Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице:



Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM»	DIRECTUM	Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.	Система состоит из следующих модулей: 1)«Управление электронными документами», что включает в себя: - обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск); - изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео).Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания; -обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты. 2)«Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; -маршрутизация, управление задачами,
			наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях. 3)«Канцелярия»обеспечивает: - единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; -регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа:рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.; - осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; - списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; - быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов; - получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. 4)«Управление договорами»: организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
			5)«Управление совещаниями»: организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания. 6)«Управление взаимодействиями с клиентами»: ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

· Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

· Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;

· интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM - предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;

· территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными - документами, задачами, заданиями, справочниками - между подразделениями организации;

· взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;

· обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;

· инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;

· гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

·

Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
DocsVision, фирма «Digital Design»	DocsVision	Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Стандартные приложения: · «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. · «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.	Система DocsVision "Делопроизводство" включает: · Ведение картотеки документов; · создание электронного архива документов компании; · ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; · организацию циклов разработки согласования документов; · организация контроля исполнения документов и заданий; · маршрутизация документов в организации и вне её; · автоматизация разнообразных процессов обработки документов · организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

Модуль репликации - предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

Шлюзы к другим системам - предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

· Файловая система,

· Microsoft Exchange,

· Microsoft SharePoint,

· Microsoft Dynamics AX,

· 1С: Предприятие.

·

Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
Компания «Электронные офисные системы»	Система «Дело»	Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами. «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.	Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов. Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы» Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав
Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
			доступа к информации и функционалу системы. Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства. Основные функции системы: -Регистрация документов, в том числе обращений граждан; -ввод резолюций и контроль их исполнения; -создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; -маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; -многоаспектный поиск документов с сохранением запроса; -работа с взаимосвязанными документами; -сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск
Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
			по ним; -ЭЦП файлов документов; - обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; -справочно- аналитическая работа, формирование отчетов; -Web -доступ к базе данных; -подготовка и согласование документов в электронной форме; -электронная подпись файлов документов; -криптозащита документов, отправляемых электронной почтой; -обеспечение поточного сканирования документов; -интеграция с приложениями MS Office; -Web-доступ к информации.

Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.

Производи- тель и распространи-тели в России	Название	Предназначение	Возможности
1	2	3	4
Компания «КИНТ» 1	"Управление делами" 2	Программный комплекс "Управление делами" получил сертификат "1С:Совместимо" и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней. 3 "Управление делами" также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета. Программный комплекс "Управление делами" функционирует в среде "1С:Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.	- Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов. - Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия. - Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов. -Регистрация электронных 4 документов, ведение архивов документов в электронном виде. -Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов. - Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки. -Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности. -Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов. -Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения. -Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса. -Наличие путеводителей и инструкций.

Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией Sputnik Labs,¹¹ она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.

___________________________________________

¹¹ Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.

2.4. Оценка программных продуктов с точки зрения

предъявляемых основных функциональных и системно-

технических требований

В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.

Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:

A - DIRECTUM

B - Дело

C - DocsVision

D - Управление делами



Критерии	Экспертная оценка
	A	B	C	D
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250
1	2 3 4 5
1.1. Делопроизводство	От 0 до 110
1.1.1.создание документов	10	9	10	8
1.1.2. регистрация документов	9	9	9	7 2
1.1.3. контроль исполнения	14	10	12	8 2
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки	10	9	9	7
1.1.5. подготовка статистических данных	4	4	4	3 1
1.1.6. учет передачи подлинников и копий	5	2	3	1 0
1.1.7. ведение номенклатуры дел	10	9	10	8 1
1	2	3	4	5
1.1.8. списание документов в дело	5	4	4	3 0
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации	14	10	12	6
1.1.10. наличие справочников-классификаторов	4	4	5	3
1.1.11. учет договорной документации	9	10	8	9
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации	5	4	5	2
ИТОГО по п. 1.1.	99	80	91	62
1.2. Управление документооборотом	От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внут-ри организации	8	8	9	7
1.2.2. передача документов на испол-нение	14	13	14	7 3
1.2.3. контроль движения (передачи) доку-ментов	15	15	15	10
1.2.4. контроль действий пользователей	10	8	9	5 3
1.2.5. получение сводок по документообороту	2	1	2	0
1.2.6. регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов	10	8	9	7
1.2.7. маршрутизация документов	4	3	3	3 1
1.2.8. согласование документов	5	5	5	4 1
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа	5	5	5	3
ИТОГО по п. 1.2.	73	66	71	46 14
1.3. Организация задач электронного архива	От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных	5	4	4	2
1.3.2. архивирование документов	9	8	9	6
1.3.3. полно - функциональный поиск	10	10	10	8
1	2 4 5	3	4 3 4 5	5
1.3.4. безопасность хранения документов	4	4	4	3
1.3.5. организация доступа к документам	5	4	4	4 1
ИТОГО по п. 1.3.	33	30	31	23
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП - средства криптозащиты;	10	9	9	7
1.4.2. работа с электронными файлами	5	5	5	4
1.4.3. средства криптозащиты	4	4	4	3
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	5	5	5	3
ИТОГО по п. 1.4.	24	23	23	17
ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ	229	199	216	148
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250
2.1. Программная реализация	От 0 до 150
2.1.1. технология клиент - сервер	19	19	18	17
2.1.2. технология интернет\интранет	15	15	15	14
2.1.3. наличие электронной почты	15	15	15	15
2.1.4. наличие средств разработки приложений	10	10	10	4
2.1.5. наличие средств резервного копирования	9	9	9	8
2.1.6. наличие средств сканирования документов	5	5	5	5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации	3	5	4	5
2.1.8. интерфейс, взаимодействующий с другими программами	14	13	14	8
2.1.9. удаленный доступ к базам данных	10	10	10	8
2.1.10. протоколирование действий в системе	5	4	5	4
1	2	3	4	5
2.1.11. совместная работа над документами	5	5	5	5
2.1.12. территориально-распределенная работа	9	9	9	6
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	4	3	4	0
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему	16	17	20	20
ИТОГО по п. 2.1.	139	141	141	119
2.2. Эксплуатационные требования	От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы	18	17	17	15
2.2.2. безопасность системы	9	9	9	9
2.2.3. администрирование системы	8	8	8	7
2.2.4. территориально-распределенная работа системы	9	9	9	8
2.2.5. количество одновременно работающих поль-зователей - до 100 человек	5	5	5	4
2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц	4	4	4	1
ИТОГО по п. 2.2.	53	52	52	44
2.3. Адаптационные возможности	От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы	8	9	14	15
2.3.2. обучение сотрудников организации	8	9	8	9
2.3.3. удобство настройки системы	7	9	7	10
2.3.4. возможность развития системы	4	4	4	3
ИТОГО по п.2.3.	27	36	28	37
ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ	219	229	221	200
ВСЕГО	448	428	437	348

2.5. Отбор программных продуктов, удов-летворяющих

функциональным и системно - техническим требованиям

В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

1. Наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «Digital Design») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты.

2. Наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ООО «КЭР», но данная система проста и удобна при внедрении.

3. Система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ООО «КамЭнергоРемонт» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».

2.6 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и

внедрением приложения по автоматизации делопроизводства

выбранных систем автоматизации

Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций ( до 100 пользователей); для крупных организаций.

Был выбран 2 вариант.

1. Стоимость системы «DocsVision» (Приложение 6) - 217 080 руб. (не включает обучение).

2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» (Приложение 5) - 272 390 (включает обучение)

Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т. д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно - техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе - интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С : Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек.

Вывод по главе 2

Во второй главе был изучен российский рынок автоматизированных систем¹² ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs¹³, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

При рассмотрении прайс-листов¹⁴ на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе - возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т. е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «Digital Design»).

Следовательно, в ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».

__________________________________

¹² А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.

¹³ Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.

¹⁴ www.DIRECTUM.ru

www.delo.ru

ww.ud.ru

Глава 3. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ «DocsVision»

В результате проведенного анализа и оценки программных продуктов, для ООО «КЭР» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основным функциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии - проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С:Предприятие версии 8.0» и решает следующие задачи:

- оперативное и качественное формирование документов;

- контроль исполнения;

- четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);

- поточное сканирование и оцифровка документов;

- отлаженность работы справочно-информационной службы;

- оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;

- поддержка различных программно-аппаратных платформ;

- автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;

- обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;

- управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации по стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).

 3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением

«Делопроизводство» системы «DocsVision»

Система DocsVision¹⁵ (Домксвимжн) -- программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

· Электронные архивы документов -- систематизированное хранение документов, используемых в работе предприятия, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;

· Делопроизводство -- документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;

________________________________________

¹⁵ www.docsvision.com

Автоматизация бизнес-процессов -- автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Стандартные приложения:

· «Делопроизводство» - обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение документов и т. д.

· «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:

1) Ведение картотеки документов;

2) создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;

3) ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

4) организацию циклов разработки согласования документов;

5) организация контроля исполнения документов и заданий;

6) маршрутизация документов в организации и вне её;

7) автоматизация разнообразных процессов обработки документов;

8) организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов .

Ведение картотеки документов

Карточки входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.

Входящие и распорядительные документы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.

Исходящие документы не подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.

Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа и дальнейшего исполнения поручений по документу.

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа получения (в электронном виде или в виде бумажного документа).

Для каждого типа документов в системе предусмотрена своя регистрационная карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих подразделах настоящего раздела.

С электронными карточками работает не только служба ДОУ, но и все пользователи системы.

Исполнение документов

С документом может быть ассоциировано одно или несколько заданий. У каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько исполнителей. Если у задания несколько исполнителей, то возможны следующие варианты исполнения:

o Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.

o Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом "Завершено") после того, как оно завершено последним исполнителем.

Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.

Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.

Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:

q Параллельный

q Последовательный

Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.

К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.

С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.

Поиск зарегистрированных документов

Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.

Система обеспечивает два вида поиска:

1. Расширенный поиск, включающий:

o Полнотекстовый поиск -- поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

o Атрибутивный поиск -- поиск карточек по их атрибутам.

o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

2. Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.

Обеспечение конфиденциальности

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

· контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

· протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.

С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

Системные справочники

Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

Справочники предназначены для всех пользователей системы.

3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении

приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для

службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»

Оценка объема документооборота в месяц:

- объем входящих документов - 578;

- объем исходящих документов - 348;

- объем внутреннего документооборота - 2400;

- доля контрольных документов - 116;

- среднее число копий - 7160.

Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:

- время обработки одного поступившего документа - 6;

- время обработки одного отправляемого документа - 8;

- время обработки одного внутреннего документа - 4;

- время снятия копии с одного документа - 2;

- время передачи документа на исполнение - 4;

- ведение контроля исполнения документа - 8;

- время пересылки документа между структурными подразделениями - 4;

- время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4;

- время поиска документов по известным атрибутам - 4;

- время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8;

- время подготовки и согласования типовых документов - 7;

- время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8;

- формирование документа в дело - 1

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:

- стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день;

- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц

Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами

Выполняемая операция	Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.	Среднее время выполнения после внедрения системы, мин	Ежемесячное количество операций	Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни	Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни
Обработка поступившего документа	6	4	578	0,33	0,21
Обработка отправляемого документа	8	3	348	0,26	0,1
Обработка внутреннего документа	4	2	2400	0,9	0,45
Ведение контроля исполнения документа	8	7	174	0,1	0,09
Снятие копии с документа	2	0	7160	1,4	0
Передача документа в структурное подразделение	4	0,5	10138	4	0,5
Подготовка и согласование типовых документов	7	3	1707	1,12	0,45
Подготовка типового отчета	8	2	115	0,08	0,03
Поиск документа по реквизитам	4	1	480	0,18	0,04
Формирование документа в дело	1	0	1156	0,1	0
Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения	4	0,5	2170	0,8	0,1
ИТОГО		9,27	1.87

Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций : 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции : 60 часов (перевод в часы) : 8 (перевод в дни).

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27-1,87 = 7.4 чел/дней.

Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.

Таким образом, несмотря на большие затраты по внедрению приложения, выгоды и пользы для предприятия значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

Вывод по главе 3

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.

Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.

Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт».

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы.

Пример инструкции приведен в Приложении 7.

Заключение

В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Республики Татарстан - ООО «КамЭнергоРемонт». Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема - неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.0.

В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс ДОУ.

В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ООО «КЭР» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами - ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

Во второй главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ООО «КЭР» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

В третьей главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция секретаря и делопроизводителя по работе в системе «1С: Предприятие» в приложении «DocsVision.Делопроизводство».

Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО «КамЭнергоРемонт».

Список источников и литературы

1. Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Методические пособия и рекомендации

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.

7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.

8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

10. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.

11. Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора - DIRECTUM, 2004.

Документы предприятия

12. Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01 октября 2007 г.). Управление документацией в подразделении.

13. Стандарт предприятия 01.08.2003.Управление документацией внешнего происхождения.

14. Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт».

15. Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».

3. Справочные и периодические издания

16. А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.

17. М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство».2003, №2, № 3, с. 15-18.

18. Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.

5. Сайты в Интернет

19. www.DIRECTUM.ru

20. www.delo.ru

21. www.ud.ru

Приложение 1

Схема организационной структуры

ООО «КамЭнергоРемонт»

Сокращения, используемые в схеме:

ПУ - производственное управление

Зай ГРЭС - Заинская гидроэлектростанция

КазТЭЦ - Казанская ТЭЦ

НК ТЭЦ - Нижнекамская теплоэнергоцентраль

НЧ ТЭЦ - Набережночелнинская ТЭЦ

РМЗ - ремонтно-механический завод

ЭТЦ - электротехнический цех

ЭМЦ - энергомеханический цех

ЦРТИ - цех по ремонту термоизоляции

ПТО - производственно технический отдел

ППО - планово-производственный отдел

СГМ - служба главного метролога

СГС - служба главного сварщика

ЛМиС - лаборатория металла и сварки

УДиН - участок диагностики и наладки

ОТК - отдел технического контроля

ОГТ - отдел главного технолога

АСУ - автоматизированные системы управления

ОРП - отдел по работе с персоналом

ЮО - юридический отдел

АХО - административно-хозяйственный отдел

ВСО - внутренняя служба охраны

УПТК - управление производственно-технической комплектации

ОМ - отдел маркетинга

ОУКиС - отдел управления качеством и стандартизацией

 Приложение 2

Оперограмма движения входящего документа в ООО «КамЭнергоРемонт»:

№ п/п	Название операции	Должностные позиции
		Секретарь Делопроизво- дитель	Руководство	Исполнители
1	2	3 4	5	6
1	Прием и первичная обработка документа
2	Предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям;
3	Регистрация документа в журнале входящей документации
4	Снятие копий с документа
5 1	Отправка документа исполнителю 2 (если указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение), в том случае, если документ не требует рассмотрения руководством	3 4	5	6
6	Отправка документа на рассмотрение и ознакомление руководству

Подобные документы

• Современная организация и технология документационного обеспечения управления

  Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.
  
  реферат [38,7 K], добавлен 22.01.2010
  

• Система локальной регламентации документационного управления на предприятиях

  Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.
  
  курсовая работа [29,6 K], добавлен 07.12.2014
  

• Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.

  Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.
  
  курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010
  

• Составление, хранение документов

  Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
  
  контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008
  

• Документ в системе документационного обеспечения управления

  Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
  
  контрольная работа [29,8 K], добавлен 06.03.2012
  

• Формирование и хранение дел в делопроизводстве

  Систематизация и учет документов в организации. Индекс и заголовок дела, количество единиц хранения. Формирование и оформление дел, сроки хранения. Организация оперативного хранения документов. Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами.
  
  дипломная работа [40,2 K], добавлен 20.10.2010
  

• Организация регистрации документов на предприятии

  Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".
  
  курсовая работа [1,1 M], добавлен 16.11.2010
  

• Модернизация системы управления документами Еврокомиссии

  Экспертиза ценности и передача документов на архивное хранение. Регламент Еврокомиссии "Сохранение дел организации". Юридическая сила электронных документов. Процедуры оцифровки документов. Основные функциональные требования к электронному хранилищу.
  
  реферат [18,6 K], добавлен 19.06.2010
  

• Организация хранения документов в делопроизводстве

  Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.
  
  презентация [1,9 M], добавлен 22.02.2010
  

• Организация документооборота в организации ООО "Аргос"

  Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления. Способы создания, функции и классификация документов. Организация первичного учета в ООО "Аргос". Формирование плана-графика документооборота, основные типы автоматизации.
  
  курсовая работа [598,3 K], добавлен 16.01.2013
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам