Наукове забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Теоретичні основи управлінського документознавства

1.1 Виникнення та формування управлінського документознавства у 1940-1980-х рр. в СРСР та УРСР

1.2 Об'єкт, предмет, завдання, понятійний апарат управлінського документознавства

Розділ 2. Система наукового забезпечення

2.1 Нормативно-правова база наукової діяльності в сучасній Україні

2.2 Основні складові наукового забезпечення

Розділ 3. Сучасний стан наукового забезпечення управлінського документознавства в Україні

3.1 Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства як основний науковий центр управлінського документознавства

3.2 Перспективи розвитку управлінського документознавства

Висновки

Список використаних джерел

ВСТУП

На сьогодні в Україні існує два підходи визначення сутності документознавства як наукової дисципліни. Саме через призму першого підходу документознавство трактується як управлінське. Цей підхід базується на традиційних поглядах щодо документознавства як науки, що виникла в надрах радянського архівознавства і розвивалася впродовж 1960-1980-х років в СРСР. У цей період здійснювалися фундаментальні та прикладні дослідження з документознавства, головна увага в яких приділялася управлінській документації (серед її класів - організаційно-розпорядча, планова, звітно-статистична, фінансова, банківська тощо), а саме - створенню та функціонуванню її уніфікованих систем, розробленню уніфікованих форм документів, регулюванню процесів документообігу, опрацювання, зберігання управлінських службових документів в установі, користування ними. Основною сферою практичного впровадження вважалося діловодство (як загальне, так і спеціальне).

Актуальність теми дипломної роботи обумовлена місцем, яке займає на сьогодні управлінське документознавство. Спираючись на висловлювання С. Кулешова у статті «Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе») відповідно подвійності ситуації, яка склалась у документознавстві, більш активного розповсюдження загального документознавства, ніж управлінського, перероблення останнього у придаток загального, автор теми дипломної роботи вважає своєчасним та в певній мірі необхідним вивчення історії, сучасного стану та перспектив розвитку управлінскього документознавства [36, с. 52-53]. Це обумовлює необхідність посилення та вдосконалення наукової бази управлінського документознавства. Наукове обґрунтування сутності та принципів управлінського документознавства, встановлення його теоретико-організаційних засад та методичних завдань України, розроблення уніфікованого алгоритму роботи з управлінськими документами є актуальним питанням в умовах розвитку сучасного українського документознавства.

Об'єктом дипломної роботи є управлінське документознавство. Предметом дипломної роботи є наукове забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні.

З'ясування рівня наукового забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні, зокрема нормативно-правового забезпечення наукової діяльності в Україні, діяльності наукових установ, здобутків українських вчених у галузі управлінського документознавства визначено як мета дипломної роботи.

Досягнення мети можливо через виконання наступних завдань:

- визначити період виникнення управлінського документознавства;

- розглянути розвиток управлінського документознавства у 1940-1980-х рр. в СРСР та УРСР;

- встановити об'єкт, предмет, завдання, понятійний апарат управлінського документознавства;

- визначити основні нормативно-правові акти, які регламентують організацію наукової діяльності в сучасній Україні;

- розглянути основні складові наукового забезпечення;

- розкрити напрями діяльності Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства як основного наукового центру управлінського документознавства ;

- окреслити перспективні напрями розвитку управлінського документознавства.

Вивчення стану дослідження дипломної роботи показало відсутність комплексних праць з означеної тематики. Певне уявлення про науково-методичне забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні, можна сформувати на підставі публікацій С. Кулешова, О. Загорецької, Ю. Палехи.

Протягом 2006-2010 рр. видано декілька публікацій, які мають відношення до теми дипломної роботи, а саме: монографія «Документознавство в Україні : інституціоналізація та сучасний розвиток»; монографія - «Історіографічні ескізи з документознавства, або Персональний текст про персональні тексти»; статті - «Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства - провідна наукова установа документознавчої галузі», «Історія документознавства у контексті діловодних та архівних процесів 1960-х- початку 1970-х рр.», «К. Г. Мітяєв і становлення документознавства», «Сучасне документознавство в Україні: концепції, перспективи розвитку», «Московський державний історико-архівний інститут як центр становлення документознавства (1930-1960-і рр.)», «Розвиток теорії та практики діловодства й еволюція документознавства у 1970-1980-х роках», «С. Г. Кулешов і вітчизняне документознавство: до історіографії науки на рубежі століть». Ці публікації належать одному автору - Валентині Бездрабко. Вони надають інформацію відносно розвитку управлінського документознавства як за часів СРСР, так і за часів незалежної України, а також про діяльність провідних наукових установ та вчених, які розвивали управлінське документознавство.

Свого часу С. Кулешов (у 2003 р.) та В. Бездрабко (у 2006 р.) видали навчальні посібники, що мали назву «Управлінське документознавство».

Отже, відсутність комплексної праці, в якій висвітлювався стан наукового забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні, ще раз підтверджує актуальність досліджуваної теми. Але використання вищезазначених праць надало інформацію, систематизуючи яку, ми отримали прізвища вчених, відомості про установи, на базі яких створювались посібники, захищались дисертації. Публікації в періодичних виданнях надали можливість виявити фахові видання, в яких друкувались статті з проблем управлінського документознавства.

Основними джерелами інформації для написання дипломної роботи стали:

- наукові видання - монографії (Валентина Бездрабко «Документознавство в Україні : інституціоналізація та сучасний розвиток»; Сергій Кулешов «Документознавство: Історія. Теоретичні основи»), автореферати (Олена Загорецька «Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950-на початку ХХІ ст.»), фаховий науковий журнал («Студії з архівної справи та документознавства»);

- праці радянських науковців-документознавців - Я. З. Лившица, М. Васильева, О. М. Гомонова, З. В. Бондаренко, Т. Кузнецової.

- закони та підзаконні акти, які регламентують наукову діяльність в країні (Закони України «Про основи державної політики у сфері науки і науково-технічної діяльності», «Про науково-технічну інформацію», «Про наукову та науково-технічну діяльність», «Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки»; Укази Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення розвитку наукової сфери», «Про Національну раду з питань науки, інновацій та сталого розвитку України»; Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України «Про затвердження Державної програми «Інформаційні та комунікаційні технології в освіті і науці» на 2006-2010 роки», «Про схвалення Концепції Державної цільової програми «Наука в університетах» на 2008-2012 роки»);

- електронний ресурс - офіційний веб-сайт Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, портал «Наукова періодика України», на якому представлені фахові видання, в яких публікуються результати наукових досліджень, в тому числі і з проблем управлінського документознавства.

Методи дипломної роботи:

- хронологічний та історико-порівняльний аналіз - для встановлення періоду виникнення управлінського документознавства та його розвитку за часів СРСР. Хронологічний метод застосовано також для з'ясування, які нормативно-правові акти регулюють наукову діяльність в сучасній Україні;

- системний та структурно-функціональний аналіз - для вивчення теоретичних засад управлінського документознавства (об'єкта, предмета, завдань, понятійного апарату), а також для визначення основних структурних елементів наукового забезпечення як системного об'єкту;

- кількісний, якісний аналіз та метод узагальнення використано при встановленні сучасного стану наукового забезпечення управлінського документознавства в сучасній Україні.

Практичне значення дослідження полягає в тому, що основні положення можуть бути використанні студентами спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» як посібник для підготовки до семінарських та практичних занять з дисциплін «Документознавство», «Діловодство», «Історія документознавчої науки».

Структура дипломної роботи складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел.

Актуальність, об'єкт, предмет, мета, завдання дослідження, історіографія теми та джерельна база роботи, її методи дослідження, практичне значення, структура надані у вступі дипломної роботи.

Розділ 1 «Теоретичні основи управлінського документознавства» містить інформацію щодо виникнення управлінського документознавства та його становлення у 1940-1980-х рр. в СРСР та УРСР. Визначено об'єкт, предмет, завдання, понятійний апарат, взаємозв'язок управлінського документознавства з іншими науковими дисциплінами

У розділі 2 «Система наукового забезпечення» представлені основні нормативно-правові документи, що регулюють наукову діяльність в сучасній Україні. Охарактеризовано основні складові наукового забезпечення, до яких, на думку автора, належать:

- наукові установи, їх діяльність в межах конкретної галузі;

- наявність наукових шкіл, їх внесок розвиток конкретного напряму;

- погляди та наукові здобутки провідних вчених конкретної галузі;

- наукові видання, зокрема науково-періодичні видання як основний сучасний засіб наукової комунікації, що може бути представлений як в друкованому вигляді, так і в електронному вигляді.

Розділ 3 «Сучасний стан наукового забезпечення управлінського документознавства в Україні» надає данні стосовно напрямів діяльності Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства як наукового центру розвитку управлінського документознавства; актуальності проблем управлінського документознавства та їх обговорення у фахових публікаціях. На підставі інформації викладеної на сайті Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства здійснено спробу визначення основних напрямів подальшого розвитку управлінського документознавства.

Висновки відображають результати дослідження.

Список використаних джерел складається з 81 позиції.

Розділ 1

Теоретичні основи управлінського документознавства

управлінський документознавство

1.1 Виникнення та формування управлінського документознавства у 1940-1980-х рр. в СРСР та УРСР

Фундаментальні основи управлінського документознавства були закладені в першій половині ХХ ст. в навчальному курсі професора Московського державного історико-архівного інституту (далі - МДІАІ) М. П. Вишневського «Теорія і практика архівної справи» (1936), який містив розділ «Загальне діловодство». Його зміст склали питання з історії діловодства, класифікації документів в управлінській сфері, методики їх вивчення [25, с. 76].

Автором нової редакції курсу «Теорія і практика архівної справи» в середині минулого століття став професор К. Г. Мітяєв (1902-1969). Він деталізував свої підходи до науки про документ у курсах «Історія і організація діловодства в СРСР» та «Теорія і практика архівної справи», одним з розділів якого було «Загальне документознавство». Уперше поняття «документознавство» як термін з'явилося в доповіді вченого під назвою «Розвиток радянського архівознавства за 25 років» на конференції архівістів СРСР, що відбулась в червні 1942 року [23, с. 145].

Професор К. Г. Мітяєв запропонував вважати документознавство архівознавчою дисципліною, що може стати вступом до теорії і практики архівної справи. Він наголошував, що документознавство мусить бути науковою теорією, яка призначена розв'язувати проблеми загальної класифікації та історії розвитку різних видів документації.

Зміна назви розділу мало вплинула на його сутнісне наповнення, що засвідчило певне ототожнення К. Г. Мітяєвим понять «загальне діловодство» і «загальне документознавство». Розділ «Загальне документознавство» у курсі «Теорія і практика архівної справи» за статусом був пропедевтичним і являв собою своєрідний вступ до вивчення документів, систем і способів документування в історичній ретроспекції діловодної практики. Варто зазначити, що стрижневим об'єктом виступав управлінський документ. Таким чином, загальне документознавство для К.Г.Мітяєва, оперуючи сучасною термінологією, за змістом було тотожним управлінському документознавству [6, с. 109].

Поступово вивчення документів та систем документування, розпочате вченим в архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну. Документи в ній стали вивчатися як об'єкти оперативної дії та соціальної функції, заради виконання якої були створені. У своїх подальших публікаціях К. Г. Мітяєв визначав документознавство як «наукову дисципліну, що вивчає в історичному розвитку способи, окремі акти і системи документування явищ об'єктивної дійсності і створювані в результаті документування окремі документи, їхні комплекси і системи» [там само, с. 111].

Для становлення та розвитку документознавства особливо варто поцінувати відкриття у 1966 р. спеціалізованої наукової інституції - Всесоюзного (з 1992 р. - Всеросійського) науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНДІДАС). Плідна співпраця наукових колективів МДІАІ та ВНДІДАС спродукувала історичні, теоретико-фундаментальні та теоретико-прикладні, науково-технологічні дослідження у галузі документознавства з питань складання та функціонування уніфікованих систем управлінської документації, розроблення уніфікованих форм документів, регулювання процесів документообігу, організації підготовки, опрацювання, зберігання управлінських документів в установі, користування ними. Видатну роль у становленні документознавства відіграли праці науковців А. М. Сокової, В. Д. Банасюкевича, Т. В. Кузнєцової, І. Л. Ілюшенко та інші [33].

У 1960-1970-х рр. історичний аспект досліджень документів значно поступається вивченню технології діловодства, яке, за словами К. Г. Мітяєва, дедалі більше почали сприймати як історично утворені системи документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних і громадських інституцій. Дедалі частіше документи стали аналізувати відповідно до їхньої основної соціальної функції, заради виконання якої були створені: оперативної дії. Зрештою, дослідження документів і систем документування, розпочаті в діловодному й архівознавчому аспектах, стали виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну під назвою «документознавство», зміст якого, говорячи мовою сучасної науки, відповідав традиційному, або управлінському документознавству.

Важливе значення для вдосконалення організації діловодства у виконкомах місцевих рад мали нормативно-методичні документи, розроблені ВНДІДАС у 1970-1980-х рр., зокрема «Основные положения по организации работы с документами в исполнительных комитетах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся» [42], «Примерные номенклатуры дел областного (краевого) Совета депутатов трудящихся, его исполкома, управлений и отделов» [54], «Рекомендации по совершенствованию делопроизводства в исполкомах местных Советов депутатов трудящихся» [78], рекомендації «Документирование деятельности местных Советов народных депутатов» [19]. Ці документи були видані з метою надання методичної та практичної допомоги виконкомам місцевих рад для підвищення рівня документування та організування роботи зі службовими документами.

В УРСР обласні виконкоми, їх управління, районні виконкоми та їх відділи активно використовували збірник «Примерных номенклатур дел областного (краевого) Совета депутатов трудящихся, его исполкома, управлений и отделов» для розроблення індивідуальної номенклатури справ.

«Рекомендации по совершенствованию делопроизводства в исполкомах местных Советов депутатов трудящихся» були більш ґрунтовними на відміну від попередніх посібників. Вони були розроблені на підставі положень ЄДСД та державних стандартів на ОРД 1972 р. [78, с. 4]. Після впровадження цих Рекомендацій використання «Основных положений по организации работы с документами в исполнительных комитетах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся» могло здійснюватися тільки з врахуванням положень ЄДСД та вищезазначених рекомендацій.

У 1970-1980-х рр. на загальносоюзному й республіканському рівні була здійснена значна робота із вдосконалення організації діловодства у місцевих радах та їх виконкомах, зокрема розроблена низка нормативно-методичних документів.

Основними нормативними документами загальносоюзного значення, які використовувались виконкомами місцевих рад для організації діловодства, були: «Основні положення Єдиної державної системи діловодства», ГОСТ 6.38-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Основні положення», ГОСТ 6.39-72 «Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок». Положення ЄДСД були комплексною розробкою, яка висвітлювала не тільки питання організації діловодства, але й рекомендації з організації труда службовців, зі структури діловодних служб та їх технічного обладнання. Перелічені вище ГОСТ 6.38-72 та ГОСТ 6.39-72 визначали основні вимоги до створювання організаційно-розпорядчих документів (далі - ОРД), що становлять основну частину документаційного фонду місцевих рад та їх виконкомів. Результатом впровадження цих нормативних документів було затвердження нових інструкцій з діловодства у виконкомах Рад депутатів трудящих [49, с. 296].

8 січня 1971 р. постановою Ради Міністрів УРСР № 18 була затверджена «Інструкція з діловодства у виконкомах сільських, селищних Рад депутатів трудящих Української РСР» [59]. Порівняно з інструкцією з діловодства 1949 р. у новому варіанті більш ґрунтовно були викладені основні положення документування та організування роботи зі службовими документами. Детально розкриті етапи підготовки рішень виконкому ради, правила їх створювання, узгодження, а також організація архівної частини поточного діловодства. У додатках до інструкції була представлена «Примірна номенклатура справ виконкому сільської, селищної Ради депутатів трудящих УРСР». Рівень її підготовки достатньо високий. Заголовки практично усіх справ розкривають зміст документів, немає об'єднання в одній справі документів різних за термінами зберігання, вказана більшість документів, які утворюються в діяльності сільських рад тощо.

31 липня 1975 р. постановою Ради Міністрів УРСР № 362 була затверджена «Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих» [66]. Прийняття цього нормативного документа стало першим заходом, з якого в Україні розпочався процес активного впровадження у роботу всіх органів влади та установ положень ЄДСД та ГОСТів, що визначали вимоги до створювання ОРД. Появу цієї інструкції можна вважати довгоочікуваною подією в Україні, особливо для місцевих рад та їх виконавчих органів, тому що з'явився єдиний нормативний документ для виконкомів усіх рівнів. Інструкція регламентувала порядок роботи з документами з моменту їх створювання або надходження до відправлення або передачі в архів виконкому ради. Її положення поширювались на всю службову документацію. У додатках були представлені детально розроблені форми основних документів, які необхідні для реалізації діяльності виконкому.

У радянській Україні одним із перших звернув увагу на документознавство А. О. Введенський. Йому належить запровадження в українську наукову термінологію поняття «документознавство» (1958), утворене скалькованим підходом до російськомовного варіанту, та спроба дослідити історію дисципліни. А. О. Введенському властива підтримка розповсюдженої серед дипломатистів точки зору щодо документознавства як критичного діловодства. Початкове сприйняття документознавства як прикладної галузі знань певним чином збереглося і донині. Це і проявляється в ототожненні документознавства з діловодством. Утім згодом таке спрощене ставлення до науки відійшло в минуле й нині сприймається більшістю як архаїчне термінологічне роз'яснення, хоча продовжує зустрічатись у науковій і навчальній літературі донині [48, с. 51].

Початок формування напрямів досліджень управлінського документознавства в УРСР у 1950-1960-х рр. та їх розвиток у 1970-1980-х рр. насамперед слід пов'язати з переданням у післявоєнні роки архівним установам повноважень в СРСР щодо організації діловодства та контролю за його здійсненням. Водночас йшлося не тільки про посилення відповідальності архівних установ у межах свого профілю за організацію діловодства в установах, а також й про їх участь у нормативному та науково-методичному його забезпеченні.

Слід зауважити, що певну наукову роботу, пов'язану зі створенням проектів загальносоюзних нормативних та науково-методичних документів, здійснювало Архівне управління УРСР. Головархів СРСР постійно надсилав на розгляд Архівного управління республіки проекти таких документів, підготовлені (у тому числі й на основі наданих Архівним управлінням УРСР матеріалів) фахівцями Головархіву СРСР та співробітниками його галузевого інституту - ВНДІДАС, з проханням викласти свої зауваження та пропозиції. Архівне управління УРСР також взяло участь у підготовці Єдиної державної системи діловодства (далі - ЄДСД), а саме - у 1971 р. за дорученням Управління Справами Ради Міністрів УРСР здійснило вивчення проекту ЄДСД і підготувало змістовну рецензію із зауваженнями для ВНДІДАС [26, с. 61].

Організація ЄДСД в СРСР зумовила у 1970-х роках масштабну роботу з розроблення і впровадження уніфікованих систем документації, єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної інформації, зокрема в аспекті їх використання в автоматизованих системах управління (АСУ). У науковому розробленні та впровадженні уніфікованих систем документації, зокрема уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) мали взяти участь архівні установи всіх республік. Так, Головархів СРСР зобов'язав Архівне управління УРСР вжити заходи щодо укомплектування апарату управління та архівних установ кваліфікованими фахівцями в галузі документознавства, продумати можливість створення спеціальних підрозділів з організації діловодства, творчих груп з науково-дослідного розроблення питань уніфікації ОРД, залучення до опрацювання цих питань зацікавлених наукових установ, міністерств і відомств республіки. У зв'язку з цим Архівне управління УРСР мало здійснити вивчення комплексу ОРД, що застосовувався у різних ланках управління, шляхів її уніфікації та узгодження з АСУ, підготовці пропозицій щодо побудови і складу УСОРД, а також взяти участь у розробленні проектів стандартів на ОРД. Втім, у листі-відповіді на доручення Головархіву СРСР щодо участі архівістів України у розробленні УСОРД начальник Архівного управління УРСР О. Мітюков зауважив, що «проблему нашої участі у зазначеній роботі та інших дослідженнях в галузі діловодства було б правильно вирішувати шляхом створення в Україні філіалу ВНДІДАС, необхідність в якому вже давно є нагальною». У перспективному плані розвитку архівної справи в Україні на 1976-1990 рр. передбачалося створення науково-дослідного підрозділу - філії ВНДІДАС. Однак, центральною владою це питання так і не було вирішено [21, с. 181].

Водночас, спільними зусиллями працівників Головархіву УРСР та Центрального державного архіву Жовтневої революції, вищих органів державної влади і органів державного управління УРСР 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет по діловодству. За відсутності в Україні галузевої науково-дослідної інституції цей кабінет упродовж десяти років відігравав роль методично-консультаційного центру з впровадження результатів науково-дослідної роботи в галузі документознавства і діловодства, узагальнення і поширення передового досвіду роботи міністерств, відомств, підприємств, установ і організацій. На базі кабінету Головархівом УРСР проводилися наради і семінари працівників служб діловодства і відомчих архівів установ, заняття Республіканських курсів підвищення кваліфікації керівних працівників і спеціалістів народного господарства (за спеціальністю «діловодство й архівна справа») [там само, с. 182].

Підгрунтям для формування і поширення в УРСР документознавчих знань стала організація у 1944 р. на історичному факультеті Київського державного університету імені Т. Г. Шевченка кафедри, діяльність якої було спрямовано на підготовку істориків-архівістів. І хоча впродовж 1960-1980-х рр. в архівознавчо-джерелознавчому напрямі підготовки студентів переважала то одна, то друга його складова, так чи інакше викладання циклу архівознавчих дисциплін, навчальних курсів історичного джерелознавства, археографії, спеціальних історичних дисциплін сприяло виробленню у студентів фундаментальних знань з історії й теорії документа. Відсутність пріоритету курсу «Документознавство» на кафедрі архівознавства університету значної мірою компенсувалася створенням при неї у 1964 р. постійно діючих тримісячних курсів підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства міністерств, відомств, установ та організацій республіки. Метою курсів була підготовка кваліфікованих працівників служб діловодства через ознайомлення слухачів з напрямами удосконалення роботи управлінського апарату, впроваджуваними новітніх на той час засобами механізації діловодних процесів й тиражування документів, науковими методиками раціоналізації діловодства, основними засадами створюваної ЄДСД тощо. До проведення занять було залучено професорсько-викладацький склад кафедри архівознавства, спеціалістів Архівного управління УРСР, а також найбільш досвідчених практичних працівників служб діловодства міністерств і відомств [4, с. 9].

Слід зазначити, що впродовж 1960_х рр. Архівним управлінням УРСР було організовано і проведено у Києві три республіканські наукові конференції з архівознавства та інших спеціальних історичних дисциплін. Привертають увагу матеріали другої такої конференції (відбулася 1-4 червня 1965 р.). Зокрема, на засіданні секції «Архівознавство та діловодство», було обговорено доповіді, присвячені науковим принципам і критеріям відбору документів установ, організацій та підприємств на постійне зберігання, проблемам класифікації документів, створенню ЄДСД. Слід зауважити, що серед рекомендацій цієї конференції чи не найголовнішою тезою була нагальність вирішення питання про створення єдиного наукового центру в УРСР (у числі головних завдань якого було впровадження ЄДСД) на базі лабораторії удосконалення організації управління Ради народного господарства УРСР (Українська рада народного господарства). Цю лабораторію у подальшому було реорганізовано в Український філіал науково-дослідного інституту планування і нормативів при Держплані СРСР у м. Києві [49, с. 300].

У науково-методичній роботі архівних установ важлива роль належала «Науково-інформаційному бюлетеню Архівного управління УРСР», що 1965 р. дістав назву «Архіви України» [27]. Більшість статей було присвячено загальному огляду, аналізу стану організації діловодства в установі чи установах певної галузі (сфери діяльності), як правило, з розкриттям проблем такої організації і майже завжди - з висвітленням досвіду комплексної раціоналізації організації діловодства. У значній частині інших публікацій розглянуто впровадження раціональних методик реалізації окремих діловодних процесів (чи навіть операцій). Найбільше публікацій присвячено досвіду підготовки нормативних документів з організації діловодства в установі - інструкцій з діловодства та номенклатур справ. Втім, небагато праць з розроблення такого нормативного-методичного посібника, як перелік документів зі строками їх зберігання і що, як правило, пов'язані з питаннями класифікування, групування документів у діловодстві. Іншою «продуктивною» темою є стандартизація та уніфікація управлінських документів, створюваних в установі, зокрема організаційно-розпорядчих. У низці публікацій надано методику й описано раціональний досвід оформлювання різних видів управлінських (організаційно-розпорядчих) документів.

У деяких статтях було порушено питання розроблення та впровадження ЄДСД. Серед них слід відзначити публікацію фундатора радянського документознавства К. Мітяєва, який окреслив напрями розроблення ЄДСД, завдання, які вона мала виконувати. В інших публікаціях було проаналізовано різні аспекти впровадження системи в установах. Мали місце також матеріали, в яких безпосередньо розглядалися проблеми наукового забезпечення організації діловодства в Україні. Найперше серед них слід відзначити статтю М. Місермана та М. Савченка, які ще у 1961 р. наявність проблем організації діловодства в республіці вбачали у відсутності розроблених наукових засад діловодства і, зокрема, наукових підходів до роботи з документами, що створюються в процесі діяльності установ. Автори статті порушили питання щодо розроблення класифікаторів управлінської документації, впровадження карткової системи реєстрації документів, створення курсів підготовки кваліфікованих секретарів-діловодів, а також запропонували створити Міжвідомчу комісію для вироблення єдиних принципів організації і здійснення поточного діловодства в установах УРСР та типових інструкцій з діловодства на підставі ознайомлення з досвідом роботи міністерств і відомств республіки та наукового його аналізу. Слід зауважити, що висвітлені у публікації проблеми та напрями наукового забезпечення організації діловодства не втратили актуальності й досі. Із створенням у 1962 р. Міжвідомчої комісії з діловодства як дорадчого органу Ради Міністрів УРСР у часописі було опубліковано статті, де пропонувалися певні наукові та методичні заходи щодо покращання стану діловодства в республіці. Наприклад, низку досить радикальних пропозицій було запропоновано П. Злобіним, однак вони були критиковані у статті О. Саніна. Це була чи не єдина у ті часи дискусія, яка виникла на сторінках журналу із зазначеної проблематики. У подальшому в деяких статтях також були порушені питання наукового забезпечення організації діловодства. Так, в публікації М. Савченка «Удосконалювати діловодство в установах і на підприємствах» пропонувалося створити так звані дослідно-показові установи із зразковою організацією діловодства. У статті І. Легенького було зроблено спробу здійснити науковий аналіз причин зростання потоків документів в установах. Втім, у деяких публікаціях поняття наукового забезпечення розумілося переважно як впровадження методик, спрямованих на удосконалення технології діловодства [27].

Між тим в Україні у ці часи функціонувала наукова інституція документознавчого спрямування, у якій дослідження організації діловодства здійснювалося вже не з архівознавчих засад, а більшою мірою виходячи з управлінських, економічних аспектів. Йдеться про Український філіал науково-дослідного інституту планування і нормативів при Держплані СРСР у м. Києві. Організаційні витоки філіалу починаються з лабораторії удосконалення організації управління промисловістю Української ради народного господарства (на базі СКБ заводу верстатів та автоматів ім. Горького у м. Києві). Лабораторія існувала з 9 травня 1964 р. по 18 січня 1966 р. З 18 січня 1966 р. її перетворено у Відділення наукової організації управління народним господарством науково-дослідного економічного інституту Держплану УРСР (м. Київ), а з 30 червня 1966 р. у зазначений вище філіал. Документознавчі дослідження проводив відділ наукової організації управлінської праці та діловодства. У структурі філіалу він існував впродовж 1966-1970 рр. (хоча його назва і змінювалася; в 1970 р., наприклад, він називався відділом методології документування та організації діловодства). У складі відділу були два сектора: перший - методології документування діловодства, другий - механізації діловодних процесів й адміністративно-управлінської праці. Слід зазначити, що провідні співробітники відділу були авторами відомих профільних публікацій. Друкована наукова продукція філіалу ще достатньо не вивчена. Потребує поглибленого дослідження й архівний фонд філіалу, що зберігається в Центральному державному архіві вищих органів влади України і містить справи з науковими звітами з документознавчої проблематики [7, с. 303].

Співробітниками лабораторії у 1965 р. було підготовлено наукові звіти з таких тем: «Удосконалення організації управлінської праці та діловодства в системі керування промисловістю», «Класифікація питань діяльності підрозділів і питання організації управлінської праці, документування та документообігу в Українській раді народного господарства», «Рекомендації щодо спрощення документообігу». У 1966 р. було виконано звіти з тем «Дослідження системи діловодства в апараті Ради Міністрів УРСР та організація документопотоків й контролю за виконанням документів на основі застосування сучасних засобів оргтехніки» та «Розроблення систем документування й документоутворення для органів планування та управління, установ і підприємств із врахуванням можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки». За 1967 р. зафіксовано один звіт із зазначеної проблематики з теми «Основні положення з організації документообігу, реєстрації й контролю виконання документів із застосуванням оргтехніки в центральних установах союзної республіки». Зауважимо, що саме цим роком позначено завершення теми, пов'язаною з дослідженням потоків інформації в контексті розроблення структури керування виробництвом, розроблення автоматизованих систем управління, а у 1969 р. оформлено науковий звіт з аналізу інформаційних потоків для планування паливно-енергетичного господарства. Зрозуміло, що йдеться про аналіз потоків управлінської та профільної документації з виробництва певних організацій або галузі [27].

У наступному 1970 р. співробітники філіалу звітують про виконання теми «Аналіз інформаційно-документальних систем з різних функцій керування на промисловому підприємстві». Ця проблематика споріднена із популярним на той час розробленням документальних інформаційно-пошукових систем, що функціонують у межах АСУ. Наукові звіти філіалу за 1972-1974 рр. характеризують розроблення іншого напряму документознавчих досліджень - створення та удосконалення системи уніфікованих форм первинної та планової документації, зокрема для опрацювання її на обчислювальних машинах для рівнів «республіканське міністерство - Держплан УРСР», з метою впровадження у практику планування, застосування в автоматизованих системах виробництва. Останній звіт у фонді зі спорідненої з документознавством проблематики має назву «Дослідження й розроблення систем взаємопов'язаних програм, планів, форм і показників раціонального планування використання вторинних ресурсів». Він датований 1990 р. [9, с. 199].

Слід відзначити також наукові публікації, що враховували як економіко-управлінський аспект організації діловодства, так і проблематику взаємозв'язку діловодства й архівної справи. Зокрема, це праці Н. Гончарової, яка зосередилася переважно на розробленні актуальних питань документаційного забезпечення процесів керування.

Діяльність радянських контрольних органів упродовж 1918-1934 рр., спрямовану на удосконалення діловодства, було розглянуто у публікаціях та дисертації Н. Костинської. До речі, ця дослідниця є автором матеріалу під рубрикою «Документоведение» у науковому виданні, що вийшло друком 1988 р. Значною мірою її праці стосувалися такого напряму як історичне документознавство. На його порубіжжі з іншими галузями історичної науки та спеціальними історичними дисциплінами в аналізований період було опубліковано досить значну кількість публікацій, у тому числі й архівістами. Особливо слід відзначити роботи П. Захарчишиної з історії діловодства на українських землях, О. Купчинського з аналізу видів та формуляра давніх українських документів, Я. Дашкевича щодо розвитку книжної форми діловодства. Окрему групу представляли статті, присвячені певним видам середньовічних українських документів. Ці давньоукраїнські офіційні документи (більшою мірою грамоти) часто також розглядалися з позицій мовознавчого аналізу, що значною мірою сприяло побудові їх оригінальних класифікацій, визначенню жанрових особливостей, специфіки побутування, автентичності. Дотичними до історичного документознавства були також публікації, присвячені печаткам (відбиткам печаток) українських документів. Однак, зазначені вище праці не розглядалися у ті часи у зв'язку з документознавством, оскільки вважалося, що ця наукова дисципліна досліджує тільки сучасні офіційні документи, а її найнижча хронологічна межа має сягати ХVІІІ століття. Було також опубліковано посібник, проблематика якого знаходиться на межі історичного документознавства та криміналістичного дослідження документів [27].

Уже з 1960-х рр. в СРСР поняття «документ» стали широко використовувати в наукових дисциплінах, пов'язаних із сферами практичної роботи з різними носіями інформації. Так, в інформатиці ним позначалися носії інформації, що були спеціально призначені для її зберігання та передавання. Досить широкий спектр видів об'єктів зберігання в бібліотеках (вони комплектують не тільки паперовими, а й аудіовізуальними виданнями, а також дисертаціями, звітами про науково-дослідні роботи та дослідно-конструкторські розробки, депонованими рукописами, а деякі з бібліотек мали зібрання карт, фотографічних документів, рукописні фонди тощо) зумовив застосування щодо них узагальнюючого терміна «документ» в бібліотеккознавстві та бібліографознавстві. З іншого боку, відбулося певне інтегрування цих дисциплін з так званою науковою інформатикою (спрямованою на інформаційне забезпечення розвитку науки і техніки), що зумовлювалося приналежністю бібліотечно-бібліографічного обслуговування до видів науково-інформаційної діяльності і через це виконанням низкою універсальних, наукових та науково-технічних бібліотек функцій органів науково-технічної інформації різних рівнів. Поширення у зазначених наукових дисциплінах понять «документальний масив», «документальна інформація», «документальні потоки», «документальний пошук», «документальна інформаційно-пошукова система», «потреби в документальній інформації», «класифікація документальної інформації» тощо створювало не тільки прецедент подібності з лексикою документознавства, а й відображали певну галузь знань, пов'язану із вивченням сукупності документальних інформаційних процесів (збирання, опрацювання, зберігання, пошук, видавання документальної інформації). В Україні публікації з цієї проблематики в основному зосереджувалися у збірниках наукових праць великих бібліотек, Українського науково-дослідного інституту науково-технічної інформації і техніко-економічних досліджень, інститутів культури. Однак, спеціальних узагальнюючих робіт з наукової інформатики було видано небагато (і мали вони переважно науково-популярний характер), що пояснювалося наявністю досить значного потоку наукової продукції всесоюзних інститутів науково-технічної інформації, масштабною презентацією результатів досліджень із зазначеної тематики у журналі «Научно-техническая информация», який видавав (і видає дотепер) Всесоюзний (нині Всеросійський) інститут наукової та технічної інформації [4, с. 10].

Окремий напрям у науковій інформатиці представляли дослідження документальних джерел інформації, зокрема наукової. На початку розробки у його межах були спрямовані на удосконалення створення та функціонування наукових публікацій (первинних документальних джерел наукової інформації) і науково-інформаційних документів (вторинних документальних джерел наукової інформації). Згодом дослідження документальних джерел наукової інформації охоплювали вже значно ширший спектр питань, включаючи визначення меж самого поняття, типологічний аналіз цих джерел, історію та перспективи їх розвитку. Спроби вирішити ці питання представлено у низці українських публікацій.

Отже, управлінське документознавство виникає у 1940-х роках та активно розвивається у 1960-1980-х роках. Засновником управлінського документознавства є К. Митяєв, основними установами, які впливали на розвиток нового напряму науки, були Московський державний історико-архівний інститут та Всесоюзний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.

1.2 Об'єкт, предмет, завдання, понятійний апарат управлінського документознавства

Розкриваючи теоретичні основи управлінського документознавства, в цьому підрозділі зосередимо увагу на його об'єкті, предметі, завданнях, понятійному апараті та взаємозв'язку з іншими науковими дисциплінами.

Управлінське документознавство - це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезис та еволюцію, практику створення та функціонування. Складовою управлінського документознавства є теорія, а саме - теорія управлінського документа. Теорія управлінського документознавства вибудовується на емпіричній основі, що складається із сукупності фактів, які належать управлінській сфері діяльності суспільства. Важливим чинником організації та забезпечення ефективного функціонування управлінської сфери є документ. Документ є основним об'єктом пізнання управлінського документознавства. Теорія управлінського документа - це відображення суттєвих властивостей, ознак управлінської документації у процесі її складання та функціонування [12, с. 36].

Об'єкт управлінського документознавства має складну структуру. Його центральною ланкою є управлінська документація. Власне похідними від центральної ланки є й інші складові об'єкта - сфера створення управлінської документації та сфера функціонування управлінської документації.

Предметом управлінського документознавства є дослідження еволюції і сучасного змісту характеристик управлінської документації, процесів створення цієї документації та її функціонування у динамічному стані. До складу таких характеристик входять зовнішні та інформаційні характеристики управлінських документів, їхні класифікаційні (типологічні) ознаки, властивості, якості, характеристики їх ролі не тільки в установі, а й в державі та суспільстві у цілому. Управлінське документознавство вивчає обіг в установі управлінських документів тільки як динамічних об'єктів, тобто у тому оперативному етапі, коли вони виконують функцію, заради реалізації якої були створені. Функціонування управлінських документів вже у статичному стані, тобто вже як архівних (тих, що зберігаються або підлягають зберіганню в архіві через їхню культурну чи практичну цінність для держави, суспільства, особи), аналізує архівознавство. Втім, дослідження життєвого циклу управлінського документа є спільним науковим напрямком цих двох дисциплін, оскільки часто, перебуваючи на зберіганні в архівному підрозділі установи, документ продовжує виконувати деякі функції свого оперативного стану [31, с. 10].

