Організація обліку видатків у Держказначействі району

661

651

5

3.

Утримано внески до Фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності (0,5%-1%)

661

652

5

4.

Утримано внески до Фонду соціального страхування на випадок безробіття (0,5%)

661

653

5

5.

Утримано податок з доходів фізичних осіб (15%)

661

641

5

6.

Нараховано внески до пенсійного фонду(33,2%)

2120

801

651

5

7.

Нараховано внески до Фонду соціального страхування тимчасової втрати працездатності (1,5%)

2120

801

652

5

8.

Нараховано внески до Фонду соціального страхування на випадок безробіття (1,3%)

2120

801

653

5

9.

Нараховано внески до Фонду соціального страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання (0,2%)

2120

801

654

5

10

Перераховано на карткові вкладні рахунки заробітну плату працівників

2111

661

321

2

11

Перераховано внески до пенсійного фонду

2111

651

321

2

2120

651

321

2

12

Перераховано до ФССТВП

2111

652

321

2

2120

652

321

2

13

Перераховано до ФССБ

2111

653

321

2

2120

653

321

2

14

Перераховано внески до ФССНВПЗ

2120

656

321

2

15

Перераховано податок дох овід фізичних осіб

2111

641

321

2

16

Перераховано на карткові вкладні рахунки кошти на службове відрядження

2141

362

321

2

17

Списано витрати з під віту за видатками на службове відрядження

2140

801

362

8

18

Отримано з магазину канцтовари:

вартість без ПДВ;

ума ПДВ

2131

2131

234

801

364

675

4,2

6,2

19

Перераховано платежі постачальникам за канцтовари

2131

364

321

2,4

20

Списано використані канцтовари

2131

801

234

13

21

Нараховано за послуги:

- водопостачання;

- енергопостачання

2162

2163

801

801

675

675

6

6

22

Перерахована заборгованість за послуги:

- водопостачання;

- енергопостачання

2162

2163

675

675

321

321

2,6

2,6

Бюджетні установи в результаті фінансово-господарської діяльності можуть отримувати в своє розпорядження кошти не лише з бюджету, а й з інших джерел. Кошти, які бюджетні установи одержують понад асигнування, що виділяються їм з державного бюджету, складають спеціальний фонд бюджетної установи.

Спеціальний фонд складається з власних надходжень бюджетних установ та інших коштів спеціального фонду. До власних надходжень відносять плату за послуги, що надаються бюджетною установою, та інші джерела власних надходжень. Облік доходів спеціального фонду ведеться за єдиним планом рахунків і на одному й тому ж балансі що й видатки загального фонду. Операції з доходами спеціального фонду оформляють тими ж первинними документами, що й з бюджетними асигнуваннями, відносно них діє та сама класифікація видатків за кодами економічної класифікації.

Для зберігання коштів спеціального фонду і операцій з ними бюджетні установи відкривають спільні реєстраційні рахунки у відповідних органах державного казначейства.

Облік фактичних видатків за рахунок коштів спеціального фонду бюджету згідно з кошторисами доходів та видатків ведеться на рахунку 81 «Видатки спеціального фонду», який розподіляється по 3 субрахунках.

За дебетом субрахунку 81 «Видатки спеціального фонду» ведеться облік фактичних видатків бюджетної установи, проведених за рахунок коштів спеціального фонду бюджету, а операції з відшкодування видатків відображаються за кредитом цих субрахунків. В кінці року фактичні видатки списуються з кредиту субрахунків 811, 812, 813 до дебету субрахунку 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом».

Аналітичний облік касових та фактичних видатків за коштами спеціального фонду як і по видатках загального фонду ведеться в картках аналітичного обліку касових (фактичних) видатків встановлених наказом ДКУ №100 від 06.10.2000 р. та окремо за кожним спеціальним реєстраційним рахунком в розрізі кодів бюджетної класифікації з виділенням видатків за джерелами формування спеціального фонду

В УДК В Зачепилівському районі кошти спеціального фонду відсутні.

2.3 Організація підсумкового обліку видатків

На підставі даних бухгалтерського обліку бюджетні установи зобов'язані скласти бухгалтерську звітність. Складання звітності є завершальним етапом облікового процесу. Бухгалтерська звітність ґрунтується на даних синтетичного ат аналітичного обліків і повинна відображати майнове та фінансове становище бюджетної установи, результати господарської діяльності та виконання кошторису доходів та видатків за звітний період (місяць, квартал, рік). Типові форми бухгалтерської і статистичної звітності та вказівки про порядок їх заповнення і терміни представлення розробляють і затверджують відповідні міністерства і відомства України, а форми фінансової звітності з виконання кошторисів доходів і видатків Державне казначейство України.

Правові засади складання фінансової звітності в Україні загалом і для бюджетних установ зокрема визначено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999р. за № 996 XІV який набрав чинності з 01.01.2000 року. Фінансова звітність бюджетних установ відображає результати розпорядження коштами та майном держави уповноваженими на це суб'єктами відносин у сфері господарювання.

Розпорядники бюджетних коштів подають у повному обсязі фінансові звіти:

установі вищого рівня;

органу Державного казначейства України, в якому обслуговується.

