Ведение журналов регистрации 116

Рис. 2. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка

Документы и карточки

Рис. 3. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Задания

Занесение документа в систему

Из РКК делопроизводитель создает электронный документ, используя сканирование бумажного документа, для этого необходимо:

1. Открыть карточку документа.

2. Открыть вкладку Документы и карточки.

3. На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить () команду Отсканировать / распознать. Появится диалоговое окно сканирования документа.

4. Положить документ в сканер. В диалоговом окне Сканирование нажать кнопку Сканировать. Этот процесс сканирования может занять несколько минут.

5. После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат сканирования документа, его необходимо сохранить в соответствующем текстовом формате.

После создания РКК в приложении, документ направляется руководителю либо в бумажном (если руководитель не работает в системе), либо в электронном виде (если руководитель работает в системе) для вынесения резолюции.

Вынесение резолюции руководителем

Руководитель на бумажном документе (если не автоматизирован) или в РКК системы (если автоматизирован) ставит резолюцию, в которой определяет, кто и что должен сделать по документу, и будет ли он контролировать выполнение этого документа. Если документ ставится на контроль, то указываются сроки выполнения, если они отличны от типовых.

Если требуется рассмотрение документа другими руководителями, то создается рассылка документа, а в РКК делается отметка о передаче документа.

Формирование заданий

В РКК отмечается возврат документа от руководителя. Если документ в бумажном виде, то он сканируется в РКК с наложенной резолюцией, в этом случае делопроизводитель от имени руководителя из РКК создает задачу, для этого необходимо:

1. Открыть регистрационную карточку документа и перейти на вкладку Задания.

2. Добавить необходимое количество заданий и настроить их свойства. Для добавления нового задания нажать на панели инструментов карточки документа кнопку Добавить задание.

3. Для каждого задания настроить соответствующие параметры.

4. Сохранить задание.

5. После добавления нужного количества заданий нажать кнопку Запустить связанный процесс.

В задании указываются все работники (в т.ч. неавтоматизированные сотрудники), которым отписан документ, адресованные им поручения, плановые сроки выполнения. При необходимости задача ставится на контроль. Неавтоматизированным сотрудникам отправляются копии документа.

В дальнейшем работа с документом идет в соответствии с процессом «Контроль исполнения документа».

Работа с исходящими документами

Разработка проекта документа

Если есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего документа, то он вкладывается в задание.

За руководителя задание создает делопроизводитель из РКК документа-основания.

Документ может создаваться исполнителем без задания - по личной инициативе или устному распоряжению руководителя.

Разработка и согласование проекта документа

Ответственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке - Проекты документов.

Если были документы-основания, то созданный документ должен быть связан с ними.

Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа.

В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется.

У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов.

Для неавтоматизированных сотрудников документ печатается и относится в бумажном виде.

После того, как документ всеми согласован, он распечатывается.

Если было задание на создание документа, то ответственный сотрудник нажимает кнопку «Выполнить» в этом задании. Если документ создавался по личной инициативе, то из задания на согласование создается подзадание «на подписание», которое отправляется делопроизводителю или руководителю.

Подписание документа

Документ в бумажном (если руководитель не автоматизирован) или электронном (если руководитель автоматизирован) виде подписывается руководителем и отдается (направляется) делопроизводителю или ответственному сотруднику. Делопроизводитель заводит регистрационную карточку для данного исходящего документа.

Создание регистрационной карточки документа

Включает в себя следующие этапы:

1. Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов.

2. Нажать кнопку Добавить карточку () на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.

Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 4.

Рис. 4 Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа

Работа с организационно-распорядительными документами

Создание задания и формирование проекта документа

Порядок создания задачи и формирования проекта организационно-распорядительного документа включает в себя те же этапы, что и формирование проекта исходящего документа.

Работа с организационно-распорядительным документом

Чтобы зарегистрировать распорядительный документ в системе необходимо:

1. Создать регистрационную карточку документа в интересующей папке электронного архива документов.

2. Добавить в карточку документа источники информации: файлы документов и изображений, ссылки на другие связанные карточки.

3. Поставить документ на контроль: создать необходимые задания и назначить маршрут исполнения документа. Затем отправить документ по маршруту исполнителям.

Регистрация организационно-распорядительного документа

Этап создания регистрационной карточки такой же, как и у исходящего документа, см. рисунок 5.

Рис. 5. Пример заполненной вкладки карточки распорядительного документа

Постановка документа на контроль и отправка по маршруту

Действия пользователя при добавлении заданий в распорядительный документ аналогичны действиям пользователя при работе с заданиями для входящих документов.

Контроль исполнения документов

Создание задачи, постановка на контроль

Если руководитель автоматизирован, то он сам создает задания в РКК документа, в которых указывает исполнителей, сроки и текст поручений.

Если руководитель не автоматизирован, то выдачу заданий от его имени делает секретарь из РКК документа-основания.

Неавтоматизированным сотрудникам так же создаются задания, но для исполнения отправляются копии документа с резолюцией.

Отслеживание хода исполнения

При необходимости из задания можно посмотреть, на каком этапе находится выполнение задания, и кто из исполнителей выполнил свою часть задания, а кто - не выполнил.

Кроме этого, можно сформировать отчеты по выполнению задач и заданий.

Секретарь каждый день формирует и печатает отчет для руководителя со списком заданий просроченных и, срок исполнения которых - ближайшие несколько (на усмотрение руководителя) дней.

Чтобы просмотреть историю задания, необходимо нажать на панели инструментов карточки задания кнопку История задания (рис. 6).

Рис. 6. Диалоговое окно История задания

Исполнение задания

Исполнителем может быть автоматизированный сотрудник или неавтоматизированный. В любом случае, исполнитель согласно тексту задания должен провести какие-то активные мероприятия или создать документ. Для исполнения он может переадресовать задание своим подчиненным.В последнем случае будет создана подзадача в системе для автоматизированного сотрудника или распоряжение на бумаге для неавтоматизированного сотрудника, которые будут поставлены на контроль.

Если в ходе выполнения задания необходимы какие-то действия других сотрудников (согласование документа, часть работы передается другому сотруднику, запросы в другие подразделения и др.), то создаются подзадания.

После исполнения, в тексте задания пишется сообщение по результатам выполнения. Если результатом является документ или другой элемент системы, то он вкладывается в задание. Затем в задании нужно нажать кнопку «Выполнить».

Для неавтоматизированного руководителя исполнитель распечатывает документы и переписку по их согласованию с другими сотрудниками и относит эти документы на подпись.

Если сотрудник не автоматизирован, то после исполнения он делает устный отчет руководителю и при наличии созданных документов приносит их на утверждение.

Принятие решения по исполнению

Автоматизированный руководитель получает задание на контроль, проверяет результаты выполнения задачи, после чего принимает задание или отправляет на доработку.

Если руководитель не автоматизирован, то он получает отчет о выполнении устно или получает документы на утверждение. О решении по исполнению (принять или отправить на доработку) оповещается секретарь. Секретарь принимает выполнение задания или отправляет его на доработку с текстом, написанным руководителем на документе.

Снятие с контроля

Если у принятого задания есть ведущее задание, то после принятия подзадания нужно сделать выполнение ведущего задания.

Направление документов в дело

При заполнении регистрационных карточек необходимо указывать, в какую папку подшит документ. Чтобы выбрать папку, нажимается кнопка с многоточием () рядом с полем Подшит в папку. Появится диалоговое окно Выбор папки. Необходимо выбрать в этом окне соответствующую папку. Поля Подшит в папку и Подшит в дело автоматически будут заполнены в соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия.

Поиск документов

Система обеспечивает два вида поиска:

q Расширенный поиск (рис. 7, 8, 9, 10), включающий:

o Полнотекстовый поиск -- поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

o Атрибутивный поиск -- поиск карточек по их атрибутам.

o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

q Поиск по представлению (рис. 11) -- контекстный поиск карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении. В результате поиска в текущем представлении будет выделена первая найденная карточка, отвечающая условию поиска. Для поиска по представлению может задаваться направление поиска (выше или ниже по списку).

Рис. 7. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Запрос

Рис. 8. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Дополнительно

Рис. 9. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Папки

Рис. 10. Диалоговое окно Расширенный поиск, вкладка Типы

Рис. 11. Указание значений параметров в качестве условий поиска

Правила работы с электронными документами

Для удобной работы с документами, быстрой передачи данных, сохранения целостности и достоверности информации в системе необходимо придерживаться следующих правил.

Обязанности секретаря и делопроизводителя как авторов документа

В обязанности автора документа входит:

правильный выбор вида документа, типа карточки и шаблона;

правильное формирование наименования документа;

правильное присвоение номера документа;

правильное назначение прав на документ;

размещение документа в соответствующей папке, если это необходимо.

Порядок присвоения наименований документов

При формировании наименования документа необходимо придерживаться следующих правил:

название должно быть уникальным и кратким, но при этом полно характеризовать содержание документа и быть понятным любому пользователю, имеющему права на данный документ, без привязки к контексту папки, в которой размещена ссылка на документ (на тот случай, если обращение к документу будет производиться не через папку, а через окно поиска);

название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку документов внутри папки;

в названии документа желательно не использовать сокращений, за исключением общепринятых; список общепринятых в организации сокращений должен быть согласован и опубликован отдельно;

иностранные (английские) названия пишутся без перевода, или перевод в скобках, согласно правилам чтения. Например, Petrol (Петрол);

названия однотипных документов, имеющих четкую регистрацию (договоры, приказы, акты и т.п.), должны формировать по одному шаблону (например, «Договор №<номер> от <дата> с <Организация> <тема>»). В таких случаях карточки документов должны быть настроены таким образом, чтобы наименование документа формировалось автоматически на основании других реквизитов карточки и было не доступно для редактирования.

Примеры правильных названий:

Сводный бюджет предприятия на ИЮЛЬ 2003

Заявление Петрова А.П. от 02.02.2003 о предоставлении очередного отпуска

Порядок присвоения номеров документам

Некоторые виды документов подлежат нумерации для более быстрого поиска и однозначной идентификации (письма, приказы, договоры и т.п.). В связи с этим используются следующие правила нумерации.

Номер документа присваивается в карточке электронного документа и указывается в тексте документа на этапе создания (корректировки), а не при регистрации. Это обеспечивает соответствие электронного и бумажного документов, а также позволяет формировать единую нумерацию документов при создании любым пользователем.

Если разрабатывается проект документа, который может не пройти согласование, то до завершения первичного согласования номер этому документу не присваивается (при заполнении карточки вместо «АВТОНОМЕР» нужно подставить «Проект»). Это позволит избежать пробелов в нумерации документов. После утверждения документа в карточке указывается значение «АВТОНОМЕР», после чего при сохранении будет присвоен очередной номер по общим правилам, который необходимо также указать и в тексте документа.

Порядок назначения прав доступа на документ

Права на документ должны определяться в соответствии с действующими в организации правилами работы с конфиденциальной информацией и предполагаемым последующим использованием документа.

При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:

в общем случае права на просмотр должны даваться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;

права на изменение документов необходимо давать тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа (писать примечания);

полный доступ к документу рекомендуется оставлять только автору документа и ответственному за данный документ.

Примечание. Замещающие имеют те же права на документы, что и замещаемые.

Использование связанных документов

Используя ссылки на документы, можно связать документы в системе между собой. В качестве связанных рекомендуется выделять документы, существование которых один без другого не имеет смысла или может быть непонятно:

приложения к данному документу (например, план работ к договору);

документы-основания (приказ/распоряжение и служебная записка, на основании которой он создан);

составные части сложного документа;

и т.п.

Документы, относящиеся к одной теме, но не имеющие прямой зависимости, рекомендуется складывать в одну папку, но не связывать.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Основное назначение ЭЦП - защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭЦП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа), не зависимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться. При необходимости внесения изменений в подписанный ЭЦП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять ЭЦП невозможно).ЭЦП, соответствующую подписи на бумажном документе, может ставить либо лицо, имеющее право подписания документа, либо лицо, имеющее полномочия для проставления ЭЦП (например, ЭЦП руководителя может ставить секретарь при наличии подписи руководителя на бумажном документе).

Для повышения безопасности закрытый ключ устанавливается только на компьютере, закрепленном за пользователем, являющимся владельцем сертификата ключа подписи. Соответственно все документы пользователем могут быть подписаны только с данного компьютера.

Открытый ключ ЭПЦ хранится в системе и доступен всем пользователям системы.

Порядок преобразования бумажного документа в электронный и обратно

Перевод бумажного документа в систему осуществляет тот пользователь, который первый применяет его в работе (создает задачу с его вложением) либо хранит данный документ (за предоставлением информации из данного документа будут обращаться к нему). При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу, может использоваться электронно-цифровая подпись.

Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который его создал. Если электронный документ уже был подписан ЭЦП, то для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу на бумажном экземпляре может указываться виза «Копия верна» лица, распечатавшего документ.

В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭЦП лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Подпись верна», а также указывает автора и дату ЭЦП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭЦП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).

Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.

Организация работы с папками

Порядок использования папок для хранения документов

Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран Проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;

пользователь должен также поместить ссылку на данный документ в соответствующей общей папке, если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям;

за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;

за размещение документов в папках отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов);

поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам лучше использовать группировку папок;

для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);

название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки. Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;

название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;

иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол).

Порядок назначения прав доступа к папке

Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный.При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:

права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев - всем пользователям системы);

права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;

полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Правила использования папок для хранения заданий

Папки для хранения заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение: разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок:

наиболее важные для исполнения задания;

наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле;

сборник заданий, находящихся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела);

отложенные задания без указания срока исполнения;

и т.п.

Порядок формирования и примеры использования заданий

Задания используются для выдачи и контроля исполнения поручений, а также для согласований и обсуждений отдельных документов и вопросов.

На основании задания можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала. Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации:

от начальника - подчиненному;

от начальника одного подразделения - начальнику другого подразделения;

от сотрудника одного подразделения - сотрудника другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);

от руководителя одного филиала - руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);

от подчиненного - начальнику подразделения;

и т.д.

Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:

подготовка документа или проекта документа;

выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т.п.);

высказывание замечаний к рецензируемому документу;

отметка согласования или ознакомления с документом;

и т.д.

Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задания. Например, не стоит создавать задания на:

постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру - напечатать платежные документы);

простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.);

и т.п.

Определение маршрута задания

Маршрут по заданию может быть параллельным, последовательным или сложным.

Параллельный маршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).

Последовательный маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).

Сложная маршрутизация используется тогда, когда необходимо в одном задании сделать часть заданий последовательно, а часть параллельно. Кроме того, можно задать последовательность получения заданий для каждого исполнителя и условия приема задания.

Если по ходу выполнения задания необходимо получать уведомление о каждом выполненном задании, то в параметрах задания маршрута необходимо установить галочку в поле Уведомления об этапах.

В качестве наблюдателей заданий могут выступать:

все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задания, но должны быть в курсе работ, определенных заданием;

исполнители данного задания, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по заданию уже ведутся.

Если задание адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к заданию.

Для соблюдения принятых регламентов и упрощения работы необходимо использовать, соответствующие настроенные типовые маршруты.

Использование подзаданий

Подзадания создаются в том случае, если для выполнения полученного задания необходимо привлечение других сотрудников или проведение дополнительных процедур.

Примеры использования подзаданий:

задание поступает начальнику подразделения, а он создает подзадачу своему подчиненному или подчиненным;

для выполнения задания надо задать уточняющий вопрос инициатору (если вопрос не значительный, то лучше это сделать устно);

нужно отправить на согласование инициатору проект документа, который создается по его заданию;

наблюдатель в рамках задачи вносит уточняющие уведомления или задания.

При создании подзадания лучше не менять название ведущего задания, но дописывать в конец темы пояснения.

Результат выполнения должен быть отражен в задании (вложена ссылка на подготовленный документ, в тексте задания описаны выполненные действия и способы решений или приложен отчет о проведенной работе).

Если в ходе выполнения работ по заданию необходимость их выполнения отпала, инициатор может прекратить задачу на любом этапе ее выполнения.

Способы контроля исполнения

Контролировать выполнение поставленных заданий и полученных заданий рекомендуется одним из следующих способов:

с помощью закладки Состояние (по конкретному заданию);

с помощью содержимого папок Входящие/Исходящие (своих, подчиненных и замещаемых);

с помощью графической схемы маршрута (серым цветом на схеме отображаются пройденные этапы задачи; зеленым - этапы, на которых задача находится в настоящей момент; этапы, задания по которым еще не получены, не выделяются);

с помощью специальных поисков (Поиск/Входящие незавершенные задания и Поиск/Исходящие незавершенные задачи);

с помощью аналитических отчетов.

Замещение лица, ответственного за организацию документационного обеспечения управления на предприятии и в подразделении

На время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) может быть назначен замещающий его сотрудник. Назначение замещающего производится путем указания создания записи в справочнике замещение пользователей. В справочнике заполняются необходимые параметры: Замещающий, Замещаемый, период и тип замещения. По истечению периода замещение автоматически снимается.

Замещающий автоматически получает те же права на документы и задачи, что и замещаемый (даже если это явно не указано в правах доступа к документу или задаче, исключение составляют зашифрованные документы).

Тип замещения имеет значения: «Полное», «Ассистент».

Если указать тип замещения «Ассистент», то замещающий получает права замещаемого на объекты системы, за исключением зашифрованных объектов (документы, задачи, задания, папки). Данный тип замещения удобно использовать для руководителей отделов, чтобы они имели доступ к информации всего отдела.

При полном замещении функции замещаемого полностью переходят на замещающего. Поэтому, кроме наследования прав доступа, в папках «Входящие» и «Исходящие» замещающего автоматически появляются ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого. С помощью этих папок замещающий может контролировать и выполнять задания замещаемого. Кроме того, замещающий с типом замещения «Полное» получает уведомления о приходе новых заданий замещаемого. При окончании периода действия замещения ссылки на папки автоматически будут удалены.

Правила работы с бумажными документами

Делопроизводитель должен обеспечивать работу с входящими и исходящими документами организации: обработка, сортировка, регистрация, передача документов внутри предприятия, ознакомление с документами. Так же к функциям делопроизводителя относятся: создание и ведение номенклатуры дел, регистрация документов в автоматизированной системе, организация рассмотрения документов у руководства, контроль исполнения документов и пр.

Создание номенклатуры дел

Номенклатура дел организации должна пересматриваться и утверждаться ежегодно.

Список записей в справочнике номенклатура дел в системе должен соответствовать бумажным папкам для хранения документов на бумажных носителях.

Создание номенклатуры дел предприятия возлагается на делопроизводителя

Ведение журналов регистрации

Перечень журналов регистраций в организации должен пересматриваться и утверждаться ежегодно вместе с номенклатурой дел.

Список записей справочника журналы регистрации в системе должен соответствовать утвержденному перечню журналов.

Формат регистрационных номеров задается для каждого журнала в соответствии с правилами, принятыми на предприятии.

Создание и ведение журналов регистрации возлагается на делопроизводителя.

Порядок сканирования бумажных документов

При регистрации бумажных документов осуществляется перевод этих документов в электронный вид (сканирование). Исключение составляют:

Многостраничные бумажные отчеты. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, и состоящие более чем из 15-ти страниц. Такие документы в систему не заносятся, а только регистрируются через РКК, чтобы контролировать местонахождения документа;

нерегистрируемые документы. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности организации (рекламные материалы, книги и т.п.).

Выдача/возврат бумажных документов

При выдаче оригинала бумажного документа обязательно должна производиться отметка на закладке «Местонахождение» в РКК данного документа с указанием текущего местонахождения документа, датой выдачи и признаком необходимости возврата.

При возврате бумажного документа производится отметка в РКК с указанием даты возврата документа.