Облік оплати праці та соціальних виплат (на прикладі Дніпропетровської митниці)

Виплата допомоги по вагітності і пологах виплачується в розмірі 100% середньої заробітної плати за весь період такої відпустки. Допомога по вагітності та пологах не залежить від страхового стажу і складає 100% середньої зарплати. Допомога виплачується після її призначення в найближчий термін, встановлений для виплати зарплати. Розмір визначається в повному обсязі, тобто, за всі дні відпуски і виплачується в повному обсязі.

Відповідно до закону «Про податок з доходів фізичних осіб» виплати по вагітності та пологах не включаються в обсяг оподатковуваного доходу, а тому податком на доходи з фізичних осіб не оподатковуються. Оскільки допомога по вагітності та пологах не включається до фонду оплати праці, то страхові внески в фонд соціального страхування та Пенсійний фонд на цю суму не нараховуються і з зарплати не утримуються. Такі виплати, як допомога по лікарняних листках мають певні особливості для нарахування та утримання з них внесків на соціальне страхування. Сума оплати лікарняного листка є об'єктом для нарахування й утримання пенсійних внесків (утримання та нарахування) на підставі закону «Про загальнообов'язкове пенсійне страхування» № 1058 від 09.07.2003р. [5,6].

На нараховані допомоги по лікарняних листках внески до ФСС не нараховуються та не утримуються, оскільки лікарняні листки не включаються до фонду оплати праці.

Нарахування зарплати за місяць по кожній особі та утримання з заробітної плати узагальнюється в розрахунково-платіжній відомості, в якій вказуються табельні номери, прізвища, ім'я та по-батькові працівників, сума нарахованої зарплати, утримань та сума до видачі.

За цим документом видається зарплата за другу половину місяця. На основі розрахунково-платіжної відомості складається меморіальний ордер № 5. В установах, де складається декілька розрахунково-платіжних відомостей, крім того і на їх підставі складається «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», яка одночасно є меморіальним ордером № 5.

Записи в ньому систематизуються за кодами функціональної чи програмної класифікації установи, а по спеціальних коштах - ще і за видами спеціальних коштів. До меморіального ордера № 5 прикладаються всі документи, що є підставою для нарахування зарплати: табелі, витяги з наказів та ін. Підсумок меморіального ордера № 5 заноситься в Головну книгу. Кореспонденція рахунків по основним розрахунках з оплати праці наведена в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1

Кореспонденція рахунків по розрахунках з оплати праці

Зміст операції	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
1. Нарахована заробітна плата, доплати, премії, відпускні за рахунок загального фонду	801, 802	661
2. Нарахована заробітна плата, доплати за рахунок спеціального фонду	811-813	661
3. Нараховано по лікарняному листку за перші 5 днів непрацездатності	801,802, 811-813	661
4. Нараховано допомогу за рахунок фонду соціального страхування (з 6 дня хвороби)	652	661
5. Утримання із нарахованої заробітної плати:
- податок з доходів фізичних осіб	661	641
- збір до пенсійного фонду	661	651
- утримані профспілкові внески	661	666
Утримано за виконавчими документами	661	668
6. Виплачена зарплата з каси	661	301
7. Перерахована на картрахунки працівників	661	321,311, 323,313

Для обліку депонованої зарплати призначений рахунок 671 «Розрахунки з депонентами». Ці суми оформляються на підставі платіжної відомості, до якої касир оформляє Реєстр депонованих сум. Суми депонованої зарплати здаються на реєстраційні рахунки в Держказначействі, з яких перераховуються на депозитні та обліковуються до моменту їх отримання. Депонована зарплата виплачується працівнику на його вимогу.

Листом Держказначейства № 11338 від 23.12.2005 року встановлено, що депонована зарплата та стипендія перераховується на окремий рахунок відкритий в органах держказначейства для обліку депонентських сум. При необхідності їх виплатити, вони отримуються в касу для виплати. Не затребувані суми обліковується на цих рахунках установою три роки. Після цього терміну перераховуються до бюджету. Депонентська заборгованість, по якій пройшло 3 роки і вона не затребувана вважається простроченою. Прострочена заборгованість перераховуються в доход бюджету.

Аналітичний облік депонентів ведеться по кожній особі в «Книзі аналітичного обліку депонованої зарплати» (ф. № 441). Кореспонденція рахунків по розрахунках зі стипендіатами наведено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2

Кореспонденції рахунків зі стипендіатами

Зміст запису	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
1. Депонована зарплата, стипендія	661, 662	671
2. Внесено на рахунок в держказначействі	321,323	301
3. Перераховано на депозитний рахунок	328	321, 323
4. Отримано в касу	301	328
5. Виплачені депоненти	671	301
6. Списана прострочена депонентська заборгованість	671	642
7. Перераховано до бюджету	642	328

Якщо установа має працівників, що відносяться до постраждалих від Чорнобильської катастрофи відповідно до закону № 796 від 28.02.91р. , то на підставі їх заяв та посвідчень про статус «чорнобильця», їм нараховуються і виплачуються компенсації за рахунок асигнувань на проведення заходів щодо ліквідації Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення. Головними розпорядниками цих асигнувань є Міністерство надзвичайних ситуацій та Міністерство праці [24,c. 156-160].

Для отримання компенсації таким працівникам установа повинна бути зареєстрована уповноваженим органом - Управлінням праці та соціального захисту населення районних, міських держадміністрацій, - а тому за два місяці до початку кожного бюджетного року подає:

1) відомості про установу з визначенням кількості постраждалих осіб за категоріями одержувачів компенсацій і допомоги окремих видів, складені за встановленою Мінпраці формою;

2) списки осіб із вказівкою П.І.Б., категорії, серії та номера посвідчення, місця реєстрації, ідентифікаційного номера;

3) графік відпусток таких осіб і розрахунок витрат для додаткової відпустки на наступний бюджетний рік.

