Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

112

58

1

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «КАМЭНЕРГОРЕМОНТ»

Оглавление

Введение

Глава 1. Описание объекта исследования

1.1.Описание организационной структуры ООО «КЭР»

1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта

1.2.1. Функции службы ДОУ

1.2.2. Виды документации, существующей в ООО «КЭР»

1.2.3.Систематизация документов: формирование дел, информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО «КЭР»

1.2.4. Потоки движения документов

1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие» версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»

1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным предприятием»

1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»

1.4.3. Предложения по организации разработки модуля документацией»

Вывод по главе 1

Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»

2.1.Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно - технических требований к системе автоматизации ДОУ

2.2.Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки

2.3.Поиск программных продуктов

2.4.Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований

2.5.Отбор программных продуктов, удов-летворяющих функциональным и системно - техническим требованиям

2.6.Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации

Вывод по главе 2

Глава 3. Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ «DocsVision»

3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision»

3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для службы ДОУ

ООО «КамЭнергоРемонт»

Вывод по главе 3

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Введение

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют в предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.

ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») является территориально-распределенным предприятием, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы «1 С: Предприятие» версия 8.0. Но так как ООО «КЭР» самостоятельно занимается разработкой корпоративной системы, не воспользовавшись услугами компаний, которые оказывают комплексные услуги по автоматизации, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.

Таким образом, целью данной выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения управления ООО «КамЭнергоРемонт» и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0.

Задачами выпускной квалификационной работы являются:

· описание, анализ деятельности, структуры и функций ООО «КамЭнергоРемонт»;

· характеристика службы документационного обеспечения организации;

· описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы «1 С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее

функционировании;

· выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с «1С:Предприятие» версии 8.0.;

· выбор наиболее подходящей по функциональным и системно- техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

· анализ работы службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» при внедренной системе автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие».

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ООО «КЭР», необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос - позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией»; Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.

Был изучен и проанализирован федеральные закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»¹, где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»², на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ ООО «КЭР», видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации³, и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)⁴. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при

_________________________________________________

¹ Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

² Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

³ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

⁴ Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены стандарты предприятия: «Управление документацией в подразделении», «Управление документацией внешнего происхождения»; должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт»; должностная инструкция делопроизводителя ООО «КЭР». В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале «Делопроизводство и документооборот», где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и «безбумажного» документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации ДОУ; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем ДОУ; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

Глава 1. Описание объекта исследования

1.1.Описание организационной структуры объекта

ООО «КамЭнергоРемонт» (ООО «КЭР») - ведущая фирма в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Татарстана. Производственные участки (ПУ) ООО «КЭР» расположены на основных энергопредприятиях Республики Татарстан (ПУ при Казанской ТЭЦ, ПУ при Заинской ГРЭС, Управление при Набережночелнинской ТЭЦ, ПУ при Уруссинской ГРЭС), а в Нижнекамске находится производственная база с широкой инфраструктурой и укомплектованным современным оборудованием, не имеющего аналогов в регионе.

Деятельность ООО «КЭР» направлена на удовлетворение потребностей заказчиков в решении задач снижения энергопотребления, уменьшения платы за энергоресурсы, продление срока службы оборудования. Отличительная особенность предприятия - комплексный подход в решении вопросов Заказчиков: подготовка Технического задания, проектирование объектов, комплектация оборудования, производство работ, гарантийное и сервисное обслуживание.

Предприятие осуществляет следующие виды работ в России и за рубежом:

1) Строительно-монтажные;

2) ремонтно-восстановительные;

3) теплоизоляционные;

4) энергообеспечивающие;

5) грузоподъемные;

6) диагностика и наладка производственного оборудования;

7) строительство теплотрасс;

8) строительство магистральных трубопроводов;

9) испытание и анализ основного и вспомогательного оборудования;

10)сервисное обслуживание химических, нефтехимических и нефтеперерабатывающих производств;

11) изготовление нестандартного оборудования.

ООО «КЭР» - крупное предприятие, структура которого (Приложение 1) содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений.

Уровни управления:

1-генеральный директор;

2-исполнительный директор;

3-директоры (по экономике и финансам, по производству, по УКиС и т.д.);

4- главные специалисты по ремонту парогазотурбинного оборудования, главный энергетик, главный механик;

5-начальники отделов;

6-участки, управления (начальники производственных баз);

7-вспомогательные производственные подразделения (например, транспортный цех);

8-здравпункт, административно-хозяйственный отдел, столовая, т. е. обслуживающие производственно-бытовые подразделения.

К данным уровням относятся следующие звенья:

-заместители директора по производству и другим направлениям;

-заместители начальников отделов;

-отделы/службы.

Так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг в области энергетики, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет информация о научно-технических, конструкторских разработках, которые позволяют совершенствовать производство и выдерживать конкуренцию с более развитыми предприятиями России.

1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта⁵

1.2.1.Функции службы ДОУ

Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.

Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «КЭР». В состав службы ДОУ входит:

· приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель, экспедитор),

· отдел управления качеством и стандартизацией (начальник отдела, инженеры по стандартизации, техник по работе с документацией),

· архив находится на стадии формирования,

· копировально-множительный отдел (операторы).

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:⁶

1) Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

2) предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;

⁵Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.

⁶Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт». Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».

3) справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;

4) учет документов выполняет делопроизводитель;

5) работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;

6) регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;

7) проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;

8) составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

9) формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

10) обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;

11) тиражирование документов выполняет оператор копировально- множительного отдела;

12) прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);

13) секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

1.2.2.Виды документации, существующей в ООО «КЭР»

В ООО «КЭР» используются следующие виды документации:

1. Организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:

- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;

- распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

- организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

- информационно - справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.

2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.

3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.

4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.

5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.

6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.

7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.

8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.

1.2.3.Систематизация документов: формирование дел,

информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО

«КЭР»

Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

-общие приказы,

-приказы о командировании,

-распоряжения,

-стандарты предприятия,

-телефонограммы,

-акты проверок,

-исходящая документация,

-входящая документация,

-нормативные документы на оборудование,

-нормативные документы на готовую продукцию,

Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов - секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.

1.2.4.Потоки движения документов⁷

В ООО «КЭР» существует три основных потока документации:

· Входящий - документы, поступающие в организацию (документы вышестоящей организации - ООО «КЭР - Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

· Исходящий - документы, созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.

· Внутренний - документы, создаваемые и используемые в ООО «КЭР».

Анализ движения входящих документов:

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):

1) Прием и первичная обработка документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

3) регистрация документов;

_________________________________

⁷ Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;

4) рассмотрение руководством (наложение резолюции);

5) направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

6) исполнение и контроль исполнения;

7) помещение исполненных документов в дело.

Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

1) Составление черновика (с документом работает исполнитель);

2) визирование (внутреннее согласование);

3) подписание (утверждение) документов руководителем;

4) регистрация исходящих документов;

5) отправка исходящих документов;

6) направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) подписание (утверждение) документа руководителем;

5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

2) контроль исполнения документа;

3) исполнение документа;

4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.

1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в

ООО «КамЭнергоРемонт»

Локально-вычислительная сеть

Руководитель Сервер Отдел снабжения

Планово-сметный отдел Технический отдел

ПК

Отдел по работе с персоналом Отдел маркетинга

Финансовый отдел Бухгалтерия

Приемная Отдел качества и стандартизации

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого - либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Используемое аппаратное обеспечение для сервера:

1) Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;

2) материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;

3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;

4) венчестер (жесткий диск) - IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;

5) монитор - LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем - PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта - D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;

8) клавиатура - А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятор типа - мышь - PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки - Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое аппаратное обеспечение для клиентской части:

1) Процессор - Pentium III 1000EB /133MHz/256K FC-PGA;

2) материнская плата GigaByte GA-BX2000+Slot <443BX> AGP ATX UDMA66;

3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 128 Mb SDRAM <PC-2100>;

4) венчестер - IDE Seagate 120,0 Gb ST3120022 (7200rpm);

5) монитор - LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем - PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта - Acorp L-100 2000 PCI 10/100Mbit;

8) клавиатура - А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятор типа - мышь - PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки - Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое программное обеспечение для сервера:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft Windows NT 4.0;

2) Microsoft Windows 2000 Server;

3) Microsoft SQL Server 2000;

4) антивирус Касперского Personal

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0

и др.

Используемое программное обеспечение для клиентской части:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft Windows NT 4.0;

2) Антивирус Dr Web

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0.

1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие»

версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»

Система "1С:Предприятие" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение "1С:Управление производственным предприятием 8"), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами , разнообразные отраслевые и специализированные решения , разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным

предприятием»

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:

· «Управление производственным предприятием»;

· «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

"1C:Управление производственным предприятием 8" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Так как ООО «КамЭнергоРемонт» предприятие холдинговой структуры общая информационная база охватывает все организации, входящие в холдинг.

«1С:Управление производственным предприятием 8" предоставляет:

- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, -- широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

- руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, -- инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

- работникам учетных служб предприятия -- средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку⁸ «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

⁸ Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.

Процесс разработки модуля находится на начальной стадии - регистрации документа и работы исполнителя с документом.

1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»⁹

Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов - юридический отдел, отдел маркетинга.

Справочник содержит следующие закладки:

- Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);

- дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);

- договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации - подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).

Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.

Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

- бланки документов;

- документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);

____________________________________

⁹ Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».

- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;

- инструкции по работе с системой.

В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;

2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;

3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;

4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;

5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.

После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

1.4.3. Предложения по организации разработки модуля

«Управление документацией»

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.

2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля - очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

Вывод по главе 1

Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.

Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.

При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»

2.1.Составление перечня предъявляемых основных

функциональных и системно - технических требований к системе

автоматизации ДОУ

Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу-дарственным нормативным актам и корпоратив-ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо-вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:

Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.Делопроизводственные функции
1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).	+
1.2.Регистрация документов.	+ -
1.3.Контроль исполнения документов.	-
1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).	+ -
1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.	+ -
1.6.Учет передачи подлинников и копий документов.	-
1.7.Ведение номенклатуры дел.	-
1.8.Списание документов в дело.	-
1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.	-
1.10.Наличие справочников-классификаторов.	+ -
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.11.Учет договорной документации.	+
1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.	-
2.Организация электронного архива
2.1.Ведение баз данных.	+ -
2.2.Архивирование документов.	+ -
2.3.Полно - функциональный поиск.	-
2.4.Безопасность хранения документов.	-
2.5.Организация доступа к архиву.	+
3.Обеспечение задач электронного документооборота:
3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).	+ -
3.2.Работа с электронными файлами.	+ -
3.3.Средства криптозащиты.	+ -
3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	+ -
3.5.История работы с документами.	+ -
3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.	-
4.Управление документооборотом:
4.1.Управление потоками документов внут-ри организации.	-
4.2.Передача документов на испол-нение.	+ -
4.3.Контроль за движения (передачи) доку-ментов.	-
4.4.Определение местонахождения документов.	+
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
4.5.Контроль действий пользователей.	-
4.6.Получение сводок по документообороту.	+ -
4.7.Регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.	+ -
4.8.Маршрутизация документов.	+
4.9.Согласование документов.	+ -
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.	+
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1.Технология клиент - сервер.	+
1.2.Технология интернет\интранет.	+
1.3.Наличие электронной почты.	+
1.4.Наличие средств разработки приложений.	+ -
1.5.Наличие средств резервного копирования.	+ -
1.6.Наличие средств сканирования документов.	+
1.7.Интеграция в информационную среду организации.	+
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов	+ -
1.9.Удаленный доступ к базам данных.	+
1.10.Протоколирование действий в системе; совместная работа над документами	+ -
1.11.Территориально-распределенная работа.	+
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	+ -
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.	+
2. Эксплуатационные требования
2.1.Надежность автоматизированной системы.	-
2.2.Безопасность системы.	+
2.3.Администрирование системы.	+
2.4.Территориально-распределенная работа системы.	+
2.5.Количество одновременно работающих поль-зователей - до 100.	+
2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000.	-
3. Адаптационные возможности
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.	+
3.2.Обучение сотрудников организации.	+
3.3.Удобство настройки системы.	+
3.4.Возможность развития системы.	+

«+» - модуль соответствует критерию; «-» - не соответствует; «+ - » - данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

2.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для

экспертной оценки

Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.

Система баллов для экспертной оценки

Критерии	Количество баллов
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 250
1.1. Делопроизводство	От 0 до 110
1.1.1.создание документов	От 0 до 10
1.1.2. регистрация документов	От 0 до 15
1.1.3. контроль исполнения	От 0 до 15
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки	От 0 до 10
1.1.5. подготовка статистических данных	От 0 до 5
1.1.6. учет передачи подлинников и копий	От 0 до 5
1.1.7. ведение номенклатуры дел	От 0 до 10
1.1.8. списание документов в дело	От 0 до 5
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации	От 0 до 15
Критерии	Количество баллов
1.1.10. наличие справочников-классификаторов	От 0 до 5
1.1.11. учет договорной документации	От 0 до 10
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации	От 0 до 5
1.2. Управление документооборотом	От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внут-ри организации	От 0 до 10
1.2.2. передача документов на испол-нение	От 0 до 15
1.2.3. контроль движения (передачи) доку-ментов	От 0 до 15
1.2.4. контроль действий пользователей	От 0 до 10
1.2.5. получение сводок по документообороту	От 0 до 5
1.2.6. регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов	От 0 до 10
1.2.7. маршрутизация документов	От 0 до 5
1.2.8. согласование документов	От 0 до 5
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа	От 0 до 5
1.3. Организация электронного архива	От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных	От 0 до 5
1.3.2. архивирование документов	От 0 до 10
1.3.3. полно - функциональный поиск	От 0 до 10
1.3.4. безопасность хранения документов	От 0 до 5
1.3.5. организация доступа к документам	От 0 до 5
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП - средства криптозащиты;	От 0 до 10
1.4.2. работа с электронными файлами	От 0 до 5
1.4.3. средства криптозащиты	От 0 до 5
Критерии	Количество баллов
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	От 0 до 5
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 250
2.1. Программная реализация	От 0 до 150
2.1.1. технология клиент - сервер	От 0 до 20
2.1.2. технология интернет\интранет	От 0 до 15
2.1.3. наличие электронной почты	От 0 до 15
2.1.4. наличие средств разработки приложений	От 0 до 10
2.1.5. наличие средств резервного копирования	От 0 до 10
2.1.6. наличие средств сканирования документов	От 0 до 5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации	От 0 до 5
2.1.8. - интерфейс, взаимодействующий с другими программами	От 0 до 15
2.1.9. удаленный доступ к базам данных	От 0 до 10
2.1.10. протоколирование действий в системе	От 0 до 5
2.1.11. совместная работа над документами	От 0 до 5
2.1.12. территориально-распределенная работа	От 0 до 10
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	От 0 до 5
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему	От 0 до 20
2.2. Эксплуатационные требования	От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы	От 0 до 20
2.2.2. безопасность системы	От 0 до 10
2.2.3. администрирование системы	От 0 до 10
2.2.4. территориально-распределенная работа системы	От 0 до 10
2.2.5. количество одновременно работающих поль-зователей - до 100 человек	От 0 до 5
2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц	От 0 до 5
2.3. Адаптационные возможности	От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы	От 0 до 15
2.3.2. обучение сотрудников организации	От 0 до 10
2.3.3. удобство настройки системы	От 0 до 10
2.3.4. возможность развития системы	От 0 до 5

Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.¹⁰

_______________________________________

¹⁰ А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.С. 24-34

2.3.Поиск программных продуктов

При поиске и выборе программных продуктов на на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

· гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «КЭР»;

· завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

· объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

· невысокая стоимость;

· система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";

· платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

«Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.»⁴

_________________________________________

⁷Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2002. -- № 2. - С. 21--26.