушает ли фирма законодательство, проводя такие выплаты? И самое главное - не грозят ли ей какие-либо санкции за нестандартную выдачу денег под отчет?

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу.

И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы). Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски? Именно эти вопросы волнуют бухгалтеров, которые хотят воспользоваться всеми преимуществами безналичной выдачи денег под отчет.

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена (7) , то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными (8). Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников (9). По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.

Если же банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета". В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:

1) возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);

2) переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 «Расчетные счета» - кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);

3) удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия⁶ (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Заметим: несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если: (4)

- рассчитывается наличными сверх установленного размера; о не приходует выручку в полном объеме;

- не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;

- накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Если банк проводит такие платежи -- главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

-- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

-- указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;

-- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.

3.3 Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами

ООО «Инсталл» через подотчётных лиц производит закупку товаров у поставщика для дальнейшей перепродажи. Таким образом, расчёты, производимые через подотчётных лиц, явление распространённое.

В ООО «Инсталл» согласно приказу от 25 февраля 2009г. и распоряжению от 01 января 2009 г. (Приложение П) подотчётное лицо может использовать личные деньги, покупая товары и материалы для организации, а истраченные средства будут компенсированы. Из этого следует присутствуют случаи, когда подотчётное лицо должно предоставить авансовый отчёт и документы, подтверждающие произведённые расходы и только после, ему будут выданы наличные деньги по расходному кассовому ордеру.

Рассмотрим порядок оформления документов при выдаче подотчетных сумм на приобретение товаров.

Например, Посаженников Ю.А. приобретает для ООО «Инсталл» материалы. Служебная записка отсутствует (7 и 24). Приобретение необходимого осуществляется у ПБОЮЛ Илюнина Т. В. 29.04.09 на суммы 61 590 руб. 10 коп., 30.04.09 на сумму 62 593 руб. 10 коп., 01.04 (63 720 руб. 00 коп.), 02.04 (59 212 руб. 40 коп.), 13.04 (59 413 руб.), 14.04 (62 433 руб. 80 коп.) и пользуется авто услугами ООО «ПМК Авто» 13. 04 на сумму 18 408 руб., 01.04(18 408руб.) и 29. 04 (18 408 руб.). Почтовые услуги составили 147 руб. 90 коп. и 210 руб. 05 коп.

Соответственно ПБОЮЛ Илюнина Т. В выдала 9 квитанций к приходному кассовому ордеру и чеков, а ООО «АВТО-КИП» 3 чека. (Приложение Ц).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек содержит следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН),; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима

Главный бухгалтер Пестова С. О. составила авансовый отчёт № 3 от 30.04.09 унифицированной формы АО-1 (Приложение Х). К отчёту в качестве документов, подтверждающих производственные расходы, Посаженников представил квитанции и кассовые чеки.

Все расходы по АО №3 Посаженников производит, используя личные деньги. Однако истраченные деньги были компенсированы по РКО №97,98,99,100,101,103,104,105,106,107,108,109,110,112,113,115,114,116,117,118,119,121,122,123,124,125,126,127,128, как только он представил авансовый отчёт.

При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Например, Посаженников Ю.А. приобретает для ООО «Инсталл» товар. Приобретение необходимого осуществляется 01.08.09 у ПБОЮЛ А. С. Рысеев. Соответственно покупателю выдаётся товарный чек № 12372 и кассовый чек на сумму 1 422 руб. 00 коп. Также Посаженников приобретает 11.08.09 СВЕРЛО- БУР у ООО «Фирма ТВС» на сумму 708-00, 1 180-00 и 896-80. Соответственно продавец выдаёт товарный чек № 40267 и кассовый чек на сумму 2 784 руб. 80 коп. (Приложение Ш)

Товарный чек в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» содержит такие реквизиты, как наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении; должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Главный бухгалтер Пестова С. О. составила авансовый отчёт № 6 от 11.08.09 унифицированной формы АО-1 (Приложение Ч). К отчёту в качестве документов, подтверждающих производственные расходы, Посаженников представил товарные и кассовые чеки.

Рассмотрим порядок оформления документов при выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы.

Главный бухгалтер Пестова С. О. 25.02.09 года была направлена в командировку в г. Москва сроком на 5 дней. Целью командировки явилась ежегодная отраслевая конференция.

Служебное задание отсутствует.

Директор ООО «Инсталл» издал приказ о направлении работника в командировку (Приложение С). В приказе указывается ФИО командируемого, должность, время и место командировки, цель. Приказ имеет унифицированную форму № Т-9.

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку работнику было выписано командировочное удостоверение (Приложение У). Командировочное удостоверение имеет отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписями и печатями. Командировочное удостоверение имеет форму № Т-10.

Норма суточных за каждый день нахождения в командировке составила 600 рублей. Таким образом, главному бухгалтеру начислили суточные в размере 600 руб. * 5 дней = 3000 руб.

По возвращении из командировки были предоставлены следующие документы:

- ж/д билет Киров -Москва на сумму1 165 руб. 10 коп. (см. приложение Ф) - ж/д билет Москва - Киров на сумму 922 руб. 30 коп. (см. приложение Ф) - карточки метро на общую сумму 220 руб. (см. приложение Ф) -квитанции с почты на общую сумму 123 руб. 75 коп.

Т. о. был составлен авансовый отчёт унифицированной формы АО -1 (Приложение Т). К отчёту в качестве документов, подтверждающих произведённые расходы и суммы затрат по ним, были приложены представленные выше документы на общую сумму 5 431 руб. 15 коп.

ООО «Инсталл» осталось должно сотруднику сумму 5 431 руб. 15 коп., т. к. работнику не были выданы деньги из кассы. Основанием послужило не полученные на конференции и в дальнейшем не высланные подтверждающие документы от РАГС.

В письме № 03-03-05/169 перечислены документы, которые необходимы, чтобы признать командировочные расходы при расчете прибыли. Минфин России пришел к выводу, что приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а), а также служебное задание (форма № Т-10а) в налоговом учете необязательны.

Однако, есть документы без которых организации не обойтись. Во-первых, сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Ведь, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы признаются именно на день, которым датирован данный документ. Во-вторых, к авансовому отчету работник обязан приложить первичные документы, подтверждающие:

расходы на проезд;

расходы на проживание;

иные расходы, связанные с командировкой.

В-третьих, помимо авансового отчета и «первички» для признания расходов бухгалтерии понадобится командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Без командировочного удостоверения можно обойтись лишь в следующих случаях:

сотрудник ездил в загранкомандировку (кроме стран СНГ);

работник был в стране СНГ, которая на границе ставит отметки «прибыл--убыл»;

--местом командировки не являлось юридическое лицо. Если у компании будут все перечисленные документы, у инспекторов не возникнет претензий к командировочным расходам. (20 и 27)

3.4 Синтетический и аналитический учет расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл»

Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;

Аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета; (21)

Все организации обязаны составлять на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность.

В ООО «Инсталл» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным под отчёт предназначен счёт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет балансовый, основной, расчётный, сальдовый, активно-пассивный 1-ого вида, поскольку по окончании учётного периода возможны как остатки неиспользованных подотчётных сумм, так и остатки не возмещённых организацией расходов по предоставленным авансовым отчётам.

Дт	Кт
С нач- Задолженность подотчётных лиц перед организацией на начало месяца	С нач- Задолженность организации перед подотчётными лицами на начало месяца
ДО: выдача аванса подотчётным лицам на хозяйственные, командировочные или представительские расходы	КО: 1)списание сумм подтверждённых расходов 2) возврат в кассу организации неиспользованного остатка подотчётных сумм.
С кон- Задолженность подотчётных лиц перед организацией на конец периода	С кон- Задолженность организации перед подотчётными лицами на конец периода

Таблица 7 - Бухгалтерские проводки по учёту расчётов с подотчётными лицами ООО «Инсталл» за 2009 г.

Содержание хозяйственных операций	Первичные документы	Дебет счёта	Кредит счёта	Сумма, руб. коп.
1* Отражены суточные за время пребывания в командировке (600 руб. *5 дней)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09	44.2	71.1	3000-00
Отражена стоимость услуг метро (5 раз *44 руб. = 220 руб.)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, карточки метро	44.2	71.1	220-00
Отражена стоимость проезда до места командировки и обратно (1165,10 + 922,30)	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, ж/д билеты	44.2	71.1	2 087-40
Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт №1 от 28.02.09, квитанция	44.2	71.1	123-75
2* Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт № 3 от 30.04.09	44.2	71.1	357-95
Отражена стоимость купленных товаров	Авансовый отчёт № 3 от 30.04.09	60.1	71.1	424 186-40
Выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы по авансовому отчёту №3	РКО №97,98,99,100,101,103,104,105,106,107,108,109,110,112,113,115,114,116,117,118,119,121,122,123,124,125,126,127,128	71.1	50.1	915 226-00
3* Отражена стоимость купленных товаров	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09, товарный чек	41.1	71.1	4206-80
Отражена стоимость услуг почты	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09	44.3	71.1	314-80
Отражена стоимость купленных товаров	Авансовый отчёт № 6 от 11.08.09	60.1	71.1	273 229-00

1* Подотчётное лицо - Пестова С. О. использовала личные деньги на расходы по командировке, которые затем должны были быть компенсированы. Однако, ООО «Инсталл» до сих пор не получило от РАГС оправдательных документов и таким образом командировочные расходы не могут быть признаны.