Всі примірники фінансового звіту мають однакову юридичну силу.

Залежно від звітного періоду фінансову звітність поділяють: на річну та проміжну (квартальну, місячну).

Склад фінансової звітності бюджетних установ відображено в таблиці 2.2. Розпорядники бюджетних коштів складають та подають місячні фінансові звіти в обсязі, встановленому останніми.

Треба звернути увагу, що склад звітності, ступінь деталізації її показників визначається періодом, за який складається звітність. Місячна звітність більш деталізована ніж квартальна та річна, але її показники теж важливі, вони дають змогу отримувати інформацію для поточного контролю за дебіторською та кредиторською заборгованістю бюджетних установ.

Таблиця 2.2. Склад фінансової звітності бюджетних установ

№	Назва форми	місячна	квартальна	річна
1	2	3	4	5
1.	Баланс (№1)	-	+	+
2.	Звіт про виконання загального фонду кошторису установи (№2-д)	-	+	+
3.	Звіт про рух необоротних активів (№5)	-	-	+
4.	Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування (№6)	-	-	+
5.	Звіт про заборгованість бюджетних установ (№7д)	+	+	+
6.	Звіт про результати фінансової діяльності (№9)	-	-	+
7.	Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах (№15)	-	-	+
8.	Пояснювальна записка (включає текст та додатки)	-	+	+

Оскільки фінансова звітність бюджетних установ повинна надавати інформацію про виконання кошторису доходів і видатків, то її показники побудовані так, щоб повністю виконати це завдання. Варто відзначити, що основними показниками фінансової звітності бюджетних установ є дані про кошторисні призначення, касові та фактичні видатки бюджетної установи, її дебіторську та кредиторську заборгованість.

Складаючи звіти за формою 2 -- про отримання та використання коштів загального фонду, за відповідними формами №4 -- про одержання та використання коштів спеціального фонду, за формою №7 -- про заборгованість бюджетних установ потрібно обов'язково підкреслити номер форми, а якою складається звіт, указати коди відомчої, програної класифікації видатків.

Складаючи звіт за формою 7, крім цього потрібно зазначити назву загального чи спеціального фонду бюджету, за коштами якого складений звіт.

Фінансова звітність бюджетними установами подається до органів Державного казначейства, в якому обслуговується розпорядник та головному розпоряднику у встановлені ними терміни.

Наведемо приклад термінів подачі фінансової звітності органу УДК та головному розпоряднику УДК в Зачепилівському районі.

Таблиця 2.3. Організація звітності УДК в Зачепилівському районі

Форма звітності	Код	Період	К-сть екз.	Місце подання	Строки	Джерела створення (реєстри обліку)
						аналітичного	синтетичного
1	2	3	4	5	6	7	8
Баланс	1	Рік (Квартал)	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01 (до 07.04./ 07.09)	Журнали, відомості	Головна книга
Форма №2	2	Рік (Квартал)	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01 (до 07.04./ 07.09)	Картка обліку фактичних касових видатків	Головна книга
Форма №5	5	Рік	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01	Оборотні відомості	Головна книга
Форма №6	6	Рік	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01	Оборотні відомості	Головна книга
Форма №7-д	7	Рік (Квартал), (місячна)	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01 (до 07.04./ 07.09),(04, щомісячно)	Оборотні відомості	Меморіальні ордери №4, №6, Гол.кн.
Форма №9	9	Рік	2	Головний розпорядник, орган ДК	До 15.01	Розрахункова відомість	Головна книга

Проведемо узагальнюючий аналіз показників форм річної звітності, які подаються УДК в Зачепилівському районі.

Форма №1 -- «Баланс» містить узагальнені підсумкові показники, отримані на підставі звірених даних бухгалтерських документів станом на початок та на кінець бюджетного періоду. Звітні дані мають бути достовірними, об'єктивними, реальними. Звітні дані статей «Балансу» на початок року повинні бути тотожними даним графи 4 «на кінець року» «Балансу за попередній рік».

Установа складає єдиний «Баланс», який відображає результат про всі здійснені господарські операції за коштами, у нашому випадку лише загального, а в цілому і спеціального фондів за всіма виконуваними програмами (КПК 3501010,3504020). Показники форми №1 «Баланс» безпосередньо пов'язані з рахунками Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетної установи. Кожна установа заповнює в балансі лише ті рядки, які стосуються її діяльності. До форми №1 «Баланс» додається довідки про доходи за загальним та спеціальними фондами кошторису установи, які заповнюються на підставі даних аналітичного обліку. Довідка до рахунку 70 «Доходи загального фонду» призначена для розшифрування операцій бухгалтерського обліку здійснених на субрахунках рахунку 70. Така довідка, відповідно до внесених останніх змін, заповнюється лише у річній звітності. У розшифруванні позабалансових рахунків наводяться суми залишку на початок року, надходження та вибуття протягом звітного періоду, залишку на кінець кварталу (року): орендованих необоротних активів, активів на відповідальному зберіганні, бланки суворого обліку тощо.

Форма №2-д -- «Звіт про виконання загального фонду кошторису установи». Звіт складається за кожним кодом програмної класифікації видатків та кредитування державного бюджету, в розрізі кодів економічної класифікації видатків бюджету та класифікації кредитування бюджету. Крім того бюджетна установа складає зведений звіт форми №2-д за всіма кодами програмної класифікації видатків та кредитування. Звіт форми №2-д містить таку інформацію:

графа 1. «Показники» зазначає статті витрат бюджетної установи;

графа 2. «Коди економічної класифікації видатків»;

графа 3 «Затверджено кошторисом на рік», містить інформацію про затверджену в кошторисі річну суму планового асигнування загального фонду зі врахуванням змін, внесених до кошторису протягом звітного періоду; графа 4 «Залишок на початок року». У графі 4 залишку на початок року не повинно бути. Загальна сума в рядку «видатки-усього» повинна відповідати за випискою з реєстраційного (поточного) рахунку на початок року;

графа 5 «надійшло коштів за звітний період» відображається сума коштів загального фонду бюджету за кодами економічної класифікації видатків бюджету, яка фактично надійшла на ім'я установи;

графа 6 «Касові видатки» відображає суми касових видатків загального фонду бюджету за КЕКВ тобто видатки, що здійснені у формі перерахування коштів реєстраційних рахунків установи, відкритих в органах державного казначейства;

графа 7 «Фактичні видатки» наводить суму фактичних видатків, тобто дійсних витрат, що оформлені та підтверджуються відповідними документами, зокрема видатків за несплаченими накладними (рахунками) кредиторів за нарахованою заробітною платою, які здійснені в поточному році;

графа 8 «Залишок на кінець звітного періоду», залишку на кінець звітного періоду бути не повинно.

Форма №5 -- «Звіт про рух необоротних активів» відображає наявність необоротних активів бюджетної установи на початок на кінець року, їх рух протягом звітного періоду. Заповнюються окремі графи форми № 5, графи 3 і 4 «Звіту про рух необоротних активів» наводять інформацію про їх наявність відповідно на початок і на кінець звітного року. Підсумкові дані форми мають відповідати відповідним графам форми № 1 «Баланс». Приклад заповнення річної форми №5 наведено у додатку № 21 до Розділу 5.

Форма №6 -- «Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування» відображає рух матеріалів і продуктів харчування відображає рух матеріалів, продуктів харчування протягом року та їхні залишки на початок і кінець року. Установою заповнюються окремі графи звіту даної форми, де у графах 3 і4 наводиться інформація про наявність матеріалів і продуктів харчування відповідно на початок і кінець року, а у графі 5 -- списання матеріалів і продуктів харчування на потреби установи на рік.

Форма № 7-д «Звіт про заборгованість бюджетних установ» складають установи, що отримують кошти державного бюджету на підставі даних бухгалтерського обліку про фактичну дебіторську та кредиторську заборгованість, яка виникла в установі під час виконання кошторису за поточний та минулі роки. Віт складають за кодами програмної класифікації видатків (по управлінню це 3501010 та 3504020),КЕКВ та містить інформацію про заборгованість бюджетних установ як за видатками, так і за нарахованими доходами (по власних надходженнях бюджетних установ).

Звітність за формою № 7-д складають окремо про заборгованість за коштами, отриманими із загального та спеціального фондів. У формі №7-д видатки відображаються за КЕКВ відповідно до кошторису установи. Суми заборгованості, які утворилися на початок року, повинні бути тотожними даним про заборгованість на кінець попереднього року.

Слід зауважити, що до форми №7-д не включається заборгованість за виплатою допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок катастрофи на ЧАЕС, за внутрішньовідомчими розрахунками з централізованого постачання матеріальних цінностей, розрахунки за депозитними операціями з депонентами, заборгованість за недостачами і крадіжками коштів та матеріальних цінностей та заборгованість за іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку. Ці дані відображаються у формі «Довідка про суми дебіторської та кредиторської заборгованості установи за операціями які не відображають у ф7-д.

Звіт форми №7-д містить таку інформацію:

графа 1. «Показники» зазначає статті витрат бюджетної установи;

графа 2. «Коди економічної класифікації видатків»;

графа 3. «Код рядка»,код встановлений згідно порядку;

графа 4. «Дебіторська заборгованість на початок року», тут наводиться сума дебіторської заборгованості, що склалась в установі на початок року;

графа 5. «Прострочена дебіторська заборгованість на початок року», із загальної суми дебіторської заборгованості наводиться сума дебіторської заборгованості на початок року;

графа 6. «Дебіторська заборгованість на звітну дату -- усього», в даній графі відображається сума дебіторської заборгованості установи, що виникла при виконанні кошторису установи а поточний та минулі роки і перебуває на бухгалтерському обліку станом на дату складання звіту;

графа 7. «Дебіторська заборгованість на звітну дату -- прострочена» із загальної суми дебіторської заборгованості наводиться сума дебіторської заборгованості на початок року;

графа 8. «Списана дебіторська заборгованість на звітну дату», тут наводиться сума дебіторської заборгованості, яка була списана протягом звітного періоду згідно встановленого порядку;