При зміні інформації в цих списках, установа повинна повідомити про них відповідних розпорядників грошових коштів протягом 20 днів.

Для отримання компенсації і допомоги установа щомісяця подає до Управління праці та соціального захисту (уповноваженого органу) наступні документи:

- розрахунки витрат на ці виплати за встановленою формою;

- реєстр одержувачів цих коштів, де вказується П.І.Б., сума компенсації чи допомоги та інша інформація. Кореспонденції рахунків з обліку компенсацій наведено в таблиці 2.3.

Таблиця 2.3

Кореспонденції рахунків з обліку компенсацій

Зміст операції	Кореспонденція рахунків
	Дт	Кт
1. Нараховано допомоги та компенсації, пов'язані з підвищеною оплатою праці, додатковою відпусткою для осіб, що постраждали від Чорнобильської катастрофи	674	661
2. Надійшли кошти на реєстраційний рахунок 328 «Інші кошти»	328	674
3. Отримано готівку в касу	301	328
4. Виплачено допомоги	661	301

2.3 Порядок нарахування та виплата лікарняних, допомоги по вагітності і пологам

Працівники установи, що застраховані на випадок тимчасової втрати працездатності в Фонді соціального страхування мають право на грошову компенсацію за дні тимчасової непрацездатності у зв'язку з хворобою. Підставою для нарахування допомоги є лікарняний листок, що оформлений та виданий:

- лікуючим лікарем державних і комунальних закладів охорони

здоров'я;

- лікуючим лікарем стаціонарів протезно-ортопедичних установ

системи Міністерства праці та соціальної політики України;

- лікуючим лікарем туберкульозних санаторіїв;

- фельдшерам у місцевостях, де відсутній лікар, а також на плаваючих суднах.

Наданий в установу листок непрацездатності повинен бути розглянутий комісією по соціальному страхуванню не пізніше 10 днів з дня надходження. Рішення комісії оформляється протоколом засідання про призначення допомоги. Виплати за листками непрацездатності оплачуються за перші 5 днів непрацездатності - за рахунок установи ( згідно нової економічної класифікації видатків відносяться за КЕКВ 2111), а за інші дні, починаючи з шостого, - за рахунок фонду соціального страхування (видатки за КЕКВ 2120).

Розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата береться за останнім місцем роботи і дорівнює шести календарним місяцям, що передує місяцю, в якому настав страховий випадок. Якщо застрахована особа відпрацювала менше шести місяців, середня заробітна плата розраховується за фактично відпрацьовані повні календарні місяці, якщо менше одного місяця - за фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку.

Середня зарплата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої зарплати за видами виплат (основна, додаткова, інші заохочувальні та компенсаційні виплати відповідно до інструкції № 5), з який сплачені страхові внески і які підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб [16].

З розрахункового періоду виключають місяці (з 1 по 1 число), який не був відпрацьований з поважної причини: хвороба, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною до 3 або до 6 років. Розмір допомоги визначається виходячи з середньоденної зарплати та кількості робочих днів непрацездатності. Середньоденна зарплата визначається діленням нарахованої за розрахунковий період зарплати на кількість відпрацьованих в цьому періоді робочих днів. Якщо працівник захворів у перший день його роботи, то середня зарплата визначається із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу).

Порядок визначення розміру середньої заробітної плати для розрахунку лікарняних залежить від конкретних умов обліку робочого часу. У випадках, якщо працівник зайнятих на роботах (посадах), що не пов'язані з підсумованим обліком робочого часу, то для розрахунку розміру лікарняних використовують середньоденну заробітну плату. Її обчислюють діленням нарахованої за розрахунковий період заробітної плати на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді. У зв'язку з цим дні відпустки (як неробочі дні) під час розрахунку середньої зарплати не враховують.

Для розрахунку лікарняних працівнику, якому встановлено підсумований облік робочого часу використовують середньо годинну оплату праці. Її обчислюють шляхом ділення нарахованої заробітної плати за розрахунковий період на кількість відпрацьованих у цьому періоді годин. При цьому середньоденна (середньо годинна) заробітна плата не може перевищувати граничного розміру, що його визначають шляхом ділення граничної величини заробітної плати, з якої сплачують страхові внески, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, на норму робочого часу цього місяця.

Для працівників, які перед захворюванням мали страховий стаж менше ніж 6 місяців протягом останніх дванадцяти місяців, лікарняні виплачують виходячи з фактичного заробітку, з якого були сплачені страхові внески, але не більше ніж мінімальна заробітна плата. Сума допомоги залежить від страхового стажу і визначається з врахуванням коефіцієнтів:

- до 5 років - 0,6 середньої заробітної плати;

- від 5 до 8 років - 0,8 середньої заробітної плати;

- більше 8 років - 1,0 середньої заробітної плати.

Згідно із статтею 179, глави 12 Кодексу законів про працю в України, На підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами тривалістю 70 календарних днів до пологів і 56 (у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів - 70) календарних днів після пологів, починаючи з дня пологів.

Тривалість відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами обчислюється сумарно і становить 126 календарних днів (140 календарних днів - у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів). Вона надається жінкам повністю незалежно від кількості днів, фактично використаних до пологів.

За бажанням жінки їй надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з виплатою за ці періоди допомоги відповідно до законодавства.

Підприємства, установи та організації за рахунок власних коштів можуть надавати жінкам частково оплачувану відпустку та відпустку без збереження заробітної плати для догляду за дитиною більшої тривалості. Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років не надається, якщо дитина перебуває на державному утриманні.

У разі, якщо дитина потребує домашнього догляду, жінці в обов'язковому порядку надається відпустка без збереження заробітної плати тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку.

Відпустки для догляду за дитиною, передбачені частинами третьою, четвертою та шостою цієї статті, можуть бути використані повністю або частинами також батьком дитини, бабою, дідом чи іншими родичами, які фактично доглядають за дитиною [4].

За бажанням жінки або осіб, зазначених у частині сьомій цієї статті, у період перебування їх у відпустці для догляду за дитиною вони можуть працювати на умовах неповного робочого часу або вдома. При цьому за ними зберігається право на одержання допомоги в період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

У разі надання жінкам відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами власник або уповноважений ним орган зобов'язаний за заявою жінки приєднати до неї щорічні основну і додаткову відпустки незалежно від тривалості її роботи на даному підприємстві, в установі, організації в поточному робочому році.

Виплата допомоги по вагітності і пологах виплачується в розмірі 100% середньої заробітної плати за весь період такої відпустки. Допомога по вагітності та пологах не залежить від страхового стажу і складає 100% середньої зарплати. Допомога виплачується після її призначення в найближчий термін, встановлений для виплати зарплати. Розмір визначається в повному обсязі, тобто, за всі дні відпуски і виплачується в повному обсязі.

2.4 Первинний облік оплати праці та соціальних виплат

В бюджетних установах при прийнятті на роботу з працівником укладається трудовий договір або трудовий контракт. На окремі посади приймаються особи за конкурсом, наприклад, для вищих навчальних закладів це посади професорсько-викладацького складу.

Трудовий договір - це угода між працівником і власником (або уповноваженим органом, особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим договором, дотримуватись внутрішнього розпорядку, а власник чи уповноважена ним особа зобов'язується виплачувати працівнику зарплату та забезпечити умови, необхідні для виконання роботи.

Контракт - це різновид трудового договору. Контракт укладається на певний термін і застосовується для працівників, які приймаються на роботу на визначений термін або на час виконання певної роботи. У контракті вказуються обсяги роботи, вимоги до її якості і строків виконання, термін дії контракту, права, обов'язки, відповідальність сторін, умови оплати і організації праці, підстави припинення контракту та інші умови.

Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення з роботи оформляється наказами керівника. На підставі цих наказів у відділі кадрів ведуть записи в трудові книжки та в особових картках працівників.

Оперативний облік руху персоналу повинен забезпечити своєчасне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

Відповідно до ст. 4, 14, 18 Закону України «Про державну статистику», враховуючи положення статей 80, 81, 95 Цивільного кодексу України, ч. 8 ст. 19 та ст. 55 Господарського кодексу України наказом від 05.12.2008 р. № 489 затверджено з 1січня 2009 р. типові форми первинного обліку, що ведуться на підприємствах (табл.2.4).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (форма П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Проект наказу (розпорядження) про прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад візується у відповідній службі установи для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюється за штатним розписом. На підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку - особову картку працівника (форма П-2); робить відповідні записи в трудову книжку; бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ [27,c.264-268].

Таблиця 2.4

Типові форми первинної облікової документації з обліку розрахунків з оплати праці підприємств, установ, організацій

Типова форма	Назва документа з обліку	Затверджено
№ П-1	Наказ (розпорядження про прийняття на роботу)	Наказ Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489
№ П-2	Особова картка працівника
№ П-3	Наказ (розпорядження) про надання відпустки
№ П-4	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)
№ П-5	Табель обліку використання робочого часу
№ П-6	Розрахунково-платіжна відомість працівника
№ П-7	Розрахунково-платіжна відомість працівника (зведена)

Наказ (розпорядження) для надання відпустки (форма П-3) - застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів та графіків відпусток.

На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається «без оплати». Для розрахунку суми середньої заробітної плати та відпускних передбачений зворотний бік бланка.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма П-4) застосовується для звільнення працівників. Наказ підписує завідувач складу та керівник підприємства. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником. Один примірник наказу залишається в відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі даного наказу в бухгалтерії здійснюють розрахунок з працівником при звільненні. При звільненні за особистим бажанням працівник оформляє заяву на лицьовій стороні форми.

Норма робочого часу на обліковий період, як правило, місяць,планується в Графіках роботи. Вони призначені для планування роботи окремих працівників, що задіяні на роботі в нічний час, чергуванні тощо.

Облік використання робочого часу, а також контроль за станом трудової дисципліни на підприємствах реалізується табельним обліком.

Форма П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Він є основним документом для обліку відпрацьованого часу. Табель складається (готується) за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табель здійснюються на підставі належно оформлених документів по обліку особливого складу: наказу (записок) про прийом, переведення, звільнення тощо.

Складається в одному примірнику уповноваженою на те особою, а в кінці місяця підписується відповідальною особою та керівником відділу і подається в бухгалтерію для нарахування оплати праці та аналізу використання робочого часу. Табель відкривається на місяць. В нього записують прізвище, ім'я та по-батькові працівників відділу за даними табеля минулого місяця. Нових працівників підрозділів установи та вилучати звільнених працівників здійснюють на підставі наказу про прийняття на робо ту нового працівника чи звільнення. В табелі відмічають всі явки та неявки на роботу, які зазначаються умовними шифрами - буквами, перелік та зміст яких приведено на титульній стороні табеля.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах по обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переводу) працівника в інший відділ його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися вільним не менше трьох років.