2* Подотчётное лицо - Посаженников Ю. А. получил подотчёт денежные средства для расхода по авансовому отчёту №3 на сумму 915 226 руб. 00 коп. Т. о. после произведенных расходов по АО №3 у него останется 490 681 руб. 65 коп. Эти деньги в кассу не возвращены. Они будут потрачены на последующие расходы, произведённые через это подотчётное лицо.

3* На расход по авансовому отчёту №6 деньги из кассы не выдавались, т. о. можно предположить что Посаженников расходует деньги, которые получил на расход по предыдущим авансам.

Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета.

Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Инсталл» ведётся по каждой выданной под отчёт сумме и по каждому подотчётному лицу. Аналитический учёт ведётся в карточках аналитического учёта (см приложение) на основании первичных документов. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках аналитического учёта составляются оборотная ведомость (см. приложение).

Схема движения информации в ООО «Инсталл» по учёту расчётов с подотчётными лицами представлена в приложении .

Операции по расчётам с подотчётными лицами находят своё отражение в форме № 1 «Бухгалтерский баланс»:

Задолженность подотчётных лиц перед организацией отражается в активе баланса по строке 240 «дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчётной даты)»;

Задолженность организации перед подотчётными лицами отражается в пассиве баланса по строке 625 «прочие кредиторы», которая включается в итог строки 620 «кредиторская задолженность».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер по счёту 71- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами. Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое) (приложение К7).

Ежемесячно итоги из журнала-ордера по счёту 71 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

3.5 Особенности учёта по командировочным расходам в ООО «Инсталл»

Трудовой кодекс гарантирует командированному работнику компенсацию работодателем:

расходов на проезд;

расходов по найму жилья (гостиничных расходов);

суточных;

иных расходов, произведенных с ведома или разрешения работодателя (транспортных расходов, расходов на «пассажирскую страховку» на время проезда, на оплату банковских и почтовых услуг, услуг связи и пр.).

Однако, чтобы отправить работника в другой город нужно уже перед отправкой оформить ряд документов, необходимых для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Вначале обратимся к документам и расчетам, которые строго не привязаны к конкретной командировке.

1. Размер суточных и порядок расчета количества дней для их выплаты определяются организацией и фиксируются в локальном нормативном акте (приказе). Для определения размера суточных берутся дни командировки с даты ее начала по дату ее окончания (включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и дни вынужденной остановки).

2. В Приказе по подотчётным лицам (Приложение) прописано, что подотчётное лицо может использовать личные деньги, которые затем будут компенсированы. В нашем случае в ООО «Инсталл» все расходы по командировке подотчётное лицо - Пестова С. О. уплачивает самостоятельно. Истраченные средства будут компенсированы, как только Пестова С. О. представит авансовый отчёт. Получить такой аванс может лишь тот, кто внесен в список подотчетных лиц организации. Поэтому в перечень необходимых документов входит приказ о назначении подотчетных лиц.

Все остальные документы, которые потребуются для оформления командировки, составляются после принятия решения о направлении работника в командировку.

3. Также в организации логично вести такой документ, как обоснование командировки. Он пригодится для подтверждения производственной необходимости направления сотрудника в командировку. Однако в состав унифицированных отчетных форм этот документ не входит (и в небольших организациях обычно не используется). В ООО «Инсталл» нет необходимости его ведения.

4. На основе предыдущего документа составляется Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). В ООО «Инсталл» также не ведётся, так как цель командировки мы видим из командировочного удостоверения.

5. Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9 либо №Т-9а (если в командировку направляется несколько работников)).

В приказе определяются;

сотрудник, направляемый в командировку, и его должность;

место командировки;

ее сроки (опять-таки, по датам убытия и прибытия, определенным по правилам расчета суточных);

основание;

Внесение дополнительных граф в приказ о направлении в командировку

Оформленный приказ (или его копию) следует сразу же передать в бухгалтерию.

6. Командировочное удостоверение (форма № Т-107). В нем ставится отметка о выбытии в командировку из места, где находится организация, в которой работает командированный сотрудник. Ну а при отъезде из места последнего посещения необходимо сделать отметку об этом с левой стороны удостоверения «Выбыл из ...».

В ООО «Инсталл» все расходы на командировку согласно учётной политике отражаются на счёте 44 «Расходы на продаж».

Выводы и предложения

В данной работе были проведены исследования методики бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами ООО «Инсталл». Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Организация, осуществляет текущую деятельность, вступает во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами. Например, в ООО «Инсталл» такие взаимоотношения, как оплата поставщику, основаны на денежных расчетах через подотчётных лиц

В теоретической части работы рассмотрено регулирование расчётов с подотчётными лицами, а также представлены последние нормативные акты: Письма МинФина, ЦБ; Постановления Правительства, приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.

Также в работе была дана краткая характеристика ООО «Инсталл», проанализированы основные экономические показатели, дана характеристика финансовой деятельности, рассмотрены правила расчётов с подотчётными лицами, представлен документальный учет, ведение синтетического и аналитического учета в компании, отражение учета в отчетности.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц; направление подотчетных лиц в служебные командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Для бухгалтерского учета денежных средств и расчетных операций в ООО «Инсталл» применяется система счетов бухгалтерского учета, объединенных в Плане счетов бухгалтерского учета. Для ведения учета используется лицензионная программа «1С: Предприятие», которая дает возможность ведения синтетического и аналитического учета, применительно к потребностям предприятия и формирования необходимых документов.

В процессе выполнения данной работы была рассмотрена деятельность ООО «Инсталл», проанализирован процесс учета расчётов с подотчётными лицами, а так же проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности данного предприятия. Результаты проведенного исследования позволяют сделать выводы о том, что цель работы достигнута полностью.

В целом можно отметить, что учет расчётов с подотчётными лицами ведется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, Инструкцией Минфина СССР "О служебных командировках в пределах СССР", Трудовым кодексом Российской Федерации и т. д. Однако, на мой взгляд на данном предприятии необходимо провести аудит, для того, чтобы выявить ошибки в учете расчётов с подотчётными лицами. Например, суммы на расход по определённому авансовому отчёту не соответствуют требующимся суммам, и остаётся перерасход. Также на РКО нет штампа «получено».

Кассовые операции на предприятии ведутся в соответствии с письмом Центрального Банка России от 4 октября 1993 г. N 18. (9)

Библиографический список

Нормативные документы

1. "Заработная плата: бухгалтерские, налоговые и правовые аспекты" (10-е издание, переработанное и дополненное) (Никитин В.Ю.) ("ГроссМедиа Ферлаг", "РОСБУХ", 2009) 4.5. Невозвращенные подотчетные суммы 1

2. "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. От 05.04.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.07.2009) Статья 238. Суммы, не подлежащие налогообложению Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" 8

4. "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 30.04.2010)

5. Письмо Минфина РФ от 12.05.1992 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" 9

6. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" 10

7. Письмо Минфина РФ от 14.09.2009 N 03-03-05/169) 27

8. Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408.

9. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (вместе с "Порядком ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40) 30 2

10. Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 О порядке применения Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт"

11. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812(ред. от 24.12.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" 28

12. Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006). 5

13. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93(ред. от 13.05.2005) "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" 17

14. Приложение к Положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденному Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 154н 6

15. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 18.09.2006) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" 7

16. Приказ Минфина РФ от 09.12.1998 N 60н (ред. от 30.12.1999) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 1998 N 1673) 12

17. Приказ Минфина РФ от 12.07.2006 N 92н "О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 г. N 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран" 29

18. Справочная информация: "Формы первичных учетных документов" 14

19. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 07.05.2009) 3

20. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008)"О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" 15

21. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) 13

22. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010) 18

Журналы

23. Инструктаж для тех, кому выдали деньги под отчёт//Главбух-2009.-№11

24. Командировочные расходы реально признать без служебного задания//Главбух-2009.-№20-стр.15 20

25. Можно ли перечислять подотчётные деньги на карточку сотрудника//Главная книга-2009.-№12-стр.8 21

26. Органайзер для командировки//Главная книга-2007.-№15-стр.29 22

27. Служебные командировки: учёт и налогообложение//Бухгалтерский учёт-2004.-№12-стр.14 23

28. Служебные командировки: правовое регулирование// Бухгалтерский учёт-2004.-№11-стр.5 24

29. Статья: Нарушения у подотчетников: будет ли НДФЛ ("Главная книга")

30. Учёт с подотчётными лицами в бюджетных организациях// Бухгалтерский учёт-2005-№20-стр.40 25

Учебники и пособия

31. Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник /-- «ЮНИТИ-ДАНА», 2005. -- 527с.

32. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов/-- 2007.

33. Бакаев А. С., Безруких П. С., Врублевский Н. Д..; Под ред. П. С. Безруких. Бухгалтерский учет: Учебник /-- 5-е изд., перераб. и доп. -- М.: Бухгалтерский учет, 2004.-- 736 с.

34. Богатая И.Н, Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет: Учебник/ -- Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2007. - 858 с.

35. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учёт: Учеб. Пособие/--М.:Инфра-М--2003г.

36. Сафронова Н. Г., Яцюк А. В. Бухгалтерский финансовй учет: Учеб. пособие / -- М. ; Новосибирск : ИНФРА-М-Сиб., 2003.

Размещено на Allbest.ru