графа 9. «Кредиторська заборгованість на початок року», в даній графі наводиться сума кредиторської заборгованості станом на початок звітного року, що відповідає даним «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- усього» форми № 7-д річного фінансового звіту а попередній звітний рік;

графа 10. «Із кредиторської заборгованості на початок року -- бюджетна», яка відображає суму кредиторської заборгованості установи, що виникла через недоотримані асигнування у попередніх бюджетних роках і залишилась несплаченою станом на початок року;

графа 11. «Кредиторська заборгованість на початок року -- небюджетна»,- суму кредиторської заборгованості із загальної суми, що виникла у в'язку зі взяттям розпорядником бюджетних коштів зобов'язань понад кошторисні призначення;

графа 12. «Прострочена кредиторська заборгованість на початок року», із загальної суми кредиторської заборгованості наводиться сума заборгованості з простроченим терміном;

графа 13. «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- усього». Відображається сума кредиторської заборгованості, що виникла під час виконання кошторису за поточний та минулі роки і перебуває на бухгалтерському обліку на звітну дату;

графа 14. «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- бюджетна». І загальної суми кредиторської заборгованості наводять суму, яка утворилась через недоотримання асигнувань у попередніх та поточному роках;

графа 15. «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- небюджетна», кредиторської заборгованості із загальної суми, що виникла у в'язку зі взяттям розпорядником бюджетних коштів зобов'язань понад кошторисні призначення у попередні та поточному роках;

графа 16. «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- прострочена», із загальної сум кредиторської заборгованості -- заборгованість, що виникає після закінчення терміну обов'язкового платежу згідно з укладеними договорами, або, якщо дата платежу не визначена, то через 30 днів після виписування накладної (рахунку); графа 17. «Кредиторська заборгованість на звітну дату, термін оплати якої не настав». Із загальної суми кредиторської заборгованості виділена заборгованість за поточний та минулі роки, що перебуває на бухгалтерському обліку станом на дату складання звіту, термін оплати якої не настав;

графа 18. «Кредиторська заборгованість на звітну дату -- списана». Наводиться сума кредиторської заборгованості яка була списана протягом звітного періоду згідно встановленого порядку;

графа 19. «Зареєстровані фінансові зобов'язання на кінець звітного періоду -- разом». В цій графі відображаються суми фінансових зобов'язань, які зареєстровані протягом звітного періоду в органі Державного казначейства України та залишились непроплаченими на кінець звітного періоду;

графа 20. «Кредиторська заборгованість із зареєстрованих фінансових зобов'язання на кінець звітного періоду». Зі всієї суми фінансових зобов'язань, які зареєстровані протягом звітного періоду в органі Державного казначейства України та залишились непроплаченими на кінець звітного періоду, відображається кредиторська заборгованість.

Графа 8 та 12 у місячних звітах не заповнюються.

Форма №9 «Звіт про результати фінансової діяльності» складають для відображення результату фінансової діяльності за звітний рік. Результат фінансової діяльності установи визначається списанням підсумковими оборотами доходів та видатків за звітний рік.

У звіті відображають операції, здійснені а доходами, видатками установи, операції, наслідками яких є збільшення або зменшення доходів та/або видатків. Так, результат переоцінок може впливати як на збільшення доходів, так і на збільшення видатків.

Дані графи 3 «За попередній рік» повинні відповідати даним графи 4 «За звітний рік» річної форми №9 за попередній рік. Форма №15 «Звіт про недостача та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах» - відображає недостачі та крадіжки грошей і матеріальних цінностей за заходами, що були здійснені для їх усунення.

До фінансової звітності розпорядники подають пояснюючу записку.

Слід зауважити, що установи та організації, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів державного бюджету та які перебувають на казначейському обслуговуванні кошторисів в обов'язковому порядку подають погоджену з органами Державного казначейства фінансову звітність органам до сфери управління яких вони належать.

Бюджетні установи складають інші види звітності. Так статистичну звітність -- звіти про чисельність і склад персоналу, заробітну плату працівників тощо, подають до органів статистики. Крім того, бюджетні установи звітують перед податковими органами, фондами соціального та пенсійного страхування.

Вимоги щодо складання та подання статистичної, податкової звітності, та звітності до фондів пенсійного та соціального страхування встановлюється відповідними нормативно-правовими документами цих органів. [7; 765-812]

2.4 Організація збереження облікових документів

Підставою для відображення у бухгалтерському обліку бухгалтерських операцій в органах Казначейства є первинні облікові документи, які фіксують факти здійснення операцій. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних облікових документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні облікові документи - це документи, створені в органах Казначейства у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують операції про виконання державного та місцевих бюджетів. До таких документів відносяться меморіальні ордери, платіжні доручення та інші (далі - первинні документи). Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені як у паперовій, так і в електронній формі, для надання їм юридичної сили, повинні мати такі обов'язкові реквізити, які перевіряє відповідальний виконавець до введення їх в систему:

назву документа (форми);

номер та дату складання документа;

назву установи (організації, підприємства), від імені якої складений документ;

зміст операції (підставу для її здійснення) та одиницю її виміру;

суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі, або якщо це передбачено нормативними актами;

номери рахунків;

назву банку (отримувача та платника);

посади та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП).

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Первинний документ підписується уповноваженими особами особисто, а підписи можуть бути скріплені печаткою. ЕЦП накладається відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Операції органів Казначейства, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Казначейства згідно з вимогами цього Порядку та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

Орган Казначейства приймає документи від клієнтів протягом операційного дня, в межах операційного часу, визначеного органом Казначейства, з урахуванням регламенту роботи системи електронних платежів Національного банку України.

Кошти списуються з рахунку клієнта тільки на підставі першого примірника меморіального документа. При застосуванні електронного документообігу, оригіналом меморіального документу є електронний документ, створений за допомогою засобів криптографічного захисту інформації (далі -КЗІ), з використанням ЕЦП.

Усі первинні документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного оборотно-сальдового балансу.

Головний бухгалтер вживає всі необхідні заходи для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за неправильне відображення операцій в регістрах бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали ці документи (регістри).

Відповідальність за взяття до обліку первинних документів, які суперечать законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписали. Інформація, що міститься у прийнятих до обліку документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри синтетичного та аналітичного обліку ведуться на паперових носіях та/або в електронній формі.

Ведення синтетичного обліку забезпечується за допомогою рахунків Плану рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів (далі - План рахунків).

Синтетичний облік здійснюється на рівні класів, розділів, груп та рахунків IV порядку Плану рахунків і забезпечує отримання інформації про операції, які виконуються органом Казначейства і відображаються у звітності.

У синтетичному обліку всі операції відображаються в грошовій одиниці України.

Детальна інформація про кожного контрагента та кожну операцію фіксується на рівні аналітичного обліку на аналітичних рахунках. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожними відповідним рахункам синтетичного обліку. У разі виявлення розбіжностей між даними аналітичного обліку та відповідними даними синтетичного обліку відповідальними працівниками структурних підрозділів з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності з'ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.

В аналітичному обліку операції в іноземній валюті ведуться в подвійній оцінці: в іноземній валюті за її номіналом та в гривневому еквіваленті іноземної валюти, за офіційним валютним курсом, установленим Національним банком України до іноземних валют на дату операції.

Органи Казначейства ведуть такі обов'язкові регістри бухгалтерського обліку: щоденний оборотно-сальдовий баланс та оборотно-сальдову відомість за аналітичними рахунками. Щоденний оборотно-сальдовий баланс формується та роздруковується на паперових носіях щоденно, перевіряється відповідальним виконавцем і підписується керівником (заступником керівника) і головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера) органу Казначейства.

У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються обороти за дебетом і кредитом за день, вихідні та вхідні залишки за дебетом та кредитом за кожним рахунком з проміжним підсумком за рахунками другого та третього порядків. У щоденному оборотно-сальдовому балансі відображаються підсумки за кожним класом рахунків. Правильність складання щоденного оборотно-сальдового балансу та залишків контролюється рівністю дебетових і кредитових оборотів та залишків за дебетом та кредитом і загальний підсумок за всіма рахунками. Наявність такої рівності є обов'язковою умовою початку нового операційного дня в органі Казначейства.

В оборотно-сальдовій відомості відображаються обороти за дебетом і кредитом та вихідний залишок за звітний період за кожним аналітичним рахунком.

Звірка відповідності даних аналітичного обліку із даними синтетичного обліку проводиться відповідальними виконавцями шляхом перевірки даних рахунків оборотно-сальдової відомості, даним відповідних рахунків щоденного оборотно-сальдового балансу. Звірка здійснюється не рідше одного разу на місяць.

При відсутності розбіжностей між даними оборотно-сальдової відомості та даним щоденного оборотно-сальдового балансу оборотно-сальдова відомість підписується відповідальним виконавцем та головним бухгалтером (заступником головного бухгалтера).

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку, що пройшли обробку, до передачі їх до архіву, повинні зберігатися в самостійному структурному підрозділі з питань ведення бухгалтерського обліку та складання звітності у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності в архіві органу Казначейства визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

2.5 Організаційне, технічне і програмне забезпечення обліку видатків у Держказначействі району

Розвиток казначейської системи, її зростаючі вимоги та фінансові можливості породжують як кількісні зміни інформаційного середовища - збільшення обсягу оброблюваної інформації, виконуваних функцій, так і якісні - розширення функціонального спектру розв'язувальних задач, зміни їх характеру тощо.

Різноманітність та складність виконуваних органами Державного казначейства задач визначили його орієнтацію на використання у своїй діяльності сучасних автоматизованих інформаційних технологій.

Використання автоматизованих систем забезпечує створення єдиного інформаційного простору, що охоплює всі ділянки та всіх учасників бюджетної сфери. Ядром побудови єдиного інформаційного простору бюджетної сфери є повна автоматизація процесу касового виконання бюджету, що забезпечує оптимізацію комплексного бюджетного обліку, фінансового контролю і ефективне управління державними фінансовими ресурсами.

Основним призначенням автоматизованої інформаційної системи (АІС) казначейства є узгодження та забезпечення взаємодії казначейських органів усіх рівнів між собою та з іншими учасниками бюджетного процесу, їх оперативне інформаційне забезпечення, автоматизація основних процесів, організація систем зв'язку та передачі даних.