2.5 Синтетичний та аналітичний облік оплати праці та соціальних виплат

Для обліку розрахунків з оплати праці застосовується рахунок 66 «Розрахунки з оплати праці». Цей рахунок активно-пасивний, балансовий, розрахунковий. На рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» ведеться узагальнення інформації про розрахунки з персоналом, який належить як до облікового, так і до не облікового складу підприємства, з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), а також розрахунки за не одержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) - рахунок 671. Для обліку розрахунків із працівниками за всіма видами заробітної плати призначено пасивний субрахунок № 661 «Розрахунки із заробітної плати».

Заробітна плата, нарахована працівникам за відпрацьований час або за виконану роботу, для бюджетних установ становить фактичні видатки за кодом економічної класифікації 1111 «Заробітна плата». Але згідно з новою економічною класифікацією видатків бюджету, що буде чинна з 01.01.2013, відповідно до наказу МФУ від 26.12.11 № 1738, заробітна плата, нарахована працівникам за відпрацьований час або за виконану роботу, для бюджетних установ буде плануватись та враховуватись за кодом 2111 «Заробітна плата».

На суми нарахованої заробітної плати кредитується субрахунок № 661 і дебетуються рахунки № 80, 81, 82 залежно від того, яким працівникам і за рахунок яких коштів здійснюється нарахування [20].

За кредитом рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» відображається нарахована працівникам підприємства основна та додаткова заробітна плата, премії, допомога з тимчасової непрацездатності, інші нарахування, за дебетом - виплата заробітної плати, премії, допомоги тощо, а також суми утриманих податків, платежів за виконавчими документами, вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати й інші утримання із сум оплати праці персоналу. За дебетом рахунку -- утримання, вирахування, виплати, суми депонованої заробітної плати. Нарахування заробітної плати здійснюється один раз на місяць і відображається в останній день місяця.

Суми, утримані та вирахувані з заробітної плати відображаються за дебетом субрахунка № 661, при цьому залежно від виду утримань кредитуються різні субрахунки:

- субрахунок № 641 «Розрахунки за платежами і податками до бюджету» - на суму податків, належних до перерахування до бюджету;

- субрахунок № 641 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» - на суму утриманих внесків до Пенсійного фонду;

- субрахунок № 652 «Розрахунки із соціального страхування» - на суму внесків до Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності;

- субрахунок № 653 «Розрахунки зі страхування на випадок безробіття» - на суму внесків до фонду соціального страхування на випадок безробіття;

- субрахунок № 663 «Розрахунки з працівниками за товари, продані у кредит» - на суми утримань із заробітної плати за дорученнями-зобов'язаннями працівників;

- субрахунок № 664 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки із вкладів у банках» - на суми, які утримано з заробітної плати на підставі письмової заяви кожного окремого працівника й належить перерахувати на рахунки за вкладами. У разі перерахування сум до установ банків цей субрахунок дебетується;

- субрахунок № 665 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями внесків за договорами добровільного страхування» -- на суми страхових внесків, утриманих із заробіт­ної плати на підставі списків і доручень, переданих до бухгалтерії страховим агентом. У разі перерахування сум на рахунок органів державного страхування цей субрахунок дебетується;

- субрахунок № 666 «Розрахунки із членами профспілки безготівковими перерахуваннями сум членських профспілкових внесків» - на суми утриманих із заробітної плати профспілкових внесків. Безготівкові розрахунки за профспілковими внесками здійснюються за наявності письмових заяв членів профспілки або тоді, коли таку умову передбачено колективним договором. У разі перерахування членських внесків галузевій профспілці цей субрахунок дебетується;

- субрахунок № 667 «Розрахунки з працівниками за позиками банків» - на суми, утримані з заробітної плати працівників за зобов'язаннями індивідуального позикодержателя на погашення позики, одержаної в установі банку згідно з чинним законодавством. У разі перерахування сум з поточних (реєстраційних) рахунків цей субрахунок дебетується;

- субрахунок № 668 «Розрахунки за виконавчими документами та інші утримання» - на суми, утримані з заробітної плати за виконавчими листами та іншими документами. У разі перерахування сум отримувачам цей субрахунок дебетується;

- субрахунок № 669 «Інші розрахунки за виконані роботи»

- субрахунок № 671 «Розрахунки з депонентами» -- на суми депонованої заробітної плати [21].

Бухгалтерські записи на суми нарахованої заробітної плати й утримань з неї відображаються на підставі розрахунково-платіжних відомостей у Зведенні розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій -- типова форма № 405 (бюджет), яке є одночасно й меморіальним ордером № 5 (табл. 4.13). Записи у формі систематизуються за кодами функціональної класифікації установами, що її обслуговує централізована бухгалтерія, за видами коштів спеціального фонду. Порядок облікового процесу з нарахування заробітної плати та утримань з неї показано на схемі 2.1 та 2.2 відповідно [19].

У разі автоматизованого обліку розрахунків з оплати праці використовується форма № 405 - авт. (бюджет). У бухгалтеріях військових формувань складають два реєстри: меморіальний ордер № 5-1 «Зведення розрахункових відомостей з грошового забезпечення військовослужбовців» і меморіальний ордер № 5-2 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати». До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі, витяги з наказів і т. ін.). Меморіальний ордер підписує виконавець, особа, що його перевірила, та головний бухгалтер.

Схема 2.1 Схема облікового процесу утримань із заробітної плати



Схема 2.2 Схема облікового процесу утримань із заробітної плати

Аналітичний облік за субрахунком № 661 ведеться на картках-довідках ф.№ 417, які відкриваються окремо на кожного працівника. На лицьовому боці картки-довідки ф. № 417 наводяться дані про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, табельний номер, ідентифікаційний код, професія, посада, розмір окладу, рік народження, утримання з заробітної плати, пільги за податками та інші дані. У картках щомісячно реєструються дані про нараховану заробітну плату та утримання за видами. Одночасно друкується машинограма такого самого змісту «Розрахунковий листок». На кожного військовослужбовця відкривається «Картка особового рахунка військовослужбовця» ф. № 54.

Аналітичний облік розрахунків із депонентами за субрахунком № 671 ведеться за кожним депонентом у книзі аналітичного обліку депонованої заробітної плати та стипендій (ф. № 441). У відповідних стовпцях «Кредит» зазначають місяць і рік, в якому утворилась депонентська заборгованість, номери платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей і суми; у стовпцях «Дебет» навпроти прізвищ депонентів записуються номер видаткового касового ордера й виплачена сума. Наприкінці місяця у книзі підраховуються підсумки за стовпцями «Кредит» та «Дебет» і виводиться кредитовий залишок на початок наступного місяця.

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком № 663 ведеться на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292) за кожною торговельною організацією. Облік утриманих сум за кожною особою ведеться на дорученнях-зобов'язаннях. За великої кількості працюючих, які купили товари у кредит в одній і тій самій організації, облік ведеться в реєстрі утримань із заробітної плати працюючих за товари, куплені у кредит (ф. № 407). Наприкінці місяця записи в картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292) звіряються з реєстрами чи з дорученнями-зобов'язаннями.

Аналітичний облік розрахунків з працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки із вкладів у банках за субрахунком № 664 ведеться на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292) за кожною установою банку окремо. Якщо вкладників багато, облік ведеться за кожною особою та установою банку в оборотній відомості ф. № 285 (реєстрі). Утримання з заробітної плати працюючих здійснюються на підставі письмової заяви кожного окремого працівника стосовно перерахування його заробітної плати за безготівковими розрахунками на особовий вклад в установу банку чи на картковий рахунок.

Аналітичний облік розрахунків з працюючими за безготівковими перерахуваннями внесків на підставі договорів добровільного страхування за субрахунком № 665, а також розрахунків із членами профспілки безготівковими перерахуваннями сум членсь­ких профспілкових внесків за субрахунком № 666 ведеться на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292). У разі автоматизованого обліку складаються машинограми окремо за утриманням внесків і за їх перерахуванням отримувачам.

Аналітичний облік за субрахунком № 667 ведеться на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292), в яких відкриваються окремі рахун­ки для кожної установи банку, яка видала позику. Облік утриманих сум за кожним позичальником ведеться в реєстрі ф. № 407 у такому самому порядку, як за товари, куплені у кредит.

Аналітичний облік за субрахунком № 668 ведеться також на картках ф. № 292а (у книзі ф. № 292) за кожним отримувачем із зазначенням прізвища чи організації, номера, дати й терміну дії виконавчого листа чи іншого документа та суми (відсотка) утримань.

2.6 Порядок складання фінансової звітності пов'язаної з оплатою праці

Закон України "Про державну статистику України" (далі - Закон) зі змінами та доповненнями, який набрав чинності з 1 січня 2001 року, регулює права та обов'язки органів державної статистики та респондентів.

За рік для відображення повної ситуації на підприємстві в органи державної статистики всі підприємства подають такі форми державних статистичних спостережень з праці:

- № 1-ПВ (термінова, місячна) «Звіт з праці»;

- № 1-ПВ (термінова квартальна) «Звіт з праці»;

- № 3-ПВ (термінова, піврічна) «Звіт про використання робочого часу»;

- № 6-ПВ (річна) «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання».

Форма статистичної звітності №1-ПВ (міс.) складається за даними первинного та бухгалтерського обліку, відповідності з яких були здійснені нарахування працівникам та проведені розрахунки із заробітної плати.

При заповненні статистичної звітності за формами №1-ПВ термінова - місячна та №1-ПВ термінова - квартальна слід керуватися:

- Інструкцією зі статистики чисельності працівників, зайнятих у народному господарстві України, затвердженою наказом Мінстату України від 07.07.95 р. №171 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 07.08.95 р. за №287/823, зі змінами, затвердженими наказом Держкомстату України від 18.02.99 р. №67 та зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 09.03.99 р. за №145/3438 (далі - Інструкція зі статистики чисельності працівників);

- Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 11.12.95 р. №323 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21.12.95 р. за №465/1001 (далі - Інструкція зі статистики заробітної плати);

- Інструкцією щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, затвердженою наказом Держкомстату України від 04.01.2000 р. №1 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08.02.2000 р. за №74/4295 (для розрахунку кількості відпрацьованого часу);

- наказами Держкомстату "Про затвердження типових форм первинного обліку" від 09.10.95 р. №253 та "Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі" від 22.05.96 р. №144;

Звіт за формою №1-ПВ (міс.) подається до територіальних органів державної статистики щомісяця не пізніше 7 числа. Одночасно зі звітом за останній місяць кожного кварталу (січень - березень, січень - червень, січень - вересень та січень - грудень) подаються звіти за формами №1-ПВ (кв.) та 3-ПВ термінова-квартальна "Звіт про використання робочого часу".

Заповнення показників у формі N 3-ПВ (термінова, піврічна) "Звіт про використання робочого часу" (далі - форма N 3-ПВ) здійснюється відповідно до положень Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 N 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за N 1442/11722 (зі змінами) та Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження N 3-ПВ (термінова, піврічна) "Звіт про використання робочого часу".

