Учет и анализ расчетов с отчетными лицами

6314 руб.

Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

19

71

Учтена сумма НДС по представительским расходам, которые были понесены Свиридовым во время командировки

1136 руб.

Авансовый отчет, Отчет о переговорах, Акт об осуществлении представительских расходов, Счет-фактура из ресторана

Представительская встреча с проведением культурно-развлекательного мероприятия

В октябре 2016 года ООО «Зетекс» была организована деловая встреча с бизнес-партнерами, программа которой включала обед в ресторане «Парус» и посещение театра. Для проведения мероприятия сотруднику ООО «Зетекс» Катаеву С.Р. были выданы средства под отчет в размере 74 000 руб.

Фактические расходы на проведение делового мероприятия составили 57 200 руб., в том числе:

обед в ресторане «Парус» 32 000 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в ресторан 5 200 руб.;

билеты в театр 14 500 руб., транспортные услуги на доставку партнеров в театр 5 500 руб.

Остаток неиспользованных средств был возращен Катаевым в кассу ООО «Зетекс».

Следует отметить, что согласно НК РФ расходы на проведение культурного мероприятия (посещение театра 14 500 руб.), а также связанные с ним транспортные расходы (5 500 руб.) в налоговом учете представительскими расходами не признаются.

2.3 Анализ расчетов с отчетными лицами в ООО «Зетекс

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет.

Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Перед тем как направить работника в командировку, ему оформляют служебное задание по форме № Т-10а. После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания должен заполняет раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку.

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации, куда работник был направлен.

При направлении работника в загранкомандировку в страну с визовым режимом въезда оформлять командировочное удостоверение не нужно. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в загранпаспорте командированного работника.

Все командировочные удостоверения регистрируются в Журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Если в организацию прибывает в командировку работник из другого предприятия, то его командировочное удостоверение регистрируется в Журнале учета работников, прибывающих в командировки.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и представляет его в бухгалтерию. Если работник возвратился из заграничной командировки, авансовый отчет составляется не позднее 10 дней после возвращения.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику оплачиваются:

? расходы по найму жилого помещения;

? расходы по проезду к месту командировки и обратно;

? суточные;

? другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке.

Покупать валюту для оплаты командировочных расходов за наличные рубли в обменных пунктах банков предприятиям запрещается.

Выдавая иностранную валюту, работник банка должен выписать справку по форме № 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.

После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).

Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

? счета-фактуры гостиницы;

? расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

? стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

? оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

? оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

? стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

? сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются.

Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения:

? не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

? облагается налогом на доходы физических лиц;

? облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Бухгалтер ООО «Зетекс» проверяет целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Например, водителю служебного автомобиля ООО «Зетекс» , направленному в командировку сроком на 4 дня, выдано под отчет 2000 руб. По его возвращении в бухгалтерию представлен авансовый отчет с документами, подтверждающими произведенные расходы:

? квитанции за проживание в гостиницах на сумму 756 руб.;

? кассовые чеки АЗС о приобретении 100 л бензина на сумму 745,50 руб. (бензин приобретался на АЗС, принадлежащих юридическим лицам);

? счета-фактуры на приобретенный на АЗС бензин;

? квитанции об оплате стоянки автомобиля во время командировки на сумму 126 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Зетекс» были сделаны следующие записи:

Дебет 71, Кредит 50 - 4000 руб. - выданы под отчет денежные средства на командировочные расходы;

Дебет 26, Кредит 71 - 800 руб. (200 руб. х 4 дня) - отнесены на общехозяйственные расходы суточные по командировке;

Дебет 26, Кредит 71 -1239,84 руб. {1512 руб. - (1512 руб. х 18%)} - отнесена на общехозяйственные расходы оплата за проживание в гостинице во время командировки;

Дебет 19, Кредит 71 - 273,6 руб. (1512 руб. х 18%) - выделен НДС из стоимости за проживание;

Дебет 26 (20, 44), Кредит 71 - 273,6 руб. - отнесена на общехозяйственные расходы оплата услуг автостоянки.

Дебет 10, субсчет «Горюче-смазочные материалы», Кредит 71 - 1222,62 руб. {1491 руб. - (1491 х 18%)} - оприходован бензин, приобретенный в командировке;

Дебет 19, Кредит 71 - 134,19 руб. (745,50 руб. х 18%) - выделен НДС из стоимости бензина;

Дебет 26, Кредит 10, субсчет «Горюче-смазочные материалы» - 1222,62 руб. - отнесена на общехозяйственные расходы стоимость израсходованного в командировке бензина;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19 - 540,54 руб. (272,16 руб. + 268,38 руб.) - предъявлен НДС к возмещению из бюджета;

Дебет 50, Кредит 71 - 98,50 руб. (4000 руб. - 800 руб. - 1512 руб. - 1491 руб.) - внесен в кассу остаток денежных средств, выданных на командировочные расходы.

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Так, работнику ООО «Зетекс» было выдано из кассы под отчет 12000 руб. На отчетную сумму работник приобрел материалы стоимостью 11800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.)

Бухгалтер ООО «Зетекс» сделал записи:

Дебет 71 Кредит 50-1 - 12000 руб. - выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 10 Кредит 71 - 10000 руб. (11800 - 1800) - оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 71 - 1800 руб. - учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 Кредит 19 - 1800 руб. - принят к вычету НДС по материалам;

Дебет 50-1 Кредит 71 - 200 руб. (12000 - 11800) - возвращен в кассу неизрасходованный остаток отчетных средств.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Так, в марте 2016 года ООО «Зетекс» принимало делегацию, прибывшую на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 28320 руб., в том числе НДС - 4320 руб.

Для оплаты представительских расходов работнику ООО «Зетекс» А.Н. Иванову был выдан аванс в сумме 30 000 руб.

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтер ООО «Зетекс» сделал запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

30 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.

Расходы ООО «Зетекс» на оплату труда работников в I квартале 2016 года составили 360 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, в частности, на проведение завтраков, обедов и ужинов, составляет:

360 000 руб. х 4% = 14400 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

14400 руб. х 18% : 118% = 2078 руб.

При отражении представительских расходов бухгалтер ООО «Зетекс» были сделаны записи:

Дебет 19 Кредит 71

4320 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

2078 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);

Дебет 44 Кредит 71

24 000 руб. (28320 - 4320) - учтены представительские расходы;

Дебет 91.2 Кредит 19

2242 руб. (4320 - 2078) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Дебет 50-1 Кредит 71

1680 руб. (30 000 - 28 320) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.

Отчетными лицами на ООО «Зетекс» являются работники, которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

В ООО «Зетекс» денежные средства выдаются отчетным лицам на следующие нужды: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов.

При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) в учете делается запись:

Дебет счета 71 «Расчеты с отчетными лицами»

Кредит счета 50-1 «Касса»

Списание израсходованных отчетных сумм отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с отчетными лицами» на основании авансового отчета работника проводкой:

Дебет счета 20 «Основное производство»

Кредит 71 «Расчеты с отчетными лицами»

Сумму НДС по расходам, оплаченным отчетным лицом, списывают проводками:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с отчетными лицами»

- учтена сумма НДС по расходам отчетных лиц;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС»

Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

- произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы»

Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток отчетной суммы, то в учете делают проводку:

Дебет счета 50-1 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с отчетными лицами»

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то в учете делается запись:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с отчетными лицами»

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Под расходами на хозяйственные нужды в ООО «Зетекс» понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Оплачивая расходы, отчетное лицо действует от имени организации.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины. Основные бухгалтерские записи по учету расчетов с отчетными лицами ООО «Зетекс» представлены в таблице 2.



Таблица 2 - Бухгалтерские записи по учету расчетов с отчетными лицами ООО «Зетекс»

Краткое содержание хозяйственной операции	Сумма, тыс.руб.	Корреспонденции счетов
		дебет	Кредит
Выданы под отчет денежные средства на командировочные расходы	16000	71	50
Отнесены на общехозяйственные расходы суточные по командировке	2312	26	71
Выделен НДС	1040	19	71
Оприходован бензин, приобретенный в командировке	1222	10	71
Отнесена на общехозяйственные расходы стоимость израсходованного в командировке бензина	1222	26	10
Предъявлен НДС к возмещению из бюджета	620	68	19
Внесен в кассу остаток денежных средств, выданных на командировочные расходы	312	50	71

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с отчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Таким образом, учет расчетов с отчетными лицами в ООО «Зетекс» учитывается на счете 71 «Расчеты с отчетными лицами». Причем, на выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с отчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные отчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с отчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.



3. Пути повышения эффективности расчетов с отчетными лицами

3.1 Анализ проблем при расчетах с отчетными лицами на предприятия

Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствии с учетной политикой и действующими нормативно-законодательными актами. Оценка уровня внутрихозяйственного риска ООО «Зетекс», характеризующего вероятность появления в отчетности в целом существенных ошибок до того, как они будут выявлены средствами контроля, представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Оценка уровня внутрихозяйственного риска

Факторы, влияющие на оценку риска	Да	Нет	Иное	Примеание
Можно ли охарактеризовать состояние отрасли как неблагоприятное		+
Существует ли в организации угроза банкротства		+
Существует ли в организации зависимость от поставщиков и подрядчиков	+
Имеет ли место длительное неукомплектование учетного персонала		+
Имеют ли место частые изменения в юридическом отделе		+
Часто ли меняются сотрудники аппарата управления	+

По данным таблицы 3 уровень внутрихозяйственного риска установлен в 0,33.

Оценка уровня риска средств контроля ООО «Зетекс» представлена в таблице 4.

Таблица 4 - Оценка уровня риска средств контроля

Факторы, влияющие на оценку риска	Да	Нет	Иное	Примеание
Работу средств контроля можно оценить как непрерывную и периодическую	+
Система бухгалтерского учета выявляет ошибки и искажения в бухгалтерском учете и отчетности		+
Исправляются ли ошибки, выявленные средствами внутреннего контроля	+

По данным таблицы 4 уровень риска средств контроля установлен в 0,33.

Оценка уровня необнаружения ошибки ООО «Зетекс» представлена в таблице 5.

Таблица 5 - Оценка уровня необнаружения ошибки

Факторы, влияющие на оценку риска	Да	Нет	Иное	Примеание
Новая (для аудиторской группы) отрасль (бизнес)		+
Новый клиент	+
Новый состав в аудиторской группе	+
Слишком жесткие сроки проведения аудита		+
Необычные правила ведения бухгалтерского учета		+
Необычные правила ведения налогового учета		+
Специфические способы ведения бухгалтерского учета (редко применяемые в практике)		+

По данным таблицы 5 уровень риска необнаружения установлен в 0,29. Расчет уровня существенности основных показателей представлен в таблице 6.

Таблица 6 - Определение уровня существенности основных показателей

Наименование показателя	Значение показателя, тыс.руб	Уровень существенности,%	Значение, применяемое для определения уровня существенности, тыс. руб.
Выручка	72740	3	2182
Себестоимость	57060	4	2282
Прибыль	15680	5	784
Среднегодовое значение основного капитала	6430	2	128
Среднегодовое значение оборотного капитала	117021	3	3510



По данным таблицы 8 проводятся следующие вычисления:

- среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:

(2182+2282+784+128+3510) / 5 = 1778 тыс. руб.

- наименьшее значение отличается от среднего на:

(1778-128) / 1778*100% = 92,8%

- наибольшее значение отличается от среднего на:

(3510-1778) / 3510*100% = 49,34%

- новое среднее арифметическое составит:

(2182+2282+784) / 3 = 5248 тыс. руб.

Таким образом, полученный результат составит 5248 тыс. руб. и далее используется в качестве значения уровня существенности.

3.2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с отчетными

Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Программа служит подробной инструкцией аудитора и одновременно является для руководителей аудиторской организации и аудиторской группы средством контроля качества работы (таблица 7).

Таблица 7 - Программа аудита расчетов с отчетными лицами

№ п/п	Перечень процедур	Приме-чание
1	Проверка расчетов по выдаче отчетных сумм
1.1	Проверка целевой направленности выдачи отчетных сумм
1.2	Проверка требований, установленных Порядком ведения кассовых операций
1.3	Проверка правильности отражения выдачи отчетных сумм в учете предприятия
2	Проверка погашения задолженности по отчетным суммам
2.1	Проверка целесообразности расходов
2.2	Проверка авансового отчета, сдачи в кассу количества неизрасходованного остатка, установленных сроков сдачи денег
2.3	Проверка правильности отражения в учете списания израсходованных отчетных сумм
3	Проверка списания невозвращенных отчетных сумм
3.1	Проверка правильности списания невозвращенных отчетных сумм
3.2	Проверка правильности отражения в учете списания невозвращенных отчетных сумм

Со вступлением в силу Трудового кодекса РФ вопросы командирования впервые стали регулироваться на уровне закона. Им посвящена отдельная Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность».

Контрольные процедуры применяются аудитором для оценки эффективности внутреннего контроля. Так, признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с отчетными лицами для аудитора служат:

? отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

? несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

? отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

? несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных отчетных сумм;

? задолженность отчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

? отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

? выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

По результатам опроса ответственных работников ООО «Зетекс» аудитор сделал следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3. В нарушение гл. 21 (ст. 171), 23 (ст. 217), 24 (ст. 238) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

5. В нарушение гл. 21 (ст. 171) и 25 (ст. 264) НК РФ для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора сложилось неудовлетворительное мнение о состоянии расчетов с отчетными лицами на ООО «Зетекс».

При проверке целенаправленности выдачи денежных средств под отчет на ООО «Зетекс» было выявлено, что средства выдаются:

? на командировочные расходы;

? на хозяйственные нужды;

? на оплату представительских расходов.

Аудитор также проверил целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику ООО «Зетекс» оплачиваются:

? расходы по найму жилого помещения;

? расходы по проезду к месту командировки и обратно;

? суточные;

? другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

Саянову С.М. выдана под отчет сумма на приобретение товарно-материальных ценностей в размере 100 руб. 00 коп.

На выданном ему авансовом отчете отчетное лицо указал наименование предприятия (Зетекс), отдел, где он работает (торговый), должность (водитель), Ф.И.О. (Саянов С.М.) и дату составления отчета (15 июня 2016 года). Также указано место, откуда были получены деньги (из кассы завода).

На обратной стороне авансового отчета произведены подтверждающие записи по расходу денежных средств в разрезе каждого приложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 84 руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Отсюда видно, что выданная сумма была израсходована не полностью (израсходовано только 84 руб. из 100 руб. остаток 16 руб.), поставлена подпись отчетного лица.

Затем авансовый отчет был сдан в бухгалтерию, где ему был присвоен определенный номер (№ 50), проверка правильности отражения операций по расходу денежных средств отчетным лицом, соответствие сумм расходов приложенным документам (отчет проверен к утверждению 84 руб. 00 коп.) подписан главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеются их подписи.

Далее выводится сальдо конечное и проставляется корреспонденция счетов.

По дебету счета 19/3 “НДС по приобретенным материальным ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате) предприятием суммы НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению сырья, материалов, полуфабрикатов и других видов производственных запасов.

По дебету счета 10/3 “Топливо” учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.

В расчетах с данным отчетным лицом имеют место следующие бухгалтерские проводки:

Д 10/3 - К 71 на сумму 70 руб. 00 коп.

Д 19/3 - К 71 на сумму 14 руб. 00 коп.

Неиспользованные суммы аванса удержаны проводкой Д 70 - К 71 в размере 16 руб. 00 коп.

В ходе аудиторской проверки выявлено следующее нарушение по операциям с данным отчетным лицом не выявлено, однако на предприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ни приходования, ни списания бензина.

В авансовом отчете Капишниковой Н.С. указаны название предприятия, отдел, где она работает, должность фамилия. Дата составления авансового отчета указана не конкретно (стоит только месяц и год). Нет записи, от кого были получены деньги, сколько израсходовано и остаток.

Авансовому отчету присвоен номер 49, проверен главным бухгалтером и утвержден руководителем предприятия, стоят их подписи.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

1. приходный ордер № 407 от 4.07.2016 г., поставщик ЗАО “Мост”, где указаны наименование приобретенных отчетным лицом товаров (клей, корректор), единица измерения (шт.), количество единиц, цена и сумма. Подсчитана общая сумма расхода (37 руб. 00 коп.), проставлены подписи (Сдал. Принял).

2. Чек ЗАО “Мост” на сумму 37 руб. 00 коп.

3. Копия чека ЗАО “Мост” о том, что проданы канцтовары за наличный расчет на сумму 37 руб. 00 коп. (Цифрами и прописью).

Имеется печать, дата (25.05.2016), подпись (проставлены на документе).

Сравнивая даты, проставленные на документах, видно, что канцтовары были приобретены раньше, чем выдан чек. Это объясняется тем, что на начало месяца Капишникова имела в подотчете сумму 450 руб. 00 коп.

По операциям с отчетным лицом составлена следующая корреспонденция счетов:

По дебету счета 10/1 “Сырье и материалы” учитываются вспомогательные материалы, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу.

1. Приобретение товарно-материальных ценностей отчетным лицом:

Д 10/1 - К 71 на сумму 37 руб. 00 коп.

2. Возмещены и удержаны не использованные суммы аванса:

Д 70 - К 71 на сумму 300 руб.

3. Остаток на конец месяца у Капашниковой по дебету составил 113 руб.

В ходе аудиторской проверки расчетов с отчетными лицами ООО «Зетекс» существенных нарушений по данным операциям с отчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансового отчета и его недозаполненность.

В результате аудиторской проверки расчетов с отчетными лицами ООО «Зетекс» выявлены следующие нарушения:

Основные нарушения -- злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с отчетными лицами -- могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи отчетных сумм: выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам; несоответствие фактического расхода отчетных сумм целям, на которые они были выданы; списание отчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке; несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

4. Нарушения порядка учета представительских расходов: отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с отчетными лицами: некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с отчетными лицами; неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с отчетными лицами» или других регистрах.

В ходе аудиторской проверки ООО «Зетекс» выявлены нарушения в заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Так же на предприятии нет документов, подтверждающих приход бензина, не указано, сколько и для какой машины было приобретено бензина.

При проверке расчетов с отчетными лицами были также выявлены случаи невозвращения остатка выданных денег на сумму 200 руб.:

1) при выдаче денег на покупку канцтоваров Пермаковой Г.И. не возвращено в кассу 30 руб.;

2) также Пермаковой Г.И. при оплате услуг сторонней организации не возвращен остаток в сумме 170 руб.

На основании этого аудитором было рекомендовано выяснить причины сложившейся ситуации и либо погасить долг работником, либо принять решение об удержании данной суммы с заработной платы Пермаковой Г.И., затем отразить произведенные операции в бухгалтерском учете предприятия.

Выявленные ошибки в учете в сумме 200 руб. являются несущественными, что послужило основанием для составления положительного аудиторского заключения.

Аудиторское заключение является официальным документом, предназначенным для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленным в соответствии с действующим законодательством и содержащим выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения им бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

В результате аудиторской проверки расчетов с отчетными лицами руководству ООО «Зетекс» выдано следующее аудиторское заключение.

Аудиторское заключение

Мы провели аудит прилагаемой документации по учету расчетов с отчетными лицами ООО «Зетекс» за период с 1 января по 31 декабря 2016 г. включительно.

Ответственность за подготовку и представление этой документации несет исполнительный орган. Наша обязанность заключается в том, чтобы выразить мнение о достоверности во всех существенных отношениях данных документов и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита.

Мы провели аудит в соответствии с:

? Федеральным законом «Об аудиторской деятельности»;

? федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности;

? внутренними правилами (стандартами) аудиторской деятельности (указать аккредитованное профессиональное объединение);

? правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора;

? нормативными актами органа, осуществляющего регулирование деятельности аудируемого лица.

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что расчеты с отчетными лицами не содержат существенных искажений. Аудит проводился сплошным методом и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих числовые показатели в финансовой (бухгалтерской) отчетности и раскрытие в ней информации о расчетах с отчетными лицами, оценку соблюдения принципов и правил бухгалтерского учета, применяемых при подготовке финансовой (бухгалтерской) отчетности, рассмотрение основных оценочных показателей, полученных руководством аудируемого лица, а также оценку представления финансовой (бухгалтерской) отчетности. Мы полагаем, что проведенный аудит представляет достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности учета расчетов с отчетными лицами и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

По нашему мнению, за исключением влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность обстоятельств, выявленных в ходе проверки, финансовая (бухгалтерская) отчетность в части учета расчетов с отчетными лицами отражает достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение на 31 декабря 2016 г. и результаты ее финансово-хозяйственной деятельности за период с 1 января по 31 декабря 2016 г. включительно в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в части подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В целях совершенствования аудиторской проверки расчетов с отчетными лицами рекомендуется использовать правило (стандарт) аудиторской деятельности «Оценка риска и внутренний контроль. Характеристика и учет среды компьютерной и информационной систем» (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ июля 2000 г., протокол N 1). Это обусловлено тем, что одним из вопросов, которые целесообразно поднимать при анализе того или иного правила (стандарта) аудиторской деятельности, является актуальность и своевременность его появления. Кроме того, российский бухгалтерский учет и здесь имеет свои специфические особенности по сравнению с экономически развитыми странами.

На разработку рекомендуемого правила (стандарта) благотворное влияние оказал факт подготовки Международным центром по реформе системы бухгалтерского учета официального перевода Международных стандартов аудита на русский язык. У российского документа очень много общего с международным прототипом. Имеющиеся различия невелики, перечислим их.

1. Международный прототип имеет статус Положения по международной аудиторской практике (ПМАП) 1008, что несколько ниже, чем статус МСА. В преамбуле к нему четко указано, что этот документ является дополнением к МСА 400 «Оценка рисков и система внутреннего контроля», он не является частью МСА и не имеет статуса МСА. Что касается российского документа, подготовленного на основе ПМАП 1008, то он имеет обычный статус правила (стандарта) аудиторской деятельности, и в его тексте не содержится таких оговорок. Впрочем, на наш взгляд, его можно считать дополнением к трем уже существующим правилам (стандартам) аудиторской деятельности: «Существенность и аудиторский риск», «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» и «Аудит в условиях компьютерной обработки данных». Возможно, что в последний при разработке последующей редакции правил (стандартов) целесообразно включить материал комментируемого документа, с тем чтобы все особенности аудита в условиях компьютерной обработки данных оказались собранными в одном стандарте.

2. В российском правиле (стандарте) незначительно изменена структура международного прототипа и изменен стиль изложения, что связано с устоявшимся порядком подготовки таких отечественных документов.

3. Российский документ снабжен большим количеством поясняющих примеров, в том числе и с указанием на конкретные финансово-хозяйственные операции и соответствующие бухгалтерские проводки.

4. Терминологические различия. Например, и в комментируемом правиле (стандарте), и в некоторых других используется термин «компьютерная обработка данных (КОД)». В ПМАП 1008 имеется сноска к тексту, где говорится, что раньше в документах МСА использовался термин «обработка электронных данных», близкий к термину КОД, а в настоящее время предпочтение отдается термину «компьютерные информационные системы». Другими словами, в МСА было сочтено более точным перейти от термина, обозначающего процесс («обработка»), к термину, обозначающему объект («система»).

Традиционное представление об условиях труда аудитора связано с напряженной работой, с ненормированным рабочим днем. И это соответствует действительности.

При рассмотрении процесса повышения эффективности деятельности обычно выделяются три составляющие: качество управления, наличие необходимого инструментария и профессионализм работников. В аудиторской деятельности важную роль также играют формализация процедур, методологическое обеспечение. Вопросы методологии и технологии аудита, повышения профессионального уровня всегда являлись и являются предметом пристального внимания аудиторов. К сожалению, этого нельзя сказать о вопросах управления и разработки профессионального инструментария, в частности систем автоматизации аудиторской деятельности.

Существует немало доказательств, подтвержденных исследованиями, что применение инструментария действительно позволяет оптимизировать использование рабочего времени сотрудника. А если автоматизируются не только обработка данных, не только непосредственно сам процесс аудиторской проверки, но и все основные бизнес-процессы аудиторской компании, то можно предположить, что в результате этого повышается как эффективность использования рабочего времени сотрудника, так и качество работы всей компании в целом.

Таким образом, одним из методов оптимизации труда аудитора и эффективности управления аудиторской компанией является автоматизация, которая способствует повышению качества работы, соблюдению единой методологии и повышению производительности труда. Безусловно, аудиторы не отрицают пользы автоматизации. Однако характерно, что при упоминании аудиторской программы часто используются оговорки «в будущем», «в перспективе» и пр. Опросы же, проводимые среди аудиторов по использованию в работе программных продуктов, показывают, что одним из главных инструментов аудитора по-прежнему остается Word и Excel.

Учет расчетов с отчетными лицами в ООО «Зетекс» содержит ряд недостатков. К ним относится то, что не соблюдается техника заполнения и ведения документов. Во многих первичных документах отсутствуют многие важные реквизиты, что является нарушением в порядке оформления документов, не сплошной регистрации фактов хозяйственной жизни, что, в свою очередь, приводит к искажению данных бухгалтерского учета. Отсутствие графика документооборота приводит к тому, что в хозяйстве наблюдается несвоевременность предоставления первичных документов в бухгалтерию, отсутствие строго установленных сроков их сдачи. Все это является упущением руководства хозяйства в отношении первичного учета и его организации.

Правильная организация первичного учета является важнейшей задачей, стоящей перед бухгалтерским учетом расчетов с отчетными лицами. Нарушение в порядке оформления документов, а также не сплошная регистрация фактов хозяйственной жизни ведут к искажению данных бухгалтерского учета.

В ООО «Зетекс» очень важно организовать правильный первичный учет. Обязательным условием совершенствования первичного учета должна стать регистрация всех фактов хозяйственной жизни в первичных документах с обязательным отражением всех учетных данных, а следовательно с заполнением всех имеющихся реквизитов.

Все первичные документы должны в обязательном порядке иметь подписи лиц, ответственных за их составление и должны предоставляться в бухгалтерию хозяйства руководителями структурных подразделений в установленные графиком документооборота сроки. Для успешного ведения первичного учета, все документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться на правильность их оформления, а также производить проверку по существу. Если при проверке будет установлено, что заполнение документа не соответствует предъявляемым требованиям, документ к обработке не должен приниматься, а возвращаться для внесения соответствующих поправок и изменений.

В целях совершенствования внутреннего контроля, главный бухгалтер должен следить за соблюдением графика документооборота: осуществлять контроль за порядковой нумерацией документов, наличием подписей должностных лиц.

В обязанности главного бухгалтера рекомендуется ввести проверку всех первичных документов как с формальной стороны так и по существу. Если при проверке будет установлено, что документы не соответствуют установленным требованиям, его нужно возвратить для внесения соответствующих поправок. Документы, которые составляются в бухгалтерии также должны проверяться главным бухгалтером, а не приниматься к учету непроверенными.

В качестве совершенствования учета расчетов с отчетными лицами рекомендуется постоянно контролировать движение и использование отчетных сумм. Для чего необходимо издать приказ, в котором указываются сроки, на которые могут выдаваться отчетные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть также установлены и суммы выдачи денег под отчет.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Отсутствие в приказе указания о сроке, на который выданы отчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы отчетные суммы, не установлен. В подобной ситуации выдача отчетных сумм, отчет отчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого отчетного лица.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.), так как такие товарные чеки могут вызвать дополнительные вопросы со стороны представителей налоговых органов.

Четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров исключит возможность ошибок в бухгалтерском учете при отражении фактов хозяйственной жизни еще и по следующим причинам.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Аналогичный акт необходимо составить и в случае получения кассового чека контрольно-кассовой машины, содержащего наименование приобретенных товаров. Следует обратить внимание на то, что многие поставщики считают, что подробный кассовый чек (со штампом предприятия-продавца или круглой печатью) с указанием номенклатуры товаров, их количества и цены объединяет кассовый и товарный чек. С точки зрения документооборота это действительно так, но, как показывает аудиторская практика, во избежание возможных споров с налоговыми органами целесообразно все же составлять акт по количеству и номенклатуре приобретенных товарно-материальных ценностей за наличный расчет.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение отчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

Одним из направлений совершенствования синтетического и аналитического учета расчетов с отчетными лицами является автоматизация учета с использованием программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0», которая является инструментом для реализации кадровой политики предприятий, а также автоматизации различных служб предприятия, начиная от службы управления персоналом и линейных руководителей до работников бухгалтерии по следующим направлениям:

? планирование потребностей в персонале;

? обеспечение бизнеса кадрами;

? управление компетенциями и аттестация работников;

? управление финансовой мотивацией персонала;

? эффективное планирование занятости персонала;

? учет кадров и анализ кадрового состава;

? трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;

? расчет заработной платы персонала;

? исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

? отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

«1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» обеспечивает параллельное ведение двух видов учета - управленческого и регламентированного.

Таким образом, автоматизация учета с использованием программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» позволит ускорить оптимизировать процесс учета расчетов с отчетными лицами и избежать возможных ошибок бухгалтера.



Заключение

На основании проведенных исследований в проверяемой организации можно сделать следующие выводы.

Отчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Организация может выдавать денежные средства отчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия.