Формирование системы учета и документооборота на складе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Логистика складирования

на тему: Формирование системы учета и документооборота на складе

Студентка

Якимовец Татьяна Михайловна

МИНСК 2013



Содержание

Введение

1. Формирование системы учёта и документооборота на складе

1.1 Формирование системы учёта

1.2 Документы, используемые при работе с товарами

1.3 Автоматизированные системы учёта

2. Анализ системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»

2.1 Формирование системы учета и документооборота на ЧТУП «АллестаМебель»

2.2 Формирование системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»

3. Рекомендации по совершенствованию системы учета и документооборота на складе «АллестаМебель»

Заключение

Список использованной литературы



Введение

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся производством и торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств на складах. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

За последнее время резко возрос объем информации, которая должна своевременно обрабатываться для конкурентоспособного развития и функционирования организации.

В ЧТУП «АллестаМебель», основной деятельностью которого является оптовая продажа фурнитурой и производство мебели, основным информационным ресурсом является наличие товара, его движение, а, следовательно, оперативность складских и хозяйственных операций. Скорость работы склада определяется скоростью обработки информации о товаре, комплектующих, необходимых для производства.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы ЧТУП «АллестаМебель», нельзя не отметить, что эффективная работа его склада зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

- оптимизировать планы работы,

- быстро вырабатывать решения,

- четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Актуальность настоящей работы обуславливается тем, что информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. В настоящее время информационные процессы являются активными силами взаимосвязи внутри и между экономическими объектами хозяйствования. Такие процессы в основном строятся на использовании разнообразных технологических решений.

1. 

1. Формирование системы учёта и документооборота на складе

1.1 Формирование системы учёта

Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:

- установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;

- существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;

- возможности корпоративной информационной системы;

- перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;

- степень детализации учета осуществляемых операций;

- возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;

- существующую систему управления складскими операциями;

- знание технологического процесса на складе.

Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.

Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.

При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:

- время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);

- какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);

- в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);

- каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);

- кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).

Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.

Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

- отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);

- отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему, ячейкам, весу);

- отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;

- отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);

- отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;

- отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);

- отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.);

- отчет по результатам инвентаризации;

- отчет по выполненным работам сотрудниками склада;

- отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;

- отчет по расходованию материалов.

Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

- по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;

- объемам обработки товаров за определенные периоды;

- по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;

- по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;

- экономической эффективности

- работы склада за определенные периоды [1, c. 105-108].

1.2 Документы, используемые при работе с товарами

В зависимости от назначения документы, обрабатываемые на складе, можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).

Внешние документы:

Товарно-транспортная накладная, CMR.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12),

Грузовая таможенная декларация (ГТД).

Спецификация.

Счет-фактура, инвойс.

Упаковочный лист.

Заявка на прием товаров.

Заявка на отгрузку товаров.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1).

Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3).

Доверенность на получение товара со склада.

Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14).

Инвентаризационная опись.

Сводная инвентаризационная опись.

Сличительная ведомость.

Таблица несоответствий.

Акт инвентаризации.

Внутренние документы склада:

Приходная накладная.

Расходная накладная.

Журнал регистрации транспортных средств.

Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений.

Лист осмотра товара.

Пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения [1, c. 108-109].

1.3 Автоматизированные системы учёта

При использовании автоматизированной системы учета создание необходимых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя информацию, имеющуюся в БД. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной (неизменной) информации можно отнести:

-наименование, адрес и платежные реквизиты владельца товара;

- наименования перевозчиков;

- наименование, адрес и платежные реквизиты склада;

- наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товара;

- артикул и наименование товаров;

- определенные характеристики товаров и др.

К переменной (меняющейся) информации можно отнести:

- данные о транспортном средстве;

- данные о водителе или экспедиторе;

- время и дату;

- данные о количестве товара и др.

Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товаре, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения информации и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

При отработке технологии и создании технологической карты для каждой операции необходимо четко указывать круг обязанностей и порядок действий каждого сотрудника, с какими документами или с какой информацией он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен поступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.

В программе должны быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотрудника к внесению или изменению БД определяется личным паролем, который в зависимости от должности и выполняемых обязанностей наделяет сотрудника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим лицам.

Автоматический режим управления по системе «офф-лайн» или «он-лайн» охватывает управление всем складом, включающим и управление грузовым потоком. Работа системы «офф-лайн» заключается главным образом в централизованном автоматизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).

Отличие систем «он-лайн» («on-line») и «офф-лайн» («off-line») состоит прежде всего в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «он-лайн» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «офф-лайн» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «он-лайн» принимает решение о выборе места складирования товара на основе информации о запасах товара, принципах складирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.

Целесообразность системы управления «он-лайн» обусловливается следующими факторами: большой емкостью склада, значительным ассортиментным перечнем товара, процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту), сокращением времени выполнения заказов и другими.

Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управления информационными потоками, которые осуществляют: управление приемом и отправкой грузов; управление запасами на складе; обработку поступающей документации; подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т.д.

В зависимости от уровня организации программно-технических средств выделяют:

- обработку информации вручную;

- обработку информации в пакетном режиме (имеется в виду подготовка данных о поступающих и отгруженных грузах, которые периодически вводятся в ЭВМ, обрабатываются вручную или автоматически. В этом случае речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная техника может не являться собственностью склада);

- обработку информации в режиме реального времени. В этом случае информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкретных условий это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или машина, управляющая всем производством (системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут применяться на складах с высоким уровнем механизации);

- непосредственное управление от компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им информационными потоками в режиме реального времени.

Информационная система -- ИС, является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса. В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы.

1. Полнота и пригодность информации для пользователя

Складской персонал должен иметь в наличии необходимую и полную информацию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решения. Поэтому ИС должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логистических функций и операций.

2. Точность

Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1 % ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетворении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товаров и т.д.

3. Своевременность

Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента склада вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции ЛТ. Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспортировке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требование своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрение стандартов EDI/EDIFACT.

4. Ориентированность

Информация в складской ИС должна быть ориентирована на выявление дополнительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логистических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких» мест, резервов экономии ресурсов на складе и т.д.

5. Гибкость

Информация, циркулирующая в ИС, должна быть приспособлена для конкретных пользователей и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как складского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к возможному многопользовательскому интерфейсу.

6. Подходящий формат данных

Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях складской ИС должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.

Для управляющего складом персонала информационно-компьютерные технологии (ИКТ) являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых решений, производительности и конкурентоспособности. Логистические ИКТ, применяемые на складе, можно определить как совокупность операций, связанных с получением и обработкой потоков информации в реальном масштабе времени о внутренних материальных потоках, характеристиках и товарных запасах, грузовых отправках, параметрах заказов и других логистических характеристиках складской системы. С точки зрения внешней логистики склад предприятия нуждается в коммуникациях с логистическими посредниками (в обработке заказов, транспортировке, грузопереработке, управлении запасами), банками, страховыми фирмами и непосредственно с конечными потребителями.

В настоящее время существует большое количество ИКТ и программных продуктов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки работы технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспективных направлений развития складских ИКТ является использование возможностей глобальной сети Интернет.

Остальные указанные подсистемы обеспечивающего комплекса строятся на принципах, типичных для подобных структур в АСУ промышленными предприятиями (АСУП) или АСУ технологическими процессами (АСУТП) [1, c. 109-111].



Глава 2. Анализ системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»

2.1 Анализ внутренней среды компании

Частное торговое унитарное предприятие «АллестаМебель» было основано в 2010 г.

Основной деятельностью предприятия является производство корпусной мебели, прием заказов на изготовление мебели по индивидуальным заказам. В 2012 г. предприятие начало осуществлять оптововую торговлю мебельной фурнитурой.

Магазин «АллестаМебель» находится по адресу: г. Брест, ул. Халтурина, 2/1. Общая площадь магазина составляет 135 кв.м. в том числе:

Экспозиционная площадь - 85 кв.м.

Площадь контрольно-кассового узла - 25 кв.м.

Площадь административно-бытового назначения - 25 кв.м.

Этот магазин с индивидуальной формой обслуживания покупателей. Режим работы: с 10.00 до 20.00, без выходных.

В общей сложности на предприятии числится 14 человек:

Директор - 1 чел.

Гл. бухгалтер - 1 чел.

Бухгалтер - 1 чел.

Дизайнер - 1 чел.

Логист - 1 чел.

Начальник производства - 1 чел.

Раскройщик-1 чел.

Главный сборщик - 1 чел.

Кладовщик - 2 чел.

Сборщик - 4 чел.

Уборщица - 1 чел.

Мебельный салон «АллестаМебель» состоит из четырех залов: в первом зале размещены гостиные; во втором - офисная мебель; третий зал вмещает в себя мебель для прихожей, шкафы купе; в четвертом зале размещены кухни и обеденные группы.

Производственно-складские помещения находятся вне магазина и располагаются по адресу Г. Брест, ул. Южный городок. Площать произодственной части 200 м2, складские помещения подразделяются на склад готовой продукции и склад мебельной фурнитуры и комплектующих и в сумме составляют 250 м2.

Складская часть представлена двумя помещениями:

1.Склад готовой продукции. По техническим характеристикам данный склад относиться к классу В - это капитальное здание одноэтажное

Высота потолков 4,5 м. Пол ровный, выложен плиткой. Присуствует пожарная сигнализация и гидрантная система пожаротушения. В наличии офисные помещения с доступом к интернету. Охрана по периметру территории. Ответственный кладовщик.

2. Склад фурнитуры и комплектующих. По техническим характеристикам этот склад также относиться к категории В складов. Кроме того оснащен дополнительной системой видеонаблюдения.

Внутренние водопровод и канализация складских зданий спроектированы в соответствии со СНиПом. Расходы воды на складе предусматриваются на санитарно-хозяйственные нужды, душевые, туалеты, столовые, противопожарные цели с учетом максимального расхода. Противопожарный водопровод объединяется с хозяйственно-питьевым. Диаметры труб применяются 70 мм.

Наличие канализация для стока от душевых, санитарных узлов, покрасочного цеха.

В зимние, ранне весенние и познеосенние складские и подсобные помещения отапливаются. Отопление спроектировано в соответствии со СНИПом. Внутреннюю температура складских и других помещений поддерживается на следующих уровнях: офис -- +16--18° С; склады материалов, инструмента - +12--14° С.

В складах применяется, как правило, отопление паром.

Склад распологается вместе с производственными помещениями, поэтому полностью оснащен вентиляционными устройствами, которые создают в помещении склада необходимый микроклиматический режим хранения материалов.

Электротехническая часть склада соответствует требованиям «Правил устройства электроустановок». Электропроводка, в помещениях складов выполняется на напряжение 380 В.

В складах используются открытые способы прокладки проводов и кабелей по стенам и потолку, а также в гибких металлических коробках.

Складские помещения оборудованы рабочим и аварийным освещением. Для освещения складских помещений применяются люминесцентные лампы. На складе фурнитуры наряду с общим освещением применяется местное освещение с установкой светильников в проходах между стеллажами.

Для более полного использования объемов складских помещений, на складе фурнитуры и комплектующих используются стеллажи различных видов:

Легкие грузовые полочные стеллажи, состоящие из сварной рамы и продольных балок, оснащены полками.

Консольные стеллажи используются в основном для хранения длинномерных грузов (профили, пиломатериалы, рулонные материалы, кромка ПВХ, релинговые трубы).

К специальному оборудованию, которое используется на данном складе для упаковки как готовой продукции, так и сформированных пакетов для торговли фурнитуры, можно отнести ручное пневматическое устройство для упаковки пластиковыми лентами.

Для обмотки товаров стрейч-пленкой применяются оброллер для ручной обмотки. Для сшивки гофротары применяются специальные стиплеры.

Из-за малых объемов производства и торговли на нашем складе для перемещения грузов используются ручные тележки. Они применяются для перемещения грузов массой до 1000 кг на небольшие расстояния.

На сегодняшний момент формирование системы учета и документации на складе налажено полностью за счет внедрения автоматизированной системы управления складскими операциями и ведения учета движения товароматериальных ценностей. Наличие 1С программы позволило решить многие вопросы и проблемы, присущие прежней организации труда на складе и ручному учету ТМЦ. Она позволила свести к минимуму действия человеческого фактора при работе с ТМЦ.

Что касается структуры управления складом ее разделить на три уровня:

* управленческий (начальник);

* организационный (главный сборщик);

* исполнительский (кладовщик, сборщик).

В своей деятельности ЧТУП «АллестаМебель» руководствуется законодательными и нормативно-правовыми документами, условно разделенные на три уровня:

1) Законодательные и нормативные акты Республики Беларусь, регулирующие деятельность всех субъектов (Конституция РБ, Гражданский, Налоговый, таможенный кодексы и т.п.).

2) Законы, постановления и рекомендации, регулирующие производственную и торговую деятельность в РБ.

3) Организационно-правовые документы предприятия.

Основными клиентами ЧТУП «АллестаМебель» являются физические лица, приобретающие мебель, а также производственные мебельные предприятия г. Бреста и Бресткой области, которые закупают мебельную фурнитуру и инструмент.

Товарная политика предприятия включает в себя наличие необходимого в соответствии с рыночной ситуацией ассортимента мебелии и фурнитуры как по глубине, так и по широте охвата наиболее востребованных рынком ассортиментных позиций.

С целью закрепления своих позиций на насыщенном рынке мебельной фурнитуры и при этом не загружая склад, под каждого постоянного клиента создается своя складская программа, с целью полного удовлетворения спроса за кратчайшее время.

Ценовая политика ориентирована на обеспечение прибыльной работы предприятия, быструю адаптацию к изменению рыночной конъюнктуры с учетом среднего уровня цен на аналогичную продукцию. Она формируется исходя из анализа покупательского спроса и сезонности.

2.2. Формирование системы учета и документооборота на складе ЧТУП «АллестаМебель»

Каждая производственная компания знает: учет сырья и готовой продукции на складе связан с множеством документов. Но далеко не все умеют правильно их оформить и организовать их оборот.

Все хозяйственные операции, проводимые нашей организацией, оформляются оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если первичный документ отсутствует, у бухгалтера нет оснований ни отражать хозяйственную операцию в бухучете, ни признавать расходы при расчете налога на прибыль.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Порядок создания и представления в бухгалтерию первичных документов регламентируется графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. В графике за работниками закрепляется обязанность составлять документы. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.

Таким образом, в графике документооборота предусматриваются:

- наименование документа;

- количество экземпляров;

- лицо, оформляющее, проверяющее и обрабатывающее документ;

- срок оформления и предоставления документа в бухгалтерию;

- другие параметры, необходимые для рационального документооборота организации.

Поступление материалов (сырья) на склад.

Материалы - вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

На нашем предприятии материалы поступают в организацию по договорам купли-продажи (договорам поставки), в котором прописываются условия, сроки поставки.

При поступлении материалов на склад кладовщик сверяет фактическое количество и качество материалов с указанным в товаросопроводительных документах. Если расхождений нет, кладовщик расписывается в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) в разделе «Груз получил грузополучатель» с указанием должности (кладовщик), расшифровкой подписи и проставляет штамп организации. Полученные первичные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. Затем кладовщик заполняет приходный ордер в одном экземпляре, который вместе с товаросопроводительными документами сдается в бухгалтерию. Приложение 2

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, составляется один приходный ордер за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня на обороте ордера делаются записи. В конце дня они подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Если материалы не соответствуют ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов. Причем приходный ордер не составляется. На основании акта приемки материалов предъявляются претензии и иски к поставщику или транспортной организации.

Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя продавца (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Необходимые дополнительные данные, не выделенные отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».

После приемки ценностей один экземпляр акта с приложением первичных документов передается в бухгалтерию, другой вместе с претензионным письмом направляется поставщику (транспортной компании).

На основании первичного документа (накладной), составленного при оприходовании материалов на склад, кладовщик делает запись в карточке учета материалов или в книге складского учета. Таким образом на складе ведется количественный учет поступивших материалов.

При этом бухгалтер принимает от материально ответственного лица первичные учетные документы, проверяет их, сверяет с ними каждую запись в книгах складского учета и подтверждает это своей подписью на книгах. Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада на изготовление продукции. Материалы отпускаются со склада в производство организации согласно нормам и объемам производственной программы.

При отпуске материалы измеряются в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).

В первичных учетных документах на отпуск материалов со склада организации в подразделения указываются:

- наименование материала;

- количество;

- цена;

- сумма;

- назначение материала: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Первичными учетными документами по отпуску материалов являются накладная внутреннего перемещения. Приложение 3

При отпуске материалов в производство в карточке учета материалов делаются соответствующие записи о расходе.

Поступление на склад и отпуск готовой продукции

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой, комплектацией). В нашем случае это мебель в сборе либо скомплектованные в грузовые пакеты фурнитуры.

Она учитывается в количественных и стоимостных показателях. Количественный учет ведется в единицах измерения (на нашем предприятии поштучно).

Для передачи готовой продукции из цехов организации на склад применяется накладная. Она составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, второй - принимающему складу для оприходования продукции.

Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя (кладовщиком), затем передается в бухгалтерию для учета движения продукции.

Готовая продукция покупателям отпускается в организациях на основании первичного учетного документа - накладной. В ней отражается отгрузка готовой продукции (товара) покупателю и фиксируется момент перехода права собственности на товар, на ее основании продавец списывает, а покупатель приходует стоимость продукции на счетах бухгалтерского учет

Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица и договор с покупателем.

Таким образом, требование контрагента при отгрузке товара в поле «Груз принял грузополучатель» указать должность принимающего лица и расшифровку подписи является правомерным.

Количество накладных, выписываемых организацией при отгрузке готовой продукции, зависит от внутреннего документооборота организации. На нашем предприятии, при отгрузки готовой мебели выписывается товарно-транспортная накладная, при передаче небольших партий фурнитуры выписывается товарная накладная.

На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация выписывает счета-фактуры в двух экземплярах. Первый не позднее пяти дней с даты отгрузки продукции высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость. Примечание 4,5

Дополнительно, для контроля за движением и сохранностью готовой продукции, на складе кладовщик в конце каждого отчетного периода составляет и представляет в бухгалтерию отчет о движении готовой продукции на складе.

учет склад компьютерный автоматизированный



3. Рекомендации по совершенствованию системы учета и документации на складе

В данной главе рассмотрены наиболее часто возникающие проблемы при ведении учета на складе предприятия «АллестаМебель» и рекомендации по их решению.

1. Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках.

Последствия от неправильного наименования номенклатурных позиций - это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных. «Дубли» обычно появляются как следствие не формализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные операторы. Когда новую позицию номенклатуры создает несколько человек, и каждый вносит так, «как ему удобно», или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает примерно такая ситуация:

Пример:

«стеклорез KEDALONG» или

«KEDALONG стеклорез» или

«стеклорез KEDALONG 2-6мм»

Решением является жесткая формализация процесса внесения в базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных («паспорт товара») и жесткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара, например:

- введите группу товара

стеклорез

- введите марку производителя

KEDALONG

- введите дополнительную характеристику товара (например, цвет, размер) 2-6 мм

Распространенная ошибка - игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара - его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат - рост пересортицы на складе.

2. Применение дополнительного ПО для работы со штрих-кодами.

На нашем предприятии больше интересует способность при сканировании штрих-кода предоставить работнику перечень наименований, имеющих данный штрих-код, и предложить подтвердить одно из предложенных наименований товара.

3. Проблема приема товара при расхождениях в наименованиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем поставщика и получателя.

Необходимо внедрить практику приема товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учетной системе приходным накладным. Конечно, на сегодняшний момент есть ряд препятствий: преувеличение сложностей в общении с поставщиком, недопонимание с их стороны. Но если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учетной системе происходит после приема товара на основании переданных со склада документов - ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате - наверняка вызовет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка.

Достигаемые после внедрения преимущества:

- неизбежные ошибки ручного ввода документов в учетную систему будут обнаружены на этапе приема товара и исправлены с минимальными усилиями.

- на этапе приема и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной.- игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например - цветовой) пересорт на складе.

- немаловажный фактор - преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика - также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.

4. Проблема перепроведения документов задним числом и перепроведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ.

Еще одна распространенная и очень болезненная проблема - перепроведение документов задним числом. Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта - это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации - документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Такой процесс расчета достаточно длительная процедура.

При решении данной проблемы можно внедрить использование таких инструментов, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности (далее ТА) - это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать "Отчёт по остаткам товаров" на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.

Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все приходы и расходы от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен?) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только приходы и расходы с начала отчетного периода (обычно - месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия - это совокупность ТМЦ одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий - это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.

Пример:

01.08.13 на склад был принят товар «Ручка мебельная ВР» 15 шт.,

15.08.13 было повторное поступление этого же товара 20 шт., но от другого поставщика и по другой цене.

За период с 01.08.13 по 30.08.13 было продано 7 единиц товара.

Товар от первого поступления 01.08.13 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся нереализованный товар.

Для того чтобы узнать, сколько осталось единиц товара от первого поступления, нужно просто посмотреть движение товара по первой партии от 01.08.13 и сравнить расход с приходом.

Здесь часто играть немаловажную роль человеческий фактор. Зачастую люди недопустимо халатно относятся к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные с движением и списанием товара, или несвоевременно их изменяют.

Обычно списание товара по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени поставок). Если в одно время было два поступления одинакового ТМЦ от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада спишется весь товар от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).

Вот что мы видим, когда происходят изменения и перепроведения документов задним числом.

Вариант: положительные остатки

По первой поступившей партии уже полностью списан товар, остаток =0, и началось списание со второй партии, общий остаток ТМЦ на складе = 6. Но сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине изменяет количество в одном из ранее проведенных документов, который уже списал часть товара по первой партии. В документе изменяется количество ТМЦ с 4 на 3, и после изменения перепроводится документ.

На первый взгляд ничего страшного не произошло, но если продолжить списания ТМЦ и в итоге посмотреть движения по партиям, мы увидим следующее: у первой партии на остатке появилась 1 шт., общий остаток на складе = 7. Во время дальнейшей работы со второй партии без проблем спишутся 6 шт., ведь товар списывается по FIFO, и для учетной системы первой партии уже «не существует» (несмотря на то, что остаток по партии числится), т.к. уже началось списание со второй партии.

В итоге на складе числится 1 единица товара, а провести ее в документе невозможно без выяснения, ручного вмешательства и исправления проблемы. Со стороны пользователей это выглядит как «глюк базы», а на самом деле - это «человеческий фактор». Вариант: отрицательные остатки.

Итак, сейчас 17.08.13 время 13:00, идет списание с партии 2.

Партия 1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 0.

Партия 2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 3.

Общий остаток товара «Ручка мебельная ВР» = 3.

Списание последней единицы ТМЦ партии 1, было 17.08.13 в 11:00.

Вдруг сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине создает новый документ («перемещение» или «реализация») на дату и время 16.08.13 - 17:00. Классический пример создания документа задним числом. Причины обычно очень убедительные. В новом документе от 16.08.13 - 17:00 товар «Ручка мебельная ВР» = 1шт. Сотрудник проводит этот документ датой и временем 16.08.13 - 17:00. Программа позволит провести такой документ, но перед этим запросит: какой датой это сделать. Если сотрудник оставит дату без изменения, то по учету на 16.08.13 - 17:00 списание по партии 1 еще не закончилось, товар есть на остатке, и документ при проведении спишет товар в минус.

В результате мы видим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 3.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР» = 2.

В ходе дальнейшего списания - со второй партии без проблем будет списано (и отгружено со склада) 2 шт. товара партии 2. В итоге мы увидим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 1.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР» = 0.

При этом если закупочная цена товара отличается, появляются проблемы в финансовом учете. Исправить ситуацию возможно только после достаточно затратного по времени выяснения, а со стороны пользователей, это выглядит как очередной сбой базы.

Для выравнивания положительных и отрицательных остатков по партиям многие предприятия выполняют полное последовательное перепроведение документов в учетной базе за определенный период, что выравнивает хронологию проводок по партиям и, в свою очередь, исправляет некорректные остатки. Но из-за перепроведения большого количества документов возникают серьезные затруднения в работе, особенно если база данных является распределенной. После перепроведения в центральной базе - все перепроведенные документы заново выгружаются вместе с синхронизацией в удаленную базу, а этот процесс занимает много времени.

Самое простое и эффективное решение проблемы положительных и отрицательных остатков - запретить какие-либо изменения остатков перед ТА. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости «исправить» движение по товару - создаем отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

Пример:

С центрального склада А отправляется товар на магазин В. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удаленной проходит каждый час. Расстояние между пунктами А и В небольшое, и автомобиль доставит товар за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: Создается «родительское перемещение» со склада А на магазин В, после его проведения товар списывается со склада А на «транзитный склад». На транзитном складе учитывается товар, перемещаемый между подразделениями компании. Проводить «родительское перемещение» необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки склада А для дальнейшего формирования документов на перемещение. Практика резервирования товара - не применяется исходя из операционной политики компании. Складу В для принятия товара нужно создать «подчиненное перемещение» от родительского и провести его по учетной системе. Тогда товар по учету перемещается с «транзитного склада» на склад В и становится доступен к реализации. На складе А сформировали «родительское перемещение» и провели списание по учетной системе, но товар еще не отобрали. В базе склада В документ виден, как уже проведенный. В течение следующих 30 мин на складе А отобран товар, но в родительское перемещение были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад В. Склад В еще не получил с синхронизацией измененный документ в свою учетную систему. В результате «человеческого фактора» (не сверены реквизиты накладной - сумма, количество позиций, количество штук) - сотрудник склада В подтверждает прием товара в учетной системе по старому варианту перемещения и создает соответствующее «подчиненное перемещение». После синхронизации - «родительское» и «подчиненное» перемещения не совпадают, на транзитном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в «родительском» документе на складе А.В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учетной системы, с многочисленными изменениями уже проведенных документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям.

Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы, создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

- Запланирован - документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например, менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

- Выполняется - начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа - корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

- Завершен - задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

Пример.

В «родительском» перемещении добавляется отметка статуса документа. Отсутствие отметки «накладная проверена» не дает возможности оператору склада - грузополучателя создать и провести по учету подчиненное перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку «Проверен». Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки - операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

6. Проблема партионного учета при резервировании.

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO- в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или - склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара - данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.