Підставою для складання звіту є: форми первинної облікової документації підприємства, установи, організації : накази (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; накази (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу; довідки й інші офіційні документи, що підтверджують відсутність працівника на роботі; укладений колективний договір підприємства; документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Форма складається з трьох розділів:

1) Показники щодо використання робочого часу(Розділ I форми N 3-ПВ);

2) Показники щодо стану укладання колективних договорів (Розділ II форми N 3-ПВ);

3) Показники щодо витрат на утримання робочої сили (Розділ III форми N 3-ПВ).

Форма заповнюється відповідно до наказу Держкомстату України «Про затвердження Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження N 6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання» від 06.11.2006 №508.

Заповнення показників у формі N 6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" здійснюється відповідно до положень:

Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 N 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за N 1442/11722 та Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження N 6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання".

Підставою для складання звіту є форми первинної облікової документації: накази (розпорядження) про приймання на роботу та звільнення; направлення на навчання; особові картки, записи в трудовій книжці працівника, копії документів, що підтверджують рівень освіти, наукове звання, тощо.

Форма 6-ПВ (річна) «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання» складається з трьох розділів:

- Розділ І «Кількість працівників за якісним складом на 31 грудня звітного року»;

- Розділ ІІ «Підготовка кадрів»;

- Розділ ІІІ «Підвищення кваліфікації».

Форма містить чимало показників, а саме:

1) облікова кількість штатних працівників;

2) кількість працівників, що мають вищу освіту;

3) кількість працівників, що отримують пенсію.

2.7 Автоматизація обліку оплати праці та соціальних виплат

На багатьох підприємствах облік оплати праці є тією ділянкою обліку, яку насамперед автоматизують. Адже вона характеризується значним обсягом вхідної інформації і відповідно розрахункових робіт. Тому в організації обліку та складання звітності з оплати праці широко розповсюджені сучасні інформаційні системи з використанням засобів комп'ютерної обчислювальної техніки. Їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання фінансової звітності.

Питанню автоматизації обліку розрахунків за заробітною платою присвятили свої праці багато вітчизняних вчених-економістів, зокрема: М.М. Бенько, С.М. Бичкова, Г.Н. Ісаєв, В.П. Завгородній, В.Д. Ковальова, Г.В. Лямова, І.І. Матієнко- Зубенко, Т. Микитенко, В.С. Пономаренка, Ю.Ф. Тельнова, Л.О. Терещенко, Г.А. Титоренко В.В. Хісамудинов, Д.В. Чістов, Е.Л. Шуремов та ін. Однак, принциповим недоліком цих досліджень є розуміння автоматизованих облікових систем лише як арифмометра, а не як інструменту генерування економічно суттєвої інформації для всіх рівнів управління з метою прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Вибір програмного забезпечення є важливим моментом при створенні автоматизованого робочого місця облікового працівника.

Для вибору програми необхідно здійснити порівняльний аналіз програм, які пропонуються на ринку. Першим кроком для порівняння можливостей наявних програмних продуктів є їх класифікація. Це важливий етап в організації комп'ютерного обліку: тільки після поділу програмного забезпечення на групи за відповідними критеріями можна формувати вимоги до програм і порівнювати їх функціональні можливості. Економісти виокремлюють ряд вимог до функціонування інформаційних систем, в тому числі і до програмного забезпечення системи обліку на підприємстві. До таких вимог належить:

- цілісність даних (захист від збоїв, які ведуть до втрати інформації або її знищення);

- конфіденційність інформації;

- доступність інформації для авторизованих користувачів.

На вітчизняному ринку програмного забезпечення для ведення обліку оплати праці та складання звітності пропонується багато програм різних виробників. Вони мають подібне функціональне наповнення, але відрізняються технологією перетворення вихідних даних у результативну інформацію та інтерфейсом. Дані програмні продукти дозволяють вирішувати наступні завдання. По-перше підвищується точність, ясність і прозорість розрахунків з персоналом. По-друге, впровадження програмних рішень забезпечує своєчасність розрахунків з оплати праці, а також формування внутрішніх управлінських звітів (про прибуток, недостачі, брак, рентабельність, продуктивність праці тощо), які є відправною точкою для формування преміальної складової заробітної плати. По-третє, автоматизовані системи дозволяють зберігати і передавати великі масиви даних, забезпечують швидкий і легкий доступ до даних. По-четверте, автоматизовані системи формують статистичні і динамічні звіти по заробітній платі, що підвищує якість прийнятих управлінських рішень і вимагає менших затрат часу.

Автоматизована система обліку оплати праці може функціонувати як окрема система для розв'язання задач тільки цієї ділянки обліку, як складова комплексної автоматизованої облікової системи або ж як складова інтегрованої автоматизованої системи управління підприємством. Найбільш розповсюдженими програмними продуктами з автоматизації обліку праці та її оплати на території України є програми таких розробників як «1С», «ПАРУС-Підприємство», «Галактика», «БЕСТ ЗВІТ» та ін.

Для підвищення ефективності управління підприємством фірма «1С» в програмному комплексі «1С: Підприємство» створила конфігурацію по управлінню кадрами та розрахунку заробітної плати. Якщо раніше такою програмою була конфігурація «1С: Зарплата і Кадри 7.7», то з розвитком ринку і появою підвищених вимог до інформаційних технологій фірма «1С» випустила більш досконалий продукт «1С: Зарплата і Управління персоналом 8», яка відповідає всім запитам працівників, які здійснюють кадрове управління, планування і розрахунок заробітної плати. Причому остання версія програми «1С: Зарплата і Управління персоналом 8.1» є найбільш досконалим продуктом у своїх області.

Для реалізації програмного продукту «1С: Підприємство 8» на території України фірмою «1С» було розроблено «1С: Підприємство 8 для України». Даний програмний продукт містить конфігурацію «1С: Зарплата і Управління персоналом 8 для України» і забезпечує: планування потреби у персоналі; управління атестацією, навчанням та фінансовою мотивацією працівників; ефективне планування зайнятості персоналу; ведення обліку кадрів і аналіз кадрового складу; ведення штатного розпису підприємства; розрахунок заробітної плати персоналу; розрахунок регламентованих законодавством податків, утримань із заробітної плати та нарахувань на фонд оплати праці; автоматизацію розрахунку нарахувань та утримань за будь-якими алгоритмами; відображення нарахованої заробітної плати і податків у складі витрат підприємства; управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування; проведення розрахунків «заднім» числом; формування розрахункових листків будь-якого виду; розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань типу бригадних нарядів; формування платіжних відомостей з впорядкуванням інформації за різними критеріями шляхом розподілу її за категоріями, підрозділами та іншими ознаками; розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за попередні розрахункові періоди; повний розрахунок зарплати як по місячному, так і по тижневому циклу; формування стандартних звітів для податкової інспекції і позабюджетних фондів; отримання статистичної інформації по працівниках підприємства; фіксацію кадрових переміщень працівників і їх просуванням по службі із створенням відповідних звітів тощо.

В порівнянні з конфігурацією «1С: Зарплата і Кадри 7.7» можна виокремити наступні переваги:

- ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі. Організації можуть використовувати спільні списки фізичних осіб, класифікатори аналітичної інформації;

- ведення не тільки регламентованого обліку нарахувань, а й управлінського обліку заробітної плати: стимулюючих надбавок і бонусів. Можливість описувати додаткові нарахування;

- удосконалено механізм обліку використання робочого часу. Підтримуються індивідуальні, зведені індивідуальні і «гнучкі» графіки роботи; детальні чи зведені графіки роботи; оплата погодинних невиходів;

- у кадрову аналітичну звітність включені звіти з руху працівників і наочні діаграми відпусток, произвольним спискам працівників, військовий облік з формуванням звітності [28,c. 398-402].

Для отримання підсумків, а також іншої зведеної чи детальної інформації в програмі «1С: Зарплата і Управління персоналом 8», як і в попередній версії «1С: Зарплата і Кадри 7.7», використовуються звіти. Кількість і склад звітів, котрі можуть бути отримані при використанні системи, повністю визначаються у конфігурації. Дані для звітів вибираються на основі введеної чи розрахованої автоматично інформації.

Набір параметрів, котрий використовувався при формуванні якого-небудь звіту, можна зберегти і потім використовувати при наступних побудовах звіту. Параметри зберігаються як набір значень реквізитів форми звіту. Подібну можливість зручно використовувати, коли форма для введення параметрів має значне число елементів. Дана конфігурація формує всі необхідні уніфіковані форми з обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, які дозволяють отримувати інформацію за будь-який розрахунковий період. Також популярною є програма інтегрованої системи автоматизації управління підприємством «Галактика». При розробці і розвитку системи «Галактика» велику увагу було приділено питанням оптимізації управління ресурсами виробничого підприємства. Інтегрована система автоматизації управління підприємством «Галактика» випущена на ринок в 1995 р. Сьогодні вона включає більше ніж 50 модулів, які функціонують на основі архітектури клієнт-сервер. Взаємодія модулів системи при наявності єдиної комп'ютерної мережі здійснюється в оперативному режимі. Всі модулі використовують єдину базу даних, для управління котрої за вибором замовника можуть використовуватись СУБД Pervasive SQL, MS SQL-server або Oracle.

Одним із функціональних контурів (функціональних блоків) системи «Галактика» є контур «Управління персоналом». Даний контур складається із двох модулів «Управління персоналом» і «Заробітна плата», які забезпечують автоматизований облік кадрів і виконання розрахункових процедур, пов'язаних з оплатою праці персоналу підприємства.

Модуль - це прикладна програма системи, призначена для автоматизації певної ділянки господарського обліку. Він має відносну самостійну стійкість і може експлуатуватись як у складі комплексу, так і локально. Модуль «Управління персоналом» забезпечує процес формування, зберігання і корегування штатного розпису і особових карток працівників підприємства за підрозділами, а також отримання звітів по штатному розпису і кадрах. Ведення картотеки здійснюється шляхом формування типових наказів про прийняття на роботу, переміщення по службі, звільненні, надання відпусток, а також формування записів про непрацездатність працівника. Модуль «Управління персоналом» автоматизує наступні функції: підбір персоналу; працевлаштування; ведення кадрової документації; облік заробітної плати; облік робочого часу і аналіз його ефективного використання; облік, планування і контроль трудових ресурсів підприємства; персоніфікований облік; формування статистики, форм і різноманітних звітів. Модуль «Заробітна плата» дозволяє автоматизувати облікові і розрахункові процедури, які пов'язані з оплатою праці персоналу підприємства при почасовій та відрядній системах оплати праці. В модулі враховані особливості розрахунків з оплати праці в сучасних умовах, включаючи зміни мінімальної заробітної плати, тарифної ставки першого розряду, видів і ставок податків, індексації тощо.

Парус-Підприємство - комплексна система управління великим підприємством, клієнт-серверне рішення на базі СУБД Oracle, яка має модульну структуру. З допомогою модуля «Парус-Заробітна плата» здійснюється автоматизація нарахування заробітної плати на всіх його етапах, модуль «Парус-Персонал» призначений для комплексного вирішення завдань управління персоналом на підприємстві і дозволяє формувати такі кадрові звіти як штатний розпис в розрізі посад і працівників, звіт із стажу роботи, звіт по вакантних посадах та ін. В системі також передбачено можливість друку деяких статистичних звітів: 1- ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ, 10-П1, 9-ДС. Також є можливість отримати дані по військовозобов'язаним, укомплектованості і вакантних посадах на підприємстві та ін. Система «Парус-Персонал» дає можливість отримувати потребительские звіти списочного характеру на основі відібраних працівників за тією чи іншою умовою відбору. Необхідно відмітити, що поля, які включаються у такий звіт, вибираються користувачем самостійно, що робить систему більш гнучкою і функціональною. Налаштовані користувачем звіти зберігаються у базі даних і при наступному їх виклику достатньо вказати назву звіту для вивода на друку. «»

Товариство з обмеженою відповідальністю «БЕСТ ЗВІТ» є розробником програми «БЕСТ ЗАРПЛАТА», яка призначена для обліку праці та заробітної плати для малих і середніх підприємств. Дана програма здійснює автоматичний розрахунок заробітної плати згідно діючого законодавства, перерахунок заробітної плати при будь-якому коригуванні даних та сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства. Програма містить: типовий перелік видів оплат, фондів та їх нарахувань; типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність; простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими обліковими системами та управління підприємством та ін. «БЕСТ ЗАРПЛАТА» автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» [28,c.403-405].

Недоліком вищенаведених програмних продуктів є те, що вони не призначені для ведення нормативного методу обліку витрат, а лише можуть порівнювати фактичні затрати ресурсів з плановими. Також у розглянутих програмах відсутні алгоритми для отримання оперативної інформації за причинами та винуватцями відхилень від норм затрат ресурсів. Визначальною рисою цих програм є те, що вони дозволяють оперативно й достовірно визначати розмір заробітної плати з урахуванням різноманітних видів стимулюючих та компенсаційних виплат та формувати внутрішні системні та зовнішні звіти, однак не передбачають формування звітних показників по ефективності використання праці.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку сприяє розширенню аналітичних можливостей обліку, що може призвести до появи надлишкової інформації. Для того, щоб цього не відбулося, потрібно згрупувати облікову інформацію залежно від потреб різних рівнів управління та надати її у вигляді, зручному для використання без додаткових перетворень. Ступінь розмежування облікових даних залежить від об'єктів обліку, при чому чим вище рівень (посада) користувача, тим ширше склад облікових даних і менша їх деталізація.

2.8 Шляхи удосконалення обліку оплати праці та соціальних виплат

Створення ефективної системи оплати праці та соціальних виплат є важливою передумовою здійснення радикальних перетворень у сфері праці й на цій основі - забезпечення сталого економічного зростання. Заробітна плата виступає як один із основних регуляторів ринку праці, а співвідношення мінімальної заробітної плати до її середнього рівня - орієнтиром для встановлення державних соціальних стандартів та гарантій в країні.

Вибір організаційних форм та методів введення бухгалтерського обліку в бюджетній установі створює досконалу нормативно - правову систему, яка здатна забезпечити ефективне надходження та використання фінансових ресурсів, необхідних для ефективного функціонування всієї установи.

Прийняті законодавчі нормативно-правові акти сприяли значним змінам у реформі оплати праці. В Україні практично створено законодавчо-правову базу регулювання оплати праці відповідно до міжнародних трудових норм, що діють у ринковій економіці, але цей механізм у повному обсязі не спрацьовує, особливо в договірному регулюванні.

На сьогодні ще існує велика кількість невирішених питань і суперечностей у сфері оплати праці. Облік праці та заробітної плати має бути організований таким чином, щоб сприяти підвищенню продуктивності праці, повному використанню робочого часу, а також правильному обчисленню чисельності працівників для обліку заробітної плати з метою оподаткуваня. Для цього на підприємстві мають бути чітко розподілені функції обліку між відділами. Так є актуальною класифікація для великих підприємств розподілу обробки системи даних в умовах автоматизованого робочого місця бухгалтера на основі виокремлення наступних трьох рівнів управління працею та витратами на її оплату: вищий, середній, нижчий.

Таке розмежування дасть можливість формувати звітну інформацію для потреб оперативного, тактичного та стратегічного управління. При цьому кожен попередній рівень являє собою інформаційну базу для наступного. Так, з допомогою АРМ на нижчому рівні управління здійснюється збір, накопичення і часткова обробка первинної інформації в підрозділах підприємства, а саме: табельний облік, оперативний облік виробітку та формується інформація про брак, простої, понаднормові роботи тощо. Цей рівень характеризується працемісткими ручними операціями, а також великими обсягами облікової номенклатури. В процесі вирішення задач за місцем їх виникнення про яких важливі для всіх рівнів управління.

Отримана на нижчому рівні результативна інформація надходить на наступний, тобто середній рівень, де здійснюється її реєстрація і групування в системі синтетичних та аналітичних рахунків. Для цього дані поточних господарських операцій відображаються у різних облікових регістрах і формуються результативні дані, які відображають факти господарського життя у вартісній оцінці, у вигляді бухгалтерських проводок. На основі даних синтетичного та аналітичного обліку формується Головна книга, регістри синтетичного та аналітичного обліку, відомість нарахувань та утримань і відповідно фінансова звітність, звітність до позабюджетних фондів, статистична звітність, податкова звітність тощо.