Учёт движения денежных средств

Бухгалтерский учет в секторах осуществляется отдельной бухгалтерской группой с ведением бухгалтерских и налоговых регистров, журналов-ордеров, книг продаж и покупок, главной книги и прочих необходимых учетных документов. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и магнитных машинных носителях информации. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается директором предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

На ООО ПКФ «Славита и К» разработан график документооборота, в котором достаточно подробно отражен перечень документов, используемых предприятием. Для каждого документа установлено: кто составляет, подписывает, предоставляет, кому предоставляется, срок предоставления, для чего используется в бухгалтерском учете и срок хранения.(Приложение 6)

ООО ПКФ «Славита и К» ведёт бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета утвержден организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Министерством финансов Российской Федерации.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке.

Для ведения бухгалтерского учета в организации формируется учетная политика, предполагающая имущественную обособленность и непрерывность деятельности организации, последовательность применения учетной политики, а также временную определенность фактов хозяйственной деятельности.

Учетная политика ООО ПКФ «Славита и К» отвечает требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности.

В бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг и затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями, учитываются раздельно.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Первичные учетные документы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичный учетный документ должен быть составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным -непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляються сводные учетные документы.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции отражаються в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета обеспечиваеться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Имущество, обязательства и иные факты хозяйственной деятельности для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежат оценке в денежном выражении.

Оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, - по стоимости его изготовления (фактические затраты, связанные с производством объекта имущества).

В состав фактически произведенных затрат включаются, в частности, затраты на приобретение самого объекта имущества, уплачиваемые проценты по предоставленному при приобретении коммерческому кредиту, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем.

Под стоимостью изготовления признаются фактически произведенные затраты, связанные с использованием в процессе изготовления имущества основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других затрат на изготовление объекта имущества.

Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета.

Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие при этом суммовые разницы относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов (уменьшение расходов) у некоммерческой организации (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н)

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно при следующих фактах хозяйственной деятельности таблица 9:

Таблица 9

Факты хозяйственной деятельности при которых проводится инвентаризация

1	- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.
2	- при смене материально ответственных лиц;
3	- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
4	- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
5	- при реорганизации или ликвидации организации;
6	в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения

инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые

результаты (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли

относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм -

за счетвиновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (в ред. Приказа Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н)

Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с действующим Налоговым кодексом РФ. Система налогового учета организуется ООО ПКФ «Славита и К»

самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета. Порядок ведения налогового учета установлен налогоплатёльщиком в учетной политики для целей налогового учета.

Учет расчетов с бюджетом включает в себя уплату следующих налогов:

1. НДС;

2. налог на прибыль;

3. налог на имущество;

4. транспортный налог;

5. НДФЛ;

Дата возникновения обязанности по уплате НДС определяется по мере поступления денежных средств. Уплата НДС и предоставление налоговой декларации производится ежемесячно.

Для целей обложения налогом на имущество организации обеспечивается раздельный учет имущества, не облагаемого налогом (объекты мобилизационного назначения), путем открытия субсчета второго порядка к соответствующим счетам учета имущества.

Для целей налогообложения прибыли доходы и расходы признаются по методу начисления. Вести учет доходов и расходов раздельно по следующим видам деятельности: реализация товаров (работ, услуг) собственного производства; обслуживающих производств и хозяйств; реализация покупных товаров; ценных бумаг, не обращающихся на организованном рынке; реализация имущественных прав (кроме НМА); амортизируемого имущества; права требования.

Доходы от сдачи имущества в аренду учитываются в составе внереализационных доходов. Для целей определения даты признания расходов в части разовых и несущественных по величине затрат услуг (работ) производственного характера при отсутствии актов приема-передачи применяются иные документы, подтверждающие факт и дату оказания услуги, выполнения работ.

Сумма авансового платежа исчисляется, исходя из ставки налога и прибыли, подлежащей налогообложению, рассчитанной нарастающим итогом с начала налогового периода до окончания отчетного (налогового) периода по итогам каждого отчетного (налогового) периода.

Для формирования налоговой базы по налогу на прибыль используются самостоятельные регистры налогового учета. Формы аналитических регистров в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты: наименование регистра; период (дату) составления; измерители операций в денежном выражении; наименование хозяйственных операций; подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость представляет собой письменное заявление налогоплательщика о полученных доходах и производственных расходов, налоговых льготах и исчисленной суммы налога и (или) другие данные, связанные с исчислением и уплатой налога. (Приложение 7)

Налоговая декларация представляется каждым налогоплательщиком по каждому налогу, подлежащему уплате этим налогоплательщиком, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах в установленные законодательством о налогах и сборах сроки.

Налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика на бланке установленной формы. В установленных в НК РФ случаях налоговая декларация может предоставляться на диске или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Бланки налоговых деклараций предоставляются налоговым органам бесплатно. Налоговая декларация может быть представлена в налоговый орган лично или направлена по почте. Налоговый орган не вправе отказать в принятии декларации и обязан по просьбе налогоплательщика проставить отметку на копии налоговой декларации о принятии и дату ее предоставления. При отправке налоговой декларации по почте днем ее предоставления считается дата отправки заказного письма с описью вложения.

В ПБУ 18/02 определен порядок расчетов по налогу на прибыль. Прибылью признается доход, уменьшенный на величину производственных расходов. Ставка налога на прибыль установлена в размере 24 % (Приложение8). Текущий налог на прибыль - это налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет в отчетном периоде. Он исчисляется, как условный расход по налогу на прибыль + постоянное налоговое обязательство + отложенный налоговый актив - отложенное налоговое обязательство. Уплата налога на прибыль в бюджет производится организацией ежемесячно и оформляется бухгалтерской записью: Дт 99 Кт 68.

Облагаемой базой по налогу на прибыль является налогооблагаемая прибыль. Для расчета налогооблагаемой прибыли на ООО ПКФ «Славита и К» последовательно используются три формы документов:

1. отчет о прибылях и убытках;

2. справка о порядке отражения данных, отражаемых по строке 1 «Расчета

(налоговой декларации) налога от фактической прибыли»;

3. расчет (налоговая декларация) налога от фактической прибыли. Классификация доходов в целях налогообложения налога на прибыль следующая: доходы от реализации товаров (работ, услуг) и имущественных прав - рассчитываются как выручка от реализации собственной произведенной продукции и ранее приобретенных товаров (работ, услуг); - доходы от внереализационных операций: - доходы от сдачи имущества в аренду (если сдача имущества в аренду не является основным видом деятельности); - доходы от долевого участия в других организациях; - начисленные проценты по остаткам средств на счетах; - полученные штрафы, пени, неустойки за нарушение хозяйственных договоров; - стоимость безвозмездно полученного имущества и денежных средств; - положительные суммовые и курсовые разницы; целевые средства неиспользованные для целевого назначения. - доходы не учитываемые в целях налогообложения: кредиты и займы, средства переданные в залог, суммы авансовых платежей и предоплаты, иные аналогичные доходы.

К расходам связанным с реализацией относят:

1. материальные расходы;

2. расходы на оплату труда;

3. амортизационные расходы;

4. прочие расходы, связанные с производством и реализацией (представительские, почтово-телеграфные, рекламные и др.).

Объектом налогообложения является и имущество организации, отражаемое в активе баланса. Учет расчетов с бюджетом по налогу на имущество организации ведется на счете 68 (приложение Н).

Транспортный налог уплачивается авансовыми платежами поквартально (приложение О).

Так как ООО ПКФ «Славита и К» является налоговым агентом, то при каждой выплате работникам дохода исчисляет и удерживает с суммы выплаты НДФЛ и перечисляет в бюджет.

Также ООО ПКФ «Славита и К» является плательщиком единого социального налога (приложение П) и производит платежи по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам (приложение Р).

Эффективность бухгалтерского учета на ООО ПКФ «Славита и К» обеспечена соблюдением следующих основных принципов его ведения:

правильная денежная и стоимостная оценка имущества, обязательств и

хозяйственных операций в валюте РФ рублях;

двойственное отражение хозяйственных операций на взаимосвязанных счетах в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности;

документирование хозяйственных операций;

обязательность проведения инвентаризации имущества, обязательств и отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета.

соблюдение в течение года учетной политики отражения отдельных

хозяйственных операций, оценки имущества и обязательств, правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам;

разграничение в учете текущих затрат и капитальных вложений;

7) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца;

9) непрерывность ведения бухгалтерского учета и др.

В целом система бухгалтерского учета ООО ПКФ «Славита и К» не достаточно эффективна, т.к. степень ее надежности равна 70%, а неотъемлемый риск в системе бухгалтерского учета составляет 30 %.

Эффективность системы налогового учета на ООО ПКФ «Славита и К»

обеспечена соблюдением следующих принципов:

Формирование полной и достоверной информации о порядке учета для

целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода;

2) Обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля правильности, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налогов и сборов.

2.3 Оценка системы внутреннего контроля на ООО ПКФ «Славита и К»

Для успешной работы ООО ПКФ «Славита и К» необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого является постоянно действующая система внутреннего (внутрихозяйственного) контроля.

Согласно федеральному Правилу (стандарту) аудиторской деятельности N 8 "Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом", утвержденному Постановлением Правительства РФ от 04.07.2003 N 405 (далее - Правило (стандарт) N 8), система внутреннего контроля - это совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) информации.

Система внутреннего контроля (СВК) экономического субъекта должна включать в себя надлежащую систему бухгалтерского учета, контрольную среду и отдельные средства контроля. Под контрольной средой понимаются осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.

Эффективная организационная структура в вою очередь предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Следует отметить, что для каждого бухгалтера на ООО ПКФ «Славита и К» разработана должностная инструкция, в которой определяются обязанности и права, и самое важное - ответственность. Следовательно, есть возможность препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля. Функции сотрудника считаются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений.

В целом систему внутрихозяйственного контроля можно оценить, как очень низкую. В подтверждении сказанного приведем некоторые примеры. Пункт 7 Устава ООО ПКФ «Славита и К» закрепляет, что контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества осуществляет ревизионная комиссия. Порядок работы ревизионной комиссии относится к компетенции Общего собрания учредителей. В действительности же на предприятии нет и не создается ревизионная комиссия. Кроме того, не организован отдел «внутреннего аудита», которому можно передавать часть функций по поддержанию СВК. Вся система контроля заключается в регулировании системы бухгалтерского учета главным бухгалтером. Это достаточно негативный момент функционирования данного предприятия, так как затрудняется обнаружение причин тех или иных упущений в деятельности ООО ПКФ «Славита и К», снижает достоверность бухгалтерской финансовой отчетности, что снижает эффективность управленческих решений.

Рассмотрим элементы системы внутреннего контроля ООО ПКФ «Славита и К» рисунок 9.

Рисунок 9 - Элементы системы внутреннего контроля ООО ПКФ «Славита и К»

Фактический контроль в системе бухгалтерского учета - один из основных элементов, необходимый для фактического контроля сохранности имущества.

Бухгалтерский учет в свою очередь неразделим с документальным контролем, так как все факты финансово-хозяйственной деятельности должны быть подтверждены документально.

Планово-экономическая служба проводит анализ плановых показателей, их сравнение с фактическими; выявляет отклонения плана от факта; вводит какие либо совершенствования и др..

Контрольная среда включает в себя функции аппарата управления, т.е. ответственна за общее состояние бизнеса, в том числе контроля в организации и утверждение политики контроля.

Основная цель или задача службы безопасности данного предприятия заключается в обеспечении сохранности активов. Но не стоит забывать о том, что контроль и работа его службы должны оцениваться в конкретных условиях производства с учетом сопоставимости объектов исследования по целому ряду показателей.

Эффективность системы контроля и работы его службы следует также оценивать по частным критериям, которые в определенной степени выражают взаимосвязи между показателями. Основные частные критерии эффективности контроля: результативность или производительность труда службы контроля, экономичность и эффективность аппарата этой службы.

Для определения данных критериев необходимы объективные данные о численности службы внутреннего контроля, оплате их труда, достигнутых результатах и затратах.

Для оценки эффективности внутреннего контроля необходимо прежде всего определить экономичность (Э_к) системы как отношение расходов на содержание и функционирование службы внутреннего контроля (зарплата, канцелярские расходы, амортизация, содержание легкового автотранспорта и др.) к количеству среднегодовых работников. Чем меньше Э_к, тем экономичнее система внутреннего контролем.

Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего контроля используют и другие показатели, например такие как тесты средств контроля. Степень надежности системы внутреннего контроля ООО ПКФ «Славита и К» составляет 64%, а неотъемлемый риск в СВК равен 36%. (Приложение С)

2.4 Учет наличных и безналичных денежных средств на ООО ПКФ «Славита»

Денежные средства ООО ПКФ «Славита и К» находятся в кассе в виде наличных денежных средств и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах,на открытых особых счетах,чековых книжках и т.д

ООО ПКФ «Славиа и К» производит расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов. Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО ПКФ «Славита и К» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций касса на ООО ПКФ «Славита и К» представляет собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Денежные средства могут как поступать в кассу. Так и расходоваться из нё. Основанием поступления и расходования денежных средств могут быть разными. В частности. Поступать в кассу денежные средства могут за продукцию,товары, работы, услуги; по разным причинам могут возвращаться ранее выданные (перечисленные) поставщикам авансы, неиспользованные подотчетные суммы, излишне выданная заработная плата, суммы возмещения материального вреда и др.

Расходование средства может производиться по согласию с обслуживающими банками на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, аванс на командировочные расходы, под отчет.

Каждое поступление и каждая выплата денежных средств должны быть оформлены соответствующими документами

Ведение кассовых операций регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Реше-нием Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее-Порядок ведения кассовых операций). Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и орга-низаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласова-нию с Банком России и Минфином России (п. 12 Порядка ведения кассовых операций).

В настоящее время действуют формы, согласованные с Минфи-ном России, Минэкономики России, Банком России и утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

К ним, в частности, относятся:

- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку-ментов (форма № КО-3);

- кассовая книга (форма № КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ( форма № КО-5).

Поступление денежных средств в кассу ООО ПКФ «Славита и К» оформляется приходными кассовыми ордерами (приложение У), которые выписываются в бухгал-терии (где они сразу же регистрируются в журнале регистрации при-ходных и расходных кассовых документов). После получения в кассу денежных средств кассир на основании приходного кассового ордера делает соответствующую запись в кассовой книге. Лицу, которое вносит деньги в кассу, выдается квитанция к при-ходному кассовому ордеру о приеме денег.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступ-ления денег в кассу как при применении методов ручной обработки, так и при обработке информации с применением средств вычисли-тельной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в документе не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций). Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и рас-ходных кассовых документов (форма № КО-3). После заполнения и регистрации приходный кассовый ордер и кви-танция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполно-моченным письменным распоряжением руководителя (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Также указывается расшифровка подписи - инициалы и фамилия. При получе-нии приходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документе;

- правильность оформления документа;

- наличие перечисленных в документе приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает приходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Если все указанные требования выполнены, то кассир принимает деньги. На приходном кассовом ордере и квитанции немедленно после получения денег он ставит свою подпись, инициалы и фамилию.

На квитанции кассир также указывает дату приема денег и заверяет свою подпись печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Прием денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приложенные к кассовому ордеру документы погашаются штам-пом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года). После получения денег в кассу квитанция к приходному кассово-му ордеру отрывается по линии отреза и выдается на руки лицу, сдав-шему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения денег по приходному кассовому ордеру. Приходный кассовый ордер и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению в кассу организации денежных средств:

Дебет счета 50 Кредит счета 51 (52, 55) - в кассу поступили денежные средства с банковских счетов (расчетного, валютного или специального);

Дебет счета 50 Кредит счета 58 (субсчет «Предоставленные займы») - в кассу организации поступили суммы краткосрочных (или долгосрочных) займов, предоставленных ранее другой организации;

Дебет счета 50 Кредит счета 60 -- поступили в кассу от поставщиков и подрядчиков суммы переплат в связи с взаимной проверкой обязательств сторон (в кассу возвращены авансы, выданные поставщикам и подрядчикам в связи с расторжением договоров с ними);

Дебет счета 50 Кредит счета 62 -- оприходованы наличные денежные средства, поступившие от покупателей и заказчиков (в том числе за реализованное имущество и имущественные права), или отражены суммы авансов, принятых в кассу от покупателей и заказчиков;

Дебет счета 50 Кредит счета 66 (67) -- приняты в кассу средства от заимодавцев, предоставленные ими в качестве краткосрочных или долгосрочных ссуд (получена выручка за реализацию краткосрочных или долгосрочных облигаций);

Дебет счета 50 Кредит счета 70 -- возвращены в кассу излишне уплаченные суммы оплаты труда;

Дебет счета 50 Кредит счета 71 -- подотчетными лицами возвраще-ны в кассу неизрасходованные суммы;

Дебет счета 50 Кредит счета 73 -- от сотрудников приняты в кассу суммы за реализованную им со скидкой форменную одежду (поступили платежи от работников, которым продана продукция в рассрочку, и т.п.);

Дебет счета 50 Кредит счета 75 -- оприходованы наличные денеж-ные средства, внесенные учредителями в качестве вкладов в уставный капитал организации (отражены дополнительные взносы акционеров в связи с увеличением номинальной стоимости или дополнительным выпуском акций);

Дебет счета 50 Кредит счета 76 -- оприходованы в кассу поступле-ния от родителей за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, входящих в состав обслуживающих производств и хозяйств (приняты на учет наличные денежные средства, внесенные поставщиками в зачет предъявленных им претензий; получены суммы страховых возмещений от страховых компаний);

Дебет счета 50 Кредит счета 79 (субсчет «Расчеты по договору дове-рительного управления имуществом») -- учредителем управления от до-верительного управляющего получены в кассу денежные средства в счет причитающейся прибыли;

Дебет счета 50 Кредит счета 83 - отражен эмиссионный доход от продажи акций организации;

Дебет счета 50 Кредит счета 86 -- оприходованы наличные денеж-ные средства, предназначенные для целевого использования;

Дебет счета 50 Кредит счета 91 -- отражены излишки денежных средств в кассе, выявленные при инвентаризации (получены суммы санкций от должников; получены проценты по выданным другой орга-низации займам; приняты суммы дебиторской задолженности, ранее списанной как безнадежной к получению; отражена положительная курсовая разница по операциям с наличной иностранной валютой);

Дебет счета 50 Кредит счета 98-1 -- в качестве доходов будущих периодов в кассу поступили денежные средства (в том числе взносы пайщиков и оплата различных абонементов);

Дебет счета 50 Кредит счета 98-2 -- оприходованы безвозмездно полученные наличные денежные средства.

Порядок поступления денежных средств рассмотрим на примере 1

Пример 1

В кассу ООО ПКФ «Славита и К» от Ивушкина Сергея Петровича принят возврат неиспользованного аванса в сумме 1547-89 руб. В результате чего был выписан приходный кассовый ордер № 33 от 16.03.07 г. на сумму 1547-89 руб. . основание-возврат неиспользованного аванса и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая выдается на руки Ивушкину С.П.

Бухгалтер ООО ПКФ «Славита и К» сделал следующие бухгалтерские записи Дебет 50.1- Кредит 71.1 - 1547-89 руб. подотчетным лицом возвращена в кассу неизрасходованная сумма.

Порядок документального отражения учета расхода денежных средств на ООО ПКФ «Славита и К» представим на рисунке 11

Оформление расходного кассового ордера

(заполнение реквизитов, подпись кассира)

Разрешение руководителя и гл. бухгалтера

на выдачу наличных денежных средств

Подпись лица, получающего денежные

средства на расходном кассовом ордере

Выдача наличных денежных средств на руки

Запись в кассовую книгу

Отражение в бухгалтерском учете

Рисунок 11 - Документальное отражение учета расхода денежных средств

Выдача наличных денег из кассы ООО ПКФ «Славита и К» производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на вы-дачу денег, счетам и др.) с наложением на такие документы штампа с реквизитами этого расходного кассового ордера. Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ор-дер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера. В частности, после выдачи заработной платы по платежной ведомости (приложение Х) в бухгалтерии на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на ведомости (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченны-ми. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если на погрузочно-разгрузочные работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег лицам, привлекаемым на указанные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомостям. Ведомости составляются отдельно по каждой органи-зации, работники которой были направлены на указанные работы.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в условиях традиционных методов об-работки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре ра-ботником бухгалтерии. Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до пе-редачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (приложение Ф).

После заполнения расходного кассового ордера его подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное письменным распоряжением руководителя.

Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись руко-водителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств. Выдача расходных кассовых орде-ров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера на

документе;

- правильность оформления документа;

- наличие перечисленных в документе приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежаще-го оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются де-нежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек -- цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой. В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяю-щего личность получателя, который кассир согласно п. 15 Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. Таким документом, например, может быть паспорт, военный билет, водительские права. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (п. 15 Порядка ведения кассовых операций).

Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (чис-ла, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смог воспользоваться с целью получения денег из кассы вторично.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому заменяю-щему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не до-пускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Запись производится на том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по приходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по расходованию денежных средств из кассы организации:

Дебет счета 57 Кредит счета 50 - переданы инкассатору наличные денежные средства для отправки в банк;

Дебет счета 58 Кредит счета 50 -- предоставлены долгосрочные (или краткосрочные) денежные займы другим организациям (в том числе под векселя);

Дебет счета 60 Кредит счета 50 -- из средств кассы погашена задол-женность перед поставщиками и подрядчиками (выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей);

Дебет счета 62 Кредит счета 50 -- возвращена заказчикам излишне полученная с них наличная денежная сумма (возвращены авансы, полученные от покупателей и заказчиков);

Дебет счета 66 (67) Кредит счета 50 -- отражено погашение налич-ными денежными средствами краткосрочных (долгосрочных) заем-ных обязательств;

Дебет счета 68 Кредит счета 50 -- внесены в бюджет наличными штрафные санкции, налагаемые на должностных лиц;

Дебет счета 69 Кредит счета 50 -- за счет фондов социального стра-хования и обеспечения осуществлены выплаты работникам;

Дебет счета 70 Кредит счета 50 -- выплачена заработная плата пер-соналу;

Дебет счета 71 Кредит счета 50 -- выданы из кассы подотчетные суммы;

Дебет счета 75 Кредит счета 50 - выплачены из кассы дивиденды учредителям, не являющимся работниками предприятия;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 -- оплачены из кассы услуги (вы-плачена депонированная заработная плата; оплачены из средств кас-сы страховые взносы по договорам страхования, заключенным со стра-ховыми компаниями; оплачены из кассы штрафные санкции по хо-зяйственным договорам);

Дебет счета 76 Кредит счета 50 -- участником договора простого товарищества компенсированы убытки, понесенные в ходе совмест-ной деятельности;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена компен-сация комитенту за утерянные товары (комиссионером отражены налич-ные денежные средства, выданные комитенту за реализованные товары);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 -- отражены отрицательные курсо-вые разницы по валютным денежным средствам в кассе (за наруше-ние договорных обязательств оплачены штрафы и неустойки);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 -- комиссионером выплачена коми-тенту из кассы неустойка за задержку перечисления денежных средств;

Дебет счета 94 Кредит счета 50 -- при инвентаризации кассы вы-явлена недостача денежных средств.

Порядок выдачи денежных средств рассмотрим на конкретном примере 2

Пример 2

Сотрудница Носова Татьяна Дмитриевна для нужд ООО ПКФ «Славита и К» закупила канцелярские товары . Денег выданных ей под авансовый отчет не хватило и она добавила свои. После составления авансового отчета № 22 от 06.03.07 г. перерасход составил 315-03 коп. Для выдачи наличных денежных средств был выписан расходный кассовый ордер № 39 от 16.03.07 г. на сумму

315-03 руб. Подписан генеральным директором, главным бухгалтером, кассиром. После своей подписи в расходном кассовом ордере Носова Татьяна Дмитриевна получила денежные средства на руки.

Бухгалтер сделал следующие бухгалтерские записи:

Дебет 71.1 -Кредит 50.1- 315-03 выдан из кассы перерасход по авансовому отчету

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых докумен-тов и кассовая книга, как правило, заводятся на определенный пери-од. В зависимости от совершаемых с денежными средствами опера-ций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установ-ленный организацией период.

Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных ,расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.) до пе-редачи в кассу ООО ПКФ

«Славита и К» применяется журнал регистрации при-ходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3 (приложение Я).

Регистрация кассовых документов может осуществляться с приме-нением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассо-вых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивает-ся также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег (в том числе при при-еме наличных денежных средств с использованием ККТ) ООО ПКФ «Славита и К» учитывает в кассовой книге (п. 22 Порядка ведения кас-совых операций).

ООО ПКФ «Славита и К» ведет только одну кассовую книгу, контроль за правильностью ведения которой возлагается на главного бухгалте-ра организации Носова Вячеслава Васильевича.

Кассовая книга, как и журнал регистрации, заводится на опреде-ленный период - это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Открывая новую кассовую книгу в начале установленного органи-зацией периода, необходимо ее,как уже было сказано, пронумеро-вать,прошнуровать и опечатать, заполнить обложку, титульный лист и последнюю страницу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опе-чатана сургучной или мастичной печатью (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) за-полняется с лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу. Она является отрывной частью листа и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Кон-торский», «Жидкое стекло»), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея (п. 23 Порядка ведения кассовых операций).

До внесения каких-либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на ее последней странице. По строке «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге. Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью или штампом.

Кассовая книга на ООО ПКФ «Славита и К» ведется автоматизированным способом (при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов).

Порядок ведения кассовой книги на ООО ПКФ «Славита и К» представим на рисунке 12.

Формирование листов Передача отчета кассира

Рисунок 12 - Порядок ведения кассовой книги

При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» (приложение Ю). Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» (приложение Ю) .Обе названные машинограммы составляються к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмот-ренные формой кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций). Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме -- общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составле-ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух-галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства их использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хра-нятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календар-ного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

ООО ПКФ «Славита и К» имеет в кассе наличные деньги в пределах лимита остатка кассы в сумме 4 000 руб., установленного банком, по согласованию с руково-дителем предприятия. При необходимости лимит остатка кассы можно пересмотреть (п. 5 Порядка ведения кассовых операций).

ООО ПКФ «Славита и К» обязано сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

ООО ПКФ «Славита и К», имеющее постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками может расходовать ее на опла-ту труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяй-ственной продукции, покупку канцелярских и хозяйственных товаров, на командировочные расходы.

ООО ПКФ «Славита и К» не имеет права накапливать в своей кассе наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно п. 9 Порядка ведения кассовых операций ООО ПКФ «Славита и К» имеют право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установ-ленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней.