Организация делопроизводства в секретариате МЧС города Урай
Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС. Регистрация и первичный учет документов. Работа с входящими и исходящими документами, с внутренними документами и организация оперативного хранения.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 29.06.2010 |
| Размер файла | 375,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается; вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации; организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России. Письмо Минфина России от 1 августа 2001 г. N 16-00-14/364
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.
По учету кадров. Например Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации. :
N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
N Т-2 "Личная карточка работника";
N Т-3 "Штатное расписание";
N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
N Т-7 "График отпусков";
N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение";
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации. :
N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы";
N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";
N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";
N Т-51 "Расчетная ведомость";
N Т-53 "Платежная ведомость";
N Т-54 "Лицевой счет";
N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";
N Т-61 "Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы".
По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.
Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:
N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ";
N КС-6а "Журнал учета выполненных работ";
По учету результатов инвентаризации. Например Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 Финансовая газета (Региональный выпуск). 2000. N 24. утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).
По учету работ в автомобильном транспорте: Например:
N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";
N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";
N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".
По учету основных средств.
Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 Финансовая газета. 2003. N 11. утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:
N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";
N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";
N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";
N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств".
Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует руководитель секретариата - секретарь-референт.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции документированного учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов -- в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 4).
В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.
Рисунок 4. Документооборот ведомства.
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.
2.2 Работа с входящими и исходящими документами
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
- внутренние документы.
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
Движение поступающих документов.
Все документы, которые поступают в организацию (на бумажном носителе или в виде факса, электронной почты через принтер) подлежат первичной обработке, а именно, предварительному рассмотрению, регистрации, рассмотрению руководством и доставке непосредственному исполнителю.
При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.
Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе секретариата и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть - подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).
В секретариате Управления МЧС города Урай присутствует централизованная форма организации делопроизводства, т.к. все функции по обработке и хранению документов сосредоточены в нем.
Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции) (рис.5). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.
Рисунок 5. Схема прохождения входящей документации.
Пример: этапы обработки входящего письма, адресованного начальнику Управления МЧС.
1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).
2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Секретарь передает письмо руководителю.
4. Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Секретарь вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10..
Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:
1. если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
2. если на документе вообще отсутствует дата;
3. если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
4. если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.
Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.
Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.
Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).
На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.
При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:
* документы, которые будут регистрироваться в службе секретариата;
* документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.
Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений.
Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность организации и перспективы ее развития.
Зарегистрированные документы распределяются на две группы:
* документы, которые должны быть представлены руководителю;
* документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:
* важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
* сложность и новизна поставленных вопросов;
* авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
* срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).
Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).
Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией. Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.
На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.
Движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.
Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).
На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.
Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:
* наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
* наличие печати (если она необходима);
* наличие даты и регистрационного номера;
* правильность адресации;
* наличие всех страниц и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки Инструкция по делопроизводству. Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120.
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
* документы, отправляемые по почте;
* документы, отправляемые по факсу;
* документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.
Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.
Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.
Особенности работы с электронными документами в секретариате МЧС Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. -с 72..
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
2.3 Работа с внутренними документами и организация оперативного хранения
Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.
Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.
1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
3. Согласованные приказы подписываются руководителем.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.
Распорядительные документы предназначены для регулирования и координации деятельности, позволяющие управляющему органу реализовывать поставленные перед ним задачи с максимальной эффективностью. От того, насколько правильно организована деятельность учреждения, зависят результаты работы всего учреждения.
Решения, изложенные в распорядительных документах, могут касаться организационной структуры учреждения в части ее усовершенствования, выбора средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы осуществляют перенос управленческих решений сверху вниз, вне зависимости от уровня управления: от управляющего органа к управляемому, от управленца к структурным подразделениям и конкретным работникам. Именно эти документы осуществляют вертикальный принцип управления.
С юридической точки зрения распорядительные документы - это правовые акты, в которых выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность предписаний проявляется:
- в разрешении возникающих в сфере управления проблем и вопросов;
- в адресованности документов конкретным учреждениям, структурным подразделениям, должностным лицам или работникам;
- в том, что они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
Основанием для издания распорядительного документа служит: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; и осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности для реализации функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности принимаются решения на уровне федерального правительства, представительных органов правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, комитетов и комиссий, коллегии министерств.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10.
Работники управления, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении государственной тайны организации. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается Начальником Управления.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Для сохранения государственной тайны (ГТ) в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если государственная тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «ГТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
На документе с грифом «ГТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:
экз. № 1 -- в адрес;
экз. №2 -- в дело № 2-4.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
Разрешаю:
1. А.Е. Мамичеву
2. А. В. Кремневу
Подпись руководителя
Дата
Печатание документов с грифом «ГТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, регистрируются отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «ГКТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все поступающие (входящие) документы с грифом «ГТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «ГТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, имеющие гриф «ГТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «ГТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «ГТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу.
