Учет и анализ денежных средств (на примере ВООИ "Синтез")

L----------------------- 6 L-----------------------

Рис 1.2 - Схема расчетов платежными требованиями и инкассовыми поручениями

После отгрузки продукции (1), поставщик выставляет в свой обслуживающий банк платежное требование с товаросопроводительными документами на инкассо (на востребование платежа) - (2). Банк поставщика пересылает их в банк покупателя (3) для получения акцепта (согласия на оплату) покупателя и взыскания платежа. Банк покупателя передает документы своему клиенту (4). В случае акцепта (5) банк покупателя перечисляет деньги (6). На принятие решения об акцепте покупателю отводится не менее 5-ти дней. После перечисления денег делаются соответствующие выписки (7) и (8).

Для безакцептных платежных требований и инкассовых поручений, исполнение которых не требует согласия покупателей, схема расчетов упрощается за счет исключения операций (4) и (5).

Документы, с которыми производятся операции по инкассо, Унифицированными правилами разделяются на две группы: финансовые документы (например, векселя, чеки) и коммерческие документы (счета-фактуры, транспортные документы, товарораспорядительные или отгрузочные документы и др.). В связи с этим URC 522 различают чистое инкассо и документарное инкассо. Чистое инкассо - это инкассо финансовых документов, не сопровождаемых коммерческими документами. Документарное инкассо представляет собой инкассо финансовых документов, сопровождаемых коммерческими документами и коммерческих документов, не сопровождаемых финансовыми документами.

Российское законодательство, в отличие от Унифицированных правил, не разграничивает чистое и документарное инкассо, а также не включает в понятие "инкассо" действия банка по истребованию платежа или акцепта при предъявлении одних только коммерческих документов, т.е. вторую разновидность документарного инкассо. Кроме того, в российском законодательстве установлен иной субъектный состав инкассовых расчетных обязательств, чем в URC 522. Согласно ст. 3 Унифицированных правил по инкассо участники именуются: а) доверитель - лицо, которое поручает своему банку операцию по инкассированию; б) банк-ремитент - банк, которому доверитель поручил операцию инкассо; в) инкассирующий банк - любой банк, кроме банка-ремитента, участвующий в процессе обработки инкассового поручения; г) представляющий банк - делающий представление плательщику. В соответствии со ст. 874 ГК РФ участники инкассовой операции именуются: получатель (доверитель), банк-эмитент (банк-ремитент), банки-корреспонденты (инкассирующие банки), исполняющий банк (представляющий банк), плательщик.

Отличительной особенностью российского законодательства является распространение норм об инкассовой форме расчетов не только на правоотношения гражданско-правового характера, но и на публичные правоотношения (в части бесспорного списания средств со счета по исполнительным документам и инкассовым поручениям контролирующих органов).

Согласно Положению о безналичных расчетах расчеты в порядке инкассо проводятся на основании платежных требований и инкассовых поручений. Форма этих расчетных документов, как и для платежных поручений, установлена в ОКУД ОК 011-93 (класс "Унифицированная система банковской документации") [41, с.9].

В соответствии с п. 9.1 Положения о безналичных расчетах в РФ платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование кредитора по основному договору к должнику об уплате определенной денежной суммы. Расчеты посредством платежных поручений могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. По общему правилу производятся расчеты с предварительным акцептом. Срок для акцепта устанавливается сторонами основного договора, но не может быть менее 5 рабочих дней. В случае если договором срок для акцепта не установлен, он считается равным 5 рабочим дням и начинает течь со дня, следующего после поступления платежного требования в банк. Акцепт платежного требования может быть полным и частичным. При неполучении в установленный срок заявления об акцепте или отказе от акцепта платежное требование возвращается в банк-эмитент без исполнения.[6, с.30]

Без акцепта плательщика согласно п. 9.4 Положения о безналичных расчетах в РФ расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях: 1) установленных законодательством; 2) предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения. При безакцептном списании денежных средств в платежном требовании обязательно должна быть сделана ссылка на закон, на основании которого осуществляется взыскание (с указанием его номера, даты принятия и соответствующей статьи), а если взыскание осуществляется на основании договора - на номер такого договора и соответствующий его пункт, предусматривающий право безакцептного списания. Кроме того, если безакцептное списание осуществляется на основании договора между плательщиком и получателем, в договоре банковского счета с плательщиком должно быть предусмотрено условие о возможности безакцептного списания денежных средств. Наряду с этим плательщик должен представить в обслуживающий банк сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования на списание денежных средств в безакцептном порядке, о наименовании товаров (работ или услуг), за которые будут производиться платежи, а также об основном договоре, предусматривающем право безакцептного списания.

Несмотря на использование в законодательстве и на практике термина "безакцептное списание средств", применительно к случаям, когда такое списание предусмотрено в договоре между контрагентами, его нельзя отнести к случаям списания без согласия (акцепта) плательщика. По сути дела, последний дает согласие на списание средств с его счета, но заранее, т.е. до поступления в банк расчетного документа.

Правовое регулирование расчетов аккредитивами осуществляется § 3 гл. 46 ГК РФ и гл. 4 - 6 ч. I Положения о безналичных расчетах в РФ. Кроме того, существует кодификация банковских обычаев, применяемых в международной банковской практике при проведении расчетов с помощью аккредитивов, в виде Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов Международной торговой палаты в редакции 1993 г. (UCP 500). Однако эти Правила применяются при осуществлении международных торговых операций и при наличии прямой ссылки на них в договоре.

При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива (банк-эмитент), обязуется произвести платежи в пользу получателя средств по представлении им документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку (исполняющему) произвести такие платежи. В качестве исполняющего банка может выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк. Аккредитив является одной из наиболее сложных и в то же время надежных форм платежа, которая из-за различных неувязок в законодательстве мало применяется в России. Между тем в международном торговом обороте он является одной из наиболее востребованных форм безналичных расчетов, позволяющей контрагентам чувствовать себя защищенными от ненадлежащих действий другой стороны. При оптимально сформулированных условиях и требованиях к документам, против которых он оплачивается, аккредитив предоставляет покупателю максимальную гарантию получения оговоренного в нем товара (работ, услуг). Ответственность за правильность выдачи средств несет исполняющий банк, который обязан проверить наличие и соответствие аккредитиву документов, указанных в качестве оснований для выплаты денежных средств. Для усиления контроля за правильностью выплаты средств в основном договоре и в заявлении на аккредитив может предусматриваться условие об акцепте аккредитива, даваемого представителем покупателя исполняющему банку. Представитель покупателя, находящийся в месте отправки груза, лично проверяет факт и правильность отгрузки и акцептует платеж по аккредитиву.

Аккредитивы различаются по видам в зависимости от условий их открытия, порядка предоставления денежного покрытия исполняющему банку, способа исполнения. В зависимости от условий открытия аккредитивы подразделяются на отзывные и безотзывные. Отзывный аккредитив может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств. Безотзывным признается аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств. Такой аккредитив дает получателю средств высокую степень уверенности, что поставленные им товары или оказанные услуги будут оплачены [34, с.8].

1.3 Формирование отчета о движении денежных средств в соответствии с РПБУ и МСФО

В настоящее время происходит конвергенция российских положений по бухгалтерскому учету (РПБУ) с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО). Одним из доказательств этого является появление ПБУ 23/2011, которое является аналогом МСФО (IAS) 7. Несмотря на то что ПБУ 23/2011 было разработано с учетом положений МСФО (IAS) 7, существуют различия в некоторых понятиях, перечнях, примерах и т.д.

В п. 1 ПБУ 23/2011 происходит разграничение компаний, которые должны составлять отчет о движении денежных средств, а именно его должны составлять коммерческие организации, за исключением кредитных организаций. Все российские кредитные организации еще с 01.01.2004 по указанию Центрального банка Российской Федерации (Банка России) начали представлять свою отчетность по МСФО. И уже окончательное признание МСФО для применения на территории Российской Федерации было установлено Постановлением Правительства РФ от 25.02.2011 N 107 "Об утверждении Положения о признании Международных стандартов финансовой отчетности и Разъяснений Международных стандартов финансовой отчетности для применения на территории Российской Федерации". То есть в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 208-ФЗ "О консолидированной финансовой отчетности" публичные компании (а именно кредитные организации, страховые организации и иные организации, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг) составляют консолидированную финансовую отчетность по МСФО начиная с 2012 г [10, с.10].

Так, в соответствии с п. 1 ст. 8 "Заключительные положения" Федерального закона "О консолидированной отчетности" организации составляют, представляют и публикуют консолидированную финансовую отчетность, начиная с отчетности за год, следующий за годом, в котором МСФО признаны для применения на территории Российской Федерации. Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности кредитными организациями в соответствии с МСФО регулируется Письмом Банка России от 24.11.2011 N 169-Т, в котором приведены, в частности, типовые формы отчетов, в том числе и отчета о движении денежных средств.

В результате данное ограничение в применении конкретными организациями (а именно коммерческими, за исключением кредитных) является одной из причин расхождений в положениях МСФО (IAS) 7 и ПБУ 23/2011. Например, в ПБУ 23/2011 более конкретно и подробно перечислены примеры денежных потоков от разных видов деятельности, в то время как в МСФО (IAS) 7 они более обобщенные, так как МСФО (IAS) 7 могут применять все предприятия. Результатом различия в сфере действия ПБУ 23/2011 и МСФО (IAS) 7 являются также различия между примерами денежных потоков от операционной деятельности [47, с.110].

Существует различие в определении эквивалентов денежных средств. Определение эквивалентов денежных средств, данное в МСФО (IAS) 7, четко относит к ним краткосрочные высоколиквидные инвестиции, легко обратимые в заранее известные суммы денежных средств и подверженные незначительному риску изменения их стоимости, в то время как ПБУ 23/2011 не разграничивает срочность финансовых вложений.

Сначала определим критерий для разделения денежных потоков по их продолжительности. Так, в соответствии с классификацией денежных потоков Е.М. Сорокиной вложения денежных средств в другие объекты на срок до 1 года относятся к краткосрочному денежному потоку, на срок более 1 года - к долгосрочному денежному потоку. Также надо учитывать, что принятие срока 1 год в качестве критерия для разделения денежных потоков по их продолжительности условно.

Таким образом, бухгалтер, в соответствии с ПБУ 23/2011, в результате применения своего профессионального суждения может отнести к денежным эквивалентам как краткосрочные финансовые вложения, так и долгосрочные. Последние, в свою очередь, противоречат одному из условий признания финансовых вложений в качестве эквивалентов денежных средств, а именно финансовые вложения должны быть подвержены незначительному риску изменения их стоимости. Долгосрочные финансовые вложения противоречат данному условию, так как очень сложно спрогнозировать и рассчитать степень риска изменения стоимости финансового вложения в долгосрочной перспективе по причине того, что изменения стоимости могут быть связаны с неконтролируемыми и непредвиденными внешними событиями. Кроме того, отнесение долгосрочных финансовых вложений к эквивалентам денежных средств будет занижать сальдо денежных потоков от инвестиционных операций. Другими словами, уменьшается активность организации по инвестиционной деятельности, так как именно по инвестиционной деятельности учитываются долговые ценные бумаги (права требования денежных средств к другим лицам), за исключением финансовых вложений, приобретаемых с целью перепродажи в краткосрочной перспективе. Но с другой стороны, переквалификация долгосрочных финансовых вложений в эквиваленты денежных средств будет оказывать влияние на изменение платежеспособности организации, на котором сосредоточивают свое внимание кредиторы. Таким образом, будут завышены коэффициенты текущей, быстрой и абсолютной ликвидности.

В результате отнесения краткосрочных или долгосрочных финансовых вложений к эквивалентам денежных средств в соответствии с ПБУ 23/2011 происходит переквалификация в статьях оборотных активов или в статьях оборотных активов и внеоборотных активов соответственно. Увеличивается величина денежных средств и их эквивалентов, что в результате приводит к завышению показателей платежеспособности и ликвидности.

Проанализировав вышеназванные различия, можно сделать вывод, что российский стандарт предоставляет большую свободу бухгалтеру в использовании своего профессионального суждения при отнесении финансовых вложений к денежным эквивалентам. А определение денежных эквивалентов по МСФО является более точным и конкретным, так как к ним могут быть отнесены только краткосрочные финансовые вложения.

Однако по МСФО (IAS) 7 у бухгалтера могут возникнуть вопросы, связанные с термином "инвестиции" (в РПБУ используется термин "финансовые вложения"). Данный вопрос бухгалтер также может решить путем использования своего профессионального суждения, учитывая при этом положения МСФО, связанные с данным понятием. С.Е. Барыкин определяет инвестиции следующим образом: "Инвестиция - это предпринимательское действие, которое в разные моменты времени приводит к денежным выплатам и поступлениям, причем этот процесс всегда начинается с выплаты" [46, с.53].

Еще одной отличительной чертой является отнесение депозитов до востребования в МСФО к денежным средствам, а в РПБУ - к эквивалентам денежных средств. Данное различие в отнесении к тому или иному термину не оказывает влияния на отражаемые потоки денежных средств по тому или иному виду деятельности в отчете о движении денежных средств. Но различие в отнесении депозитов до востребования к денежным средствам или к эквивалентам денежных средств будет состоять в увязке показателей отчета о движении денежных средств с показателями бухгалтерского баланса. Однако как такового определения денежных средств ни в МСФО, ни в РПБУ не представлено. Как формулирует Н.С. Пласкова, "денежные средства - это наиболее ликвидная часть активов организации, представляющая собой наличные и безналичные платежные средства в российской и иностранной валюте, а также платежные и денежные документы". Данное определение в большей степени соответствует положениям МСФО (IAS) 7.

В результате бухгалтер по своему профессиональному суждению должен будет отразить в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, что он отнес в состав денежных средств, а что - в состав денежных эквивалентов. Существуют и другие различия в определениях, применяемых в РПБУ и МСФО. Следует отметить, что в ПБУ 23/2011 не дается определения ни операционной, ни текущей деятельности, а используется такое понятие, как "денежные потоки от текущих операций".

Рассмотрим определение операционной деятельности по МСФО. В МСФО (IAS) 7 оно изложено кратко и достаточно понятно, т.е. бухгалтер, определившись, какие операции он относит к инвестиционной и финансовой деятельности, все остальные операции, связанные с основной приносящей доход деятельностью и прочей деятельностью, классифицирует как операционную деятельность.

Совсем по-другому дело обстоит в РПБУ, в которых приводится определение "денежные потоки от текущих операций". В соответствии с данным определением к денежным потокам от текущих операций можно относить денежные потоки по обычным видам деятельности, приносящие выручку. Кроме того, существует следующее дополнение к данному определению: денежные потоки от текущих операций, как правило, связаны с формированием прибыли (убытка) организации от продаж.

Рассмотрим противоречия в приведенных примерах в ПБУ 23/2011, связанные с определением денежных потоков от текущих операций. В соответствии с приведенными примерами в ПБУ 23/2011 выплаченные проценты по долговым обязательствам (за исключением части процентов, относимых к стоимости инвестиционных активов) относятся к текущим операциям. Но если рассмотреть, как формируется прибыль (убыток) от продаж по отчету о прибылях и убытках (Прибыль (убыток) от продаж = Выручка (за минусом НДС и акцизов) - Себестоимость продаж - Коммерческие расходы - Управленческие расходы), то можно утверждать, что дополнению, приведенному к определению денежных потоков от текущих операций, противоречат некоторые примеры, перечисленные в том же ПБУ 23/2011, так как расходы по выплаченным процентам формируют прибыль (убыток) до налогообложения [46, с.64].

Международный стандарт финансовой отчетности (IAS) 7 предоставляет больше возможностей для бухгалтера в применении своего профессионального суждения при классификации полученных процентов к тому или иному виду денежных потоков.

Существуют различия и в определении инвестиционной деятельности. Во-первых, следует отметить, что в ПБУ 23/2011 не дается определения именно инвестиционной деятельности, а используется такое понятие, как "денежные потоки от инвестиционных операций" (как было описано и в случае с операционной деятельностью). Во-вторых, в соответствии с РПБУ к денежным потокам от инвестиционных операций могут относиться только операции, связанные с изменением внеоборотных активов, т.е. сразу ограничиваются понятием долгосрочности. А в соответствии с МСФО к инвестиционной деятельности, так же как и в ПБУ 23/2011, относится деятельность, связанная с долгосрочными активами, и отличительным моментом является то, что к этой же деятельности могут относиться другие инвестиции, которые бухгалтер по своему профессиональному суждению не отнес к эквивалентам денежных средств. Следовательно, к инвестиционной деятельности также можно отнести и краткосрочные инвестиции, так как денежными эквивалентами по МСФО (IAS) 7 являются только краткосрочные высоколиквидные инвестиции, по которым известны денежные суммы к получению и имеется незначительный риск изменения их стоимости. Относительно инвестиционной деятельности МСФО также предоставляют бухгалтеру больше возможностей для применения своего профессионального суждения, что не противоречит перечисленным примерам в МСФО (IAS) 7, связанным с инвестиционной деятельностью.

Существуют различия и в примерах денежных потоков от инвестиционной деятельности. Одним из различий является различие в отнесении денежных авансов, предоставленных другим лицам (другими словами, дебиторской задолженности по РПБУ), к инвестиционной деятельности в соответствии с МСФО (IAS) 7. В ПБУ 23/2011, соответственно, отдельно про авансы ничего не сказано. В МСФО (IAS) 7 также приводится уточнение о том, что авансы и займы, предоставленные финансовыми институтами, не относятся к инвестиционной деятельности. Соответственно, финансовые институты учитывают их в составе операционной деятельности. По РПБУ авансы относятся к тому виду деятельности, в связи с которым была произведена операция с авансами. Данное различие связано с тем, что в МСФО учитывается временная стоимость денежных средств. В результате временной ценности денежных средств выданные авансы, так же как и выданные займы, в соответствии с МСФО (IAS) 7, относятся к инвестиционной деятельности. Применение дисконтированной стоимости связано с теми ситуациями, где имеют место разрывы во времени осуществления операции и осуществления оплаты по той же операции [47, с.78]

Рассмотрим различия в отнесении полученных дивидендов к тому или иному виду деятельности. В соответствии с МСФО (IAS) 7 данные доходы в зависимости от профессионального суждения бухгалтера могут быть отнесены как к операционной деятельности, так и к инвестиционной деятельности. Соответственно, к первому виду деятельности они могут быть отнесены в результате принятия решения бухгалтером о том, что полученные дивиденды включаются в понятие "прибыль". Ко второму виду деятельности - если бухгалтер решит, что полученные дивиденды представляют собой доходы по инвестициям. И первое, и второе отнесение полученных дивидендов не противоречит данным в МСФО (IAS) 7 определениям операционной и инвестиционной деятельности соответственно. РПБУ ограничивает бухгалтера в применении своего профессионального суждения в данном вопросе и относит полученные дивиденды к денежным потокам от инвестиционных операций. С другой стороны, если бы ПБУ 23/2011 позволяло относить данные доходы к текущим операциям, так же как МСФО (IAS) 7 к операционной деятельности, то данное отнесение противоречило бы определению денежных потоков от текущих операций, так как к ним относятся операции по обычным видам деятельности, а полученные дивиденды являются доходами от прочих видов деятельности.

Рассмотрим различия в определении финансовой деятельности. В ПБУ 23/2011 приводится определение денежных потоков от финансовых операций, а как такового определения финансовой деятельности не дается, как и в случаях с текущей и инвестиционной деятельностью.

Международный стандарт финансовой отчетности (IAS) 7 дает более общее определение финансовой деятельности, в соответствии с которым эта деятельность приводит к изменениям в размере и составе собственных и заемных средств организации. В ПБУ 23/2011 денежные потоки от инвестиционных операций также влияют на размеры и структуру источников финансирования, однако, как это свойственно российскому стандарту, в ПБУ 23/2011 данное определение конкретизируется тем, что рассматриваемая деятельность организации связана с привлечением финансирования на долговой или долевой основе [47, с.80]

Существуют различия и в указаниях о способах составления отчета о движении денежных средств. В соответствии с МСФО (IAS) 7 отчет о движении денежных средств в части отражения денежных потоков от операционной деятельности может быть составлен прямым и косвенным методом. Прямой метод, в свою очередь, делится также на два варианта составления: информация берется из учетных записей или корректируются суммы выручки, себестоимости и другие статьи отчета о совокупной прибыли (в РПБУ - отчета о прибылях и убытках). Отчет о движении денежных средств в части отражения инвестиционной и финансовой деятельности составляется только прямым методом. В соответствии с утвержденной формой отчета о движении денежных средств в РПБУ он составляется прямым методом. По мнению А. Грабаревой, "в практике российского учета отчет о движении денежных средств составляется прямым методом, при котором отражаются непосредственные валовые объемы притоков и оттоков денежных средств".

Таким образом, подводя итог проведенному анализу основных положений МСФО (IAS) 7 и ПБУ 23/2011, сделаем следующий вывод. Сравнительный анализ показал, что отечественная методология бухгалтерского учета, будучи построенной на основе МСФО, все же имеет ряд различий.

Во-первых, большинство различий проявляются в результате ограниченности сферы действия ПБУ 23/2011 по сравнению с МСФО (IAS) 7.

Во-вторых, также выявлен ряд противоречий в формулировках определений дисконтированной стоимости в МСФО (IAS) 7 и в ПБУ 23/2011. Большую свободу для принятия решения бухгалтером на основе своего профессионального суждения в основном предоставляют положения МСФО. В результате данных недостатков ПБУ 23/2011 по многим пунктам уступает МСФО (IAS) 7.

2. Бухгалтерский учет денежных средств в организации

2.1 Учет кассовых операций

Согласно Положению о ведении кассовых операций кассовые документы юридического лица или индивидуального предпринимателя оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчётно-платёжные ведомости, платёжные ведомости, заявления, счёта, другие документы). учет касса денежный расчетный

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кассир снабжается печатью или штампом, содержащими реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

В случае ведения кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

В ВООИ «Синтез» для осуществления расчетов наличными денежными средствами образована касса. В кассе хранится определенная сумма наличных денег для использования на текущие расходы. Данная сумма денежных средств ограничена лимитом остатка кассы, который определен исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности.

Все хозяйственные операции, связанные с движением наличных денежных средств, проводимые в ВООИ «Синтез», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Организация использует и заполняет первичные документы унифицированных форм.

Регистрация кассовых операций предприятия в 1С Бухгалтерия выполняется при помощи электронных документов.

При работе с документом пользователь заполняет экранную форму, вводя информацию в соответствующие ее поля. Некоторые поля в формах можно заполнить, выбрав необходимую строку из соответствующего справочника (например, справочника организаций-контрагентов, справочника сотрудников предприятия). Это позволяет избежать многократного ввода одинаковой информации в разных режимах программы (например, реквизитов организации-контрагента при выписке счета-фактуры или оформлении платежного поручения).

После формирования документ "проводят". При этом автоматически формируются проводки, которыми оформляют в бухгалтерском учете хозяйственную операцию, зарегистрированную документом. В свою очередь, бухгалтерские проводки изменяют бухгалтерские итоги (остатки и обороты) и таким образом завершают регистрацию хозяйственной операции в программе.

При оформлении кассовых операций программа берет на себя значительную часть рутинных технических действий: следит за уникальностью нумерации документов, постановкой правильной даты документа, выводом даты и суммы прописью и других операций, которые при "ручной" выписке документов занимают много времени.

Все операции отражаются в журналах-ордерах, в главной книге, а затем составляется ежеквартальная бухгалтерская отчетность нарастающим итогом.

Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н и содержат следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре с использованием компьютерной техники. В ВООИ «Синтез» весь учет автоматизирован, и все первичные документы составляются с использованием программы 1-С «Предприятие 7.7».

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Первичные документы в ВООИ «Синтез» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Затем ежемесячно, как правило, в последний рабочий день месяца кассовая книга и отчеты кассира с первичными документами распечатываются и брошюруются для дальнейшего хранения в архиве.

Поскольку в ВООИ «Синтез» применяется автоматизированная форма учета кассовых операций, кассовая книга ведется и в автоматическом режиме. Оттуда все данные автоматически регистрируются в журнале учета хозяйственных операций.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций в организации возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

После издания приказа о назначении на работу кассира руководитель предприятия под расписку знакомит его с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Поступление и выдачу наличных денег оформляют на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

При поступлении наличных денег в кассу составляют приходный кассовый ордер (форма N КО-1) (приложение 1). Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер (форма N КО-2) (приложение 2). Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, отражают в кассовой книге (форма N КО-4) (приложение 3).

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью и передают человеку, сдавшему деньги в кассу.

Графу "Кредит" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют обособленные подразделения фирмы. В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головной организацией.

Графу "Код целевого назначения" заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и у фирмы есть собственные кодировки.

В строке "Основание" указывают содержание операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: "выручка от продаж", "заем" и т. д.).

По строке "В том числе" указывают сумму НДС, уплаченную покупателем (заказчиком) в составе наличной выручки. Если проданная продукция НДС не облагается, то в этой строке пишут: "Без налога (НДС)".

По строке "Приложение" указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: "по договору от 10.05.2012 N 23/4", "по счету-фактуре от 29.11.2012 N 345").

Поступившие в кассу деньги в бухгалтерском учете организации отражаются бухгалтерскими записями в табл. 2.1.

Таблица 2.1.

Бухгалтерские записи по поступлению денежных средств в кассу в ВООИ «Синтез»

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета	50	51	210000
Поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков)	50	62,76	18000
Поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа)	50	66,67	60000
Возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет	50	71	500

Принимать наличные деньги (или оплату по платежным картам) за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ).

На выручку, полученную от населения, в организации обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от фирм и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - пять лет.

Приём наличных денег юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, в том числе от работников, проводится по приходным кассовым ордерам.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и её соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчётом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приёма наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приёма наличных денег вносителю наличных денег выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру.

Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы. Графу "Дебет" (столбец "Код структурного подразделения") заполняют обособленные подразделения фирмы. Графу "Код целевого назначения", как правило, заполняют, если у фирмы есть самостоятельно разработанные кодировки.

В строке "Основание" указывают содержание операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: "под отчет", "в оплату товаров" и т. д.).

В строке "Приложение" указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: "по договору от 10.05.2012 N 34/8", "по счету-фактуре от 29.11.2012 N 150", "по служебной записке от 15.12.2012").

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель фирмы. Однако если на прилагающихся к нему документах (например, на заявлении о выплате материальной помощи) стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать.

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам, расчётно-платёжным ведомостям, платёжным ведомостям.

Кассир выдаёт наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчётно-платёжной ведомости, платёжной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации).

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный кассовый ордер (расчётно-платёжную ведомость, платёжную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчётно-платёжной ведомости, платёжной ведомости).

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передаёт расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдаёт получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчётом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Работник пересчитывает полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит: наименование (фирменное наименование) юридического лица, фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, дату оформления реестра депонированных сумм, период возникновения депонированных сумм наличных денег, номер расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости), фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, табельный номер работника (при наличии), сумму невыплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира. Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчётно-платёжную ведомость (платёжную ведомость), реестр депонированных сумм и передаёт их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости).

При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчётно-платёжной ведомости (платёжной ведомости) заверяется им самим.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер ВООИ «Синтез» делает соответствующие проводки, которые можно рассмотреть в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Бухгалтерские записи по расходованию денежных средств из кассы ВООИ «Синтез»

Содержание операции	Дебет	Кредит
Внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет	51	50
Выданы из кассы наличные деньги под отчет	71	60
Погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком)	60 (76)	50
Выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа)	66 (67)	50
Выплачена из кассы заработная плата работникам	70	50
Выплачены из кассы депонированные суммы	76-4	50

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.

В графе 1 "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т. д.

В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО. В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.

Графу "Остаток на конец дня" заполняют так:

--------------¬ --------------¬ --------------¬ --------------¬

¦Остаток денег¦ ¦Остаток денег¦ ¦Приход денег ¦ ¦Расход денег ¦

¦на конец дня ¦ = ¦на начало дня¦ + ¦в течение дня¦ - ¦в течение дня¦

L-------------- L-------------- L-------------- L--------------

Рис.2.2. Порядок определения остатка наличных денежных средств в кассе на конец дня

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.

Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение пяти лет.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений. Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью «Оплачено» - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.

После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге, которая предназначена для учета движения наличных денег.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _________ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром ВООИ «Синтез» сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

В организации бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

В связи с принятием нового положения компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель просто издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от компании не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании.

В расчете лимита кассы рабочими днями считают те дни, в которые работает сама компания.

Далее нужно определиться с периодичностью, с которой компания будет сдавать излишки выручки в банк. В общем случае это можно делать не реже одного раза за семь рабочих дней. Но если в населенном пункте, где расположена касса, нет банков, то период можно увеличить до 14 рабочих дней.

Отметим: если компания только начинает деятельность, и наличных Для определения лимита остатка наличных денег проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель) - учитывают ожидаемый объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле

L= V/P * N (2.1)

где L - лимит остатка наличных денег в руб.;

V - объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчётный период в рублях;

Р - расчётный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объёмов поступлений наличных денег, а также динамика объёмов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчётный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

N - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населённом пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы N определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня N равен трём рабочим дням. При определении N могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

В ВООИ «Синтез» деньги для финансирования наличных расходов поступают в кассу компании только с расчетного счета. Тогда считать лимит нужно, исходя из объемов этих расходов за период, который, опять же, руководитель выбирает самостоятельно. Это может быть, например, прошедший квартал, месяц текущего года, в который случился максимум наличных выплат, или аналогичный период прошлого года. Он тоже не может быть длиннее 92 рабочих дней для данной компании. При этом в сумму расходов не включают зарплату и другие выплаты работникам.

Затем определяют, сколько рабочих дней проходит между моментами получения денег из банка по чекам. Этот срок не может превышать 7 дней, а если поблизости нет банка - 14 дней. Далее определяют лимит остатка кассы по формуле.

Представим расчет лимита остатка кассы для ВООИ «Синтез» на 2012 год.

Для расчета возьмем последние 3 месяца 2011 года - октябрь, ноябрь, декабрь. Количество рабочих дней, приходящихся за расчетный период, составляет 61 день.