Структура інформаційно-обчислювальної системи органів Державного казначейства залежить від низки факторів:

1. характеру виконуваних функцій та завдань, що вирішуються;

2. нормативно-інструктивної бази;

3. внутрішньої організаційної структури тощо.

Кожен з цих факторів суттєвим чином впливає на організацію інформаційно-обчислювальної мережі казначейської системи.

Певною мірою на організацію АІС Державного казначейства та його територіальних органів, а також на технологію обробки даних спричиняє структура казначейської системи, яка включає три ієрархічні рівні:

o перший рівень представлений центральним апаратом Державного казначейства;

o на другому рівні розміщені Головні управління Державного казначейства в АРК, областях, містах Києві та Севастополі;

o на третьому рівні знаходяться управління (відділення) Державного казначейства у містах та районах.

Відповідно, АІС казначейства має ієрархічну організацію, за якої централізована обробка інформації та єдине управління ресурсами системи на верхньому рівні поєднується з відповідною обробкою даних на нижніх ланках. Таку організацію АІС називають централізованою мережею.

Організація та функціонування інформаційних систем казначейства суттєвою мірою залежить від завдань і функцій, які виконують органи казначейства. Основна діяльність органів казначейства пов'язана із забезпеченням касового виконання державного та місцевих бюджетів, обслуговування державних цільових фондів і боргу, ефективним управлінням фінансовими ресурсами держави. А тому, об'єкт управління, або "основне виробництво" органів казначейства, пов'язане з формуванням та обробкою інформації про рух грошових потоків.

У процесі касового виконання бюджетів усіх рівнів в АІС органів казначейства відображаються реальні грошові потоки про надходження доходів і здійснення видатків. Інформація про рух грошових коштів подається до відповідних органів казначейства, а також до інших учасників бюджетного процесу.

Разом з тим, формується інформація про, так звані, не грошові потоки, такі як: доведення планових показників, взяття зобов'язань, формування та подання звітів про стан виконання бюджетів, які існують тільки у вигляді відповідних звітних даних і відповідної нормативно-довідкової інформації.

Тому, в автоматизованих інформаційних системах Державного казначейства окремо формується інформація, пов'язана з рухом грошових і не грошових потоків. Відображення в інформаційній системі казначейства зазначених інформаційних потоків, їх автоматизована обробка є вирішальним фактором підвищення оперативності, аналітичності та достовірності інформації про стан і рух бюджетних коштів.

Нинішній стан охоплення казначейськими функціями, враховуючи інформаційну насиченість системи, її багаторівневу ієрархічну структуру, функціональну складність та необхідність роботи практично в реальному режимі часу синхронно з банківською системою, стало можливим завдяки проведеній значній роботі з автоматизації обчислювальних процесів. Практика переконує, що від надійної роботи інформаційної системи великою мірою залежить успішність виконання органами Державного казначейства своїх функціональних повноважень.

Автоматизовані інформаційні системи, що використовуються у системі казначейства, постійно модернізуються, що пов'язано з появою досконаліших апаратних і програмних засобів. Це дозволяє адекватно реагувати на вплив змінного внутрішнього і зовнішнього середовища, забезпечувати ефективне управління фінансовими ресурсами держави.

У системі Державного казначейства створена і функціонує Автоматизована система казначейського виконання бюджету АС "Казна", яка об'єднує в собі такі системи і підсистеми: 1) операційний день; 2) доходи; 3)видатки; 4) звітність; 5) бухгалтерський облік бюджетних організації; 6)формування і подача податкової звітності; 7) процесинговий центр обробки комунальних та інших платежів.

Дана система забезпечує уніфікацію програмно-технічних засобів на різних рівнях управління, тобто на центральному і регіональному, і надає можливість доступу до неї центральному рівню. Такий підхід повністю виключає можливість умисного викривлення інформації. Всі системи працюють в єдиному інформаційному просторі з реєстрацією всіх операцій на банківських рахунках. Реалізація операційного дня банку може бути налаштована на використання будь-якої банківської операції, а не тільки розрахункової палати Казначейства.

Підсистема "Доходи" налаштовується щоденно на планові показники виконання бюджету після прийняття і затвердження його відповідними радами різного рівня.

Підсистема "Видатки" здійснює повний автоматизований контроль планових і фактичних показників з реєстрацією їх на банківських рахунках з використанням всіх класів плану рахунків.

Підсистема "Звітність" забезпечує щосекундне формування підсумкових звітів за єдиною уніфікованою формою, формуючи при цьому підсумкові показники реалізації бюджетного процесу на всіх рівнях його виконання, починаючи від сільського і закінчуючи Державним. При цьому щоденна операційна діяльність за усіма напрямками фіксується таким чином, що дає можливість оперативно аналізувати, керувати і контролювати бюджетний процес на всіх стадіях його виконання.

Підсистема "Звітність" дає можливість динамічно формувати звітність за різними формами як за поданням, так і за змістом.

Автоматизована система внутрішнього бухгалтерського обліку ґрунтується на сучасних міжнародних стандартах та Плані рахунків бюджетного обліку і у повному обсязі забезпечує відображення всіх бюджетних операцій у бухгалтерського обліку. За допомогою цієї системи здійснюється: облік надходжень до бюджету; облік операцій з фінансування у розрізі всіх споживачів; бухгалтерський облік всіх господарських операцій; перевірка, консолідація і аналіз підсумкової бухгалтерської звітності; підготовка звітності (систематичної, бухгалтерської, податкової та іншої).

Розширення функцій Казначейства і його повне інтегрування із банківською системою вимагає безумовного підвищення рівня захисту на всіх ділянках бюджетного процесу. З цією метою АС "Казна" використовує як технічні засоби, так і програмні продукти внутрішнього захисту, які забезпечують лише санкціонований доступ до інформації у всій системі.

При цьому захист інформації від несанкціонованого доступу або їі викривлення організований таким чином, що кожний із учасників має доступ до тієї інформації, яка передбачена його функціональними обов'язками.

Таким чином, АС "Казна"вже сьогодні дозволяє ефективно виконувати функції управління бюджетом у рамках казначейської системи його виконання. При цьому оперативно здійснюються всі операцій з виконання бюджету, забезпечується їх автоматизація, виключається й імовірність помилок при обробці інформації.

Одним із головних завдань бухгалтерського обліку в бюджетній установі є постійних облік і контроль за видатками установи.

Синтетичний та аналітичний облік проведених фактичних видатків ведеться за правилами, встановленими Державним казначейством України. Для обліку видатків бюджетних установ планом рахунків бухгалтерського обліку передбачено 8 клас рахунків «Витрати». В бюджетній установі облік фактичних видатків ведеться в картках (книзі) аналітичного обліку фактичних видатків. Вони ведуться щомісячно за кодами економічної класифікації видатків за загальним та спеціальним фондами. За кожним видом коштів як загального так і спеціального фондів облік ведеться окремо

На підставі даних бухгалтерського обліку бюджетні установи зобов'язані скласти бухгалтерську звітність.

Різноманітність та складність виконуваних органами Державного казначейства задач визначили його орієнтацію на використання у своїй діяльності сучасних автоматизованих інформаційних технологій.

У системі Державного казначейства створена і функціонує Автоматизована система казначейського виконання бюджету АС "Казна", яка об'єднує в собі такі системи і підсистеми: 1) операційний день; 2) доходи; 3)видатки; 4) звітність; 5) бухгалтерський облік бюджетних організації; 6)формування і подача податкової звітності; 7) процесинговий центр обробки комунальних та інших платежів.

ВИСНОВКИ

Отже, видатки - один з найважливіших показників фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Вони є основою для визначення результатів виконання кошторису доходів і видатків, його аналізу з метою виявлення внутрішніх резервів.

Для забезпечення існування ефективної системи обліку, контролю та планування видатків важливим є вибір систем основних засад в класифікації видатків та витрат бюджетних установ. Основною засадою класифікації видатків бюджетних установ в системі бухгалтерського обліку є класифікація видатків на основі кодів економічної класифікації видатків, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку видатків відповідно до кошторису установи та забезпечує контроль за ефективним витрачанням бюджетних коштів.

Аналіз організації обліку видатків здійснювався на прикладі Зачепилівського УДК. Організація та облік видатків в Зачепилівському УДК здійснюється на належному рівні, враховуючи всі вимоги чинного законодавства України, не зважаючи на певні обмеження та жорстку регламентацію обсягів бюджетних надходжень.

Видатки -- витрати коштів бюджетної установи, що виникли у ході здійснення основної діяльності в межах сум, установлених кошторисом бюджетної установи. Видатки є одним з найважливіших показників фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Вони є підставою для визначення результатів виконання кошторису доходів і видатків, його аналізу для виявлення резервів зниження таких видатків.

Бюджетна класифікація видатків багаторівнева і являє собою розмежування видатків за функціональними, відомчими, економічними та програмними ознаками.

У роботі було досліджено роль державних органів у забезпеченні організації обліку видатків та досліджено сукупність нормативних документів, які регулюють питання обліку і контролю видатків. Було зроблено висновок, що нормативно-правове забезпечення, що регулює організацію контролю видатків розроблено значно слабше, на відміну від нормативно-правової бази обліку і звітності.

Синтетичний та аналітичний облік проведених фактичних видатків ведеться за правилами, встановленими Державним казначейством України. Для обліку видатків бюджетних установ планом рахунків бухгалтерського обліку передбачено 8 клас рахунків «Витрати».

В бюджетній установі облік фактичних видатків ведеться в картках (книзі) аналітичного обліку фактичних видатків. Вони ведуться щомісячно за кодами економічної класифікації видатків за загальним та спеціальним фондами. За кожним видом коштів як загального так і спеціального фондів облік ведеться окремо.

Різноманітність та складність виконуваних органами Державного казначейства задач визначили його орієнтацію на використання у своїй діяльності сучасних автоматизованих інформаційних технологій.

Основним призначенням автоматизованої інформаційної системи (АІС) казначейства є узгодження та забезпечення взаємодії казначейських органів усіх рівнів між собою та з іншими учасниками бюджетного процесу, їх оперативне інформаційне забезпечення, автоматизація основних процесів, організація систем зв'язку та передачі даних.

У системі Державного казначейства створена і функціонує Автоматизована система казначейського виконання бюджету АС "Казна", яка об'єднує в собі такі системи і підсистеми: 1) операційний день; 2) доходи; 3)видатки; 4) звітність; 5) бухгалтерський облік бюджетних організації; 6)формування і подача податкової звітності; 7) процесинговий центр обробки комунальних та інших платежів.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Конституція України від 28.06.1996р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon3.rada.gov.ua/laws/show/254%D0%BA/96-%D0%B2%D1%80. - Законодавство України.

2. Бюджетний Кодекс України [Електронний ресурс] : наук.-практ. коментар. - Режим доступу : www.e-readinglib.org/book.php?book=100 2290.

3. Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні : Закон України №2939-ХІІ від 06.01.1993р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2939-12. - Законодавство України

4. План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ : Наказ Міністерства фінансів №114 від 10.12.1999р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0890-99. - Законодавство України.

5. Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами державних коштів : Наказ Міністерства фінансів України №44 від 24.01.2012р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0196-12. - Законодавство України.

6. Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ : Постанова Кабінету Міністрів №228 від 28 лютого 2002р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon4.rada.gov.ua/laws/show/228-2002-п. - Законодавство України.

7. Порядок утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади : Постанова Кабінету Міністрів №1001 від 28.09.2011р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon4.rada.gov.ua/laws/show/1001-2011-%D0%BF. - Законодавство України.

8. Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання : Наказ Держказначейства № 68 від 27.07.2000р. [Електронний ресурс] / Державне казначейство України. - Режим доступу : www.zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0570-00. - Законодавство України.

9. Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету : Наказ Міністерства фінансів та Держказначейства № 333 від 12.03.2012р. [Електронний ресурс] / Міністерство фінансів України. - Режим доступу : www.zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0456-12. - Законодавство України.

10. Атамас П.Й. Облік у бюджетних установах: Навч. посібник, [для студ. вищ. навч. закл. ] / П. Й. Атамас -- К.: Центр учбової літератури, 2009. - 288 с. 

11. Ватуля І.Д., Ватуля М.І. Облік у бюджетних установах: Навч. посіб. / І. Д. Ватуля, М. І. Ватуля, З. М. Левченко та ін. -- К.: Центр учбової літератури, 2009. -- 368 с.

12. Герасименко С.С., Єпіфанов А.О. Бухгалтерський облік: актуальні проблеми та рішення [Текст] : моногра-фія / за редакцією д-ра екон. наук, проф. С. С. Герасименка, д-ра екон. наук, проф. А. О. Єпіфанова; [С. С. Герасименко, А. О. Єпіфанов, М. Д. Корінько та ін.]. - Суми: ДВНЗУАБС НБУ, 2010. - 162 с. 

13. Джога, Р. Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах [Електронний ресурс] / Р. Т. Джога. - Режим доступу : www.library.if.ua/book/118/7912.html. - Бібліотека економіста.

14. Казначейська система: Підручник / Юрій С.І., Стоян В.І., Мац М.Й. - Тернопіль, 2002. - 394

15. Кравченко, О. В. Доходи і видатки бюджетних установ у вітчизняній та міжнародній обліковій практиці [Електронний ресурс] / О. В. Кравченко // ДВНЗ УАБД НБУ. - Режим доступу : www.uabs.edu.ua/images/stories/docs/K_BOA/kravchenko_036.pdf. - Назва з домашньої сторінки Інтернету.

16. Лемішовський В.І. Бюджетні установи: бухгалтерський облік та оподаткування: навч. посібн. - Львів: Національний університет «Львівська політехніка», вид. центр «Інтелект+», «Інтелект-Захід»,2004. -1104с.

17. Мельник Т.Г. Облік та аудит діяльності бюджетних установ: Навчальний посібник. -- Київ: КНУ ім. Т. Шевченка, 2009. -- 355 с

18. Михайлов М. Г., Телегунь М. І., Славкова О. П. Бухгалтерський облік у бюджетних установах. Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2011. - 384 с.

19. Національна бібліотека України ім. В. І. Вернадського.

20. Пеліпадченко, Р. О. Класифікація видатків та витрат в системі обліку бюджетних установ та організацій [Електронний ресурс] / Р. О. Пеліпадченко// НВУУ. - 2010. - № 29. - Режим доступу : www.archive.nbuv.gov.ua/portal/ natural/Nvuu/Ekon/2010_29_1/statti/39.htm. - Національна бібліотека України ім. В. І. Вернадського.

21. Стоян B. I. Казначейська система [текст] : підручник. ... К. : «Центр учбової літератури», 2014. - 868 с 

22. Черничук Л.В., Маниліч М.І. Облік у бюджетних установах: Навчальний посібник. -- Чернівці, 2007. -- 398 с

23. Шара, Є. Ю. Бухгалтерський облік у бюджетних установах і організаціях [Текст] : навч. посіб. / Є. Ю. Шара, О. М. Андрієнко, Л. І. Жидеєва. - К. : «Центр учбової літератури», 2011. - 440 с.

Размещено на Allbest.ru