Основними завданнями управлінського документознавства як наукової дисципліни є:

- визначення ролі та місця управлінської документації в суспільстві;

- формування державної політики у сфері створення та функціонування управлінської документації;

- уніфікація термінології управлінського документознавства;

- оптимізація процесів створення та функціонування управлінської документації, їхня уніфікація та стандартизація, створення уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації;

- розроблення та удосконалення класифікаційної схеми управлінської документації;

- вирішення проблем створення та обігу електронної управлінської документації в установі;

- узгодження теоретичних засад управлінського документознавства із загальносвітовими нормами управління документацією, зокрема міжнародними стандартами у цій сфері.

Серед головних напрямів наукових досліджень можна виділити такі їх групи: теоретико-фундаментальні, теоретико-прикладні, історичні, науково-технологічні [31, с. 11-14].

Теоретико-фундаментальні:

- дослідження управлінської документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті;

- виявлення змісту управлінської документації;

- визначення соціально-правових аспектів створення управлінської документації та доступу до її інформації;

- аналіз співвідношення та перспектив розвитку традиційної та електронної управлінської документації (їхніх систем, потоків, комунікацій);

- виявлення закономірностей розвитку управлінської документації.

Теоретико-прикладні дослідження:

- дослідження сутності управлінського документа (як елемента управлінської документації);

- вивчення функцій управлінської документації;

- вирішення класифікаційних (типологічних) проблем управлінської документації;

- дослідження властивостей управлінських документів та їхньої документної інформації;

- побудова уніфікованих моделей документів та їхніх систем, у тому числі електронних;

- вирішення понятійно-термінологічних питань.

Історичні дослідження:

- дослідження генезису управлінського документа;

- аналіз еволюції характеристик змісту і форми управлінських документів;

- визначення змісту процесів формування і розвитку видів і типів (класів) управлінських документів та управлінської документації, виявлення закономірностей в цих процесах;

- вивчення історичних умов створення та функціонування управлінської документації.

Науково-технологічні дослідження:

- вироблення раціональних наукових методик створення управлінських документів;

- розроблення методик роботи з управлінською документацією, вивчення життєвого циклу управлінського документа;

- підготовка методик впровадження уніфікованих форм управлінських документів та уніфікованих систем управлінської документації;

- розв'язання практичних проблем створення електронних управлінських документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв'язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов'язаних з подальшим користуванням документами у їхньому динамічному стані;

- впровадження класифікаційних схем управлінських документів.

Актуальним на сьогодні є вивчення процесів створення та роботи з електронним управлінськими документами, зокрема такі дослідницькі проблеми:

- уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу (включаючи питання контролю за виконанням, оперативного використання інформації тощо), зберігання електронних управлінських документів;

- виявлення закономірностей, пов'язаних з електронним документостворенням та обігом електронних управлінських документів;

- дослідження потоків, житгєвого циклу електронних управлінських документів;

- уточнення та перегляд строків зберігання електронних управлінських документів;

- вирішення проблем організації автоматизованих інформаційно-пошукових систем, збереженості електронних управлінських документів, пошуку, захисту їхньої інформації та доступу до неї;

- розроблення правових питань, пов'язаних із створенням, обігом та юридичною силою електронних управлінських документів;

- розв'язання понятійно-термінологічних питань електронних управлінських документів, пов'язаних з визначенням сутності електронних управлінських документів, їхньою ідентифікацією, оригінальністю, повторюваністю інформації;

- дослідження електронних управлінських документів як історичного джерела [34, с. 36].

На сьогодні можна зазначити, що понятійний апарат наукової дисципліни «Управлінське документознавство» містить необхідну кількість термінів, які відображають усі процеси документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

Поняття, які ми розглянемо у підрозділі, входять також у термінологію діловодства, що є сферою практичного застосування результатів досліджень у галузі управлінського документознавства. В Україні діє ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та поняття», що вказую на уніфікацію термінології [18]. Відповідно до цього стандарту визначимо основні поняття управлінського документознавства. Їх ми розподілимо на три групи:

- загальні поняття - «документація», «документаційний фонд», «юридична сила», «службовий документ»;

- поняття, які відображають процес створення документа - «документування управлінської інформації», «створювання службового документа», «правила документування», «реквізит службового документа», «оформлювання службового документа», «система документації», «організаційно-розпорядча документація»;

- поняття, які відображають процеси роботи з документами - «організування роботи зі службовими документами», «документообіг», «обсяг документообігу», «номенклатура справ», «формування справ».

Також до зазначених груп необхідно додати деякі поняття, але їх не має у ДСТУ 2732:2004:

- до першої групи - «управління», «інформація», «управлінський документ» («управлінська документація»);

- до третьої групи - «документний потік».

Під «управлінням» розуміють сукупність дій керуючого об'єкта, спрямованих на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до його завдань [34, с. 25].

Інформація трактується як сукупність даних про внутрішній і зовнішній стан керованої системи, які використовуються для оцінки ситуації і розроблення управлінських рішень. Варто зауважити, що, сприймаючи інформацію як сукупність даних, необхідно пам'ятати, що їй, шляхом фільтрації цілей, завдань, проблем конкретної управлінської ситуації, дії, надано спрямований характер. Інакше кажучи, управлінська інформація - це інформація, що відбиває форму і зміст управління [12, с. 39].

Обіг управлінської інформації в усій управлінській інфраструктурі здійснюється винятково за допомогою управлінських документів. Управлінський документ (управлінська документація) - документ (система документації), що забезпечує виконання функцій управління [14, с. 101].

Службовим документом є документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності. Однак, серед отриманих документів слід вважати службовими тільки ті, що були в цій установі зареєстровані.

У результаті діяльності установи в ній нагромаджується певна сукупність службових документів. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією.