Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Задание на служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о ее результатах

Данные документы подписываются руководителем и командированным работником. И цель, и задание должны быть обоснованы какой-либо производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета. В зависимости от цели служебной командировки, намеченной служебным заданием, для отражения расходов на нее могут быть использованы следующие счета бухгалтерского учета

Таблица 3 - Счета отнесения затрат по служебному заданию

N	Цель служебной командировки	Источники списания командировочных расходов	Бухгалтерский счет
1	Покупка, доставка основных средств и затраты по капитальным вложениям	Первоначальная стоимость основных средств	08 "Вложения во внеоборотные активы"
2	Приобретение нематериальных активов и других внеоборотных активов	Первоначальная стоимость нематериальных активов и других внеоборотных активов
3	Покупка и доставка оборудования, требующего монтажа	Стоимость оборудования, требующего монтажа	07 "Оборудование к установке"
4	Покупка и доставка сырья, материалов и комплектующих	Стоимость сырья, материалов и комплектующих	10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"
5	Закупка товара	Стоимость товара	41 "Товары", 44 "Расходы на реализацию"
6	Участие в обучающих семинарах, проверка деятельности структурных подразделений, иные цели, связанные с предпринимательской деятельностью организации	Себестоимость продукции (работ, услуг)	20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию"
7	Гарантийный ремонт товара (продукции), проданного организацией, если установлен гарантийный строк	Себестоимость продукции (работ, услуг); резервы предстоящих расходов	20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на реализацию" и др. счета учета затрат; 96 "Резервы предстоящих расходов"
Окончание таблицы 3
8	Заключение договоров (контрактов) на поставку продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг, изучение рынков сбыта, участие в выставках, ярмарках и т.п.	Себестоимость продукции (работ, услуг)	44 "Расходы на реализацию", 26 "Общехозяйственные расходы"
9	Открытие нового производства, новых направлений работы, продвижение на рынок новых видов товаров (работ, услуг)	Расходы будущих периодов с последующим списанием на себестоимость продукции (работ, услуг)	97 "Расходы будущих периодов"
10	Цель командировки не связана с предпринимательской деятельностью организации (непроизводственные цели)	Внереализационные расходы	91-4 "Внереализационные расходы"; 29 "Обслуживающие производства и хозяйства"
11	Оказание транспортных услуг сторонней организации	Себестоимость продукции (работ, услуг)	20 "Основное производство"
		Компенсируются заказчиком, если условиями договора это предусмотрено	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
13	Как правило, если расходуются средства целевого характера, предусмотренные сметой или договором на цели в п. 1 - 11	Целевые источники финансирования	86 "Целевое финансирование"

Примечание - Источник: [12, с.51].

Отнесение расходов по служебной командировке на стоимость основных средств, нематериальных и других внеоборотных активов, оборудования, требующего монтажа, сырья, материалов и комплектующих и товара базируется на требованиях ст. 11 Закона N 3321-XII: стоимость активов, приобретенных за плату, определяется путем суммирования стоимости активов, указанной в первичных учетных документах, и фактически произведенных затрат, связанных с их приобретением, в том числе осуществляемых другими лицами на основании договоров.

Таким образом, указание цели в приказе и задании на служебную командировку позволяет правильно определить источник покрытия понесенных расходов.

Нанимателем определяются также форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления .

К прочим затратам, учитываемым при налогообложении, относятся затраты на командировки в соответствии с нормами, установленными в порядке, определенном ст. 130 НК.

Затраты - это стоимостная оценка ресурсов, потребленных организацией в процессе производства и реализации товаров, продукции, выполнения работ, оказания услуг. Затраты, приводящие к получению в будущем экономических выгод, считаются активами организации и признаются расходами в период получения от них экономической выгоды. Затраты, не приводящие к получению экономических выгод, признаются расходами организации в период осуществления данных затрат. Следовательно, источником покрытия расходов по командировке, по результатам которой не достигнуто соглашение о заключении договора, будет себестоимость продукции (работ, услуг), учитываемая при налогообложении, при условии произведения этих расходов в порядке, установленном законодательством и связанном с производственной деятельностью организации.

3.7 Ограничения при направлении работников в служебные командировки

Несмотря на то, что направление в служебную командировку является частью исполнения работником своих должностных обязанностей, в ряде случаев наниматель не вправе направить его в командировку вообще либо вправе направить только с согласия работника.

В трудовом законодательстве различают два вида ограничений по направлению работников в служебную командировку:

1) категорический запрет;

2) направление в командировку работника в случае его письменного согласия на это.

Итак, категорически запрещается направлять в служебную командировку:

- беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. Данная норма распространяется на беременных женщин с момента медицинского установления факта беременности, удостоверенной соответствующей справкой, и до момента родов;

- работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до трех лет.

Разрешено направлять в командировку только при наличии их письменного согласия:

- женщин, имеющих детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов - до восемнадцати лет);

- работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным - более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов - до восемнадцати лет); - инвалидов.

Инвалидом признается лицо, которое по причине полной или частичной утраты способности или возможности осуществлять самообслуживание, передвижение, ориентацию, общение, контроль за своим поведением, а также заниматься трудовой деятельностью вследствие наличия физических или умственных недостатков нуждается в социальной помощи и защите. В целях отправления в служебную командировку работников, от которых необходимо их письменное согласие, требуется:

1) подготовить приказ о командировании таких работников;

2) ознакомить их с подготовленным приказом под роспись с указанием даты ознакомления и расшифровкой подписи.

Пример - Руководитель отдела продаж сообщил работнику, воспитывающему ребенка в возрасте 4 лет, о необходимости отбыть в командировку. Работник устно согласился с предложением начальника. Отдел кадров на основании служебной записки начальника отдела продаж подготовил приказ о направлении работника в командировку со вторника. При этом под роспись согласие работника получено не было.

Во вторник работник вышел на работу. Проблема, для решения которой его планировалось командировать, решена не была.

Для привлечения работника к ответственности нет оснований. Напомню: не считаются служебными командировками поездки работников в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Такие поездки являются служебными.



3.8 Особые категории командированных лиц

1. В командировку направляется работник-совместитель.

Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

Данная норма касается направления работников, работающих по совместительству и направляемых в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Полагаем, что аналогичные ограничения касаются и случаев командирования работников-совместителей за границу.

2. В командировку направляется работник, совмещающий работу с учебой.

Трудовым законодательством на нанимателя возложена обязанность по созданию необходимых условий для совмещения работниками работы с обучением. Следовательно, направить в служебную командировку таких работников можно только в случае, если командировка не препятствует работником совмещению работы с учебой.

3. Если в командировку необходимо направить работника, находящегося в трудовом отпуске.

На практике могут иметь место ситуации, когда наниматель в силу, например, производственной необходимости должен направить в служебную командировку работника, находящегося в трудовом отпуске. То есть помимо требований законодательства, касающихся служебных командировок, должны быть соблюдены требования ст. 174 ТК относительно отзыва работника из отпуска. Поскольку инициатива в данном случае исходит от нанимателя, он должен получить согласие работника на такой отзыв, а также решить вопрос о неиспользованной работником части отпуска. Независимо от важности причин, обусловливающих необходимость командирования работника, находящегося в отпуске, и наличия его согласия не допускается отзыв из отпуска работников моложе 18 лет, а также работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

3.9 Возмещение расходов по командировке

На основании подпункта 1.7 пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 августа 2010 г. № 1172 «О делегировании полномочий Правительства Республики Беларусь на принятие (издание) нормативных правовых актов в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь и признании утратившим силу некоторых нормативных правовых актов» Министерство финансов Республики Беларусь

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Установить следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

суточные - 60000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 30000 рублей;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 20000 рублей в сутки.

Командированному работнику возмещаются расходы:

1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

2. по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается. Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более -принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

3. за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работников командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы;

4. расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

3.10 Авансовый отчет

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса. В Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17 января 2008 г. № 4. И Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98, рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.

Основными реквизитами авансового отчета являются:

1) наименование организации;

2) ФИО и должность работника;

3) номер и дата составления авансового отчета;

4) назначение аванса;

5) сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

6) и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

1) дата;

2) порядковый номер документа;

3) кому, за что и по какому документу уплачено;

4) сумма оплаты;

5) итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

1) командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

2) оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

3) проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

4) отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Цели служебной командировки могут быть разными: выполнение работ, налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформлением ПКО. В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера. Исходя из вышеизложенного во втором разделе, можно сделать вывод, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Работник направляется в командировку по распоряжению нанимателя, на основании приказа. Работнику выдается командировочное удостоверение и определенное служебное задание (цель его командирования), которое прописывается или в приказе или в командировочном удостоверении. В ходе командирования у работника возникают расходы, которые покрываются за счет нанимателя в установленном размере. Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет.

3.11 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На ЗАО «КВИП» весь учет ведется автоматизировано. Состояние счета 71 отражено в карточке по счету.

Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е. Д50 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71. На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94. Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.



4. Расчет с персоналом по прочим операциям

Для учета расчетов по прочим операциям используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

На данном счете обобщается информация обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, с подотчетными лицами и депонентами.

Согласно Плану счетов, к данному счету могут быть открыты субсчета 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с персоналом организации по предоставленным работникам займам. Организации могут предоставлять работникам займы на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством и др.

Условия выдачи займов (в частности, ограничение размеров) определяются организацией самостоятельно. Договор займа должен быть заключен в письменной форме и в нем должны указываться условия его возврата.

Работник может получить от организации заем в виде материальных ценностей по их рыночной стоимости или денежных средств.

Бухгалтерские записи по учету расчетов по предоставленным займам представлены в таблице 4.

Таблица 4 - Выдача займов персоналу организации

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Приложение (документ)
	Дебет	Кредит
Выдан работнику организации заем	73-1	50	8 000 000	РКО, договор
Отражено поступление денежных средств, переданных работником в счет погашения задолженности	50	73-1	4 500 000	ПКО
Отражено поступление товарно-материальных ценностей, переданных работником в счет погашения задолженности	41	73-1	2 100 000	ТН

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач, хищений денежных и товарно-материальных ценностей и т.д.

Списание недостач и хищений за счет виновных лиц может быть произведено в тех случаях, когда граждане признаны виновными по решению суда, если они виновны в силу принятия на себя полной материальной ответственности и в других случаях.

Бухгалтерские записи по учету расчетов по возмещению материального ущерба представлены в таблице 5.

Таблица 5 -Порядок учета расчетов по возмещению материального ущерба

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Приложение (документ)
	Дебет	Кредит
Отражена сумма недостачи, выявленной в ходе инвентаризации	94	10	210 000	Акт инвентаризации
Списана на виновное лицо сумма возмещения	73-2	94	210 000	Распоряжение руководителя
Отражена разница между рыночной и фактической суммами	94	98-4	50 000	Расчет бухгалтера
Удержана из заработной платы виновного лица сумма возмещения	70	73-2	210 000	Расчетная ведомость
Отражен доход текущего периода по возмещенной недостаче	98-4	91-1	50 000	Карточка счета 91-1



5. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП»

В ЗАО «КВИП» в командировку направляется любой сотрудник по усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговая служба посчитает, что срок выдачи подотчетных денежных средств не установлен, и, следовательно, расчеты по подотчетным денежным средствам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать этого, необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет. Также в приказе должны быть установлены:

сроки и предельный размер денежных средств, на которые они выдаются;

порядок представления авансовых отчетов;

-запрещение выдачи денег сотруднику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

-запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного сотрудника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним. Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

Командировочное удостоверение в ЗАВО «КВИП» не выписывается, если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, при отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. По невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «ткань» или «фурнитура». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Достаточно часто, по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к приходному кассовому ордеру) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

В ЗАО «КВИП» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды. Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетному лицу на приобретение той или иной продукции. Организации необходимо сначала всю наличную выручку сдать в банк, после этого, с расчетного счета снять необходимые денежные средства и оприходовать их в кассу.

А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные средства в подотчет. Самое главное - не превышать лимит наличности по кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 3 700 000 рублей. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РБ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным денежным средствам нужно вести вспомогательную ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с отчетами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также необходимо вести журнал регистрации работников, направленных в командировку. Для того чтобы меньше допускать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Внедрение полностью автоматизированного учета в процесс оформления первичных документов может служить одним из эффективных путей по совершенствованию первичного учета. Это позволит:

снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной документации в регистры учета;

сократить количество первичных учетных документов, это будет способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП».

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП», а также соблюдение всех «подотчетных» нюансов позволит обеспечить контроль за использованием денежных сумм и не появятся проблемы при налогообложении и аудиторской проверке.



6. Учетная политика и практика расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

Согласно учетной политике, принятой в исследуемом предприятии, применяемая форма бухгалтерского учета - автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С: Бухгалтерия версии 7.7.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые директором предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:

- приходно-кассовые ордера;

- расходно-кассовые ордера;

- авансовые отчеты;

- командировочные удостоверения;

- платежные ведомости;

- кассовые чеки;

- и иные документы.

Порядок расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь.

Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках строгой отчетности.

Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.

Командировочные удостоверения заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.

Выбывающие в командировку работники регистрируются и в специальном журнале.

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные и оперативные нужды, а так же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует порядку, описанному в теоретической части данной работы.

При необходимости, работники предприятия используют собственные средства, в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В этом случае работники обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах ЗАО «КВИП». В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии составляться запись Д20, 26, 60 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету) и Д71 К50 (возмещение израсходованных сумм).



7. Ведение Главной книги и содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Ведение Главной книги на предприятии ведется автоматически, и в конце месяца формируются остатки и отражаются обороты за период. Содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП» приведены в таблице 6.

Таким образом, отражение расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «КВИП» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ЗАО «КВИП» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.

Таблица 6 - Содержание хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами

№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Получены денежные средства в кассу, в том числе для выдачи под отчет	50	51	7637900
2	Выданы денежные средства на возмещение командировочных расходов командировки по РБ	71.1	50	124800
3	Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за приобретение дизельного топлива	60.1	71.2	40400
4	Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за командировку рабочего по РБ	20	71.1	124800



Заключение

Бухгалтерский учет является одной из функций управления и представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами позволит избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, производятся в порядке и размерах, установленных законодательством.

В соответствии с ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. С выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником. Порядок направления в служебные командировки руководителя организации определяется собственником имущества либо уполномоченным им органом, которому предоставлено такое право.

Напомню, что направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Срок фактического пребывания в служебной командировке в пределах Республики Беларусь определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продления срока командировки допускается с разрешения нанимателя не боле чем на 10 дней.

Очень важным аспектом является правильное определение понятия "другая местность вне места постоянной работы". При приеме на работу работника в трудовом договоре обязательно указывается согласно ст. 19 ТК место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу.

Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности.

Для решения вопроса о правомерности начисления и выплаты суточных решающее значение имеет место жительства работника.

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой - он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом самостоятельно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Расчеты с подотчетными лицами - неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

*своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

*документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

*контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом. Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

Что касается ЗАО «КВИП», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ЗАО «КВИП» используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.



Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями)

2. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь в редакции от 25.06.2001 № 42-3.

3. О порядке направления в служебные командировки за границу: Положение, утвержденное указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с изменениями и дополнениями.

4. О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35

5. Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43, с изменениями и дополнениями

6. Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 мая 2003 г. № 89.

7. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007г. № 197

8. О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках за границу: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 17.10.2005 № 123.

9. О порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: Инструкции в редакции постановления Правления Национального Банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г., с изменениями и дополнениями

10. О порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 13. февраля 2008 № 24, с изменениями и дополнениями.

11. 2500 типовых проводок/ Т.А.Сукристик. - Мн.: Регистр, 2006.

12. Бухгалтерский учет. / Под ред. Н. И. Ладутько.- Мн.: ФУА «Информ», 2004.

13. Аналитическая правовая система «Бизнес-Инфо».

14. Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / под ред. О.А.Левковича.- Минск: Элайда, 2006.- 556 с.

15. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", от 17. 04.2002 № 62 в редакции от 26.05.2008 № 85.

16. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» от 29 июня 2011 г. № 50.

17. Бурцева, И.Н. Бухгалтерский учет: учебное пособие / И.Н. Бурцева, О.А. Левкович. 7-ое изд. - Минск: Амалфея, 2011. - 597 с.

18. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Под общей ред. кандидата экономических наук, профессора, БГЭУ О.А. Левковича. - 4-е изд.., перераб.- Минск: Амалфея, 2008. - 421 с.

19. Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / под ред. О.А.Левковича. - Минск: Элайда, 2010. - 487 с.

20. Бухгалтерский учет: Учебник/ Под ред. П. С. Безруких. - М.: Бухгалтерский учет, 2008. - 417 с.

21. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве: учебник / А.П. Михалкевич, П.Я. Папковская, С.К. Маталыцкая и др.; под общ. ред. А.П. Михалкевича. - Минск: БГЭУ, 2006. - 688 с.

22. Бухгалтерский учет и налогообложение в строительстве: Учебное пособие А.Ю.Дементьев. - СПб.: «БИНФА», 2008. - 457 с.

23. Бухгалтерский учет: Учебно-методический комплекс. В 2 ч. Ч.2 / Авт: кол.; Под общ. ред. Балдиновой - Мн.: Изд-во МИУ, 2006. - 190 с.

24. Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Практ. пособие / Л.И. Кравченко [и др.]; под ред. Л.И.Кравченко. 4-е изд., перераб. и доп. Минск: ФУАинформ, 2008. 768 с.

25. Добрышевский Н.П. Бухгалтерский учет в строительстве / Н. П. Добрышевский. - Минск: Современная школа, 2011. - 864 с

Размещено на Allbest.ru