Бухгалтерский учет и контроль денежных средств

В системе «1С: Бухгалтерия: 8.1», которая используется на исследуемом предприятии, формируются следующие отчеты: «Журнал регистрации кассовых документов», «Кассовая книга», «Карточка счета 50 (по дням)», «Анализ счета 50», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50».

Отчет «Журнал регистрации кассовых документов» (форма КО-3) предназначен для формирования формы (унифицированной) журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. Этот отчет формируется по предприятию и выбирается в настройках отчетов за заданный период. Отчет формируется на основании всех занесенных кассовых документов (за исключением помеченных на удаление или удаленных).

В отчете «Кассовая книга» формируется унифицированную форма кассовой книги. Этот отчет делается выбором в настройках отчетности за заданный период. Во время формировании кассовой книги происходит запоминание порядкового номера сформированного листа, хранящегося в регистре «Номера листов кассовой книги».

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» используют для выведения оборотов и остатков по счету 50 «Касса». Этот отчет дает возможность получить по субсчетам данного счета детализацию, а по счетам, по которым ведется аналитический учет можно поучить детализацию по каждому объекту аналитического учета.

Отчет «Карточка счета 50» отражает записи по счету 50 «Касса», говорящие об остатках денежных документов и наличных денежных средств на начало и на конец периода, а также после каждой хозяйственной операции и обороты за определенный период.

Отчет «Анализ счета 50» дает возможность получить обороты и остатки по счету 50 «Касса» на каждый день или за определенный период. Эта информация нужна для анализа изменений во времени средств или обязательств организации, а также для проверки соответствия имеющихся в информационной базе данных, указанным в банковских выписках.

В ИП Графов Р.Н. учет наличия и движения денежных средств на расчетном счете ведется на счете 51 «Расчетный счет» (активный). В конце месяца по нему выводятся обороты.

В программе «1С: Предприятие 8.1» формируются следующие проводки: по дебету счета 51 показано увеличение денежных средств на расчетном счете, а по кредиту отражается их уменьшение.

Схема документооборота по учету операций на расчетном счете в ИП Графов Р.Н. представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Схема документооборота по учету операций на счетах в банке в ИП Графов Р.Н.

В ИП Графов Р.Н. для осуществления операций по расчетному счету используется система электронных платежей «Клиент-банк». Это способствует более оперативной работе с денежными средствами организации. Данная система имеет преимущества перед работой со стандартными бумажными платежными документами: быстрый и своевременный расчет с контрагентами; экономия времени на проведение и доставку платежных документов; система дает возможность увидеть поступление денежных средств непосредственно в момент их зачисления на расчетный счет.

2.3 Синтетический и аналитический учет денежных средств

Все организации, предприятия и учреждения обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) они должны иметь кассу и вести всю необходимую для этого документацию по установленной законодательством форме.

Учет кассовых операций ИП Графов Р.Н. ведет в соответствии с Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11 марта 2014 N 3210-У.

В соответствии с этим документом ИП Графов Р.Н. обязан:

- приходовать полученные наличные денежные средства в кассу, а хранить свободные денежные средства в банке;

- иметь оборудованную кассу и вести кассовую документацию для осуществления наличных расчетов;

- производить платежи по своим обязательствам перед контрагентами, преимущественно, в безналичном порядке, а расчеты наличными денежными средствами производить в пределах установленной Центральным банком РФ суммы;

- производить прием наличных денежных средств от населения с применением контрольно-кассовых машин или с использованием платежных карт.

Для расчетов наличными денежными средствами ИП Графов Р.Н. имеет кассу. Касса является одним из подразделений предприятия, с помощью которого выполняются кассовые операции с наличными деньгами и другими ценностями.

Для этих целей в ИП Графов Р.Н. имеется изолированное, специально оборудованное и предназначенное для выдачи, приема и временного хранения наличных денежных средств. Все ценные бумаги и наличные деньги на предприятии хранятся в несгораемом металлическом сейфе, который после окончания работы, кассир закрывает на ключ и опечатывает. Ключи от сейфа и опечатка хранятся непосредственно у кассира. Помещение кассы во время совершения операций с наличными деньгами заперто с внутренней стороны. Вход в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, запрещено. Хранение в кассе ценностей и наличных денежных средств, не принадлежащих предприятию, также запрещено.

Полную ответственность за создание условий сохранности наличных денег и прочих ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдаче в банк несет непосредственно ИП Графов Р.Н.

Кассир - это должностное лицо, на которое возложена обязанность приема, хранения, выдачи и учета денежных средств из кассы. С целью ведения кассовых операций в штате ИП Графов Р.Н. существует должность кассира. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность средств в кассе, ведение кассовой книги, правильности оформления первичных кассовых документов, сохранность всех принятых им ценностей, а также за ущерб, причиненный организации, как результата умышленных действий, так и результата небрежного или недобросовестного отношения к своим должностным обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение своей работы третьим лицам. В случае временной замены кассира исполнение его обязанностей в ИП Графов Р.Н. возлагается на бухгалтера материального стола, на основании письменного приказа ИП Графов Р.Н. Договор о полной материальной ответственности с бухгалтером материального стола заключается в обычном порядке.

ИП Графов Р.Н. в процессе хозяйственной деятельности осуществляет операции, как с юридическими, так и с физическими лицами, путем наличных расчетов. Каждая хозяйственная операция при ее совершении обязательно фиксируется в первичных документах.

К кассовым операциям в ИП Графов Р.Н. относятся следующие: прием наличной выручки от продажи товаров; возврат авансов, выданных сотрудникам; выдача наличных денежных средств в качестве заработной платы, а также под отчет на командировочные расходы и хозяйственные нужды; взнос денежных средств в кассу с целью возмещения материального ущерба; расчеты с другими организациями за товары, работы или услуги.

Кассир принимает наличные денежные средства по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые подписывают главный бухгалтер или руководитель. При этом тому кто вносит деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру с подписью кассира и главного бухгалтера, которая заверяется печатью.

При получении денежных средств в банке по чеку кассиром также выписывается приходный кассовый ордер, где полученная по чеку сумма должна ему соответствовать. Затем квитанцию подписывает кассир и заверяет печатью.

Приложенные к приходному кассовому ордеру документы погашаются надписями от руки «Оплачено» и указанием даты.

Выдача наличных денежных средств из кассы оформляются расходным кассовым ордером (форма № КО-2) или другими оформленными соответствующим образом документами (заявление на выдачу денег, платежная ведомость, счет и т.п.) с приложенными к расходному кассовому ордеру квитанциями, товарными чеками, справками, которые удостоверяют факт расходования денег или прочими оправдательными документами. Денежные средства физическому лицу, которое не работает на исследуемом предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта, по расходному кассовому ордеру, где получатель ставит подпись в получении и куда вписываются данные паспорта.

Суммы в расходные кассовые ордера записывают как цифрами, так и буквами. Расходные кассовые ордера подписывают ИП Графов Р.Н. и главный бухгалтер. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, например, на заявлениях, имеется разрешительная подпись ИП Графов Р.Н., то его подпись на расходных кассовых ордерах уже не обязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера, а также квитанции к ним заполняются ясно и четко. Подчистки, исправления и помарки (в т.ч. оговоренные) в этих документах запрещены. Прием и выдача наличных денежных средств по кассовым ордерам производятся только в день их составления.

Кассир при получении приходных или расходных кассовых ордеров, а также заменяющего их документов проверяет:

- подлинность и наличие на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе еще и разрешительной надписи с подписью ИП Графов Р.Н.;

- правильность оформления документов;

- наличие всех перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы для последующего надлежащего оформления.

Организация ИП Графов Р.Н. самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит остатка в кассе ИП Графов Р.Н. равна тридцати тысячам рублей. Все денежные средства сверх лимита ежедневно сдаются в банк.

Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности, выдают из кассы по платежным ведомостям, подписанным ИП Графовым Р.Н. и главным бухгалтером. При получении денег работники ИП Графов Р.Н. расписываются в платежной ведомости.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы или выплаты пособий по социальному страхованию кассир:

- в расчетно-платежной ведомости напротив фамилии, имени, отчества получателя, которым не получены соответствующие выплаты, делает запись от руки: «Депонировано»;

- составляет реестр депонированных сумм;

- в конце расчетно-платежной ведомости также от руки делает запись о фактически выданных и подлежащих депонированию сумм, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и ставит подпись.

Главный бухгалтер проводит проверку записей, сделанных кассиром в платежных ведомостях, а также проверяет правильность подсчета выданных и депонированных сумм.

Все депонированные денежные средства сдают в банк и на все них составляют общий один расходный кассовый ордер.

Все расходные и приходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» (форма № КО-3).

По мере выполнения кассовых операций кассир подписывает их и прилагаемые к ним документы погашает надписью «получено» или «оплачено» с указанием даты.

Все операции по расходованию или поступлению денежных средств кассир отражает в «Кассовой книге» (форма № КО-4). Она является регистром аналитического учета. «Кассовая книга» прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверено подписями ИП Графова Р.Н. и главного бухгалтера. Ведение «Кассовой книги» входит в должностные обязанности кассира. Записи в «Кассовую книгу» кассиром производятся сразу же после выдачи или получения денежных средств по каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу. Каждый день в конце рабочего дня кассир подсчитывает итого по операциям за день, формирует остаток денег в кассе на следующую дату и передает главному бухгалтеру второй отрывной лист, который является копией записей в «Кассовой книге» за отчетный день, с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами, под расписку в «Кассовой книге». Подчистки в «Кассовой книге» запрещены, а исправления допускаются при условии заверяющей подписей кассира и главного бухгалтера. Контроль за правильным ведением «Кассовой книги» возлагается на главного бухгалтера ИП Графов Р.Н.

В ИП Графов Р.Н. «Кассовая книга» ведется как в ручную, так и автоматизированным способом в системе «1С: Предприятие 8.1», при котором ее листы формируются в виде «Вкладного листа кассовой книги».

С целью обеспечения сохранности использования «Вкладного листа кассовой книги» они в течение года хранятся кассиром отдельно по месяцам. По окончанию календарного года или по мере необходимости «Вкладные листы кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Эта подшивка заверяется подписями ИП Графова Р.Н. и главного бухгалтера, а затем книга опечатывается.

Схема последовательности учета кассовых операций в ИП Графов Р.Н. представлена на рисунке 4.



Рис. 4. Схема учета последовательности записи и обработки документов по счету 50 «Касса»

Ежегодно, а также при смене кассира в ИП Графов Р.Н. производится ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток наличных денег и других ценностей в кассе сверяются с данными учета по «Кассовой книге». Для осуществления ревизии кассы приказом ИП Графова Р.Н. назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией излишек или недостачи ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства их возникновения.

Автоматизированный учет кассовых операций в системе «1С: Предприятие 8.1» позволяет формировать и изменять синтетические и аналитические счета по учету денежных средств, составлять их учетные регистры, формировать первичные кассовые документы. Работа в программе «1С: Предприятие 8.1» по учету операций, связанных с движением денежных средств, а также денежных документов, позволяет кассиру избавиться от оформления в ручную приходных и расходных кассовых ордеров, а также других первичных документов; максимально исключить описки, ошибки и другие неточности, сопряженные с ручным учетом.

В ИП Графов Р.Н. синтетический учет денежных средств, в кассе, ведется в соответствии с утвержденным рабочим «Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия».

Для учета наличия и движения денежных средств на предприятии используется активный счет 50 «Касса». На начало месяца сальдо счета показывает сколько свободных денежных средств в кассе; оборот по дебету счета говорит о сумме, поступившей наличными деньгами в кассу, а оборот по кредиту показывает сумму, выданную наличными денежными средствами.

В ИП Графов Р.Н. к счету 50 «Касса» открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации» и 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются наличные денежные средства в кассе. Главным источником поступления в кассу денежных средств, является снятие наличных денег по чекам с банковского счета. Также наличные денежные средства поступают в кассу от подотчетных лиц, сотрудников, заказчиков и других контрагентов. Денежные средства из кассы расходуются в основном на выплату заработной платы. Выплаченные по ведомостям или по расходным кассовым ордерам кассиром суммы проводятся по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса». Не выданные предназначенные к выплате по ведомости суммы депонируются и относятся в дебет счета 70 с кредита счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчета 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе вексельные и почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы принимаются и выдаются кассиром по приходным и расходным кассовым ордерам и отражены в «Книге учета движения денежных документов». Учет денежных документов осуществляется на счете 50 по сумме фактических затрат на приобретение.



Рис. 5. Схема движения денежных средств по счету 50 «Касса»

Поступление денежных документов в кассу отражается по дебету счета 50 субсчета 50-3 «Денежные документы» с кредита следующих счетов:

- 50-1 «Касса организации» - приобретение денежных документов за наличный расчет;

- 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сдача в кассу документов, приобретенных сотрудниками организации;

- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - получение денежных документов по безналичному расчету.

Денежные документы выдаются из кассы под отчет на хозяйственные расходы, на командировки или реализуются за наличный расчет сотрудниками организации.

Выдача денежных документов под отчет отражается по кредиту счета 50-3 «Денежные документы» и дебету счетов:

- 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - выдача документов под отчет, например, билеты на проезд к месту командировки;

- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - возврат денежных документов, приобретенных за безналичный расчет;

- 26 «Общехозяйственные расходы» - использование денежных документов на нужды организации, например отправка почтовой корреспонденции.

В учетной политике ИП Графов Р.Н. отражено, что в кассе предприятия могут находиться на хранении бланки строгой отчетности: удостоверения, трудовые книжки, а также вкладыши к ним. В отличие от денежных документов учет бланков строгой отчетности осуществляется на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», а аналитический учет ведется отдельно по каждому виду бланков. Их списание и использование оформляется «Актом на списание использованных бланков строгой отчетности».

Основанием для записей по счету 50 служат «Справки-отчеты кассира-операциониста» (форма № КМ-6).

На основании «Справки-отчета кассира-операциониста» в учете производятся следующие записи по: Дебету счета 50-2 «Операционная касса» и Кредиту счета 90-1 «Выручка».

Сумма денег, сданная кассиром-операционистом в кассу предприятия, отражается по: Дебету счета 50-1 «Касса организации» и Кредиту счета 50-2 «Операционная касса».

В качестве примера можно рассмотреть корреспонденцию по счету 50 «Касса» за январь 2017 года ИП Графов Р.Н. в Приложении 3.

Возврат денежных средств покупателям по кассовым чекам, производится на основании «Акта о возврате денежных сумм» (форма № КМ-3). На основе этого акта в бухгалтерском учете производится корректировка выручки от продажи товаров покупателям и начисленного на них налога на добавленную стоимость методом «красного сторно» и производятся следующие записи по:

- Дебету счета 50-1 «Касса организации» и Кредиту счета 90-1 «Выручка», где указывается сумма возвращенных денежных средств;

- Дебету счета 90-3 «Налог на добавленную стоимость» и Кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», где отражается сумма начисленного НДС от возвращенной выручки.

Расходы, которые связаны с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями (в том числе услуг по инкассации денежной наличности), относят к прочим расходам согласно пункта 11 ПБУ 10/99, в редакции от 08 ноября 2010 года № 144-н. Такие расходы принимают к бухгалтерскому учету в сумме, определенной в денежном выражении, соответствующей сумме оплаты в денежной или другой форме, или сумме кредиторской задолженности согласно пунктам 6 и 14.1 ПБУ 10/99, в редакции от 08 ноября 2010 года № 144-н. Для учета этих расходов используют счет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы»; а для учета расчетов с банком иногда используют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Суммы оплаты услуг по инкассации списываются со счета в начале месяца, следующего за расчетным.

Для оформления операций на расчетном счете ИП Графов Р.Н. использует следующие первичные документы при наличных расчетах: денежный чек и объявление на взнос наличными.

В качестве примера можно взять данные учета денежных средств 31 мая 2017 года и сформировать их в таблицу 1.

Таблица 1 - Корреспонденция счетов хозяйственных операций и первичные документы по учету денежных средств за 31 мая 2017 года

Операция	Сумма, рублей	Дебет	Кредит	Первичные документы
Получена выручка в кассу	9000	50	62	Приходный кассовый ордер
Получена выручка на расчетный счет	320000	51	62	Выписка банка
Оплачено по безналичному расчету поставщикам за поставленные товары	210000	60	51	Платежное поручение, выписка банка
Выданы наличные из кассы под отчет	1100	71	50	Расходный кассовый ордер
Оприходован излишек кассы	55	50	91-1	Приходный кассовый ордер
В конце дня остаток наличных средств сдан в банк и зачислен на расчетный счет	8055	51	50	Расходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными
Выявлена ошибочно списанная с расчетного счета сумма	210	76-2	51	Выписка банка

Денежный чек предоставляется в банк для снятия с расчетного счета ИП Графов Р.Н. указанной в чеке суммы наличных денег, необходимых на выплату пособий, заработной платы, командировочных расходов, хозяйственные нужды.

Одновременно с заполнением чека его реквизиты вписываются в корешок, остающийся в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек является действительным в течение десяти дней с момента его выписки. Чеки подписывает главный бухгалтер и ИП Графов Р.Н., так как им предоставлено право первой и второй подписи по счету, затем ставится печать. Исправления в чеках запрещены. Чеки в ИП Графов Р.Н. выписывают именными, а не на предъявителя. Именной чек выписывается на кассира или лицо его заменяющее с указанием фамилии, имени, отчества и паспортных данных лица, получающие наличность.

«Объявления на взнос наличными» предоставляется в банк при внесении наличных денег на расчетный счет. Оно заполняется в одном экземпляре и в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка от реализации товаров, депонированная заработная плата и пр.). В подтверждение о получении денег банком выдается квитанция, которая служит оправдательным документом и основанием для составления кассиром предприятия расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.

2.4 Аудиторская проверка операций с денежными средствами

Перед началом проведения аудиторской проверки был заключен договор на оказание аудиторских услуг между ИП Графов Р.Н. и ООО «БухМастер» о проведении данного вида работ.

План аудиторской проверки, проведенной в 2016 году отражен в таблице 2.

Таблица 2 - Общий план аудита

Проверяемая организация	ИП Графов Р.Н.
Период аудита	05.09.2016 г. - 30.09.2016 г.
Количество человеко-часов	13
Аудитор	Морозов С.А.
Уровень существенности	4226
Аудиторский риск	5
1.	Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о наличных денежных средствах ИП Графов Р.Н.	05.09.2016 г.
2.	Проверка документального оформления наличных расчетов	07.09.2016 - 15.09.2016
3.	Проверка отражения в бухгалтерском учете операций с наличными денежными средствами	16.09.2016 - 30.09.2016

Программа аудиторской проверки, проведенной в 2016 году отражена в Приложении 4.

Аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета и синтетического учета по наличным денежным средствам соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Нарушения обнаружены по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В нарушение «Инструкции по применению плана счетов» аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче денежных средств, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается пункт 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в организации». Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета данного подотчетного лица по ранее выданному авансу. В ИП Графов Р.Н. этот пункт Порядка не выполняется. Кассиром выдаются денежные средства при отсутствии авансового отчета за предыдущий аванс.

В соответствии также с пунктом 11 «Порядка ведения кассовых операций» передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому лицу не допускается. В ИП Графов Р.Н. этот пункт Порядка также не выполняется.

Одним из нарушений выявленных при проверке является то, что в ИП Графов Р.Н. отсутствует «Журнал регистрации авансовых отчетов».

При проверке также выявлено, что иногда предоставляемые подотчетными лицами авансовые отчеты недооформляются, а именно, в них:

- не указаны остатки на начало и конец месяца;

- не указаны суммы, полученные из кассы;

- на обратной стороне не всегда правильно заполняется графа «кому, за что, по какому документу уплачено»;

- на обратной стороне не всегда проставляется кассиром корреспонденция счетов.

В нарушение «Инструкции по применению плана счетов организация» допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по № 65 от 11.07.2015 г. Аваевой Т.С. приобретены материалы на сумму 6,3 тыс. руб. В учете отражено: Дебет счета 26 Кредит счета 71, а следовало приобретение товарно-материальных ценностей оприходовать на счета: Дебет счета 10 Кредит счета 71 и списать их за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение керосина, тормозной жидкости, ацетона согласно авансового отчета № 118 от 05.10.2015 г. Светина В.В. отражено: Дебет счета 10/5 Кредит счета 71 на сумму 3,3 тыс. руб., а следовало отразить:

Дебет счета 10-1 Кредит счета 71 на сумму 1,0 тыс. руб. - стоимость ацетона;

Дебет счета 10-3 Кредит счета 71 на сумму 2,3 тыс. руб. - стоимость керосина и тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 31 от 23.04.2015 г. Иевлева А.И. приобретен инвентарь для уборки территории на сумму 2,5 тыс. руб. В учете отражено: Дебет счета 26 Кредит счета 71 на 2,5 тыс. руб.

Согласно вышеуказанной Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом: Дебет счета 10-9 Кредит счета 71 на сумму 2,5 тыс. руб. за инвентарь для уборки территорий; Дебет счета 10-9 Кредит счета 26 на сумму 2,5 тыс. руб. - передача в эксплуатацию.

В результате неправильного отражения данные товарно-материальные ценности в учете не числятся.

В анализируемой организации приобретались подарки для сотрудников. Например, по авансовому отчету № 102 от 09.09.2015 г. приобретен подарок стоимостью 1,8 тыс. руб. В соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов» для обобщения информации о движении и наличии товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездно), предназначен счет 41 «Товары». Приобретение в розничной торговой сети подарков для вручения работникам предприятия следовало отразить следующим образом:

Дебет счета 41 Кредит счета 71 на сумму 1,8 тыс. руб. оприходован товар

Дебет счета 90 Кредит счета 41 на 1,8 тыс. руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись.

Дебет счета 90 Кредит счета 68 - 275 руб. начислен НДС (1,8 тыс. руб. х 18%)

Дебет счета 91 Кредит счета 90 на 2,1 тыс. руб. списаны затраты по безвозмездной передаче или дарению товарно-материальных ценностей за счет прибыли организации.

Таким образом, ИП Графов Р.Н. недоначислен налог на добавленную стоимость с суммы подарков и следовательно занижены показатели в отчете о финансовых результатах.

Кроме того, ИП Графову Р.Н. следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков сотрудникам, утверждаемые комиссией.

В ряде случаев выявлено отсутствие документов, подтверждающих оплату, например кассовых чеков, квитанций и пр.

Выявлены случаи оформления авансовых отчетов без предварительно выданного аванса. В соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным Центральным банком России от 22.09.1993 г. № 40, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на хозяйственные расходы. Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудниками сумм неправильно.

Кроме того, «Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий», утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 30.10.2010 г. № 94-н установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен только для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственные и операционные расходы.

Таким образом, произведенные работником за счет собственных средств расходы не должны отражаться в бухгалтерском учете как расчеты с подотчетными лицами.

Согласно «Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации»» ПБУ 10/99, затраты на производство продукции включаются в себестоимость именно того отчетного периода, к которому они относятся и не зависеть от времени их оплаты. В ИП Графов Р.Н. данный пункт не учитывает в учете, например:

- по авансовому отчету № 212 от 12.12.2015 Агарковой О.Г. в приобретены трудовые книжки на сумму 1,5 тыс. руб., в учете отражено:

Дебет счета 26 Кредит счета 71 на 1,3 тыс. руб.

Дебет счета 19 Кредит счета 71 на 0,2 тыс. руб.

- по авансовому отчету № 214 от 16.12.2015 Агарковой О.Г. приобретены канцелярские товары на сумму 3,0 тыс. руб., в учете отражено:

Дебет счета 26 Кредит счета 71 на 2,5 тыс. руб.

Дебет счета 19 Кредит счета 71 на 0,5 тыс. руб.

Данные расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списать на затраты по мере использования на основании актов.

Согласно авансового отчета № 45 от 07.05.2015 г. Попову Н.И. возмещены командировочные расходы в сумме 4,6 тыс. руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии с места командировки (г. Великий Новгород). Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен налог на добавленную стоимость из бюджета.

Согласно пункта 2 статьи 9 «Закона о бухгалтерском учете» первичные учетные документы обязательно должны содержать такой реквизит как «наименование и измерители приобретенного товара, работ и услуг в натуральном и денежном выражении». Следовательно, такие наименования, как «хозяйственные товары», «канцелярские товары», «товар на сумму» и т.д. без расшифровок по цене, видам, количеству и стоимости на каждый товар не допускаются. Соответственно, товарные чеки на «хозяйственные товары», «канцелярские товары», «товар на сумму», приложенные к нескольким авансовым отчетам в 2015 г. не дают оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно этому же пункту Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по унифицированной форме. Таким образом, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой в ИП Графов Р.Н. выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например: не заполнены графы «Итого получено», «Получен аванс», «Израсходовано», нет подписи подотчетного лица; отсутствует номер или дата составления документа; расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, иногда не указано предприятие, в которую командирован сотрудник.

На анализируемом предприятии в приказе о выдаче подотчетных средств не указываются размеры подотчетных сумм. Иногда в ИП Графов Р.Н. задолженность по подотчетным суммам списывается с работника по окончании отчетного периода за счет собственных средств предприятия без представления им авансового отчета.

Невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками: Дебет счета 94 Кредит счета 71 - списание подотчетных сумм, не возвращенных сотрудниками в установленные сроки или по которым не представлены авансовые отчеты; Дебет счета 70 Кредит счета 94- удержание подотчетных сумм из заработной платы; Дебет счета 73 Кредит счета 94 - если не имеется возможности удержать эти суммы из заработной платы сотрудника.

В ИП Графов Р.Н. инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, а текущий контроль осуществляется только при составлении годовой отчетности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

В ИП Графов Р.Н. данное нарушение отсутствует.

Такой вид нарушения как ограничение расчетов с юридическими лицами наличными деньгами на исследуемом предприятии также отсутствует.

Такая ошибка бухгалтерии как неправомерное принятие авансовых отчетов, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств при проверке учета расчетов с подотчетными лицами отсутствует.

3. Рекомендации по совершенствованию учета и контроля денежных средств в ИП Графов Руслан Николаевич

3.1 Мероприятия по устранению недостатков ведения кассовых операций

В результате проведенной аудиторской проверки в ИП Графов Р.Н. в 2016 году существенных ошибок выявлено не было. Главным крупным недостатком является то, что журналы-ордера формируются в программе «1С: Предприятие 8.1», затем распечатываются и подшиваются. «Главная книга» формируется также в данной программе, также распечатывается и подшивается. Правильность сформированных программой журналов-ордеров и «Главной книги» проверяется главным бухгалтером вручную.

Ликвидация выявленных замечаний и применение выданных ниже рекомендаций позволяет значительно улучшить организацию бухгалтерского учета в ИП Графов Р.Н., избежать разных штрафных санкций и усилить контроль за наличием и движением используемых наличных денег, что во многом способствует улучшению ее финансового состояния.

Изучение организации и работы системы внутреннего контроля позволяет оценить её эффективность на уровне средней. Недостатками действующей системы контроля является то, что инвентаризация расчётов производится только один раз год, сроки возникновения задолженности проверяются нерегулярно и выборочно, имеют место случаи отсутствия предъявления претензий.

Ускорить и упростить контроль за движением наличных и безналичных активов предприятия способно усовершенствование автоматизации учета денежных средств.

Руководству ИП Графов Р.Н. можно порекомендовать изменить применяемую автоматизированную форму учета в программе «1С: Предприятие 8.1» на программу «1С: Бухгалтерия 8.3», которая является одной из последних модификаций данной серии программ. Данная программа рассчитана на ведение учета как на крупных предприятиях так и у индивидуальных предпринимателей.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.3» представляет собой комплекс программ, которые обеспечивают процесс автоматизации бухгалтерского учета на базе как персонального компьютера так и в локальной сети компьютеров, которая применяется в ИП Графов Р.Н. Комплекс разбит на несколько частей, решающих отдельные задачи бухгалтерского учета, объединенных единой базой данных, имеющих похожие правила работы и внешний вид.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.3» дает возможность ввода и хранения первичных документов, справочников и получение на их основании широкого набора отчетных бухгалтерских форм. Средства настройки, входящие в программу, в отличие от «1С: Предприятие 8.1», позволяют бухгалтеру самостоятельно вносить изменения в правила ведения учета (набора типовых операций, плана счетов и т.п.). Ввод данных может осуществляться как на уровне первичных документов (ведомостей, ордеров, поручений и т.д.), так и на уровне корреспонденции счетов. Благодаря данной программе работа с первичными документами снижает вероятность ошибок в ведении учета и понижает требования к квалификации самого бухгалтера.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.3» для учета и анализа различных налогов, сборов, а также отчислений, включаемых в себестоимость товаров, дает обширные возможности по настройке системы на решение практически любых специализированных и даже отраслевых задач, по адаптации к специфике учета в исследуемой организации и по интеграции системы с программными средствами других прользователей, например, налоговых органов.

Преимущества программы «1С: Бухгалтерия 8.3» по сравнению с «1С: Предприятие 8.1»:

- возможность ведение учета деятельности нескольких предприятий в одной информационной базе;

- отчетность формируется раздельно по каждой организации;

- наличие единых справочников товаров, статей затрат и контрагентов для всех предприятий;

- ведение налогового учета с помощью отдельного плана счетов;

- состав и структура плана счетов налогового учета приближены к бухгалтерскому плану счетов. Это повышает прозрачность налогового учета и упрощает освоение;

-существует единая информационная база для общей системы налогообложения, упрощенной системы налогообложения и единого налога на вмененный доход;

- наличие различных схем налогообложения в одной программе;

- книга учета доходов и расходов формируется автоматически;

- расширенные возможности настройки типовых операций, т.е. возможность самостоятельного создания новых видов типовых операций, а при изменении типовой операции возможно переформировать все проводки;

- современный удобный интерфейс разработан на современной технологической платформе программы «1С: Предприятие 8» с очень широкими сервисными возможностями.

Учетную политику ИП Графов Р.Н. можно разделить на два раздела.

Организационно-технический раздел, в котором предусмотрено:

- рабочий план счетов и их корреспонденции;

- план технического оформления учета;

- план инвентаризации;

- план отчетности.

В данном разделе не предусмотрен график документооборота. Все хозяйственные операции, проводимые в организации, оформляются документами. Эти документы - первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Бухгалтерскими документами оформляются все бухгалтерские операции в такой последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает непрерывный и сплошной учет всех объектов этого учета; контроль за сохранностью собственности, потому что документально подтверждается материальная ответственность сотрудников за доверенные им ценности; использование документов для оперативного руководства и текущего контроля хозяйственной деятельностью организации; соответствие законодательству, так как документы служат основным источником информации для последующего контроля целесообразности, правильности и законности каждой хозяйственной операции при ревизиях документов.

Своевременность получения информации для принятия управленческих решений в значительной мере зависит от грамотности и четкости составления графика документооборота.

График документооборота представляет собой важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание строгой системы организации бухгалтерского учета на предприятии. Он представляет собой средство обслуживания рабочего места, и средство повышения качества работы бухгалтерии. График документооборота как средство обслуживания рабочего места обеспечивает:

- ритмичность работы сотрудников по учету на каждом рабочем месте и бухгалтерии в целом;

- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения должностных обязанностей, а именно каждый работник по учету выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

- выполнение работ, установленных планом распределения должностных обязанностей;

- выполнение работ в период установленной продолжительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы бухгалтерии, обеспечивает:

- своевременное составление и представление статистической и бухгалтерской отчетности в установленные инстанции;

- точное и своевременное получение учетной информации для оперативного руководства предприятием.

График документооборота должен разрабатывать главный бухгалтер с предварительным изучением всех особенностей предприятия, его структуры и структуры управления, технологии и организации производства, функционирования складов, организации самого бухгалтерского учета, уровня подготовки кадров и т.д. Каждое ответственное лицо обязано правильно формировать все первичные документы и своевременно предоставлять их в бухгалтерию. Следовательно план учетных работ целесообразно рассматривать как составную часть производственного задания, а нарушение плана как нарушение трудовой и производственной дисциплины.

При установлении списка первичных документов, включаемого в график документооборота, используется Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию предприятия обуславливается необходимостью определения должностных лиц различных служб предприятия, принимающих участие в составлении, сдаче и подписании документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается указанием ответственных лиц по использованию и составлению документов по целевому назначению, а также выполнению работ непосредственно в момент составления документа.

Подготовленный график документооборота должен утверждаться руководителем предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до сведения всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением этих документов.

Перед разработкой графика документооборота необходимо сначала разработать план-график распределения должностных обязанностей по выполнению учетных работ между сотрудниками бухгалтерии и другими сотрудниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления соответствующей информации.

Основанием для рациональной разработки плана-графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ и в целом для организации учета являются:

- определение структуры и особенностей организации и технологии производственных процессов, а также видов деятельности. Изучение структуры управления предприятием, условий работы ее структурных подразделений и их взаимосвязей, определение порядка формирования документации. Без изучения этих особенностей невозможно правильно построить первичный, синтетический и аналитический учет;

- определение объема и характера необходимых учетных сведений. В современных условиях экономически обоснованного руководства работой предприятия нужна достоверная и объективная информация о ходе и результатах производства, себестоимости продукции, работ или услуг, расчетных взаимоотношениях с контрагентами, объемах реализации и прочих важных показателях. Так как данную информацию представляет бухгалтерия, то главный бухгалтер предприятия совместно с руководством заранее определяет объем необходимой информации, сроки представления и ее содержание;

- изучение действующих законодательных актов и инструкций по учету, отчетности и налогообложению.

План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждает руководитель предприятия. План-график представляет собой элемент учетной политики предприятия.

Своевременность и точность получения информации для принятия управленческих решений в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота.

Пример графика документооборота разработан в Приложении 6.

С целью контроля над правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины в ИП Графов Р.Н. проводится инвентаризация кассы.

Для осуществления инвентаризации кассы приказом ИП Графова Р.Н. была назначена постоянно действующая инвентаризационная комиссия. «Приказ о проведении инвентаризации» является письменным заданием, конкретизирующим объем, содержание, сроки и порядок проведения инвентаризации объекта проверки, а также личностный состав инвентаризационной комиссии. Данный приказ пишется, не менее чем за десять дней до наступления срока проведения инвентаризации.

Документальная и имущественная проверка проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. При отсутствии хотя бы одного из членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов данной инвентаризации недействительными.

При осуществлении наличных расчетов с применением контрольно-кассовой машины инвентаризация денежных средств начинается с проверки их фактического наличия в кассе предприятия. На объект контрольно-кассовой машины должны быть в наличии документы, связанные с ее приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию.

Фактический остаток наличных денежных средств в кассе сверяется с данными «Журнала кассира-операционниста». При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличности устанавливается причина расхождения. При проведении инвентаризации наличных денежных средств оформляют «Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули».

Инвентаризационной комиссией проверяется достоверность данных бухгалтерского учета и фактической наличности, различных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем сплошного пересчета. После проверки фактической наличности составляется акт инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичного документа для учета результатов вещественной инвентаризации является «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (форма № ИНВ-16), а для учета документальной инвентаризации - это «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправления согласовываются и подписываются членами комиссии и материально-ответственным лицом.

«Акт инвентаризации наличных денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации фактической наличности, различных ценностей и документов, находящихся в кассе предприятия.

Перед началом инвентаризации с каждого материально-ответственного лица (группы лиц), отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Расписка располагается в заголовочной части акта проверки.

Результаты инвентаризации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и предоставляется руководителю предприятия. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй оставляется у материально-ответственного лица.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежной наличности, различных ценностей и документов не производятся.

При обнаружении по время инвентаризации недостачи или излишков в кассе в акте указываются их обстоятельства возникновения и сумма.

На оборотной стороне акта материально-ответственным лицом пишется объяснение о причинах недостач или излишков, установленных инвентаризационной комиссией, а руководитель организации - решение по результатам инвентаризации.

Излишки наличных денежных средств, выявленные, в ходе инвентаризации приходуются как доход фирмы:

Дебет 50 Кредит 91-1 «Прочие доходы»

Недостача денежных средств и прочих ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списываются в Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Для этого к нему открывается субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае отказа кассиром погасить недостачу организация вправе оформить исковое заявление в суд.

По кредиту счета 73 отражается погашение виновным лицом суммы ущерба. Здесь будет корреспонденция со счетами 50 (при внесении сотрудником наличных денежных средств в кассу предприятия) или 51 (перечисление на расчетный счет), со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержании суммы ущерба из заработной платы сотрудника).

При отказе судом во взыскании ущерба с виновного лица сумма ущерба списывается с кредита счета 73 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При взыскании с виновного лица стоимости недостающих материальных ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленная на счет 73, и их стоимостью, отражаемой на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относят в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновных лиц, причитающейся с них суммы данная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

ИП Графов Р.Н. регулярно проводит инвентаризацию денежных средств.

Последний раз инвентаризация в ИП Графов Р.Н. проводилась перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января 2017 года по инициативе директора. Инвентаризацию денежных средств проводила комиссия, назначенная приказом директора ИП Графов Р.Н.

В составе инвентаризационной комиссии состояли сотрудники бухгалтерии и администрации компании.

Перед началом инвентаризации кассир ИП Графов Р.Н. дал расписку в том, что все поступившие денежные средства и ценности оприходованы, выбывшие - списаны в расход. Расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию.

Во время инвентаризации никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не производились.

При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия проверила достоверность бухгалтерского учета и фактическое наличие денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности, находящихся в кассе ИП Графов Р.Н.

При подсчете фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе принимались к учету наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы (на исследуемом предприятии это почтовые марки). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производилась по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверялся с данными бухгалтерского учета по «Кассовой книге».

Результат инвентаризации денежных средств был оформлен первичным документом «Актом инвентаризации наличных денежных средств». Недостачи или излишек ценностей в кассе инвентаризационной комиссией обнаружено не было.

В «Акте инвентаризации наличных денежных средств» комиссия указала, сколько наличных денег находилось в кассе организации на момент проверки.

«Акт инвентаризации наличных денежных средств» был составлен в двух экземплярах. Один экземпляр акта был передан в бухгалтерию организации ИП Графов Р.Н., а второй экземпляр остался у материально-ответственного лица, т.е. кассира.

Акт был подписан всеми членами комиссии и бухгалтером-кассиром, ответственным за ведение кассовых операций.

Таким образом, можно сделать вывод, что в ИП Графов Р.Н. инвентаризация денежных средств проводится полностью в соответствии с «Положением о правилах осуществления перевода денежных средств», утвержденным Банком России 19.06.2012 N 383-П в редакции от 05.07.2017, зарегистрированным в Министерстве юстиции России 22.06.2012 N 24667. Исходя из этого, кассовая дисциплина на предприятии ИП Графов Р.Н. поддерживается на должном уровне. Лимит кассы ИП Графов Р.Н., согласованный с ОАО КБ «Торжокуниверслабанк» в размере тридцати тысяч рублей, не нарушался. Предельные расчеты наличными денежными средствами с юридическими лицами (сто тысяч рублей) по одной сделке соблюдаются.