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «ГТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом "ГТ"».
При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «ГТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «ГТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «ГТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «ГТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «ГТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"».
Документы с грифом «ГТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности.
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «ГТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом "ГТ"». Количество экземпляров документов с грифом «ГТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. Все дела с грифом «ГТ» и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
- проверяет наличие всех документов с грифом «ГТ»;
- отбирает документы с грифом «ГТ» для архивного хранения;
- отбирает документы с грифом «ГТ» для уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «ГТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты документов с грифом «ГТ», немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем организации назначается комиссия.
На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "ГТ"» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «ГТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с организацией, на которой сотрудник был допущен к ГТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.
При передаче дел в архив на документы с грифом «ГТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «ГТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Организация оперативного хранения документов
Оперативное хранение документов осуществляется на основании номенклатуры дел Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000.
Номенклатура дел должна отражать документируемые участки работы учреждения согласно разработанному им классификатору, конкретную деятельность каждого структурного подразделения или учреждения в целом, включать все дела, образующиеся в деятельности учреждения.
В связи с тем, что индексация дел, закрепленная номенклатурой, имеет важное значение для всей работы с документами, при ее выборе необходимо исходить из следующих положений. В сводной номенклатуре бесструктурного учреждения (построенной по направлениям его деятельности) целесообразно применять цифровую порядковую индексацию дел в пределах всего учреждения (в основном, это учреждения четвертой категории). Возможно также применение порядковой индексации дел в пределах направлений деятельности (рекомендуется для учреждений I, II и III категории), однако не исключена возможность такой индексации и в учреждениях IV категории. В сводной номенклатуре структурного учреждения применяется порядковая индексация в пределах каждого структурного подразделения.
В сводную номенклатуру на правах дел помещаются номенклатуры структурных подразделений, в том числе картотеки и другие учетно-справочные документы. Как правило, разработке сводной номенклатуры учреждения предшествует составление структурными подразделениями своих номенклатур дел. Номенклатуры дел структурных подразделений подписываются лицами, ответственными за делопроизводство (секретарь, инспектор, референт), согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел учреждения ежегодно, до утверждения ее руководством, согласовывается с экспертной комиссией и архивом учреждения.
Номенклатура дел учреждения, как правило, согласовывается и утверждается в двух экземплярах, из которых один хранится в канцелярии (секретариате, у секретаря), второй - в архивном учреждении.
К сводной номенклатуре дел обязательно составляется справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, ссылка на вид перечня документов с указанием сроков их хранения, использованный при заполнении графы номенклатуры "Сроки хранения и статьи по перечню". Номенклатура дел должна иметь титульный лист.
При выборе принципа систематизации дел в номенклатуре необходимо исходить из следующих положений: по принципу организационной структуры номенклатуру дел целесообразно разрабатывать для учреждений I и II категории, в которых сложилась устойчивая структура аппарата; по функциональному принципу (в соответствии с направлениями деятельности) номенклатуры составляются в учреждениях, организационная структура в которых отсутствует или не является стабильной. Разделами номенклатуры дел, составленной по данному принципу, являются управленческие функции или основные направления деятельности учреждения (руководство, организация, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.).
Основной частью наименования дела в номенклатуре должны быть вопросы деятельности структурного подразделения (учреждения). При формулировании наименования дела необходимо использовать классификатор участков и вопросов деятельности учреждения. Не допускаются наименования дел типа "Общая переписка", "Материалы по вопросам снабжения" и т.п.
В итоговой записи номенклатуры указывается количество заведенных в течение года дел, отдельно по категориям их хранения: постоянного хранения; временного хранения свыше 10 лет и до 10 лет включительно, а также количество переходящих дел. Заполнение итоговой записи должно быть точным, так как ее сведения служат основанием для заполнения соответствующих граф паспорта архива учреждения.
Составление номенклатуры является первым этапом работы по классификации документов и учету дел Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000. Эта работа продолжается в процессе формирования дел. Требования по формированию дел изложены в п. 6.2 основных положений ЕГСД. Группируя документы в дела, необходимо в течение всего срока действия номенклатуры наблюдать, соответствуют ли наименования дел фактическому составу и содержанию документов каждого конкретного дела, учитывать, какие вопросы не были предусмотрены при составлении номенклатуры дел. Это позволит внести необходимые коррективы в номенклатуру дел в течение календарного срока ее действия, а также учесть ее недостатки при составлении номенклатуры на следующий год. Особенно это касается формирования переходящих дел. Переходящие дела включаются в номенклатуру каждого года в течение всего периода, необходимого для их полного завершения, то есть до передачи дел в архив учреждения.
В комплексе работ по подготовке документов к последующему хранению и использованию особого внимания требует методика заполнения граф годовых разделов описи, а также оформления обложек дел.
Опись - это основной учетно-справочный инструментарий по составу и содержанию документов. Помимо описей на управленческую документацию отдельные описи составляются на документы по личному составу и специальную документацию.
Графление годового раздела описи к делам постоянного хранения производится по форме:
1. Порядковый номер;
2. Индексы дел;
3. Заголовки дел;
4. Даты;
5. Количество листов;
6. Примечания.
В описи на дела долговременного хранения между графами "Количество листов" и "Примечания" добавляется графа "Срок хранения". В графе "Индексы дел" проставляется условное обозначение дела в соответствии с номенклатурой. Заголовок переносится полностью с обложки дела в соответствующую графу описи. В той же графе после заголовка дела пишется номер тома (части). Если следуют порядок дел, заголовки которых совпадают или отличаются какими-либо отдельными элементами, то в опись полностью вносится заголовок первого дела, все остальные заголовки обозначаются словами "то же" с указанием необходимых различий. Количество листов, содержащихся в деле, дата находящихся в деле самого раннего и самого позднего документов, срок хранения дела переносятся в опись с обложки дела. Графа "Примечания", как правило, не заполняется при составлении описей в делопроизводстве. При сдаче описи в архив в этой графе оговариваются особенности физического состояния документов, утрата или передача дела (отдельных документов) со ссылкой на соответствующий акт, фиксирующий эти явления. Порядковый номер по описи проставляется на обложке при внесении дела в опись Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства. ВНИИДАД, 2001..
Заключение
Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий эффективной работы секретариата.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности работников секретариата, эффективность управленческой деятельности. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.
В целях совершенствования системы организации работы секретариата Управления МЧС города Урай можно рекомендовать следующие мероприятия:
1. Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.
2. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.
3. В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.
4. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации.
5. Осуществлять проверку службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.
6. Осуществлять обучение работников правилам ведения первичной документации.
7. Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей -- существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.
Использованные источники
Законодательные и нормативные акты
1. Гражданский кодекс Российской Федерации
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. - Приложение 12.
3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.
4. Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435
5. Инструкция по делопроизводству. Приказ МЧС России от 7.03.03 № 120
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. ИПК Издательство стандартов, 1995
7. Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России
8. Об организационном комитете по совершенствованию подготовки населения в области гражданской обороны, защиты от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и охраны общественного порядка с использованием современных технических средств ...Приказ МЧС России от 31.05.2005 N 427/431/320. Приказ МВД России от 31.05.2005 N 427/431/320. Приказ ФСБ России от 31.05.2005 N 427/431/320Приказ МВД России от 01.03.1999 N 150
9. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477
10. Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754
11. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения (с изменениями на 27 октября 2003 года). Приказ Росархива от 06.10.2000
12. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 О первичных учетных документах// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.
13. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации.
14. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 N 16-00-14/364 Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.
15. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.
16. Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации"
17. Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации"
18. Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"
Литература
19. Алешин В.С., Швецов А.Н. Анализ информационных потоков на предприятии. - Вологда: ВГТУ, 2008. - 68 с.
20. Альбрехт Б.Г. Правила работы с документами ограниченного доступа//Кадры предприятия. - №2. - 2004. - С.6-10.
21. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. - 172 с.
22. Волков Т. В. Большая Советская Энциклопедия. - М.: Просвещение, 1999. - С.482.
23. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
24. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 461 с.
25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.
26. Порядок работы секретариата//Промышленность и безопасность. - №7 (12). - 2009. -С.3-4
27. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2003.
28. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ//Секретарь-референт. - 2008. - №6. - С.24-29.
Подобные документы
Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.
контрольная работа [65,1 K], добавлен 01.03.2009Изучение нормативно-правового регулирования делопроизводства в России. Правила работы с входящими документами. Их учет (получение, обработка, регистрация, текущее хранение, отправка). Внедрение стандартных требований к форме, структуре документов.
курсовая работа [270,8 K], добавлен 10.01.2014Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.
презентация [222,1 K], добавлен 11.10.2013Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.
курсовая работа [46,1 K], добавлен 09.09.2014Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.
контрольная работа [33,0 K], добавлен 29.09.2008Терминология и нормативно-методическая база делопроизводства, организация работы с документами. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории", мероприятия по его совершенствованию.
дипломная работа [7,5 M], добавлен 12.01.2012Документы, определяющие организацию делопроизводства в салоне красоты. Порядок работы с входящими и исходящими документами. Составление номенклатуры дел. Общее описание программы "1С:Предприятие 7.7+Салон красоты", преимущества и сервисные возможности.
дипломная работа [144,5 K], добавлен 01.04.2013Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами.
дипломная работа [40,2 K], добавлен 20.10.2010Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.
дипломная работа [81,5 K], добавлен 09.11.2010
