Бухгалтерский учет денежных средств на примере компании ООО "Имос-сервис"

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Денежные средства как объект бухгалтерского учета и финансово-хозяйственного контроля.

1.1 Организация денежного оборота, задачи учета и контроля состояния и движения денежных средств

1.2 Обзор экономической литературы и основные проблемы по теме исследования

1.3 Организационно-экономические особенности деятельности торговой организации и их влияние на положения учетной политики

2. Учет денежных средств

2.1 Организация кассовой работы и сохранности денежных средств

2.2 Документальное оформление движения денежных средств в кассе и денежных документов

2.3 Документальное оформление движения денежных средств на счетах в банке и переводов в пути

2.4 Синтетический и аналитический учет денежных средств

2.5 Раскрытие информации о наличии и использовании денежных средств в отчетности и направления совершенствования методики учета денежных средств

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов.

Предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства, сырье, материалы и другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с покупателями за купленные ими товары, с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом и налоговыми органами по различного рода платежам, с другими организациями и лицами по разным хозяйственным операциям.

Поэтому важное значение для благополучия предприятий имеет своевременность денежных расчетов, тщательно поставленный учет кредитных и расчетных операций.

Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

Все расчеты осуществляются в денежной форме. Денежные средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоко ликвидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте.

Наличными средствами, как правило, ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

Этим и занимается бухгалтерский учет денежных средств, целью которого является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий , инвестиционные фонды и т.д.).

Актуальность и значимость этих вопросов и повлияли на выбор мною темы для написания данной работы, объектом изучения которой являются денежные средства предприятия.

Целью работы является изучение организации бухгалтерского учета денежных средств согласно требованиям и нормам, установленным Законодательством Республики Беларусь, на примере компании ООО «Имос-сервис» и разработка предложений по его совершенствованию.

1. Денежные средства как объект бухгалтерского учета и финансово-хозяйственного контроля

1.1 Организация денежного оборота, задачи учета и контроля состояния и движения денежных средств

Деньги представляют собою особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом. С возникновением денег они стали выполнять несколько функций:

меры стоимости, где они выступают как идеальные, счетные деньги для измерения стоимости произведенной готовой продукции, приобретенных товаров, затрат живого и овеществленного труда и т. д.;

средства обращения, где они представлены полноценными деньгами (золотые и серебряные монеты) и их заменителями (неполноценные монеты и бумажные деньги) для осуществления товарного обмена. Функционирование денег как средства обращения представляет непрерывную цепь превращения товаров (Т) в деньги (Д) и денег в товар (Т--Д--Т);

средства платежа, где они выступают как полноценные деньги и их заменители, включая “кредитные деньги” (векселя). В этой функции деньги используются при безналичных расчетах с поставщиками, подрядчиками, покупателями и т.д., а также при расчетах наличными с работниками по оплате труда, выплате пособий, пенсий, выигрышей по облигациям и т. д.;

средства накопления, где они могут накапливаться на счетах юридических лиц, на вкладах физических лиц, но, к сожалению, государство пока полностью не гарантирует их сохранность, так как это накопление производится неполноценными деньгами.

Если же это накопление будет производиться полноценными деньгами, то они будут выполнять функцию сокровища;

мировые (всемирные) деньги, где они выступают в виде слитков золота, и в случае необходимости производят их продажу в обмен на иностранную валюту с последующим использованием ее в качестве средств платежа.

Все функции денег являются объектом бухгалтерского учета.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

· Формирование полной и достоверной информации о фактическом состоянии и движении денежных средств;

· контроль за наличием, состоянием и использованием денежных средств и денежных документов. Эта задача выполняется путем своевременного документирования хозяйственных операций и их отражения в учетных регистрах;

· контроль за соблюдением кассовой и расчетно - платежной дисциплины;

· контроль за целевым и рациональным использованием денежных средств, находящихся в распоряжении предприятия

· выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Если же брать отдельно задачи учета кассовых операций и денежных документов, то ими являются:

§ обеспечение условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

§ соблюдение порядка хранения чековых книжек, выписок чеков и получения по ним денег;

§ своевременное и правильное оформление документов по движению наличных денежных средств;

§ своевременное и полное оприходование денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;

§ ежедневный контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе;

§ контроль за расходованием денежных средств по целевому назначению;

§ контроль соблюдения предела расчетов, установленного руководителем обслуживающего банка;

§ своевременное отражение наличия и движения денежных средств в регистрах бухгалтерского учета.

1.2 Обзор экономической литературы и основные проблемы по теме исследования

При написании данной курсовой работы было изучено большое количество литературы, это и нормативные документы, и учебные пособия, и периодические издания.

Нормативной и законодательной базой написания курсовой работы послужили постановления Национального банка, Совета Министров, Министерства по налогам и сборам, Министерства сельского хозяйства и продовольствия и Министерства финансов Республики Беларусь, а также Указы Президента Республики Беларусь. Нормативные документы, утвержденные этими органами, позволяют правильно организовать учет в организации, следить за всеми изменениями в области бухгалтерского и налогового учета.

При изучении теоретических основ учета денежных средств автор работы опирался на следующие нормативные документы: Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь.

Основным правилам ведения кассовых операций с белорусскими рублями и в иностранной валюте посвящены статьи Ольги Щурок «Кассовые операции с белорусским рублями» и «Кассовые операции в иностранной валюте», опубликованные в журналах «Главный бухгалтер. Торговля» (13)

Учет денежных средств в кассе организации является одним из важнейших участков работы бухгалтерии. Именно здесь необходимы прежде всего точность в оформлении документации, ежедневный учет и контроль за совершением операций с денежными средствами. Поэтому осуществление кассовых операций, а именно правила оформления кассовых документов, строго регламентируется Приказами Министерства Финансов Республики Беларусь, Постановлениями Министерства торговли Республики Беларусь и другими документами.

Планом счетов и инструкцией по его применению к счету 50 «Касса» предусмотрен субсчет 3 «Денежные документы», но в настоящее время еще не разработаны первичные документы, регистры, отражающие поступление и выбытие денежных документов. Так, Анищенко Н. в своей статье «Учет кассовых операций» пишет о целесообразности выписки приходных и расходных кассовых ордеров на поступление в кассу и списание денежных документов (14) А вот аудитор Лемеш В. в статье «Бухгалтерский учет денежных документов», напротив, считает, что не совсем корректно выписывать первичный документ на уже имеющийся, ведь при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке, по приходу и расходу), серии же и номера банкнот, а также их номинал роли не играют (14)Что же касается денежных документов, то их необходимо учитывать как по видам (марки почтовые, марки государственной пошлины), так и по номиналу . По мнению автора курсовой работы, вопросу учета денежных документов следует уделить внимание.

Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь и Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь уточнен перечень нарушений, за которые организации несут ответственность, а также уточнен порядок наложения и уплаты штрафов.

Нонна Рабец в статье «Нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными» подробно и доступно определяет меры ответственности за превышение лимита остатка кассы, за несоблюдение сроков сдачи выручки, сроков возврата средств, выданных под отчет и за другие нарушения (12)

Одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе организации является инвентаризация, которая проводиться в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Министерства Финансов Республики Беларусь от 05.12.1995 №54. Данному вопросу посвятил Виктор Кожарский статью «Инвентаризация денежных средств в кассе организации». В ней автор рассматривает порядок проведения инвентаризации, порядок заполнения документов, отражающих результаты инвентаризации, указывает, как отражаются в бухгалтерском учете результаты инвентаризации (14)

Правила ведения кассовых операций достаточно изучены и поэтому, как говорилось ранее, строго регламентированы, и авторы в своих статьях, в основном, пишут о кассовых операциях на основании нормативных документов. Следовательно, нет больших расхождений мнений у авторов на счет различных аспектов правил ведения кассовых операций.

1.3 Организационно-экономические особенности деятельности торговой организации и их влияние на положения учетной политики

Бухгалтерский учет в торговых организациях ведется в соответствии с учетной политикой организации. Под учетной политикой понимается выбранная совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов уставной деятельности.

К формированию учетной политики необходимо подходить ответственно, так как утвержденная учетная политика является локальным нормативным актом. Понятие учетной политики, правила построения, оформления, а также внесения изменений в учетную политику организации регулируются нормами ст. 6 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. от 25.06.2001 № 42-З), Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утвержденным постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 № 62 (в ред. от 12.11.2003 № 152) (далее - Положение по учетной политике).

Каждая организация разрабатывает учетную политику самостоятельно. При этом необходимо соблюдать основные принципы, заложенные в Законе РБ "О бухгалтерском учете и отчетности".

При формировании учетной политики организация должна выбрать один из нескольких допускаемых законодательством (не противоречащих ему) способов ведения бухгалтерского учета. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из действующих положений по бухгалтерскому учету.

Учетная политика формируется главным бухгалтером с привлечением специалистов различных служб и утверждается руководителем организации.

Формируемая в организациях учетная политика должна охватывать все стороны организации бухгалтерского учета: методическую, организационную, техническую.

Для правильного составления учетной политики требуется тщательное изучение существующих нормативных актов на предмет выявления допустимых вариантов учета.

Положение об учетной политике должно включать:

- способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности;

- методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

- разработанный на основании Типового плана счетов бухгалтерского учета рабочий план счетов, содержащий применяемые организацией счета для ведения синтетического и аналитического учета;

- формы первичных учетных документов, используемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;

- правила документооборота и технологию обработки учетной информации;

- системы регистров бухгалтерского учета;

- порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации;

- приемы контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для рациональной постановки бухгалтерского учета. Система внутреннего контроля может осуществляться службой внутреннего аудита;

- иные соответствующие способы и приемы.

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные действующей организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения учетной политики (или изменений, вносимых в нее по решению организации).

В торговых организациях на положения учетной политики влияют его особенности. В отличие от других видов деятельности (производство, оказание услуг, сельское хозяйство и т.д.) в торговле основным способом получения дохода организации является реализация товаров. (13)

Товары на предприятиях торговли могут учитываться как в покупных, так и в продажных ценах. При составлении учетной политики и выборе варианта ведения учета товаров необходимо руководствоваться Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Министерством финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 г. № 89

Прибыль от реализации продукции может приниматься по оплате продукции, отгруженной покупателю или по факту отгрузки.

В предприятиях розничной торговли часто случаются недостачи и потери товаров, произошедшие не по вине организации. Списание потерь в магазинах самообслуживания может происходить за счет прибыли предприятия, по нормам, утвержденным Министерствам торговли, а так же по нормам, утвержденной самими организациями торговли.

В течение периода деятельности торгового предприятия возможна дооценка товаров. В оптовой торговле дооценка может происходить до уровня цен последнего приобретения аналогичных товаров, до уровня цен товаропроизводителей на момент реализации этих товаров, либо образовавшиеся суммы дооценки направляются на пополнение собственных оборотных средств. При выборе способа учета дооценки в учетной политике необходимо руководствоваться Постановлением Министерства торговли от 30 июля 2001 г. № 32 ( с изм. и доп.)

На предприятии ООО «Имос-сервис», занимающейся розничной торговлей, а так же оказанием услуг по ремонту и техническому обслуживанию легковых автомобилей и других транспортных средств по заказам населения, способы ведения бухгалтерского учета изложены в Положении по учетной политике на 2008 год. (Приложение А) .

Так на предприятии выручка от реализации товаров отражается в бухгалтерском учете по мере отгрузки товаров. Расходные материалы менее 1 базовой величины учитываются по учетной цене на момент поступления в дебете счета 10 «Материалы». При ведении бухгалтерского и налогового учета используется автоматизированная форма учета с применением программы «1С:Бухгалтерия -7.7».Утвержден план счетов, используемый на предприятии (Приложение Б)

2. Учет денежных средств

2.1 Организация кассовой работы и сохранности денежных средств

денежный оборот кассовый учетный

Кассовыми операциями называются операции с наличными денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и юридическими лицами.

Порядок осуществления кассовых операций в организациях определяется в настоящее время Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03 2003 №57 и Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 №98.

Все расчеты между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями проводятся, как правило, в безналичном порядке. Вместе с тем Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. №359, допускает следующие случаи расчетов наличными денежными средствами:

1. Между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями с разрешения руководителя обслуживающего банка - в размере не более 50 базовых величин в месяц;

2. В размерах, превышающих 50 базовых величин в месяц:

с рынками за оказываемые ими услуги, за исключением аренды помещений, - в порядке, определенном Национальным банком;

с магазинами-складами за приобретаемые у них товары - в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь и Национальным банком;

с ветеринарными и фитосанитарными службами - в порядке, определенном Национальным банком;

с юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими международные автомобильные перевозки грузов - за топливо и услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров Республики Беларусь и в порядке, установленном Национальным банком;

за продукцию (товары, работы, услуги), аренду площадей, платежей в бюджет (в том числе в государственные целевые бюджетные фонды) и в государственные внебюджетные фонды в случае внесения этих денежных средств непосредственно в кассы банков с последующим их зачислением на текущие (расчетные) счета получателей в порядке, определенном Национальным банком.

3. Без ограничения их размера - для юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих выставочную деятельность (за услуги, кроме оплаты аренды площадей), розничную торговлю.

Кассовые операции выполняет кассир. Его должность предусматривается в штате предприятия. При приеме на работу с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности. На небольших предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Кассир отвечает за сохранность денежных средств в кассе и несет полную материальную ответственность за причиненный ущерб. Ему запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другим лицам. Если возникает необходимость в его временной замене (по болезни или другим причинам), исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности. (4)

В соответствии с нормативными актами для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

закрываться на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь.

укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

Кроме того, Правилами ведения кассовых операций в РБ предусмотрены единые требования по техническому укреплению помещения кассы, оборудованию его средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации, даны рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

Все предприятия, организации и учреждения (далее -- предприятия) без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. В то же время предприятиям разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы -- например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью банки устанавливают предприятиям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка кассы - предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Лимит остатка кассы определяется с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег

Лимит остатка кассы устанавливается банком по согласованию с предприятием ежегодно. Для его установления необходимо представить «Заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, на ______ год».

В случае непредставления указанной заявки срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит остатка кассы - нулевым, не сданные в банк наличные деньги - сверхлимитными.

Лимит остатка кассы устанавливается по времени на конец рабочего дня организаций, их подразделений. Наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий рабочий день банку либо эксплуатационному предприятию Министерства связи Республики Беларусь. При этом учитывается время на подготовку и формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи в банк, эксплуатационным предприятиям Министерства связи Республики Беларусь.

Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки по просьбе организации в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены банком самостоятельно на основании результатов проверки организации по вопросам соблюдения правил ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными деньгами, иной тематической проверки в случае уменьшения объемов кассовых оборотов организации.

Надо отметить, что при установлении лимита остатка кассы не учитывается сумма выручки, поступившей от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг), оплаченных в безналичном порядке посредством чеков из чековых книжек, расчетных чеков, банковских пластиковых карточек и других форм безналичных расчетов.

На изучаемом предприятии сверхлимитные денежные средства могут храниться не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке, а по истечении этого срока сдаются в банк.

Организации имеют право хранить в кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пособий, дивидендов, осуществление выплат педагогическим работникам на приобретение методической литературы на срок не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей (10)

Порядок и сроки сдачи наличных денег, размер расходования наличных денег из выручки, лимит остатка кассы устанавливаются согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10. 2002 №213.

В случае реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты организациями должны использоваться кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь. А в Государственный реестр включаются те модели, которые соответствуют государственным стандартам.

Использование кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем осуществляется в соответствии с эксплуатационной документацией.

Кассовые суммирующие аппараты и специальные компьютерные системы, подлежат регистрации в налоговом органе по месту регистрации юридического лица в качестве налогоплательщика.

Важным элементом организации сохранности денежных средств является аудит кассы и кассовых операций.

При аудите кассы и кассовых операций необходимо руководствоваться в первую очередь Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03.2003 г. № 57, Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 №98.

Для достижения целей аудита кассовых операций должны быть решены следующие задачи:

* проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

* проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь и кассовой дисциплины;

* соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

* соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег;

* контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных из банка, при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;

* соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;

* соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;

* проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций (11)

После проведения инвентаризации кассы составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (Приложение В)

2.2 Документальное оформление движения денежных средств в кассе и денежных документов

К основным документам, регулирующим порядок оформления кассовых операций, относятся:

§ Приказ Министерства Финансов Республики Беларусь от 29.10.1999 №311 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

§ Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь от 19.04.2001 №43 «Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации»;

В настоящий момент утверждены и действуют бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС и квитанции формы КВ-1 для отражения операций по поступлению белорусских рублей в кассу организации, а также приходный кассовый ордер формы КО-1в, который применяется для оформления приема наличной иностранной валюты.

Бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС, квитанции формы КВ-1 и приходного кассового ордера формы КО-1в учитываются как бланки, которые регистрируется в Государственном реестре бланков строгой отчетности.

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) (Приложение Г) состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции (Приложение Д) . Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. (11)

Денежные средства могут поступать в кассу:

со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др. При снятии наличных денежных средств со счетов в банке используется чековая книжка (Приложение Е).

в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);

в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.

При заполнении приходного кассового ордера указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ООО «Имос-сервис»), если от физического лица -- фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.

Талон формы 20-ФС применяется для приема денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет. В талоне указываются наименование продукции (товаров, работ, услуг), количество, цена за единицу, сумма, дата реализации. Заполненные корешки талонов остаются у продавца (кассира) и прилагаются к кассовому отчету, хранятся на протяжении срока, установленного для хранения бухгалтерских документов, и не могут быть уничтожены до проведения проверки государственной налоговой инспекцией. Квитанция талона выдается покупателю.

Квитанция формы КВ-1 применяется для приема денежных средств при реализации предприятиями продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет в пунктах продажи (обслуживания), где необязательно использование кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем. Квитанция служит также документом, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг).

Квитанции выписываются продавцом не менее чем в двух экземплярах, при этом первый экземпляр остается у продавца, а второй вручается покупателю. Получатель денежных средств (кассир) обязан правильно заполнить все реквизиты квитанции.

Приходный кассовый ордер формы КО-1в применяется для оформления приема наличной иностранной валюты в кассы организаций. Бухгалтер обязан правильно заполнить все реквизиты данного документа. Порядок же заполнения его такой, как и у рублевого кассового ордера, только имеются дополнительные графы: «Наименование иностранной валюты», «Сумма иностранной валюты», «Курс Национального банка Республики Беларусь», «Сумма рублевого эквивалента иностранной валюты» [1, с.37].

Выдача наличных денег из касс субъектов хозяйствования производится по следующим документам:

· расходному кассовому ордеру формы КО-2;

· расходному кассовому ордеру формы КО-2в;

· платежной ведомости формы ТО-8а (с наложением реквизитов расходного кассового ордера или приложением расходного кассового ордера на общую сумму);

Кроме вышеуказанных документов может применяться расчетно- платежная ведомость формы ТО-7.

Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (Приложение Ж) должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

1. На “закрытую” расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т. д. По истечении срока, установленного для расчетов с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп “ДЕПОНИРОВАНО” или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т. д., поставить штамп “РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР № _ ”.

2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку.

4. При выдаче денег под отчет для приобретения материально-производственных ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.

5. При взносе наличных денежных средств на расчетные счета предприятия, например взноса по договору займа

При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными (Приложение И). Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание.

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).

Выдача наличной иностранной валюты из касс производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2в. Этот документ заполняется аналогично как и рублевый кассовый ордер, только имеются дополнительные графы (такие же как и у приходного кассового ордера формы КО-1в).

При выплате денежных средств по платежной ведомости формы ТО-8а ( Приложение К) в последующем выписывается расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости и его реквизиты проставляются на данной ведомости либо он прилагается к ней. Расходный кассовый ордер при этом на каждого получателя не составляется. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При выдаче наличных денег нескольким лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность (паспорта), и расписываются в соответствующей графе. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Расчетно-платежная ведомость формы ТО-7 (Приложение Л) применяется для расчета и выдачи причитающейся заработной платы работникам. В данной ведомости производится начисление заработной платы работникам на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате.

Общая сумма, подлежащая выплате по расчетно-платежной ведомости, указывается прописью. После подписи руководителем организации и главным бухгалтером ведомость передают в кассу для выдачи заработной платы.

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Существуют две формы названного журнала. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера, а в журнале по форме 1-а регистрируются как приходные, так и расходные кассовые ордера.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу.

Бланки строгой отчетности также должны быть зарегистрированы до передачи их ответственным лицам в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты и другое принимаются к учету как денежные документы. Так как все денежные документы имеют цену приобретения, их учету следует уделить особое внимание. На предприятиях может использоваться регистр аналитического учета - книга учета движения денежных документов, записи в которой осуществляются на основании первичных документов, подтверждающих поступление и выбытие денежных документов. Аналитический учет денежных документов может вестись по их видам, местам хранения, и материально ответственным лицам. В настоящее время установленной формы такого регистра нет. Н.Анищенко в своей статье «Учет кассовых операций» предлагает использовать для этих целей приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (2 )

Для учета поступления денег в кассу и их расходования предназначена кассовая книга. Организации, использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных белорусских рублей - в кассовой книге формы КО-4 (Приложение М), для учета поступлений и выдачи наличной иностранной валюты - в кассовой книге формы КО-4в, которые утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43. Порядок ведения кассовых книг формы КО-4 и КО-4в аналогичен.

На предприятии ООО «Имос-сервис» учет денежных средств автоматизирован, поэтому кассовый отчет формируется автоматически на основании приходных и расходных документов. (Приложение М)

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) -- служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров -- прописью).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица -- руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

Хочется заметить, что при использовании кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем на каждый кассовый суммирующий аппарат или компьютерную систему ведется книга кассира-операциониста ( Приложение Н ) для кассового суммирующего аппарата или книга кассира-оператора для специальной компьютерной системы. Эти книги предназначены для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы.

Книга кассира-операциониста, книга кассира-оператора подлежат в обязательном порядке регистрации в налоговом органе по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика. Эти книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями руководителя организации, бухгалтера и печатью организации, а также подписью должностного лица инспекции Министерства по налогам и сборам и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам.

Все записи в книге кассира-операциониста, книге кассира-оператора производятся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

В подтверждение суммы принятых наличных денег продавец должен выдавать покупателю чек (Приложение О). На кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы по окончании рабочего дня (смены) формируется ежедневный фискальный отчет. Использованные контрольные ленты, ежедневные фискальные отчеты хранятся в опечатанном виде в организации в течение пяти лет или же до завершения проверки правильности уплаты налогов, после чего могут быть уничтожены.

2.3 Документальное оформление движения денежных средств на счетах в банке и переводов в пути

В соответствии с порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. № 359, все расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями осуществляются в белорусских рублях в безналичном порядке ( за исключением установленных этими документами случаев). Следовательно, денежные средства организаций подлежат обязательному размещению на счетах в банке. Организация самостоятельно выбирает банк для расчетно-кассового обслуживания.

Каждое предприятие имеет право открыть один текущий (расчетный счет) счет в белорусских рублях. Порядок открытия счетов, документы, необходимые для этого, и другие вопросы определены Правилами открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29.09.2000 г . № 24.12

Для открытия расчетного счета необходимо представить в банк следующие документы:

· заявление на открытие счета (Приложение П);

· копия документа о государственной регистрации организации (свидетельство о государственной регистрации, и др.), удостоверенную нотариально или регистрирующим органом ;

· нотариально заверенные копии учредительных документов (устава (Приложение Р) и учредительного договора). При открытии текущего счета предоставляются 2 копии: одна с проставленным штампом регистрирующего органа , другая - удостоверенная нотариально либо регистрирующим органом. При открытии счета работник банка указывает на обоих экземплярах номер счета и дату открытия. Экземпляр со штампом регистрирующего органа возвращается организации, а второй экземпляр остается в деле клиента;

· дубликат извещения о присвоении учетного номера плательщика;

· справку органов Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь о регистрации в качестве плательщика обязательных страховых взносов и иных платежей;

· карточки с нотариально заверенными образцами подписей (руководителя, его заместителя и главного бухгалтера и его заместителя) в одном экземпляре с оттиском печати.

· Документ, подтверждающий регистрацию организации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Открытому счету банк присваивает тринадцатизначный номер. На расчетный счет организации поступают денежные средства за реализованную продукцию, работы, услуги от покупателей и заказчиков, денежные средства из кассы организации, денежные средства в виде кредитов, займов и др. С расчетного счета осуществляются разные платежи: расчеты поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги, перечисляются налоги в бюджет и др.

Прием денежной наличности от организации осуществляется по объявлению на взнос наличными.

Для получения наличных денежных средств со счета организация пользуется чековой книжкой (Приложение Е). Выдача чековой книжки осуществляется по письменному заявлению организацию. Чековая книжка содержит 25 или 50 чеков. Чек - это ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести выплату указанной в нем суммы наличных денежных средств чекодержателю. Выписанный чек предоставляется в банк для получения денежных средств в течение 10 дней, не считая дня его выписки.

Расчеты производятся через банк на основании расчетных документов.

Формы расчетных документов должны соответствовать установленным стандартам и иметь следующие обязательные реквизиты:

. наименование расчетного документа;

. номер документа, число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами) его выписки;

. наименование банка плательщика, его код, место нахождение;

. наименование плательщика и номер его счета в банке;

. наименование получателя денежных средств и номер его счета в банке;

. наименование банка получателя, код, место нахождение;

. назначение платежа (за что производится оплата, например: за услуги по договору № 5 от 10 апреля 200 г.);

. сумма платежа (цифрами и прописью);

. подписи и оттиск печати на первом экземпляре.

При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.

Для осуществления безналичных расчетов организации могут выписывать платежные поручения, платежные требования, заявления на аккредитив, расчетные чеки и другие документы.